Dokumentacja przebiegu studiów.
Dziennik Ustaw
Dz.U.2000.81.907
Akt utracił moc Wersja od: 1 lutego 2001 r.
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ
z dnia 20 września 2000 r.
w sprawie dokumentacji przebiegu studiów.
Na podstawie art. 149 ust. 3 ustawy z dnia 12 września 1990 r. o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 65, poz. 385, z 1992 r. Nr 54, poz. 254 i Nr 63, poz. 314, z 1994 r. Nr 1, poz. 3, Nr 43, poz. 163, Nr 105, poz. 509 i Nr 121, poz. 591, z 1996 r. Nr 5, poz. 43 i Nr 24, poz. 110, z 1997 r. Nr 28, poz. 153, Nr 96, poz. 590, Nr 104, poz. 661, Nr 121, poz. 770 i Nr 141, poz. 943 oraz z 1998 r. Nr 50, poz. 310, Nr 106, poz. 668 i Nr 162, poz. 1115 i 1118) zarządza się, co następuje:
Uczelnia zakłada teczkę osobową studenta, w której powinny się znajdować następujące dokumenty:
1)
wypis z dowodu osobistego,2)
dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym świadectwo dojrzałości,3)
dokumenty z postępowania kwalifikacyjnego przy przyjęciu na I rok studiów, stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na studia,4)
podpisany przez studenta akt ślubowania,5)
kopia decyzji o przyjęciu na studia,6)
karty egzaminacyjne studenta,7)
decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów, w szczególności udzielonych urlopów, zgody na powtarzanie roku, a także nagród, wyróżnień i kar,8)
dokumenty dotyczące przyznania studentowi pomocy materialnej,9)
jeden egzemplarz pracy dyplomowej,10)
recenzja (recenzje) pracy dyplomowej,11)
protokół egzaminu dyplomowego,12)
dyplom ukończenia studiów - egzemplarz do akt.1.
W przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni, dokumenty dotyczące przebiegu studiów przesyła się do uczelni, do której student się przeniósł.2.
W uczelni, którą student opuścił, pozostaje kopia pisma towarzysząca przesłanym dokumentom, wraz z ich wykazem. Uczelnia może zachować kserokopie przesłanych dokumentów.1.
Po immatrykulacji student otrzymuje indeks, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia, oraz legitymację studencką, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia.2.
Indeks stanowi własność studenta. Wydanie indeksu i legitymacji odnotowuje się w rejestrze wydanych indeksów i legitymacji.3.
Na stronie pierwszej okładki indeksu zamiast godła państwa można umieścić godło uczelni, o ile senat uczelni tak uchwali.4.
W przypadku studiowania na więcej niż jednym kierunku lub kontynuowania studiów na uzupełniających studiach magisterskich student otrzymuje odrębny indeks.1.
Uczelnia prowadzi album studentów.2.
Do albumu wpisuje się: liczbę porządkową, zwaną dalej "numerem albumu studenta", datę rozpoczęcia studiów, imię i nazwisko oraz datę i miejsce urodzenia studenta, imiona rodziców, informacje dotyczące świadectwa dojrzałości, nazwę wydziału i kierunku studiów, na który student został przyjęty. Po opuszczeniu przez studenta uczelni w albumie wpisuje się datę i przyczynę opuszczenia.3.
Numer albumu studenta wpisuje się w indeksie studenta i jego legitymacji studenckiej.1.
Przebieg studiów jest dokumentowany w:1)
protokołach egzaminacyjnych, zawierających nazwę przedmiotu, którego dotyczy egzamin, imiona i nazwiska studentów, numery albumów studentów, oceny, datę i podpis egzaminatora,2)
karcie egzaminacyjnej, zawierającej imię i nazwisko studenta, numer albumu studenta, nazwy przedmiotów, z których student zdawał egzaminy w okresie zaliczeniowym, oraz pozostałych przedmiotów, które student w okresie zaliczeniowym zaliczył,3)
dzienniku lub kartotece studentów,4)
indeksie studenta.2.
W uczelniach artystycznych lub na kierunkach artystycznych w innych uczelniach oprócz dokumentacji wymienionej w ust. 1 może być także prowadzona inna dokumentacja, wynikająca ze specyfiki studiów.3.
Do dokumentacji przebiegu studiów zalicza się pracę dyplomową, której jeden egzemplarz wraz z teczką osobową studenta przechowuje się w archiwum uczelni.4.
Dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 2, ich odpisy lub wyciągi, w zakresie, w jakim dotyczą studenta lub absolwenta, mogą być wydane studentowi lub absolwentowi bądź, na ich wniosek, upoważnionej przez nich osobie do rąk własnych lub wysłane pocztą, za zwrotnym poświadczeniem odbioru.5.
Upoważnienie, o którym mowa w ust. 4, powinno zawierać potwierdzenie autentyczności podpisu osoby upoważniającej, dokonane w szczególności przez uczelnię lub notariusza.
Zakończenie studiów odnotowuje się w:
1)
indeksie,2)
protokole egzaminu dyplomowego,3)
albumie studentów,4)
księdze dyplomów,5)
dzienniku lub kartotece studentów.1.
Uczelnia wydaje absolwentom dyplomy ukończenia studiów według wzoru określonego odrębnymi przepisami. Absolwent otrzymuje oryginał dyplomu i trzy odpisy. Na wniosek absolwenta uczelnia może wydać dodatkowy odpis dyplomu w tłumaczeniu na jeden z następujących języków obcych: angielski, francuski, hiszpański, niemiecki, rosyjski.2.
Na wszystkich odpisach należy nakleić fotografie oraz umieścić podpisy i pieczęcie, zgodnie z wzorem dyplomu.3.
W dyplomie należy wpisać datę złożenia egzaminu dyplomowego, a w przypadku medycznych wyższych studiów lekarskich, studiów stomatologicznych i weterynaryjnych - datę złożenia ostatniego wymaganego egzaminu.4.
W ciągu 30 dni od daty złożenia egzaminu dyplomowego, a w przypadku medycznych wyższych studiów lekarskich, studiów stomatologicznych i weterynaryjnych - złożenia ostatniego wymaganego egzaminu, należy sporządzić dyplom ukończenia studiów i wpisać nazwisko absolwenta do księgi dyplomów.5.
Przepisy § 5 ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio do wydawania dyplomu ukończenia studiów.1.
W przypadku utraty oryginału dyplomu absolwent może wystąpić do uczelni, która dyplom wydała, z pisemnym wnioskiem o wydanie jego duplikatu.2.
Uczelnia wystawia duplikat dyplomu na podstawie posiadanych dokumentów.3.
Duplikat wystawia się na druku według wzoru obowiązującego w okresie wystawiania oryginału dyplomu, z zastrzeżeniem ust. 4, bez fotografii. Na pierwszej stronie u góry należy umieścić wyraz "DUPLIKAT". Pod tekstem należy dodać wyrazy "oryginał podpisali" i wymienić nazwiska osób, które podpisały oryginał dyplomu, albo stwierdzić nieczytelność podpisów oraz zamieścić datę wydania duplikatu i opatrzyć okrągłą pieczęcią urzędową. Duplikat podpisuje rektor. Pieczęć imienna rektora powinna być czytelna.4.
Jeżeli uczelnia posiada dokumentację przebiegu studiów, a brak jest druku według wzoru dyplomu obowiązującego w danym czasie, duplikat wystawia się na przygotowanym przez uczelnię formularzu zgodnym z treścią oryginału dyplomu.5.
Informację o wydaniu duplikatu dyplomu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta oraz odnotowuje w księdze dyplomów.6.
Duplikat ma moc oryginału i może być wystawiany ponownie.1.
Przepisy § 8 stosuje się odpowiednio przy sporządzaniu duplikatów innych dokumentów dotyczących studiów, z zastrzeżeniem ust. 2.2.
Duplikaty indeksu i legitymacji studenckiej wystawia się z fotografią. Duplikat indeksu sporządza się wyłącznie na podstawie protokołów i kart egzaminacyjnych.1.
Uczelnia może dokonywać sprostowań w treści dyplomu i innego dokumentu stwierdzającego wykształcenie, wydanego przez uczelnię, oraz indeksu, na wniosek studenta lub absolwenta albo z urzędu.2.
Sprostowań dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu przez skreślenie nieprawidłowego zapisu i wpisanie nad skreślonymi wyrazami właściwych danych. Na końcu dokumentu należy umieścić adnotację: "Dokonano sprostowania", podpis osoby upoważnionej do wystawiania określonego dokumentu, datę i okrągłą pieczęć urzędową.3.
Informację o dokonanym sprostowaniu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta, a w przypadku sprostowania dyplomu - również w księdze dyplomów.1.
Po ukończeniu studiów nie dokonuje się zmiany imienia lub nazwiska absolwenta w jego dyplomie i dokumentach, o których mowa w § 5 ust. 1, chyba że zmiana imienia i nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu wydanego w postępowaniu w sprawie zmiany płci. W tym przypadku wydaje się dyplom na nowe imię lub nazwisko, a jeżeli ich wydanie nie jest możliwe - duplikat dyplomu, po przedstawieniu orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu wydanego na poprzednie imię lub nazwisko.2.
W przypadku gdy zmiana imienia lub nazwiska nastąpiła przed ukończeniem studiów, dokumenty, o których mowa w § 5 ust. 1, z wyjątkiem indeksu, wystawia się na nowe imię lub nazwisko. W indeksie należy przekreślić dotychczasowe imię lub nazwisko i nad nim wpisać nowe kolorem czerwonym; na dole strony należy umieścić adnotację: "Dokonano zmiany imienia/nazwiska", datę i podpis dziekana lub osoby upoważnionej do podpisywania indeksów. Nowe imię lub nazwisko może być wpisane na podstawie odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia lub nazwiska albo orzeczenia sądu.1.
Dokumenty wydawane przez uczelnię przeznaczone do obrotu prawnego z zagranicą są legalizowane.2.
Legalizacja polega na umieszczeniu na dokumencie:1)
klauzuli w brzmieniu: "Stwierdza się autentyczność dokumentu",2)
podpisu osoby upoważnionej do legalizacji dokumentu,3)
pieczęci urzędowej,4)
nazwy miejscowości i daty.3.
Do legalizacji przedstawia się oryginały dokumentów. Dokumenty wielostronicowe powinny być zszyte i w miejscach zszycia opieczętowane pieczęcią urzędową uczelni, która je wydała, w sposób uniemożliwiający wymianę kart dokumentu.1.
Dyplomy ukończenia studiów, dokumenty stwierdzające ukończenie studiów podyplomowych, dyplomy nadania stopni naukowych oraz zaświadczenia o ukończeniu studiów legalizuje urząd obsługujący ministra nadzorującego uczelnię, która wydała dokument.2.
Dokumenty nie wymienione w ust. 1 legalizuje uczelnia, która je wydała.1.
Uczelnie przekazują do urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego wykazy osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, o których mowa w § 13 ust. 1, wzory ich podpisów oraz wzory pieczęci urzędowych.2.
W przypadku zmiany osoby upoważnionej do podpisywania dokumentów należy niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 14 dni, uaktualnić wykaz, o którym mowa w ust. 1.1.
Uczelnia pobiera opłaty za:1)
wydanie legitymacji studenckiej i jej duplikatu,2)
wydanie dyplomu ukończenia studiów i jego duplikatu,3)
wydanie dokumentu stwierdzającego ukończenie studiów podyplomowych i jego duplikatu.2.
Opłatę za dokumenty wymienione w ust. 1 pobiera uczelnia w wysokości zgodnej z poniesionymi kosztami ich wykonania, nie wyższej jednak niż:1)
za wydanie legitymacji studenckiej 5 zł,2)
za wydanie dyplomu ukończenia studiów 50 zł,3)
za wydanie dokumentu stwierdzającego ukończenie studiów podyplomowych 20 zł,4)
za wydanie dodatkowego odpisu dyplomu w tłumaczeniu na język obcy 20 zł.3.
Za wydanie duplikatu dokumentu pobiera się opłatę o połowę wyższą niż za oryginał.4.
Wysokość opłat i sposób ich pobierania ogłasza rektor w sposób ustalony w uczelni.5.
Wysokość opłat skarbowych za legalizację dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą określają odrębne przepisy.
W przypadku nieprzyjęcia kandydata na I rok studiów, uczelnia zwraca kandydatowi złożone przez niego dokumenty, a także prace wstępne, jeżeli zakres egzaminów wstępnych przewiduje złożenie takich prac.
Indeksy i legitymacje studenckie mogą być wydawane na blankietach według dotychczasowych wzorów do wyczerpania ich zapasów, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2004 r.
Traci moc zarządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 marca 1991 r. w sprawie określenia sposobu prowadzenia przez uczelnie dokumentacji przebiegu studiów (Monitor Polski Nr 15, poz. 98 i Nr 43, poz. 304, z 1992 r. Nr 36, poz. 264, z 1993 r. Nr 15, poz. 121 oraz z 1994 r. Nr 60, poz. 534).
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 2
1 WZÓR LEGITYMACJI STUDENCKIEJ
1 WZÓR LEGITYMACJI STUDENCKIEJ
wzór
Format A-6 (105x148 mm - format po rozłożeniu legitymacji), wykonanie na papierze białym z siatką koloru jasnoróżowego, z niebieskim paskiem o szerokości 20 mm na drugiej stronie, oprawa twarda z imitacji skóry w kolorze czarnym.
1 Załącznik nr 2 zmieniony przez § 1 rozporządzenia z dnia 10 stycznia 2001 r. (Dz.U.01.5.50) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 lutego 2001 r.
Dokumenty powiązane
Jeżeli chcesz mieć dostęp do wszystkich dokumentów powiązanych, zaloguj się do LEX-a Nie korzystasz jeszcze z programów LEX? Zamów dostęp testowy »