Rozdział 2 - Zakres i zasady rejestracji danych w rejestrze PESEL i rejestrach mieszkańców - Ewidencja ludności.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2022.1191 t.j.

Akt obowiązujący

Wersja od: 27 grudnia 2023 r.

Rozdział  2

Zakres i zasady rejestracji danych w rejestrze PESEL i rejestrach mieszkańców

Art.  6.  [Rejestr PESEL]

1. Rejestr PESEL jest centralnym zbiorem danych, o których mowa w art. 8, prowadzonym w systemie teleinformatycznym.

2. Utrzymanie i rozwój rejestru PESEL, w celu realizacji zadań określonych w ustawie, zapewnia minister właściwy do spraw informatyzacji, w tym:

1) zapewnia ochronę przed nieuprawnionym dostępem do rejestru PESEL;

2) zapewnia integralność danych w rejestrze PESEL;

3) zapewnia dostępność systemu teleinformatycznego, w którym rejestr PESEL jest prowadzony, dla podmiotów przetwarzających dane w tym rejestrze;

4) przeciwdziała uszkodzeniom systemu teleinformatycznego, w którym rejestr PESEL jest prowadzony;

5) określa zasady bezpieczeństwa przetwarzanych danych, w tym danych osobowych;

6) określa zasady zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych;

7) zapewnia rozliczalność działań dokonywanych na danych rejestru PESEL;

8) zapewnia poprawność danych przetwarzanych w rejestrze PESEL.

3. Minister właściwy do spraw wewnętrznych na wniosek ministra właściwego do spraw informatyzacji może uczestniczyć w realizacji zadań związanych z rozwojem rejestru PESEL oraz zapewnieniem poprawności danych w tym rejestrze.

4. Minister właściwy do spraw wewnętrznych zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL organom, o których mowa w ust. 7, z wyłączeniem konsulów.

5. Minister właściwy do spraw zagranicznych zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej konsulom dostęp do rejestru PESEL.

6. Minister właściwy do spraw informatyzacji wykonuje obowiązki, o których mowa w art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm. ⁴  ).

7. W celu realizacji zadań określonych w ustawie organ gminy, kierownik urzędu stanu cywilnego, organy paszportowe, wojewoda, minister właściwy do spraw wewnętrznych oraz minister właściwy do spraw informatyzacji posiadają dostęp do rejestru.

Art.  6a.  [Rejestr mieszkańców]

1. Rejestr mieszkańców jest prowadzony zgodnie z właściwością miejscową przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta), zwanego dalej "organem gminy".

2. Utrzymanie i rozwój rejestru mieszkańców zapewnia organ właściwy do jego prowadzenia, który w zakresie tego rejestru podejmuje działania wskazane w art. 6 ust. 2.

Art.  7.  [Zakres podmiotowy rejestru PESEL]

1. W rejestrze PESEL gromadzone są dane:

1) obywateli polskich zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

2) obywateli polskich zamieszkujących poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w związku z ubieganiem się o polski dokument tożsamości;

3) cudzoziemców zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

4) (uchylony).

2. W rejestrze PESEL mogą być gromadzone dane osób obowiązanych na podstawie odrębnych przepisów do posiadania numeru PESEL.

3. W rejestrze mieszkańców gromadzone są dane osób, o których mowa w ust. 1 i 2, które wykonały obowiązek meldunkowy na terenie danej gminy.

Art.  8.  [Zakres przedmiotowy rejestru PESEL i rejestru mieszkańców]

W rejestrze PESEL i rejestrach mieszkańców gromadzone są następujące dane:

1) nazwisko i imię (imiona);

2) nazwisko rodowe;

3) imiona i nazwiska rodowe rodziców;

3a) numery PESEL rodziców, jeżeli zostały im nadane;

4) data urodzenia;

5) miejsce urodzenia;

6) kraj urodzenia;

7) stan cywilny;

8) oznaczenie aktu urodzenia i urzędu stanu cywilnego, w którym został on sporządzony;

9) płeć;

10) numer PESEL;

11) obywatelstwo albo status bezpaństwowca;

12) imię i nazwisko rodowe oraz numer PESEL małżonka, jeżeli został mu nadany;

