Instrukcja kancelaryjna dla zespolonej administracji rządowej w województwie.

Dziennik Ustaw

Dz.U.1998.161.1109

Akt utracił moc
Wersja od: 1 stycznia 2000 r.

ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 18 grudnia 1998 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie.

Na podstawie art. 38 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 91, poz. 577) zarządza się, co następuje:
§  1.
Ustala się instrukcję kancelaryjną, określającą zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych przez zespoloną administrację rządową, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, stanowiącą załącznik do rozporządzenia.
§  2.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 1999 r.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZESPOLONEJ ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE

Spis treści

Rozdział I Postanowienia ogólne

Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji

Rozdział III Przekazywanie korespondencji wojewodzie, wicewojewodom i kierownikowi urzędu

Rozdział IV Czynności kancelaryjne sekretariatów

Rozdział V Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

Rozdział VI Wewnętrzny obieg akt

Rozdział VII System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

Rozdział VIII Załatwianie spraw

Rozdział IX Wysyłanie i doręczanie pism

Rozdział X Przechowywanie akt

Rozdział XI Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

Rozdział XII Opłaty skarbowe

Rozdział XIII Powielanie i publikowanie

Rozdział XIV Zbiory wspomagające

Rozdział XV Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

Rozdział XVI Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Załączniki.

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§  1.
1.
Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach zespolonej administracji rządowej w województwie.
2.
Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w urzędach.
3.
W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową (poufnymi) stosuje się niniejszą instrukcję, z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową.
4.
Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepisy.
§  2.
Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:
1)
urząd - urząd wojewódzki lub jednostkę organizacyjną stanowiącą aparat pomocniczy odpowiednich kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich,
2)
kierownik urzędu - dyrektora generalnego urzędu wojewódzkiego lub kierownika zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkich,
3)
kierownik wydziału - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie,
4)
wydział - wydział, biuro, oddział, referat lub inną komórkę organizacyjną,
5)
referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,
6)
kancelaria - wewnętrzną komórkę organizacyjną właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej,
7)
sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna wojewody, wicewojewodów, kierownika urzędu oraz kierowników wydziałów,
8)
sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,
9)
akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,
10)
poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,
11)
korespondencja - każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd,
12)
aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,
13)
załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),
14)
dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),
15)
pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,
16)
pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, wpływu, do podpisu itp.,
17)
paragrafy bez bliższego określenia - paragrafy niniejszej instrukcji,
18)
spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,
19)
rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,
20)
znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,
21)
znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw,
22)
punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem,
23)
nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,
24)
nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,
25)
teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,
26)
przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy,
27)
czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez wystawcę,
28)
wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt.
§  3.
Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27, poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r. Nr 41, poz. 185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47, poz. 228, z 1987 r. Nr 21, poz. 123 i Nr 33, poz. 186, z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201, z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r. Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368, z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496 oraz z 1997 r. Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643, Nr 137, poz. 926 i Nr 141, poz. 944).
§  4.
1.
Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
1)
przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
2)
prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
3)
sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,
4)
wysyłanie korespondencji i przesyłek,
5)
przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,
6)
udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy.
2.
Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują:
1)
kancelaria,
2)
sekretariaty,
3)
referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy,
4)
pracownicy sporządzający czystopisy.

Rozdział  II

Przyjmowanie i obieg korespondencji

§  5.
1.
Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi wydziału.
2.
Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
3.
Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów nadrzędnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w urzędzie, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach, oprócz daty wpływu, zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1.
4.
Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem:
1)
adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
2)
stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom,
3)
wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.
5.
Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem "poufne" okaże się, że zawiera ona wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyjnej - z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.
6.
Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.
7.
Po otwarciu koperty sprawdza się:
1)
czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
2)
czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
8.
Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
9.
Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
1)
poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
2)
dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
3)
w których brak nadawcy lub daty pisma,
4)
mylnie skierowanych,
5)
załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
6)
w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
10.
Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.
11.
Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.
12.
Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.
13.
Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-12 kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom.
14.
Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki wymagające natychmiastowego doręczenia wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.

Rozdział  III

Przekazywanie korespondencji wojewodzie, wicewojewodom i kierownikowi urzędu

§  6.
1.
Wojewodzie kancelaria przekazuje za pośrednictwem sekretariatu następującą korespondencję:
1)
adresowaną do wojewody,
2)
dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,
3)
od organów naczelnych i centralnych,
4)
zastrzeżoną dla wojewody,
5)
protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy nadrzędne lub inne właściwe organy w zespolonych służbach, inspekcjach lub strażach wojewódzkich.
2.
Wicewojewodom kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję:
1)
imiennie do nich adresowaną,
2)
dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy wojewodą a wicewojewodami,
3)
zastrzeżoną dla wicewojewodów.
3.
Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje za pośrednictwem sekretariatu następującą korespondencję:
1)
adresowaną imiennie do kierownika urzędu,
2)
dotyczącą korpusu służby cywilnej oraz spraw kadrowych,
3)
dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu,
4)
skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników,
5)
protokoły kontroli i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy nadrzędne lub inne organy kontrolne.

Rozdział  IV

Czynności kancelaryjne sekretariatów

§  7.
1.
Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz - jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów - rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: wojewodzie, wicewojewodom lub kierownikowi urzędu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym.
2.
Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr 2.
§  8.
1.
Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez wojewodę, wicewojewodów lub kierownika urzędu pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:
1)
podlegającą załatwieniu przez wojewodę, wicewojewodów lub kierownika urzędu,
2)
podlegającą załatwieniu przez wydziały.
2.
Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2, pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wydziałom.

Rozdział  V

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

§  9.
1.
Wojewoda, wicewojewodowie lub kierownik urzędu, przeglądając korespondencję:
1)
decyduje, którą korespondencję załatwia sam,
2)
przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe wydziały bądź stanowiska pracy. Wzór formularza poleceń wojewody określa załącznik nr 3.
2.
Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące:
1)
sposobu załatwienia sprawy,
2)
terminu załatwienia sprawy,
3)
aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.
3.
Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty.
4.
Kierownicy wydziałów przeglądają korespondencję:
1)
mającą dyspozycję wojewody, wicewojewodów lub kierownika urzędu,
2)
adresowaną do nich imiennie,
3)
zawierającą ponaglenie i interwencje,
4)
wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia.
5.
Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.

Rozdział  VI

Wewnętrzny obieg akt

§  10.
Obieg akt między wydziałami odbywa się, z zastrzeżeniem § 5 ust. 14 zdanie drugie, za pośrednictwem kancelarii lub poczty elektronicznej.
§  11.
Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Rozdział  VII

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

§  12.
1.
W wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
2.
Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
2a. 1
Jednolity rzeczowy wykaz akt określa załącznik nr 9.
3.
Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.
4.
W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999.
5.
Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.
6.
Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej.
7.
W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.
8.
Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.
9.
Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem "A" zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.
10.
Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.
11.
Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.
12.
Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE", przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.
§  13.
1.
Komórki organizacyjne mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek.
2.
Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:
1)
nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej,
2)
pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.
3.
Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego.
§  14.
Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.
§  15.
1.
Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
2.
Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.
3.
Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym.
4.
W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or. I-0258-10-6/98).
5.
Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach, założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol...". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
§  16.
1.
Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.
2.
Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych.
3.
Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 4.
4.
Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia, rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.
§  17.
1.
Znak sprawy (akt) jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
2.
Znak sprawy zawiera:
1)
symbol literowy komórki organizacyjnej,
2)
symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3)
liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4)
dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
3.
Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, przecinkiem, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. Or.I.0012-15/98, gdzie "Or.I" - oznacza symbol wydziału i oddziału (jeśli taki utworzono w wydziale), "0012" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, "15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, "98" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.
4.
Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli takie zostały ustalone w regulaminach wewnętrznych wydziałów. Symbol litery umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbole wydziałów i wewnętrznych komórek organizacyjnych określa regulamin organizacyjny urzędu.
5.
Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
6.
W przypadku konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: "przeniesiono do teczki hasło...".
§  18.
1.
Nie podlegają rejestracji:
1)
publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),
2)
potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
3)
rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,
4)
zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
2.
Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.
§  19.
1.
W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających zamiast spisów spraw, o których mowa w § 15, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.
2.
Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).
3.
Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik urzędu bądź kierownik wydziału.
4.
Rejestry prowadzą referenci spraw.
5.
Każdemu rejestrowi odpowiada teczka, oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru.
6.
Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
7.
Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.
§  20.
1.
W urzędach organów administracji zespolonej prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:
1)
rejestr skarg i wniosków,
2)
rejestr aktów prawnych wojewody,
3)
rejestr aktów wewnętrznych kierownika urzędu,
4)
rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.
2.
Sekretariat wojewody może prowadzić dziennik korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako rejestr informatyczny), w którym rejestrowane będą wszystkie pisma kierowane do wojewody według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału.
3.
Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za zgodą kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.

Rozdział  VIII

Załatwianie spraw

§  21.
1.
Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
1)
odręczną,
2)
korespondencyjną,
3)
inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu itp.).
2.
Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
3.
Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.
§  22.
1.
Załatwienie spraw może być:
1)
tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
2)
ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
2.
Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak "Oz.", który oznacza "ostatecznie załatwione".
§  23.
Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
§  24.
Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
§  25.
1.
Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
2.
Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.
3.
W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania.
§  26.
1.
Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
1)
nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,
2)
znak sprawy,
3)
powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
4)
datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
5)
określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
6)
treść pisma,
7)
podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).
2.
Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:
1)
parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma),
2)
termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.
3.
W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:
1)
nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony", "ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczenia", "pilne", "poufne" itp.,
2)
pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza - liczbę przesyłanych załączników (zał. ...) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma znak ...),
3)
adresy tych instytucji lub osób umieszczone pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma,
4)
pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia ...), określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca; po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy,
5)
ewentualne wskazówki dla kancelarii.
4.
Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.
§  27.
Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe:
1)
należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu,
2)
gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów wymienionych w pkt 1, a sprawa dotyczy organu nadrzędnego, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przyczyny uniemożliwiające załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia.
§  28.
1.
Wzory blankietów korespondencyjnych lub pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 5.
2.
Zakres kompetencji wojewody, wicewojewodów, kierownika urzędu w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin urzędu.
3.
Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez wojewodę zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu godło Rzeczypospolitej Polskiej.
§  29.
1.
Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo itp. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
2.
Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.
§  30.
1.
Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta.
2.
Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta.

Rozdział  IX

Wysyłanie i doręczanie pism

§  31.
1.
Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:
1)
przesyłką listową,
2)
faksem,
3)
teleksem lub dalekopisem,
4)
na nośniku informatycznym, wysyłanym przesyłką listową,
5)
pocztą elektroniczną.
2.
Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii:
1)
sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia,
2)
stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania,
3)
zwraca referentom kopie wysłanych pism,
4)
wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych,
5)
do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty.
3.
Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy składający się z:
1)
imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,
2)
nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.
4.
Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
5.
Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.
6.
Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
§  32.
Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy proceduralne. Wzór książki doręczeń określa załącznik nr 6.

Rozdział  X

Przechowywanie akt

§  33.
1.
Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym.
2.
W wydziałach przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.
3.
Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 7.

Rozdział  XI

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

§  34.
1.
W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakładowe.
2.
Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy przechowują na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych.
3.
Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.
4.
Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego przez poszczególne wydziały.
§  35.
1.
Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
1)
takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,
2)
wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,
3)
ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,
4)
odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,
5)
opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,
6)
w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.
2.
Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 8.
3.
Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
4.
Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.
§  36.
1.
Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami.
2.
Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
3.
Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.
§  37. 2
(skreślony).
§  38.
1.
W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii B) - urzędowi przejmującemu sprawy jednostki.
2.
Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.

Rozdział  XII

Opłaty skarbowe

§  39.
1.
Znaki opłaty skarbowej od podania lub protokołu zastępującego podanie i dołączonych załączników nakleja się na podaniu lub protokole. Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej powinna być równa kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i załączników do niego. Jeżeli załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej należnej od załączników nakleja się na załącznikach.
2.
Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole) i załącznikach kasuje wstępnie pracownik, który je przyjął, pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie, tak aby część odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skasowania znajdowała się również na dokumencie poza znakami.
3.
W przypadku złożenia dokumentów w postaci poczty elektronicznej, znak opłaty skarbowej nakleja się na akta sprawy lub w specjalnym rejestrze prowadzonym na nośniku informatycznym prowadzonym przez referenta załatwiającego sprawę.
4.
Referent rozpatrując podanie sprawdza, czy uiszczono opłatę we właściwej wysokości, i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej na podaniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy oraz umieszczając swój podpis w ten sposób, aby część daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni lub na dokument, na którym znak naklejono.
§  40.
1.
Rozpatrzenie podania, dokonanie czynności urzędowej, a także wydanie świadectwa lub zezwolenia podlegających opłacie skarbowej należy uzależnić od uiszczenia tej opłaty.
2.
Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia należnej opłaty skarbowej, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni, z pouczeniem, że w razie niewykonania tego obowiązku podanie zostanie pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność podlegająca opłacie nie zostanie dokonana. O wysłaniu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację na podaniu.
3.
W razie gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym terminie znaki opłaty skarbowej odpowiedniej wartości, nakleja się je na podaniu i kasuje w sposób określony w § 39 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki opłaty skarbowej na otrzymanym wezwaniu i doręczy je organowi, który wysłał wezwanie, znaki opłaty skarbowej kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania, na którym odnotowuje się wysokość wpłaconej kwoty i datę doręczenia wezwania.
4.
Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia opłaty skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach, gdy:
1)
za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają względy społeczne lub ważny interes strony,
2)
wniesienie podania stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin wniesienia,
3)
podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą bez pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego.
5.
W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 2, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w sposób określony w ust. 2 i 3, a w razie jej nieuiszczenia - po załatwieniu sprawy przekazać podanie urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu pobrania należnej opłaty skarbowej.
6.
W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, odpowiedź na podanie należy przekazać polskiemu urzędowi konsularnemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu doręczenia i pobrania należnych opłat.
§  41.
1.
Znaki opłaty skarbowej od czynności urzędowej nakleja się na wniosku o dokonanie tej czynności lub protokole stwierdzającym jej wykonanie i kasuje w sposób określony w § 39 ust. 2.
2.
Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub zezwolenia wydawane w wyniku wniesienia podania, naklejone na podaniu, kasuje się w sposób określony w § 39 ust. 4, a na wydanym dokumencie umieszcza się odpowiednią adnotację. Jeżeli wydanie świadectwa lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania, znaki opłaty skarbowej nakleja się na wydanym dokumencie i kasuje pieczęcią.
3.
Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, adnotację stwierdzającą wysokość i datę wpłaty oraz numer pokwitowania lub numer rachunku bankowego umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie czynności urzędowej albo na świadectwie lub zezwoleniu.
§  42.
1.
Jeżeli opłata skarbowa została uiszczona nienależnie lub w kwocie wyższej od należnej albo jeżeli pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa lub zezwolenia albo nie dokonano czynności urzędowej, referent, który skasował znaki opłaty skarbowej albo zamieścił na dokumencie adnotację o uiszczeniu opłaty gotówką, jest obowiązany przekazać dokument ze skasowanymi znakami opłaty skarbowej bądź z pokwitowaniem uiszczenia tej opłaty właściwemu urzędowi skarbowemu w celu dokonania zwrotu opłaty.
2.
Jeżeli podanie, świadectwo, zezwolenie lub czynność urzędowa są zwolnione od opłaty skarbowej, na podaniu, świadectwie, zezwoleniu lub dokumencie stwierdzającym czynność urzędową należy uczynić adnotację o zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy prawnej.

Rozdział  XIII

Powielanie i publikowanie

§  43.
1.
Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonania określonego nakładu jest polecenie kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.
2.
Dyspozycja polecenia zawiera:
1)
zwięzłe oznaczenie dokumentu,
2)
format,
3)
nakład,
4)
datę.

Rozdział  XIV

Zbiory wspomagające

§  44.
1.
W urzędach prowadzone są zbiory wspomagające, które służą potrzebom pracowników urzędu.
2.
Zasady gromadzenia materiałów i zbiorów wspomagających, organizację i zasady prowadzenia zbiorów oraz obowiązki ich pracowników określają kierownicy wydziałów właściwi w sprawach gospodarczych.
§  45.
1.
W zbiorach wspomagających urzędów przechowywane są:
1)
przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów,
2)
publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów.
2.
Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są katalogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniający łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji.

