§ 15. - Prowadzenie dokumentacji w aktach osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2020.1958 t.j.

Akt obowiązujący

Wersja od: 25 kwietnia 2023 r.

§  15. 

1. Wpisów w aktach osobowych i na dokumentach włączonych do akt dokonuje się w sposób czytelny, niebieskim lub czarnym atramentem lub tuszem.

2. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek zacieranie treści dokonywanych zapisów. Koniecznych zmian wpisu lub poprawek dokonuje się w miarę możliwości w tej samej rubryce.

3. Zmian lub poprawek dokonuje się przez:

1) skreślenie kolorem czerwonym dotychczasowej treści jedną poziomą linią, z zachowaniem czytelności tego wpisu;

2) wpisanie właściwej treści, umieszczenie daty oraz czytelnego podpisu osoby dokonującej zmiany lub poprawki;

3) podanie przyczyny zmiany albo skreślenia wpisu.

4. W przypadku nanoszenia zmian we wpisach znajdujących się na zewnętrznych częściach okładki akt osobowych zmiany nanosi się w takim kolorze, jakim został naniesiony zmieniany wpis, przez skreślenie dotychczasowej treści jedną poziomą linią, z zachowaniem czytelności tego wpisu; przepisów ust. 3 pkt 2 i 3 nie stosuje się.

5. Akta osobowe prowadzi się i przechowuje w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym oraz zabezpieczający przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

6. Akta osobowe po zakończeniu ich prowadzenia przekazuje się do archiwum zakładowego właściwego dla ostatniego miejsca pełnienia przez niego służby.