13) data zawarcia związku małżeńskiego, oznaczenie aktu małżeństwa i urzędu stanu cywilnego, w którym został on sporządzony, data rozwiązania związku małżeńskiego, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który rozwiązał małżeństwo, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który ustalił nieistnienie małżeństwa, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który unieważnił małżeństwo, data zgonu małżonka albo data znalezienia jego zwłok, oznaczenie jego aktu zgonu i urzędu stanu cywilnego, w którym ten akt został sporządzony;

14) adres i data zameldowania na pobyt stały;

15) kraj miejsca zamieszkania;

16) kraj poprzedniego miejsca zamieszkania;

17) data wymeldowania z miejsca pobytu stałego;

18) adres i data zameldowania na pobyt czasowy oraz data upływu deklarowanego terminu pobytu;

19) data wymeldowania z miejsca pobytu czasowego;

20) data wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy i wskazanie kraju wyjazdu;

20a) przewidywany okres pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy;

21) data powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy;

22) seria, numer i data ważności ostatniego wydanego dowodu osobistego obywatela polskiego oraz oznaczenie organu wydającego dokument;

23) seria, numer i data ważności ostatniego wydanego paszportu obywatela polskiego;

24) seria, numer i data ważności ważnego dokumentu podróży cudzoziemca lub innego ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo, a w przypadku osoby, o której mowa w art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz. U. poz. 583, 682, 683, 684 i 830), oznaczenie dokumentu, na podstawie którego dokonano ustalenia tożsamości osoby;

24a) status cudzoziemca oznaczony jako:

a) UE - w przypadku cudzoziemca będącego obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, obywatelem państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub obywatelem Konfederacji Szwajcarskiej,

b) CUE - w przypadku cudzoziemca będącego członkiem rodziny cudzoziemca, o którym mowa w lit. a, niebędącego obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej, obywatelem państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub obywatelem Konfederacji Szwajcarskiej,

c) NUE - w przypadku cudzoziemca niewymienionego w lit. a i b,

d) UKR - w przypadku osoby, której nadano numer PESEL na podstawie art. 4 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa;

25) (uchylony);

26) data zgonu albo data znalezienia zwłok, numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, w którym ten akt został sporządzony.

Art.  9.  [Selektywne gromadzenie danych i kryterium dostępności danych]

1. W stosunku do osób, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, gromadzi się dane wymienione w art. 8 pkt 1-3, 4-23 i 26, a dane, o których mowa w art. 8 pkt 3a - o ile są dostępne.

2. W stosunku do osób, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 2, gromadzi się dane wymienione w art. 8 pkt 1-3, 4-11, 15 i 23, a dane, o których mowa w art. 8 pkt 3a, 12, 13, 22 i 26 - o ile są dostępne.

3. W stosunku do osób, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 3, gromadzi się dane wymienione w art. 8 pkt 1, 4, 6, 9-11, 14-17, 24 i 24a, a dane, o których mowa w art. 8 pkt 3, 3a, 5, 7, 8, 12, 13, 18-21 i 26 - o ile są dostępne.

4. W stosunku do osób, o których mowa w art. 7 ust. 2, gromadzi się dane wymienione w art. 8 pkt 1, 4, 6, 9-11, 15, 23-24a, a dane, o których mowa w art. 8 pkt 2-3a, 5, 7, 8, 12, 13, 22 i 26 - o ile są dostępne.

Art.  10.  [Właściwość rzeczowa organów rejestrujących dane w rejestrze PESEL]

1. Rejestracji danych w rejestrze PESEL dokonują:

1) kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy do sporządzenia aktu urodzenia i dokonywania w nim zmian oraz sporządzenia przypisku przy tym akcie - w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1-11, 13-15, 18 i 26;

2) kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy do sporządzenia aktu małżeństwa i dokonywania w nim zmian oraz sporządzenia przypisku przy tym akcie - w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1, 7, 12, 13 i 26;

3) kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy do sporządzenia aktu zgonu i dokonywania w nim zmian - w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 7, 13, 17, 19 i 26;

3a) kierownik urzędu stanu cywilnego, do którego wpłynął zagraniczny dokument stanu cywilnego lub inny dokument wydany w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli osoba, której nadano numer PESEL, nie ma polskich aktów stanu cywilnego - w zakresie zmiany danych, o których mowa w art. 8 pkt 7, 13 i 26;

4) kierownik urzędu stanu cywilnego, który wydał decyzję o zmianie imienia i nazwiska - w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1 i 2;

5) organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały i czasowy obywatela polskiego - w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 14-21;

6) wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych, każdy zgodnie ze swoją właściwością - w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 11;

7) organ gminy właściwy do wydania dowodu osobistego - w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 22;

8) organy właściwe do wydania paszportu - w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 23;

9) organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały i czasowy cudzoziemca - w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1, 3-7, 9-21, 24, 24a i 26;

9a) 5  organ gminy właściwy do realizacji wniosku obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej o ujęcie w stałym obwodzie głosowania w Centralnym Rejestrze Wyborców po wydaniu pozytywnej decyzji w tej sprawie w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1277 i 2418 oraz z 2023 r. poz. 497) - w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1, 3-13, 24 i 24a;

10) organ gminy właściwy do złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL, w stosunku do osób, o których mowa w art. 7 ust. 2 - w zakresie danych, o których mowa w art. 8 pkt 1-13, 15 i 22-24.

2. Organy, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4 i 6-8, mogą przekazywać dane do rejestru PESEL za pośrednictwem rejestrów centralnych gromadzących dane dotyczące dowodów osobistych, paszportów, obywatelstwa i rejestracji stanu cywilnego.

3. 6  Dane z rejestru PESEL są przekazywane do rejestrów mieszkańców oraz do rejestrów centralnych, o których mowa w ust. 2, oraz do Centralnego Rejestru Wyborców, o którym mowa w przepisach ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy.

4. Organy, o których mowa w ust. 1, niezwłocznie dokonują rejestracji danych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W przypadku braku bezpośredniego dostępu do rejestrów spowodowanego przyczynami niezależnymi od organu rejestracji dokonuje się nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji.

5. W przypadku braku możliwości przekazania danych w sposób wskazany w ust. 4 organ przekazuje dane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem w celu ich rejestracji w terminie nie dłuższym niż 4 dni robocze od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji.

6. Przy rejestracji zmiany danych, o których mowa w art. 8, należy podać datę zmiany danych oraz oznaczenie organu lub sądu, z którego działania wynika dokonana zmiana. Dotychczasowych danych nie usuwa się z rejestru, z wyłączeniem danych wymienionych w art. 8 pkt 22 i 23 oraz danych zmienianych w związku z procedurą przysposobienia albo obalenia domniemania ojcostwa męża matki.

6a. Zapisy w dziennikach systemów (logach) przechowywane są przez 5 lat od dnia ich utworzenia.

7. Podstawę rejestracji danych cudzoziemca stanowi ważny dokument podróży, a w przypadku obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej, obywatela państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub obywatela Konfederacji Szwajcarskiej - również inny dokument potwierdzający tożsamość i obywatelstwo.

Art.  11.  [Postępowanie sprawdzające]

1. Organy, o których mowa w art. 10 ust. 1, z urzędu lub na wniosek osoby, której dane dotyczą, dokonują sprawdzenia danych zawartych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców, w szczególności w oparciu o posiadane dokumenty i ustalenia stanu faktycznego. W stosunku do osób nieposiadających zdolności do czynności prawnych wniosek składa przedstawiciel ustawowy lub opiekun prawny.

2. W przypadku gdy organ, o którym mowa w art. 10 ust. 1, stwierdzi niezgodność danych zawartych w rejestrze PESEL lub w rejestrze mieszkańców z posiadanymi dokumentami lub ze stanem faktycznym, usuwa tę niezgodność, a jeżeli nie jest właściwy do jej usunięcia, zawiadamia o tym niezwłocznie organ właściwy do rejestracji tych danych na podstawie art. 10 ust. 1 w celu usunięcia tej niezgodności.

2a. W przypadku niezgodności danych zawartych w rejestrze PESEL lub w rejestrze mieszkańców z posiadanymi dokumentami podmioty, o których mowa w art. 46 ust. 1, zawiadamiają o tym organ właściwy do rejestracji tych danych na podstawie art. 10 ust. 1 w celu usunięcia tej niezgodności oraz przekazują temu organowi posiadane dokumenty stanowiące podstawę stwierdzenia wskazanej niezgodności, ich uwierzytelnione kopie lub odpisy, chyba że przepisy ustaw odrębnych uniemożliwiają ich przekazanie.

