Dziennik Ustaw

Dz.U.2020.869 t.j.

| Akt obowiązujący
Wersja od: 15 maja 2020 r.

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 
1.  Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:
1) centralny zbiór danych - centralny zbiór danych prowadzony w systemie teleinformatycznym, przeznaczony do przetwarzania w jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej danych niezbędnych do realizacji ustawowych zadań tej służby;
2) cudzoziemiec - cudzoziemca w rozumieniu ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2020 r. poz. 35);
3) dane osobowe - imiona, nazwisko, poprzednio używane imiona i nazwiska, pseudonimy, imiona i nazwiska rodziców, datę i miejsce urodzenia, aktualne i poprzednie adresy zameldowania lub zamieszkania, wizerunek, dane wynikające z orzeczeń, informacji, o których mowa w art. 11 § 2 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny wykonawczy, zwanej dalej "k.k.w.", informacji zawartych w centralnym zbiorze danych oraz inne niezbędne dane, jeżeli to wynika z przepisów szczególnych;
4) dokument osobisty - następujące dokumenty:
a) dowód osobisty,
b) dokument paszportowy,
c) książeczkę żeglarską,
d) dokument podróży, o którym mowa w pkt 5,
e) kartę pobytu, polski dokument osobisty cudzoziemca, polski dokument podróży dla cudzoziemca, tymczasowy polski dokument podróży dla cudzoziemca, tymczasowe zaświadczenie tożsamości cudzoziemca, dokument potwierdzający posiadanie zgody na pobyt tolerowany o nazwie "zgoda na pobyt tolerowany",
f) inny dokument potwierdzający obywatelstwo lub prawo pobytu cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
g) książeczkę wojskową, legitymację służbową żołnierza zawodowego oraz legitymację służbową funkcjonariusza organu powołanego do ochrony bezpieczeństwa publicznego, funkcjonariusza lub pracownika Służby Więziennej albo pracownika organu wymiaru sprawiedliwości i ścigania;
5) dokument podróży - dokument uprawniający do przekroczenia granicy, w rozumieniu ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, albo inny dokument potwierdzający tożsamość i obywatelstwo, o którym mowa w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (Dz. U. z 2019 r. poz. 293), cudzoziemca będącego:
a) obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej,
b) obywatelem państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym,
c) obywatelem Konfederacji Szwajcarskiej;
6) druk - również wydruk z systemu informatycznego;
7) dyrektor - dyrektora jednostki penitencjarnej, o której mowa w pkt 9, z uwzględnieniem ust. 1a pkt 2;
8) dyrektor okręgowy - dyrektora okręgowego Służby Więziennej;
8a) główny księgowy jednostki penitencjarnej - głównego księgowego jednostki penitencjarnej, o której mowa w pkt 9, lub upoważnionego przez dyrektora funkcjonariusza lub pracownika działu finansowego;
9) jednostka penitencjarna - zakład karny albo areszt śledczy wraz z wyodrębnionym oddziałem zewnętrznym tego zakładu albo aresztu, jako jednostka organizacyjna Służby Więziennej;
10) kara porządkowa - karę, o której mowa w art. 276 § 2 i art. 916 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1460, z późn. zm.), zwanej dalej "k.p.c.", art. 287 § 2 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 30, 413 i 568), zwanej dalej "k.p.k.", oraz art. 49 § 1 i art. 50 § 3 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 365 i 288);
11) kierownik - kierownika działu ewidencji lub inną osobę, która sprawuje funkcję kierownika działu ewidencji albo go zastępuje, z uwzględnieniem ust. 1a pkt 4;
12) Krajowy Ośrodek Zapobiegania Zachowaniom Dyssocjalnym - ośrodek, o którym mowa w ustawie z dnia 22 listopada 2013 r. o postępowaniu wobec osób z zaburzeniami psychicznymi stwarzających zagrożenie życia, zdrowia lub wolności seksualnej innych osób (Dz. U. z 2019 r. poz. 2203 oraz z 2020 r. poz. 278);
