Zmiana zarządzenia w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Infrastruktury instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.
Dz.Urz.MI.2018.59
Akt jednorazowyZARZĄDZENIE NR 23
MINISTRA INFRASTRUKTURY 1
z dnia 11 grudnia 2018 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Infrastruktury instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
ZAŁĄCZNIK
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA INFRASTRUKTURY
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA INFRASTRUKTURY
1. Jednolity rzeczowy wykaz akt, zwany dalej "wykazem akt", jest wewnętrznym normatywem, na podstawie którego dokonuje się podziału całej dokumentacji Ministerstwa Infrastruktury, zwanego dalej "Ministerstwem", wynikającej z regulaminu organizacyjnego oraz uwzględniający odrębność dokumentacji w działach administracji rządowej. Stanowi on podstawową klasyfikację zagadnień i spraw występujących w Ministerstwie, których dotyczą akta zarówno już istniejące, jak i te, które powstaną w przyszłości. Zagadnienia wyszczególnione w wykazie akt są oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
2. Konstrukcja wykazu akt opiera się na:
1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;
2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;
3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.
3. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w pkt 2.1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej Ministerstwa.
4. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217 i 650).
5. Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o którym mowa w pkt 2.2, i polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się Ministerstwo, a tym samym i całości wytwarzanej i gromadzonej dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów dokonywany jest analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej.
6. Klasa końcowa jest klasą oznaczoną kategorią archiwalną dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.
7. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej:
1) materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną oznacza się kat. A;
2) dokumentację niearchiwalną, posiadającą czasową wartość użytkową, oznacza się kat. B.
8. Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.
9. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:
1) dla klas pierwszego rzędu - symbole jednocyfrowe od "0" do "9";
2) dla klas drugiego rzędu - symbole dwucyfrowe od "00" do "99";
3) dla klas trzeciego rzędu - symbole trzycyfrowe od "000" do "999";
4) dla klas czwartego rzędu - symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".
Symbole klasyfikacyjne | |||
I | II | III | IV |
0 | |||
00 | |||
000 | |||
0000 | |||
0001 | |||
001 | |||
01 | |||
010 | |||
011 | |||
0110 | |||
0111 | |||
1 | |||
10 | |||
100 | |||
101 | |||
1010 | |||
1011 | |||
11 | |||
110 | |||
111 |
10. Na opis klasy w wykazie akt składają się:
1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w pkt 9;
2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;
3) w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna, o której mowa w pkt 7.
11. W razie potrzeby na opis klasy może składać się uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.
SPIS KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU
0 | ZARZĄDZANIE | |
00 | Kierownictwo Ministerstwa i organy kolegialne | |
01 | Organizacja | |
02 | Akty normatywne, pomoc prawna, zezwolenia na utworzenie przedstawicielstw fundacji zagranicznych | |
03 | Planowanie, sprawozdawczość, analizy, programy | |
04 | Informatyka | |
05 | Skargi i wnioski oraz inne wystąpienia do Ministerstwa | |
06 | Prace naukowo-badawcze, działalność wydawnicza, informacyjna i promocyjna | |
07 | Współdziałanie z innymi podmiotami w kraju i za granicą | |
08 | Kontrola i audyt wewnętrzny | |
1 | KADRY | |
10 | Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące spraw kadrowych | |
