Przechowywanie akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych.
Dziennik Ustaw
Dz.U.2016.370 t.j.
Akt utracił moc Wersja od: 21 marca 2016 r.
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI
z dnia 7 października 2011 r.
w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych
Na podstawie art. 37b ust. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o komornikach sądowych i egzekucji (Dz. U. z 2015 r. poz. 790, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
§ 1.
Rozporządzenie określa szczegółowe warunki, tryb i terminy przechowywania i przekazywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także warunki i tryb ich niszczenia po upływie okresu przechowywania.§ 2.
Użyte w rozporządzeniu skróty oznaczają:1)
Kms - repertorium służące do rejestrowania spraw o egzekucję należności sądowych;2)
Kmp - repertorium do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń powtarzających się;3)
Km - repertorium do rejestrowania pozostałych spraw;4)
Oz - wykaz do ewidencjonowania spraw z elementem zagranicznym.§ 3.
Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne dzieli się na dokumentację stanowiącą materiały archiwalne oznaczaną kategorią A, zwaną dalej "dokumentacją kategorii A", i dokumentację niestanowiącą takich materiałów, oznaczaną kategorią B, zwaną dalej "dokumentacją kategorii B".§ 4.
Dokumentację kategorii A po upływie okresu przechowywania przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.§ 5.
Dokumentacja kategorii B po upływie okresu przechowywania podlega zniszczeniu.§ 6.
1.
Do dokumentacji kategorii A zalicza się akta spraw:1)
o egzekucję z nieruchomości, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;2)
o egzekucję w celu zniesienia współwłasności nieruchomości w drodze sprzedaży publicznej, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;3)
o egzekucję z udziałem Skarbu Państwa, z wyjątkiem spraw z repertorium Kms;4)
w których wartość egzekwowanego roszczenia, w dniu złożenia wniosku o egzekucję, przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie odrębnych przepisów;5)
uznanych przez komornika za mające wyjątkowe znaczenie ze względu na:a)
materiał zebrany w sprawie,b)
występujące w sprawach osoby,c)
charakter spraw, zwłaszcza tych o znaczeniu bezprecedensowym,d)
oddźwięk społeczny.2.
Poza aktami spraw wymienionych w ust. 1 komornik zalicza do dokumentacji kategorii A:1)
akta co najmniej pięciu spraw z każdego roku i z każdego sposobu egzekucji, a w szczególności z egzekucji ze statków morskich, praw własności przemysłowej oraz z przedmiotów o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej;2)
wszystkie akta spraw z repertorium Kms, Kmp i Km z wybranych przez siebie dwóch dni z każdego roku.3.
Akta spraw niewymienione w ust. 1 i 2 zalicza się do dokumentacji kategorii B.§ 7.
1.
Do dokumentacji kategorii A zalicza się następujące zamknięte urządzenia ewidencyjne:1)
repertoria;2)
wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych do archiwum państwowego;3)
wykazy alfabetyczne stron;4)
wykazy Oz;5)
wykazy zniszczonych akt spraw i urządzeń ewidencyjnych, zaliczonych do kategorii B;6)
wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych przez komorników do Krajowej Rady Komorniczej.2.
Do dokumentacji kategorii B zalicza się księgi pomocnicze oraz inne wykazy niewymienione w ust. 1.§ 7a.
Przepisy § 7 stosuje się do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych jako odrębny dokument elektroniczny lub raport wygenerowany z systemu teleinformatycznego.
Terminy przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych
Terminy przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych
§ 8.
1.
Okres przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym zakończono postępowanie lub zamknięto urządzenie ewidencyjne.2.
Przepisu ust. 1 nie stosuje się do akt spraw, w których egzekucję umorzono na podstawie art. 883 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 101, z późn. zm.). Okres przechowywania tych akt liczy się dopiero po całkowitym rozliczeniu depozytu.§ 9.
1.
Dokumentacja kategorii A jest przechowywana przez okres 10 lat.2.
Dokumentacja kategorii B jest przechowywana przez okres 5 lat, z wyjątkiem spraw o egzekucję z nieruchomości, w których przeprowadzono pierwszą licytację, która jest przechowywana przez okres 10 lat.
Szczegółowe warunki, tryb przechowywania i przekazywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także warunki i tryb ich niszczenia
Szczegółowe warunki, tryb przechowywania i przekazywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także warunki i tryb ich niszczenia
§ 10.
1.
Akta spraw, w których zakończono postępowanie, oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne są przechowywane przez Krajową Radę Komorniczą przez okresy, o których mowa w § 9, z zastosowaniem zabezpieczeń przed dostępem osób postronnych i przy spełnieniu wymogów bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.2.
Do okresów, o których mowa w § 9, wlicza się okresy, o których mowa w § 11 ust. 3.§ 11.
1.
Przed przekazaniem akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy sprawdzić, czy w aktach tych zostały rozliczone opłaty, zaliczki oraz sumy depozytowe. O wynikach sprawdzenia czyni się wzmiankę na okładce akt lub w tytule sprawy.2.
Przekazanie akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy odnotować w repertorium, wpisując w rubryce "uwagi", przy właściwym numerze sprawy, datę przekazania i pozycję ze spisu zdawczo-odbiorczego.3.
Komornik przekazuje akta spraw Krajowej Radzie Komorniczej najpóźniej w ciągu trzech lat od zakończenia postępowania, a zamknięte urządzenia ewidencyjne - najpóźniej w ciągu trzech lat od ich zamknięcia.4.
Przekazanie akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.§ 12.
1.
Zarządzenie o przekazaniu dokumentacji, o której mowa w § 4, do właściwego archiwum państwowego wydaje prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik, niezwłocznie po upływie terminu przechowywania dokumentacji.2.
Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne niestanowiące materiałów archiwalnych podlegają zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu. Prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik, powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z niszczeniem akt. Komisji przewodniczy komornik.3.
Komisja, o której mowa w ust. 2, może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do kategorii A.4.
Propozycja komisji jest - na wniosek prezesa sądu rejonowego, przy którym działa komornik - zatwierdzana przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.5.
Z przeprowadzonych prac przewodniczący komisji sporządza protokół i przedstawia prezesowi sądu rejonowego, przy którym działa komornik, do zatwierdzenia. Protokół ten zalicza się do dokumentacji kategorii A.6.
Przekazanie do zniszczenia akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, w tym tworzonych, ewidencjonowanych i przechowywanych w postaci elektronicznej, niestanowiących materiałów archiwalnych, następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Przepis końcowy
Przepis końcowy
§ 13.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. 1 1 Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie archiwizowania akt spraw komorniczych (Dz.U.2007.144.1012), które na podstawie art. 105 ustawy z dnia 25 marca 2011 r. o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (Dz.U.2011.106.622) utraciło moc z dniem 1 lipca 2011 r.
Dokumenty powiązane
Jeżeli chcesz mieć dostęp do wszystkich dokumentów powiązanych, zaloguj się do LEX-a Nie korzystasz jeszcze z programów LEX? Zamów dostęp testowy »