Należności przysługujące pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2023.2190 t.j.

Akt obowiązujący
Wersja od: 12 października 2023 r.

ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ 1
z dnia 29 stycznia 2013 r.
w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Na podstawie art. 775 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) zarządza się, co następuje:

Przepisy ogólne

§  1.  [Zakres przedmiotowy rozporządzenia]
Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:
1)
na obszarze kraju, zwanej dalej "podróżą krajową";
2)
poza granicami kraju, zwanej dalej "podróżą zagraniczną".
§  2.  [Dieta, zwrot kosztów]
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1)
diety;
2)
zwrot kosztów:
a)
przejazdów,
b)
dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c)
noclegów,
d)
innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
§  3.  [Zwrot kosztów przejazdu]
1. 
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
2. 
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
3. 
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
4. 
W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm. 2 ).
§  4.  [Inne niezbędne wydatki związane z podróżą]
1. 
Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.
2. 
Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.
§  5.  [Rozliczenie kosztów podróży]
1. 
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
2. 
Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
3. 
W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Podróż krajowa

§  6.  [Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej]
1. 
Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.
2. 
Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
§  7.  [Dieta w czasie podróży krajowej]
1. 
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.
2. 
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1)
jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a)
mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
b)
od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
c)
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2)
jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a)
do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
b)
ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
3. 
Dieta nie przysługuje:
1)
za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;
2)
jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
4. 
Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1)
śniadanie - 25% diety;
2)
obiad - 50% diety;
3)
kolacja - 25% diety.
5. 
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio.
§  8.  [Zwrot kosztów noclegu; ryczałt]
1. 
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.
2. 
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
3. 
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
4. 
Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
5. 
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
§  9.  [Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej]
1. 
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.
2. 
Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.
3. 
Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
§  10.  [Zwrot kosztów przejazdu do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem]
Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
§  11.  [Zaliczka na niezbędne koszty podróży krajowej]
Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Podróż zagraniczna

§  12.  [Obliczanie czasu podróży zagranicznej]
Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
1)
lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2)
lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3)
morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
§  13.  [Dieta w czasie podróży zagranicznej]
1. 
Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
2. 
Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
3. 
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
1)
za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2)
za niepełną dobę podróży zagranicznej:
a)
do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b)
ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
c)
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
4. 
Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.
§  14.  [Przesłanki pomniejszenia diety]
1. 
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.
2. 
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1)
śniadanie - 15% diety;
2)
obiad - 30% diety;
3)
kolacja - 30% diety.
3. 
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.
4. 
Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
§  15.  [Wysokość diety w przypadku pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej]
Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.
§  16.  [Zwrot kosztów noclegu; ryczałt]
1. 
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
2. 
W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.
3. 
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
4. 
Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.
§  17.  [Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego]
1. 
Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.
2. 
W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.
3. 
Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
4. 
Ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:
1)
odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
2)
ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
3)
nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.
§  18.  [Zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego]
Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.
§  19.  [Niezbędne koszty leczenia za granicą; koszty transportu zwłok do kraju]
1. 
W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.
2. 
Zwrot kosztów, o których mowa w ust. 1, następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2561, z późn. zm. 3 ).
3. 
Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.
4. 
W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
§  20.  [Zaliczka na niezbędne koszty podróży]
1. 
Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
2. 
Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.
3. 
Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.
§  21.  [Odbywanie podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju]
W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio.

Przepisy końcowe

§  22.  [Derogacja]
Tracą moc:
1)
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z 2004 r. Nr 271, poz. 2686, z 2005 r. Nr 186, poz. 1554 oraz z 2006 r. Nr 227, poz. 1661);
2)
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z 2003 r. Nr 199, poz. 1951, z 2004 r. Nr 271, poz. 2687 oraz z 2005 r. Nr 186, poz. 1555).
§  23.  [Wejście w życie]
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2013 r.