13) odpis orzeczenia - również wyciąg z tego orzeczenia;
14) okres wykonywania kary - okres wykonywania kary pozbawienia wolności, zastępczej kary pozbawienia wolności, kary aresztu wojskowego, kary aresztu lub zastępczej kary aresztu, kary porządkowej oraz środka przymusu skutkującego pozbawienie wolności, orzeczonego w postępowaniu cywilnym;
15) organ doprowadzający - funkcjonariusza jednostki organizacyjnej Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Celnej 1  , żołnierza Żandarmerii Wojskowej, a ponadto komornika przy wykonywaniu orzeczenia sądu o zastosowaniu środka przymusu skutkującego pozbawienie wolności wydanego w postępowaniu cywilnym oraz funkcjonariusza Służby Więziennej w wypadkach, o których mowa w art. 201 § 3 k.k.w., art. 18 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej (Dz. U. z 2020 r. poz. 848) oraz art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 22 listopada 2013 r. o postępowaniu wobec osób z zaburzeniami psychicznymi stwarzających zagrożenie życia, zdrowia lub wolności seksualnej innych osób;
16) organ dysponujący - prokuratora prowadzącego lub nadzorującego postępowanie przygotowawcze w sprawie, w której nastąpiło tymczasowe aresztowanie, a po wniesieniu aktu oskarżenia - sąd, przed którym sprawa się toczy;
17) organ wzywający - prokuratora lub sąd, który wystawił nakaz wydania lub polecenie przetransportowania osadzonego w związku z jego udziałem w czynnościach procesowych;
18) orzeczenie oczekujące na wykonanie - orzeczenie podlegające wykonaniu, przesłane przez sąd wraz z informacją o wyznaczonym terminie stawienia się skazanego lub ukaranego do odbycia kary oraz pozostałymi dokumentami niezbędnymi do przyjęcia, o których mowa w § 26 ust. 1 i 3;
19) osadzony - osobę tymczasowo aresztowaną, skazaną, ukaraną lub wymienioną w art. 589a § 1 k.p.k., która jest ujęta w ewidencji jednostki penitencjarnej;
20) osoba powiązana - tymczasowo aresztowanego, którego przestępstwo pozostaje, według organu prowadzącego postępowanie karne, w związku z przestępstwem popełnionym przez inną osobę;
21) placówka pocztowa - placówkę pocztową w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188, z 2019 r. poz. 1051, 1495 i 2005 oraz z 2020 r. poz. 695);
22) polecenie doprowadzenia - polecenie:
a) o którym mowa w art. 201 § 3 k.k.w. - przeniesienia osadzonego do zakładu psychiatrycznego,
b) o którym mowa w art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 22 listopada 2013 r. o postępowaniu wobec osób z zaburzeniami psychicznymi stwarzających zagrożenie życia, zdrowia lub wolności seksualnej innych osób - przeniesienia skazanego do Krajowego Ośrodka Zapobiegania Zachowaniom Dyssocjalnym;
23) pomieszczenie Policji - pomieszczenie, o którym mowa w art. 223b § 1 k.k.w., w którym mogą być odrębnie umieszczeni tymczasowo aresztowani po wniesieniu aktu oskarżenia, skazani i ukarani;
24) postanowienie o zastosowaniu tymczasowego aresztowania - również postanowienie o zastosowaniu tymczasowego aresztowania wydane przez prokuratora przed dniem 4 sierpnia 1996 r.;
25) powiadomienie - informację przekazaną adresatowi na piśmie, którego treść ustala nadawca;
26) przepustka - przepustkę oraz zezwolenie na czasowe opuszczenie terenu jednostki penitencjarnej udzielone na podstawie przepisów art. 91 pkt 7, art. 92 pkt 9, art. 138 § 1 pkt 7 i 8, art. 165 § 2 oraz art. 234 § 2 k.k.w., art. 1059 k.p.c., a ponadto udzielone na podstawie art. 91 pkt 3 i 4, art. 92 pkt 3-5, art. 131 § 2 oraz art. 141a § 1 k.k.w., jeżeli są realizowane bez konwoju, asysty funkcjonariusza lub pracownika albo bez asysty innej osoby godnej zaufania;
