Dziennik Ustaw

Dz.U.2020.869 t.j.

| Akt obowiązujący
Wersja od: 15 maja 2020 r.

Rozdział  6

Ewidencja tymczasowo aresztowanych, skazanych i ukaranych

§  68. 
1.  Tymczasowo aresztowanemu, skazanemu i ukaranemu, przyjętemu do jednostki penitencjarnej, zakłada się akta ewidencyjne i kartę identyfikacyjną.
2.  Osadzonego przyjętego lub przetransportowanego rejestruje się w dokumentach ewidencyjnych.
3.  Dane niezbędne do dokonania czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, uzyskuje się z dokumentów dostępnych osobie przyjmującej. Mogą być one poszerzone o informacje uzyskane od osoby przyjmowanej oraz dotyczące tej osoby dane zgromadzone w centralnym zbiorze danych.
4.  Dane o osadzonych i dokumentach stanowiących podstawę wykonywania wobec nich pozbawienia wolności, a w szczególności o wykonywanych wobec nich wyrokach i postanowieniach w przedmiocie tymczasowego aresztowania, odnotowuje się w centralnym zbiorze danych. Dane powinny być w pełni zgodne z danymi zawartymi w aktach i dokumentach ewidencyjnych.
5.  Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio przy odnotowywaniu w centralnym zbiorze danych informacji dotyczących orzeczeń oczekujących na wykonanie oraz przerw w wykonaniu kary, o których mowa w § 82 i § 83.
6.  Przy dokonywaniu wpisów w centralnym zbiorze danych przepis § 6 ust. 5 stosuje się odpowiednio.
§  69. 
1.  W aktach ewidencyjnych przechowuje się odpisy orzeczeń, a także inne dokumenty związane z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków przymusu, w tym w szczególności dokumenty stanowiące podstawę prawną przyjęcia do jednostki penitencjarnej, wykonywania pozbawienia wolności, wydawania do udziału w czynnościach procesowych, izolowania osób powiązanych oraz zwolnienia osadzonego.
2.  Do akt ewidencyjnych wkleja się zdjęcie osadzonego. Jeżeli jest to uzasadnione zmianą wyglądu osadzonego, do akt wkleja się aktualne zdjęcie osadzonego.
§  70. 
1.  W wypadku przyjęcia osadzonego, który dokonał ucieczki albo korzystał z przepustki lub przerwy w wykonaniu kary, do jednostki penitencjarnej niedysponującej jego aktami ewidencyjnymi należy:
1) założyć zastępcze akta ewidencyjne;
2) odnotować w nich, po dokonaniu czynności określonych w § 29 ust. 2 pkt 3 lub § 30 ust. 1, tymczasowe aresztowania, kary i środki przymusu podlegające wykonaniu;
3) spowodować przesłanie uprzednio założonych akt oraz pozostałej dokumentacji osadzonego do jednostki penitencjarnej, w której osadzony obecnie przebywa, chyba że uzgodniono jego bezzwłoczne przetransportowanie do jednostki, w której akta ewidencyjne i dokumentacja ta się znajdują;
4) włączyć dokumenty znajdujące się w zastępczych aktach do otrzymanych akt;
5) połączyć obydwie obwoluty akt ewidencyjnych w sposób umożliwiający odczytanie poczynionych na nich adnotacji.
2.  Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio, gdy:
1) osadzony został doprowadzony do aresztu śledczego w związku z inną sprawą;
2) po założeniu akt ewidencyjnych okaże się, że przyjęty osadzony pozostaje w ewidencji innej jednostki penitencjarnej.
§  71. 
1.  Zastępcze akta ewidencyjne zakłada się również w razie wydania z jednostki penitencjarnej właściwych akt. Akt ewidencyjnych nie wydaje się, jeżeli są one niezbędne dla wykonania czynności związanych ze zwolnieniem osadzonego, o czym powiadamia się organ zwracający się o ich wydanie i jednocześnie wskazuje się termin, w którym akta będą mogły być wydane.
2.  Akta ewidencyjne wydaje się Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej, dyrektorowi okręgowemu lub sędziemu penitencjarnemu, a w uzasadnionych wypadkach również dyrektorowi jednostki penitencjarnej, w której uprzednio przebywał osadzony. Innym uprawnionym organom akta wydaje się, jeżeli wykonane zostały wszystkie znajdujące się w nich orzeczenia i dokumentacja osadzonego może zostać przekazana do archiwum, chyba że wydania akt zażądał sąd lub prokurator w związku z prowadzonym postępowaniem karnym, a w wypadku sądu - także w postępowaniu wykonawczym. W takim wypadku akta wydaje się jedynie na czas konieczny do wykonania niezbędnych czynności procesowych, nie dłuższy niż 14 dni od dnia ich doręczenia.
3.  Żądanie wydania akt ewidencyjnych zawiera informację o terminie ich zwrotu. O niezwróceniu akt w terminie zawiadamia się organ nadrzędny lub sprawujący nadzór nad organem, któremu akta wydano, a w wypadku, gdy akta przekazano sądowi lub prokuratorowi - ponadto sędziego penitencjarnego. Przepisu nie stosuje się w wypadku wydania akt Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej lub dyrektorowi okręgowemu.