ZAŁĄCZNIK

WYSOKOŚĆ DIETY ZA DOBĘ PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ ORAZ LIMITU NA NOCLEG W POSZCZEGÓLNYCH PAŃSTWACH

Lp.PaństwoWalutaKwota dietyKwota limitu na nocleg
12345
1AfganistanEUR47140
2AlbaniaEUR41120
3AlgieriaEUR50200
4AndoraEUR50200
5AngolaUSD61180
6Arabia SaudyjskaEUR50200
7ArgentynaUSD50150
8ArmeniaEUR42145
9AustraliaAUD95270
10AustriaEUR57150
11AzerbejdżanEUR43150
12BangladeszUSD50120
13BelgiaEUR55200
14BiałoruśEUR42130
15Bośnia i HercegowinaEUR41100
16BrazyliaEUR43120
17BułgariaEUR40120
18ChileUSD60120
19ChinyEUR55170
20ChorwacjaEUR42125
21CyprEUR43160
22CzarnogóraEUR40110
23CzechyEUR41120
24DaniaDKK4461430
25Demokratyczna Republika KongaUSD66220
26EgiptUSD55150
27EkwadorUSD44110
28EstoniaEUR45110
29EtiopiaUSD55300
30FinlandiaEUR53180
31FrancjaEUR55200
32GrecjaEUR50160
33GruzjaEUR48160
34HiszpaniaEUR50200
35HolandiaEUR50150
36IndieEUR42210
37IndonezjaEUR41110
38IrakUSD60120
39IranEUR4195
40IrlandiaEUR52160
41IslandiaEUR56160
42IzraelEUR70200
43JaponiaJPY753222 000
44JemenUSD48160
45JordaniaEUR50130
46KambodżaUSD45100
47KanadaCAD71190
48KatarEUR41200
49KazachstanEUR45155
50KeniaEUR41150
51KirgistanUSD41150
52KolumbiaUSD49120
53KongoUSD66220
54Korea PołudniowaEUR46170
55Korea PółnocnaEUR48170
56KostarykaUSD50140
57KubaEUR50140
58KuwejtEUR39200
59LaosUSD54100
60LibanUSD57150
61LibiaEUR52100
62LiechtensteinCHF88220
63LitwaEUR45150
64LuksemburgEUR55200
65ŁotwaEUR57132
66Macedonia PółnocnaEUR43138
67MalezjaEUR41140
68MaltaEUR43180
69MarokoEUR41130
70MeksykUSD58154
71MołdawiaEUR4594
72MonakoEUR55200
73MongoliaEUR45154
74NiemcyEUR49170
75NigeriaEUR46240
76NorwegiaNOK4961650
77Nowa ZelandiaUSD58180
78OmanEUR40240
79PakistanEUR38200
80PalestynaEUR70200
81PanamaUSD52140
82PeruUSD50150
83Południowa AfrykaUSD52275
84PortugaliaEUR49150
85RosjaEUR48200
86RumuniaEUR42110
87San MarinoEUR53192
88SenegalEUR44120
89SerbiaEUR40110
90SingapurUSD56230
91SłowacjaEUR47132
92SłoweniaEUR45143
93Stany Zjednoczone Ameryki (USA), w tym:

- Nowy Jork

- Waszyngton

USD59200
350
300
94SyriaUSD50150
95SzwajcariaCHF88220
96SzwecjaSEK5102000
97TadżykistanEUR41140
98TajlandiaUSD42110
99TanzaniaUSD53150
100TunezjaEUR37100
101TurcjaUSD53185
102TurkmenistanEUR4790
103UkrainaEUR41180
104UrugwajUSD5080
105UzbekistanEUR41140
106WatykanEUR53192
107WenezuelaUSD60220
108WęgryEUR44143
109Wielka BrytaniaGBP45220
110WietnamUSD53160
111WłochyEUR53192
112Wybrzeże Kości SłoniowejEUR33100
113ZimbabweEUR3990
114Zjednoczone Emiraty ArabskieEUR43220
115Państwa inne niż wymienione w lp. 1-114EUR41140
Przy podróżach do:

- Gibraltaru dieta i kwota limitu na nocleg wynoszą tyle samo co przy podróżach do Wielkiej Brytanii,

- Hongkongu dieta wynosi 55 USD, a kwota limitu na nocleg - 250 USD,

- Tajwanu dieta wynosi 40 EUR, a kwota limitu na nocleg - 142 EUR.

1 Obecnie działem administracji rządowej – praca kieruje Minister Rodziny i Polityki Społecznej, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny i Polityki Społecznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 416).
2 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy został ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 760, 919, 1123, 1193, 1195, 1523 i 1720.
3 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 2674 i 2770 oraz z 2023 r. poz. 605, 650, 658, 1234, 1429, 1675, 1692, 1733, 1831, 1872 i 1938.