Dziennik Ustaw

Dz.U.2020.869 t.j.

| Akt obowiązujący
Wersja od: 15 maja 2020 r.

Rozdział  3

Przyjmowanie tymczasowo aresztowanych, skazanych lub ukaranych

§  23. 
1.  Przyjęcie do aresztu śledczego tymczasowo aresztowanego, skazanego lub ukaranego następuje po sprawdzeniu:
1) dokumentów niezbędnych do przyjęcia;
2) tożsamości osoby przyjmowanej.
2.  Do aresztu śledczego nie może być przyjęty osadzony, co do którego ustalono, że został wydany do udziału w czynności procesowej z innej jednostki penitencjarnej i nadal pozostaje w jej ewidencji. Jeżeli w skład jednostki penitencjarnej wchodzi wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne, osadzony wydany z siedziby jednostki penitencjarnej nie może być przyjęty do tego wyodrębnionego oddziału, a wydany z tego wyodrębnionego oddziału nie może być przyjęty do siedziby jednostki penitencjarnej.
3.  Przepisów ust. 2 nie stosuje się do osadzonych, którzy zbiegli w czasie czynności procesowych.
§  24. 
1.  Prawidłowość przyjęcia tymczasowo aresztowanego, skazanego lub ukaranego podlega kontroli przez kierownika lub upoważnionego przez dyrektora funkcjonariusza lub pracownika działu ewidencji, który potwierdza ten fakt datą i podpisem oraz odciskiem stempla imiennego na pierwszej stronie orzeczenia.
2.  W wypadku przyjęcia osadzonego w dniu wolnym od pracy albo po godzinach pracy kierownika lub upoważnionego przez dyrektora funkcjonariusza lub pracownika działu ewidencji, kontroli, o której mowa w ust. 1, dokonuje się pierwszego dnia roboczego po przyjęciu.
3.  Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w wypadku wprowadzenia do wykonania kolejnego postanowienia w przedmiocie stosowania tymczasowego aresztowania albo postanowienia o zastosowaniu tymczasowego aresztowania w kolejnej sprawie.
§  25. 
1.  Dokumentem niezbędnym do przyjęcia tymczasowo aresztowanego jest odpis postanowienia o zastosowaniu albo przedłużeniu tymczasowego aresztowania, którego termin stosowania nie minął, wraz z nakazem przyjęcia.
2.  Dokumentem niezbędnym do przyjęcia osoby pozbawionej wolności na terytorium innego państwa, czasowo wydanej w celu złożenia zeznań w charakterze świadka lub dokonania z jej udziałem innej czynności procesowej przed polskim sądem lub prokuratorem w toczącym się postępowaniu karnym, jest odpis postanowienia sądu o umieszczeniu osoby wydanej w areszcie śledczym, wraz z nakazem przyjęcia.
3.  Przyjęcie tymczasowo aresztowanego, wobec którego zarządzono poszukiwanie, oraz tymczasowo aresztowanego przekazanego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w wykonaniu europejskiego nakazu aresztowania może nastąpić także na podstawie doręczonych przez organ doprowadzający telefaksowych kopii dokumentów, o których mowa w ust. 1. Przepisu § 7 ust. 2 nie stosuje się.
4.  Jeżeli w stosunku do skazanego został uchylony, na skutek kasacji albo wznowienia postępowania, prawomocny wyrok, podstawą dalszego wykonywania pozbawienia wolności w tej sprawie jest odpis postanowienia o zastosowaniu tymczasowego aresztowania, wraz z nakazem przyjęcia.
§  26. 
1.  Dokumentem niezbędnym do przyjęcia skazanego lub ukaranego jest:
1) odpis prawomocnego wyroku, którym wymierzono karę pozbawienia wolności, karę aresztu wojskowego albo karę aresztu, wraz z nakazem przyjęcia;
2) odpis prawomocnego wyroku, którym wymierzono karę pozbawienia wolności, karę aresztu wojskowego, karę aresztu albo karę ograniczenia wolności lub karę grzywny, orzeczone z warunkowym zawieszeniem albo bez warunkowego zawieszenia wykonania kary, oraz odpis orzeczenia lub orzeczeń zawierających rozstrzygnięcia, na podstawie których kara powinna być wykonana, a w szczególności orzeczenia o:
a) wykonaniu warunkowo zawieszonej kary,
b) odwołaniu warunkowego zwolnienia albo amnestii,
c) wykonaniu zastępczej kary pozbawienia wolności albo zastępczej kary aresztu,
d) uchyleniu zezwolenia na odbycie przez skazanego kary pozbawienia wolności poza zakładem karnym w systemie dozoru elektronicznego oraz o wykonaniu tej kary w zakładzie karnym

- wraz z nakazem przyjęcia;

3) odpis prawomocnego orzeczenia sądu okręgowego określającego karę pozbawienia wolności, która ma być wykonywana wobec osoby prawomocnie skazanej za granicą, wraz z nakazem przyjęcia;
4) odpis prawomocnego orzeczenia sądu rejonowego o wykonaniu orzeczenia o karach o charakterze pieniężnym wobec osoby prawomocnie skazanej za granicą oraz odpis orzeczenia o wykonaniu zastępczej kary pozbawienia wolności wraz z nakazem przyjęcia;
5) odpis orzeczenia o wymierzeniu kary porządkowej wraz z nakazem przyjęcia.
2.  W wypadku zastosowania tymczasowego aresztowania na podstawie art. 249 § 4 k.p.k. wobec osoby skazanej prawomocnym wyrokiem przyjęcie następuje na podstawie odpisu postanowienia o zastosowaniu tymczasowego aresztowania oraz odpisu prawomocnego wyroku albo zawiadomienia o uprawomocnieniu się wyroku skazującego wraz z nakazem przyjęcia.
3.  W wypadku gdy kara orzeczona za wykroczenie lub wykroczenie skarbowe podlega natychmiastowemu wykonaniu, przyjęcie ukaranego może nastąpić także na podstawie odpisu nieprawomocnego wyroku. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.
4.  Przyjęcie skazanego lub ukaranego, wobec którego zarządzono poszukiwanie, oraz skazanego przekazanego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w wykonaniu europejskiego nakazu aresztowania może nastąpić także na podstawie doręczonych przez organ doprowadzający telefaksowych kopii dokumentów, o których mowa w ust. 1. Przepisu § 7 ust. 2 nie stosuje się.
5.  W wypadku, o którym mowa w § 13 ust. 3 zdanie drugie, przyjęcie skazanego lub ukaranego następuje na podstawie dokumentów, o których mowa w ust. 1 lub 3, przesłanych telefaksem przez areszt śledczy, w którym znajduje się orzeczenie oczekujące na wykonanie.
§  27. 
1.  Dokumentem niezbędnym do przyjęcia dłużnika, wobec którego zastosowano środek przymusu, jest odpis prawomocnego orzeczenia, którym sąd orzekł grzywnę z zamianą na areszt, wraz z nakazem przyjęcia.
2.  Przyjęcie dłużnika może nastąpić po przekazaniu przez komornika, wraz z dokumentami, o których mowa w ust. 1, kwoty pieniężnej potrzebnej na wyżywienie dłużnika przez czas wykonywania środka przymusu lub dokumentu potwierdzającego dokonanie wpłaty tej kwoty na rzecz jednostki penitencjarnej albo odpisu orzeczenia zawierającego informację o zwolnieniu wierzyciela od kosztów sądowych w tej sprawie.
§  28.  Dokumentem niezbędnym do przyjęcia osoby prawomocnie skazanej za granicą i przekazanej z terytorium innego państwa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu wykonania kary pozbawienia wolności jest odpis postanowienia sądu okręgowego o zastosowaniu tymczasowego aresztowania, którego termin stosowania nie minął, wraz z nakazem przyjęcia.
§  29. 
1.  Przyjęcie skazanego lub ukaranego, korzystającego z przerwy w wykonaniu kary, do jednostki penitencjarnej, w której znajdują się jego akta ewidencyjne, następuje w wypadku:
1) upływu okresu, na jaki została udzielona przerwa;
2) otrzymania odpisu postanowienia o odwołaniu przerwy;
3) złożenia przez skazanego lub ukaranego pisemnego oświadczenia, że dobrowolnie wyraża zgodę na wykonywanie kary, jeżeli termin zgłoszenia się po przerwie jeszcze nie upłynął.
2.  Przyjęcie skazanego lub ukaranego, doprowadzonego po przerwie w wykonaniu kary, do jednostki penitencjarnej, w której nie ma jego akt ewidencyjnych, następuje, jeżeli:
1) tą jednostką jest areszt śledczy;
2) organ doprowadzający doręczy dokument stwierdzający, w jakiej jednostce penitencjarnej znajdują się akta ewidencyjne doprowadzonego;
3) uzgodniono z dyrektorem, kierownikiem albo wyznaczonym funkcjonariuszem lub pracownikiem działu ewidencji jednostki penitencjarnej, w której znajdują się akta ewidencyjne skazanego lub ukaranego, że zachodzą okoliczności, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lub 2; uzgodnienia dokonuje się telefaksem, telefonicznie lub pocztą elektroniczną. Dokument potwierdzający uzgodnienie włącza się do akt ewidencyjnych; fakt dokonania kontroli, o której mowa w § 24 ust. 1, potwierdza się na tym dokumencie.
3.  O przyjęciu skazanego lub ukaranego, o których mowa w ust. 2, powiadamia się natychmiast - telefaksem, telefonicznie lub pocztą elektroniczną - jednostkę penitencjarną, w której znajdują się jego akta ewidencyjne, i jednocześnie wzywa się do przesłania tych akt oraz pozostałej dokumentacji osadzonego.
§  30. 
1.  Do przyjęcia osadzonego, który zbiegł albo w wyznaczonym terminie nie powrócił z przepustki, jest niezbędne potwierdzenie tego faktu - telefaksem, telefonicznie lub pocztą elektroniczną - przez jednostkę penitencjarną, w której ewidencji pozostaje osadzony. Dokument potwierdzający uzgodnienie włącza się do akt ewidencyjnych. Fakt dokonania kontroli, o której mowa w § 24 ust. 1, potwierdza się na tym dokumencie.
2.  Jeżeli osadzony, o którym mowa w ust. 1, został doprowadzony, organ doprowadzający doręcza pismo stwierdzające, kiedy i z jakiej jednostki penitencjarnej nastąpiła ucieczka albo którą jednostkę osadzony opuścił w związku z udzieloną przepustką.
3.  Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w wypadku zatrzymania osadzonego korzystającego z przepustki przez uprawniony organ w związku z naruszeniem przez niego porządku prawnego; pismo doręczone przez organ doprowadzający powinno ponadto zawierać informację o dacie i przyczynie zatrzymania.
4.  W wypadku uzyskania informacji, że osoba, o której mowa w ust. 1, została skreślona z ewidencji jednostki penitencjarnej, powiadamia się o tym natychmiast najbliższą jednostkę organizacyjną Policji, aby ustaliła, czy Policja dysponuje dokumentami uprawniającymi do zatrzymania i doprowadzenia tej osoby do aresztu śledczego.
5.  O przyjęciu osadzonego, o którym mowa w ust. 1 i 3, powiadamia się natychmiast - telefaksem, telefonicznie lub pocztą elektroniczną - jednostkę penitencjarną, o której mowa w ust. 1, i jednocześnie wzywa się do przesłania jego akt ewidencyjnych, pozostałej dokumentacji i depozytów; akt, dokumentacji i depozytów osadzonego nie przesyła się, jeżeli uzgodniono bezzwłoczne przetransportowanie osadzonego do tej jednostki.
