Rozdział 2 - Kontrola wewnętrzna w towarzystwie - Kontrola wewnętrzna, ewidencja zawartych transakcji, zapobieganie występowaniu konfliktów interesów oraz dokumentowanie źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych w towarzystwie funduszy inwestycyjnych.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2009.45.364

Akt utracił moc

Wersja od: 20 marca 2009 r.

Rozdział  2

Kontrola wewnętrzna w towarzystwie

§  3.

1. Towarzystwo jest obowiązane opracować i wdrożyć system kontroli wewnętrznej służący zapobieganiu przypadkom działania niezgodnego z prawem i procedurami wewnętrznymi przyjętymi przez towarzystwo, z zastrzeżeniem § 4 ust. 8.

2. Celem systemu kontroli wewnętrznej jest zapewnienie:

1) nadzoru nad przepływem informacji poufnych i informacji stanowiących tajemnicę zawodową, zabezpieczenia dostępu do nich oraz przeciwdziałanie wykorzystywaniu ich przez osoby obowiązane;

2) kontrolowania przestrzegania procedur i regulaminów wewnętrznych obowiązujących w towarzystwie;

3) kontrolowania prawidłowości dokumentowania źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych;

4) terminowości i kompletności przekazywanych sprawozdań finansowych sporządzanych przez towarzystwo i zarządzane przez nie fundusze inwestycyjne;

5) terminowości, kompletności, prawidłowości i jakości raportów i informacji przekazywanych przez towarzystwo i zarządzane przez nie fundusze inwestycyjne innych niż wskazane w pkt 4;

6) nadzoru nad przestrzeganiem reguł postępowania w celu przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł.

3. Przyjęty przez towarzystwo system kontroli wewnętrznej powinien uwzględniać rodzaj i zakres działalności prowadzonej przez towarzystwo, w tym w szczególności rodzaj i wielkość zarządzanych przez nie funduszy inwestycyjnych.

4. W ramach systemu kontroli wewnętrznej w towarzystwie jest prowadzona i aktualizowana książka procedur zawierająca wszystkie procedury i regulaminy związane z prowadzoną działalnością towarzystwa. Książka procedur może być prowadzona w formie zapisu elektronicznego.

5. Zasady przyjętego przez towarzystwo systemu kontroli wewnętrznej określa regulamin kontroli wewnętrznej, uchwalany przez właściwe organy towarzystwa.

6. Regulamin kontroli wewnętrznej powinien określać w szczególności:

1) zakres kompetencji inspektora nadzoru oraz funkcjonowanie komórki kontroli wewnętrznej, w tym zasady wyznaczania osoby wykonującej obowiązki inspektora nadzoru w przypadku jego czasowej nieobecności;

2) zakres przeprowadzanych kontroli wewnętrznych;

3) tryb i zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej;

4) zasady sporządzania raportów z kontroli;

5) zasady raportowania o wynikach kontroli.

§  4.

1. Towarzystwo jest obowiązane wydzielić w swojej strukturze stałą komórkę kontroli wewnętrznej, którą kieruje inspektor nadzoru. W przypadku gdy uzasadnia to rodzaj i zakres działalności prowadzonej przez towarzystwo oraz jeśli nie zagraża to interesom klientów i uczestników funduszu, czynności kontroli wewnętrznej mogą być wykonywane przez inspektora nadzoru w ramach stanowiska jednoosobowego. W takim przypadku do stanowiska jednoosobowego stosuje się przepisy rozporządzenia dotyczące komórki kontroli wewnętrznej.

2. Inspektor nadzoru niebędący członkiem zarządu podlega bezpośrednio prezesowi zarządu towarzystwa, a w przypadku gdy prezes nie został powołany - zarządowi towarzystwa, który zapewnia komórce niezależność organizacyjną umożliwiającą prawidłowe wykonywanie obowiązków.

3. Do zakresu działania komórki kontroli wewnętrznej należy:

1) ujawnianie i zapobieganie naruszaniu przez towarzystwo i zarządzane przez nie fundusze inwestycyjne obowiązków wynikających z przepisów prawa regulujących działalność towarzystwa i funduszy inwestycyjnych;

2) kontrolowanie przestrzegania procedur i regulaminów wewnętrznych obowiązujących w towarzystwie;

3) nadzór nad przepływem informacji poufnych i informacji stanowiących tajemnicę zawodową, zabezpieczenie dostępu do nich oraz przeciwdziałanie wykorzystywaniu ich przez osoby obowiązane w sposób niezgodny z prawem lub obowiązującymi w towarzystwie procedurami wewnętrznymi;

4) nadzorowanie rozpatrywania skarg uczestników zarządzanych przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych oraz klientów towarzystwa, a także nadzorowanie prowadzenia rejestru skarg;

