Rozdział 4 - Rachunkowość i ewidencja operacji finansowych kancelarii komorniczych - Określenie szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2018.2517

Akt obowiązujący

Wersja od: 1 września 2023 r.

Rozdział  4

Rachunkowość i ewidencja operacji finansowych kancelarii komorniczych

§  32. 

1. Komornik prowadzi ewidencję operacji finansowych w sposób prawidłowy i przejrzysty.

2. Wszystkie rozliczenia z uczestnikami postępowania egzekucyjnego w zakresie rozchodów komornik przeprowadza za pośrednictwem rachunku bankowego, a wyjątkowo - gotówką.

3. Komornik dokonuje wypłat gotówkowych za pokwitowaniem. Pokwitowanie powinno zawierać następujące dane osoby kwitującej odbiór gotówki: imię i nazwisko, numer dowodu tożsamości, nazwę organu, który wydał dowód tożsamości, adres zamieszkania.

§  33. 

1. Urządzeniami do ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych są:

1) księga pieniężna;

2) kwitariusz przychodów.

2. Urządzenia do ewidencji operacji finansowych prowadzi się w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej w formie ksiąg.

3. Urządzenia ewidencyjne prowadzone w formie ksiąg wymienione w ust. 1 powinny posiadać okładki i ponumerowane karty. Na ostatniej karcie księgi komornik zamieszcza wzmiankę stwierdzającą liczbę kart, określając ją przy użyciu cyfr i słownie.

4. Wzory księgi pieniężnej i kwitariusza przychodów prowadzonych w postaci papierowej w formie ksiąg stanowią odpowiednio załączniki nr 18 i 19 do rozporządzenia.

5. Wzory, o których mowa w ust. 4, stanowią wzory wydruków danych księgi pieniężnej i kwitariusza przychodów prowadzonych w postaci elektronicznej.

§  34. 

1. W przypadku prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w postaci elektronicznej:

1) zapisy mogą być dokonywane również z informatycznych nośników danych lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że podczas rejestracji operacji finansowych zapisy uzyskują trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i jest możliwe stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu;

2) zapisy mogą być przenoszone między zbiorami danych stanowiących urządzenie ewidencyjne, pod warunkiem że jest możliwe stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów ze zbiorów, w których dokonano ich pierwotnie, a odpowiednie oprogramowanie zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych i kompletności zapisów;

3) zapis zawiera kolejny numer pozycji nadany automatycznie przez system teleinformatyczny, a także dane pozwalające na ustalenie źródła pochodzenia, daty wprowadzenia oraz osoby wprowadzającej zapis do systemu;

4) jest zapewniona automatyczna kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald;

5) nie później niż na koniec roku obrotowego należy wydrukować księgę albo zapisać ją na informatycznym nośniku danych zapewniającym trwałość zapisu przez okres przechowywania ksiąg.

2. Komornik prowadzący ewidencję operacji finansowych za pomocą urządzeń ewidencyjnych w postaci elektronicznej posiada dokumentację w języku polskim dotyczącą opisu systemu teleinformatycznego, wykazu programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

§  35. 

1. Komornik prowadzi następujące kwitariusze:

1) oznaczony literą ..K" - do wpłat przyjmowanych w kancelarii;

2) oznaczony literą "T" - do wpłat przyjmowanych w terenie.

2. Liczbę blankietów w kwitariuszu komornik stwierdza przez zamieszczenie wzmianki: "Kwitariusz zawiera ... blankietów pokwitowań od numeru ... do numeru ...".

§  36. 

1. Wpłaty gotówkowe są przyjmowane na podstawie kwitariusza przychodowego opatrzonego pieczęcią i podpisem komornika albo czytelnym podpisem upoważnionego przez niego pracownika.

2. Pracownik upoważniony do przyjmowania wpłat przekazuje komornikowi kwitariusz wraz z otrzymaną sumą pieniężną w dniu otrzymania tej sumy, a gdyby to nie było możliwe - w następnym dniu roboczym.

3. Wydawane pokwitowania muszą zawierać oprócz numerów wewnętrznych kwitariusza także numerację ciągłą pokwitowań od początku każdego roku kalendarzowego, przy czym numerację ciągłą pokwitowań prowadzi się dla każdego rodzaju kwitariusza oddzielnie.

4. Wpłacającemu wydaje się oryginał pokwitowania, a w kwitariuszu pozostaje druga kopia.

§  37. 

1. Komornik zleca właściwej placówce pocztowej dokonywanie przelewu, na wskazany rachunek bankowy, kwot nadsyłanych przekazami pocztowymi na jego adres.

2. W przypadku gdy zlecenie, o którym mowa w ust. 1, nie może być zrealizowane, doręczoną komornikowi przez pocztę kwotę pieniężną określoną w przekazie pocztowym należy zewidencjonować przez kwitariusz przychodów. W tym przypadku komornik przechowuje w aktach oryginał i kopię pokwitowania kwitariusza przychodów.

§ 38. 13  Dowody wpłat gotówkowych dołącza się do wyciągu bankowego i pozostawia w chronologicznie uporządkowanym zbiorze dla danego rocznika.