4.  Zastępcze akta likwiduje się po zwrocie właściwych akt. Obwolutę właściwych akt uzupełnia się informacjami odnotowanymi na obwolucie zastępczych akt, a przechowywane w nich dokumenty włącza się do właściwych akt.
5.  Nie zakłada się zastępczych akt ewidencyjnych w razie przekazania akt ewidencyjnych w ramach jednostki penitencjarnej, jeżeli w skład jednostki penitencjarnej wchodzi wyodrębniony oddział zewnętrzny.
§  72. 
1.  Akta ewidencyjne przechowuje się w dziale ewidencji.
2.  Kartę identyfikacyjną przekazuje się działowi ochrony.
§  73. 
1.  W jednostkach penitencjarnych prowadzi się następujące dokumenty ewidencyjne:
1) księgę główną osadzonych;
2) skorowidz rozmieszczenia tymczasowo aresztowanych, zwany dalej "skorowidzem ruchomym";
3) książkę stanu osadzonych;
4) karty identyfikacyjne;
5) rejestr ewidencji widzeń;
6) rejestr orzeczeń oczekujących na wykonanie;
7) rejestr skazanych i ukaranych korzystających z przerwy w wykonaniu kary;
8) rejestr wydanych akt ewidencyjnych;
9) rejestr korespondencji urzędowej doręczonej osadzonym, zwany dalej "rejestrem korespondencji";
10) rejestr osadzonych wydanych poza teren jednostki penitencjarnej;
11) kalendarz terminów czynności procesowych;
12) kalendarz zwolnień skazanych;
13) kalendarz zwolnień tymczasowo aresztowanych.
2.  Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 2, 5-7, 10 i 11, prowadzi się w centralnym zbiorze danych.
3.  Na wniosek kierownika dyrektor może wyrazić zgodę na prowadzenie tych dokumentów także w innej formie.
4.  W zakładzie karnym można odstąpić od prowadzenia kalendarza zwolnień tymczasowo aresztowanych i odnotowywać stosowne dane dotyczące tymczasowo aresztowanych w kalendarzu zwolnień skazanych, o ile przemawia za tym liczba tymczasowo aresztowanych, względem których stosuje się przepisy o wykonywaniu kary pozbawienia wolności, ujętych w ewidencji tej jednostki.
5.  Jeżeli w skład jednostki penitencjarnej wchodzi wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne, dokumenty ewidencyjne, o których mowa w ust. 1, prowadzi się w:
1) siedzibie jednostki penitencjarnej dla tej jednostki i podległego wyodrębnionego oddziału zewnętrznego innego niż wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne;
2) wyodrębnionym oddziale zewnętrznym realizującym czynności administracyjne dla tego oddziału.
§  74. 
1.  Do księgi głównej osadzonych wpisuje się podstawowe dane o osobach przyjmowanych lub przetransportowanych, w takiej kolejności, w jakiej osoby te przybyły do danej jednostki penitencjarnej.
2.  W księdze głównej osadzonych odnotowuje się:
1) numer ewidencyjny osadzonego, składający się z liczby porządkowej, ukośnika oraz dwóch ostatnich cyfr roku przyjęcia lub przetransportowania;
2) datę i godzinę przyjęcia lub przetransportowania;
3) informację, czy do danej jednostki penitencjarnej osadzony zgłosił się, został doprowadzony czy został przetransportowany;
4) nazwisko, imię (imiona), imię ojca i datę urodzenia osadzonego;
5) informację o wykonywanym wobec osadzonego w dniu przyjęcia lub przetransportowania tymczasowym aresztowaniu, wykonywanej karze lub wykonywanym środku przymusu, nazwę organu, który zarządził osadzenie, i sygnaturę akt sprawy;
6) datę i informację o:
a) przetransportowaniu osadzonego do innej jednostki penitencjarnej,
b) zwolnieniu, zgonie albo skreśleniu osadzonego z ewidencji jednostki penitencjarnej, w trybie określonym w § 140 ust. 2 lub § 143 ust. 1, z tym że w wypadku zwolnienia osadzonego również informację o godzinie opuszczenia przez niego jednostki,
c) przesłaniu akt ewidencyjnych do innej jednostki penitencjarnej w związku z doprowadzeniem lub zgłoszeniem się do tej jednostki osadzonego, który zbiegł albo w wyznaczonym terminie nie powrócił z przepustki.
3.  Jeżeli osadzony był przetransportowany, w księdze głównej osadzonych zamiast informacji, o których mowa w ust. 2 pkt 3 i pkt 6 lit. a, wpisuje się nazwę jednostki penitencjarnej, z której albo do której nastąpiło przetransportowanie.
4.  W kolejnym roku kalendarzowym kontynuuje się zapisy w dotychczas prowadzonej księdze głównej osadzonych, z tym że numery ewidencyjne osobom przybyłym nadaje się, począwszy od liczby porządkowej "1". W wypadku wypełnienia całej księgi zakłada się jej kolejny tom i wpisuje się na stronie tytułowej numer kolejny tomu oraz datę założenia.