11 | Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy | |
12 | Ewidencja osobowa | |
13 | Bezpieczeństwo i higiena pracy | |
14 | Dyscyplina pracy | |
15 | Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników | |
16 | Sprawy socjalne | |
17 | Ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna | |
2 | GOSPODAROWANIE MIENIEM, BEZPIECZEŃSTWO NARODOWE | |
20 | Administrowanie i eksploatacja nieruchomości | |
21 | Inwestycje i remonty nieruchomości | |
22 | Gospodarowanie rzeczowymi składnikami mienia | |
23 | Środki transportu i łączności | |
24 | Ochrona osób i mienia | |
25 | Zamówienia publiczne | |
26 | Sprawy obronne, zarządzanie kryzysowe, obrona cywilna | |
3 | FINANSE ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA | |
30 | Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe | |
31 | Planowanie, realizacja i sprawozdawczość w zakresie budżetu | |
32 | Księgowość finansowa, obsługa kasowa | |
33 | Rozliczanie wynagrodzeń | |
34 | Księgowość materiałowo-towarowa | |
35 | Fundusze specjalne. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych | |
36 | Inwentaryzacja | |
4 | TRANSPORT | |
40 | Strategie, polityki i programy w dziale administracji rządowej Transport | |
41 | Ochrona środowiska w transporcie | |
42 | Bezpieczeństwo w transporcie | |
43 | Nowoczesne technologie, rozwiązania w transporcie, normalizacja i harmonizacja techniczna w transporcie, transport intermodalny | |
44 | Transport drogowy | |
45 | Infrastruktura drogowa | |
46 | Transport kolejowy | |
47 | Transport lotniczy | |
5 | ŁĄCZNOŚĆ | |
50 | Sprawy poczty | |
6 | PROGRAMY OPERACYJNE I PROGRAMY POMOCOWE | |
60 | Programy operacyjne | |
61 | Programy pomocowe |
Symbole klasyfikacyjne | Hasła klasyfikacyjne | Kategoria archiwalna akt | Uwagi | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
0 | ZARZĄDZANIE | |||||
00 | KIEROWNICTWO MINISTERSTWA I ORGANY KOLEGIALNE | |||||
000 | Posiedzenia i narady kierownictwa Ministerstwa | A | ||||
001 | Komisje, rady, zespoły, grupy robocze własne, pełnomocnicy | A | W tym korespondencja w sprawie powołania, skład, protokoły posiedzeń, wystąpienia, opracowania, sprawozdania, wnioski, listy obecności na posiedzeniach, uchwały. Dla każdej komisji, rady, zespołu, grupy, pełnomocnika zakłada się odrębną teczkę | |||
002 | Komisje, rady, zespoły, grupy robocze resortowe i międzyresortowe powoływane z własnej inicjatywy | A | Jak przy klasie 001 | |||
003 | Udział w obcych komisjach, radach, zespołach i grupach roboczych | A | Jak przy klasie 001 | |||
004 | Zjazdy, konferencje naukowe, seminaria organizowane przez Ministerstwo | A | W tym programy, referaty, wystąpienia, wnioski, listy uczestników, protokoły | |||
005 | Udział w zewnętrznych konferencjach naukowych i seminariach | A | W tym własne referaty, wystąpienia, sprawozdania | |||
006 | Narady i zebrania pracowników | A | W tym protokoły, sprawozdania, wnioski | |||
01 | ORGANIZACJA | |||||
010 | Organizacja oraz prace projektowe w zakresie organizacji i zarządzania Ministerstwem | |||||
0100 | Organizacja Ministerstwa | A | W tym akty założycielskie, statut, akty erekcyjne, podział pracy w kierownictwie, regulamin organizacyjny, wnioski i decyzje dotyczące zmian organizacyjnych oraz sporów kompetencyjnych, ustalenia i wytyczne, schemat organizacyjny | |||
0101 | Organizacja komórek organizacyjnych | A | W tym wewnętrzne regulaminy komórek organizacyjnych, dokumentacja dotycząca sposobu zarządzania, ustalenia i wytyczne | |||
0102 | Organizacja organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra | A | W tym statuty, regulaminy organizacyjne, schematy organizacyjne | |||
0103 | Organizacja innych podmiotów | BE5 | W tym informacje o zmianach zasad funkcjonowania, danych teleadresowych | |||
0104 | Prace projektowe w zakresie organizacji i zarządzania Ministerstwem | A | Kat. A dotyczy końcowych wersji analiz i założeń oraz dokumentacji projektów własnych wdrażanych w Ministerstwie. Projekty zewnętrzne - kat. B5. Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę | |||
