Rozdział 5 - Wydawanie dokumentów z rejestru stanu cywilnego - Prawo o aktach stanu cywilnego.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2023.1378 t.j.

Akt obowiązujący

Wersja od: 19 lipca 2023 r. do: 14 sierpnia 2024 r.

Rozdział  5

Wydawanie dokumentów z rejestru stanu cywilnego

Art.  44.  [Odpisy zupełne, odpisy skrócone, zaświadczenia]

1. Kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z rejestru stanu cywilnego:

1) odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego;

2) zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;

3) zaświadczenia o stanie cywilnym.

2. Odpis zupełny aktu stanu cywilnego stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego oraz treści dołączonych wzmianek dodatkowych.

3. Odpis skrócony aktu stanu cywilnego zawiera treść aktu stanu cywilnego uwzględniającą treść dołączonych wzmianek dodatkowych.

4. Zaświadczenia, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, są ważne przez okres 6 miesięcy od daty ich sporządzenia.

5. Wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego lub o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym lub zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego.

6. Odpis aktu stanu cywilnego, zaświadczenie o stanie cywilnym lub zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby mogą zostać wydane, na wniosek, na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

7. Odpis aktu stanu cywilnego, o którym mowa w art. 35 ust. 8, w art. 37 ust. 8, w art. 102, w art. 105 ust. 2 oraz w art. 110 ust. 2, jest wydawany na piśmie utrwalonym w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej, w zależności od żądania wnioskodawcy.

Art.  45.  [Ograniczenie jawności aktów stanu cywilnego]

1. Odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa w art. 5a ust. 1, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.

2. Osoba, której akt dotyczy, jej małżonek, dzieci oraz rodzice mogą złożyć wniosek o wydanie z rejestru stanu cywilnego odpisu zupełnego lub odpisu skróconego aktu stanu cywilnego dotyczącego tej osoby lub pobrać zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby. Złożenie wniosku lub pobranie zaświadczenia następuje przy użyciu usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, po uwierzytelnieniu w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57).

3. Odpis skrócony aktu stanu cywilnego może być wydany z rejestru stanu cywilnego organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa w art. 5a ust. 1, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, sądowi i prokuratorowi, do prowadzonych przez nie postępowań, za pośrednictwem usług sieciowych.

4. Odpis aktu stanu cywilnego wydany w sposób, o którym mowa w ust. 2 i 3, oraz zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby pobrane przy użyciu usługi, o której mowa w ust. 2, są opatrywane zaawansowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji opartą na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej.

5. Jeżeli nie jest możliwe wydanie odpisu aktu stanu cywilnego w sposób określony w ust. 2 lub 3, ponieważ akt stanu cywilnego nie został przeniesiony do rejestru stanu cywilnego, wnioskodawca otrzymuje powiadomienie o konieczności złożenia wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego na podstawie art. 44 ust. 5.

6. Zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby pobrane przy użyciu usługi, o której mowa w ust. 2, jest nieodpłatne.

7. Jeżeli nie jest możliwe pobranie zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby przy użyciu usługi, o której mowa w ust. 2, ponieważ akty stanu cywilnego dotyczące tej osoby nie zostały przeniesione do rejestru stanu cywilnego lub dane tej osoby w rejestrze stanu cywilnego są niezgodne z danymi zawartymi w rejestrze PESEL, wnioskodawca otrzymuje powiadomienie o konieczności złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia na podstawie art. 44 ust. 5.

Art.  46.  [Akt zgonu osoby o nieustalonej tożsamości]

1. Odpis zupełny aktu zgonu osoby o nieustalonej tożsamości jest wydawany z urzędu, po dokonaniu rejestracji zgonu, osobie zgłaszającej to zdarzenie. Jeżeli zgon osoby o nieustalonej tożsamości nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, niezwłocznie po dokonaniu jego rejestracji osobie zgłaszającej zgon są wydawane z urzędu 2 odpisy zupełne aktu zgonu.

2. Z aktu zgonu osoby o nieustalonej tożsamości wydaje się tylko odpisy zupełne.

Art.  47.  [Wydawanie odpisów skróconych]

1. Odpis skrócony aktu stanu cywilnego jest wydawany z urzędu w jednym egzemplarzu po sporządzeniu aktu urodzenia albo aktu zgonu - osobie zgłaszającej zdarzenie oraz po sporządzeniu aktu małżeństwa - osobom, które zawarły małżeństwo.

2. Jeżeli zgon osoby nie został zarejestrowany w dniu jego zgłoszenia w związku z niedostępnością rejestru stanu cywilnego, niezwłocznie po dokonaniu jego rejestracji osobie zgłaszającej zgon są wydawane z urzędu 2 odpisy skrócone aktu zgonu.

3. Jeżeli osoba zgłaszająca urodzenie w sposób określony w art. 58a złożyła oświadczenie o wyborze elektronicznej postaci odpisu skróconego aktu urodzenia, odpis ten opatruje się zaawansowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji opartą na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej.

