Nowość Rozdział 3 - Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej - Dokumentacja pracownicza.
Dziennik Ustaw
Dz.U.2024.535 t.j.
Akt obowiązujący Wersja od: 10 kwietnia 2024 r.
Rozdział 3
Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej
Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej
§ 9. [Wymagania wobec systemu teleinformatycznego wykorzystywanego do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej]
Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:1)
zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;2)
integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;3)
stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;4)
identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;5)
skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3;6)
wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;7)
funkcjonalność wydruku dokumentacji.§ 10. [Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej]
1.
Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną w zakresie, o którym mowa w § 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:1)
jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;2)
jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;3)
jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.2.
Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:1)
systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;2)
opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;3)
stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;4)
bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;5)
przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.§ 11. [Sposób dołączenia dokumentu w postaci papierowej do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej]
1.
W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.2.
Pracownik odbiera dokument, o którym mowa w ust. 1, w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.§ 12. [Obowiązek zapewnienia dostępności, używalności i wiarygodności dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej]
1.
Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.2.
Odwzorowania cyfrowe, o których mowa w art. 948 § 2 Kodeksu pracy, sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej.3.
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rozporządzenia.