§  31.  W wypadku gdy przy przyjęciu doręczono telefaksowe kopie dokumentów, informację o tym zamieszcza się w zawiadomieniu o przyjęciu. Organ zarządzający osadzenie przesyła bezzwłocznie do jednostki penitencjarnej odpisy dokumentów niezbędnych do przyjęcia.
§  32. 
1.  Dokumentami służącymi do sprawdzenia tożsamości osoby przyjmowanej są:
1) w wypadku obywatela polskiego - dokumenty, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 4 lit. a-c;
2) w wypadku cudzoziemca - dokumenty, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 4 lit. e i pkt 5.
2.  Do aresztu śledczego nie może być przyjęta, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, osoba nieposiadająca ważnego dokumentu, za pomocą którego sprawdza się tożsamość, albo gdy istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby przyjmowanej wynikające z:
1) zużycia lub uszkodzenia posiadanego przez nią dokumentu;
2) niezgodności danych określających tożsamość zawartych w poszczególnych dokumentach albo niezgodności tych danych w dokumencie z danymi uzyskanymi od osoby przyjmowanej;
3) braku możliwości uzyskania potwierdzenia tożsamości od osoby przyjmowanej.
3.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli:
1) tożsamość osoby doprowadzonej zostanie stwierdzona na piśmie przez organ doprowadzający; w wypadku obywatela polskiego pismo powinno zawierać także informację o numerze PESEL, a w wypadku cudzoziemca - jego obywatelstwo, a także numer PESEL, jeżeli został nadany; w razie gdy przyczyną niezgodności jest zmiana nazwiska - informację o uprzednio używanym nazwisku;
2) sprawdzenie tożsamości osoby zgłaszającej się po przerwie w wykonaniu kary, ucieczce albo przepustce jest możliwe na podstawie karty identyfikacyjnej, karty tożsamości lub rysopisu i zdjęć znajdujących się w jej aktach ewidencyjnych lub teczce osobopoznawczej.
4.  W razie doprowadzenia tymczasowo aresztowanego, którego tożsamości nie ustalono, organ doprowadzający doręcza pismo stwierdzające, że osoba doprowadzona jest osobą o nieustalonej tożsamości, której dotyczy postanowienie o tymczasowym aresztowaniu i nakaz przyjęcia.
5.  W wypadkach, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i ust. 4, organ doprowadzający doręcza ponadto aktualne zdjęcie osoby doprowadzonej.
6.  Identyfikacji osoby przyjmowanej dokonuje się ponadto z wykorzystaniem:
1) informacji, o których mowa w art. 11 § 2 k.k.w., przekazanych przez sąd;
2) informacji o tej osobie zawartych w centralnym zbiorze danych.
7.  W razie wątpliwości co do tożsamości osoby zgłaszającej się do odbycia kary, w szczególności z przyczyn określonych w ust. 2, powiadamia się najbliższą jednostkę organizacyjną Policji o potrzebie potwierdzenia tożsamości takiej osoby. Do czasu potwierdzenia tożsamości przez Policję osoba zgłaszająca się nie może być przyjęta.
8.  Przepis ust. 7 stosuje się odpowiednio w wypadku zgłaszającego się do jednostki penitencjarnej osadzonego, który zbiegł albo w wyznaczonym terminie nie powrócił z przepustki.
§  33. 
1.  Do aresztu śledczego nie może być przyjęta osoba:
1) doprowadzona do odbycia zastępczej kary pozbawienia wolności lub zastępczej kary aresztu za nieuiszczoną grzywnę, która wpłaci w tym areszcie kwotę pieniężną przypadającą jeszcze do uiszczenia;
2) co do której ustalono, że podlega zwolnieniu w dniu kalendarzowym, w którym zgłosiła się lub została doprowadzona; przepis § 123 ust. 2 pkt 3 stosuje się odpowiednio.
2.  O nieprzyjęciu osoby do aresztu śledczego z powodów, o których mowa w ust. 1, decyduje dyrektor, a w czasie jego nieobecności - dowódca zmiany. Przepisy § 39 ust. 1 i 6 stosuje się odpowiednio.