§  39. 

1. Osobie uprawnionej komornik przesyła pieniądze, w drodze przelewu, na wskazany rachunek bankowy, a jeżeli nie wskazano takiego rachunku, dokonuje przekazu pocztowego. Jedynie wyjątkowo komornik dokonuje wypłat gotówką z kasy kancelarii.

2. Gotówkę i przedmioty wartościowe odebrane od stron, przed ich wydaniem lub zdeponowaniem w sądzie, można tymczasowo przechowywać w kancelarii w przystosowanych do tego celu szafach i kasetach metalowych.

3. Wyegzekwowane należności sądowe, w terminie określonym w art. 31 ust. 1 ustawy, komornik wpłaca na rachunek dochodów budżetowych sądu, wskazując w dowodzie wpłaty: tytuł wyegzekwowanej należności, imię i nazwisko osoby, od której ściągnięto należność, oraz odpowiedni paragraf klasyfikacji budżetowej.

§ 40. 14  (uchylony).

§  41. 

1. Księga pieniężna jest podstawowym dokumentem finansowym komornika. W księdze pieniężnej komornik rejestruje wszystkie przychody i rozchody dokonane gotówką, przekazem pocztowym lub za pośrednictwem banku.

2. Po stronie przychodów nie rejestruje się wpłat na rachunek bankowy komornika z tytułu:

1) wpłat własnych;

2) refundacji składek na ubezpieczenie społeczne wypłacanych przez ZUS;

3) innych wpłat niedotyczących postępowania egzekucyjnego, z wyjątkiem opłat i zaliczek za czynności niebędące czynnościami egzekucyjnymi.

§  42. 

1. Każdą pobraną kwotę pieniężną rejestruje się w księdze pieniężnej w kolejności wpływu w terminie 3 dni roboczych od otrzymania wyciągu z rachunku bankowego lub przyjęcia wpłaty na kwitariusz. Przychód i rozchód w obrocie bezgotówkowym rejestruje się na dzień otrzymania wyciągu z rachunku bankowego albo zgodnie z datą tego wyciągu. Jeżeli wypłata nastąpiła gotówką z kasy komornika, w rubryce 21 "Uwagi" wpisuje się "Wypłata gotówką".

2. Jeżeli zaliczka lub opłata nie została rozchodowana w dniu jej pobrania, sumę zaliczki lub opłaty wpisuje się ponadto w rubryce 18 księgi pieniężnej. W przypadku późniejszego rozchodowania zaliczki albo opłaty lub ich części rozchód rejestruje się w księdze na zasadach ogólnych, a ponadto wpisuje się sumę rozchodu w rubryce 19 księgi.

§  43. 

1. W księdze pieniężnej księguje się:

1) w rubryce 8 - pobierane opłaty;

2) w rubrykach 9 i 10 - wydatki i zwrot kosztów przejazdu obciążające dłużnika;

3) w rubrykach 11 i 12 - wydatki i zwrot kosztów przejazdu poza rewir obciążające wierzyciela z mocy prawa, niezależnie od przysługującego mu zwolnienia od kosztów;

4) w rubrykach 13, 14 i 15 - sumy wydzielone wierzycielom, w tym w podrubrykach 14a i 14b sumy przeznaczone odpowiednio na spłatę zadłużenia w organie wypłacającym zaliczki alimentacyjne lub funduszu alimentacyjnym;

5) w rubryce 16 - sumy błędnie przyjęte, przekazywane innym komornikom lub zwracane nadawcom;

6) w rubryce 17 - sumy podatku VAT, jeżeli istnieje obowiązek jego uiszczenia;

7) w rubrykach 18 i 19 - pobranie i rozchód zaliczki;

8) w rubryce 20 - różnicę wynikającą z podsumowania rubryk 18 i 19.

2. Sumy przekazane na rachunek depozytowy Ministra Finansów księguje się odpowiednio w rubrykach 13-15 lub 16, zamieszczając w rubryce 21 "Uwagi" adnotację - "Na rachunek depozytowy".

§  44. 

1. Na koniec każdego miesiąca kalendarzowego sumuje się zapisy w rubrykach od 6 do 17 księgi pieniężnej. W rubryce 20 wykazuje się różnicę wynikającą z podsumowania rubryk 18 i 19.

2. Zsumowane kwoty z rubryk od 8 do 17 muszą być zgodne z sumą wykazaną w rubryce 7 (suma rozchodu), a łącznie z sumą z rubryki 20 - zgodne z sumą wykazaną w rubryce 6 (suma przychodu).

3. Po upływie miesiąca kalendarzowego komornik porównuje stan kasowy ze stanem rachunkowym i dokonuje rozliczenia.

§ 45. Po upływie każdego miesiąca kalendarzowego komornik:

1) oblicza opłaty egzekucyjne zaksięgowane w danym miesiącu w księdze pieniężnej: odejmuje od sumy wykazanej w rubryce 8 księgi pieniężnej w dniu dokonywania obliczenia sumę z tej rubryki z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego; uzyskany wynik jest sumą opłat wyegzekwowanych w danym miesiącu;

2) oblicza wydatki zaksięgowane w danym miesiącu w księdze pieniężnej w rubrykach 10-12, stosując odpowiednio przepis pkt 1.