27) przetransportowanie - przeniesienie osadzonego do innej jednostki penitencjarnej połączone ze skreśleniem go z ewidencji jednostki penitencjarnej, w której przebywał, i z ujęciem go w ewidencji jednostki penitencjarnej, do której został przeniesiony, z uwzględnieniem ust. 1a pkt 5;
28) sąd penitencjarny - sąd penitencjarny, w którego okręgu przebywa osadzony, a jeżeli przepis dotyczy przerwy w wykonaniu kary - sąd penitencjarny, który jej udzielił;
29) skazany - osobę odbywającą karę pozbawienia wolności, zastępczą karę pozbawienia wolności lub karę aresztu wojskowego na podstawie prawomocnego wyroku, którym wymierzono karę za przestępstwo;
30) środek przymusu - środek przymusu skutkujący pozbawienie wolności, orzeczony w postępowaniu cywilnym;
31) tymczasowo aresztowany - osobę pozbawioną wolności na podstawie postanowienia o zastosowaniu lub przedłużeniu tymczasowego aresztowania, z uwzględnieniem § 26 ust. 2, w tym również:
a) po wyroku skazującym sądu pierwszej instancji - do czasu otrzymania odpisu prawomocnego wyroku, którym wymierzono karę pozbawienia wolności albo karę aresztu wojskowego, wraz z nakazem przyjęcia,
b) prawomocnie skazaną za granicą - do czasu otrzymania odpisu prawomocnego orzeczenia sądu okręgowego określającego karę pozbawienia wolności, która ma być wykonywana, wraz z nakazem przyjęcia;
32) ukarany - osobę odbywającą karę aresztu lub zastępczą karę aresztu orzeczoną za wykroczenie albo zastępczą karę pozbawienia wolności orzeczoną za wykroczenie skarbowe, karę porządkową, a także osobę, wobec której jest wykonywany środek przymusu;
33) właściwy sąd - sąd, który skierował orzeczenie do wykonania;
33a) wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne - wyodrębniony oddział zewnętrzny utworzony na podstawie art. 208 § 5 k.k.w., różniący się od wyodrębnionego oddziału zewnętrznego utworzonego na podstawie art. 72 § 4 k.k.w. w szczególności tym, że:
a) prowadzi się w nim odrębne dokumenty ewidencyjne wymienione w § 73 ust. 1,
b) urzęduje w nim administracja jednostki penitencjarnej, w tym dział ewidencji realizujący - w takim samym zakresie jak w siedzibie jednostki penitencjarnej - czynności administracyjne związane z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków przymusu skutkujących pozbawienie wolności oraz dokumentowania tych czynności, a także pozostałe służby jednostki niezbędne dla zapewnienia realizacji tych czynności;
34) wyrok - również:
a) nakaz karny wydany przez sąd przed dniem 1 lipca 2003 r.,
b) orzeczenie lub nakaz karny wydane przez kolegium do spraw wykroczeń przed dniem 17 października 2001 r.,
c) orzeczenie karne finansowego organu orzekającego w sprawach o przestępstwa skarbowe wydane przed dniem 17 października 1999 r.;
35) zakład leczniczy - podmiot, o którym mowa w art. 213 § 1 k.k.w.;
36) zarządzenie - również odpis zarządzenia;
37) zawiadomienie - informację przekazaną adresatowi na druku, którego wzór ustalił Dyrektor Generalny Służby Więziennej.
1a.  Jeżeli w skład jednostki penitencjarnej wchodzi wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne, użyte w rozporządzeniu określenia:
1) areszt śledczy - oznacza również wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne;
2) dyrektor - oznacza również:
a) zastępcę dyrektora - wykonującego czynności dyrektora w wyodrębnionym oddziale zewnętrznym realizującym czynności administracyjne,
b) funkcjonariusza lub pracownika jednostki penitencjarnej, upoważnionego do wykonywania czynności dyrektora w wyodrębnionym oddziale zewnętrznym realizującym czynności administracyjne - podczas nieobecności zastępcy, o którym mowa w lit. a

- z wyłączeniem przepisów pkt 4, § 37 ust. 4, § 46 ust. 2, § 73 ust. 3, § 96 ust. 1 pkt 2, § 117 ust. 3, § 118 ust. 6, § 123 ust. 8 oraz § 126 ust. 1;

3) ewidencja jednostki penitencjarnej - oznacza ewidencję prowadzoną w siedzibie jednostki penitencjarnej oraz w wyodrębnionym oddziale zewnętrznym realizującym czynności administracyjne;
4) kierownik - oznacza również upoważnionego przez dyrektora funkcjonariusza lub pracownika działu ewidencji, wykonującego czynności kierownika w:
a) wyodrębnionym oddziale zewnętrznym realizującym czynności administracyjne - także w czasie obecności kierownika lub osoby zastępującej kierownika w czasie jego nieobecności, w siedzibie jednostki penitencjarnej,
b) siedzibie jednostki penitencjarnej - także w czasie obecności kierownika lub osoby zastępującej kierownika w czasie jego nieobecności, w wyodrębnionym oddziale zewnętrznym realizującym czynności administracyjne

- z wyłączeniem przepisów § 73 ust. 3 oraz § 126 ust. 1;

5) przetransportowanie - oznacza również przeniesienie osadzonego w ramach jednostki penitencjarnej z:
a) siedziby jednostki penitencjarnej albo wyodrębnionego oddziału zewnętrznego, innego niż oddział realizujący czynności administracyjne, do wyodrębnionego oddziału zewnętrznego realizującego czynności administracyjne,
b) wyodrębnionego oddziału zewnętrznego realizującego czynności administracyjne do siedziby jednostki penitencjarnej albo innego wyodrębnionego oddziału zewnętrznego

- skutkujące skreśleniem z jednej i ujęciem w drugiej ewidencji jednostki penitencjarnej, odpowiednio jak w ust. 1 pkt 27.

1b.  W wypadku gdy w skład jednostki penitencjarnej wchodzi wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne, określenie "inna jednostka penitencjarna" użyte w § 82 ust. 4 pkt 1 lit. b i pkt 3, ust. 5 i 6 oraz § 83 ust. 3 i 5 oznacza również:
1) siedzibę jednostki penitencjarnej, a w wypadku gdy jest mowa o ustalaniu innej jednostki penitencjarnej, w której znajdują się akta ewidencyjne zwolnionego na przerwę, także podległy jej inny niż realizujący czynności administracyjne wyodrębniony oddział zewnętrzny - jeżeli czynności te są wykonywane w wyodrębnionym oddziale zewnętrznym realizującym czynności administracyjne,
2) wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne - jeżeli te czynności są wykonywane w siedzibie jednostki penitencjarnej

- z uwzględnieniem § 82 ust. 6a i § 83 ust. 6.

