Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej - Rozdział 3 - Dokumentacja... - Dz.U.2018.2369 - OpenLEX

Rozdział 3 - Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej - Dokumentacja pracownicza.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2018.2369

Akt obowiązujący
Wersja od: 19 grudnia 2018 r.

Rozdział  3

Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej

§  9.  [Wymagania wobec systemu teleinformatycznego wykorzystywanego do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej]
Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
1)
zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2)
integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3)
stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4)
identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5)
skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3;
6)
wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;
7)
funkcjonalność wydruku dokumentacji.
§  10.  [Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej]
1. 
Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną w zakresie, o którym mowa w § 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:
1)
jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
2)
jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
3)
jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.
2. 
Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:
1)
systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
2)
opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
3)
stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
4)
bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
5)
przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.
§  11.  [Sposób dołączenia dokumentu w postaci papierowej do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej]
1. 
W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.
2. 
Pracownik odbiera dokument, o którym mowa w ust. 1, w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
§  12.  [Obowiązek zapewnienia dostępności, używalności i wiarygodności dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej]
1. 
Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.
2. 
Odwzorowania cyfrowe, o których mowa w art. 948 § 2 Kodeksu pracy, sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej.
3. 
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rozporządzenia.