3.  Dyrektor powiadamia właściwy sąd o nieprzyjęciu osoby z powodów, o których mowa w ust. 1, oraz dołącza do pisma odpis orzeczenia wraz z nakazem przyjęcia. W wypadku tymczasowo aresztowanego powiadomienie o nieprzyjęciu, wraz z odpisem postanowienia i nakazem przyjęcia, wręcza się organowi doprowadzającemu, który kwituje odbiór powiadomienia na jego kopii.
4.  W wypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, powiadomienie o nieprzyjęciu zawiera informację o ustalonym terminie upływu tymczasowego aresztowania lub końca kary.
5.  Jeżeli do aresztu śledczego nie została przyjęta osoba zgłaszająca się do odbycia kary, kopię powiadomienia, o którym mowa w ust. 3, wręcza się, za pokwitowaniem, także tej osobie.
§  34. 
1.  Do aresztu śledczego nie może być przyjęta osoba wraz z dzieckiem, będąca jego rodzicem lub opiekunem.
2.  Przyjmowanie kobiet zgłaszających się lub doprowadzonych, wraz z dzieckiem, do jednostki penitencjarnej, przy której zorganizowano dom dla matki i dziecka, regulują przepisy w sprawie trybu przyjmowania dzieci matek pozbawionych wolności do domów dla matki i dziecka przy wskazanych zakładach karnych oraz szczegółowych zasad organizowania i działania tych placówek.
§  35. 
1.  W wypadku przyjęcia do jednostki penitencjarnej osoby wymagającej natychmiastowego leczenia szpitalnego ze względu na bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia lub kobiety od 28. tygodnia ciąży, osobie tej natychmiast zapewnia się odpowiednią opiekę lekarską.
2.  O przyjęciu do jednostki penitencjarnej osoby, o której mowa w ust. 1, natychmiast powiadamia się sędziego penitencjarnego oraz sąd, który skierował orzeczenie do wykonania, a w wypadku tymczasowo aresztowanego - organ dysponujący. Jeżeli osoba ta zgłosiła się albo została doprowadzona do jednostki penitencjarnej, przy której funkcjonuje szpital z oddziałem mogącym zapewnić jej specjalistyczną opiekę lekarską, powiadomienie obejmuje również tę informację. Kopię powiadomienia włącza się do akt ewidencyjnych.
3.  Stan zdrowia lub ciążę osoby, o której mowa w ust. 1, stwierdza się na podstawie doręczonego przez organ doprowadzający dokumentu sporządzonego przez lekarza. Dokument może być również wystawiony przez lekarza podmiotu leczniczego dla osób pozbawionych wolności w areszcie śledczym, do którego nastąpiło doprowadzenie, a jeżeli nie jest to możliwe - lekarza innego podmiotu leczniczego. Na podstawie tego dokumentu wskazuje się ponadto areszt śledczy, przy którym funkcjonuje szpital z oddziałem mogącym zapewnić tej osobie specjalistyczną opiekę lekarską.
4.  W wypadkach, o których mowa w ust. 1, przyjęcie do aresztu śledczego, przy którym funkcjonuje szpital, następuje także wówczas, gdy w nakazie przyjęcia wskazano inny areszt śledczy.
§  36. 
1.  W wypadku doprowadzenia do jednostki penitencjarnej osoby z obrażeniami ciała organ doprowadzający doręcza dokument informujący o okolicznościach i przyczynach powstania tych obrażeń oraz dokument sporządzony przez lekarza, zawierający ich opis. Dokument może być również wystawiony przez lekarza podmiotu leczniczego dla osób pozbawionych wolności jednostki penitencjarnej, do której nastąpiło doprowadzenie.
2.  Przepisy ust. 1 stosuje się odpowiednio do osoby zgłaszającej się do odbycia kary, z tym że dokument sporządza lekarz podmiotu leczniczego dla osób pozbawionych wolności, a jeżeli nie jest to możliwe - lekarz innego podmiotu leczniczego.