5.  W razie czasowego pobytu w jednostce penitencjarnej osadzonego przeniesionego w związku z koniecznością udzielenia mu natychmiastowej pomocy lekarskiej, a ujętego w ewidencji innego aresztu śledczego lub zakładu karnego, księgę główną osadzonych wypełnia się jak po przetransportowaniu, z tym że zamiast adnotacji, o której mowa w ust. 2 pkt 5, dokonuje się wpisu "czasowy pobyt w związku z leczeniem". Pobyt ten nie może przekraczać 7 dni.
6.  Po dokonaniu formalności powodujących skreślenie osadzonego z ewidencji jednostki penitencjarnej, w której uprzednio przebywał, i ujęcie w ewidencji jednostki czasowego pobytu wpisy podlegają uzupełnieniu odpowiednio o dane, o których mowa w ust. 2 pkt 5 lub pkt 6 lit. a. Na obwolucie akt ewidencyjnych jako datę przetransportowania odnotowuje się datę przybycia osadzonego na leczenie.
7.  Przepisy ust. 5 i 6 stosuje się odpowiednio w wypadku czasowego pobytu osadzonego w jednostce penitencjarnej, uzasadnionego innymi ważnymi przyczynami.
7a.  Jeżeli w skład jednostki penitencjarnej wchodzi wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne, w wypadku osób czasowo przeniesionych w ramach jednostki penitencjarnej z:
1) siedziby jednostki penitencjarnej albo wyodrębnionego oddziału zewnętrznego, innego niż oddział realizujący czynności administracyjne, do wyodrębnionego oddziału zewnętrznego realizującego czynności administracyjne,
2) wyodrębnionego oddziału zewnętrznego realizującego czynności administracyjne do siedziby jednostki penitencjarnej albo innego wyodrębnionego oddziału zewnętrznego

- przepisy ust. 5-7 stosuje się odpowiednio.

8.  Księga główna osadzonych powinna mieć strony ponumerowane oraz zabezpieczone w sposób chroniący przed ich usunięciem lub wymianą. Liczbę kart poświadcza się na ostatniej stronie księgi.
§  74a. 
1.  W wypadku zniesienia:
1) jednostki penitencjarnej i utworzenia w jej miejsce wyodrębnionego oddziału zewnętrznego innej jednostki penitencjarnej,
2) wyodrębnionego oddziału zewnętrznego i utworzenia w jego miejsce innej jednostki penitencjarnej,
3) wyodrębnionego oddziału zewnętrznego i utworzenia w jego miejsce wyodrębnionego oddziału zewnętrznego innej jednostki penitencjarnej (zmiana podległości)

- osadzonych ujętych w księdze głównej osadzonych prowadzonej w znoszonej jednostce penitencjarnej albo wyodrębnionym oddziale zewnętrznym realizującym czynności administracyjne przepisuje się do księgi głównej osadzonych prowadzonej, odpowiednio, w jednostce penitencjarnej albo wyodrębnionym oddziale zewnętrznym realizującym czynności administracyjne, utworzonym w miejsce zniesionej jednostki penitencjarnej albo wyodrębnionego oddziału zewnętrznego.

2.  W wypadkach, o których mowa w ust. 1, przepisy § 74 ust. 1 i 2 pkt 1-5 i pkt 6 lit. a oraz ust. 3 stosuje się odpowiednio, z tym że:
1) dane osadzonych przepisywanych odnotowuje się w księdze głównej osadzonych w takiej kolejności, w jakiej osadzeni zostali przyjęci lub przetransportowani do znoszonej jednostki penitencjarnej albo wyodrębnionego oddziału zewnętrznego realizującego czynności administracyjne;
2) w księdze głównej osadzonych odnotowuje się datę utworzenia jednostki penitencjarnej albo wyodrębnionego oddziału zewnętrznego realizującego czynności administracyjne oraz godzinę 000;
3) zamiast informacji, o których mowa w § 74 ust. 2 pkt 3 i pkt 6 lit. a, wpisuje się nazwę jednostki penitencjarnej albo wyodrębnionego oddziału zewnętrznego realizującego czynności administracyjne, prowadzącego księgę główną osadzonych, z której albo do której nastąpiło przepisanie osadzonego, oraz informację o przepisaniu.
§  75. 
1.  5  W razie czasowego przeniesienia do innej jednostki penitencjarnej:
1) tymczasowo aresztowanego, względem którego nie stosuje się przepisów o wykonywaniu kary pozbawienia wolności,
2) tymczasowo aresztowanego, względem którego stosuje się przepisy o wykonywaniu kary pozbawienia wolności, skazanego lub ukaranego, w wypadku gdy:
a) przyczyną przeniesienia jest konieczność udzielenia mu natychmiastowej pomocy lekarskiej,
b) zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że czasowy pobyt zakończy się skreśleniem osadzonego z ewidencji jednostki penitencjarnej, w której uprzednio przebywał, i ujęciem w ewidencji jednostki czasowego pobytu

- przewiezienia osadzonego dokonuje się wraz z aktami ewidencyjnymi, a także tymi dokumentami, których skompletowanie nie spowoduje opóźnienia w przewiezieniu. Jeżeli zachodzi konieczność udzielenia natychmiastowej pomocy lekarskiej bezpośrednio po przyjęciu osadzonego, gdy akta ewidencyjne nie zostały jeszcze założone, albo w innych szczególnie uzasadnionych wypadkach, dopuszcza się przewiezienie osadzonego bez akt ewidencyjnych.