011 | Sprawy nadzoru Ministra | Nie dotyczy spraw objętych klasami: 0102, 0312, 0322, 0812 | ||||
0110 | Nadzór nad działalnością organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra | A | W tym porozumienia, aneksy do porozumień. Dla każdego organu lub jednostki zakłada się odrębną teczkę. | |||
0111 | Nadzór właścicielski nad spółkami | A | W tym dokumentacja dotycząca realizacji uprawnień udziałowca/akcjonariusza, nadzoru nad rozporządzaniem składnikami mienia spółek. Dla każdej spółki zakłada się odrębną teczkę | |||
0112 | Nadzór nad izbami gospodarczymi | A | Dla każdej izby gospodarczej zakłada się odrębną teczkę | |||
0113 | Nadzór nad samorządami zawodowymi | A | Dla każdego samorządu zawodowego zakłada się odrębną teczkę | |||
0114 | Sprawy fundacji, dla których Minister jest ministrem właściwym | A | Statuty, sprawozdania roczne z działalności fundacji, korespondencja z fundacjami | |||
012 | Upoważnienia i pełnomocnictwa oraz ustanawianie zastępstw | |||||
0120 | Upoważnienia i pełnomocnictwa | BE10 | Ewidencja, egzemplarze aktowe, korespondencja. | |||
Okres przechowywania liczy się od dnia wygaśnięcia pełnomocnictwa lub upoważnienia. Dla upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przez Ministra, dyrektora generalnego i kierowników komórek organizacyjnych, zakłada się odrębne teczki | ||||||
0121 | Ustanawianie zastępstw | BE10 | Dokumentacja aktów ustanawiających zastępstwa i korespondencja w tych sprawach. Okres przechowywania liczy się od dnia ustania zastępstwa | |||
013 | Ochrona informacji niejawnych | |||||
0130 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie ochrony informacji niejawnych | BE10 | W tym instrukcje, poziomy zagrożeń, ewidencje z zakresu ochrony informacji niejawnych, korespondencja z przedsiębiorcami z którymi zawierana jest umowa z dostępem do informacji niejawnych. Regulacje własne w zakresie ochrony informacji niejawnych - kat. A | |||
0131 | Akta zakończonych postępowań sprawdzających zwykłych i kontrolnych | BE20 | W tym pisma dotyczące poszerzonych postępowań sprawdzających - kat. B10 | |||
0132 | Ochrona informacji niejawnych w systemach teleinformatycznych | BE10 | W tym dokumentacja bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, incydenty bezpieczeństwa teleinformatycznego | |||
0133 | Środki ewidencji dokumentacji kancelarii tajnej | BE10 | Pomocnicze urządzenia ewidencyjne np. książki doręczeń - kat. B5 | |||
0134 | Zmiana klauzuli tajności | BE10 | W tym protokoły i pisma dotyczące przeklasyfikowania dokumentów (zmiany klauzuli tajności) | |||
014 | Ochrona danych osobowych | |||||
0140 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie z zakresu danych osobowych | B10 | ||||
0141 | Rejestry czynności przetwarzania danych oraz rejestr kategorii czynności zgodnie z RODO, wykazy zakresu ochrony danych osobowych, zgłoszenia naruszeń ochrony danych osobowych oraz upoważnienia do przetwarzania danych osobowych | BE10 | W tym wnioski o wydanie/odwołanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych | |||
0142 | Udostępnianie danych osobowych oraz realizacja działań podjętych w związku z żądaniem osoby, której dane dotyczą, zgodnie z RODO | BE10 | Realizacja działań podjętych na podstawie art. 15-22 RODO, w związku z żądaniem osoby, której dane dotyczą, w tym wnioski i pisma o udostępnienie danych osobowych z instytucji zewnętrznych i od osób fizycznych, których dane dotyczą | |||
0143 | Sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami RODO | B10 | ||||
0144 | Ocena ryzyka naruszenia ochrony danych osobowych oraz ocena skutków dla ochrony danych osobowych | BE10 | W tym określenie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających stopień bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadającemu ryzyku naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą | |||
