§ 7. - Klasyfikowanie, kwalifikowanie i porządkowanie materiałów wyłączanych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2001.74.796

Akt obowiązujący

Wersja od: 20 lipca 2001 r.

§  7.

1. Materiały archiwalne państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, zwane dalej "materiałami archiwalnymi", przed przekazaniem do właściwego archiwum państwowego podlegają uporządkowaniu.

2. Przez uporządkowanie materiałów archiwalnych rozumie się chronologiczne ułożenie dokumentów w teczkach według numerów ewidencyjnych nadanych przy przyjmowaniu materiałów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, a w przypadku map wieloarkuszowych - usystematyzowanie według numerów arkuszy, ich opisanie, nadanie właściwego układu, sporządzenie ewidencji oraz techniczne zabezpieczenie.

3. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na każdej teczce:

1) nazwy jednostki organizacyjnej przekazującej materiały, u góry teczki,

2) symbolu klasyfikacji wpisanego w lewym górnym rogu,

3) symbolu kwalifikacji wpisanego w prawnym górnym rogu,

4) tytułu teczki,

5) rocznych dat krańcowych - najwcześniejszych i najpóźniejszych,

6) numeru teczki wynikającego z kolejności w spisie materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego, wpisanego w lewym dolnym rogu,

7) wykazu zawartości teczki, umieszczonego na wewnętrznej stronie teczki.

4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie z kolejnością ustaloną w załączniku nr 1.

5. Materiały archiwalne zabezpiecza się technicznie przez:

1) umieszczenie ich w odpowiednich opakowaniach chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym,

2) opakowanie w paczki zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej oraz numerami teczek.

6. Przed przekazaniem do archiwum państwowego materiały archiwalne ujmuje się w spisie materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego.

7. Wzór spisu materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.