Rozdział  XV

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

§  46.
Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach organów administracji zespolonej pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeśli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.
§  47.
1.
Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:
1)
przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,
2)
przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną,
3)
prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz urzędów,
4)
udostępnienia upoważnionym pracownikom:
a)
zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:
–
edytorów tekstów,
–
arkuszy kalkulacyjnych,
–
baz danych,
–
programów graficznych,
–
oprogramowania antywirusowego,
b)
zakupionych baz danych, a w szczególności:
–
prawnych,
–
baz adresowych,
–
baz danych statystycznych,
c)
utworzonych w urzędzie baz danych, a w szczególności:
–
ewidencji prawa miejscowego,
–
ewidencji zarządzeń kierowników urzędu,
–
baz adresowych,
–
baz danych o regionie,
5)
współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej,
6)
tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,
7)
tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza zajęć kierownika urzędu,
8)
monitorowania zaleceń kierownika urzędu,
9)
monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu,
10)
umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach,
11)
informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.
2.
Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędach organów administracji zespolonej osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do spraw organizacji urzędu.
§  48.
1.
Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1)
dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,
2)
odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
2.
Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:
1)
system haseł identyfikujących pracownika,
2)
system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień,
3)
zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.
3.
Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:
1)
przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:
a)
operacyjnego,
b)
narzędziowego,
c)
aplikacyjnego,
2)
archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,
3)
archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych, oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu,
4)
archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu.
4.
Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym).
5.
Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych.
6.
W przypadku gromadzenia danych osobowych, do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

Rozdział  XVI

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§  49.
1.
Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy do obowiązków kierownika urzędu.
2.
Obowiązki kierownika wydziału w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników wydziału i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:
1)
prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,
2)
prawidłowości załatwiania spraw,
3)
terminowości załatwiania spraw,
4)
prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją,
5)
prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaczków,
6)
prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 26,
7)
terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.
3.
Do obowiązków kierownika wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników wydziału, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

STEMPEL WPŁYWU KANCELARII OGÓLNEJ

wzór

ZAŁĄCZNIK Nr  2

DZIENNIK KORESPONDENCJI

Sekretariatu/Pionu
Lp.NADAWCA
Nazwa jednostki organizacyjnej lub nazwisko interesantaPismoOkreślenie sprawyTermin

załatwienia

Pismo przydzielono/ podpis odbiorcyUwagi o załatwieniu
DataZnak
12345678

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR FORMULARZA POLECEŃ WOJEWODY

wzór

ZAŁĄCZNIK Nr  4

WZÓR FORMULARZA SPISU SPRAW

wzór

ZAŁĄCZNIK Nr  5

WZORY BLANKIETÓW KORESPONDENCYJNYCH, PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH I PIECZĘCI DO PODPISU DLA ZESPOLONEJ ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE

______

I

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach

należących do zakresu działania organów administracji zespolonej:

WOJEWODA MAŁOPOLSKI MAŁOPOLSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR

(adres) OCHRONY ŚRODOWISKA

W KRAKOWIE

(adres)

2. Wzory pieczęci do podpisu

WOJEWODA MAŁOPOLSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR

OCHRONY ŚRODOWISKA

W KRAKOWIE

............................... ..........................

(imię i nazwisko) (imię i nazwisko)

_________________________________________________________________________

II

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach

załatwianych w zastępstwie kierownika urzędu:

WOJEWODA MAŁOPOLSKI MAŁOPOLSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR

(adres) OCHRONY ŚRODOWISKA

W KRAKOWIE

(adres)

2. Wzory pieczęci do podpisu:

w z. WOJEWODY MAŁOPOLSKIEGO w z. MAŁOPOLSKIEGO WOJEWÓDZKIEGO

INSPEKTORA

OCHRONY ŚRODOWISKA

.............................. ...............................

(imię i nazwisko) (imię i nazwisko)

I WICEWOJEWODA ZASTĘPCA

WOJEWÓDZKIEGO

INSPEKTORA OCHRONY

ŚRODOWISKA

III

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach

należących do zakresu działania zastępców organów administracji

zespolonej:

WICEWOJEWODA

ZACHODNIOPOMORSKI

(adres)

2. Wzory pieczęci do podpisu:

WICEWOJEWODA

...............................

(imię i nazwisko)

______

IV

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych w sprawach

załatwianych z upoważnienia organu rządowej administracji zespolonej

oraz pracowników tego samego urzędu:

MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI WOJEWÓDZKI INSPEKTORAT

W KRAKOWIE OCHRONY ŚRODOWISKA

(adres) W KRAKOWIE

(adres)

2. Wzory pieczęci do podpisu:

Z up. WOJEWODY MAŁOPOLSKIEGO Z up. MAŁOPOLSKIEGO WOJEWÓDZKIEGO

INSPEKTORA

OCHRONY ŚRODOWISKA

................................. .................................

(imię i nazwisko oraz stanowisko (imię i nazwisko oraz stanowisko

służbowe, np. inspektor wojewódzki służbowe, np. Kierownik Oddziału

w Wydziale Polityki Regionalnej) w Wydziale Organizacyjno-Prawnym)

______

ZAŁĄCZNIK Nr  6

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

Lp.Przychodzące

data otrzymania

Wychodzące

data wysłania

Nazwa

adresata/pionu

Ilość

przesyłek

Pokwitowanie

adresata

Uwagi
1234567

ZAŁĄCZNIK Nr  7

OPIS TECZKI AKTOWEJ

................. .................... ....................

Symbol literowy Jednostka i komórka Kategoria archiwalna

kom. org. organizacyjna

i symbol klasyfikacyjny

z wykazu akt

...............................................................

(tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego)

.............................

(roczne daty końcowe akt)

ZAŁĄCZNIK Nr  8

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr ...........

(Nazwa jednostki

i komórki organizacyjnej)

Lp.Znak teczkiTytuł teczkiDaty skrajne od - doKat. aktLiczba teczekMiejsce przechowywania

akt

Data zniszczenia lub

przekazania do arch.

państwowego

Przekazujący akta Kierownik komórki Przyjmujący akta

organizacyjnej

Imię i nazwisko Imię i nazwisko Imię i nazwisko

............... ................. ................

(podpis) (podpis) (podpis)

ZAŁĄCZNIK Nr  9

  3 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA ZESPOLONEJ ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE

SKOROWIDZ

Wykaz haseł pierwszego, drugiego i trzeciego stopnia

0 ZARZĄDZANIE

00 ORGANY JEDNOOSOBOWE I KOLEGIALNE

000 Przepisy prawne dotyczące organów jednoosobowych i kolegialnych

001 Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej

002 Sejm Rzeczypospolitej Polskiej i jego organy

003 Senat Rzeczypospolitej Polskiej

004 Organy samorządu terytorialnego

005 Kolegia, komisje, zespoły działające przy organach administracji rządowej

006 Zjazdy, narady, konferencje

01 ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE

010 Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania

011 Organizacja organów naczelnych władz państwowych

012 Organizacja ministerstw i urzędów centralnych

013 Organizacja wojewódzkiej administracji zespolonej

014 Kompetencje wojewódzkiej administracji zespolonej

015 Akty normatywne

016 Zbiory aktów prawa miejscowego i ich publikacja

017 Prace naukowo-badawcze

018 Metody pracy, wynalazczość, racjonalizacja

02 PROGNOZOWANIE, PROGRAMOWANIE, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I STATYSTYKA

020 Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości statystycznej

021 Prognozowanie, programowanie i planowanie

022 Sprawozdawczość i statystyka

023 Planowanie i sprawozdawczość za okresy krótsze niż roczne

024 Analizy

025 Meldunki i raporty sytuacyjne

03 INFORMATYZACJA

030 Przepisy prawne oraz organizacja informatyzacji

031 Projektowanie i koordynowanie systemów i programów informatycznych

032 Terenowy bank danych - ośrodek informatyki urzędu wojewódzkiego

04 PODZIAŁ TERYTORIALNY

040 Przepisy prawne dotyczące podziału terytorialnego

041 Ustalanie nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych

042 Podział terytorialny

05 OBSŁUGA PRAWNA, SKARGI I WNIOSKI

050 Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej, skarg i wniosków

051 Prowadzenie spraw sądowych

052 Opiniowanie projektów aktów prawnych, umów i porozumień

053 Opinie prawne i nadzór prawny

054 Interpretacje prawne i spory kompetencyjne

055 Skargi i wnioski, petycje

06 OBSŁUGA PRASOWA, OGŁOSZENIA, KOMUNIKATY, WYDAWNICTWA

060 Przepisy prawne dotyczące obsługi prasowej, wydawnictw i publikacji

061 Wydawnictwa, publikacje

062 Publikacje dziennika urzędowego województwa

063 Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady

064 Kroniki i monografie

065 Wystawy, pokazy, imprezy, prezentacje

066 Sponsoring

067 Patronat

068 Komitety honorowe

07 WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY

070 Przepisy prawne dotyczące współdziałania i kontaktów

071 Współdziałanie

072 Kontakty i współpraca zagraniczna

073 Integracja z Unią Europejską

08 OBSŁUGA KANCELARYJNA, ARCHIWUM ZAKŁADOWE

080 Przepisy prawne dotyczące obsługi kancelaryjnej i archiwum zakładowego oraz kancelarii tajnej i postępowania z dokumentacją niejawną

081 Obsługa kancelaryjna

082 Archiwum zakładowe

083 Biblioteka urzędowa

084 Technika pracy biurowej

085 Formularze i druki

086 Godła, pieczęcie, tablice, ogłoszenia

087 Opłaty i ryczałty pocztowe, telefoniczne

09 NADZÓR, KONTROLE, BADANIA

090 Przepisy prawne dotyczące nadzoru, kontroli i badań

091 Rozstrzygnięcia nadzorcze w sprawach uchwałodawczej działalności organów samorządu terytorialnego

092 Rozstrzygnięcia nadzorcze w sprawach działalności organów samorządu terytorialnego

093 Kontrole i inspekcje

094 Badania

1 KADRY

10 ZASADY PRACY I PŁACY

100 Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy, płac oraz spraw osobowych

101 Praca i płace

102 Ewidencja osobowa, legitymacje własnych pracowników kontraktowych, mianowanych i członków korpusu służby cywilnej

103 Ewidencja osobowa, legitymacje pracowników kontraktowych, mianowanych i członków korpusu służby cywilnej urzędów wojewódzkiej administracji zespolonej

11 ZATRUDNIANIE, WYNAGRADZANIE I NAGRADZANIE PRACOWNIKÓW WŁASNEGO URZĘDU, KIEROWNIKÓW URZĘDÓW WOJEWÓDZKIEJ ADMINISTRACJI ZESPOLONEJ I CZŁONKÓW KORPUSU SŁUŻBY CYWILNEJ

110 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników własnego urzędu

111 Wynagradzanie, nagradzanie, awansowanie i opiniowanie pracowników własnego urzędu

112 Zatrudnianie, nagradzanie i awansowanie kadry kierowniczej wojewódzkiej administracji zespolonej

113 Odznaczenia państwowe i resortowe

114 Prace dodatkowe pracowników własnego urzędu i kierowników urzędów wojewódzkiej administracji zespolonej

115 Opiniowanie kandydatów na stanowiska w rządowej administracji zespolonej, Policji i straży pożarnej

12 SZKOLENIE PRACOWNIKÓW

120 Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników

121 Ośrodki doskonalenia kadr pracowniczych

122 Formy i metody szkolenia

123 Uczestnicy szkolenia

124 Dokształcanie i szkolenie kadry kierowniczej wojewódzkiej administracji zespolonej

13 DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KARY

130 Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, karania pracowników

131 Dyscyplina pracy

132 Urlopy pracownicze

133 Kary porządkowe i dyscyplinarne

14 SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE PRACOWNIKÓW

140 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych pracowników

141 Mieszkania, ogródki działkowe, działki budowlane

142 Opieka zdrowotna

143 Wypoczynek pracowników i ich rodzin

144 Sport, oświata i kultura

145 Akcje socjalne

15 EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA

150 Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczeniowe

151 Emerytury i renty

152 Ubezpieczenia społeczne

16 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY

160 Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy

161 Stan bezpieczeństwa i higieny pracy

162 Środki ochronne

163 Wypadki przy pracy, zdrowie, choroby zawodowe

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 ADMINISTROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI

200 Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami

201 Administrowanie nieruchomościami

202 Utrzymywanie lokali i pomieszczeń

203 Ochrona obiektów i mienia

21 GOSPODARKA ŚRODKAMI RUCHOMYMI

210 Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe

211 Meble i sprzęt biurowy

212 Maszyny i urządzenia biurowe

213 Gospodarka materiałowa i narzędziowa

214 Inwentaryzacja

22 INWESTYCJE I REMONTY BUDOWLANE

220 Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontów

221 Przygotowanie inwestycji i remontów

222 Inwestycje budowlane, remonty kapitalne

23 TRANSPORT

230 Przepisy prawne dotyczące transportu

231 Zakup i ewidencja środków transportu

232 Eksploatacja środków transportu

3 BUDŻET, FINANSE, RACHUNKOWOŚĆ, FINANSOWANIE ZADAŃ

30 PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU

300 Przepisy prawne dotyczące planowania budżetowego

301 Budżet województwa

302 Nadzorowanie prawidłowości wykorzystania finansów sektora publicznego

303 Gospodarka pozabudżetowa

304 Plany finansowania inwestycji i remontów

305 Dotacje i subwencje budżetowe na wykonanie zadań zleconych i powierzonych organom samorządu terytorialnego

31 RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA

310 Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

311 Sprawy ogólne dotyczące urządzeń do księgowania

312 Księgowość budżetowo-finansowa

313 Płace, delegacje służbowe

314 Obsługa kasowa

315 Nadzór nad rachunkowością, księgowością, dokumentacją i obsługą kasową

32 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE, PRZETARGI, OFERTY

320 Przepisy prawne dotyczące zamówień i przetargów

321 Kryteria oceny ofert

322 Zamówienia publiczne

323 Przetargi

324 Konkurs ofert

325 Rejestry zamówień publicznych, odwołań i protestów

4 KULTURA, SPORT, TURYSTYKA, OCHRONA DÓBR KULTURY, OŚWIATA

40 KULTURA, SPORT, TURYSTYKA

400 Przepisy prawne dotyczące kultury, sportu i turystyki

401 Działalność kulturalna

402 Sport

403 Usługi turystyczne

41 OCHRONA DÓBR KULTURY

410 Przepisy prawne dotyczące ochrony dóbr kultury

411 Koordynacja i nadzór prac organów sprawujących ochronę dóbr kultury

412 Tworzenie delegatur wojewódzkiego oddziału Służby Ochrony Zabytków

413 Powierzanie uprawnień z zakresu ochrony dóbr kultury organom administracji samorządowej

414 Popularyzacja ochrony zabytków

42 OŚWIATA

420 Przepisy prawne dotyczące oświaty i wychowania

421 Nadzór nad działalnością wojewódzkiej administracji zespolonej i niezespolonej w zakresie oświaty

422 Tworzenie delegatur kuratorium oświaty

5 SPRAWY OBYWATELSKIE I BEZPIECZEŃSTWA, EWIDENCJA LUDNOŚCI, URZĘDY STANU CYWILNEGO, DOKUMENTY TOŻSAMOŚCI, CUDZOZIEMCY, OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE, OBRONNOŚĆ, INFORMACJE NIEJAWNE, KOMUNIKACJA

50 SPRAWY OBYWATELSKIE I WYZNANIOWE

500 Przepisy prawne dotyczące spraw obywatelskich, bezpieczeństwa i wyznaniowych

501 Sprawy obywatelskie, stowarzyszenia i fundacje

502 Obywatelstwo

503 Bezpieczeństwo i porządek publiczny

504 Sprawy o wykroczenia, postępowanie mandatowe

505 Sprawy wyznaniowe

506 Odznaczenia, odznaki

51 EWIDENCJA LUDNOŚCI, URZĘDY STANU CYWILNEGO, DOKUMENTY TOŻSAMOŚCI, PASZPORTY, CUDZOZIEMCY

510 Przepisy prawne dotyczące ewidencji ludności, urzędów stanu cywilnego, dokumentów tożsamości paszportów i cudzoziemców

511 Ewidencja ludności

512 Urzędy stanu cywilnego

513 Paszporty

514 Cudzoziemcy i uchodźcy

52 OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE, OBRONNOŚĆ, ŁĄCZNOŚĆ W SYTUACJACH KRYZYSOWYCH, INFORMACJE NIEJAWNE

520 Przepisy prawne dotyczące ochrony przeciwpożarowej, straży pożarnych, zespołów do spraw ochrony przeciwpożarowej i ratownictwa, zarządzania kryzysowego, ochrony ludności i obrony kraju

521 Sieć straży pożarnych, zespołów ratownictwa i ich organizacja

522 Zarządzanie kryzysowe

523 Wojewódzki zespół ochrony przeciwpożarowej i ratownictwa (sztab kryzysowy)

524 Ochrona ludności

525 Terenowe komitety obrony kraju, obronność kraju

526 Sprawy służby wojskowej

527 Łączność w sytuacjach kryzysowych

528 Nadzór nad ochroną informacji niejawnych

53 KOMUNIKACJA

530 Przepisy prawne dotyczące komunikacji

531 Bezpieczeństwo ruchu drogowego, komunikacja

532 Ewidencja pojazdów, szkolenie kierowców

533 Wojewódzkie ośrodki ruchu drogowego

534 Systemy komunikacyjne

6 ROLNICTWO, RYBACTWO ŚRÓDLĄDOWE, LEŚNICTWO, ŁOWIECTWO, OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODARKA WODNA

