Rozdział 3 - Wprowadzanie informacji, w tym danych osobowych, do zbiorów danych, sposoby ich przetwarzania oraz kontrola dostępu do zbiorów danych i nadzór nad ich przetwarzaniem - Przetwarzanie informacji przez Policję.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2015.1564

Akt utracił moc

Wersja od: 8 października 2015 r.

Rozdział  3

Wprowadzanie informacji, w tym danych osobowych, do zbiorów danych, sposoby ich przetwarzania oraz kontrola dostępu do zbiorów danych i nadzór nad ich przetwarzaniem

§  11. 

1. Policjanci lub pracownicy Policji wprowadzają informacje, w tym dane osobowe, do utworzonego zbioru danych, jeżeli w toku wykonywania czynności służbowych zaistniały okoliczności uzasadniające pobranie, uzyskanie lub zgromadzenie tych informacji i informacje te odpowiadają zakresowi rzeczowemu danego zbioru.

2. Policjanci lub pracownicy Policji uprawnieni do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych, przed wykonaniem każdej operacji przetwarzania, sprawdzają, czy informacja podlegająca wprowadzeniu do zbioru danych nie została już do niego wprowadzona.

3. Policjanci lub pracownicy Policji korzystają z informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych wyłącznie wtedy, gdy jest to przydatne lub niezbędne do prawidłowego wykonania czynności służbowych oraz podczas ich wykonywania.

§  12. 

1. Do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, oraz do użytkowania systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje, o których mowa w § 1 pkt 1 i 2, a także informacje, o których mowa w art. 20 ust. 15 ustawy o Policji, udostępnione Policji w sposób określony w art. 20 ust. 16 tej ustawy, dopuszcza się wyłącznie policjantów i pracowników Policji upoważnionych przez Komendanta Głównego Policji, zwanych dalej "osobami uprawnionymi".

2. Komendant Główny Policji określa, indywidualnie dla każdego zbioru danych, w trybie określonym w § 6, procedury nadawania, zmiany, cofania lub utraty uprawnień osobom uprawnionym. W tym samym trybie Komendant Główny Policji określa osoby upoważnione w jego imieniu do nadawania, zmiany i cofania uprawnień osobom uprawnionym.

§ 13. Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych każdą osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi zbioru danych oraz przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w tym zbiorze danych, a także z przepisami dotyczącymi ochrony informacji, w tym danych osobowych, w nim zgromadzonych.

§  14. 

1. Systemy teleinformatyczne, w których są zgromadzone dane osobowe, wyposaża się w mechanizmy uwierzytelniania użytkownika oraz kontroli dostępu do przetwarzanych danych.

2. Dla każdej osoby uprawnionej będącej użytkownikiem systemu teleinformatycznego ustala się odrębny identyfikator i hasło użytkownika.

3. Bezpośredni dostęp do danych osobowych przetwarzanych w systemie teleinformatycznym może mieć miejsce wyłącznie po podaniu identyfikatora i właściwego hasła użytkownika.

§  15. 

1. W celu uzyskania informacji, w tym danych osobowych, którymi dysponują organy władzy publicznej lub inne podmioty, organy Policji zwracają się do organu lub podmiotu dysponującego tymi informacjami z pisemnym wnioskiem o ich przekazanie lub udostępnienie.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) oznaczenie sprawy;

2) określenie zbioru danych, z którego informacje mają zostać udostępnione;

3) wskazanie informacji, których wniosek dotyczy;

4) wskazanie wnioskodawcy;

5) wskazanie podstawy prawnej udostępnienia informacji;

6) oznaczenie formy przekazania lub udostępnienia informacji;

7) imię, nazwisko, stopień służbowy lub zajmowane stanowisko osoby uprawnionej.