§ 46. Księgę pieniężną zamyka się z końcem roku kalendarzowego, a saldo zaliczek z rubryki 20 i opłat z rubryki 6 przenosi się do nowej księgi pieniężnej, wpisując te sumy odpowiednio do rubryk 6 i 20.

§  47. 

1. Zaliczki wpłacane przez sądy w sprawach wierzycieli zwolnionych od kosztów komorniczych komornik księguje w księdze pieniężnej i w aktach na ogólnych zasadach dotyczących zaliczek. Z zaliczek tych pokrywa się wydatki.

2. W razie ściągnięcia kosztów zaliczkę zwraca się sądowi, który ją wpłacił. W przypadku bezskutecznej egzekucji komornik zwraca się do prezesa sądu zobowiązanego o pokrycie pozostałych wydatków.

§ 48. W razie zastępstwa lub objęcia kancelarii przez nowego komornika w protokole z przekazania zastępcy lub nowemu komornikowi zaliczek na wydatki, opłat oraz wszelkich pobranych i nierozchodowanych sum podaje się, których spraw dotyczą.

§  49. 

1. 15  Wyegzekwowane środki pieniężne oraz uiszczone przez strony zaliczki na pokrycie wydatków gotówkowych w toku egzekucji, postępowania zabezpieczającego, a także zaliczki na wydatki niezwiązane z czynnościami, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy (tj. zaliczki na sprawy "Kmn"), pobrane na podstawie odrębnych przepisów, komornik przechowuje na rachunku bankowym kancelarii służącym obsłudze prowadzonych postępowań egzekucyjnych i zabezpieczających (rachunek powierniczy). Środki pieniężne uzyskane w wyniku wpłat gotówkowych komornik przekazuje na rachunek powierniczy najpóźniej w terminie 5 dni roboczych od dnia przyjęcia wpłaty, o ile nie zostały one wydane wierzycielowi.

2. 16  Nie później niż w terminie, o którym mowa w art. 149 ust. 2 ustawy, komornik przekazuje na wyodrębniony w tym celu rachunek bankowy kancelarii (rachunek opłat egzekucyjnych) opłaty egzekucyjne uzyskane w poprzednim miesiącu.

3. Opłaty egzekucyjne uzyskane w sposób inny niż przez ściągnięcie komornik przekazuje na rachunek opłat egzekucyjnych niezwłocznie po ich zaksięgowaniu.

4. Na rachunku opłat egzekucyjnych komornik może również przechowywać środki, w zakresie których na komorniku spoczywa obowiązek płatnika podatku od towarów i usług - aż do chwili przekazania ich właściwym organom skarbowym.

5. W przypadku ustanowienia zastępstwa nie przechowuje się na jednym rachunku środków związanych z działalnością dwóch różnych kancelarii, do których miałyby zastosowanie przepisy ustępów poprzedzających.

6. 17  Środków, o których mowa w § 50 ust. 1, nie przechowuje się na rachunku powierniczym lub rachunku opłat egzekucyjnych.

§  50. 

1. 18  Wynagrodzenie prowizyjne, środki pieniężne uzyskane z opłat komorniczych niebędących opłatami egzekucyjnymi oraz pozostałe prywatne środki pieniężne pochodzące z innych źródeł, a służące finansowaniu kosztów działalności egzekucyjnej, komornik przechowuje na rachunku, o którym mowa w art. 150 ust. 4 ustawy (rachunek operacyjny kancelarii). Komornik może posiadać więcej niż jeden rachunek operacyjny kancelarii.

2. Zastępca komornika, ustanowiony na podstawie art. 45 ust. 1 ustawy, może z chwilą ustanowienia go na tę funkcję założyć nowy rachunek operacyjny dla kancelarii, w której zastępstwo objął, zwłaszcza w sytuacji, gdyby uzyskanie dostępu do rachunku zastępowanego komornika, napotykało trudne do przezwyciężenia przeszkody.

¹³ § 38 zmieniony przez § 1 pkt 8 rozporządzenia z dnia 7 sierpnia 2023 r. (Dz.U.2023.1635) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 września 2023 r.

¹⁴ § 40 uchylony przez § 1 pkt 9 rozporządzenia z dnia 7 sierpnia 2023 r. (Dz.U.2023.1635) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 września 2023 r.

¹⁵ § 49 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 10 lit. a rozporządzenia z dnia 7 sierpnia 2023 r. (Dz.U.2023.1635) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 września 2023 r.

¹⁶ § 49 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 10 lit. a rozporządzenia z dnia 7 sierpnia 2023 r. (Dz.U.2023.1635) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 września 2023 r.

¹⁷ § 49 ust. 6 dodany przez § 1 pkt 10 lit. b rozporządzenia z dnia 7 sierpnia 2023 r. (Dz.U.2023.1635) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 września 2023 r.

¹⁸ § 50 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 11 rozporządzenia z dnia 7 sierpnia 2023 r. (Dz.U.2023.1635) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 września 2023 r.