015 | Udostępnianie informacji publicznej | BE10 | Udostępnianie na wniosek, ponowne udostępnianie informacji publicznej, udostępnianie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej. Decyzje o odmowie udzielenia informacji publicznej i decyzje o odmowie wyrażenia zgody na ponowne wykorzystanie informacji sektora publicznego - kat. BE50 | |||
016 | Obsługa kancelaryjna | |||||
0160 | Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo | A | W tym Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, korespondencja w sprawie, wyjaśnienia, interpretacje, opinie | |||
0161 | Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji | B5 | W tym rejestry przesyłek, korespondencja w tych sprawach | |||
0162 | Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe | A | Przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 222 | |||
0163 | Ewidencja druków ścisłego zarachowania | B10 | ||||
0164 | Przekazywanie dokumentacji między urzędami lub komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w związku ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymi | A | Protokoły zdawczo-odbiorcze | |||
017 | Obsługa archiwum zakładowego | |||||
0170 | Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum | A | Spisy zdawczo-odbiorcze i ich wykazy. Sposób ewidencji dokumentacji przechowywanej w archiwum jest określony w Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa | |||
0171 | Przekazywanie materiałów archiwalnych do zasobu archiwum państwowego | A | ||||
0172 | Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej | A | W tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji | |||
0173 | Ewidencja udostępniania i wypożyczania dokumentacji w archiwum | B5 | ||||
0174 | Kwerendy archiwalne dokumentacji w archiwum | BE5 | ||||
0175 | Skontrum dokumentacji w archiwum | A | ||||
0176 | Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum | BE10 | ||||
018 | Zbiory biblioteczne | |||||
0180 | Ewidencja zbiorów bibliotecznych | A | W tym księgi, kartoteki, bazy danych | |||
0181 | Gromadzenie zbiorów bibliotecznych | B5 | Dokumentacja związana z gromadzeniem i prenumeratą zbiorów | |||
0182 | Udostępnianie zbiorów bibliotecznych | B5 | ||||
02 | AKTY NORMATYWNE, POMOC PRAWNA, ZEZWOLENIA NA UTWORZENIE PRZEDSTAWICIELSTW FUNDACJI ZAGRANICZNYCH | |||||
020 | Wewnętrzne akty normatywne | Zarządzenia, decyzje itp. Ministra oraz dyrektora generalnego | ||||
0200 | Zbiór wewnętrznych aktów normatywnych | A | Komplet podpisanych egzemplarzy aktowych zarządzeń, decyzji, instrukcji, wytycznych, pism okólnych, ich rejestry, itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. W przypadku aktów podlegających ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Ministra także akt wewnętrzny w formie dokumentu elektronicznego, opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym Ministra. 1 egz. wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się w odpowiednich klasach i przechowuje w odpowiednich teczkach | |||
0201 | Projekty wewnętrznych aktów normatywnych | A | W tym korespondencja w toku procesu legislacyjnego, opinie i stanowiska wobec projektowanych aktów normatywnych, wnioski w sprawie konieczności opracowania bądź zmiany przepisów. W klasie tej rejestruje się wyłącznie projekt, którego zarejestrowanie nie zostało przewidziane we właściwej tematycznie klasie rzeczowej wykazu akt | |||
0202 | Opiniowanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych | BE10 | Dokumentacja udzielania opinii do projektów | |||
021 | Akty normatywne powszechnie obowiązujące | |||||
0210 | Własne projekty aktów normatywnych powszechnie obowiązujących - ustaw, rozporządzeń Rady Ministrów oraz własne projekty założeń projektów ustaw | A | W tym projekty aktów prawnych, korespondencja w toku procesu legislacyjnego, opinie i stanowiska wobec projektowanych aktów prawnych, wnioski podmiotów zewnętrznych w sprawie konieczności opracowania bądź zmiany przepisów oraz ostateczne wersje projektów, zaaprobowanych i przekazanych przez Ministra właściwym organom. Dla każdego aktu zakłada się odrębną teczkę | |||
