Rozdział 3 - Państwowy zasób archiwalny - Narodowy zasób archiwalny i archiwa.
Dziennik Ustaw
Dz.U.2020.164 t.j.
Akt obowiązujący Wersja od: 1 grudnia 2021 r.
Rozdział 3
Państwowy zasób archiwalny
Państwowy zasób archiwalny
1.
Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:1)
organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;1a)
organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;2)
obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.2.
Państwowy zasób archiwalny tworzą również materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności:1)
partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym, zawodowym i gospodarczym,2)
kościołów i związków wyznaniowych,3)
innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych,4)
działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki,5)
rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw i innej aktywności gospodarczej,jeżeli materiały te stały się własnością Państwa w wyniku zakupu, darowizny lub w innej drodze.
3.
Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1 i 2, znajdujące się poza granicami Państwa w posiadaniu obcych organów lub organizacji są uważane za państwowy zasób archiwalny, jeżeli na podstawie prawa lub zwyczajów międzynarodowych powinny być przekazane Rzeczypospolitej Polskiej.1.
(uchylony).2.
(uchylony).2a.
Archiwa państwowe wykonują usługi archiwalne w zakresie wyszukiwania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych, przetwarzania tych informacji i danych, a także sporządzania wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych bądź dźwiękowych tych materiałów, włącznie z metadanymi odwzorowań cyfrowych.2b.
(uchylony).2c.
(uchylony).2d.
(uchylony).2e.
(uchylony).3.
(uchylony).4.
(uchylony).1.
Każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych.2.
Podmioty, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2, zwane dalej "podmiotami zobowiązanymi", są obowiązane udostępniać:1)
materiały archiwalne w oryginale, w szczególności w ich pierwotnej wersji językowej lub w pierwotnym formacie plików cyfrowych, bądź w postaci lub w formacie nadanych przez podmiot zobowiązany w celu długotrwałego przechowywania i odczytu treści tych materiałów;2)
reprodukcje materiałów archiwalnych.3.
Podmioty zobowiązane mogą również udostępniać materiały archiwalne niestanowiące państwowego zasobu archiwalnego, jeżeli możliwość ich udostępniania nie została wyłączona.4.
Korzystanie z materiałów archiwalnych służy w szczególności:1)
celom poznawczym, w tym związanym z badaniami naukowymi albo zaspokajaniem osobistych potrzeb informacyjnych;2)
ponownemu wykorzystaniu treści lub odwzorowań tych materiałów, do celów innych niż te, dla których je wytworzono lub pierwotnie zgromadzono, w tym do celów zarobkowych;3)
uzyskiwaniu, w trybie przepisów odrębnych, które regulują zasady wydawania zaświadczeń, urzędowego potwierdzenia treści przechowywanych materiałów archiwalnych, w postaci ich uwierzytelnionych odwzorowań (odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji) w oryginalnej wersji językowej, a także w postaci wtórnych dokumentów opisowo prezentujących tę treść lub jej składniki wyróżnione przez wnioskodawcę.1.
Dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu:1)
w zakresie i na zasadach określonych w przepisach:a)
o ochronie informacji niejawnych,b)
o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych;2)
ze względu na ochronę:a)
dóbr osobistych,b)
danych osobowych;3)
ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.2.
Materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:1)
aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących:a)
urodzeń - po 100 latach,b)
małżeństw i zgonów - po 80 latach;2)
indywidualnej dokumentacji medycznej - po 100 latach od sporządzenia ostatniego wpisu;3)
aktów notarialnych i dokumentacji ksiąg wieczystych wraz z urządzeniami ewidencyjnymi - po 70 latach od sporządzenia aktu lub składnika dokumentacji;4)
dokumentacji spraw sądowych i postępowań dochodzeniowych - po 70 latach od uprawomocnienia się orzeczenia lub zakończenia postępowania;5)
ewidencji ludności - po 30 latach od jej wytworzenia;6)
dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców - po 50 latach od ustania stosunku pracy.3.
Ograniczeń określonych:1)
w ust. 1 pkt 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli zainteresowany posiada szczególne uprawnienia albo realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony prawnej, które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń;2)
w ust. 2 nie stosuje się do udostępnienia uprawnionym do dostępu do danych zawartych w tych materiałach.1.
Udostępnianie materiałów archiwalnych jest bezpłatne.2.
Podmioty zobowiązane nie wykonują autorskich praw majątkowych, które przysługują Skarbowi Państwa, w stosunku do podmiotów, którym udostępniono te materiały.3.
Podmioty zobowiązane nie powinny ograniczać dostępu do materiałów archiwalnych, ponad ograniczenia stosowane w związku z pierwotnym celem ich wytworzenia.4.