60 ROLNICTWO, RYBACTWO ŚRÓDLĄDOWE

600 Przepisy prawne dotyczące rolnictwa

601 Produkcja zwierzęca

602 Produkcja roślinna

603 Inwestycje wodne i melioracyjne

604 Uprawnienia nadzorcze

605 Rybactwo śródlądowe

606 Państwowa Straż Rybacka

61 LEŚNICTWO, ŁOWIECTWO

610 Przepisy prawne dotyczące leśnictwa i łowiectwa

611 Leśnictwo

612 Łowiectwo

613 Państwowa Straż Łowiecka

62 INSPEKCJA WETERYNARYJNA

620 Przepisy prawne dotyczące nadzoru weterynaryjnego

621 Koordynacja i nadzór prac organów sprawujących nadzór weterynaryjny

622 Tworzenie delegatur wojewódzkiego inspektoratu weterynarii

63 INSPEKCJA NASIENNA

630 Przepisy prawne dotyczące nadzoru nad gospodarką nasienną

631 Koordynacja prac organów sprawujących nadzór nad gospodarka nasienna

632 Tworzenie delegatur wojewódzkiego inspektoratu inspekcji nasiennej

64 OCHRONA ROŚLIN UPRAWNYCH, NADZÓR FITOSANITARNY

640 Przepisy prawne dotyczące ochrony roślin uprawnych i nadzoru fitosanitarnego

641 Koordynacja i nadzór prac organów zajmujących się ochroną roślin uprawnych i nadzorem fitosanitarnym

642 Tworzenie delegatur wojewódzkiego inspektoratu ochrony roślin

65 INSPEKCJA SKUPU I PRZETWÓRSTWA ARTYKUŁÓW ROLNYCH

650 Przepisy prawne dotyczące skupu i przetwórstwa artykułów rolnych

651 Koordynacja i nadzór prac organów sprawujących nadzór nad skupem i przetwórstwem artykułów rolnych

652 Tworzenie delegatur wojewódzkiego inspektoratu inspekcji skupu i przetwórstwa artykułów rolnych

66 OCHRONA ŚRODOWISKA, ODPADY, OCHRONA PRZYRODY

660 Przepisy prawne dotyczące ochrony środowiska i zagospodarowania odpadów

661 Ochrona środowiska

662 Zagospodarowanie odpadów

663 Ochrona przyrody

67 INSPEKCJA OCHRONY ŚRODOWISKA

670 Przepisy prawne dotyczące inspekcji ochrony środowiska

671 Koordynacja i nadzór organów inspekcji ochrony środowiska

672 Tworzenie delegatur wojewódzkiego inspektoratu ochrony środowiska

68 GOSPODARKA WODNA

680 Przepisy prawne dotyczące gospodarki wodnej i ochrony przeciwpowodziowej

681 Sprawy techniczne

682 Ochrona przeciwpowodziowa

7 REGIONALNA POLITYKA GOSPODARCZA I PRZESTRZENNA, OCHRONA KONSUMENTÓW, NADZÓR BUDOWLANY, INFRASTRUKTURA TECHNICZNA, GEOLOGIA, NADZÓR GEODEZYJNY I KARTOGRAFICZNY, GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI

70 REGIONALNA POLITYKA GOSPODARCZA I PRZESTRZENNA, OCHRONA KONSUMENTÓW

700 Przepisy prawne dotyczące polityki rozwoju regionalnego i rozwoju przestrzennego

701 Regionalna polityka gospodarcza

702 Nadzór założycielski nad przedsiębiorstwami

703 Ochrona konsumentów, inspekcja handlowa

704 Zagospodarowanie przestrzenne

71 ADMINISTRACJA ARCHITEKTONICZNO-BUDOWLANA, NADZÓR BUDOWLANY

710 Przepisy prawne dotyczące administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego

711 Administracja architektoniczno-budowlana

712 Ruch budowlany na terenach zamkniętych

713 Samodzielne funkcje techniczne w budownictwie

714 Nadzór budowlany

715 Wojewódzki inspektorat nadzoru budowlanego

72 INFRASTRUKTURA TECHNICZNA, INWESTYCJE

720 Przepisy prawne dotyczące infrastruktury technicznej i inwestycji

721 Infrastruktura techniczna

722 Inwestycje

73 POLITYKA ENERGETYCZNA

730 Przepisy prawne dotyczące energetyki

731 Realizacja zadań państwa w zakresie energetyki

74 GEOLOGIA

740 Przepisy prawne dotyczące geologii

741 Geologia surowcowa

742 Nadzór nad robotami geologicznymi

743 Geologia inżynierska

744 Hydrogeologia

75 GOSPODARKA MIESZKANIOWA

750 Przepisy prawne dotyczące gospodarki mieszkaniowej

751 Gospodarka mieszkaniowa

752 Budownictwo mieszkaniowe - spółdzielcze i prywatne

76 GEODEZJA I KARTOGRAFIA

760 Przepisy prawne dotyczące geodezji i kartografii

761 Nadzór geodezyjny i kartograficzny

762 Nadzór instancyjny w zakresie geodezji i kartografii

77 GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI

770 Przepisy prawne dotyczące gospodarki nieruchomościami

771 Gospodarka nieruchomościami rolnymi

772 Gospodarka nieruchomościami nierolniczymi

773 Nadzór instancyjny w zakresie gospodarki nieruchomościami

774 Gospodarka mieniem Skarbu Państwa realizowana przez powiaty

8 OCHRONA ZDROWIA, INSPEKCJA SANITARNA, INSPEKCJA FARMACEUTYCZNA

80 OCHRONA ZDROWIA

800 Przepisy prawne dotyczące ochrony zdrowia

801 Ochrona zdrowia

802 Przeciwdziałanie patologiom społecznym

81 INSPEKCJA SANITARNA

810 Przepisy prawne dotyczące wojewódzkiej stacji sanitarno-epidemiologicznej

811 Koordynacja i nadzór prac organów wojewódzkiej inspekcji sanitarnej

812 Tworzenie delegatur wojewódzkiej inspekcji sanitarnej

82 NADZÓR FARMACEUTYCZNY

820 Przepisy prawne dotyczące wojewódzkiego inspektoratu inspekcji farmaceutycznej

821 Koordynacja i nadzór prac organów wojewódzkiego inspektoratu inspekcji farmaceutycznej

822 Tworzenie delegatur wojewódzkiego inspektoratu inspekcji farmaceutycznej

9 POMOC SPOŁECZNA, REHABILITACJA ZAWODOWA I SPOŁECZNA ORAZ ZATRUDNIANIE OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH, ZATRUDNIENIE I PRZECIWDZIAŁANIE BEZROBOCIU

90 POMOC SPOŁECZNA

900 Przepisy prawne dotyczące pomocy społecznej

901 Pomoc społeczna

902 Zatrudnianie osób niepełnosprawnych

91 ZATRUDNIENIE I PRZECIWDZIAŁANIE BEZROBOCIU

910 Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia i przeciwdziałania bezrobociu

911 Zatrudnienie i przeciwdziałanie bezrobociu

Symbole klasyfikacyjneHasła klasyfikacyjneKategoria archiwalnaUwagi
IIIIIIIVw komórce macierzystejw innych komórkach
12345678
0ZARZĄDZANIE
00ORGANY JEDNOOSOBOWE I KOLEGIALNE
000Przepisy prawne dotyczące organów jednoosobowych i kolegialnychB-10Bc
001Prezydent Rzeczypospolitej PolskiejWybory Prezydenta RP. Sprawy organizacyjne i wynikające z ordynacji wyborczej. Okresy przechowywania regulują odrębne przepisy
002Sejm Rzeczypospolitej Polskiej i jego organy
0020Wybory do Sejmu Rzeczypospolitej PolskiejB-5BcJak w klasie 001
0021Komisje sejmowe i zespoły poselskieBE-5BcInformacje, zapytania, materiały informacyjne
0022Spotkania posłów z wyborcamiBE-5Bc
0023Interpelacje, wnioski i postulaty posłówBE-5Bc
003Senat Rzeczypospolitej Polskiej
0030Wybory Senatu Rzeczypospolitej PolskiejB-5BcJak w klasie 0010
0031Spotkania senatorów z wyborcamiBE-5Bc
0032Interwencje, wnioski i postulaty senatorówBE-5Bc
004Organy samorządu terytorialnego
0040Wybory organów samorządu terytorialnegoB-5BcJak w klasie 0010
0041Organizacja i zasady funkcjonowania organów samorządu terytorialnegoB-10BcOrgany samorządu wojewódzkiego, powiatowego i gminnego.
0042Związki gmin, związki, stowarzyszenia i porozumienia

powiatów

ABc
0043Interpelacje i wnioski radnychBE-5Bc
0044Spotkania wojewody z przedstawicielami organów samorządu terytorialnegoBE-5Bc
005Kolegia, komisje, zespoły działające przy organach administracji rządowej
0050Powoływanie kolegiów, komisji i zespołówABc
0051Ewidencja kolegiów, komisji i zespołówABc
0052Posiedzenia kolegiów, komisji i zespołówABc
0053Sprawozdania z działalności kolegiów, komisji i zespołówABc
0054Obsługa administracyjna i technicznaB-3BcKoszty utrzymania kolegiów, komisji i zespołów
006Zjazdy, narady, konferencje
0060Plany, programy narad, zjazdów i konferencji organizowanych przez wojewodę i urząd wojewódzkiABc
0061Narady pracownikówB-5Bc
0062Udział w naradach, zjazdach i konferencjach obcychB-3BcKat. A - własne wystąpienia, referaty i opracowania
0063Obsługa administracyjna i techniczna zjazdów, narad i

konferencji

B-3BcJak w klasie 0055
01ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE
010Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzaniaBE-10BcOkres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu. Do kat. A zalicza się własne ustalenia w tym zakresie
011Organizacja organów naczelnych władz państwowychB-5Kancelarii Sejmu, Senatu, Prezydenta, Prezesa Rady Ministrów
012Organizacja ministerstw i urzędów centralnychB-5BcW miarę potrzeb można założyć odrębne teczki dla poszczególnych ministerstw i urzędów
013Organizacja wojewódzkiej administracji zespolonej
0130Statut urzędu wojewódzkiegoABc
0131Regulamin organizacyjny urzędu wojewódzkiegoABc
0132Organizacja delegatur i ośrodków zamiejscowych urzędu wojewódzkiegoABc
0133Regulaminy aparatu pomocniczego kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkichB-10Bc
0134Statuty lub regulaminy podporządkowanych jednostek organizacyjnychB-10Bc
0135Regulaminy wewnętrzne wydziałówB-10Bc
0136Pełnomocnicy organów administracji rządowej, zakresy pełnomocnictwABc
0137Upoważnianie pracowników do załatwiania spraw w imieniu wojewodyB-10BcW tym rejestr upoważnień i pełnomocnictw.

Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pełnomocnictw lub upoważnień.

0138Nadzór nad działalnością wojewódzkiej administracji zespolonejB-10BcKorespondencja, organizacja - prace nie mieszczące się w innych klasach rzeczowych.
014Kompetencje wojewódzkiej administracji zespolonej
0140Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych w wojewódzkiej administracji zespolonejBE-5Bc
0141Zawieranie porozumień z organami samorządu terytorialnegoBE-10Bc
0142Zawieranie porozumień z innymi jednostkami administracji rządowejBE-10Bc
015Akty normatywne
0150Akty normatywne organów i urzędów naczelnych i centralnych władz państwowychB-10BcUrzędu Prezydenta RP, Sejmu, Senatu, Prezesa Rady Ministrów, ministerstw, urzędów centralnych
0151Akty normatywne wojewodówABc
0152Akty normatywne służb administracji zespolonejB-10Bc
0153Akty normatywne organów administracji niezespolonejB-10Bc
0154Akty normatywne organów samorządu terytorialnegoB-10Bc
016Zbiory aktów prawa miejscowego i ich publikacjaABcW tym Wojewódzki Dziennik Urzędowy
017Prace naukowo-badawcze
0170Plany i programy, realizacjaABc
0171Rozliczenia, odbiór robótB-5Bc
018Metody pracy, wynalazczość, racjonalizacja
0180Racjonalizacja i usprawnianie funkcjonowania administracji rządowej w województwieB-5Bc
0181Popularyzacja i wdrażanie racjonalizacji i usprawnieńB-5Bc
0182Wynalazki pracownicze, patentyB-5Bc
0183Wynagradzanie wynalazców i racjonalizatorówB-5Bc
0184Analizy i oceny efektów wprowadzonych usprawnień i racjonalizacji metod pracyABc
02PROGNOZOWANIE, PROGRAMOWANIE, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I STATYSTYKADla każdego rodzaju planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki
020Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości statystycznejBE-10BcJak w klasie 010
021Prognozowanie, programowanie i planowanie
0210Materiały źródłowe do prognozowania, programowania i planowaniaABc
0211Materiały pomocnicze do prognozowania, programowania i planowaniaABc
0212Prognozy, programy i plany własneABc
0213Prognozy, programy i plany podporządkowanych jednostek organizacyjnychABc
0214Prognozy, programy i plany zespolonych służb, inspekcji i strażyABc
022Sprawozdawczość i statystyka
0220Materiały źródłowe i pomocnicze do sprawozdawczości statystycznejABc
0221Sprawozdania statystyczne własneABc
0222Sprawozdania statystyczne podporządkowanych, jednostek organizacyjnychB-5Bc
0223Sprawozdania statystyczne zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkichB-5Bc
0224Sprawozdania z działalności innych jednostekBE-5Bc
0225Sprawozdawczość nieperiodycznaBE-5BcProblemowa - kat. A, okresowa znajduje swoje odbicie w sprawozdawczości rocznej - kat. B-5.
023Planowanie i sprawozdawczość za okresy krótsze niż roczneB-5Bc
024Analizy
0240Analizy własneABcDo kat. A należą analizy kompleksowe i problemowe, pozostałe - kat. B-5
0241Analizy wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnychB-10Bc
0242Analizy zbiorczeAA
025Meldunki i raporty sytuacyjne
0250Meldunki i raporty sytuacyjne własneBE-5Bc
0251Meldunki i raporty sytuacyjne wojewódzkiej administracji zespolonej i niezespolonejB-5Bc
0252Meldunki i raporty zbiorczeBE-5Bc
03INFORMATYZACJA
030Przepisy prawne oraz organizacja informatyzacji
0300Organizacja prac projektowychB-5BcUmowy, plany pracy, protokoły odbioru prac oraz raporty, korespondencja z wykonawcami i użytkownikami
0301Dokumentacja faz projektowania oprogramowaniaABc
0302Dokumentacja projektowania funkcjonalnegoABcOgólne i szczegółowe projekty funkcjonalne systemów
0303Licencje na oprogramowanieB-5BcOkres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy licencyjnej
031Projektowanie i koordynowanie systemów i programów informatycznych
0310Projektowanie systemów informatycznychABc
0311Budowa systemów teleinformatycznych urzędu wojewódzkiego i administracji publicznejABc
0312Koordynacja w tworzeniu baz danych w zakresie zadań zleconych powierzonych organom samorządu terytorialnegoB-5Bc
0313Spis systemów i programów oraz ich ocenaABc
0314Instrukcje eksploatacyjneB-10BcSystemów informatycznych, systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania zbiorów danych
0315Zbiory informacjiBE-10BcZgromadzone na nośnikach informatycznych
0316Zabezpieczenie eksploatacji systemówB-5BcMateriałowe i techniczne
0317Instalacja, utrzymanie i administracja oprogramowania systemowego i pomocniczegoB-5Bc
0318Wspomaganie użytkowników systemówB-5BcKonsultacje, szkolenia, materiały pomocnicze i instrukcje dla użytkowników
032Terenowy bank danych - ośrodek informatyki urzędu wojewódzkiego
0320Wdrażanie i eksploatacja systemów i programówABc
0321Przetwarzanie danychABc
0322Bank danych (zbiory informacji)BE-5BcDla zbiorów zaliczonych do kat. A - wydruk na papierze
0323Eksploatacja Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji LudnościABc
0324Udostępnianie zasobów zawartych w bazach danychB-5Bc
0325Świadczenie usług informatycznych jednostkom spoza administracji publicznejB-5Bc
0326Ochrona eksploatowanych danych osobowychBE-10BcJak w klasie 010
0327Utrzymanie sprawności technicznej i technologicznej sprzętu komputerowegoB-5Bc
0328Zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania użytkowegoB-5Bc
04PODZIAŁ TERYTORIALNY
040Przepisy prawne dotyczące podziału terytorialnegoB-10Bc
041Ustalanie nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych
0410Wnioski do Komisji Ustalania Nazw Miejscowości i Obiektów FizjograficznychABc
0411Materiały źródłowe do ustalania nazw miejscowości i obiektów fizjograficznychABc
0412Projekty aktów prawnych dotyczących nazw miejscowości i obiektów fizjograficznychB-5Bc
0413Ogłaszanie nazw miejscowości i obiektów fizjograficznychABc
042Podział terytorialny
0420Tworzenie, łączenie i znoszenie województwABcWnioski, opinie, postulaty
0421Tworzenie miastABcJak w klasie 0420
0422Tworzenie, łączenie i znoszenie gmin, powiatów oraz