Art.  48.  [Treść odpisów skróconych]

1. Odpis skrócony aktu urodzenia zawiera:

1) nazwisko, imię (imiona) oraz płeć dziecka;

2) kraj, datę i miejsce urodzenia;

3) nazwiska rodowe i imiona rodziców.

2. Odpis skrócony aktu urodzenia dziecka, które urodziło się martwe, poza danymi o których mowa w ust. 1, zawiera adnotację, że dziecko urodziło się martwe.

3. Odpis skrócony aktu małżeństwa zawiera:

1) nazwiska i imiona oraz nazwiska rodowe małżonków, daty i miejsca ich urodzenia;

2) datę i miejsce zawarcia małżeństwa;

3) nazwiska rodowe i imiona rodziców osób, które zawarły małżeństwo;

4) nazwisko lub nazwiska małżonków, które będą nosić po zawarciu małżeństwa;

5) nazwisko małżonków, jeżeli jest inne niż w pkt 4;

6) nazwisko dzieci zrodzonych z tego małżeństwa;

7) adnotację o ustaniu małżeństwa, jego unieważnieniu, ustaleniu nieistnienia małżeństwa, separacji, zniesieniu separacji, oznaczenie sądu, sygnaturę akt sprawy, datę uprawomocnienia się orzeczenia oraz oznaczenie aktu zgonu.

4. Odpis skrócony aktu zgonu zawiera:

1) nazwisko, imię (imiona) oraz nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia osoby zmarłej;

2) stan cywilny osoby zmarłej;

3) nazwisko, imię (imiona) oraz nazwisko rodowe małżonka osoby zmarłej, jeżeli w chwili śmierci pozostawała ona w związku małżeńskim;

4) datę, godzinę i miejsce zgonu albo jeżeli nie są znane - datę, godzinę oraz miejsce znalezienia zwłok;

5) nazwiska rodowe i imiona rodziców osoby zmarłej.

Art.  49.  [Zaświadczenia]

1. Wniosek o wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym zawiera:

1) nazwisko, imię (imiona), numer PESEL wnioskodawcy, jeżeli został nadany, i adres do korespondencji osoby składającej wniosek;

2) oświadczenie o nieistnieniu okoliczności, mających wpływ na stan cywilny, nieodzwierciedlonych w rejestrze stanu cywilnego, składane pod rygorem odpowiedzialności za złożenie fałszywego oświadczenia;

3) pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia;

4) informację o wyrażeniu zgody na przekazanie danych do rejestru danych kontaktowych osób fizycznych.

2. Zaświadczenie o stanie cywilnym zawiera:

1) nazwisko, imię (imiona), nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia osoby, której stanu cywilnego dotyczy, płeć, imiona oraz nazwiska rodowe rodziców;

2) oznaczenie stanu cywilnego jako sytuacji osoby w odniesieniu do małżeństwa.

3. Zaświadczenie o stanie cywilnym jest wydawane osobie, której dotyczy.

4. Osoba, której zaświadczenie o stanie cywilnym dotyczy, może je pobrać z rejestru stanu cywilnego przy użyciu usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji po:

1) uwierzytelnieniu w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

2) złożeniu oświadczenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, oraz

3) zapoznaniu się z pouczeniem, o którym mowa w ust. 1 pkt 3.

5. Zaświadczenie o stanie cywilnym pobrane w sposób, o którym mowa w ust. 4, jest opatrywane zaawansowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji opartą na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej.

6. Zaświadczenie o stanie cywilnym pobrane przy użyciu usługi, o której mowa w ust. 4, jest nieodpłatne.

7. Jeżeli nie jest możliwe pobranie zaświadczenia o stanie cywilnym przy użyciu usługi, o której mowa w ust. 4, ponieważ akty stanu cywilnego dotyczące osoby, której zaświadczenie dotyczy, nie zostały przeniesione do rejestru stanu cywilnego lub dane tej osoby w rejestrze stanu cywilnego są niezgodne z danymi zawartymi w rejestrze PESEL, wnioskodawca otrzymuje powiadomienie o konieczności złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia na podstawie art. 44 ust. 5.

Art.  50.  [Treść zaświadczeń]

Zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby zawiera:

1) oznaczenie wnioskodawcy;

2) informację o sporządzonych aktach stanu cywilnego wskazanej osoby;

3) informację o zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego przypiskach przy akcie wskazanej osoby lub treść tych przypisków;

4) informację o zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby lub treść tych danych, z wyłączeniem danych zawartych w akcie stanu cywilnego oraz danych zawartych w rejestrze uznań;

5) informację o niezamieszczeniu w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby lub przypisków przy akcie wskazanej osoby.

Art.  51.  [Okres wydawania dokumentów z rejestru stanu cywilnego]

Dokumenty z rejestru stanu cywilnego wydaje się przez okresy przechowywania aktów, o których mowa w art. 28 ust. 1 i 3, a także po upływie tych okresów, a przed przekazaniem aktów stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego.