Zmiana zarządzenia w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Edukacji Narodowej instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MEN.2018.35

Akt jednorazowy

Wersja od: 31 grudnia 2018 r.

ZARZĄDZENIE Nr 46

MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ ¹

z dnia 28 grudnia 2018 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Edukacji Narodowej instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217, 357, 398 i 650) zarządza się, co następuje:

§ 1. W załączniku nr 2 do zarządzenia nr 1 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Edukacji Narodowej instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. MEN poz. 13) wprowadza się następujące zmiany:

1) klasa 002 otrzymuje brzmienie:

002

Odwoławcza Komisja Dyscyplinarna dla Nauczycieli (OKDN)

pozostałe klasy z obszaru OKDN: 6027

2) klasy 0151-0157 otrzymują brzmienie:

			0151	Przekazywanie dokumentacji na stan archiwum zakładowego	A	w tym doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją, wyznaczanie terminów przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego oraz ewidencja przechowywanej dokumentacji
			0152	Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w archiwum zakładowym	B5	w tym zezwolenia, karty lub rejestry udostępniania i wypożyczania akt
			0153	Kwerendy archiwalne	B10
			0154	Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego oraz dokumentacji niearchiwalnej do innych podmiotów	A	w tym przedsięwzięcia realizowane zgodnie z zasadą proweniencji zespołowej akt w celu scalenia rozproszonych zespołów archiwalnych
			0155	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	A	w tym korespondencja w zakresie ekspertyz archiwalnych
			0156	Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym	A
			0157	Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym	B10

3) usuwa się klasę 0158;

4) klasa 017 otrzymuje brzmienie:

017

Ochrona informacji niejawnych

5) klasy 0170-0178 otrzymują brzmienie:

			0170	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu ochrony informacji niejawnych	A
			0171	Stan zabezpieczenia informacji niejawnych	BE10
			0172	Nadawanie, zmiana i znoszenie klauzuli tajności	BE10
			0173	Udostępnianie informacji z zakresu ochrony informacji niejawnych	B5
			0174	Niejawne sieci i systemy informatyczne	B10
			0175	Rejestr dzienników ewidencji i teczek	B10
			0176	Dzienniki korespondencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności	B10	przy czym okres przechowywania jest liczony od dnia rozliczenia dziennika
			0177	Urządzenia ewidencyjne z zakresu informacji niejawnych	B10	inne niż w klasach 0175 i 0176, w tym rejestry przesyłek
			0178	Materiały niejawne przesyłane w celu informacyjnym	B3	m.in. biuletyny, notatki informacyjne, szyfrogramy, pisma przesyłane do wiadomości oraz pisma, do których Ministerstwo nie zgłasza uwag, przy czym materiały z klauzulą "do rąk własnych" oraz "po wykorzystaniu zniszczyć" stanowią kategorię Bc

6) usuwa się klasę 0179;

7) klasa 018 otrzymuje brzmienie:

018

Ochrona informacji ustawowo chronionych innych niż niejawne

sprawy dotyczące m.in. ochrony danych osobowych, praw autorskich, tajemnicy skarbowej, tajemnicy handlowej, tajemnicy adwokackiej

8) klasy 0180-0182 otrzymują brzmienie:

			0180	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu ochrony informacji ustawowo chronionych innych niż niejawne	A
			0181	Funkcjonowanie systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji	B10	w tym rejestr czynności przetwarzania danych osobowych i inne rejestry
			0182	Incydenty i naruszenia bezpieczeństwa informacji	BE10

9) po klasie 0182 dodaje się klasy 0183 i 0184 w brzmieniu:

			0183	Opiniowanie projektów aktów prawnych, umów i innych dokumentów dotyczących danych osobowych	B5	w tym opinie inspektora ochrony danych, których administratorem jest Minister Edukacji Narodowej
			0184	Realizacja praw osób, których dane osobowe dotyczą	B5

10) klasa 019 otrzymuje brzmienie:

019

Dostęp do informacji publicznej

11) po klasie 019 dodaje się klasy 0190-0192 w brzmieniu:

			0190	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu udostępniania informacji publicznej	A
			0191	Udostępnianie informacji publicznej	BE10
			0192	Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej	BE10	nie dotyczy obsługi Biuletynu Informacji Publicznej od strony informatycznej

12) klasa 040 otrzymuje brzmienie:

040

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji Ministerstwa

A

13) klasa 0423 otrzymuje brzmienie:

0423

Zabezpieczenia kryptograficzne oprogramowania i systemów

A

łączność niejawną kwalifikuje się do kategorii B10 i klasyfikuje przy klasie 0174

14) klasa 044 otrzymuje brzmienie:

044

Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych

BE10

15) po klasie 055 dodaje się klasę 056 w brzmieniu:

056

Obsługa osób doświadczających trwale lub okresowo trudności w komunikowaniu się

B5

m.in. korespondencja dotycząca zapewnienia tłumacza języka migowego, skorzystania z usługi wideotłumacza

16) klasa 06 otrzymuje brzmienie:

06

DZIAŁALNOŚĆ INFORMACYJNA I PROMOCYJNA

17) klasa 060 otrzymuje brzmienie:

060

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące działalności informacyjnej i promocyjnej

A

18) klasy 064 i 065 otrzymują brzmienie:

		064		Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji, itp.	BE5	inne niż związane z załatwianiem określonej sprawy
		065		Realizacja programów, audycji edukacyjnych z ośrodkami telewizyjnymi i radiowymi	BE10	m.in. umowy, porozumienia

19) usuwa się klasę 066;

20) po klasie 0923 dodaje się klasę 0924 w brzmieniu:

0924

Monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych

BE10

21) klasa 1103 otrzymuje brzmienie:

1103

Oferty pracy niezwiązane z ogłoszonymi naborami

B2

przy czym CV, list motywacyjny, zaświadczenia oraz inne załączniki ze względu na wymogi ochrony danych osobowych kwalifikuje się do kategorii Bc

22) klasy 1155 i 1156 otrzymują brzmienie:

			1155	Postępowanie dyscyplinarne	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; materiały dotyczące posiedzeń Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 001
			1156	Polityka urzędu w zakresie etyki, równouprawnienia oraz mobbingu	BE10	np. pisma, ankiety, zestawienia o charakterze informacyjnym; materiały dotyczące prac komisyjnych klasyfikuje się przy klasie 001

23) klasa 1170 otrzymuje brzmienie:

1170

Postępowanie w sprawie dostępu do informacji niejawnych

BE20

m.in. akta postępowań sprawdzających, materiały dotyczące naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych

24) po klasie 1171 dodaje się klasę 1172 w brzmieniu:

1172

Upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone"

B10

okres przechowywania upoważnień liczy się od dnia utraty ich ważności

25) klasy 120 i 121 otrzymują brzmienie:

		120		Akta osobowe osób zatrudnionych	BE10	dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę; jeśli akta osobowe prowadzone są w formie elektronicznej, to ich archiwizacja odbywa się również w formie elektronicznej, przy czym dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeżeli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii BE50
		121		Pomoce ewidencyjne do akt osobowych	BE10	dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę; jeśli akta osobowe prowadzone są w formie elektronicznej, to ich archiwizacja odbywa się również w formie elektronicznej, przy czym dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeżeli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii BE50

26) klasy 2540 i 2541 otrzymują brzmienie:

			2540	Planowanie obronne	A	w tym dokumentacja z zakresu przygotowania Programu Pozamilitarnych Przygotowań Obronnych Rzeczypospolitej Polskiej oraz materiały dotyczące realizacji zadania operacyjnego
			2541	Wykonywanie zadań obronnych	BE10	w tym dokumentacja z zakresu pełnienia roli państwa-gospodarza (HNS), materiały dotyczące Programu Mobilizacji Gospodarki

27) klasa 2552 otrzymuje brzmienie:

2552

Procedury i przedsięwzięcia zarządzania kryzysowego

BE10

w tym scenariusze działań związane ze zgromadzeniami

28) klasy 3121 i 3122 otrzymują brzmienie:

			3121	Listy płac	B10	listy płac dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeżeli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii B50
			3122	Karty zasiłkowe i wynagrodzeń	B10	listy płac dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., jeżeli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego, kwalifikuje się do kategorii B50

29) klasa 342 otrzymuje brzmienie:

342

Naruszenie przepisów w zakresie dyscypliny finansów publicznych

BE10

m.in. wyjaśnienia, opinie, stanowiska; przy czym materiały dotyczące posiedzeń Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 001

30) klasa 4011 otrzymuje brzmienie:

4011

Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie podstaw programowych kształcenia w zawodach oraz dodatkowych umiejętności zawodowych

BE5

31) klasa 4016 otrzymuje brzmienie:

4016

Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w sprawie organizacji pracy przedszkoli, szkół, placówek kształcenia ustawicznego, placówek kształcenia praktycznego, ośrodków dokształcania i doskonalenia zawodowego oraz centrów kształcenia zawodowego