3.  Jeżeli osoba, o której mowa w ust. 1, zgłosiła, że obrażenia powstały w związku z jej zatrzymaniem lub po zatrzymaniu, informację o doprowadzeniu takiej osoby, wraz z jej wyjaśnieniami dotyczącymi przyczyn i okoliczności powstania obrażeń, przesyła się sędziemu penitencjarnemu.
§  37. 
1.  Przyjmowanie tymczasowo aresztowanych, skazanych i ukaranych do aresztu śledczego odbywa się codziennie, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, w godz. 800-1600, a w soboty w godz. 800-1200. W uzasadnionych wypadkach przyjęcie osoby doprowadzonej może nastąpić także w innym czasie oraz w dni wolne od pracy - po uprzednim ustaleniu warunków przyjęcia z dyrektorem, a w czasie jego nieobecności - dowódcą zmiany.
2.  Przyjmowanie osadzonych zgłaszających się do jednostki penitencjarnej po przerwie w wykonaniu kary, ucieczce oraz tych, którzy w wyznaczonym terminie nie powrócili z przepustki, odbywa się każdego dnia przez całą dobę.
3.  Przyjmowanie dłużnika, wobec którego zastosowano środek przymusu, odbywa się w terminie uzgodnionym z komornikiem.
4.  W wypadku gdy przyjmowanie odbywa się po godzinach pracy lub dyżuru funkcjonariuszy lub pracowników działu ewidencji, realizuje je, w zakresie ustalonym przez dyrektora, dowódca zmiany.
§  38. 
1.  W wypadku doprowadzenia skazanego lub ukaranego organ doprowadzający doręcza dokument stwierdzający datę, godzinę i minutę jego zatrzymania. Jeżeli nie doręczono dokumentu zawierającego datę zatrzymania, a zachodzą wątpliwości w tym zakresie, można odmówić przyjęcia doprowadzonego. W razie braku informacji o godzinie i minucie zatrzymania, a informacja ta jest niezbędna ze względu na realizację czynności związanych ze zwolnieniem skazanego lub ukaranego, przyjmuje się, że zatrzymanie nastąpiło o godzinie 0.00 w dacie kalendarzowej, w której został on zatrzymany.
2.  Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio:
1) do tymczasowo aresztowanego, jeżeli informacja o dacie, godzinie i minucie zatrzymania nie jest zawarta w postanowieniu o zastosowaniu tymczasowego aresztowania;
2) w wypadku przejęcia przez organ doprowadzający osoby przekazanej z terytorium innego państwa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z tym że organ doprowadzający doręcza dokument stwierdzający datę, godzinę i minutę tego przejęcia.
3.  Po zgłoszeniu się skazanego lub ukaranego do odbycia kary, także po przerwie w wykonaniu kary, oraz osadzonego, który zbiegł albo w wyznaczonym terminie nie powrócił z przepustki, sporządza się notatkę urzędową i odnotowuje się w niej datę i godzinę zgłoszenia się. Z treścią notatki zapoznaje się skazanego lub ukaranego, który również ją podpisuje; § 115 ust. 1 stosuje się odpowiednio. Notatkę włącza się do akt ewidencyjnych.
4.  Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy dłużnik powrócił w wyznaczonym terminie z przepustki udzielonej na podstawie art. 1059 k.p.c.
§  39. 
1.  Po przejęciu osoby doprowadzonej wydaje się organowi doprowadzającemu potwierdzenie doprowadzenia oraz przejęcia przekazanych przez ten organ wydanych lub odebranych przedmiotów posiadanych przez osobę doprowadzoną. Przepisu nie stosuje się w wypadku doprowadzenia osadzonego przez funkcjonariusza Służby Więziennej; dowódca zmiany odnotowuje ten fakt w książce przebiegu służby.
2.  W wypadku odmowy przyjęcia tymczasowo aresztowanego, skazanego lub ukaranego sporządza się natychmiast szczegółową notatkę urzędową, którą podpisuje dyrektor, a w czasie jego nieobecności - dowódca zmiany. Notatka zawiera w szczególności dane osobowe, informacje o doręczonych dokumentach, organie doprowadzającym i przyczynie odmowy przyjęcia oraz jednostce penitencjarnej, w której przyjęcie powinno nastąpić.