Jeśli przepisy odrębne zapewniają szerszy dostęp do materiałów archiwalnych niż wynika z ustawy, zastosowanie mają te przepisy.1.
Podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom materiały archiwalne przez:1)
umożliwienie osobistego:a)
zapoznania się z tymi materiałami,b)
utrwalenia ich treści w postaci notatek, wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych wraz z ich metadanymi;2)
przekazanie informacji w nich zawartych w postaci reprodukcji tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.2.
Podmioty zobowiązane udostępniają materiały archiwalne w oryginale albo reprodukcje tych materiałów:1)
w dostosowanych do tego celu pomieszczeniach, po pisemnym zgłoszeniu w postaci papierowej lub elektronicznej;2)
za pośrednictwem systemów teleinformatycznych wraz z metadanymi reprodukcji.2a.
Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, zawiera następujące dane zainteresowanego lub jego upoważnionego przedstawiciela:1)
imię i nazwisko;2)
adres zamieszkania;3)
adres korespondencyjny;4)
numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, jeżeli zostały podane do wykorzystania;5)
rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;6)
podpis własnoręczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty.3.
Jeżeli czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b, mogłyby zakłócić innym zainteresowanym dostęp do materiałów archiwalnych, ich wykonywanie odbywa się na podstawie porozumienia między zainteresowanym i podmiotem zobowiązanym.1.
W przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że występują ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych, podmiot zobowiązany wszczyna postępowanie w sprawie odmowy dostępu do tych materiałów.2.
Podmiot zobowiązany wydaje decyzję w sprawie:1)
całkowitej albo częściowej odmowy dostępu do materiałów archiwalnych albo2)
umorzenia postępowania w przypadku:a)
o którym mowa w art. 16b ust. 3 pkt 1,b)
gdy nie zachodzą ograniczenia dostępu do materiałów archiwalnych.3.
Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 oraz z 2019 r. poz. 60, 730 i 1133), z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.Art. 17. [Delegacje ustawowe - udostępnianie materiałów archiwalnych z archiwów wyodrębnionych oraz materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji]
1.
(uchylony).1a.
(uchylony).2.
(uchylony).3.
Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, sposób i tryb udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, z wyłączeniem archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, w tym:1)
sposób postępowania z materiałami archiwalnymi zawierającymi informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione, w szczególności informacje niejawne albo dane osobowe podlegające ochronie,2)
zakres udostępniania dokumentacji dotyczącej osób fizycznych tym osobom dla celów własnych,3)
szczególne wypadki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych,4)
odpłatność za udostępnianie materiałów archiwalnych w przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów z tego tytułu,5)
odpłatność za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych- uwzględniając szczególny charakter dokumentacji i potrzebę jej ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem oraz wysokość wydatków ponoszonych w związku z udostępnieniem materiałów archiwalnych.
4.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego po zasięgnięciu opinii Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji ustali, w drodze rozporządzenia, szczegółowe zasady i tryb gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji, uwzględniając:1)
szczególny zakres i sposób działania radia i telewizji;2)
potrzebę szczególnej ochrony materiałów archiwalnych przed utratą lub zniszczeniem.1.
Centralnym organem administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.2.
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, spośród osób wyłonionych w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru.3.
Prezes Rady Ministrów odwołuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.4.
Zastępców Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje, spośród osób wyłonionych w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru, minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego odwołuje, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, jego zastępców.5.
Nadzór nad Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.1.
Stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych może zajmować osoba, która:1)
jest obywatelem polskim;2)
korzysta z pełni praw publicznych;3)
nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;4)
posiada kompetencje kierownicze.2.
Osoba, o której mowa w ust. 1, powinna ponadto posiadać:1)
tytuł zawodowy magistra lub równorzędny i co najmniej 5-letni okres zatrudnienia na stanowiskach kierowniczych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub archiwach państwowych lub2)
stopień naukowy doktora habilitowanego w zakresie nauk związanych z działalnością archiwów, lub3)
tytuł naukowy w zakresie nauk związanych z działalnością archiwów.1.
Informację o naborze na stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, ogłasza się przez umieszczenie ogłoszenia w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu obsługującego Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz Biuletynie Informacji Publicznej urzędu i Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Ogłoszenie powinno zawierać:1)
nazwę i adres urzędu;2)
określenie stanowiska;3)
wymagania związane ze stanowiskiem wynikające z przepisów prawa;4)
zakres zadań wykonywanych na stanowisku;5)
wskazanie wymaganych dokumentów;6)
termin i miejsce składania dokumentów;7)
informację o metodach i technikach naboru.2.