ustalanie ich nazw i siedzib

ABcJak w klasie 0420
0423Zmiany granic województwABcJak w klasie 0420
0424Zmiany granic powiatówBE-10BcJak w klasie 0420
0425Zmiany granic gminBE-10BcJak w klasie 0420
0426Zmiany granic miastBE-10BcJak w klasie 0420
0427Przenoszenie siedzib do innych miejscowościBE-10BcJak w klasie 0420
0428Podziały terytorialne dla celów specjalnychBE-10BcJak w klasie 0420
0429Podział terytorialny na rejony działania administracji rządowej ogólnej i specjalnej, sądownictwa itp.BE-5Bc
05OBSŁUGA PRAWNA, SKARGI I WNIOSKI
050Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej, skarg i wnioskówBE-10BcJak w klasie 010
051Prowadzenie spraw sądowych
0510Rejestr spraw sądowychB-10BcCywilnych, karnych, pracy, administracyjnych, gospodarczych itd.
0511Sprawy cywilne i w sądach pracyB-10-Materiały
0512Sprawy karneB-5-Jak w klasie 0511
0513Sprawy administracyjneB-10-Jak w klasie 0511. W tym postępowanie przed Samorządowym Kolegium Odwoławczym.
0514Sprawy gospodarczeB-10-Jak w klasie 0511
0510Sprawy przed kolegiami ds. wykroczeńB-10-Jak w klasie 0511
0516Występowanie przed sądamiB-5Bc
0517Współdziałanie z organami ścigania w sprawach zapobiegania przestępstwomB-5Bc
0518Zastępstwa sądoweB-3Bc
052Opiniowanie projektów aktów prawnych, umów i porozumień
0520Projekty ustawB-3Bc
0521Projekty aktów prawnych Rady Ministrów, Prezesa Rady Ministrów, ministrów i kierowników urzędów centralnychB-3Bc
0522Projekty rozporządzeń i zarządzeń wojewodyB-3Bc
0523Projekty aktów prawnych kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkichB-5Bc
0524Projekty aktów prawnych organów administracji niezespolonejB-3Bc
0525Projekty aktów prawnych organów samorządu terytorialnegoB-3Bc
0526Projekty umów cywilnoprawnych i umów prawa handlowegoB-5Bc
0527Projekty porozumień cywilnoprawnychB-5Bc
053Opinie prawne i nadzór prawny
0530Opinie prawne dla organów administracji rządowejBE-5Bc
0531Opinie prawne dla własnego urzęduBE-5Bc
0532Opinie prawne dla kierowników podporządkowanych jednostek organizacyjnychB-5Bc
0533Opinie prawne dla kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży wojewódzkichB-5Bc
0534Inne opinie prawneB-5Bc
054Interpretacje prawne i spory kompetencyjne
0540Interpretacje przepisów prawnychABcWykładnia, interpretacja własnych aktów normatywnych. Pozostałych - kat. B-5
0541Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami samorządu terytorialnegoBE-5Bc
0542Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami samorządu terytorialnego a urzędami terenowymi administracji rządowejBE-5Bc
055Skargi i wnioski, petycje
0550Rejestr skarg i wnioskówABc
0551Rozpatrywanie skarg i wnioskówBE-5BcZałatwianych bezpośrednio. W razie masowości tego typu spraw do kat. A kwalifikuje się 5-10%
0552Skargi na działalność administracji rządowejABc
0553Skargi dotyczące zadań i działalności organów samorządu terytorialnego, także realizacji zadań z zakresu administracji rządowejABcDo kat. 5-10%
0554Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwościB-3Bc
0555Nadzór i kontrola prawidłowości rozpatrywania skarg i wnioskówB-3Bc
0556Harmonogramy przyjmowania skarg i wnioskówB-3Bc
0557Analizy i oceny skarg i wniosków, roczne sprawozdaniaABc
06OBSŁUGA PRASOWA, OGŁOSZENIA, KOMUNIKATY, WYDAWNICTWA
060Przepisy prawne dotyczące obsługi prasowej, wydawnictw i publikacjiBE-10BcJak w klasie 010
061Wydawnictwa, publikacje
0610Programy i plany wydawnictw i publikacjiABcWłasne. Pozostałe - kat. B-5
0611Wykonania poligraficzneB-2BcZapotrzebowania materiałowe, zlecenia i ich rozliczenie, kopie rachunków, korespondencja.
0612Kolportaż i rozpowszechnianie wydawnictwB-2BcDla prasy, radia i telewizji, również odpowiedzi na krytykę w prasie, radiu i telewizji.
0613Własne publikacjeABcDokumentacja każdego tytułu (karty wydawnicze, umowy opracowań autorskich i redakcyjnych, recenzje, opinie, projekty graficzne).
062Publikacje dziennika urzędowego województwa
0620Redakcja dziennika urzędowegoB-3Bc
0621Rozpowszechnianie dziennika urzędowego województwa (prenumerata, sprzedaż)B-3Bc
0622Wykaz jednostek otrzymujących dziennik urzędowy województwa bezpłatnieB-3Bc
0623Administracja dziennika urzędowegoB-3Bc
063Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady
0630Prenumerata dzienników i czasopismB-2Bc
0631Ogłoszenia i obwieszczeniaB-3Bc
0632Konferencje prasoweABcStenogramy, przebieg konferencji. Zaproszenia, zawiadomienia, korespondencja - kat. Bc.
0633Wywiady i informacje dla środków masowego przekazuABcDla prasy, radia i telewizji. Również odpowiedzi na krytykę w prasie, radiu i telewizji.
0634Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne o działalności własnejABc
0635Wycinki prasowe dotyczące organów wojewódzkiej administracji zespolonejB-2Bc
064Kroniki i monografie
0640Kroniki i monografieABcO działalności własnej.
0641Kroniki i monografie organów wojewódzkiej administracji zespolonejB-10Bc
0642Kroniki i monografie obceB-5BcStenogramy, przebieg konferencji. Zaproszenia, zawiadomienia, korespondencja - kat. Bc
065Wystawy, pokazy, imprezy, prezentacjeImprezy stałe i okolicznościowe
0650Wystawy, pokazy i imprezy własneABcProgramy, scenariusze, materiały pomocnicze, księgi pamiątkowe wystaw, pokazów, imprez własnych
0651Techniczna obsługa wystaw, pokazów i imprezB-2Bc
0652Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznychABcDo kat. A zalicza się własne opracowania oraz sprawozdania z czynnego uczestnictwa. Pozostałe materiały kat. B-2.
066SponsoringB-5Bc
067PatronatB-5Bc
068Komitety honoroweBE-10Bc
07WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTYObejmuje ogólne sprawy współpracy z instytucjami krajowymi i zagranicznymi nie związane bezpośrednio z dokumentacją innych klas
070Przepisy prawne dotyczące współdziałania i kontaktówBE-10BcJak w klasie 010
071Współdziałanie
0710Współdziałanie z Prezydentem RP i Kancelarią Prezydenta RP, z Sejmem i Senatem RP oraz z Kancelariami Sejmu i SenatuABcDo kat. A kwalifikuje się programy, materiały i informacje o realizacji współpracy, pozostałe - kat. B-5 Korespondencja ogólna, merytoryczna w klasach związanych tematycznie z rodzajem współpracy
0711Współdziałanie z Radą Ministrów, ministrami i kierownikami urzędów centralnychABcJak w klasie 0710
0712Współdziałanie z organami wojewódzkiej administracji zespolonej i niezespolonejABcJak w klasie 0710
0713Współdziałanie z organami samorządu terytorialnegoABcJak w klasie 0710
0714Współdziałanie z partiami i organizacjami politycznymi, społecznymi i związkami zawodowymiABcJak w klasie 0710
0715Współdziałanie z kościołami i związkami wyznaniowymiABcJak w klasie 0710
0716Współdziałanie z organami samorządu terytorialnegoABcJak w klasie 0710
0717Współdziałanie z innymi urzędami, instytucjami i stowarzyszeniamiBE-5BcJak w klasie 0710
0718Współdziałanie z wydziałami własnego urzęduBE-5Bc
0719ReprezentacjaB-2BcZaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja.
072Kontakty i współpraca zagraniczna
0720Priorytety współpracy zagranicznej województwaABcWłasne ustalenia
0721Współdziałanie z organami innych państw oraz międzynarodowymi organizacjami rządowymi i pozarządowymiABcDla każdej organizacji zakłada się odrębne teczki zawierające podpisane porozumienia, analizy, oceny i sprawozdania z realizacji współpracy oraz decyzje i informacje w tym zakresie z MSZ.
0722Udział w międzynarodowych instytucjach i zrzeszeniach regionalnychABc
0723Współpraca dwustronnaABcPodpisane porozumienia, analizy, oceny i sprawozdania z realizacji współpracy.
0724Wyjazdy zagraniczneABcSprawozdania z wyjazdów, pozostałe: wnioski wyjazdowe, korespondencja - kat. B-2
0725Przyjmowanie delegacji zagranicznych, występowanie w imieniu rząduABcProgramy pobytu oraz sprawozdania z przebiegu rozmów. Pozostałe: ewidencja upominków, dokumentacja zakwaterowania, sprawy tłumaczeń - kat. B-2
0726Wymiana doświadczeńB-5BcWymiana dokumentacji i informacji.
0727Obsługa współpracy przygranicznejABc
0728Przekazywanie Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji projektów aktów i uchwał o współpracy międzynarodowej celem wyrażenia zgody na ich uchwalenie przez sejmik województwaABc
073Integracja z Unią Europejską
0730Realizacja zadań wynikających z procesów dostosowawczychABc
0731Prowadzenie i organizacja szkoleń w terenie w zakresie integracji z Unią EuropejskąB-5Bc
0732Gromadzenie informacji na temat procesów integracyjnychBE-5Bc
0733Współdziałanie z centralnymi jednostkami ds. integracji oraz organizacjami zagranicznymi i międzynarodowymiBE-5Bc
08OBSŁUGA KANCELARYJNA, ARCHIWUM ZAKŁADOWE
080Przepisy prawne dotyczące obsługi kancelaryjnej i archiwum zakładowego oraz kancelarii tajnej i postępowania z dokumentacją niejawnąB-10Bc
081Obsługa kancelaryjna
0810Instrukcja kancelaryjnaABcW tym także dokumentacji niejawnej.
0811Rzeczowy wykaz aktABcJak w klasie 0810
0812Rejestry kancelaryjne (rzeczowe)ABc
0813Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacjiB-2BcKontrolki wpływów i wysłanej korespondencji, dowody opłat pocztowych, rozdzielniki, terminarze.
0814Ewidencja korespondencji niejawnejARejestry i dzienniki. Okres przechowywania liczy się od daty utraty praktycznego znaczenia.
082Archiwum zakładowe
0820Instrukcje i regulaminy archiwum zakładowegoABc
0821Ewidencja zasobu archiwum zakładowegoABcWykazy spisów zdawczo-odbiorczych, spisy zdawczo-odbiorcze, spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do archiwum państwowego, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji (aktowej, technicznej) przeznaczonej do zniszczenia lub przekazania na makulaturę
0822Ewidencja udostępniania i wypożyczaniaB-2BcZezwolenia. karty udostępniania akt
0823KwerendyB-5BcZaświadczenia i ich rejestry
0824Skontrum dokumentacjiB-5BcOkres przechowywania liczy się od daty przeprowadzenia nowego skontrum.
0825Zagubienie bądź utrata aktABcPostępowanie wyjaśniające, protokoły.
0826Brakowanie akt, protokoły zniszczeniaABc
0827Konserwacja aktBcBc
083Biblioteka urzędowa
0830Instrukcje i regulaminy biblioteki urzędowejABc
0831Ewidencja zasobu bibliotecznegoB-10BcInwentarze, katalogi
0832Zakup książek i innych wydawnictwB-2Bc
0833Ewidencja wypożyczeń zbiorów bibliotecznychB-2Bc
0834Postępowanie dotyczące zwrotu wypożyczonych książek i wydawnictwB-5Bc
0835Brakowanie zbiorów bibliotecznych, weryfikacja przydatności
084Technika pracy biurowejB-5BcZasady organizacji i nowoczesnej techniki pracy biurowej, współpraca z instytucjami, wprowadzanie nowych technik biurowych, pomoc i nadzór w tym zakresie.
085Formularze i druki
0850Formularze i drukiABcOpracowanie wzorów
0851Katalogi i wzorniki druków i formularzyB-5Bc
0852Gospodarka formularzami i drukamiB-3Bc
0853Składnice formularzy i drukówB-3Bc
0854Druki ścisłego rozliczania i powszechnego użytkuB-3Bc
086Godła, pieczęcie, tablice, ogłoszenia
0860Godła i herbyABcOpracowanie wzorów
0861Pieczęcie urzędowe i stempleABcWzory odciskowe i ich ewidencja.
0862Zamawianie pieczęci urzędowych i stempli, likwidacjaB-5Bc
0863Tablice urzędowe i informacyjneB-5Bc
0864Tablice ogłoszeńB-5Bc
0865Flagi państwoweB-5Bc
087Opłaty i ryczałty pocztowe, telefoniczne
0870Tabele opłat pocztowychB-5Bc
0871Opłaty i ryczałtyB-5Bc
0872Telegramy, telefonogramy, dalekopisy i telefaksyB-5Bc
0873Opłaty za rozmowy prywatne z telefonów służbowychB-5Bc
09NADZÓR, KONTROLE, BADANIA
090Przepisy prawne dotyczące nadzoru, kontroli i badańBE-10BcJak w klasie 010
091Rozstrzygnięcia nadzorcze w sprawach uchwałodawczej działalności organów samorządu terytorialnego
0910Zbiór uchwał organów samorządu terytorialnegoBE-5Bc
0911Orzeczenia o nieważności uchwały sprzecznej z prawem, wstrzymanie wykonania uchwałyB-5Bc
0912Wskazanie, że uchwała podjęta została z naruszeniem prawaB-5Bc
0913Orzeczenia o niezgodności uchwały z prawemB-5Bc
0914Zaskarżanie do sądu uchwał w celu stwierdzenia ich nieważności
092Rozstrzygnięcia nadzorcze w sprawach działalności organów samorządu terytorialnego
0920Pełnienie przez wojewodę funkcji rozwiązanych organów województwaABc
0921Wnioskowanie o rozwiązanie zarządu województwaABc
0922Wnioskowanie o wyznaczenie osoby do pełnienia funkcji rozwiązanego zarządu województwaABc
0923Wnioskowanie o powołanie komisarza rządowegoABc
0924Rozwiązanie zarządu powiatuABc
0925Wyznaczanie osoby do pełnienia funkcji zarządu powiatu i starosty (prezydenta miasta)ABc
0926Rozwiązanie zarządu gminyABc
0927Wyznaczenie osoby do pełnienia funkcji zarządu gminy i wójta (burmistrza)ABc
093Kontrole i inspekcje
0930Plany kontroli i ich realizacjaB-10Bc
0931Kontrole kompleksoweABc
0932Kontrole problemoweABc
0933Kontrole sprawdzająceB-10Bc
0934Kontrole doraźneB-10Bc
0935Kontrole zewnętrzne, realizacja zaleceń i zarządzeń pokontrolnychABc
0936Kontrole wewnętrzneB-5Bc
0937Uczestnictwo w kontrolach obcychB-3Bc
0938Książki kontroliB-5Bc
0939Upoważnienia do przeprowadzenia kontroliB-10Bc
094Badania
0940Plany i programy badań oraz ich realizacjaB-5Bc
0941Tezy i wytyczne do badańABc
0942Wyniki badań, opracowania, wnioskiABc
0943Wykorzystanie wyników badańABc
1KADRY
10ZASADY PRACY I PŁACY
100Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy, płac oraz spraw osobowychBE-10BcOkres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu. Do kat. A zalicza się własne ustalenia w tym zakresie. Dotyczy także korpusu służby cywilnej
101Praca i płace
1010Umowy zbiorowe i zakładoweABcWłasne, zewnętrzne - kat. B-5.
1011Taryfikatory kwalifikacyjne, siatki płacABcWłasne, zewnętrzne - kat. B-5
1012Regulaminy pracy, czas pracyABcWłasne, zewnętrzne - kat. B-5
1013Zasady wynagradzania, nagradzania i premiowaniaABcWłasne, zewnętrzne - kat, B-5
102Ewidencja osobowa, legitymacje własnych pracowników kontraktowych, mianowanych i członków korpusu służby cywilnej
1020Akta osobowe pracownikówBE-50BcProwadzi się w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 286)
1021Pomoce ewidencyjne do akt osobowychB-50Bc
1022Legitymacje służbowe i karty identyfikacyjne pracowników własnej jednostkiB-5Bc
1023Sprawy wojskowe pracownikówB-5Bc
1024Świadectwa pracy, zaświadczenia itp.B-5Bc
103Ewidencja osobowa, legitymacje pracowników kontraktowych, mianowanych i członków korpusu służby cywilnej urzędów wojewódzkiej administracji zespolonejJak w klasie 102
1030Akta osobowe kadry kierowniczej urzędów wojewódzkiej administracji zespolonejBE-50
1031Pomoce do akt osobowych kadry kierowniczej urzędów wojewódzkiej administracji zespolonejB-50
1032Legitymacje służbowe kierownikówB-5
11ZATRUDNIANIE, WYNAGRADZANIE I NAGRADZANIE PRACOWNIKÓW WŁASNEGO URZĘDU, KIEROWNIKÓW URZĘDÓW WOJEWÓDZKIEJ ADMINISTRACJI ZESPOLONEJ I CZŁONKÓW KORPUSU SŁUŻBY CYWILNEJ
110Zatrudnianie i zwalnianie pracowników własnego urzędu
1100Zapotrzebowanie i nabór pracowników, ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracyB-2BcOferty (zgłoszenia) i korespondencja z kandydatami, testy kwalifikacyjne
1101Zatrudniacie i zwalnianie pracownikówB-2BcAkta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych
1102Zatrudnianie i zwalnianie pracowników specjalnych kategoriiB-2BcJak w klasie 1101
1103Zatrudnianie i zwalnianie pracowników młodocianychB-2BcJak w klasie 1101
1104Zatrudnianie w godzinach nadliczbowychB-2Bc
1105Praktyki, praktykanci, staże, służba przygotowawczaB-5Bc
1106Wykazy etatów, plany rozmieszczenia pracownikówABc
1107Przeglądy kadrowe, okresowe ocenyBE-5Bc
1108Obsadzanie stanowisk pracy w drodze konkursówB-5Bc
1109Zmiana i ustanie stosunku pracy w służbie cywilnejB-5BcPrzyznanie kolejnego stanowiska, przeniesienie do innego urzędu lub miejscowości, zawieszenie stosunku pracy, przeniesienie w stan nieczynny, wygaśnięcie stosunku pracy, rozwiązanie stosunku pracy. Jak w klasie 1101
111Wynagradzanie, nagradzanie, awansowanie i opiniowanie pracowników własnego urzędu
1110WynagradzanieB-2BcKopie decyzji o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych
1111Nagradzanie pracowników z funduszu nagródB-2Bc
1112Dodatkowe wynagrodzenia roczne dla członków korpusu służby cywilnejB-2Bc
1113Awansowanie pracownikówB-2Bc
1114Nagrody jubileuszoweB-2Bc
1115Dyplomy, listy, podziękowaniaB-2BcJeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 1020
1116Opinie o pracownikachB-5Bc
112Zatrudnianie, nagradzanie i awansowanie kadry kierowniczej wojewódzkiej administracji zespolonej
1120Powoływanie i odwoływanie kierowników urzędów wojewódzkiej administracji zespolonej, konkursy na stanowiskaB-5BcJeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 1030
1121Nagradzanie i awansowanie kadry kierowniczejB-5BcJak w klasie 1120
1122Nagrody jubileuszowe kadry kierowniczejB-2Bc
1123Dyplomy, podziękowania dla kadry kierowniczejB-2BcJak w klasie 120
1124Opinie o kierownikachB-5Bc
113Odznaczenia państwowe i resortowe
1130Ewidencja pracowników odznaczonychBE-10Bc
1131Odznaczenia państwowe (wnioski)B-5Bc
1132Odznaczenia resortoweB-5Bc
114Prace dodatkowe pracowników własnego urzędu i kierowników urzędów wojewódzkiej administracji zespolonej
1140Zezwolenia na wykonanie pracy dodatkowej. EwidencjaB-5Bc
1141Prace zleconeB-5Bc
1142Umowy o dziełoB-5Bc
1143Wyznaczacie pracowników do spółek prawa handlowegoB-5
1144Ewidencja pracowników uczestniczących w działalności gospodarczejB-5Bc
1145Oświadczenia o stanie majątkowym pracownikówB-5-
115Opiniowanie kandydatów na stanowiska w rządowej administracji zespolonej, policji i straży pożarnejBE-5Bc
12SZKOLENIE PRACOWNIKÓW
120Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracownikówB-10BcWłasne ustalenia - kat. A, dotyczy także korpusu służby cywilnej
121Ośrodki doskonalenia kadr pracowniczych
1210Lokale, pomieszczenia i ich wyposażenieB-5Bc
1211Pracownicy ośrodkówB-5Bc
1212Koszty szkolenia, rozliczenia, zwolnienia od kosztówB-3Bc
1213Baza wyżywieniowa, rozliczeniaB-3Bc
1214Obsługa techniczno-kancelaryjna kursówB-3Bc
1215Dokumentacja szkoleniaB-10Bc
122Formy i metody szkolenia
1220Plany i programy szkolenia pracowników urzędu własnego i ich realizacjaABcDo kat. A kwalifikuje się własne programy i plany, obce do kat. B-5.
1221Analizy i oceny form szkoleniowychABcJak w klasie 1220
1222Szkolenia członków korpusu służby cywilnejB-5BcUdział w szkoleniu centralnym, szkoleniach powszechnych i indywidualnych. Szkolenia specjalistyczne i indywidualne programy rozwoju zawodowego
1223Aplikacje legislacyjne członków korpusu służby cywilnejB-10Bc
1224KursyB-3Bc
1225Sympozja, kursokonferencje itp.B-5Bc
1226Szkolenie praktykantówB-3Bc
1227Egzaminy kwalifikacyjneB-5Bc
1228Praktyki szkolenioweB-3Bc
1229Samokształcenie, dokształcanieB-3Bc
123Uczestnicy szkolenia
1230Ewidencja szkolonychB-10Bc
1231Dobór kadr do szkoleniaB-2Bc
1232Analizy i oceny wyników szkoleniaABcOpracowania własne
1233Opieka nad szkolonymiB-3Bc
1234Protokoły z egzaminów i świadectwa naukiB-50Bc
124Dokształcanie i szkolenie kadry kierowniczej jednostek wojewódzkiej administracji zespolonejB-5BcPlany, zezwolenia, decyzje o dofinansowaniu
13DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KARY
130Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, karania pracownikówBE-10BcJak w klasie 100
131Dyscyplina pracy
1310Listy obecności pracownikówBcBc
1311Absencja chorobowaB-5BcZaświadczenia o niezdolności do pracy. Pozostałe kat. Bc
1312Książki wyjść poza urządB-3Bc
1313Ewidencja delegacji służbowychBcBcRachunki i rozliczenia kosztów podróży służbowych należą do dowodów księgowych - kat. B-5
1314Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowejB-3BcPostępowanie w sprawie dopuszczenia do wiadomości niejawnych, certyfikaty o dopuszczeniu do wiadomości niejawnych, oświadczenia pracowników. Okres przechowywania liczy się od następnego roku po wygaśnięciu zobowiązania lub uprawnienia dostępu.
1315Analizy efektywnego czasu pracyABcOpracowania własne
132Urlopy pracowniczeDotyczy także członków korpusu służby cywilnej
1320Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych pracowników urzędu własnegoB-3Bc
1321Urlopy okolicznościoweB-3Bc
1322Urlopy macierzyńskie i wychowawczeB-3BcKopie akt odkłada się do akt osobowych - klasa 1020 lub 1030.
1323Urlopy bezpłatneB-3BcJak w klasie 1322
1324Urlopy dla poratowania zdrowiaB-3BcJak w klasie 1322
1325Urlopy szkolenioweB-3Bc
133Kary porządkowe i dyscyplinarne
1330Upomnienia na piśmie - odwołaniaBcBcZgodnie z przepisami Kodeksu pracy
1331Komisje dyscyplinarne, rzecznicy dyscyplinarni - skład, regulamin, powołanieB-5Bc
1332Postępowanie komisji dyscyplinarnych, wykonanie orzeczeńBE-5Bc
1333Zacieranie nałożonych karB-5Bc
1334Zawieszanie pracowników w czynnościachB-5Bc
14SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE PRACOWNIKÓW
140Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych pracownikówBE-10BcJak w klasie 100
141Mieszkania, ogródki działkowe, działki budowlane
1410Mieszkania pracownicze, pomoc, interwencje, pożyczki mieszkanioweB-5BcDecyzje w przedmiotowych sprawach.
1411Ogródki działkowe pracownikówB-5Bc
1412Działki budowlane dla pracownikówB-3Bc
1413Dojazdy do pracy - dopłaty do biletówB-3Bc
1414Zaopatrzenie rzeczowe pracownikówB-3Bc
142Opieka zdrowotna
1420Ambulatoria własneB-3Bc
1421Sanatoria, wczasy leczniczeB-5BcDecyzje o dofinansowaniu.
1422Zasiłki choroboweB-5BcDokumentacja stanowiąca podstawę przyznania.
1423Zasiłki połogowe, pogrzebowe, losowe i inneB-5BcJak w klasie 1410
1424Opieka nad inwalidamiB-3Bc
1425Opieka nad emerytami i rencistamiB-3Bc
1426Opieka nad dziećmi - żłobki, przedszkolaB-3Bc
143Wypoczynek pracowników i ich rodzin
1430Wczasy pracownicze i rodzinneB-5BcJak w klasie 1421
1431Obozy, kolonie dla dzieci i młodzieżyB-5Bc
1432Własna baza wczasowo-kolonijnaB-3Bc
144Sport, oświata i kultura
1440Własna baza sportowa i kulturalno-oświatowaB-2Bc
1441Imprezy sportowe dla pracownikówB-2Bc
1442Wypożyczalnie sprzętu sportowegoB-2Bc
1443Biblioteki i czytelnie dla pracownikówB-2Bc
1444Imprezy kulturalno-oświatoweB-2Bc
145Akcje socjalneABcSprawozdania, analizy, wnioski z realizacji akcji socjalno-bytowych
15EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA
150Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczenioweB-10Bc
151Emerytury i renty
1510Ewidencja emerytów i rencistów własnego urzęduB-10Bc
1511Wnioski o emerytury i renty dla własnych pracowników i kierowników jednostek wojewódzkiej administracji zespolonejB-3Bc
1512Wnioski o renty inwalidzkie i specjalne dla własnych pracowników i kierowników jednostek wojewódzkiej administracji zespolonejB-3Bc
1513Dodatki do rent i emeryturB-3Bc
152Ubezpieczenia społeczne
1520Składki ubezpieczenia społecznegoB-5BcPodstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych, korespondencja
1521Ubezpieczenia grupoweB-10BcOkres przechowywania liczy się od daty upływu terminu umowy ubezpieczeniowej
1522Legitymacje ubezpieczeniowe pracowników własnego urzęduB-5BcRejestry wydanych legitymacji lub duplikatów, skorowidze, legitymacje zwrócone
1523Dowody uprawnień do zasiłkówChorobowych, pogrzebowych, rodzinnych.
16BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
160Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracyBE-10BcJak w klasie 100
161Stan bezpieczeństwa i higieny pracy
1610Przeglądy i kontrola stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w urzędzie własnymB-3Bc
1611Przeglądy i kontrola stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w jednostkach podległychB-3Bc
1612Analizy i oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracyB-5Bc
162Środki ochronne
1620Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistejB-3Bc
1621Urządzenia ochronne i sanitarneB-3Bc
1622Środki utrzymania czystościB-3Bc
163Wypadki przy pracy, zdrowie, choroby zawodowe
1630Wypadki zbiorowe, śmiertelne i inwalidzkieABc
1631Inne wypadkiB-10Bc
1632Zgłoszenia chorób zawodowychB-10Bc
1633Analizy i oceny wypadkowości i chorób zawodowychABc
1634Badania okresowe pracownikówBx**Okres przechowywania zgodny z wymaganiami na danym stanowisku pracy.
1635Profilaktyka zapobiegawczaB-5Bc
2ŚRODKI RZECZOWE
20ADMINISTROWANIE NIERUCHOMOŚCIAMI
200Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościamiBE-10BcOkres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu. Do kat. A zalicza się własne ustalenia w tym zakresie
201Administrowanie nieruchomościami
2010Dokumentacja prawna oraz projektowo-kosztorysowa obiektówBE-5BcDla każdego obiektu zakłada się odrębną teczkę.