2.  W wypadku gdy w skład jednostki penitencjarnej wchodzi wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne, ust. 1 stosuje się odpowiednio do czasowego przeniesienia osadzonego w ramach jednostki penitencjarnej z:
1) siedziby jednostki penitencjarnej albo wyodrębnionego oddziału zewnętrznego, innego niż oddział realizujący czynności administracyjne, do wyodrębnionego oddziału zewnętrznego realizującego czynności administracyjne;
2) wyodrębnionego oddziału zewnętrznego realizującego czynności administracyjne do siedziby jednostki penitencjarnej albo innego wyodrębnionego oddziału zewnętrznego.
§  76. 
1.  O pobycie osadzonych w jednostce penitencjarnej w związku z przerwą w transportowaniu, w trakcie której nastąpiło ich przemieszczenie do pomieszczeń lub cel tej jednostki, czyni się adnotację w książce przebiegu służby dowódcy zmiany lub w odrębnym rejestrze - jeżeli dyrektor tak ustali ze względu na liczbę wpisów dokonywanych z tego powodu w książce przebiegu służby. Adnotacja zawiera imię, nazwisko i numer legitymacji służbowej dowódcy konwoju, numer rejestracyjny samochodu, liczbę transportowanych osadzonych, czas i powód ich pobytu oraz nazwę jednostki, do której konwój się udaje.
2.  Przepis stosuje się odpowiednio do transportowania przez organ doprowadzający osadzonych, którzy są ujęci w wykazie transportowym sporządzonym przez jednostkę penitencjarną.
§  77. 
1.  O pobycie w jednostce penitencjarnej osoby uznanej za stwarzającą zagrożenie, w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 22 listopada 2013 r. o postępowaniu wobec osób z zaburzeniami psychicznymi stwarzających zagrożenie życia, zdrowia lub wolności seksualnej innych osób, umieszczonej w Krajowym Ośrodku Zapobiegania Zachowaniom Dyssocjalnym w związku z udzieleniem jej świadczenia zdrowotnego przez podmiot leczniczy dla osób pozbawionych wolności, czyni się adnotację w książce przebiegu służby dowódcy zmiany. Adnotacja powinna zawierać: imię (imiona), nazwisko, imię ojca, numer PESEL osoby stwarzającej zagrożenie, a także służbowe dane identyfikacyjne pracownika Krajowego Ośrodka Zapobiegania Zachowaniom Dyssocjalnym odpowiedzialnego za przewiezienie osoby stwarzającej zagrożenie do jednostki penitencjarnej oraz numer rejestracyjny samochodu, którym dokonano jej przewiezienia.
2.  W razie konieczności, zwłaszcza w wypadku pozostania na nocleg osoby uznanej za stwarzającą zagrożenie, o której mowa w ust. 1, dyrektor określa, w razie potrzeby w porozumieniu z kierownikiem Krajowego Ośrodka Zapobiegania Zachowaniom Dyssocjalnym, warunki pobytu tej osoby w jednostce penitencjarnej. Przepis § 49 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
§  78. 
1.  W skorowidzu ruchomym ewidencjonuje się - według miejsc zakwaterowania - tymczasowo aresztowanych, względem których nie stosuje się przepisów o wykonywaniu kary pozbawienia wolności.
2.  W skorowidzu ruchomym odnotowuje się:
1) dane osobowe tymczasowo aresztowanego;
2) informację o uprzednim odbywaniu kary pozbawienia wolności lub kary aresztu wojskowego;
3) nazwę organu dysponującego i sygnaturę akt sprawy;
4) dane osobowe osoby powiązanej podlegającej izolowaniu;
5) informację o używaniu przez tymczasowo aresztowanego wyrobów tytoniowych.
§  79. 
1.  W książce stanu osadzonych oblicza się, według stanu na godzinę 2400, codzienny ogólny stan liczbowy osadzonych oraz stan liczbowy osadzonych według miejsc ich aktualnego pobytu.
2.  Ogólny stan liczbowy osadzonych dowódca zmiany uzgadnia, po rozpoczęciu oraz przed zakończeniem pracy przez dział ewidencji, z kierownikiem albo wyznaczonym funkcjonariuszem lub pracownikiem tego działu. Dokonane uzgodnienia, z uwzględnieniem późniejszego ruchu osadzonych, stanowią podstawę sprawdzania ich stanu faktycznego w czasie apelu porannego i wieczornego.
§  80. 