0211 | Akty normatywne powszechnie obowiązujące wydane przez Ministra | A | W tym projekty aktów prawnych, korespondencja w toku procesu legislacyjnego, podpisane akty normatywne | |||
0212 | Wyjaśnienia, interpretacje i opinie przepisów, których projekty zostały przygotowane w Ministerstwie | BE10 | ||||
0213 | Opiniowanie własnych projektów aktów normatywnych powszechnie obowiązujących oraz własnych projektów założeń projektów ustaw | BE10 | ||||
0214 | Działalność lobbingowa w procesie stanowienia prawa prowadzona w Ministerstwie | A | ||||
022 | Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnych oraz projektów umów międzynarodowych | |||||
0220 | Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnych | B5 | Dokumentacja udzielania opinii do projektów, w tym projekty stanowiska Rządu RP wobec pozarządowych projektów ustaw | |||
0221 | Opiniowanie zewnętrznych projektów innych dokumentów rządowych | B5 | ||||
0222 | Opiniowanie projektów umów międzynarodowych | B5 | ||||
023 | Zbiór aktów normatywnych niepublikowanych oraz innych dokumentów i opracowań rządowych | B5 | W tym kopie zarządzeń, uchwał, protokołów z posiedzeń komitetów Rady Ministrów | |||
024 | Pomoc prawna | B5 | W tym opinie prawne do umów zawieranych przez Ministerstwo oraz opinie prawne związane z zapytaniami komórek organizacyjnych Ministerstwa, instytucji, organizacji, obywateli | |||
025 | Sprawy sądowe | |||||
0250 | Sprawy sądowe przed sądami powszechnymi i Sądem Najwyższym | BE10 | W tym cywilne, gospodarcze, karne, z zakresu prawa pracy. Okres przechowywania liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie | |||
0251 | Sprawy sądowe przed sądami administracyjnymi | BE10 | Okres przechowywania liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie | |||
0252 | Rejestr spraw sądowych | BE10 | ||||
026 | Postępowania przed Trybunałami | |||||
0260 | Postępowania przed Trybunałem Konstytucyjnym | A | ||||
0261 | Postępowania przed trybunałami europejskimi oraz inne sprawy związane ze stosowaniem prawa Unii Europejskiej | A | ||||
027 | Zezwolenia na utworzenie przedstawicielstw fundacji zagranicznych na terytorium RP | A | W tym dokumenty potwierdzające rejestrację fundacji zagranicznych oraz ich wnioski w sprawie utworzenia przedstawicielstwa | |||
03 | PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ, ANALIZY, PROGRAMY | |||||
030 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie planowania działalności i sprawozdawczości | BE10 | Regulacje własne w zakresie planowania działalności i sprawozdawczości - kat. A | |||
031 | Planowanie | |||||
0310 | Planowanie na poziomie całego Ministerstwa | A | Jeżeli dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się co do zakresu i rodzaju danych w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kategorii B5 | |||
0311 | Planowanie na poziomie komórek organizacyjnych Ministerstwa | A | ||||
0312 | Planowanie organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra | A | ||||
032 | Sprawozdawczość | |||||
0320 | Sprawozdania na poziomie całego Ministerstwa | A | Jak przy klasie 0310 | |||
0321 | Sprawozdania na poziomie komórek organizacyjnych Ministerstwa | A | ||||
0322 | Sprawozdania organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra | A | ||||
033 | Analizy tematyczne lub przekrojowe | A | ||||
034 | Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych jednostek organizacyjnych | A | ||||
035 | Programy | A | m. in. dokumentacja związana z realizacją Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata 2014-2019 oraz współpracą z Centralnym Biurem Antykorupcyjnym w tym osłona antykorupcyjna | |||
04 | INFORMATYKA | |||||