Termin, o którym mowa w ust. 1 pkt 6, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.1.
Nabór na stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych przeprowadza zespół, powołany przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, liczący co najmniej 3 osoby, których wiedza i doświadczenie dają rękojmię wyłonienia najlepszych kandydatów.2.
W toku naboru ocenia się doświadczenie zawodowe kandydata, wiedzę niezbędną do wykonywania zadań na stanowisku, na które jest przeprowadzany nabór, oraz kompetencje kierownicze.3.
Ocena wiedzy i kompetencji kierowniczych, o których mowa w ust. 2, może być dokonana na zlecenie zespołu przez osobę niebędącą członkiem zespołu, która posiada odpowiednie kwalifikacje do dokonania tej oceny.4.
Członek zespołu oraz osoba, o której mowa w ust. 3, mają obowiązek zachowania w tajemnicy informacji dotyczących osób ubiegających się o stanowisko, uzyskanych w trakcie naboru.5.
W toku naboru zespół wyłania nie więcej niż 3 kandydatów, których przedstawia ministrowi właściwemu do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.1.
Z przeprowadzonego naboru zespół sporządza protokół zawierający:1)
nazwę i adres urzędu;2)
określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór, oraz liczbę kandydatów;3)
imiona, nazwiska i adresy nie więcej niż 3 najlepszych kandydatów uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze;4)
informację o zastosowanych metodach i technikach naboru;5)
uzasadnienie dokonanego wyboru albo powody niewyłonienia kandydata;6)
skład zespołu.2.
Wynik naboru ogłasza się niezwłocznie przez umieszczenie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu i Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.3.
Informacja o wyniku naboru zawiera:1)
nazwę i adres urzędu;2)
określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór;3)
imiona, nazwiska wybranych kandydatów oraz ich miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego albo informację o niewyłonieniu kandydata.4.
Umieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów ogłoszenia o naborze oraz o wyniku tego naboru jest bezpłatne.1.
Zespół przeprowadzający nabór na stanowiska, o których mowa w art. 18 ust. 4, powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.2.
Do sposobu przeprowadzania naboru na stanowiska, o których mowa w art. 18 ust. 4, stosuje się odpowiednio przepisy art. 18a-18d.1.
Właściwymi organami w sprawach archiwów wyodrębnionych w zakresie określonym przepisami ustawy są odpowiednio:1)
Minister Obrony Narodowej, minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister właściwy do spraw zagranicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych i minister właściwy do spraw instytucji finansowych;2)
Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Szef Agencji Wywiadu;3)
Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego;4)
Szefowie: Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej i Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;5)
Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego.2.
Właściwym organem w sprawach archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu w zakresie określonym przepisami ustawy jest Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.3.
(uchylony).4.
Minister Obrony Narodowej może upoważnić Szefa Służby Wywiadu Wojskowego i Szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego lub osoby przez nich wskazane do wyrażania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powstałej w wyniku działalności jednostek organizacyjnych odpowiednio Służby Wywiadu Wojskowego i Służby Kontrwywiadu Wojskowego.1.
Przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych działa Rada Archiwalna jako organ doradczy i opiniodawczy.2.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego powołuje członków Rady Archiwalnej na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, przedstawiony w porozumieniu ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich.3.
Kadencja Rady Archiwalnej trwa trzy lata.1.
Do zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych należy:1)
koordynowanie działalności archiwalnej na terenie Państwa;2)
(uchylony);3)
wydawanie zezwoleń na czasowy wywóz określonych materiałów archiwalnych;4)
nadzór nad gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem, opracowywaniem, udostępnianiem i zabezpieczaniem materiałów archiwalnych oraz brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej;5)
nadzór nad działalnością naukową i wydawniczą prowadzoną w archiwach państwowych;6)
prowadzenie współpracy międzynarodowej w zakresie spraw archiwalnych;7)
(uchylony);8)
prowadzenie ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych;9)
popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej i wydawniczej;10)
koordynowanie zadań w dziedzinie informatyzacji, telekomunikacji i teleinformatyki oraz zarządzania informacją podległych mu archiwów państwowych, w szczególności w zakresie:a)
zakupu, projektowania, budowy, wdrażania, rozwoju, integracji i eksploatacji systemów informatycznych i teleinformatycznych wyposażonych w środki zabezpieczające dane osobowe przetwarzane w tych systemach, w tym udostępniania tych systemów archiwom państwowym oraz realizacji dostaw i robót budowlanych niezbędnych do wykonywania tych zadań,b)
wymiany danych pomiędzy systemami, o których mowa w lit. a;10a)
zapewnienie utrzymania i serwisu systemów informatycznych i teleinformatycznych oraz zabezpieczanie danych osobowych przetwarzanych w tych systemach;11)
wykonywanie zadań określonych w przepisach ustawy z dnia 25 maja 2017 r. o restytucji narodowych dóbr kultury.1a.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 4 i 10, dotyczących podległych mu archiwów państwowych, może wydawać zarządzenia.1b.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć podległemu mu archiwum wykonywanie zadań, o których mowa w ust. 1 pkt 10.2.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych uprawniony jest do kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez podmioty wymienione w art. 22.3.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, określi szczegółowy zakres działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.4.
Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się do archiwów wyodrębnionych.1.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zawiadamia kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej, zwanej dalej "jednostką kontrolowaną", o kontroli, o której mowa w art. 21 ust. 2, nie później niż w terminie 7 dni przed dniem rozpoczęcia kontroli; od zawiadomienia można odstąpić w przypadku zagrożenia dokumentacji zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą.2.
Kontrolę przeprowadza wyznaczony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych pracownik Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub archiwum państwowego, zwany dalej "kontrolerem", na podstawie imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, po okazaniu dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz, w razie potrzeby, odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa.3.
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:1)
oznaczenie wydającego upoważnienie oraz datę wydania upoważnienia;2)
podstawę prawną kontroli;3)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;4)
nazwę i adres jednostki kontrolowanej;5)
zakres i przedmiot kontroli;6)
okres ważności upoważnienia;7)
podpis wydającego upoważnienie.4.
Kontrolerowi przysługuje prawo do:1)
swobodnego poruszania się na terenie siedziby jednostki kontrolowanej oraz w miejscu wykonywania jej zadań w strefach ogólnie dostępnych, a w przypadku stref zamkniętych - do poruszania się wyłącznie pod nadzorem pracownika wyznaczonego przez kierownika jednostki kontrolowanej;2)
wglądu do dokumentacji dotyczącej zakresu i przedmiotu kontroli lub mającej znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego, z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej;3)
żądania udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień;4)
korzystania z pomocy biegłych.5.
Jeżeli w toku kontroli konieczne jest zbadanie zagadnień wymagających wiadomości specjalnych, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, z własnej inicjatywy lub na wniosek kontrolera, powołuje biegłego, określając zakres i przedmiot opinii, termin jej wydania oraz wysokość wynagrodzenia.6.
Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany do:1)
zapewnienia warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli;2)
przedstawienia, na żądanie kontrolera, dokumentacji dotyczącej zakresu i przedmiotu kontroli lub mającej znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego;3)
pisemnego wskazania imienia i nazwiska osoby upoważnionej do reprezentowania go podczas kontroli w czasie jego nieobecności.7.
Kontroler jest obowiązany do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskał w związku z wykonywaniem czynności służbowych; obowiązek ten trwa również po ustaniu zatrudnienia.1.
Wyniki kontroli kontroler przedstawia w protokole kontroli.2.
Protokół kontroli zawiera:1)
nazwę i adres jednostki kontrolowanej;2)
określenie aktu prawnego stanowiącego podstawę prawną działania jednostki kontrolowanej;3)
nazwę organu, któremu jednostka kontrolowana jest podległa lub który sprawuje nad nią nadzór, i jego adres;4)
imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej;5)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera oraz datę wydania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;6)
datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, ze wskazaniem dni będących przerwami w kontroli;7)
zakres i przedmiot kontroli;8)
informację o statucie i regulaminie organizacyjnym jednostki kontrolowanej wraz z opisem jej struktury organizacyjnej;9)
w przypadku jednostki kontrolowanej w stanie likwidacji, której upadłość ogłoszono, w toku przekształcenia lub innych zmian organizacyjnych - informację o terminie wszczęcia likwidacji, ogłoszenia upadłości lub wprowadzenia zmian organizacyjnych oraz przewidywanym terminie ich zakończenia;10)
informację o dokonanych w przeszłości zmianach organizacyjnych, które mają wpływ na sposób realizacji przez jednostkę kontrolowaną zadań określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;11)
informację o instrukcji kancelaryjnej, jednolitym rzeczowym wykazie akt, kwalifikatorze dokumentacji i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt obowiązujących w jednostce kontrolowanej;12)
informację o kontrolach dotyczących przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przeprowadzonych przez inne podmioty;13)
opis ustalonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym stwierdzonych nieprawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz imiona, nazwiska i funkcję (stanowisko) osób odpowiedzialnych za nieprawidłowości;14)
wskazanie podstaw dokonanych ustaleń;15)
informację o realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku ostatniej kontroli;16)
pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania tego protokołu;17)
wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera;18)
omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień;19)
podpis kontrolera oraz wskazanie miejsca i daty podpisania protokołu kontroli;20)
podpis kierownika jednostki kontrolowanej oraz wskazanie miejsca i daty podpisania protokołu kontroli albo w przypadku odmowy podpisania protokołu kontroli - wzmiankę o tym fakcie.3.
