Zmiana zasad funkcjonowania stałego zespołu zadaniowego Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych ds. wdrożenia i rozwoju systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW w PGL LP.

Dzienniki resortowe

B.I.LP.2019.12.143

Akt obowiązujący

Wersja od: 23 grudnia 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 71

DYREKTORA GENERALNEGO LASÓW PAŃSTWOWYCH

z dnia 14 listopada 2019 r.

w sprawie zmiany zasad funkcjonowania stałego zespołu zadaniowego Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych ds. wdrożenia i rozwoju systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW w PGL LP

EI.0441.3.14.2019

Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (tj. Dz. U. 2018 poz. 2130) oraz § 6 Statutu Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe, wprowadzonego zarządzeniem nr 50 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 18 maja 1994 r. - w wykonaniu zadań Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych, wynikających z realizacji jego uprawnienia określonego w § 10 ww. Statutu, a także art. 33 ust. 3 pkt 1a ustawy - zarządzam, co następuje:

§ 1. Zobowiązuje się Dyrektora Zakładu Informatyki Lasów Państwowych (ZILP), aby funkcję Stałego Zespołu Zadaniowego ds. wdrożenia i rozwoju systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w Lasach Państwowych zapewnił w ramach struktur ZILP.

§  2. 

1. W myśl § 1 Dyrektor ZILP powoła Stały Zespół Zadaniowy, o którym mowa w § 1, zwany dalej Zespołem.

2. Na członków Zespołu Dyrektor ZILP powoła dotychczasowych członków Zespołu zgodnie ze wskazaniem Dyrektora Generalnego LP, zawartym w załączniku do niniejszego zarządzenia.

3. Członkami Zespołu mogą być wyłącznie pracownicy jednostek organizacyjnych LP.

4. Członkowie Zespołu są podporządkowani organizacyjno-prawnie Dyrektorowi ZILP.

5. Udział w pracach Zespołu wymaga akceptacji członka Zespołu oraz kierownika jednostki organizacyjnej zatrudniającej/nadzorującej członka Zespołu.

6. Przewodniczącego oraz członków Zespołu wyznacza każdorazowo Naczelnik Wydziału Informatyki Dyrekcji Generalnej LP.

§  3. 

1. Zespół zadaniowy działa w formie spotkań roboczych.

2. W okresach pomiędzy spotkaniami niezbędne prace realizowane są zdalnie w miejscu zatrudnienia lub miejscu zamieszkania członka Zespołu.

3. Spotkania Zespołu zwoływane są przez Dyrektora Zakładu Informatyki Lasów Państwowych na wniosek naczelnika Wydziału Informatyki Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych, w uzgodnieniu z przewodniczącym Zespołu.

4. W swoich pracach Zespół współdziała bezpośrednio z innymi zespołami zadaniowymi oraz z wydziałami merytorycznymi Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych.

5. Pracą Zespołu kieruje przewodniczący i odpowiada za organizację jego pracy poprzez:

a) przydzielanie zadań i rozliczanie z jego realizacji członków Zespołu;

b) organizację przebiegu spotkań roboczych związanych z realizacją zadań Zespołu;

c) wnioskowanie o włączenie do prac Zespołu, w charakterze doradców i konsultantów, innych ekspertów oraz pracowników jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych za zgodą kierowników jednostek;

d) składanie kwartalnych sprawozdań z prac Zespołu Dyrektorowi ZILP oraz Dyrektorowi Generalnemu Lasów Państwowych.

6. Dyrektor Zakładu Informatyki Lasów Państwowych, na wniosek przewodniczącego Zespołu, umożliwia członkom Zespołu dostęp do kodów źródłowych systemu informatycznego LP, jak i dostęp do baz danych odpowiednich jednostek LP, w zakresie niezbędnym do opracowywanych tematów oraz udziela wszelkiego niezbędnego wsparcia w zakresie wyposażenia technicznego Zespołu.

7. Dla wsparcia Zespołów, Zakład Informatyki Lasów Państwowych tworzy i utrzymuje odpowiednie mechanizmy elektronicznej wymiany informacji na portalach webowych.

§  4. 

1. Koszty funkcjonowania Zespołu są uwzględnione w planie finansowo-gospodarczym ZILP. Jego poziom określa Dyrektor Generalny Lasów Państwowych na wniosek naczelnika Wydziału Informatyki Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych, uzgodniony z naczelnikiem Wydziału Analiz Ekonomicznych i Planowania DGLP.