1c.  Jeżeli w rozporządzeniu jest mowa o doręczeniu lub wpływie do jednostki penitencjarnej albo otrzymaniu przez jednostkę penitencjarną określonego dokumentu (np. orzeczenia, zarządzenia, nakazu), akt ewidencyjnych, przesyłki z korespondencją - należy przez to rozumieć również doręczenie lub wpływ takiego dokumentu, takich akt lub takiej przesyłki do siedziby jednostki penitencjarnej albo do wyodrębnionego oddziału zewnętrznego realizującego czynności administracyjne albo ich otrzymanie przez siedzibę jednostki penitencjarnej albo wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne - w wypadku gdy w skład jednostki penitencjarnej wchodzi wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne.
2.  Jeżeli w rozporządzeniu jest mowa o pierwszym lub kolejnym dniu w odniesieniu do czasu trwania kary pozbawienia wolności, zastępczej kary pozbawienia wolności, kary aresztu wojskowego, kary aresztu, zastępczej kary aresztu, kary porządkowej, tymczasowego aresztowania oraz środka przymusu skutkującego pozbawienie wolności, rozumie się przez to pierwszy lub kolejny okres 24 godzin liczony od chwili będącej początkiem czasu ich trwania.
§  2.  Jeżeli w rozporządzeniu używa się określenia:
1) tymczasowo aresztowany, względem którego nie stosuje się przepisów o wykonywaniu kary pozbawienia wolności - odpowiednie przepisy rozporządzenia mają zastosowanie także do osadzonych, o których mowa w art. 223a § 1 k.k.w.;
2) tymczasowo aresztowany, względem którego stosuje się przepisy o wykonywaniu kary pozbawienia wolności - odpowiednie przepisy rozporządzenia nie mają zastosowania do osadzonych, o których mowa w art. 223a § 1 k.k.w.
§  3. 
1.  W wypadku gdy przepis rozporządzenia dotyczy przerwy w wykonaniu kary, przepisy dotyczące sądu penitencjarnego stosuje się odpowiednio do sądu oraz Prokuratora Generalnego, o których mowa w art. 568 k.p.k.
2.  Przepisy dotyczące tymczasowo aresztowanych stosuje się odpowiednio do osoby pozbawionej wolności na terytorium innego państwa, czasowo wydanej w celu złożenia zeznań w charakterze świadka lub dokonania z jej udziałem innej czynności procesowej przed polskim sądem lub prokuratorem w toczącym się postępowaniu karnym, chyba że rozporządzenie stanowi inaczej.
§  4. 
1.  Jeżeli rozporządzenie nie stanowi inaczej, wszelkie czynności administracyjne powinny być wykonywane bezzwłocznie. Dotyczy to w szczególności wprowadzania do wykonania postanowień w przedmiocie tymczasowego aresztowania, orzeczeń, obliczania okresu wykonywania kary, realizowania zwolnień, dokonywania adnotacji w aktach i dokumentach ewidencyjnych, przesyłania zawiadomień i powiadomień oraz doręczania osadzonym korespondencji.
2.  Wpisów w dokumentach oraz wpisów do centralnego zbioru danych dokonuje się bezzwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia.
3.  W razie konieczności zmiany lub poprawki w zapisie dokonanym w dokumencie nowy zapis odnotowuje się obok dotychczasowego, który przekreśla się w sposób umożliwiający jego odczytanie. Prawidłowość zmiany lub poprawki potwierdza czytelnym podpisem, obok przekreślenia, osoba, która dokonała korekty.
§  5. 
1.  Odpis orzeczenia podlega wykonaniu, jeżeli:
1) jest podpisany lub uwierzytelniony przez uprawnioną osobę;
2) zawiera sygnaturę akt sprawy;
3) jest opatrzony odciskiem okrągłej pieczęci urzędowej z godłem państwowym;
4) jest zaopatrzony we wzmiankę o wykonalności;
5) zawiera datę uprawomocnienia się - w wypadku orzeczenia prawomocnego;
6) jest sporządzony pismem maszynowym, na druku urzędowym lub w formie wydruku z systemu informatycznego.
2.  Do zarządzeń oraz dokumentów, z których treści wynika obowiązek wykonania orzeczenia albo odstąpienia od wykonywania orzeczenia, stosuje się odpowiednio przepisy, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3 i 6.
3.  Do postanowień wydanych przez prokuratora nie stosuje się przepisów, o których mowa w ust. 1 pkt 4 i 5.
4.  W razie skierowania do wykonania więcej niż jednej kary na podstawie jednego orzeczenia, podstawę wykonywania tych kar stanowią dokumenty, o których mowa w § 26, sporządzone odrębnie dla każdej kary. W takim wypadku jest wystarczające przesłanie przez sąd tylko jednego egzemplarza uzasadnienia do orzeczenia.