Okres przechowywania - przez cały okres użytkowania obiektu. Dokumentacja obiektów zabytkowych - kat. A.

2011Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń użytkowanych przez urząd własnyB-10Bc
2012Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń przekazanych w użytkowanie wojewódzkiej administracji zespolonejB-10Bc
2013Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości, lokali i pomieszczeń na potrzeby własne urzęduB-25BcDokumentacja prawna i techniczna. Okres przechowywania liczy się od daty zbycia obiektu.
2014Podatki, opłaty i czynsze za lokale, pomieszczenia i nieruchomości własneB-10BcZ wyjątkiem dowodów księgowych (kat. B-5).
2015Wynajem nieruchomości i lokali własnych innych jednostkomB-5BcUmowy, korespondencja. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy najmu.
202Utrzymywanie lokali i pomieszczeń
2020Gospodarka nieruchomościami, lokalami i pomieszczeniamiB-3Bc
2021Eksploatacja nieruchomości, lokali i pomieszczeńB-2BcKonserwacja, remonty bieżące, protokoły przeglądów.
2022Eksploatacja urządzeń techniczno-instalacyjnychB-2BcJak w klasie 2021
2023Utrzymanie czystościB-2Bc
2024Ogrzewanie lokali i pomieszczeńB-2Bc
2025OświetlenieB-2Bc
2026Woda, kanalizacja, ścieki itp.B-2Bc
2027Dekoracja, flagowanie, estetykaB-2Bc
203Ochrona obiektów i mienia
2030Ochrona przeciwpożarowa w nieruchomościach własnychB-5BcInstrukcje, książki kontroli wewnętrznych, opinie o projektach technicznych systemów wykrywania i sygnalizacji pożaru.
2031Ochrona przeciwpożarowa w nieruchomościach jednostek podporządkowanych i nadzorowanychB-5BcJak w klasie 2030
2032Ochrona (strzeżenie) obiektów własnych oraz jednostek podległychB-5BcDokumentacja dotycząca organizacji i funkcjonowania straży przemysłowej oraz agencji ochrony przy ochronie obiektów. Dzienniki służb, meldunki.
2033Ochrona mienia własnego oraz jednostek podległychB-3Bc
21GOSPODARKA ŚRODKAMI RUCHOMYMI
210Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe
2100Źródła zaopatrzenia, dostawcyB-2BcZamówienia, zakupy. Oferty, katalogi dostawców - kat. Bc.
2101Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i przedmiotów nietrwałychB-5BcDowody przychodu i rozchodu, kartoteki magazynowe.
2102Ewidencja ruchomości, narzędzi, materiałów i pomocy biurowychB-5Bc
2103Likwidacja środków trwałychB-5BcProtokoły likwidacji,
211Meble i sprzęt biurowy
2110Zapotrzebowania, zamówienia, przydziałyB-3Bc
2111Konserwacja i remontyB-3Bc
2112Kasacja i upłynnianieB-5Bc
212Maszyny i urządzenia biurowe
2120Zapotrzebowania, zamówienia, przydziałyB-3Bc
2121Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna maszyn i urządzeńB-5BcDokumentacja techniczna, instrukcje obsługi, opisy techniczne, gwarancje, katalogi. Okres przechowywania liczy się od daty zniszczenia maszyny.
213Gospodarka materiałowa i narzędziowa
2130Zasady gospodarki materiałowej i narzędziowejBE-10BcJak w klasie 200
2131Ewidencje materiałów i narzędziB-10Bc
2132Magazynowanie materiałów i narzędziB-10Bc
2133Rozliczenia zużycia materiałówB-3Bc
2134Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)B-2Bc
214Inwentaryzacja
2140Inwentaryzacja w urzędzie własnymB-5Bc
2141Formularze inwentaryzacyjne (spisy i protokoły)B-5Bc
2142Inwentaryzacja w jednostkach podległychB-3Bc
2143Komisje inwentaryzacyjne własneB-5BcSkłady komisji.
2144Komisje inwentaryzacyjne w jednostkach podległychB-5BcJak w klasie 2143
2145Wycena i przecena, amortyzacjaB-10Bc
22INWESTYCJE I REMONTY BUDOWLANE
220Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontówB-10Bc
221Przygotowanie inwestycji i remontów
2210Normatywy techniczne projektowaniaB-5Bc
2211Opiniowanie założeń techniczno-ekonomicznych oraz dokumentacji projektowo-kosztorysowejB-5BcWnioski, opinie, zezwolenia, korespondencja.
2212Zlecenia na wykonanie dokumentacjiB-3Bc
222Inwestycje budowlane, remonty kapitalne
2220Dokumentacja (prawna i projektowo-kosztorysowa)Be-5BcDokumentacja obiektów zabytkowych - kat. A. Dla każdego obiektu zakłada się odrębną teczkę.

Okres przechowywania liczy się od daty zaprzestania eksploatacji obiektu.