1.  W karcie identyfikacyjnej zamieszcza się zdjęcie osadzonego oraz odnotowuje podstawowe dane umożliwiające sprawdzenie jego tożsamości. Jeżeli jest to uzasadnione zmianą wyglądu osadzonego, w karcie zamieszcza się aktualne zdjęcie.
2.  Karty identyfikacyjne przechowuje wyznaczony funkcjonariusz działu ochrony pełniący służbę w oddziale mieszkalnym.
§  81.  W rejestrze ewidencji widzeń odnotowuje się niezbędne dane dotyczące widzeń na terenie jednostki penitencjarnej wykorzystanych przez osadzonych.
§  82. 
1.  W rejestrze orzeczeń oczekujących na wykonanie odnotowuje się dane o skazanych i ukaranych, którzy mają zgłosić się do odbycia kary.
2.  Podstawą dokonania adnotacji jest otrzymanie orzeczenia oczekującego na wykonanie.
3.  W wypadkach, o których mowa w § 6 ust. 1, a także w razie uzasadnionego przypuszczenia, że nastąpiło przedawnienie wykonania kary, albo w razie otrzymania pisemnej informacji o odroczeniu wykonania kary, umorzeniu lub zawieszeniu postępowania wykonawczego, orzeczenie oczekujące na wykonanie zwraca się do właściwego sądu wraz z informacją na piśmie o przyczynie zwrotu.
4.  Przed dokonaniem adnotacji w rejestrze sprawdza się:
1) czy skazany lub ukarany, którego orzeczenie dotyczy:
a) nie przebywa już w danym areszcie śledczym; przepis § 70 ust. 1 pkt 4 stosuje się odpowiednio,
b) nie przebywa już w innej jednostce penitencjarnej;
2) czy w danym areszcie śledczym znajdują się akta ewidencyjne tego skazanego lub ukaranego zwolnionego na przerwę w wykonaniu kary; przepis § 70 ust. 1 pkt 4 stosuje się odpowiednio;
3) czy w innej jednostce penitencjarnej znajdują się akta ewidencyjne, o których mowa w pkt 2.
5.  W wypadku uzyskania informacji, że skazany lub ukarany, którego dotyczy orzeczenie oczekujące na wykonanie, przebywa w innej jednostce penitencjarnej, należy potwierdzić dokonane ustalenie telefonicznie i natychmiast przesłać telefaksem odpis orzeczenia wraz z nakazem przyjęcia do tej jednostki. Orzeczenie przesyła się także wówczas, gdy nie upłynął jeszcze wyznaczony przez sąd termin stawienia się do odbycia kary wymierzonej tym orzeczeniem. Przepisu § 7 ust. 2 nie stosuje się. Oryginał orzeczenia oczekującego na wykonanie przesyła się do jednostki, w której skazany lub ukarany aktualnie przebywa, nie później niż pierwszego dnia roboczego po przesłaniu jego telefaksowych kopii.
6.  W wypadku ustalenia, że akta ewidencyjne skazanego lub ukaranego zwolnionego na przerwę w wykonaniu kary znajdują się w innej jednostce penitencjarnej, należy:
1) powiadomić tę jednostkę - telefaksem, telefonicznie lub pocztą elektroniczną - o otrzymaniu orzeczenia oczekującego na wykonanie;
2) natychmiast przesłać telefaksem odpis wyroku łącznego wraz z nakazem przyjęcia do tej jednostki, jeżeli sąd skierował do danego aresztu śledczego, jako orzeczenie z wyznaczonym terminem stawienia się, wyrok łączny obejmujący wszystkie lub niektóre z kar wykonywanych przed zwolnieniem na przerwę w wykonaniu kary; oryginał orzeczenia oczekującego na wykonanie przesyła się do jednostki, w której znajdują się akta ewidencyjne zwolnionego na przerwę w wykonaniu kary, nie później niż pierwszego dnia roboczego po przesłaniu jego telefaksowych kopii; o przesłaniu orzeczenia powiadamia się właściwy sąd, a w szczególnie uzasadnionych wypadkach, jeżeli termin stawienia się do odbycia kary pozwala zasadnie przypuszczać, że sąd nie zdąży uprzedzić o tym skazanego lub ukaranego, którego to orzeczenie dotyczy, powiadamia się o tym osobę wezwaną do odbycia kary; kopią tego powiadomienia informuje się właściwy sąd; powiadomienia do skazanego lub ukaranego nie przesyła się, jeżeli na podstawie posiadanych dokumentów nie jest możliwe ustalenie jego miejsca stałego pobytu.
6a.  W wypadku gdy w skład jednostki penitencjarnej wchodzi wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne, oryginał orzeczenia oczekującego na wykonanie, o którym mowa w ust. 5 zdanie czwarte oraz ust. 6 pkt 2, po przesłaniu jego telefaksowych kopii, przekazuje się w ramach jednostki penitencjarnej.