§  6. 
1.  W razie wątpliwości co do autentyczności dokumentów niezbędnych do przyjęcia, dalszego wykonywania kary pozbawienia wolności lub zwolnienia osadzonego albo skutkujących obliczenie okresu wykonywania kary, a także w razie stwierdzenia, że te dokumenty są niekompletne, nieczytelne w zakresie niezbędnym do określenia, czy podlegają wykonaniu, że omyłkowo odnotowano w nich dane osobowe, nazwy organów lub sygnatury akt albo nie podlegają one wykonaniu z powodu niespełnienia wymogów, o których mowa w § 5, należy bezzwłocznie zażądać od organu, który sporządził dokument, pisemnego potwierdzenia jego autentyczności, nadesłania poprawionego lub brakującego dokumentu albo pisemnego sprostowania omyłek.
2.  Wszelkie omyłki w dokumentach powinny być sprostowane przez organ, który popełnił omyłkę.
3.  W uzasadnionych wypadkach potwierdzenie autentyczności dokumentów, nadesłanie poprawionego lub brakującego dokumentu albo sprostowanie omyłek może nastąpić za pośrednictwem telefaksu. Przepisu § 7 ust. 2 nie stosuje się.
4.  Wraz z dokumentami niezbędnymi do przyjęcia, dalszego wykonywania kary pozbawienia wolności lub zwolnienia osadzonego albo skutkującymi obliczenie okresu wykonywania kary przekazuje się informację o właściwym numerze telefonu lub telefaksu do zgłoszenia wątpliwości lub nieprawidłowości, o których mowa w ust. 1.
5.  Do czasu wykonania przez właściwy organ czynności, o których mowa w ust. 1, nie można przyjąć dokumentów do wykonania, chyba że sprostowanie dotyczy oczywistej omyłki pisarskiej lub rachunkowej.
6.  W razie konieczności zwrotu dokumentów do organu z powodów, o których mowa w ust. 1, informuje się ten organ na piśmie o przyczynie zwrotu.
§  7. 
1.  Nie podlega wykonaniu rozstrzygnięcie skutkujące pozbawienie wolności, koniecznością dokonania lub zmiany obliczenia okresu wykonywania kary, wydaniem poza teren jednostki penitencjarnej lub zwolnieniem osadzonego, zawarte w dokumencie doręczonym za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz telefaksu, z wyjątkiem wypadków, gdy:
1) rozporządzenie stanowi, że dokument może być przesłany telefaksem;
2) właściwy organ przesyła telefaksem dokumenty skutkujące zwolnieniem osadzonego, a w szczególnie uzasadnionych wypadkach także dokumenty skutkujące pozbawienie wolności, koniecznością dokonania lub zmiany obliczenia okresu wykonywania kary lub wydaniem poza teren jednostki penitencjarnej, i powiadamia o tym dyrektora poprzez przesłanie pocztą elektroniczną informacji o treści rozstrzygnięcia, która została podpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu 2  lub certyfikatu niekwalifikowanego wydanego przez sąd, któremu Minister Sprawiedliwości powierzył zadania związane z wydawaniem takich certyfikatów, oraz znakowana czasem, również przy użyciu znaczników czasu wydanych przez ten sąd.
2.  Nie może być przesłany za pośrednictwem telefaksu dokument, o którym mowa w ust. 1, jeżeli siedziba jednostki penitencjarnej lub wyodrębniony oddział zewnętrzny realizujący czynności administracyjne znajdują się w tej samej miejscowości, w której jest siedziba właściwego organu.
3.  Przesłanie dokumentu za pośrednictwem telefaksu nie zwalnia właściwego organu od obowiązku doręczenia tego dokumentu do jednostki penitencjarnej na zasadach ogólnych. Wydruk informacji przesłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej, o której mowa w ust. 1 pkt 2, włącza się do akt ewidencyjnych.
§  8.  W razie uzasadnionego przypuszczenia, że pozbawienie wolności nastąpiło niezgodnie z prawem lub nastąpiło przedawnienie wykonania kary, dyrektor natychmiast powiadamia o tym sędziego penitencjarnego; takie przypuszczenie nie stanowi podstawy do odmowy wykonania orzeczenia. Kopię powiadomienia włącza się do akt ewidencyjnych.
§  9. 
1.  Dokumenty inne niż te, o których mowa w § 5, wystawiane przez sądy, prokuratury i organy doprowadzające, związane z wykonywaniem tymczasowego aresztowania, kary oraz środka przymusu podlegają wykonaniu, jeżeli są ostemplowane, podpisane przez uprawnioną osobę i zaopatrzone w sygnaturę akt sprawy.