2221Realizacja inwestycji i remontówB-5BcUmowy z wykonawcami, harmonogramy robót, narady, rozliczenia z wykonawcami. Dla każdej inwestycji zakłada się odrębną teczkę.
2222Odbiór i rozliczenie inwestycji oraz remontów kapitalnychB-5BcProtokoły odbioru inwestycji, notatki. Jeden egzemplarz protokołu należy dołączyć do dokumentacji prawnej i technicznej obiektu.
2223Zaopatrzenie materiałowe i wyposażenioweB-3Bc
2224Ewidencja inwestycji i remontów kapitalnychABcWykaz (spis) tytułów inwestycyjnych i obiektów zakwalifikowanych do kapitalnego remontu.
2225Nadzór inwestorskiB-5Bc
23TRANSPORT
230Przepisy prawne dotyczące transportuBE-10BcJak w klasie 200
231Zakup i ewidencja środków transportu
2310Zakupy środków transportuB-5Bc
2311Ewidencja własnych środków transportuB-10Bc
2312Ewidencja środków transportu jednostek wojewódzkiej administracji zespolonejB-10Bc
2313Etaty samochodowe własne oraz jednostek podległychB-5Bc
232Eksploatacja środków transportu
2320Przebiegi samochodów własnychB-5BcKarty eksploatacji samochodów, ewidencja zużycia paliw.
2321Przebiegi samochodów jednostek wojewódzkiej administracji zespolonejB-5BcJak w klasie 2320
2322Naprawa i remonty pojazdówB-5Bc
2323Części zamienne, narzędzia, sprzętB-5Bc
2324PaliwoB-5Bc
2325Zezwolenia na prowadzenie samochodów służbowychB-5Bc
2326Wykorzystanie pojazdów prywatnych do celów służbowychB-5BcUmowy z pracownikami. Rozliczenia kosztów - tzw. "kilometrówka" - w rozliczeniu delegacji służbowych.
2327Ryczałty samochodoweB-5Bc
2328Zaplecze techniczne transportuB-3BcWarsztaty, garaże itp.
3BUDŻET, FINANSE, RACHUNKOWOŚĆ, FINANSOWANIE ZADAŃ
30PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU
300Przepisy prawne dotyczące planowania budżetowegoBE-10BcOkres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu. Do kat. A zalicza się własne ustalenia w tym zakresie
301Budżet województwa
3010Opracowania i materiały dotyczące projektowania budżetówB-5Bc
3011Budżet zbiorczy; zmiany i realizacjaABeWersja ostateczna. Projekty, materiały robocze i pomocnicze - kat. B-5
3012Budżet własny urzędu wojewódzkiego i jego realizacjaABcBudżety administracyjne poszczególnych wydziałów - kat. B-5
3012Plany finansowe i sprawozdania z ich realizacji jednostek administracji zespolonejB-5Bc
302Nadzorowanie prawidłowości wykorzystania finansów sektora publicznego
3020Jednostki budżetoweB-5Bc
3021Zakłady budżetoweB-5Bc
3022Gospodarstwa pomocniczeB-5Bc
3023Środki specjalneB-5Bc
3024Fundusze celoweB-5Bc
303Gospodarka pozabudżetowa
3030Opracowania i materiały w sprawach planowania i realizacji środków pozabudżetowychB-5Bc
3031Opracowania i materiały innych jednostek w sprawach planowania i realizacji środków pozabudżetowychB-5Bc
3032Plany finansowe zakładów budżetowychB-5Bc
304Plany finansowania inwestycji i remontów
3040Plany finansowania inwestycji własnych i ich realizacjaB-5Bc
3041Plany finansowania inwestycji jednostek podległych i ich realizacjaB-5Bc
3042Finansowanie remontów własnychB-5Bc
3043Finansowanie remontów jednostek podległychB-5Bc
3044Dotacje budżetu centralnego na finansowanie inwestycji centralnychB-5-
305Dotacje i subwencje budżetowe na wykonanie zadań zleconych i powierzonych organom samorządu terytorialnego
3050DotacjeB-5Bc
3051Nadzór nad wykorzystaniem dotacji przez jednostki dotowaneB-5Bc
3052Subwencje z budżetu państwaB-5
3053Subwencje wyrównawcze z budżetu państwaB-5
31RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA
310Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowejB-10Bc
311Sprawy ogólne dotyczące urządzeń do księgowaniaB-3Bc
312Księgowość budżetowo-finansowa
3120Dokumentacja księgowa księgowości budżetowejB-5BcKsięgi, rejestry, dzienniki, kartoteki itp.
3121Dowody księgowe księgowości budżetowejB-5Bc
3122Dokumentacja księgowa inwestycjiB-5-Jak w klasie 3120
3123Dowody księgowe inwestycjiB-5BcOkres przechowywania całości dowodów dotyczących danej inwestycji liczy się od następnego roku po jej rozliczeniu.
3124Harmonogramy przekazywania środków organom samorządu terytorialnego
313Płace, delegacje służbowe
3130Dokumentacja służąca sporządzaniu list płacB-5BcW tym karty pracy
3131Listy płacB-50*-*Okres przechowywania wynika z art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591) i może ulec zmianie. Kopie - kat. B-5.
3132Kartoteki wynagrodzeńB-50*-Jak w klasie 3131
3133Listy innych wynagrodzeń stanowiące podstawę do naliczania renty lub emeryturyB-50*BcJak w klasie 3131
3134Listy zaliczek na wynagrodzeniaB-5Bc
3135Rozliczenia delegacji służbowychB-5BcW tym naliczenia tzw. "kilometrówki".
3136Deklaracje podatkowe PITB-5-
3137Deklaracje RMUAB-3-
3138Zaświadczenia o zarobkachB-3-
314Obsługa kasowa
3140Dokumentacja kasowaB-5BcJak w klasie 3120
3141Raporty kasowe - oryginałyB-5BcKopie - kat. B-2.
3142Uzgodnienia saldB-3Bc
3143Depozyty kasoweB-5Bc
3144Rewizje i lustracje kasyB-5Bc
3145Dowody kasoweB-5BcOryginały KP, KW itp.
315Nadzór nad rachunkowością, księgowością, dokumentacją i obsługą kasową
3150Bieżący nadzór głównego księgowegoB-3Bc
3151Powoływanie biegłych księgowych, listy biegłychB-10Bc
32ZAMÓWIENIA PUBLICZNE, PRZETARGI, OFERTY
320Przepisy prawne dotyczące zamówień i przetargówBE-10BcJak w klasie 300
321Kryteria oceny ofertBE-5BcDo kat. A zalicza się własne ustalenia i wytyczne.
322Zamówienia publiczne
3220Powoływanie komisjiB-5Bc
3221Wybór ofertyB-5BcDla każdego zamówienia prowadzi się odrębną teczkę zawierającą materiały kontrahentów, opinie komisji i decyzje. Okres przechowywania liczy się od daty realizacji przedsięwzięcia.
323Przetargi
3230Powoływanie komisjiB-5Bc
3231Wybór ofertyB-5BcJak w klasie 3221
324Konkurs ofertB-5BcOferty i decyzje o wyborze jednej z nich. Dla każdego zlecenia prowadzi się odrębne teczki.
325Rejestry zamówień publicznych, odwołań i protestówB-5-
4KULTURA, SPORT, TURYSTYKA, OCHRONA DÓBR KULTURY, OŚWIATA
40KULTURA, SPORT, TURYSTYKA
400Przepisy prawne dotyczące kultury, sportu i turystykiB-5Bc
401Działalność kulturalna
4010Mecenat państwa nad działalnością kulturalnąABc
4011Współdziałanie w zakresie ochrony dóbr kulturyBE-5Bc
4012Nagrody i stypendia w dziedzinie kultury i sztukiB-5Bc
402Sport
4020Inwestycje sportowe finansowane z dopłat do gier liczbowychB-10Bc
4021Szkolenie sportowe młodzieżyB-5Bc
403Usługi turystyczne
4030Zezwolenia na organizowanie imprez turystycznychB-5Bc
4031Zezwolenia na pośredniczenie w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznychB-5Bc
4032Dokonywanie zaszeregowania obiektów hotelarskich do poszczególnych rodzajów, nadawanie im kategorii oraz ewidencja tych obiektówB-10Bc
4033Kontrola organizowania imprez turystycznych i umów o świadczenia usług turystycznychB-5Bc
4034Egzaminowanie oraz nadawanie, zawieszanie i cofanie uprawnień przewodnikom turystycznym i pilotom wycieczekB-10Bc
41OCHRONA DÓBR KULTURYSprawy prowadzone przez wojewódzki oddział służby ochrony zabytków klasyfikuje się i kwalifikuje według odrębnych przepisów
410Przepisy prawne dotyczące ochrony dóbr kulturyBE-10BcOkres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu. Do kat. A zalicza się własne ustalenia w tym zakresie
411Koordynacja i nadzór prac organów sprawujących ochronę dóbr kulturyABcWojewódzkiego oddziału Służby Ochrony Zabytków, muzeów i innych placówek.
412Tworzenie delegatur wojewódzkiego oddziału Służby Ochrony ZabytkówABc
413Powierzanie uprawnień z zakresu ochrony dóbr kultury organom administracji samorządowejABc
414Popularyzacja ochrony zabytków
4140Społeczna opieka nad zabytkamiBE-5Bc
4141Europejskie Dni Dziedzictwa - programy, sprawozdaniaBE-5Bc
42OŚWIATASprawy prowadzone przez Kuratorium Oświaty klasyfikuje się i kwalifikuje według odrębnych przepisów
420Przepisy prawne dotyczące oświaty i wychowaniaBE-10BcOkres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu. Do kat. A zalicza się własne ustalenia w tym zakresie
421Nadzór nad działalnością wojewódzkiej administracji zespolonej i niezespolonej w zakresie oświaty.ABcTakże koordynacja działań w tym zakresie
422Tworzenie delegatur kuratorium oświatyABc
5SPRAWY OBYWATELSKIE I BEZPIECZEŃSTWA, EWIDENCJA LUDNOŚCI, URZĘDY STANU CYWILNEGO, DOKUMENTY TOŻSAMOŚCI, CUDZOZIEMCY, OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE, OBRONNOŚĆ, INFORMACJE NIEJAWNE, KOMUNIKACJA
50SPRAWY OBYWATELSKIE I WYZNANIOWE
500Przepisy prawne dotyczące spraw obywatelskich, bezpieczeństwa i wyznaniowychB-10BcOkres przechowywania liczy się od daty utraty praktycznego znaczenia
501Sprawy obywatelskie, stowarzyszenia i fundacje
5010Nadzór nad stowarzyszeniami jednostek samorządu terytorialnegoABcEwidencja, statuty, sprawozdania itp.
5011Zawiadomienia o wpisaniu fundacji do rejestru i rejestr fundacjiA-
5012Wnioski o uchylenie uchwał zarządów fundacjiB-10Bc
5013Wyznaczanie terminów usunięcia uchybień w działalności zarządów fundacjiB-5Bc
5014Wnioski o zawieszenie zarządu fundacjiB-10Bc
5015Wnioski o likwidację fundacjiBE-10Bc
5016Korespondencja konsularna w sprawach obywatelskichB-5Bc
5017Współdziałanie z organizacjami kombatanckimi i realizacja zadań na ich rzeczBE-10Bc
5018Nadzór nad organizowaniem i sprawowaniem opieki nad cmentarzami wojennymi i grobami poległychBE-10Bc
502Obywatelstwo
5020Nadawanie i zmiana obywatelstwaB-5BcKorespondencja z Kancelarią Prezydenta RP, rejestr.
5021Uznanie za obywatela polskiegoABcW tym rejestr.
5022Stwierdzanie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiegoB-20Bc
5023Oświadczenia w sprawach wyboru, nabycia lub utraty obywatelstwa polskiegoB-5BcNadawanie dalszego biegu sprawom
503Bezpieczeństwo i porządek publiczny
5030Zapewnianie bezpieczeństwa i porządku publicznegoBE-10BcOkres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu. Do kat. A zalicza się własne ustalenia w tym zakresie
5031Współdziałanie administracji rządowej i samorządowej, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości oraz innych organów w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznegoBE-5Bc
5032Zabezpieczenie i unieszkodliwienie materiałów wybuchowychB-10Bc
5033Pozwolenia na nabywanie, przechowywanie i używanie materiałów wybuchowychB-10Bc
504Sprawy o wykroczenia, postępowanie mandatowe
5040Sprawy skierowane do kolegium do spraw wykroczeńB-5Bc
5041Postępowanie odwoławcze w sprawach o wykroczeniaB-5Bc
5042Postępowanie mandatoweB-5Bc
5043Nadzór nad postępowaniem mandatowymB-5Bc
5044Upoważnienia do nakładania grzywien w drodze mandatu karnegoB-5Bc
5045Ewidencja i dystrybucja mandatów, rozliczenia jednostek z wydanych bloczków mandatowychB-5Bc
5046Windykacja grzywien nałożonych w formie mandatów kredytowychB-5Bc
505Sprawy wyznaniowe
5050Realizacja zadań ustawowych z zakresu stosunków między państwem a Kościołem Rzymskokatolickim, innymi kościołami i związkami wyznaniowymiBE-5Bc
5051Nadzór nad przestrzeganiem ustawowo zagwarantowanej wolności sumienia i wyznaniaABc
506Odznaczenia, odznaki
5060Odznaczenia państwowe, wnioskiB-10-
5061Odznaczenia resortowe i inne, wnioskiB-10-
5062Odznaczenia regionalne, wnioskiB-10-
5063OdznakiB-10-
5064Opiniowanie wniosków władz państw obcych w sprawie przyznawania odznaczeń obywatelom polskimBE-10-
51EWIDENCJA LUDNOŚCI, URZĘDY STANU CYWILNEGO, DOKUMENTY TOŻSAMOŚCI, PASZPORTY, CUDZOZIEMCY
510Przepisy prawne dotyczące ewidencji ludności, urzędów stanu cywilnego, dokumentów tożsamości, paszportów i cudzoziemcówBE-10BcJak w klasie 5030
511Ewidencja ludnościB-10BcNadzór nad ewidencją ludności prowadzoną przez urzędy gmin
512Urzędy stanu cywilnego
5120Rozmieszczenie urzędów stanu cywilnegoABc
5121Tworzenie urzędów stanu cywilnegoABc
5122Nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnegoB-10Bc
5123Unieważnianie jednego z dwóch aktów stanu cywilnego stwierdzających to samo zdarzenieB-5BcKat. arch. A w aktach zbiorowych poszczególnych urzędów stanu cywilnego
513Paszporty
5130Przyjmowanie wniosków paszportowychB-5Bc
5131Ewidencja wniosków paszportowych (kartoteka) i aktualizacja danych osobowychB-10*BcOkres przechowywania liczy się od daty zgonu osoby lub utraty obywatelstwa.
5132Decyzje o wydaniu, odmowie wydania lub unieważnieniu paszportów, o wydaniu z pominięciem właściwości miejscowejB-5Bc
5133Personalizacja paszportówB-10Bc
5134Wydawanie paszportówB-10Bc
5135Korespondencja konsularna w sprawach paszportówB-10Bc
5136Oświadczenia o utracie paszportów, paszporty zniszczone, odnalezione, odesłaneB-10Bc
5137Opłaty paszportoweB-5Bc
5138Inne sprawy paszportówB-5Bc
514Cudzoziemcy i uchodźcy
5140Wizy dla cudzoziemców - wydawanie, odmowa, unieważnianieB-15Bc
5141Zezwolenia na zamieszkanie na czas określony - wydawanie, odmowa, unieważnianieBE-10BcOkres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia decyzji.
5142Zezwolenia na osiedlanie się - wydawanie, odmowa, unieważnianieABc
5143Decyzje o wydalaniu cudzoziemcówBE-5Bc
5144Wnioski o umieszczenie cudzoziemca w ośrodkach strzeżonych lub zastosowanie aresztuB-5Bc
5145Decyzje dotyczące obciążenia kosztami związanymi z wydaleniem cudzoziemcaB-5Bc
5146Współpraca z organami wymiaru sprawiedliwości i policją w zakresie legalizacji pobytu cudzoziemców w krajuB-5Bc
5147Dokumenty podróży cudzoziemców - wydawanie, odmowaB-5Bc
5148AzylBE-5Bc
5149Wpisy do ewidencji zaproszeń, odmowa wpisuB-5Bc
52OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE, OBRONNOŚĆ, ŁĄCZNOŚĆ W SYTUACJACH KRYZYSOWYCH, INFORMACJE NIEJAWNESprawy prowadzone przez komendy wojewódzkie i podległe im jednostki organizacyjne Państwowej Straży Pożarnej klasyfikuje się i kwalifikuje według odrębnych przepisów
520Przepisy prawne dotyczące ochrony przeciwpożarowej, straży pożarnych, zespołów do spraw ochrony przeciwpożarowej i ratownictwa, zarządzania kryzysowego, ochrony ludności i obrony krajuBE-10BcJak w klasie 5030
521Sieć straży pożarnych, zespołów ratownictwa i ich organizacja
5210Sieć straży pożarnych i współdziałanie z jej jednostkamiB-10Bc
5211Sieć i organizacja ochotniczych straży pożarnychB-10Bc
5212System ratownictwa technicznego, chemicznego, ekologicznego i medycznegoB-10BcTakże ewidencja służb, straży itp. podmiotów biorących udział w działaniach ratowniczych
522Zarządzanie kryzysowe
5220Zagrożenia nadzwyczajne i przeciwdziałanie ich skutkomBE-5Bc
5221Zapobieganie klęskom żywiołowym, świadczenia w celu zwalczania klęsk żywiołowychB-5Bc
5222Plany reagowania kryzysowego, koordynacja działańABc
5223Analizy zagrożeń dla potrzeb wojewodyABcPożarowych, chemicznych, powodziowych itp.
5224Meldunki i raporty sytuacyjneBE-5Bc
5225Informacje okresoweB-5BcDzienne, miesięczne, kwartalne
5226Polecenia dotyczące przywrócenia stanu prawnego w sytuacjach kryzysowychB-5Bc
5227Służba dyżurna i operacyjnaB-5Bc
5228Zbiory danych z sytuacji kryzysowych i ich archiwizowanieBE-10Bc
523Wojewódzki zespół ochrony przeciwpożarowej i ratownictwa (sztab kryzysowy)
5230Skład zespołu, regulamin, organizacja i zasady działania na wypadek sytuacji nadzwyczajnychABc
5231Posiedzenia, bieżąca działalność zespołuB-5Bc
524Ochrona ludności
5240Planowanie i organizowanie systemu wykrywania zagrożeń i alarmowania oraz ostrzegania ludnościABc
5241Nadzór nad systemem wykrywania i alarmowaniaB-5Bc
5242Organizacja jednostek obrony cywilnejB-10Bc
5243Baza obrony cywilnejB-25Bc
5244Nadzór nad organizacją i realizacją zadań obrony cywilnej, koordynacja zadańB-5Bc
525Terenowe komitety obrony kraju, obronność kraju
5250Organizacja i struktura terenowych komitetów obrony krajuA
5251Plany i programy działania wojewódzkiego komitetu obrony kraju (WKO)A
5252Nadzór nad działaniem komitetów obrony krajuB-10-
5253Techniczna i kancelaryjna obsługa WKOB-5Bc
5254Planowanie obronneA-
5255Gotowość obronnaB-10-
5256Świadczenia osobiste i rzeczowe na rzecz obronności. Odwołania od decyzjiB-10Bc
5257Program mobilizacji gospodarki. MilitaryzacjaB-10Bc
5258Rezerwy państwowe oraz zapasy obowiązkowe paliwB-15Bc
5259Ochrona obiektówB-10Bc
526Sprawy służby wojskowej
5260Wojewódzkie komisje poborowe i lekarskieB-5Bc
5261Organizacja poboru, rejestracja przedpoborowychB-5Bc
5262Nadzór nad pracą powiatowych (miejskich) komisji poborowych i lekarskichB-5Bc
5263Rozpatrywanie odwołań związanych z odbywaniem zasadniczej służby wojskowejB-5BcUznania za jedynego żywiciela rodziny, sprawowanie opieki nad członkiem rodziny, prowadzenia gospodarstwa wiejskiego
5264Przedterminowe zwolnienia ze służby wojskowejB-5Bc
5265Kierowanie poborowych do służby zastępczejB-5Bc
5266Natychmiastowe (alarmowe) uzupełnianie sił zbrojnych oraz odtwarzanie ewidencji wojskowej na wypadek wojnyB-5Bc
5267Informacje o ćwiczeniach wojskowychB-5Bc
5268Rozpatrywanie odwołań w sprawie świadczeń pieniężnych dla rodzin osób odbywających służbę wojskowąB-5Bc
527Łączność w sytuacjach kryzysowych
5270Plany i zaopatrzenie w sprzęt i materiały łącznościB-5Bc
5271Ewidencja sprzętu i materiałów łącznościB-3BcOkres przechowywania liczy się od daty wprowadzenia nowej ewidencji
5272Eksploatacja, remonty i naprawy sprzętu i materiałów łącznościB-3Bc
5273Organizacja łączności w sytuacjach kryzysowychB-5Bc
528Nadzór nad ochroną informacji niejawnych
5280Organizacja stref bezpieczeństwaB-10Bc
5281Organizacja i zabezpieczenie techniczne kancelarii tajnychB-10Bc
5282Kontrole kancelarii tajnychB-10Bc
53KOMUNIKACJA
530Przepisy prawne dotyczące komunikacjiBE-10BcJak w klasie 5030
531Bezpieczeństwo ruchu drogowego, komunikacja
5310Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie bezpieczeństwa ruchu drogowegoB-3Bc
5311Opiniowanie zezwoleń na wykorzystanie drogi w sposób szczególnyB-3Bc
5312Opłaty i umowy za czynności związane z usunięciem pojazdówB-3Bc
5313Wyznaczanie składnic złomu do zniszczenia i kasacji pojazdówB-5Bc
5314Współdziałanie z policją w zakresie usuwania blokadB-5Bc
5315Wydawanie zezwoleń na uznanie pojazdów za uprzywilejowaneB-3BcW tym także na niestosowanie się do zakazu ruchu w obu kierunkach. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia zezwolenia.
5316Wnioski przewoźników autobusowych o dopłaty do przewozów pasażerskich z tytułu ulgB-5Bc
532Ewidencja pojazdów, szkolenie kierowców
5320Wojewódzka ewidencja pojazdówB-5-Okres przechowywania liczy się od daty utraty praktycznego znaczenia
5321Nadzór nad dystrybucją tablic rejestracyjnych i druków ścisłego zarachowania dotyczących komunikacjiB-5Bc
5322Homologacja pojazdówB-3BcOkres przechowywania liczy się od daty skreślenia pojazdu z ewidencji
5323Korespondencja konsularna w sprawach rejestracji pojazdówB-3Bc
5324Kursy kwalifikacyjne i egzaminy dla instruktorów nauki jazdyB-50BcDo kat. arch. B-50 zalicza się protokoły egzaminacyjne, pozostałe: powoływanie komisji egzaminacyjnych, sprawy organizacyjne itp. - kat. arch. B-5
5325Ewidencja egzaminatorów egzaminów państwowych z zakresu nauki jazdyB-10BcJak w klasie 5320
5326Egzaminy państwowe na prawo jazdyB-50BcJak w klasie 5321
5327Nadzór nad szkoleniem kierowców i szkołami nauki jazdyB-5Bc
533Wojewódzkie ośrodki ruchu drogowego
5330Organizacja i zakres działaniaB-10Bc
5331Wyposażenie techniczne i utrzymanie sprzętuB-5Bc
534Systemy komunikacyjne
5340Funkcjonowanie systemu komunikacyjnego i jego rozbudowaABc
5341Współdziałanie z sąsiednimi województwami w zakresie budowy drógBE-5BcOpracowania w zakresie wspólnej polityki dotyczącej prowadzenia negocjacji w sprawie wykupu gruntów i wydawania decyzji lokalizacyjnych
5342Koordynacja inwestycji dotyczących autostrad i połączeń drogowychBE-5BcTakże informacje i analizy w tym zakresie
5343Administrowanie środkami finansowymi na przygotowanie dokumentacji w zakresie przyjmowania gruntów z przeznaczeniem na autostradyB-5Bc
5344Ustalanie lokalizacji autostrad płatnychB-10Bc
5345Świadczenia rzeczowe dla zapewnienia przejezdności drógB-5Bc
5346Opłaty za przeprawy promoweB-5Bc
5347Opłaty za parkowanie pojazdówB-10Bc
6ROLNICTWO, RYBACTWO ŚRÓDLĄDOWE, LEŚNICTWO, ŁOWIECTWO, OCHRONA ŚRODOWISKA, GOSPODARKA WODNA
60ROLNICTWO, RYBACTWO ŚRÓDLĄDOWE
600Przepisy prawne dotyczące rolnictwaBE-10BcOkres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu. Do kat. A zalicza się własne ustalenia w tym zakresie
601Produkcja zwierzęca
6010Analizy i programy stanów pogłowia zwierząt gospodarskich, poziomu produkcji zwierzęcejBE-5Bc
6011Nadzór nad realizacją programów rozwoju produkcji zwierzęcejB-5Bc
6012Zezwolenia na wprowadzenie nowych technologii chowu zwierzątB-5Bc
6013Zezwolenia na prowadzenie sztucznego wylęgu drobiuB-5Bc
6014Dopuszczenie reproduktora do rozrodu naturalnegoB-5Bc
6015Zakazy utrzymywania pszczół określonej liniiB-5Bc
6016Wydawanie i cofanie zezwoleń na pozyskiwanie, konfekcjonowanie, przechowywanie i dostarczanie nasieniaB-5Bc
602Produkcja roślinna
6020Prognozowanie rozwoju produkcji roślinnejABc
6021Nadzór nad realizacją programów rozwoju produkcji roślinnejB-5Bc
6022Tworzenie i znoszenie rejonów zamkniętych uprawB-5Bc
6023Ustalanie terminów zakończenia zbiorów roślin uprawnych w aspekcie odszkodowań łowieckichB-5Bc
6024Ustalanie ogólnej powierzchni upraw maku i konopi, zezwolenia na kontraktację upraw makuB-5Bc
603Inwestycje wodne i melioracyjne
6030Kierunki rozwoju inwestycji wodno-melioracyjnychABc
6031Dotacje na konserwację urządzeń wodno-melioracyjnychB-5Bc
604Uprawnienia nadzorcze
6040Nadzór nad działalnością izb rolniczychBE-5Bc
6041Nadzór nad działalnością ośrodków doradztwa rolniczegoBE-5Bc
605Rybactwo śródlądowe
6050Ustanawianie i znoszenie obwodów rybackich, obrębów hodowlanych i obrębów ochronnychB-5Bc
6051Zwalnianie z obowiązku prowadzenia racjonalnej gospodarki rybackiejB-5Bc
6052Zezwolenia na odstępstwa od zakazów przewidzianych ustawą o rybactwie śródlądowymB-5Bc
6053Zakazy połowu niektórych gatunków ryb, w określonych wodach i w określonym czasieB-5Bc
6054Ustalanie trzyliterowego oznaczenia powiatu na sprzęcie pływającymB-5Bc
6055Wyznaczanie rejonów wymagających szczególnej ochronyB-5Bc
6056Specjalistyczny nadzór nad społeczną strażą rybackąB-5Bc
606Państwowa Straż Rybacka
6060Plany pracy i plany kontroli Państwowej Straży RybackiejB-5Bc
6061Kontrola prawidłowego chowu, hodowli i połowu ryb przez uprawnionych do rybactwa, raportyB-5Bc
6062Kontrola amatorskiego połowu ryb, raportyB-5Bc
6063Inne kontrole mające na celu ochronę mienia, wód i rybB-5Bc
6064Ściganie sprawców nielegalnego połowu rybB-5Bc