3. W przypadkach niecierpiących zwłoki, a w szczególności w trakcie pościgu za osobą podejrzaną o popełnienie przestępstwa albo podczas wykonywania czynności mających na celu ratowanie życia i zdrowia ludzkiego lub mienia, policjant, o ile przepisy odrębne nie wykluczają takiej możliwości, może uzyskiwać informacje, w tym dane osobowe, ze zbiorów danych, o których mowa w ust. 1, na podstawie ustnego wniosku, podając informacje, o których mowa w ust. 2.

4. Uzyskanie informacji, w tym danych osobowych, w formie ustnej potwierdza się po ustaniu okoliczności, o których mowa w ust. 3, w pisemnym wniosku zawierającym informacje, o których mowa w ust. 2, skierowanym do organu władzy publicznej lub podmiotu, od którego uzyskano informacje.

5. Przepisów ust. 1-4 nie stosuje się do informacji, w tym danych osobowych, zawartych w zbiorach danych udostępnionych Policji w drodze teletransmisji danych zgodnie z art. 20 ust. 16 ustawy o Policji.

6. W przypadku gdy osoba uprawniona pobrała dokumenty zawierające informacje, w tym dane osobowe, albo uzyskała wgląd w ich treść na podstawie wniosku, o którym mowa w ust. 1, potwierdza na piśmie pobranie tych dokumentów albo uzyskanie wglądu w ich treść.

7. Osoba uprawniona zwraca dokumenty zawierające informacje, w tym dane osobowe, za pokwitowaniem organowi lub podmiotowi, który je udostępnił, chyba że na podstawie odrębnych przepisów podlegają one włączeniu do akt prowadzonego postępowania.

§ 16. Udokumentowaniem zgromadzenia informacji, w tym danych osobowych, oraz potwierdzeniem ich zarejestrowania w zbiorze danych lub potwierdzeniem wykonania innej operacji ich przetwarzania w systemie teleinformatycznym jest wydruk lub raport zawierający zestawienie zakresu, treści lub graficznej formy przetwarzanych informacji albo formularz rejestracyjny z identyfikatorem określonego zbioru danych.

§ 17. Stosuje się następujące sposoby przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, zawartych w zbiorach danych:

1) rejestrowanie - polegające na wprowadzaniu informacji, w tym danych osobowych, po raz pierwszy do zbioru danych;

2) sprawdzanie - polegające na zapoznaniu się z informacjami, w tym danymi osobowymi, znajdującymi się w zbiorach danych;

3) klasyfikowanie - polegające na porządkowaniu zawartości zbiorów danych według określonych kryteriów;

4) weryfikowanie - polegające na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości zarejestrowanych informacji, w tym danych osobowych, lub na dokonywaniu oceny przydatności lub niezbędności tych informacji do dalszego ich przetwarzania;

5) modyfikowanie - polegające na zmianie zawartości informacji, w tym danych osobowych, znajdujących się w zbiorze danych, w tym zmianie zarejestrowanych informacji lub ich uzupełnieniu;

6) typowanie - polegające na wyszukaniu i identyfikacji w zbiorach danych informacji, w tym danych osobowych, o cechach odpowiadających określonym kryteriom selekcyjnym;

7) analizowanie - polegające na poszukiwaniu związków zachodzących pomiędzy poszczególnymi informacjami, w tym danymi osobowymi, znajdującymi się w zbiorze danych;

8) przekazywanie - polegające na udostępnieniu informacji, w tym danych osobowych, ze zbioru danych innemu uprawnionemu podmiotowi, bez względu na formę tej czynności;

9) usuwanie - polegające na zniszczeniu lub deformacji informacji, w tym danych osobowych, w sposób uniemożliwiający dalsze ich odczytywanie;

10) wykorzystywanie.

