§ 6. - Klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Dziennik Ustaw
Dz.U.2019.246 t.j.
Akt obowiązujący Wersja od: 8 lutego 2019 r.
§ 6.
1.
Kierownik jednostki zawiadamia dyrektora właściwego archiwum państwowego o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania, podając dane o:1)
nazwie organu lub jednostki organizacyjnej, która materiały archiwalne wytworzyła i zgromadziła;2)
zmianach nazwy organu lub jednostki organizacyjnej wraz z okresem działania pod daną nazwą;3)
zmianach struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej;4)
podstawie prawnej utworzenia organu lub jednostki organizacyjnej;5)
podstawie prawnej ustania działalności organu lub jednostki organizacyjnej;6)
właściwości rzeczowej i miejscowej organu lub jednostki organizacyjnej;7)
systemie kancelaryjnym stosowanym w organie lub jednostce organizacyjnej;8)
systemie wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym wskazanie, czy był to system elektronicznego zarządzania dokumentacją;9)
składzie chronologicznym, w którym były gromadzone materiały archiwalne, i jego rozmiarze;10)
składzie informatycznych nośników danych, w którym były gromadzone materiały archiwalne, i jego rozmiarze;11)
wyrażonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzą materiały archiwalne;12)
rodzajach materiałów archiwalnych;13)
rozmiarze materiałów archiwalnych wyrażonym we właściwy dla danego rodzaju materiałów archiwalnych sposób, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych, metrach bieżących;14)
stanie zachowania materiałów archiwalnych, w tym o podejmowanych dotychczas działaniach w zakresie profilaktyki konserwatorskiej lub konserwacji właściwej;15)
stopniu zewidencjonowania lub uporządkowania materiałów archiwalnych.2.
W przypadku niemożliwości podania danych, o których mowa w ust. 1, kierownik jednostki udziela stosownych pisemnych wyjaśnień.3.
Danych, o których mowa w ust. 1, nie podaje się podczas kolejnego przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, jeżeli od ostatniego przekazania nie uległy one zmianie.