2b. Usunięcie niezgodności może polegać w szczególności na sprostowaniu danych nieprawidłowych lub uzupełnieniu danych.

2c. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera imię (imiona) i nazwisko, numer PESEL, adres do korespondencji -jeżeli korespondencja ma być prowadzona drogą pocztową, oraz uzasadnienie.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, składa się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

4. O sposobie załatwienia sprawy organ, który usunął niezgodność, zawiadamia osobę, której dane były, na jej wniosek, sprawdzane - na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. W przypadku działania organu z urzędu osobę, której dane były sprawdzane, zawiadamia się, jeżeli usunięte niezgodności danych mają wpływ na ustalenie tożsamości tej osoby.

Art.  12.  [Oświadczenia osób, których dane dotyczą]

1. 7  Dane, o których mowa w art. 8 pkt 6, 16, 20-21 i 24a, są gromadzone na podstawie oświadczenia osoby, której dotyczą, złożonego przed organem gminy właściwym do zameldowania na pobyt stały, organem gminy właściwym do realizacji wniosku obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej o ujęcie w stałym obwodzie głosowania w Centralnym Rejestrze Wyborców po wydaniu pozytywnej decyzji w tej sprawie w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy lub organem gminy właściwym do złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL, a w przypadku danych, o których mowa w art. 8 pkt 24a, tylko wtedy, gdy nie wynikają one z innych dokumentów.

2. Dane, o których mowa w art. 8 pkt 6, dotyczące osób ubiegających się poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej o wydanie polskiego paszportu gromadzone są na podstawie oświadczeń tych osób złożonych przed konsulem.

3. Dane, o których mowa w art. 8 pkt 6, dotyczące osób urodzonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej kierownik urzędu stanu cywilnego rejestruje z urzędu.

Art.  12a.  [Zakaz usuwania danych i zapisów zgromadzonych w rejestrze PESEL i rejestrach mieszkańców]

Danych i zapisów zgromadzonych w rejestrze PESEL i rejestrach mieszkańców nie usuwa się, z zastrzeżeniem art. 10 ust. 6 i 6a.

Art.  13.  [Upoważnienie do wydania rozporządzenia]

Minister właściwy do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych, uwzględniając potrzebę zapewnienia ochrony danych osobowych i ich ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem i dostępem, różnice w zapisach imion i nazwisk cudzoziemców w różnych alfabetach, a także konieczność zapewnienia Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego możliwości realizacji zadań wynikających z art. 35 ust. 4 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2022 r. poz. 557), określi, w drodze rozporządzenia:

1) tryb rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz w rejestrach mieszkańców, z uwzględnieniem przypadków szczególnych;

2) tryb przekazywania danych pomiędzy rejestrami mieszkańców a rejestrem PESEL;

3) tryb postępowania wyjaśniającego i usuwania niezgodności danych, o których mowa w art. 11, w przypadku ich stwierdzenia;

4) sposób zapisu i gromadzenia w rejestrach danych o imionach i nazwiskach cudzoziemców.

Art.  14.  [Upoważnienie do wydania rozporządzenia w zakresie trybu przekazywania danych między rejestrem PESEL a rejestrami centralnymi]

Minister właściwy do spraw informatyzacji, uwzględniając potrzebę zapewnienia ochrony danych osobowych, określi, w drodze rozporządzenia, tryb i terminy przekazywania danych pomiędzy rejestrem PESEL a rejestrami centralnymi, o których mowa w art. 10 ust. 2.

⁴ Zmiana wymienionego rozporządzenia została ogłoszona w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2.

⁵ Art. 10 ust. 1 pkt 9a dodany przez art. 9 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 26 stycznia 2023 r. (Dz.U.2023.497) zmieniającej nin. ustawę z dniem 4 sierpnia 2023 r.

⁶ Art. 10 ust. 3 zmieniony przez art. 9 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 26 stycznia 2023 r. (Dz.U.2023.497) zmieniającej nin. ustawę z dniem 4 sierpnia 2023 r.

⁷ Art. 12 ust. 1 zmieniony przez art. 9 pkt 2 ustawy z dnia 26 stycznia 2023 r. (Dz.U.2023.497) zmieniającej nin. ustawę z dniem 4 sierpnia 2023 r.