7.  W wypadkach, o których mowa w ust. 6, jednostka penitencjarna, w której znajdują się akta ewidencyjne zwolnionego na przerwę w wykonaniu kary, powiadamia o tym sąd penitencjarny, podając w szczególności wyznaczony przez właściwy sąd termin stawienia się skazanego lub ukaranego do odbycia kary. Kopię powiadomienia włącza się do akt ewidencyjnych. Przepis § 147 stosuje się odpowiednio.
8.  W razie niezgłoszenia się skazanego lub ukaranego do odbycia kary zawiadamia się o tym właściwy sąd. Zawiadomienie wysyła się trzeciego dnia roboczego po wyznaczonym terminie stawienia się. Orzeczenie oczekujące na wykonanie zwraca się po upływie jednego roku od wyznaczonego przez ten sąd terminu stawienia; przepisu nie stosuje się do wyroku łącznego, o którym mowa w ust. 6 pkt 2.
9.  Przy przyjęciu każdego osadzonego sprawdza się, czy figuruje on w rejestrze, o którym mowa w ust. 1, oraz czy w innym areszcie śledczym nie zostało zarejestrowane dotyczące go orzeczenie oczekujące na wykonanie. W wypadku ustalenia, że orzeczenie takie zarejestrowano w innym areszcie, przepis ust. 5 stosuje się odpowiednio.
10.  W wypadku uzasadnionego przypuszczenia, że wykonanie orzeczenia może skutkować niezgodnym z prawem pozbawieniem wolności, należy bezzwłocznie zawiadomić sąd, który wydał orzeczenie, oraz sędziego penitencjarnego.
§  83. 
1.  W rejestrze skazanych i ukaranych korzystających z przerwy w wykonaniu kary odnotowuje się dane o skazanych i ukaranych, którzy mają zgłosić się po przerwie w wykonaniu kary.
2.  Podstawą dokonania adnotacji jest zawarte w aktach ewidencyjnych postanowienie sądu penitencjarnego o udzieleniu pierwszej przerwy lub dalszych przerw w wykonaniu kary.
3.  Przed dokonaniem adnotacji w rejestrze sprawdza się, czy skazany lub ukarany, którego akta ewidencyjne wpłynęły z innej jednostki penitencjarnej, nie przebywa już w danym areszcie śledczym lub w innej jednostce penitencjarnej. Jeżeli skazany lub ukarany przebywa już w areszcie śledczym, do którego przesłano akta, stosuje się odpowiednio przepisy § 70 ust. 1 pkt 4 i 5. W wypadku ustalenia, że skazany lub ukarany przebywa w innej jednostce penitencjarnej, przesyła się akta do tej jednostki i natychmiast powiadamia się ją o przesłaniu akt - telefaksem, telefonicznie lub pocztą elektroniczną. Przepisy § 70 ust. 1 pkt 4 i 5 stosuje się odpowiednio.
4.  Jeżeli w postanowieniu o udzieleniu przerwy w wykonaniu kary nie wyznaczono terminu, do którego ma ona trwać, zawiadomienie o niezgłoszeniu się skazanego lub ukaranego wysyła się do sądu penitencjarnego po upływie jednego roku od daty zwolnienia.
5.  Przy przyjęciu każdego osadzonego sprawdza się, czy figuruje on w rejestrze, o którym mowa w ust. 1, oraz czy w innej jednostce penitencjarnej nie znajdują się akta ewidencyjne tego osadzonego zwolnionego na przerwę w wykonaniu kary. Jeżeli jego akta ewidencyjne znajdują się w jednostce penitencjarnej, do której nastąpiło przyjęcie, dokumenty niezbędne do przyjęcia włącza się do tych akt. W wypadku ustalenia, że akta ewidencyjne zwolnionego na przerwę znajdują się w innej jednostce penitencjarnej, natychmiast powiadamia się tę jednostkę - telefaksem, telefonicznie lub pocztą elektroniczną - o konieczności przesłania tych akt. Przepisy § 70 ust. 1 pkt 3-5 stosuje się odpowiednio.
6.  W wypadku gdy w skład jednostki penitencjarnej wchodzi wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne, akta ewidencyjne, o których mowa w ust. 3 zdanie trzecie, przekazuje się w ramach jednostki penitencjarnej.
§  84. 
1.  W rejestrze wydanych akt ewidencyjnych odnotowuje się dane osobowe osadzonych, których akta zostały czasowo przekazane z działu ewidencji innym służbom jednostki penitencjarnej.
2.  W wypadku jednorazowego przekazania większej liczby akt, w szczególności na posiedzenie sądu penitencjarnego lub komisji penitencjarnej, może być sporządzony ich wykaz.
§  85. 
1.  W rejestrze korespondencji odnotowuje się przesyłki z korespondencją urzędową przesyłaną bez zwrotnych pokwitowań odbioru, zwanych dalej "potwierdzeniami odbioru", a podlegające doręczeniu adresatom.
2.  Otrzymanie przesyłki z korespondencją osadzony potwierdza w rejestrze datą oraz czytelnym podpisem zawierającym imię i nazwisko. Doręczenie przesyłki doręczający potwierdza podpisem.
3.  Jeżeli doręczana korespondencja nie podlega cenzurze, w rejestrze zamieszcza się dane, które można odnotować bez otwarcia przesyłki.