6065Rejestr ujawnionych przestępstw i wykroczeń przeciw ustawie o rybactwie śródlądowymB-5Bc
6066Współdziałanie w zakresie przestrzegania ustawy o rybactwie śródlądowym z policją, uprawnionymi do rybactwa oraz innymi jednostkamiB-5Bc
6067Umundurowanie strażników, odzież specjalna, wyekwipowanie osobisteB-5Bc
6068Środki przymusu bezpośredniego, uzbrojenie - ewidencja, przydział, rozliczanieB-5Bc
61LEŚNICTWO, ŁOWIECTWO
610Przepisy prawne dotyczące leśnictwa i łowiectwaBE-10BcJak w klasie 600
611Leśnictwo
6110Ustalanie kierunków rozwoju leśnictwa i zadrzewieńABc
6111Zatwierdzanie i finansowanie planów urządzenia lasów państwowychB-5Bc
6112Zmiany przeznaczenia gruntów leśnych na cele nierolnicze i nieleśneB-5Bc
6113Ochrona lasówB-5Bc
6114Nadzór nad zalesianiem i zadrzewianiemB-5Bc
612Łowiectwo
6120Nadzór nad administrowaniem łowiectwaB-5Bc
6121Podział województwa na obwody łowieckie, zmiana granic obwodówB-5Bc
6122Odszkodowania za szkody wyrządzone przez zwierzynę łowną objętą całoroczną ochronąB-5Bc
613Państwowa Straż Łowiecka
6130Kontrola w zakresie ochrony zwierzynyB-5Bc
6131Zwalczanie kłusownictwa i szkodnictwa łowieckiegoB-5Bc
6132Kontrola legalności skupu i obrotu zwierzynąB-5Bc
6133Współdziałanie z Policją i Polskim Związkiem ŁowieckimB-5Bc
62INSPEKCJA WETERYNARYJNASprawy prowadzone przez wojewódzki inspektorat weterynarii klasyfikuje się i kwalifikuje według odrębnych przepisów
620Przepisy prawne dotyczące nadzoru weterynaryjnegoBE-10BcJak w klasie 600
621Koordynacja i nadzór prac organów sprawujących nadzór weterynaryjnyABc
622Tworzenie delegatur wojewódzkiego inspektoratu weterynariiABc
63INSPEKCJA NASIENNASprawy prowadzone przez wojewódzki inspektorat inspekcji nasiennej klasyfikuje się i kwalifikuje według odrębnych przepisów
630Przepisy prawne dotyczące nadzoru nad gospodarką nasiennąBE-10BcJak w klasie 600
631Koordynacja prac organów sprawujących nadzór nad gospodarką nasiennąABc
632Tworzenie delegatur wojewódzkiego inspektoratu inspekcji nasiennejABc
64OCHRONA ROŚLIN UPRAWNYCH, NADZÓR FITOSANITARNYSprawy prowadzone przez wojewódzki inspektorat ochrony roślin klasyfikuje się i kwalifikuje według -osobnych przepisów
640Przepisy prawne dotyczące ochrony roślin uprawnych i nadzoru fitosanitarnegoBE-10BcJak w k ***
641Koordynacja i nadzór prac organów zajmujących się ochroną roślin uprawnych i nadzorem fitosanitarnymABc
642Tworzenie delegatur wojewódzkiego inspektoratu ochrony roślinABc
65INSPEKCJA SKUPU I PRZETWÓRSTWA ARTYKUŁÓW ROLNYCHSprawy prowadzone przez wojewódzki inspektorat inspekcji skupu i przetwórstwa artykułów rolnych klasyfikuje się i kwalifikuje według odrębnych przepisów
650Przepisy prawne dotyczące skupu i przetwórstwa artykułów rolnychBE-10BcJak w klasie 600
651Koordynacja i nadzór prac organów sprawujących nadzór nad skupem i przetwórstwem artykułów rolnychABc
652Tworzenie delegatur wojewódzkiego inspektoratu inspekcji skupu i przetwórstwa artykułów rolnychABc
66OCHRONA ŚRODOWISKA, ODPADY, OCHRONA PRZYRODY
660Przepisy prawne dotyczące ochrony środowiska i zagospodarowania odpadówBE-10Jak w klasie 600
661Ochrona środowiska
6610Uzgodnienia wielkości i rodzaju emisji zanieczyszczeń do powietrzaB-10Bc
6611Uzgodnienia dopuszczalnego poziomu hałasuB-10Bc
6612Ochrona przed promieniowaniem niejonizującym
6613Uzgadnianie projektów budowlanych z punktu widzenia ochrony środowiska .B-10Bc
6614Zobowiązania do przedstawienia oceny oddziaływania obiektu na środowiskoB-5Bc
6615Tworzenie obszarów ograniczonego użytkowaniaB-15Bc
6616Lista biegłych, komisja kwalifikacyjna do spraw uprawnień, stwierdzanie uprawnieńB-10Bc
6617Współpraca w zakresie ochrony środowiska z organami administracji publicznej i innymi jednostkamiB-5Bc
662Zagospodarowanie odpadów
6620Zezwolenia na wytwarzanie odpadów, cofanie zezwoleńB-5Bc
6621Uzgadnianie sposobu postępowania z odpadamiB-5Bc
6622Zezwolenia na odbiór odpadów niebezpiecznych przez użytkowników obiektów szczególnie szkodliwych, cofanie zezwoleńB-5Bc
6623Dodatkowe obowiązki w postępowaniu z odpadami niebezpiecznymiB-5Bc
6624Gospodarcze wykorzystanie odpadów przemysłowych zawierających substancje promieniotwórcze, decyzjeBE-5Bc
663Ochrona przyrody
6630Parki narodowe, rezerwaty przyrody, użytki ekologiczne, zespoły krajobrazowo-przyrodniczeABc
6631Ochrona roślin i zwierzątBE-5Bc
6632Gospodarowanie zasobami przyrodyB-5Bc
6633Ochrona krajobrazu, parki krajobrazowe, obszary chronionego krajobrazuBE-5Bc
6634Pomniki przyrodyABc
6635Stanowiska dokumentacyjneABc
6636Wytyczne konserwatorskieABc
6637Wojewódzka komisja ochrony przyrody - powołanie, skład osobowy, działalnośćABc
6638Współpraca w zakresie ochrony przyrody, edukacja ekologiczna, profilaktyka, biegli wojewodyB-5Bc
6639Przestępstwa i wykroczenia przeciwko przyrodzieB-5Bc
67INSPEKCJA OCHRONY ŚRODOWISKASprawy prowadzone przez wojewódzki inspektorat ochrony środowiska klasyfikuje się i kwalifikuje według odrębnych przepisów
670Przepisy prawne dotyczące inspekcji ochrony środowiskaBE-10BcJak w klasie 600
671Koordynacja i nadzór organów inspekcji ochrony środowiskaABc
672Tworzenie delegatur wojewódzkiego inspektoratu ochrony środowiskaABc
68GOSPODARKA WODNA
680Przepisy prawne dotyczące gospodarki wodnej i ochrony przeciwpowodziowejBE-10BcJak w klasie 600
681Sprawy techniczne
6810Uzgadnianie lokalizacji oraz warunków realizacji inwestycji obejmujących urządzenia wodneBE-5Bc
6811Pozwolenia wodnoprawneB-5Bc
6812Kopie pozwoleń wodnoprawnych wydanych przez starostówB-5Bc
6813Ustalanie stref ochronnych źródeł wodyBE-5Bc
6814Ustalanie stref ochronnych ujęć wodyBE-5Bc
6815Opłaty za szczególne korzystanie z wód i urządzeń wodnychB-5Bc
6816Decyzje zobowiązujące do wykonania ekspertyzy, opracowania instrukcji gospodarowania wodą, wykonania urządzeń zapobiegających szkodomB-5Bc
6817Spółki wodneB-10Bc
6818Prowadzenie ksiąg spółek wodnychBE-5Bc
682Ochrona przeciwpowodziowa
6820Opiniowanie planów rozwoju gospodarki wodnej w zakresie ochrony przed powodziąBE-5Bc
6821Ochrona przeciwpowodziowa, plany operacyjneB-5Bc
6822Ogłaszanie i odwoływanie stanu pogotowia przeciwpowodziowego i stanu alarmu przeciwpowodziowegoB-5Bc
6823Akcje przeciwpowodzioweB-5Bc
6824Nakazy i zakazy wynikające z ochrony przed powodziąB-5Bc
6825Zwalczanie skutków powodziB-5Bc
6826Pomoc dla powodzianB-5Bc
6827Wojewódzki komitet przeciwpowodziowy - powołanie, skład osobowy, posiedzenia, obsługaABc
6828Komunikaty, biuletyny informacyjne komitetów przeciwpowodziowychBE-5Bc
7REGIONALNA POLITYKA GOSPODARCZA I PRZESTRZENNA, OCHRONA KONSUMENTÓW, NADZÓR BUDOWLANY, INFRASTRUKTURA TECHNICZNA, GEOLOGIA, NADZÓR GEODEZYJNY I KARTOGRAFICZNY, GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI
70REGIONALNA POLITYKA GOSPODARCZA I PRZESTRZENNA, OCHRONA KONSUMENTÓW
700Przepisy prawne dotyczące polityki rozwoju regionalnego i zagospodarowania przestrzennegoBE-10BcOkres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu. Do kat. A zalicza się własne ustalenia w tym zakresie
701Regionalna polityka gospodarcza
7010Program rozwoju regionalnego państwaABc
7011Opiniowanie strategii i planów rozwoju gospodarczego województwaABcW tym współpraca z organami władz samorządowych województwa
7012Kontrakty wojewódzkie i zadania rządoweB-10Bc
7013Wojewódzki rejestr zadań rządowych i samorządowychB-10Bc
7014Nadzór ewidencjonowania i koncesjonowania działalności gospodarczejBE-10Bc
702Nadzór założycielski nad przedsiębiorstwami
7020Listy przedsiębiorstw pozostających pod nadzorem założycielskim wojewodyABc
7021Tworzenie, łączenie, podział i likwidacja przedsiębiorstwABc
7022Komercjalizacja przedsiębiorstwBE-10Bc
7023Prywatyzacja bezpośrednia przedsiębiorstwBE-10Bc
7024Reprywatyzacja przedsiębiorstwBE-10Bc
7025Upadłość przedsiębiorstwBE-10Bc
7026Powoływanie i odwoływanie kierowników i tymczasowych kierowników, zarządców komisarycznych i likwidatorów przedsiębiorstw, ustalanie wynagrodzeniaB-5BcJeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych
7027Zatwierdzanie rocznych sprawozdań przedsiębiorstwB-5Bc
7028Nakładanie na przedsiębiorstwa dodatkowych zadańB-5Bc
703Ochrona konsumentów, inspekcja handlowaSprawy prowadzone przez wojewódzki inspektorat inspekcji handlowej klasyfikuje się i kwalifikuje według odrębnych przepisów
7030Przepisy prawne dotyczące inspekcji handlowejBE-10BcJak w klasie 700
7031Koordynacja i nadzór prac organów inspekcji handlowejABc
7032Tworzenie delegatur inspekcji handlowejABc
7033Współpraca z delegaturą Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów i powiatowymi (miejskimi) rzecznikami konsumentówB-5Bc
704Zagospodarowanie przestrzenne
7040Opiniowanie strategii i planu zagospodarowania przestrzennego województwa oraz programów wojewódzkichABc
7041Studia i miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego, opiniowanie, uzgadnianie, wezwania do sporządzeniaABc
7042Ewidencja uchwalonych planów miejscowych zagospodarowania przestrzennegoABc
7043Negocjacje warunków wprowadzenia zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennegoB-5Bc
7044Stwierdzanie zgodności z prawem decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenuB-25Bc
7045Decyzje o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenów zamkniętych, wydawanie, ewidencjaB-25Bc
71ADMINISTRACJA ARCHITEKTONICZNO-BUDOWLANA, NADZÓR BUDOWLANY
710Przepisy prawne dotyczące administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanegoBE-10BcJak w klasie 700
711Administracja architektoniczno-budowlana
7110Zatwierdzanie projektów budowlanychB-5BcOkres przechowywania liczy się od daty rozbiórki obiektu
7111Pozwolenia na budowę i rejestr decyzjiBE-5BcJak w klasie 7110. Rejestry kat. A.
7112Ewidencja rozpoczętych i oddanych do użytku obiektów budowlanychABc
7113Rozbiórka i remonty obiektów budowlanychB-5Bc
7114Pozwolenia na użytkowanie obiektówB-5Bc
7115Zmiana sposobu użytkowania obiektówB-5Bc
7116Udział w kontrolach organizowanych przez jednostki nadzoru budowlanegoB-5Bc
7117Zaświadczenia o samodzielności lokaluBE-5BcJak w klasie 7110
7118Zaświadczenia w sprawach dodatków mieszkaniowychB-5Bc
712Ruch budowlany na terenach zamkniętych
7120Pozwolenia na budowę na terenach zamkniętychBE-5BcJak w klasie 7110
7121Rozbiórki i remonty obiektów budowlanych na terenach zamkniętychB-5Bc
7122Zmiana sposobu użytkowania obiektów na terenach zamkniętychBE-5BcJak w klasie 7110
7123Ewidencja spraw dotyczących terenów zamkniętychABc
713Samodzielne funkcje techniczne w budownictwie
7130Komisja do spraw samodzielnych funkcji technicznych w budownictwieB-10BcSkład, regulamin, zasady działania
7131Nadawanie uprawnień budowlanych do projektowaniaB-5*-Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia uprawnień
7132Nadawanie uprawnień budowlanych do kierowania robotami budowlanymiB-5*-Jak w klasie 7131
7133Nadawanie tytułu rzeczoznawcy budowlanegoB-5*BcJak w klasie 7131
7134Odpowiedzialność zawodowa osób pełniących samodzielne funkcje techniczne w budownictwieB-5BcKontrola zgodności z wydanymi pozwoleniami na prowadzenie działalności, postępowanie w sprawach odpowiedzialności zawodowej
7135Wojewódzkie rejestryABcOsób posiadających uprawnienia budowlane, rzeczoznawców budowlanych, osób ukaranych z tytułu odpowiedzialności zawodowej. Książki praktyki zawodowej
714Nadzór budowlany
7140Inspekcje budówB-5BcGospodarki wodnej, lotnictwa cywilnego, drogowych.
7141Samowola budowlanaB-5Bc
7142Katastrofy budowlaneBE-5BcWojewódzki rejestr katastrof, nadzór nad postępowaniem wyjaśniającym
7143Utrzymanie obiektówB-10Bc
7144Rozpatrywanie odwołań od decyzji organów niższych szczebliB-5Bc
715Wojewódzki inspektorat nadzoru budowlanegoSprawy prowadzone przez wojewódzki inspektorat nadzoru budowlanego klasyfikuje się i kwalifikuje według odrębnych przepisów
7150Przepisy prawne dotyczące wojewódzkiego inspektoratu nadzoru budowlanegoBE-10BcJak w klasie 700
7151Koordynacja i nadzór prac organów sprawujących nadzór budowlanyABc
7152Tworzenie delegatur wojewódzkiego inspektoratu nadzoru budowlanegoABc
72INFRASTRUKTURA TECHNICZNA, INWESTYCJE
720Przepisy prawne dotyczące infrastruktury technicznej i inwestycjiBE-10BcJak w klasie 700
721Infrastruktura techniczna
7210Zadania wynikające z polityki państwa w zakresie infrastruktury technicznejABc
7211Koncesjonowanie transportu kolejowegoB-10Bc
7212Administracja drogowymi przejściami granicznymi, infrastruktura przejść granicznychB-10Bc
722Inwestycje
7220Planowanie i opiniowanie rozwoju inwestycjiABc
7221Finansowanie przez budżet inwestycji w zakresie infrastruktury technicznejBE-10Bc
7222Nadzór nad wydatkowaniem środków na inwestycje finansowane z budżetu centralnegoB-5Bc
7223Dofinansowanie inwestycji gospodarki komunalnejB-5Bc
7224Dofinansowanie inwestycji infrastrukturalnych w systemie robót publicznychB-5Bc
73POLITYKA ENERGETYCZNA
730Przepisy prawne dotyczące energetykiBE-10BcJak w klasie 700
731Realizacja zadań państwa w zakresie energetyki
7310Gospodarowanie zasobami paliw i źródeł energii o lokalnym zasięguABc
7311Zgodność planów zaopatrzenia w energię, ciepło i paliwa gazowe z polityką energetyczną państwaB-15Bc
7312Opiniowanie zgodności planów zaopatrzenia w energię, ciepło i paliwa gazowe na obszarach gmin z polityką państwaB-15Bc
7313Finansowanie oświetlenia dróg publicznychB-5Bc
74GEOLOGIA
740Przepisy prawne dotyczące geologiiBE-10BcJak w klasie 700
741Geologia surowcowa
7410Ewidencja złóż kopalinABc
7411Inwentaryzacja i bilanse złóż kopalin, poszukiwanie, rozpoznawanie, dokumentowanieABc
7412Udzielanie koncesji na poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie złóż kopalin pospolitychB-25Bc
7413Zatwierdzanie kryteriów bilansowości złóż kopalinABc
7414Zatwierdzanie zasobów złóż kopalinABc
7415Zezwolenia na eksploatację złóż kopalinBE-10Bc
7416Ustanawianie obszarów i terenów górniczych, rejestracjaABc
7417Zatwierdzanie projektów zagospodarowania złóżABc
7418Opłaty eksploatacyjneB-5Bc
7419Analizy wykonawstwa prac w zakresie geologii surowcowejABc
742Nadzór nad robotami geologicznymi
7420Zezwolenia na prowadzenie prac geologicznychB-5Bc
7421Nadzór i kontrola nad pracami oraz ich dokumentowaniemB-5Bc
7422Uprawnienia do sprawowania dozoruB-5Bc
7423Zgłoszenia rozpoczęcia prac geologicznychB-5Bc
743Geologia inżynierska
7430Zatwierdzanie projektów prac geologiczno-inżynierskichB-5Bc
7431Zatwierdzanie dokumentacji geologiczno-inżynierskichBE-10BcDo kat. B zalicza się dokumentację sporządzoną w tzw. sposób uproszczony
744Hydrogeologia
7440Zatwierdzanie projektów prac hydrologicznychBE-5BcDo kat. A zalicza się te projekty prac, które posiadają kwerendę archiwalną
7441Zatwierdzanie dokumentacji zasobów lub wydajności eksploatacyjnychABc
7442Bilans zasobów wód podziemnychABc
75GOSPODARKA MIESZKANIOWA
750Przepisy prawne dotyczące gospodarki mieszkaniowejBE-10BcJak w klasie 700
751Gospodarka mieszkaniowa
7510Dotacje na dofinansowanie zadań własnych gmin w zakresie wypłat dodatków mieszkaniowychB-5Bc
7511Obsługa list kandydatów zarejestrowanych w zlikwidowanych związkach spółdzielni mieszkaniowychB-15Bc
7512Ustalanie wskaźnika przeliczeniowego 1 m2 powierzchni użytkowejB-15Bc
752Budownictwo mieszkaniowe - spółdzielcze i prywatneBE-5BcKoordynacja działań, pomoc w uzyskiwaniu terenu.
76GEODEZJA I KARTOGRAFIA
760Przepisy prawne dotyczące geodezji i kartografiiBE-10BcJak w klasie 700
761Nadzór geodezyjny i kartograficzny
7610Kontrola prac geodezyjnych i kartograficznych oraz posiadania uprawnień geodezyjnychB-50Bc
7611Ocena i rejestracja lokalnych systemów informacji o terenieB-50Bc
7612Kopie zabezpieczające bazy danych ewidencji gruntów i budynkówABc
7613Rejestr granic administracyjnych gmin i powiatówABc
7614Kontrola Funduszu Zasobu Geodezyjnego i KartograficznegoB-15Bc
7615Prace geodezyjno-urządzeniowe na rzecz rolnictwa dotowane z budżetu państwaB-5Bc
7616Nadzór nad pracownią wdrożeń informatycznychB-10Bc
762Nadzór instancyjny w zakresie geodezji i kartografii
7620Wojewódzki i powiatowy zasób geodezyjny i kartograficznyABc
7621Ewidencja gruntów i budynkówABc
7622Ewidencja sieci uzbrojenia terenuABc
7623Projekty osnów geodezyjnychABc
7624Ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznychABc
7625Powszechna taksacja nieruchomościABc
77GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI
770Przepisy prawne dotyczące gospodarki nieruchomościamiBE-10BcJak w klasie 700
771Gospodarka nieruchomościami rolnymi
7710Przekazywanie nieruchomości Skarbu PaństwaABc
7711Ochrona gruntów rolnych, przeznaczanie gruntów rolnych na cele nierolniczeB-20Bc
7712Regulowanie stanów prawnych gospodarstw rolnychABc
7713Rejestry klasyfikatorów gruntów i wydawanie upoważnieńB-5BcOkres przechowywania Liczy się od daty wygaśnięcia upoważnień
7714Odwołania od decyzji klasyfikatorówB-5Bc
7715Nadzór nad utrzymaniem i aktualizacją klasyfikacji gruntów na obszarze województwaB-5Bc
772Gospodarka nieruchomościami nierolniczymi
7720Uwłaszczanie osób prawnychABc
7721Stwierdzanie przejścia własności nieruchomości na rzecz kościelnych osób prawnych oraz związków i gmin wyznaniowychABc
7722Przekazywanie (na wniosek) organom samorządu terytorialnego nieruchomości Skarbu PaństwaABc
7723Przekazywanie (z mocy prawa) organom samorządu terytorialnego nieruchomości Skarbu PaństwaABc
7724Zwroty i wywłaszczenia nieruchomości, odszkodowania oraz dokumentacja wypłaty odszkodowaniaBE-25BcRozpatrywanie odwołań od decyzji instancji niższego szczebla. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia roszczeń
7725Rekompensata za mienie pozostawione poza granicami Rzeczypospolitej PolskiejBE-25BcJak w klasie 7724
7726Darowizny z majątku Skarbu Państwa na cele publiczneABc
7727Sprzedaż nieruchomości Skarbu Państwa po obniżonej cenie lub oddanie nieodpłatne w użytkowanie wieczysteBE-25Bc
773Nadzór instancyjny w zakresie gospodarki nieruchomościamiB-5Bc
774Gospodarka mieniem Skarbu Państwa realizowana przez powiatyB-5BcNadzór
8OCHRONA ZDROWIA, INSPEKCJA SANITARNA, INSPEKCJA FARMACEUTYCZNA
80OCHRONA ZDROWIA
800Przepisy prawne dotyczące ochrony zdrowiaBE-10BcOkres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu. Do kat. A zalicza się własne ustalenia w tym zakresie
841Ochrona zdrowia
8010Tworzenie i likwidacja zakładów opieki zdrowotnejABc
8011Rejestr zakładów opieki zdrowotnejABc
8012Kontrola i ocena zakładów opieki zdrowotnejB-5Bc
8013Opinie do projektów likwidacji zakładów opieki zdrowotnejB-5Bc
8014Przedstawiciele wojewody do składów rad społecznych zakładów opieki zdrowotnejB-5Bc
8015Współpraca z organami samorządu terytorialnego w zakresie ochrony zdrowiaB-5Bc
8016Nadzór nad przymusowym leczeniem chorych na gruźlicęB-5Bc
802Przeciwdziałanie patologiom społecznym
8020Informacje i analizy o patologiach społecznychABc
8021Zapobieganie alkoholizmowi i narkomaniiB-5Bc
8022Zapobieganie innym patologiomB-5Bc
81INSPEKCJA SANITARNASprawy prowadzone przez wojewódzką stację sanitarno-epidemiologiczną klasyfikuje się i kwalifikuje według odrębnych przepisów
810Przepisy prawne dotyczące wojewódzkiej stacji sanitarno-epidemiologicznejBE-10BcJak w klasie 800
811Koordynacja i nadzór prac organów wojewódzkiej inspekcji sanitarnejABc
812Tworzenie delegatur wojewódzkiej inspekcji sanitarnejABc
82NADZÓR FARMACEUTYCZNYSprawy prowadzone przez wojewódzki inspektorat inspekcji farmaceutycznej klasyfikuje się i kwalifikuje według odrębnych przepisów
820Przepisy prawne dotyczące wojewódzkiego inspektoratu inspekcji farmaceutycznejBE-10BcJak w klasie 800
821Koordynacja i nadzór prac organów wojewódzkiego inspektoratu inspekcji farmaceutycznejABc
822Tworzenie delegatur wojewódzkiego inspektoratu inspekcji farmaceutycznejABc
9POMOC SPOŁECZNA, REHABILITACJA ZAWODOWA I SPOŁECZNA ORAZ ZATRUDNIANIE OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH, ZATRUDNIENIE I PRZECIWDZIAŁANIE BEZROBOCIU
90POMOC SPOŁECZNA
900Przepisy prawne dotyczące pomocy społecznejBE-10BcOkres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu. Do kat. A zalicza się własne ustalenia w tym zakresie
901Pomoc społeczna
9010Ocena stanu i efektywności pomocy społecznejABc
9011Nadzór nad standardem usług i poziomem kwalifikacji kadr w jednostkach pomocy społecznejB-5Bc
9012Programy naprawcze w domach pomocy społecznejB-5Bc
9013Zezwolenia i zezwolenia warunkowe na prowadzenie domów pomocy społecznej, cofanie zezwoleńB-25Bc
9014Rejestr domów pomocy społecznejABc
9015Integracja osób mających status uchodźcyB-25Bc
9016Zlecanie zadań z zakresu pomocy społecznej, wspieranie finansoweB-5Bc
9017Wojewódzki zespół do spraw orzekania o stopniu niepełnosprawnościABc
9018Pisemne wnioski i listy interwencyjne w sprawach pomocy społecznejB-5Bc
902Zatrudnianie osób niepełnosprawnych
9020Przyznanie statusu zakładu pracy chronionej lub zakładu aktywności zawodowejB-25Bc
9021Zwolnienie prowadzącego zakład pracy chronionej od spełnienia warunku określonego w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej i zatrudnianiu osób niepełnosprawnychB-25Bc
9022Utrata przyznanego statusu zakładu pracy chronionej lub zakładu aktywności zawodowejB-5Bc
9023Okresowe informacje składane wojewodzie przez prowadzących zakład pracy chronionej lub zakład aktywności zawodowejB-25Bc
91ZATRUDNIENIE I PRZECIWDZIAŁANIE BEZROBOCIU
910Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia i przeciwdziałaniu bezrobociuBE-10BcJak w klasie 900
911Zatrudnienie i przeciwdziałanie bezrobociu
9110Współdziałanie z organami, organizacjami i instytucjami zajmującymi się problematyką zatrudnienia i przeciwdziałania bezrobociuB-5Bc
9111Kontrola realizacji zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z przestrzegania przepisów ustawy o zatrudnieniu i przeciwdziałaniu bezrobociu, wykonywanych przez jednostki samorządu terytorialnegoB-5Bc
9112Sprawowanie merytorycznego nadzoru nad wymaganym standardem usług świadczonych przez urzędy pracy oraz odpowiednim poziomem kadr w urzędach pracy na terenie województwaB-5Bc
9113Uznanie lub odmowa uznania danej osoby za bezrobotną oraz utrata statusu osoby bezrobotnejB-5Bc
9114Przyznanie, odmowa przyznania, wstrzymanie, wznowienie wypłaty oraz utrata lub pozbawienie prawa do zasiłku, dodatku szkoleniowego, stypendium, zasiłku przedemerytalnego, świadczenia przedemerytalnego