3.  W wypadku gdy odmowa przyjęcia dotyczy osoby skazanej lub ukaranej doprowadzonej do odbycia kary do aresztu śledczego, w którym znajduje się orzeczenie oczekujące na wykonanie, a ustalono, że możliwe jest jej przyjęcie do innej jednostki penitencjarnej, organowi doprowadzającemu wydaje się ponadto, za pokwitowaniem, posiadane orzeczenie wraz z pozostałą dokumentacją niezbędną do przyjęcia.
4.  Notatkę dołącza się do orzeczenia oczekującego na wykonanie lub akt ewidencyjnych zwolnionego na przerwę w wykonaniu kary, a w innych wypadkach przechowuje się w dokumentacji działu ewidencji.
5.  Kopię notatki doręcza się, za pokwitowaniem, organowi doprowadzającemu albo osobie zgłaszającej się do odbycia kary, a ponadto natychmiast przesyła się telefaksem:
1) organowi dysponującemu;
2) właściwemu sądowi, a w wypadku zwolnionego na przerwę w wykonaniu kary - sądowi penitencjarnemu, który jej udzielił;
3) dyrektorowi okręgowemu.
6.  W wypadku gdy decyzję o odmowie przyjęcia podejmuje dowódca zmiany, niezależnie od sporządzenia i podpisania notatki, o której mowa w ust. 2, odnotowuje on ten fakt w książce przebiegu służby.
§  40. 
1.  Dokumenty osobiste osadzonego przechowuje się w dziale ewidencji. Dokumenty te ewidencjonuje się w aktach ewidencyjnych, z odnotowaniem ich nazwy i numeru oraz daty przyjęcia do depozytu. Prawidłowość odnotowania w aktach danych dotyczących dokumentu osadzony potwierdza czytelnym podpisem. Przepis § 115 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
2.  Dokumenty, o których mowa w § 35 ust. 3 oraz w § 36 ust. 1 i 2, a także dokumentację medyczną przyjmowanego, o ile przekazał ją do depozytu, przekazuje się podmiotowi leczniczemu dla osób pozbawionych wolności.
3.  Książeczkę wojskową skazanego na karę pozbawienia wolności lub karę aresztu wojskowego przesyła się do wojskowego komendanta uzupełnień prowadzącego ewidencję, którą jest on objęty, a legitymację służbową żołnierza zawodowego skazanego na taką karę - do dowódcy jednostki wojskowej, w której pełni lub ostatnio pełnił zawodową służbę wojskową. Legitymację służbową skazanego na karę pozbawienia wolności funkcjonariusza organu powołanego do ochrony bezpieczeństwa publicznego, funkcjonariusza lub pracownika Służby Więziennej albo pracownika organu wymiaru sprawiedliwości lub organu ścigania przesyła się do organu, który ją wydał.
4.  Na pisemne polecenie organu prowadzącego postępowanie karne, wydane w szczególności w związku ze stosowaniem środka zapobiegawczego polegającego na zakazie opuszczania przez osadzonego kraju, połączonego z zatrzymaniem mu paszportu lub innego dokumentu uprawniającego do przekroczenia granicy, dokumenty te przesyła się do organu wskazanego w piśmie.
5.  W szczególnie uzasadnionym wypadku, na wniosek osadzonego, dokumenty osobiste mogą być wydane, za pokwitowaniem, wskazanej przez niego osobie. Do wydania dokumentu osobistego tymczasowo aresztowanego, względem którego nie stosuje się przepisów o wykonywaniu kary pozbawienia wolności, jest wymagana pisemna zgoda organu dysponującego.
§  41. 
1.  O przyjęciu oraz o przetransportowaniu tymczasowo aresztowanego zawiadamia się organ dysponujący. Zawiadomienie przesyła się nie później niż pierwszego dnia roboczego po przyjęciu lub przetransportowaniu.