Kierownik jednostki kontrolowanej, przed podpisaniem protokołu kontroli, może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania.4.
Kontroler w przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli, w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, dokonuje analizy zastrzeżeń i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności kontrolne.5.
W przypadku stwierdzenia, że zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli są zasadne w całości lub w części, kontroler zmienia lub uzupełnia protokół kontroli.6.
W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli w całości kontroler pozostawia protokół kontroli bez zmian.7.
Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.8.
W przypadku odmowy podpisania protokołu kontroli kontroler dołącza do niego pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.9.
Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolera.1.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania protokołu kontroli, przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej wystąpienie pokontrolne.2.
Wystąpienie pokontrolne zawiera:1)
oznaczenie wydającego wystąpienie;2)
nazwę i adres jednostki kontrolowanej;3)
podstawę prawną kontroli;4)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;5)
datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;6)
zakres i przedmiot kontroli;7)
ocenę działalności jednostki kontrolowanej w zakresie objętym kontrolą, w tym stwierdzone nieprawidłowości;8)
zalecenia dotyczące sposobu usunięcia nieprawidłowości;9)
termin usunięcia nieprawidłowości lub termin opracowania harmonogramu realizacji zaleceń i jego wdrożenia;10)
podpis wydającego wystąpienie;11)
datę podpisania wystąpienia.3.
Wystąpienie pokontrolne jest przekazywane kierownikowi jednostki kontrolowanej także w przypadku, gdy odmówił on podpisania protokołu kontroli.4.
Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 21 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do oceny i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym oraz złożyć dodatkowe wyjaśnienia i przedstawić dodatkową dokumentację.5.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, w terminie 21 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń:1)
zmienia wystąpienie pokontrolne i zmienione wystąpienie wraz z uzasadnieniem przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej - w przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń albo2)
odmawia zmiany wystąpienia pokontrolnego i swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej - w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości.6.
Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany wykonać zalecenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym.7.
Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie określonym w wystąpieniu pokontrolnym, informuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o sposobie wykonania zaleceń zawartych w tym wystąpieniu i działaniach podjętych w celu usunięcia nieprawidłowości lub przyczynach niepodjęcia takich działań.8.
Jeżeli jednostka kontrolowana nie wykonuje zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych występuje do organu nadrzędnego nad jednostką kontrolowaną albo organu sprawującego nad nią nadzór z wnioskiem o zastosowanie środków nadzoru zmierzających do usunięcia stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości.1.
Łączny czas trwania kontroli jednostki kontrolowanej, w tym obejmujący również dodatkowe czynności kontrolne, o których mowa w art. 21b ust. 4, nie może w roku kalendarzowym przekraczać 30 dni roboczych.2.
Przepisu ust. 1 nie stosuje się do kontroli przeprowadzanej w archiwach państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.1.
Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzi państwowa sieć archiwalna, którą tworzą:1)
archiwa państwowe;2)
archiwa wyodrębnione;3)
archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych;3a)
archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych;4)
(uchylony).2.
Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzą ponadto:1)
jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny;2)
biblioteki i muzea, przechowujące materiały archiwalne, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego, oraz gromadzące określone w art. 15 ust. 2 materiały archiwalne stanowiące państwowy zasób archiwalny:a)
których organizatorem jest:–
minister lub kierownik urzędu centralnego,–
jednostka samorządu terytorialnego,–
państwowa jednostka organizacyjna,b)
działające w państwowych jednostkach organizacyjnych i w samorządowych jednostkach organizacyjnych.Podmioty, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2-3a oraz ust. 2, w zakresie prowadzonej działalności archiwalnej mogą, na podstawie umowy albo porozumienia zawartych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub właściwym archiwum państwowym, nieodpłatnie korzystać z systemów informatycznych i teleinformatycznych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 10 lit. a.
Art. 22b. [Ograniczenie stosowania przepisów o ochronie danych osobowych do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej i przechowywania dokumentacji pracodawców ]
1.