5) kontrolowanie sposobu prowadzenia ewidencji zawartych transakcji, o której mowa w § 7;

6) kontrolowanie prawidłowości dokumentowania źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych;

7) stałe monitorowanie dokonanych przez fundusze inwestycyjne zarządzane przez towarzystwo przekroczeń i dostosowań ograniczeń inwestycyjnych wynikających z ustawy lub statutu funduszu, spowodowanych przez:

a) zmiany cen składników lokat posiadanych przez fundusz,

b) zmiany wartości aktywów funduszy, występujące w okresie pomiędzy zawarciem transakcji nabycia składnika lokat a jej rozliczeniem, związane z obowiązkiem jej ujęcia w księgach rachunkowych w dacie zawarcia umowy,

c) zmiany wartości aktywów funduszy wynikające z transakcji przy zobowiązaniu się funduszu do odkupu,

d) zmiany wartości aktywów funduszu związane ze zbywaniem lub odkupywaniem jednostek uczestnictwa funduszy albo emisją lub wykupywaniem certyfikatów inwestycyjnych

- a także analiza przyczyn ich występowania;

8) badanie i regularna ocena adekwatności i skuteczności przyjętego systemu nadzoru wewnętrznego, jak również działań podejmowanych w celu wypełniania przez towarzystwo i zarządzane przez nie fundusze inwestycyjne obowiązków wynikających z przepisów prawa;

9) przeprowadzanie systematycznych kontroli w zakresie, o którym mowa w pkt 1-7.

4. Towarzystwo zapewnia osobom wykonującym zadania z zakresu kontroli wewnętrznej stosowne uprawnienia, środki i dostęp do wszelkich niezbędnych informacji i pomieszczeń. Osoby te powinny posiadać odpowiednie kwalifikacje w zakresie niezbędnym do wykonywania tych zadań.

5. Towarzystwo zapewnia, aby osoby wykonujące zadania kontroli wewnętrznej nie brały udziału w wykonywaniu czynności z zakresu działalności, która jest przedmiotem sprawowanej przez nie kontroli wewnętrznej, a sposób wynagradzania tych osób umożliwiał zapewnienie ich obiektywizmu.

6. Inspektor nadzoru, nie rzadziej niż raz do roku, sporządza i przekazuje zarządowi i radzie nadzorczej towarzystwa raport z funkcjonowania nadzoru wewnętrznego. Raport powinien w szczególności zawierać zestawienie wyników przeprowadzonych kontroli wewnętrznych oraz ocenę adekwatności, o której mowa w ust. 3 pkt 8.

7. Inspektor nadzoru odbiera od podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych dokonującego badania lub przeglądu sprawozdań finansowych funduszy inwestycyjnych zarządzanych przez towarzystwo:

1) coroczne oświadczenie potwierdzające jego niezależność i niezależność biegłych rewidentów dokonujących badania lub przeglądu;

2) coroczne informacje dotyczące innych usług świadczonych przez podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych na rzecz funduszy inwestycyjnych zarządzanych przez towarzystwo;

3) informacje o zagrożeniach niezależności podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych oraz czynnościach zastosowanych w celu ograniczenia tych zagrożeń.

8. Towarzystwo prowadzące działalność w zakresie zarządzania portfelami lub doradztwa inwestycyjnego, w odniesieniu do systemu kontroli wewnętrznej, powinno dodatkowo uwzględniać warunki określone w przepisach wydanych na podstawie art. 47 ust. 7 ustawy.

§  5.

1. W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli naruszenia przepisów prawa lub istotnych postanowień obowiązujących w towarzystwie regulaminów lub procedur wewnętrznych, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 2, inspektor nadzoru lub upoważniony pracownik komórki nadzoru wewnętrznego sporządza raport i przekazuje go niezwłocznie zarządowi towarzystwa.

2. Inspektor nadzoru przekazuje zarządowi oraz radzie nadzorczej towarzystwa informację o naruszeniu przez członka zarządu lub rady nadzorczej towarzystwa przepisów prawa lub istotnych postanowień obowiązujących w towarzystwie regulaminów lub procedur wewnętrznych, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 2.

§  6.

1. Inspektor nadzoru prowadzi dziennik kontroli zawierający dane dotyczące kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w towarzystwie w ciągu danego roku kalendarzowego.

2. W dzienniku kontroli umieszcza się następujące dane:

1) oznaczenie podmiotu kontrolującego;

2) zakres kontroli;

3) datę rozpoczęcia kontroli;

4) datę zakończenia kontroli;

5) wnioski z kontroli lub zalecenia pokontrolne.

3. Dane, o których mowa w ust. 2 pkt 1-3, podlegają wpisowi do dziennika kontroli, nie później niż w dniu rozpoczęcia kontroli, a dane, o których mowa w ust. 2 pkt 4 i 5 - niezwłocznie po zakończeniu kontroli.