Rozdział 3 - Sposób używania kas - Kasy rejestrujące mające postać oprogramowania.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2023.1849 t.j.

Akt obowiązujący

Wersja od: 11 września 2023 r.

Rozdział  3

Sposób używania kas

§  6.  [Obowiązki podatników prowadzących ewidencje za pomocą kas; korekty oczywistych omyłek]

1. Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy, wymagania techniczne określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia i posiadają ważne certyfikaty kasy.

2. Podatnik zapewnia połączenie kasy z drukarką i jej konfigurację w sposób zapewniający poprawny wydruk zgodny z wymaganiami określonymi w § 1 ust. 6 załącznika nr 1 do rozporządzenia.

3. Podatnik zapewnia konfigurację urządzenia, na którym jest zainstalowana kasa, zgodnie z wymaganiami określonymi przez producenta kasy.

4. Nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

5. Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji zawierającej:

1) datę sprzedaży;

2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) wartość z podatkiem (brutto) zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej - numer tego paragonu oraz numer unikatowy kasy;

7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.

6. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji pomyłek:

1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);

2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej - podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego kasy.

7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.

§ 7. [Ewidencjonowanie sprzedaży w przypadku czynności zwolnionych od podatku] Podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy, ewidencjonują wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną od podatku.

§  8.  [Zasady prowadzenia ewidencji]

1. Podatnicy, prowadząc ewidencję:

1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, paragon fiskalny, z zastrzeżeniem § 17;

2) w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty):

a) w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez jego żądania, z chwilą jej otrzymania,

b) za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy paragon fiskalny, bez jego żądania, niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, jednak nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania;

3) wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;

4) wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) albo łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu;

5) przypisują oznaczenia literowe od "A" do "G" do stawek podatku lub zwolnienia od podatku, przypisanych do nazw towarów i usług, w następujący sposób:

a) literze "A" - jest przypisana podstawowa stawka podatku w wysokości 22% albo 23%,

b) literze "B" - jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 7% albo 8%,

c) literze "C" - jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 5%,

d) literze "D" - jest przypisana obniżona stawka podatku w wysokości 0%,

e) literze "E" - jest przypisane zwolnienie od podatku,

f) literze "F" i "G" - są przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy;

6) przedstawiają, na żądanie organu podatkowego, przypisanie odpowiednich oznaczeń literowych do danej stawki podatku lub zwolnienia od podatku;

7) przechowują dokumenty fiskalne przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651, z późn. zm.), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598), i zapewniają do nich dostęp;

8) zapewniają czytelny wydruk paragonu fiskalnego w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej - jego czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży;

9) przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, sprawdzają poprawność wystawianego dokumentu.

2. Podatnicy używający kas rozliczających więcej niż jedną transakcję równocześnie, zamykają wszystkie rozpoczęte transakcje przed wystawieniem raportu fiskalnego dobowego.

3. Podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania.

4. Osoba, o której mowa w ust. 3, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji składa podatnikowi oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji.

5. Informacja o zasadach ewidencji, o której mowa w ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w ust. 4, są sporządzane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla osoby, o której mowa w ust. 3.

6. Wzór informacji o zasadach ewidencji, o której mowa w ust. 3, oraz oświadczenia, o którym mowa w ust. 4, stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia.

§  9.  [Używanie kasy łączącej różne kategorie kas; używanie kas specjalnych]

1. Podatnik może używać kasy, która łączy różne kategorie kas, o których mowa w § 4 ust. 1, o ile kasa spełnia wymagania techniczne dla każdej z tych kategorii kas.

2. W przypadku szczególnego rodzaju sprzedaży lub szczególnego sposobu prowadzenia ewidencji, dla którego jest wymagane prowadzenie ewidencji przy użyciu kas o zastosowaniu specjalnym, podatnicy są obowiązani używać tych kas.

§  10.  [Sposób wystawienia i treść paragonu fiskalnego]

1. Paragon fiskalny wystawia się w sposób zapewniający czytelną treść, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Paragon fiskalny może zawierać w miejscu określonym dla nazwy towaru lub usługi pozwalającej na jednoznaczną ich identyfikację, również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.

2. Do oznaczania skrótów nazw walut stosuje się oznaczenia skrótów nazw walut stosowane przez Narodowy Bank Polski.

§ 11. [Kontrola poprawności pracy kasy] Podatnicy używający kas:

1) dokonują sprawdzenia poprawności pracy kasy w zakresie prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, stawek podatku, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przypisania nazw towarów i usług do stawek podatku lub zwolnienia od podatku;

2) udostępniają kasy wraz z urządzeniem, na którym kasa jest zainstalowana, do kontroli stanu oprogramowania i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów.

§  12.  [Awaria lub utrata kasy]

1. W przypadku awarii kasy związanej z wystąpieniem błędu weryfikacji danych w bazie danych kasy podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 24 godzin od stwierdzenia awarii, powiadamia o tym właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego.

2. W przypadku utraty kasy podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od powzięcia informacji o utracie, powiadamia o tym właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku utraty kasy w wyniku kradzieży podatnik dołącza do powiadomienia potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży wydane przez organ ścigania.