§  86. 
1.  W rejestrze osadzonych wydanych poza teren jednostki penitencjarnej odnotowuje się dane osobowe osadzonych wydanych czasowo:
1) za granicę:
a) w charakterze świadka w toczącym się tam postępowaniu karnym,
b) jako osoby ścigane w związku z prowadzonym tam przeciwko nim postępowaniem karnym;
2) w celu umieszczenia w pomieszczeniu Policji;
3) organowi doprowadzającemu w celu umieszczenia w zakładzie leczniczym w związku z leczeniem albo badaniem psychiatrycznym połączonym z obserwacją.
2.  Dyrektor powiadamia sędziego penitencjarnego oraz organ, który wystawił nakaz wydania, jeżeli osadzony wydany czasowo nie zostanie doprowadzony do jednostki penitencjarnej w wyznaczonym terminie.
3.  W wypadku gdy osadzony został wydany czasowo z siedziby jednostki penitencjarnej, doprowadzenie powinno nastąpić do tej siedziby, a jeżeli został wydany czasowo z wyodrębnionego oddziału zewnętrznego realizującego czynności administracyjne, doprowadzenie powinno nastąpić do tego oddziału.
§  87. 
1.  W kalendarzu zwolnień skazanych odnotowuje się dane osobowe wszystkich skazanych i ukaranych, którym termin końca kary lub środka przymusu upływa w danym roku kalendarzowym, a w wypadku gdy termin końca kary lub środka przymusu stanowi jednocześnie termin zwolnienia skazanego lub ukaranego z jednostki penitencjarnej - ponadto wyznaczoną godzinę i minutę zwolnienia z jednostki penitencjarnej, o których mowa w § 123 ust. 2 pkt 1. Adnotacji dokonuje się na stronie odpowiadającej terminowi końca kary lub środka przymusu.
2.  Dane osobowe skazanego lub ukaranego, kończącego w danym roku kalendarzowym kilka kar lub środków przymusu, odnotowuje się na stronach odpowiadających terminowi końca każdej z kar lub środka przymusu.
3.  Dane osobowe skazanych i ukaranych, którzy zbiegli albo w wyznaczonym terminie nie powrócili z przepustki, oraz zmarłych albo przetransportowanych skreśla się z kalendarza. Przyczynę skreślenia odnotowuje się w rubryce "uwagi". Prawidłowość skreślenia potwierdza czytelnym podpisem osoba, która dokonała korekty.
4.  Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio w wypadku korzystania przez ukaranego z przepustki udzielonej na podstawie art. 1059 k.p.c.
5.  Dane osobowe skazanych i ukaranych, którzy podlegają zwolnieniu przed terminem albo którym termin końca kary lub środka przymusu uległ zmianie, skreśla się z poszczególnych stron kalendarza. W razie potrzeby, jeżeli dotychczasowy termin końca kary lub środka przymusu stanowił termin zwolnienia skazanego lub ukaranego z jednostki penitencjarnej, dokonuje się odpowiedniej korekty adnotacji o wyznaczonej godzinie zwolnienia z jednostki penitencjarnej, na stronie odpowiadającej terminowi końca kary lub środka przymusu, który aktualnie stanowi termin zwolnienia z jednostki. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio.
6.  W kalendarzu odnotowuje się także wstępnie ustalony termin końca kary, o którym mowa w § 65. Przepisy ust. 1-3 i 5 stosuje się odpowiednio.
7.  O zbliżającym się wstępnie ustalonym terminie końca kary powiadamia się sąd, który wydał wyrok, a kopię tego powiadomienia przesyła się sędziemu penitencjarnemu. Powiadomienie przesyła się na miesiąc przed upływem tego terminu.
8.  W kalendarzu odnotowuje się ponadto dane osobowe wszystkich skazanych i ukaranych, w stosunku do których wpłynęły dokumenty skutkujące zwolnieniem w danej sprawie przed terminem końca kary lub środka przymusu. Adnotacji dokonuje się na stronie odpowiadającej terminowi zwolnienia.
9.  Kalendarz zakłada się nie później niż w dniu 1 grudnia roku poprzedzającego rok, którego kalendarz dotyczy.
§  88. 
1.  W kalendarzu zwolnień tymczasowo aresztowanych odnotowuje się dane osobowe wszystkich osadzonych, którym termin tymczasowego aresztowania określony w postanowieniu o jego zastosowaniu, przedłużeniu albo oznaczeniu terminu jego stosowania upływa w danym roku kalendarzowym, a ponadto wyznaczoną godzinę i minutę zwolnienia z jednostki penitencjarnej, o których mowa w § 123 ust. 2 pkt 1, a w wypadku otrzymania polecenia organu dysponującego, o którym mowa w § 123 ust. 4 - informację o tym poleceniu. Adnotacji dokonuje się na stronie odpowiadającej terminowi upływu tymczasowego aresztowania.