2. Przewodniczący i członkowie Zespołu otrzymują dodatkową nagrodę finansową za wykonywanie określonych zadań rzeczowych. Nagroda jest wypłacana na podstawie wniosku Dyrektora Zakładu Informatyki Lasów Państwowych do kierownika jednostki zatrudniającej/nadzorującej o wypłatę, nie rzadziej niż raz na kwartał na podstawie oceny realizacji prac.

3. Jednostki organizacyjne LP, których pracownicy są członkami Zespołu, obciążają ZILP fakturami z tytułu świadczeń wewnątrzinstytucjonalnych.

4. Kosztami prac Zespołu związanych z realizacją zadań określonych w § 2 pkt od 11 do 13 załącznika, o którym mowa § 5 ust. 1, Dyrektor Zakładu Informatyki LP obciąża Dyrekcję Generalną LP fakturami z tytułu świadczeń wewnątrzinstytucjonalnych.

5. Wynagrodzenie, o którym mowa w pkt 2, nie dotyczy członków Zespołu, będących pracownikami Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych i Zakładu Informatyki Lasów Państwowych.

§  5. 

1. Obszary działania Zespołu są określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.

2. Komórką organizacyjną Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych, właściwą do wspomagania wypełniania kierowniczej roli Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych wobec Zespołu, z uwzględnieniem związanego z tym obowiązku sprawowania nadzoru merytorycznego, jest Wydział Informatyki DGLP.

3. Dodatkowe zadania dla Zespołu mogą być zlecane do realizacji poprzez naczelnika Wydziału Informatyki DGLP.

4. Wypracowane przez Zespół rozwiązania merytoryczne oraz programy szkoleń, przed wdrożeniem do realizacji, muszą uzyskać akceptację Wydziału Informatyki DGLP.

§  6. 

1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2019 r.

2. Przeniesienie Zespołu do struktur ZILP następuje z dniem 1 grudnia 2019 r.

3. Zasady finansowania określone w § 4, dla Zespołu obowiązują od 1 stycznia 2020 r.

4. Z dniem 1 grudnia 2019 r. traci moc Zarządzenie nr 42 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych z dnia 22 czerwca 2018 r. w sprawie powołania stałego zespołu ds. wdrożenia i rozwoju systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW w PGL LP (OI.0441.29.1.2018).

ZAŁĄCZNIK Nr  1

§ 1. 1  Skład zespołu zadaniowego ds. wdrożenia i rozwoju systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD w PGL LP:

Przewodniczący: Agnieszka Świech - DGLP.

Członkowie:

* Marek Wirowski - DGLP

* Tomasz Wisłocki - DGLP

* Agnieszka Janusz - RDLP Łódź

* Karol Szlachta - RDLP Kraków.

§ 2. Do zadań Zespołu należy:

1) udzielanie wsparcia w procesie wdrożenia systemu klasy EZD w jednostkach organizacyjnych LP;

2) prowadzenie repozytorium materiałów szkoleniowych;

3) przeprowadzanie szkoleń dla użytkowników systemu EZD;

4) opracowanie rekomendacji i najlepszych praktyk oraz proponowanie zmian wewnętrznych aktów normatywnych w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów;

5) opracowanie zasad testowania oraz rekomendowanie wdrażania nowych wersji;

6) rozwiązywanie bieżących problemów użytkowników poprzez:

* obsługę zgłoszeń w Systemie Zgłaszania Błędów i Modyfikacji w zakresie EZD,

* konsultacje telefoniczne i za pomocą poczty elektronicznej,

* zdalną pomoc, na żądanie jednostki organizacyjnej LP,

polegająca na analizie zapisów w systemie EZD jednostki;

7) podejmowanie działań wspierających EZD we współpracy z kierownikami komórek organizacyjnych DGLP;

8) konsultacje z jednostkami organizacyjnymi LP w zakresie bieżącej eksploatacji EZD;

9) prowadzenie warsztatów z udziałem nauczycieli oraz użytkowników systemu w zakresie funkcjonowania EZD;

10) prowadzenie szkoleń centralnych z EZD;

11) podejmowanie działań wspierających rozwój, bieżącą pracę, wymianę doświadczeń w systemie EZD poprzez współpracę z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim oraz korzystanie z bazy wiedzy PUW znajdującej się na portalu ezd.gov.pl;

12) współpraca z Państwowym Instytutem Badawczym NASK w zakresie projektu nowego systemu elektronicznego zarzadzania dokumentacją EZD RP;

13) podejmowanie działań w zakresie integracji systemu EZD z SILP.

¹ Załącznik nr 1 § 1 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 82 z dnia 23 grudnia 2019 r. (B.I.LP.2020.1.8) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 23 grudnia 2019 r.