§ 18. Administrator zbioru danych zapewnia rejestrację, w formie odpowiedniej do właściwości danego zbioru danych, każdej operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zakresie:

1) czasu (daty, godziny i minuty) rozpoczęcia i zakończenia pracy w systemie teleinformatycznym lub w ręcznie sporządzanej ewidencji;

2) identyfikatora kadrowego, niezbędnych danych identyfikacyjnych oraz uprawnienia dostępu do zbioru danych posiadanego przez policjanta lub pracownika Policji, wykonującego operację przetwarzania;

3) zakresu informacji, w tym danych osobowych, do których policjant lub pracownik Policji miał dostęp w związku z wykonywaną operacją ich przetwarzania;

4) daty pierwszego wprowadzenia informacji, w tym danych osobowych, do zbioru danych;

5) źródła informacji, w przypadku uzyskania danych osobowych od innej osoby niż ta, której dane dotyczą;

6) przyczyny, zakresu i celu modyfikacji informacji, w tym danych osobowych, która nastąpiła w wyniku wykonanej operacji ich przetwarzania;

7) danych identyfikujących osobę zlecającą wykonanie operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych;

8) wskazania celu lub powodu wykonania operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych;

9) wniosków składanych w związku z realizacją praw określonych w art. 32 ust. 1 pkt 6 i art. 33 ustawy o ochronie danych osobowych.

§  19. 

1. Operacje przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, mogą być wykonywane również na zlecenie osób uprawnionych, niemających bezpośredniego dostępu do systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony dany zbiór danych. Do zlecającego stosuje się odpowiednio § 12 i § 13.

2. Do przetwarzania, o którym mowa w ust. 1, stosuje się formularze rejestracyjne.

3. Za prawidłowe i poprawne wykonanie operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, odpowiadają osoby uprawnione, bezpośrednio przetwarzające informacje w zbiorze danych, a za prawidłowe i poprawne wypełnienie formularza rejestracyjnego - zlecający wykonanie operacji przetwarzania informacji.

4. Kierownicy jednostek organizacyjnych Policji mogą wyznaczyć komórki organizacyjne właściwe w sprawach wykonywania operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych.

§  20. 

1. Informacjom, w tym danym osobowym, wprowadzanym po raz pierwszy do systemu teleinformatycznego, w którym jest prowadzony określony zbiór danych, nadaje się indywidualny identyfikator tego zbioru.

2. W przypadku gdy ta sama informacja, w tym dane osobowe, podlega rejestracji w więcej niż jednym zbiorze danych lub w kilku odrębnych kategoriach informacji wydzielonych w jednym zbiorze, przy każdej rejestracji tej informacji nadaje się odrębny identyfikator danego zbioru lub kategorii oraz wskazuje się jej powiązanie z rejestracjami dokonanymi w pozostałych zbiorach danych lub kategoriach.

§ 21. Informacje, w tym dane osobowe, przetwarza się przy użyciu wprowadzonych przez administratora zbioru danych formularzy rejestracyjnych, jeżeli wymagają tego właściwości zbioru danych.

§ 22. Informacje, o których mowa w art. 20 ust. 2aa i 2ab ustawy o Policji, przetwarzają w Systemie Informacyjnym Interpolu I-24/7:

1) jednostki Policji - poprzez bezpośredni dostęp do tego systemu oraz przetwarzanie informacji w zbiorach danych Interpolu;

2) Krajowe Biuro Interpolu w Warszawie - poprzez wymianę informacji z Sekretariatem Generalnym Interpolu albo bezpośrednio z innymi krajowymi biurami Interpolu.

§  23. 

1. Pobranie odcisków linii papilarnych następuje poprzez wypełnienie jednostronnych kart daktyloskopijnych, w przypadku pobierania odcisków linii papilarnych palców, oraz kart chejroskopijnych, w przypadku pobierania odcisków linii papilarnych dłoni, w dwóch egzemplarzach, albo poprzez pobranie ich za pomocą urządzenia do elektronicznego daktyloskopowania.

2. Pobrane odciski linii papilarnych rejestruje się w Centralnej Registraturze Daktyloskopijnej poprzez przekazanie dwóch kompletów jednostronnie wypełnionych kart daktyloskopijnych oraz kart chejroskopijnych albo poprzez przesłanie zapisu odcisków linii papilarnych w postaci elektronicznej przy użyciu systemu teleinformatycznego.

