Rozdział 9 - Dokumentowanie procesów certyfikacji - Certyfikacja działalności w lotnictwie cywilnym.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2003.146.1421

Akt utracił moc

Wersja od: 20 września 2006 r.

Rozdział  9

Dokumentowanie procesów certyfikacji

§ 39. Każdy proces certyfikacji oraz wykonane w ramach tego procesu sprawdzenia i czynności inspekcyjne oraz kontrolne muszą być udokumentowane zgodnie z zasadami podanymi w podręcznikach certyfikacji.

§ 40. Wydane certyfikaty wpisywane są do prowadzonej przez Urząd ewidencji certyfikatów. W ewidencji gromadzone są i archiwizowane, jako oddzielne zbiory przypisane osobno każdemu podmiotowi, dokumenty i dane dotyczące każdego wniosku o wydanie certyfikatu oraz każdego wydanego, zmienionego, przedłużonego, wygasłego, zawieszonego lub cofniętego certyfikatu, a w szczególności:

1) drugie egzemplarze wydanych podmiotowi certyfikatów i specyfikacji oraz certyfikaty zwrócone, wygasłe lub zmienione;

2) wszelkie złożone przez podmiot w procesie certyfikacji dokumenty, świadectwa, materiały dowodowe, polisy ubezpieczenia, wykazy oraz załączniki do składanych wniosków;

3) pełny komplet korespondencji urzędowej wymienianej pomiędzy uczestnikami procesów certyfikacji, a w szczególności postanowienia i decyzje wydawane przez Prezesa w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego w związku z prowadzonymi procesami certyfikacji;

4) programy, harmonogramy, plany audytu, kontroli oraz inspekcji przeprowadzanych w ramach procesów certyfikacji i bieżącego nadzoru;

5) sprawozdania, notatki, protokoły, raporty i listy kontrolne z każdej przeprowadzonej czynności inspekcyjnej, kontrolnej lub sprawdzenia oraz dokumentację wykrytych uchybień, braków lub niezgodności z obowiązującymi przepisami, normami, zasadami lub procedurami;

6) programy i sprawozdania z podejmowanych przez podmiot działań korygujących, jeśli były realizowane;

7) raporty z audytów sprawdzających skuteczność podjętych przez podmiot działań korygujących;

8) ekspertyzy, orzeczenia, analizy oraz opracowania syntetyczne wyników audytu, kontroli oraz inspekcji;

9) inne dokumenty i dowody uzyskane lub wykorzystywane w procesach certyfikacji dla potrzeb audytu, kontroli lub inspekcji.

§ 41. Każdemu zbiorowi dokumentów przynależnych do wniosku oraz wydanego podmiotowi certyfikatu przydziela się indywidualny, stały numer rejestracyjny składający się z:

1) międzynarodowego oznaczenia Rzeczypospolitej Polskiej w postaci liter PL;

2) numeru sprawy, nadanego w kolejności wpłynięcia wniosku o wydanie certyfikatu po raz pierwszy;

3) oznaczenia roku kalendarzowego wydania, przedłużenia lub wznowienia ważności przedmiotowego certyfikatu.

§ 42. Podręczniki certyfikacji określają metody prowadzenia, ewidencjonowania i archiwizacji dokumentacji procesów certyfikacji, uwzględniając zasady określone w rozporządzeniu oraz przepisy międzynarodowe, o których mowa w art. 3 ust. 5 ustawy.