B5

32) klasa 402 otrzymuje brzmienie:

402

Działalność jednostek samorządu terytorialnego w zakresie organizacji oświaty publicznej

33) klasy 4020-4027 otrzymują brzmienie:

			4020	Wyjaśnienia, stanowiska i opinie w zakresie tworzenia, przekształcania i likwidowania przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego	BE5
			4021	Decyzje i postanowienia wydawane przez Ministra w postępowaniu administracyjnym w zakresie zasad tworzenia, przekształcania i likwidowania przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego	A
			4022	Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie funkcjonowania przedszkoli	BE5
			4023	Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie funkcjonowania szkół, w których jest realizowany obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, w tym szkół dwujęzycznych oraz szkół z oddziałami międzynarodowymi	BE5
			4024	Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie funkcjonowania niepublicznych placówek i szkół, w tym szkół dwujęzycznych oraz szkół z oddziałami międzynarodowymi	BE5
			4025	Wyjaśnienia, stanowiska i opinie w zakresie tworzenia i zmiany sieci szkół i przedszkoli, ustalania i zmiany obwodów szkół oraz dowożenia uczniów do szkół i przedszkoli	BE5
			4026	Wyjaśnienia, stanowiska i opinie w zakresie przekazywania szkół i placówek samorządowych do prowadzenia innym podmiotom	BE5
			4027	Wyjaśnienia, stanowiska i opinie w zakresie wydawania i zmiany zezwoleń na zakładanie przedszkoli, szkół i placówek publicznych	BE5

34) usuwa się klasę 4028;

35) po klasie 4037 dodaje się klasy 4038 i 4039 w brzmieniu:

			4038	Działalność innowacyjna i eksperymentalna szkół	A
			4039	Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie doradztwa zawodowego	BE5

36) klasa 4044 otrzymuje brzmienie:

4044

Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie organizacji i przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty

BE5

37) klasa 4083 otrzymuje brzmienie:

4083

Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie podręczników szkolnych oraz materiałów edukacyjnych

BE5

38) klasa 4088 otrzymuje brzmienie:

4088

Opracowanie i wydanie podręczników oraz materiałów edukacyjnych lub ich części w wyniku zlecenia przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania

A

39) po klasie 4215 dodaje się klasy 4216 i 4217 w brzmieniu:

			4216	Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie staży uczniowskich	BE5
			4217	Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie prognozy zawodów	BE5

40) klasa 4220 otrzymuje brzmienie:

4220

Akredytacja pozaszkolnych form kształcenia ustawicznego

BE5

41) po klasie 4221 dodaje się klasy 423 i 424 w brzmieniu:

		423		Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie funkcjonowania szkół prowadzących kształcenie zawodowe	BE5
		424		Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie funkcjonowania szkół dla dorosłych, placówek kształcenia ustawicznego, placówek kształcenia praktycznego, ośrodków dokształcania i doskonalenia zawodowego oraz centrów kształcenia zawodowego	BE5

42) klasa 462 otrzymuje brzmienie:

462

Lista arbitrów w zakresie egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie i egzaminu zawodowego do rozpatrywania odwołań

A

43) klasy 6022-6026 otrzymują brzmienie:

			6022	Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie czasu pracy nauczycieli	BE5
			6023	Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie urlopów nauczycieli	BE5
			6024	Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie oceny pracy nauczycieli	BE5
			6025	Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie stanowisk kierowniczych w szkołach, placówkach i centrach kształcenia zawodowego	BE5
			6026	Wyjaśnienia, stanowiska, opinie w zakresie uzyskiwania przez nauczycieli prawa do emerytur, rent i nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych	BE5

44) po klasie 6026 dodaje się klasy 6027 i 6028 w brzmieniu:

			6027	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie w zakresie postępowania dyscyplinarnego dla nauczycieli	BE5
			6028	Współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie pragmatyki nauczycielskiej	BE5

45) klasa 6110 otrzymuje brzmienie:

6110

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, własne akty prawne i procedury dotyczące doskonalenia nauczycieli, w tym szkoleń branżowych

BE5

przy czym w przypadku własnych aktów prawnych i procedur materiały kwalifikuje się do kategorii A

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

¹ Minister Edukacji Narodowej kieruje działem administracji rządowej - oświata i wychowanie, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 grudnia 2017 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Edukacji Narodowej (Dz. U. poz. 2315).