3. Wzory kart, o których mowa w ust. 1, są określone w załącznikach do rozporządzenia:

1) w załączniku nr 2 - wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych palców;

2) w załączniku nr 3 - wzór karty chejroskopijnej;

3) w załączniku nr 4 - wzór karty daktyloskopijnej odcisków linii papilarnych palców sporządzanej w przypadku pobierania odcisków linii papilarnych na podstawie art. 192a § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 555, z późn. zm.);

4) w załączniku nr 5 - wzór karty chejroskopijnej sporządzanej w przypadku pobierania odcisków linii papilarnych na podstawie art. 192a § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego.

§  24. 

1. Gromadzone przez Policję informacje w formie zdjęć osób, w tym zdjęć sygnalitycznych, lub szkiców i opisów wizerunków przetwarza się w zestawach kart albumowych.

2. Materiały źródłowe służące do sporządzania zdjęć w postaci negatywów lub zapisów cyfrowych na informatycznych nośnikach danych z cyfrowymi zapisami zdjęć gromadzi się w komórkach organizacyjnych Policji właściwych do spraw techniki kryminalistycznej i ze względu na miejsce wykonania zdjęcia.

3. Zdjęcia, o których mowa w ust. 1, można wykorzystywać do sporządzania tablic poglądowych w prowadzonych postępowaniach przygotowawczych w sprawach o przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego lub do tworzenia albumów fotograficznych okazywanych w celach identyfikacyjnych lub wykrywczych.

4. Warunki techniczne i sposoby wykonywania zdjęć sygnalitycznych oraz zdjęć zwłok są określone w załączniku nr 6 do rozporządzenia.

5. Wzór karty albumowej, o której mowa w ust. 1, jest określony w załączniku nr 7 do rozporządzenia.

§  25. 

1. W odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, gromadzonych w zbiorach danych i przetwarzanych w systemach teleinformatycznych, w celu zabezpieczenia informacji przed nieuprawnionym dostępem oraz zapewnienia zgodności trybu gromadzenia informacji z celem ich przetwarzania, administrator zbiorów danych lub osoba przez niego upoważniona może kontrolować i nadzorować:

1) dostęp do zbiorów danych prowadzonych w Policji oraz do informacji, w tym danych osobowych, w nich przetwarzanych;

2) dostęp do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych udostępnianych Policji w drodze teletransmisji danych na podstawie art. 20 ust. 15 i 16 ustawy o Policji;

3) przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych, o których mowa w pkt 1 i 2;

4) uprawnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorach danych, o których mowa w pkt 1 i 2.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, realizuje się w szczególności poprzez:

1) weryfikację, typowanie i analizę informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych;

2) sprawdzanie zakresu dostępu do zbiorów danych, zakresu i rodzaju operacji przetwarzania wykonanych na informacjach, w tym danych osobowych, oraz ocenę, analizę lub weryfikację wyników tego sprawdzenia;

3) kontrolę rejestrów czynności (logowań) odnotowywanych w systemie teleinformatycznym;

4) kontrolę i ocenę legalności, poprawności, kompletności i celowości przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, a także przeprowadzenie analizy w tym zakresie;

5) sprawdzanie dokumentacji stanowiącej podstawę do wprowadzenia informacji, w tym danych osobowych, do zbioru danych, a także stanowiącej podstawę ich sprawdzenia, wykorzystania, modyfikacji lub usunięcia;

6) usuwanie informacji, w tym danych osobowych, wobec których stwierdzono brak przesłanek ich przetwarzania przez Policję.

3. Administrator zbiorów danych lub osoba przez niego upoważniona może wydawać polecenia, zalecenia lub wytyczne w celu usunięcia stwierdzonych uchybień w przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, a w przypadku naruszenia przepisów prawa - skierować sprawę do właściwego przełożonego dyscyplinarnego.