3. Termin określony w ust. 2 jest liczony zgodnie z przepisami art. 12 § 1 i 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.

4. W przypadku odzyskania utraconej kasy podatnik niezwłocznie powiadamia o tym właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego.

§  13.  [Fiskalizacja kasy]

1. Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji podatnik dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy.

2. Fiskalizacji dokonuje się wyłącznie w trybie obsługi kasy, gdy baza danych kasy nie zawiera danych, z wyjątkiem numeru unikatowego.

3. Fiskalizacja obejmuje czynności określone w § 17 załącznika nr 1 do rozporządzenia.

§ 14. [Ponowne uruchomienie fiskalizacji kasy] W przypadku przerwania fiskalizacji z powodu braku połączenia z Centralnym Repozytorium Kas podatnik zapewnia dokonanie ponownego uruchomienia fiskalizacji.

§  15.  [Automatyczne przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas]

1. Podatnik po uruchomieniu trybu fiskalnego jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych.

2. Automatycznemu przesyłaniu danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas podlegają dokumenty fiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy, zapisane w bazie danych kasy od czasu poprzedniego automatycznego przesyłania danych.

§  16.  [Dokumenty wystawiane przez podatników prowadzących ewidencję przy użyciu kasy mającej postać oprogramowania]

1. Podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają:

1) paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 17 i § 18;

2) raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej;

3) raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo tylko w postaci elektronicznej;

4) raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej;

5) raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej;

6) łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej;

7) łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej;

8) raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej;

9) dokumenty niefiskalne w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo tylko w postaci elektronicznej.

2. W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas o zastosowaniu specjalnym paragon fiskalny zawiera dane właściwe dla specyfiki danego rodzaju sprzedaży lub specyfiki prowadzonej ewidencji, określone i umieszczone we właściwej kolejności, zgodnie z § 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia.

3. W przypadku dokonywania rozliczania przy użyciu kasy wyłącznie opakowań zwrotnych podatnik wystawia dokument niefiskalny, który zawiera blok danych określających rozliczenie opakowań zwrotnych i dane dotyczące płatności za sprzedaż ujętą jak na paragonie fiskalnym, zawierające co najmniej oznaczenie odpowiednio "DO ZAPŁATY", "DO ZWROTU" lub "CENA" wraz z wysokością należności po uwzględnieniu rozliczenia opakowań zwrotnych.

§  17.  [Wystawianie paragonów fiskalnych w przypadku urządzeń do automatycznej sprzedaży towarów i usług w trybie bezobsługowym]

1. W przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f, gdy komponent komunikacyjny kasy nie umożliwia komunikacji kasy z drukarką, podatnik:

1) nie zapewnia połączenia kasy z drukarką i jej konfiguracji w sposób zapewniający poprawny wydruk zgodny z wymaganiami określonymi w § 1 ust. 6 załącznika nr 1 do rozporządzenia;

2) nie wystawia paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej oraz zapewnia nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie pokazanie zgodnie z § 53 ust. 2 pkt 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia;

3) nie wystawia:

a) raportów fiskalnych dobowych,

b) raportów fiskalnych okresowych,

c) raportu fiskalnego rozliczeniowego,

d) łącznych raportów fiskalnych okresowych,

e) łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego,

f) raportów fiskalnych zdarzeń,

g) raportu fiskalnego fiskalizacji,

h) dokumentów niefiskalnych

- w postaci papierowej oraz przesyła raporty fiskalne okresowe, raport fiskalny rozliczeniowy, łączne raporty fiskalne okresowe, łączny raport fiskalny rozliczeniowy i raporty fiskalne zdarzeń do komputerowych systemów ogólnodostępnych i dokonuje ich zapisu lub wydruku w tych systemach, a raporty fiskalne dobowe, raport fiskalny fiskalizacji i dokumenty niefiskalne może przesłać do tych systemów i dokonać ich zapisu lub wydruku w tych systemach.

2. W przypadku prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy, o której mowa w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f, gdy komponent komunikacyjny kasy umożliwia komunikację kasy z drukarką, podatnik może nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, jeżeli zapewnia nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie pokazanie zgodnie z § 53 ust. 3 załącznika nr 1 do rozporządzenia.

§ 18. [Paragon fiskalny w postaci elektronicznej] Podatnicy, prowadząc ewidencję, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany w postaci elektronicznej.

§  19.  [Czynności podejmowane przez podatnika w przypadku zakończenia używania kasy]

1. W przypadku zakończenia używania kas z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:

1) wystawia raport fiskalny dobowy;

2) wystawia raport fiskalny rozliczeniowy albo łączny raport fiskalny rozliczeniowy i przesyła do Centralnego Repozytorium Kas informację o przejściu kasy w tryb tylko do odczytu;

3) sporządza i składa, wraz z raportem, o którym mowa w pkt 2, w terminie 5 dni od dnia jego wystawienia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia.

2. W przypadku zakończenia używania kas podatnik zapewnia odczyt i zapis danych z kasy na zewnętrzny nośnik danych.

§ 20. [Zakaz prowadzenia ewidencji przy użyciu wyrejestrowanej kasy] W przypadku zakończenia przez kasę pracy w trybie fiskalnym podatnik nie może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.