2.  Zawiadomienie o przyjęciu oraz przetransportowaniu tymczasowo aresztowanego w związku z poszukiwaniem go listem gończym wysyła się telefaksem nie później niż do godziny 1200 pierwszego dnia roboczego po przyjęciu lub przetransportowaniu.
3.  O przetransportowaniu osadzonego, w związku z jego udziałem w czynnościach procesowych w sprawie, w której nie zastosowano tymczasowego aresztowania, zawiadamia się organ wzywający. Zawiadomienie przesyła się nie później niż pierwszego dnia roboczego po przetransportowaniu.
4.  O przyjęciu skazanego lub ukaranego zawiadamia się, za pomocą druku "Obliczenie kary", o którym mowa w § 60 ust. 1, właściwy sąd; po przerwie w wykonaniu kary zawiadamia się ponadto sąd penitencjarny.
5.  O przyjęciu osoby podlegającej osadzeniu jednocześnie w kilku sprawach poszczególne organy zawiadamia się wyłącznie w zakresie dotyczącym ich sprawy.
§  42.  Jeżeli tymczasowo aresztowany podczas przyjęcia lub bezpośrednio po przyjęciu do aresztu śledczego skorzysta z prawa do poinformowania o miejscu swojego pobytu, o którym mowa w art. 211 § 2 k.k.w., podpisane przez niego zawiadomienia przesyła się do:
1) osoby najbliższej albo innej osoby, stowarzyszenia, organizacji lub instytucji oraz do obrońcy, zgodnie z podanymi przez tymczasowo aresztowanego adresami;
2) właściwego urzędu konsularnego, a w razie braku takiego urzędu - do właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego - w wypadku cudzoziemca.
§  43.  O wprowadzeniu do wykonania, wobec osoby już przebywającej w jednostce penitencjarnej, wyroku albo postanowienia o zastosowaniu tymczasowego aresztowania w innej sprawie zawiadamia się odpowiednio właściwy sąd lub organ dysponujący oraz komórkę organizacyjną bezpośrednio odpowiedzialną za prowadzenie oddziaływań penitencjarnych wobec tej osoby. Przepisy § 41 ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio.
§  44. 
1.  O przyjęciu osoby podlegającej obowiązkowi czynnej służby wojskowej, mężczyzny albo kobiety, o której mowa w art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1541 i 2020 oraz z 2020 r. poz. 374), począwszy od dnia, w którym kończy 18 lat życia, do dnia 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym kończy 50 lat życia, a osoby posiadającej stopień podoficerski lub oficerski - 60 lat życia, zawiadamia się wojskowego komendanta uzupełnień prowadzącego ewidencję, którą osoba ta jest objęta.
2.  W wypadku, o którym mowa w art. 31a ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, o przyjęciu osoby podlegającej obowiązkowi czynnej służby wojskowej, mężczyzny albo kobiety, posiadającej kwalifikacje określone w art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej - począwszy od dnia, w którym kończy 18 lat życia, do dnia 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym kończy 24 lata życia - zawiadamia się wójta lub burmistrza (prezydenta miasta) właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego (zamieszkania) lub pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące.
3.  Przynależność ewidencyjną osoby do wojskowego komendanta uzupełnień ustala się na podstawie wpisów zamieszczonych w wojskowych dokumentach osobistych, a w razie ich braku - ze względu na miejsce pobytu stałego (zamieszkania) lub pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące osoby przyjmowanej.
4.  Jeżeli nie jest możliwe ustalenie przynależności ewidencyjnej osoby, o której mowa w ust. 1 i 2, zawiadomienie o jej przyjęciu przesyła się do wojskowego komendanta uzupełnień właściwego miejscowo dla jednostki penitencjarnej, a jeżeli w skład jednostki penitencjarnej wchodzi wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne - do wojskowego komendanta uzupełnień właściwego miejscowo odpowiednio dla siedziby tej jednostki albo do tego wyodrębnionego oddziału zewnętrznego.