2.  Zawiadomienia o przekazaniu tymczasowo aresztowanego do dyspozycji innego organu, zawiadomienia o wyroku skazującym sądu pierwszej instancji lub o uprawomocnieniu się tego wyroku, a także nakazy przyjęcia, wydania i zwolnienia oraz polecenia doprowadzenia i polecenia, o których mowa w § 113, podlegają wykonaniu, jeżeli są ponadto zaopatrzone w odcisk okrągłej pieczęci urzędowej z godłem państwowym.
3.  Dokument niespełniający wymogów, o których mowa w ust. 1 i 2, zwraca się do organu, który go wystawił, wraz z pismem informującym o przyczynie zwrotu. Przepisy § 6 ust. 1 - 3 i 5 stosuje się odpowiednio.
§  10. 
1.  Organ dysponujący ustala się na podstawie nazwy sądu lub prokuratury w połączeniu z sygnaturą akt sprawy.
2.  W wypadku gdy brak odnotowanej sygnatury akt prokuratorskich na dokumencie wystawionym przez sąd w postępowaniu karnym powoduje niemożność ustalenia, czy dokument dotyczy danej sprawy, zwraca się ten dokument do organu, który go wystawił, wraz z pismem informującym o przyczynie zwrotu. Przepisy § 6 ust. 1-3 i 5 stosuje się odpowiednio.
§  11. 
1.  Sprawdzenie tożsamości osadzonego w związku z przyjęciem go do jednostki penitencjarnej, przed i po przetransportowaniu, w związku z wydaniem go poza teren jednostki penitencjarnej, opuszczeniem jednostki penitencjarnej na podstawie decyzji o udzieleniu mu przepustki lub w związku ze zwolnieniem go odbywa się w szczególności na podstawie danych osobowych, rysopisu i zdjęć, a w razie potrzeby na podstawie przeglądu akt ewidencyjnych lub teczki osobo- poznawczej.
2.  W wypadku przejęcia osadzonego:
1) wydawanego do udziału w czynności procesowej dokonywanej poza terenem jednostki penitencjarnej,
2) wydawanego w celu umieszczenia w zakładzie leczniczym,
3) wydawanego w celu umieszczenia w pomieszczeniu Policji,
4) wydawanego czasowo za granicę:
a) w charakterze świadka w toczącym się tam postępowaniu karnym,
b) jako osoba ścigana w związku z prowadzonym tam przeciwko niej postępowaniem karnym,
5) przekazywanego za granicę,
6) będącego cudzoziemcem:
a) któremu została wydana decyzja o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu podlegająca przymusowemu wykonaniu zgodnie z art. 329 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach,
b) któremu została wydana decyzja o wydaleniu podlegająca przymusowemu wykonaniu zgodnie z art. 71 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin,
c) podlegającym przekazaniu, o którym mowa w art. 41 ust. 2 3  ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1666 i 2020 oraz z 2020 r. poz. 322),
7) przekazywanego do zakładu psychiatrycznego,
8) przekazywanego do Krajowego Ośrodka Zapobiegania Zachowaniom Dyssocjalnym,
9) nieletniego przekazywanego do zakładu poprawczego lub schroniska dla nieletnich po uchyleniu tymczasowego aresztowania

- organ doprowadzający potwierdza przejęcie czytelnym podpisem zawierającym imię i nazwisko na nakazie wydania, poleceniu doprowadzenia, piśmie zawierającym polecenie, o którym mowa w § 113, lub na upoważnieniu, o którym mowa w § 133. W potwierdzeniu przejęcia odnotowuje się ponadto numer legitymacji służbowej konwojenta oraz datę przejęcia.

1 Obecnie: Służby Celno-Skarbowej, na podstawie art. 1 ust. 3 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 505), która weszła w życie z dniem 1 marca 2017 r., w związku z art. 159 pkt 3, art. 160 ust. 1 pkt 2 i art. 162 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. poz. 1948), która weszła w życie z dniem 1 marca 2017 r.
2 Obecnie: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, na podstawie art. 131 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 162), która weszła w życie z dniem 7 października 2016 r.
3 Obecnie: art. 41 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1666) nie zawiera ust. 2, na podstawie art. 1 pkt 10 ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1607), która weszła w życie z dniem 13 listopada 2015 r.