Do przetwarzania danych osobowych przez jednostki, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2, w zakresie ich działalności archiwalnej, a także w zakresie przechowywania przez jednostki, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1, dokumentacji określonej w art. 51a ust. 1 i art. 51r, ogranicza się stosowanie:1)
art. 16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej "rozporządzeniem 2016/679", w ten sposób, że przetwarzający przyjmują od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne;2)
art. 18 ust. 1 lit. a i b rozporządzenia 2016/679, w zakresie niezbędnym do zapewnienia korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.2.
W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1. sprostowanie lub uzupełnienie jest przechowywane i udostępniane odrębnie od materiałów archiwalnych, a informację o ich wniesieniu zamieszcza się w odpowiednich środkach ewidencyjnych.3.
Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 rozporządzenia 2016/679, następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.4.
Administrator danych informuje o ograniczeniach, o których mowa w ust. 1 i 3, w Biuletynie Informacji Publicznej na swojej stronie podmiotowej, swojej stronie internetowej oraz w widocznym miejscu w swojej siedzibie.5.
Zabezpieczenia stosowane przez jednostki, o których mowa w art. 22, polegają co najmniej na:1)
dopuszczeniu do przetwarzania chronionych danych osobowych wyłącznie pracowników posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych;2)
pisemnym zobowiązaniu pracowników, o których mowa w pkt 1, do zachowania przetwarzanych danych w poufności.Art. 22c. [Zabezpieczenie wolności i praw osób, których dotyczą dane zawarte w materiałach archiwalnych]
1.
Jednostki, o których mowa w art. 22, w ramach działalności archiwalnej, wdrażają zabezpieczenia wolności i praw osób, których dotyczą dane zawarte w materiałach archiwalnych, w szczególności w trakcie ich udostępniania przez anonimizację danych osobowych, zawieranie z użytkownikami zasobu archiwalnego umów wyłączających dalsze przetwarzanie danych osobowych oraz przez pseudonimizację danych w systemach informatycznych i teleinformatycznych.2.
Stosowanie zabezpieczeń w postaci anonimizacji i pseudonimizacji nie jest obowiązkowe, jeżeli:1)
przetwarza się, w tym udostępnia, dane osobowe za zgodą osoby, której dane dotyczą, jej pełnomocnika, przedstawiciela ustawowego lub opiekuna prawnego;2)
osoba, której dane dotyczą, dobrowolnie i świadomie podała je uprzednio do publicznej wiadomości.3.
Zabezpieczenia wolności i praw, o których mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio do dokumentacji niestanowiącej materiałów archiwalnych, o ile nie sprzeciwia się to celom postępowania z tą dokumentacją.Jednostki wymienione w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz w ust. 2 pkt 2 przetwarzają dane osobowe, odpowiednio:
1)
wieczyście;2)
przez okres wynikający z art. 5 ust. 1 pkt 2.Działalność archiwalna obejmuje gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej.
Podmiot prowadzący działalność archiwalną, udzielając zamówienia, o którym mowa w art. 11 ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019), którego wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 zł, zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu na swojej stronie podmiotowej w Biuletynie Informacji Publicznej.
Zamówienie, o którym mowa w art. 23a, jest udzielane w sposób zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem okoliczności mogących mieć wpływ na jego udzielenie.
Podmiot prowadzący działalność archiwalną nie udostępnia informacji związanych z zamówieniem, o którym mowa w art. 23a, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1010 i 1649), jeżeli podmiot zainteresowany wykonaniem zamówienia, nie później niż przed podpisaniem umowy o wykonanie tego zamówienia, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane.
Podmiot prowadzący działalność archiwalną zamieszcza niezwłocznie na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej informację o udzieleniu zamówienia, o którym mowa w art. 23a, podając nazwę albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia, albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia.
Art. 24. [Tworzenie, łączenie i likwidacja archiwów państwowych; nadzór; dyrektor i rada naukowo-programowa]
1.
Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, tworzy lub łączy archiwa państwowe oraz ustala ich siedziby i zasięg działania albo likwiduje archiwa państwowe, kierując się potrzebą zapewnienia prawidłowej organizacji archiwów państwowych przez dostosowanie ich liczby, charakteru, wielkości i właściwości miejscowej do ilości przechowywanych materiałów archiwalnych, a także racjonalnego gospodarowania środkami finansowymi oraz mieniem archiwów państwowych.2.
Archiwa państwowe podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.3.
Działalnością archiwów państwowych kierują dyrektorzy powoływani przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.4.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych przy archiwach państwowych może powołać radę naukowo-programową jako organ doradczy i opiniodawczy. Dyrektor archiwum państwowego, w razie powołania rady naukowo-programowej, ustala jej skład osobowy.1.
Archiwa państwowe o charakterze centralnym obejmują zasięgiem działania obszar całego Państwa.2.