040 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie informatyzacji Ministerstwa | BE10 | Regulacje własne w zakresie informatyzacji Ministerstwa - kat. A | |||
041 | Projektowanie i koordynacja budowy systemów informatycznych i teleinformatycznych | |||||
0410 | Organizacja projektowania, założenia i wymagania dotyczące budowy systemów informatycznych i teleinformatycznych | BE10 | W tym plany, harmonogramy, oferty, dokumentacja analityczna, projekty wymagań i założeń dla budowy systemów informatycznych i teleinformatycznych, korespondencja, | |||
0411 | Projektowanie rozwiązań informatycznych i teleinformatycznych | BE10 | W tym dokumentacja projektowa, plany | |||
0412 | Oceny i testy systemów informatycznych i teleinformatycznych | BE10 | W tym dokumentacja w zakresie przeprowadzenia testów oraz audytów, dokumentacja odbiorów systemów informatycznych i teleinformatycznych | |||
042 | Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów informatycznych i teleinformatycznych oraz oprogramowania | BE10 | ||||
043 | Eksploatacja infrastruktury i systemów informatycznych i teleinformatycznych | |||||
0430 | Instalacja, utrzymywanie i administrowanie oprogramowaniem | BE10 | W tym dokumentacja w zakresie utrzymania i administrowania oprogramowaniem, wnioski o instalację oprogramowania | |||
0431 | Utrzymywanie infrastruktury informatycznej i teleinformatycznej | BE10 | W tym utrzymanie sprzętu, sieci, łączy teletransmisyjnych, Internet | |||
0432 | Dokumentacja eksploatacyjna systemów informatycznych i teleinformatycznych | BE10 | ||||
0433 | Modernizacja bazy sprzętowej | BE10 | ||||
0434 | Serwis techniczny, przeglądy sprzętu | B2 | Korespondencja w zakresie przeprowadzanych przeglądów technicznych sprzętu | |||
044 | Bezpieczeństwo informatyczne i teleinformatyczne | W tym dokumentacja dotycząca fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony systemów informatycznych i teleinformatycznych np. wytyczne, zalecenia konfiguracyjne, rekomendacje, polityki, regulaminy, procedury bezpieczeństwa, dokumentacja bezpieczeństwa teleinformatycznego, audyt teleinformatyczny | ||||
0440 | Bezpieczeństwo systemów informatycznych i teleinformatycznych | BE10 | W klasie tej rejestruje się również sprawy dotyczące bezpieczeństwa systemów informatycznych i teleinformatycznych przetwarzających dane osobowe | |||
0441 | Nadawanie prawa dostępu do danych i sprzętu informatycznego i teleinformatycznego oraz uprawnień do systemów informatycznych i teleinformatycznych | B10 | ||||
0442 | Zabezpieczenia kryptograficzne systemów informatycznych i teleinformatycznych oraz oprogramowania | A | ||||
05 | SKARGI I WNIOSKI ORAZ INNE WYSTĄPIENIA DO MINISTERSTWA | |||||
050 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie załatwiania skarg, wniosków i innych wystąpień | BE10 | Regulacje własne w zakresie załatwiania skarg, wniosków i innych wystąpień - kat. A | |||
051 | Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio | A | Klasa obejmuje także rejestr | |||
052 | Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości | B5 | Jak przy klasie 051 | |||
053 | Petycje | |||||
0530 | Petycje załatwiane bezpośrednio | A | Jak przy klasie 051 | |||
0531 | Petycje przekazywane do załatwienia według właściwości | B5 | Jak przy klasie 051 | |||
054 | Interpelacje i zapytania | A | W tym np. posłów, senatorów, radnych, rzeczników | |||
055 | Pozostałe sygnały obywatelskie | BE5 | Jak przy klasie 051 W tym anonimy | |||
06 | PRACE NAUKOWO-BADAWCZE, DZIAŁALNOŚĆ WYDAWNICZA, INFORMACYJNA I PROMOCYJNA | |||||
060 | Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe | |||||
0600 | Opracowania Ministerstwa lub wykonane na zlecenie Ministerstwa | A | ||||
0601 | Opracowania zewnętrzne dotyczące zakresu działania Ministerstwa | B5 | ||||
061 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie działalności wydawniczej, informacyjnej i promocyjnej | BE10 | Regulacje własne w zakresie działalności wydawniczej, informacyjnej i promocyjnej - kat. A | |||