oraz kosztów szkolenia

B-5Bc
9115Obowiązek zwrotu nienależnie pobranego zasiłku, dodatku szkoleniowego, stypendium, zasiłku przedemerytalnego, świadczenia przedemerytalnego oraz kosztów szkoleniaB-5Bc
9116Umorzenie części pożyczki udzielonej z Funduszu PracyB-5Bc
9117Refundowanie pracodawcom wynagrodzeń i składek na ubezpieczenie społeczne młodocianych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowegoB-5Bc
9118Refundowanie pracodawcom dodatków i premii przysługujących pracownikom za wykonywanie obowiązków opiekunów praktyk uczniowskichB-5Bc
1 § 12 ust. 2a dodany przez § 1 pkt 1 rozporządzenia z dnia 28 grudnia 1999 r. (Dz.U.99.112.1320) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 stycznia 2000 r.
2 § 37 skreślony przez § 1 pkt 2 rozporządzenia z dnia 28 grudnia 1999 r. (Dz.U.99.112.1320) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 stycznia 2000 r.
3 Załącznik Nr 9 dodany przez § 1 pkt 3 rozporządzenia z dnia 28 grudnia 1999 r. (Dz.U.99.112.1320) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 stycznia 2000 r.

Dokumenty powiązane

Akty prawne liczba obiektów na liście: (4)
Akty zmieniające liczba obiektów na liście: (1)
Podstawa prawna liczba obiektów na liście: (2)
Akty uchylające liczba obiektów na liście: (1)
Orzeczenia i pisma urzędowe liczba obiektów na liście: (7)
Orzeczenia sądów liczba obiektów na liście: (7)
Komentarze i publikacje liczba obiektów na liście: (1)
Monografie liczba obiektów na liście: (1)
Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookie. Jeśli zgadzasz się na używanie plików cookie kliknij "Zamknij" lub po prostu kontynuuj przeglądanie. Uzyskaj więcej informacji lub zmień ustawienia .