Zasób archiwalny archiwów określonych w ust. 1 stanowią materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności naczelnych i centralnych organów władzy i administracji rządowej oraz innych centralnych jednostek organizacyjnych, a także materiały archiwalne zgromadzone przez te archiwa w przeszłości (zasób historyczny).1.
Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego obejmują zasięgiem działania obszar jednego lub kilku województw.2.
Zasób archiwalny archiwów państwowych określonych w ust. 1 stanowią materiały archiwalne powstałe na terenie ich działania, a także ich zasób historyczny, z wyłączeniem materiałów archiwalnych wchodzących do zasobu archiwalnego archiwów państwowych o charakterze centralnym.1.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w uzasadnionych wypadkach, z uwagi na potrzeby nauki, kultury i gospodarki narodowej oraz w celu zabezpieczenia zasobów archiwalnych, może po zasięgnięciu opinii Rady Archiwalnej wprowadzić odstępstwa od zasad ich rozmieszczenia określonych w art. 25 i 26.2.
Przepis ust. 1 nie ma zastosowania do zasobów archiwalnych archiwów wyodrębnionych.1.
Do zakresu działania archiwów państwowych należy w szczególności:1)
kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego;2)
gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego;3)
kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione;4)
wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów, a także wydawanie zaświadczeń na podstawie tych materiałów;5)
prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin pokrewnych;6)
popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej;7)
wykonywanie zadań określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.2.
Archiwum państwowe, za zgodą Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, może powierzyć innemu archiwum państwowemu przeprowadzenie kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3.3.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, dotyczących podległych mu archiwów państwowych, może wydawać zarządzenia.4.
Do kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, przepisy art. 21a-21d stosuje się odpowiednio.1.
Archiwami wyodrębnionymi są:1)
archiwum Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej;2)
archiwum Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;3)
archiwum Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;4)
archiwum Rady Ministrów;5)
archiwum Biura Bezpieczeństwa Narodowego;6)
archiwa:a)
urzędu obsługującego Ministra Obrony Narodowej oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez tego Ministra - w zakresie działu administracji rządowej obrona narodowa,b)
urzędów obsługujących ministra właściwego do spraw wewnętrznych i ministra właściwego do spraw zagranicznych oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez tych ministrów - w zakresie działów administracji rządowej sprawy wewnętrzne i sprawy zagraniczne,c)
wyodrębnionych komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze - w zakresie tych czynności,d)
(uchylona),e)
wyodrębnionej komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu - w zakresie tych zadań;7)
archiwa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu;8)
archiwum Centralnego Biura Antykorupcyjnego;9)
archiwum Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.2.
Archiwa wyodrębnione obejmują zasięgiem działania obszar całego Państwa lub jego część.3.
Minister Obrony Narodowej, minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister właściwy do spraw zagranicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych, Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szef Agencji Wywiadu i Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określą, w drodze zarządzeń, organizację podległych im i przez nich nadzorowanych archiwów wyodrębnionych, uwzględniając w szczególności zakres ich działania.4.
Szef Kancelarii Sejmu, Szef Kancelarii Senatu, Szef Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego oraz Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, po zasięgnięciu opinii ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określą, w drodze zarządzeń, organizację podległych im i przez nich nadzorowanych archiwów wyodrębnionych, uwzględniając w szczególności zakres ich działania.5.
Do spraw nieuregulowanych w przepisach wydanych na podstawie ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące archiwów państwowych.6.
(uchylony).1.
Zasób archiwalny archiwów: Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej, Senatu Rzeczypospolitej Polskiej i Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w toku ich działalności, a także ich zasób historyczny.2.
Zasób archiwalny archiwum Rady Ministrów stanowią materiały archiwalne Prezesa Rady Ministrów, Rady Ministrów oraz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, powstałe i powstające w toku ich działalności, a także zasób historyczny Rady Ministrów.1.
Zasób archiwalny archiwów wyodrębnionych, o których mowa w art. 29 ust. 1 pkt 5-8, stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w toku działalności:1)
(uchylony);2)
organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego do spraw zagranicznych, Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefa Agencji Wywiadu, Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego i Szefa Biura Bezpieczeństwa Narodowego;3)
urzędów obsługujących Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych i ministra właściwego do spraw zagranicznych;4)
wyodrębnionych komórek organizacyjnych urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i urzędów celno-skarbowych, w których funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze;5)
(uchylony);6)
wyodrębnionej komórki organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych.2.
Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, obejmuje również dokumenty przesyłane i składane przez obce podmioty prawa międzynarodowego.3.
Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego Prezesowi Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, stanowią materiały archiwalne określone w ustawie z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (Dz. U. z 2019 r. poz. 1882), a także powstałe w toku działalności tego Instytutu.1.