2.  Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w razie poszukiwania w innej sprawie osoby już przebywającej w jednostce penitencjarnej. Czas trwania tymczasowego aresztowania określony w postanowieniu o jego zastosowaniu liczy się od chwili wpływu tego postanowienia, wraz z nakazem przyjęcia, do siedziby jednostki penitencjarnej, w ewidencji której osoba ta pozostaje, a jeżeli pozostaje ona w ewidencji wyodrębnionego oddziału zewnętrznego realizującego czynności administracyjne - od chwili wpływu tych dokumentów do tego oddziału.
3.  W wypadku otrzymania:
1) odpisu postanowienia o przedłużeniu tymczasowego aresztowania, w którym terminu jego trwania nie oznaczono,
2) odpisu prawomocnego wyroku skazującego na karę pozbawienia wolności albo karę aresztu wojskowego, wraz z nakazem przyjęcia,
3) odpisu prawomocnego orzeczenia sądu okręgowego określającego karę pozbawienia wolności, która ma być wykonywana, wraz z nakazem przyjęcia - w wypadku tymczasowo aresztowanego skazanego za granicą

- adnotację w kalendarzu dotyczącą tej sprawy skreśla się. Przyczynę skreślenia odnotowuje się w rubryce "uwagi". Prawidłowość skreślenia potwierdza czytelnym podpisem osoba, która dokonała korekty.

4.  W szczególnie uzasadnionym wypadku postanowienie o przedłużeniu tymczasowego aresztowania albo dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2 lub 3, mogą być przesłane telefaksem; w takim wypadku sąd przesyła bezzwłocznie odpis postanowienia albo wyroku.
5.  Jeżeli postanowienie o przedłużeniu tymczasowego aresztowania albo dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2 lub 3, zostały przesłane telefaksem tylko dyrektorowi, ich treść, przed upływem terminu, do którego aresztowanie miało trwać, podaje się do wiadomości osadzonemu, którego dotyczą; przepis § 61 stosuje się odpowiednio.
6.  Przepisy § 87 ust. 2, 3, 5 i 9 stosuje się odpowiednio, z tym że nie skreśla się z kalendarza danych osobowych tymczasowo aresztowanych, którzy zbiegli albo w wyznaczonym terminie nie powrócili z przepustki.
7.  W kalendarzu odnotowuje się ponadto dane osobowe wszystkich tymczasowo aresztowanych, w stosunku do których wpłynęły dokumenty skutkujące zwolnieniem w danej sprawie przed upływem terminu stosowania tymczasowego aresztowania. Adnotacji dokonuje się na stronie odpowiadającej terminowi zwolnienia.
§  89.  W kalendarzu terminów czynności procesowych odnotowuje się dane osobowe wszystkich osadzonych, wobec których wpłynęły nakazy wydania określające terminy ich udziału w czynnościach procesowych dokonywanych poza terenem jednostki penitencjarnej oraz pisemne polecenia określające terminy realizacji przesłuchań osadzonych na terenie jednostki penitencjarnej, dokonywanych przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie tych czynności na odległość.
§  90. 
1.  Po decyzji komisji penitencjarnej wydanej w związku z wyrokiem skazującym sądu pierwszej instancji tymczasowo aresztowanego ewidencjonuje się jako skazanego; przepisu nie stosuje się, jeżeli wobec tymczasowo aresztowanego nie mogą być stosowane przepisy o wykonywaniu kary pozbawienia wolności.
2.  W wypadku gdy tymczasowo aresztowany nie wyraził zgody na stosowanie względem niego przepisów o wykonywaniu kary pozbawienia wolności, zawiadomienie o tym przesyła się do organu dysponującego. Zawiadomienie przesyła się po decyzji komisji penitencjarnej.
3.  Tymczasowo aresztowanego skazanego wyrokiem sądu pierwszej instancji, wobec którego nie mogą być stosowane przepisy o wykonywaniu kary pozbawienia wolności, po otrzymaniu zawiadomienia o uprawomocnieniu się wyroku skazującego ewidencjonuje się jako skazanego.
4.  Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio do tymczasowo aresztowanego prawomocnie skazanego za granicą.
§  91. 
1.  W wypadku uchylenia wyroku skazującego sądu pierwszej instancji wobec osoby, o której mowa w § 90 ust. 1, ewidencjonuje się ją jako tymczasowo aresztowaną.
2.  Jako osobę tymczasowo aresztowaną ewidencjonuje się także osobę pozbawioną wolności na terytorium innego państwa, czasowo wydaną w celu złożenia zeznań w charakterze świadka lub dokonania z jej udziałem innej czynności procesowej przed polskim sądem lub prokuratorem w toczącym się postępowaniu karnym.
§  92.  Dopuszczalne jest sporządzanie przez jednostki penitencjarne we własnym zakresie druków, pod warunkiem że zawierają one zakres informacji nie mniejszy niż przewidziany we wzorze zawiadomień ustalonym przez Dyrektora Generalnego Służby Więziennej.
5 § 75 ust. 1 według numeracji ustalonej przez § 1 pkt 19 rozporządzenia z dnia 5 września 2018 r. (Dz.U.2018.1800) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 21 września 2018 r.