Archiwa wyodrębnione przekazują do archiwów państwowych o charakterze centralnym materiały archiwalne, znajdujące się dotychczas w ich zasobie, po ustaniu okoliczności uzasadniających ich przechowywanie w archiwach wyodrębnionych, nie później jednak niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli.2.
(uchylony).3.
(uchylony).1.
Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach tych można utworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe.2.
Jeżeli jednostką, o której mowa w ust. 1, jest ministerstwo, archiwum zakładowe tworzy się odrębnie dla każdego działu administracji rządowej, określonego w przepisach odrębnych.3.
Jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala:1)
w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa - Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;2)
w odniesieniu do innych jednostek - dyrektor właściwego archiwum państwowego.1.
Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33, są obowiązani zapewnić:1)
gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, tworzących zasób podległych im archiwów zakładowych;2)
klasyfikowanie i kwalifikowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, a także przekazywanie materiałów archiwalnych właściwym archiwom państwowym oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.2.
Kierownicy tych jednostek obowiązani są ponadto przed zlecaniem prac projektowych wykorzystać odpowiedni materiał archiwalny.3.
Jeżeli jednostką organizacyjną jest urząd administracji rządowej, kierownik jednostki wykonuje zadania określone w ust. 1 i 2 poprzez dyrektora generalnego tego urzędu, powołanego na podstawie przepisów odrębnych.1.
Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w której zostały utworzone.2.
Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone. Archiwa zakładowe nie mogą posiadać zasobu historycznego; nie dotyczy to archiwów szkół wyższych.3.
Zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa te zostały utworzone. Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje archiwum zakładowe.1.
W państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych innych niż określone w art. 33 powstałą w nich i powstającą dokumentację, niemającą już zastosowania w ich działalności, gromadzi się w składnicach akt.2.
Kierownicy jednostek określonych w ust. 1 obowiązani są:1)
zapewnić ochronę przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej w składnicach akt;2)
umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej;3)
zapewnić prowadzenie ewidencji dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.3.
Dokumentacja przechowywana w składnicach akt służy potrzebom jednostek, w których składnice te zostały utworzone. W wyjątkowych wypadkach jest ona udostępniana osobom trzecim za zezwoleniem kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje składnica akt.Jeżeli jednostka, o której mowa w art. 33 i art. 36, posiada struktury terenowe, archiwum zakładowe lub składnicę akt można utworzyć odrębnie dla każdej takiej struktury, o ile spełnia ona co najmniej jedno z następujących kryteriów:
1)
jest zorganizowaną, wyodrębnioną i samodzielną całością położoną w miejscu zidentyfikowanym odrębnym adresem, pod którym lub z którego prowadzona jest działalność;2)
prowadzi działalność o zasięgu regionalnym i dla potrzeb regionalnych;3)
posiada dokumentację przydatną dla potrzeb określonych w art. 16 ust. 1 na terenie, na którym jest ona wytwarzana i gromadzona.Art. 38. [Powierzenie gromadzenia i przechowywania materiałów archiwalnych jednostkom organizacyjnym]
Jednostkom organizacyjnym, z uwagi na ich szczególny charakter lub zadania, na ich wniosek, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć na stałe lub na czas określony gromadzenie i przechowywanie materiałów archiwalnych, określając przy tym warunki powierzenia.
1.
Biblioteki i muzea wymienione w art. 22 ust. 2 pkt 2, które gromadzą i przechowują materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, w zakresie tych materiałów pełnią funkcje jednostek państwowej sieci archiwalnej.2.
Jednostki organizacyjne określone w ust. 1 w zakresie posiadanego zasobu archiwalnego podlegają przepisom ustawy.1.
Prawa i obowiązki pracowników Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i archiwów państwowych, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1559 oraz z 2019 r. poz. 730 i 2020), określają przepisy ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1915 oraz z 2019 r. poz. 1043 i 1820).2.
W Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i archiwach państwowych można zatrudniać pracowników naukowych. Do pracowników naukowych stosuje się przepisy art. 39 ust. 2, art. 41, art. 42, art. 43 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 5 oraz ust. 2, 3, 5 i 6, art. 44 ust. 1 i ust. 5 pkt 1-4 i 6, art. 47 ust. 5, art. 59 i art. 60 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1350 i 2227), a w zakresie zasad wynagradzania - przepisy ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych, z wyjątkiem art. 11 i art. 12 tej ustawy.1 Art. 23a zmieniony przez art. 5 ustawy z dnia 11 września 2019 r. (Dz.U.2019.2020) zmieniającej nin. ustawę z dniem 1 stycznia 2021 r.