062 | Własne wydawnictwa | |||||
0620 | Teki wydawnicze Ministerstwa | A | Umowy, zatwierdzony projekt, rozstrzygnięcie wyboru ofert, wybrany do wydawnictwa materiał foto - B10. Dla każdego tytułu wydawanego przez Ministerstwo zakłada się odrębną teczkę zawierającą egzemplarz okazowy oraz dokumentację każdego tytułu | |||
0621 | Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie | B5 | W tym zlecenia, rozliczenia zleceń, zapotrzebowania na materiały fotograficzne | |||
063 | Patronaty | A | ||||
064 | Kontakty ze środkami publicznego przekazu | |||||
0640 | Udział w polityce informacyjnej Rady Ministrów | A | W tym dokumentacja dotycząca współpracy z Centrum Informacyjnym Rządu w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów | |||
0641 | Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje prasowe i wywiady | A | W tym publikowane komunikaty resortu, sprostowania, odpowiedzi, polemiki prasowe | |||
0642 | Monitoring środków publicznego przekazu | B10 | W tym wyniki codziennego przeglądu prasy | |||
065 | Promocja działalności Ministerstwa | A | W tym sprawy związane z prowadzeniem akcji promujących i popularyzujących działania podejmowane przez Ministerstwo, udział w akcjach promocyjnych prowadzonych przez inne podmioty, opracowywanie materiałów promocyjnych | |||
066 | Reprezentacja | B5 | W tym zaproszenia, zawiadomienia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja członków kierownictwa Ministerstwa oraz kierownictwa komórek organizacyjnych Ministerstwa o podobnym charakterze - nie związana z załatwianiem określonej sprawy | |||
067 | Nagrody Ministra | BE10 | W tym powołania członków zespołów oceniających, zaproszenia, podziękowania, zawiadomienia i inna korespondencja związana z konkursami o nagrodę MIB. | |||
07 | WSPÓŁDZIAŁANIE Z INNYMI PODMIOTAMI W KRAJU I ZA GRANICĄ | Przy czym udział w posiedzeniach komisji, zespołów i grup roboczych klasyfikuje się w klasach rzeczowych w ramach grupy rzeczowej 00 | ||||
070 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie współdziałania z innymi podmiotami w kraju i za granicą | BE10 | Regulacje własne w zakresie współdziałania z innymi podmiotami w kraju i za granicą - kat. A | |||
071 | Kontakty z podmiotami krajowymi | |||||
0710 | Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym | A | ||||
0711 | Umowy i porozumienia z podmiotami krajowymi dotyczące zakresu i sposobu współdziałania | A | ||||
0712 | Przyjmowanie delegacji krajowych | BE10 | W tym korespondencja, harmonogramy wizyt, notatki informacyjne i tezy do spotkań | |||
0713 | Krajowe wyjazdy delegacji Ministerstwa | BE10 | ||||
072 | Kontakty z podmiotami zagranicznymi | |||||
0720 | Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania Ministerstwa z podmiotami zagranicznymi | A | ||||
0721 | Umowy i porozumienia z podmiotami zagranicznymi dotyczące zakresu i sposobu współdziałania | A | W tym ewidencja | |||
0722 | Spotkania oraz wymiana doświadczeń z podmiotami zagranicznymi | A | ||||
0723 | Zagraniczne wyjazdy delegacji Ministerstwa | BE10 | Oryginały zatwierdzonych wniosków wyjazdowych przechowuje się w komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw obsługi finansowej. Wnioski, instrukcje wyjazdowe i sprawozdania z wyjazdów - kat. A | |||
0724 | Przyjmowanie delegacji zagranicznych | BE10 | W tym korespondencja, harmonogramy wizyt, notatki informacyjne i tezy do spotkań | |||
0725 | Międzynarodowa współpraca | A | Korespondencja, opracowania własne (opracowania obce - kat. B10), sprawozdania z rozmów, protokoły, uzgodnienia. Dotyczy także współpracy transgranicznej w zakresie gospodarki przestrzennej. Dla każdego kraju zakłada się odrębną teczkę. | |||
073 | Promowanie zobowiązań krajowych we współpracy z podmiotami międzynarodowymi | A | ||||
074 | Promowanie międzynarodowych zobowiązań w kraju | A | ||||
075 | Przedstawiciele Ministra w przedstawicielstwach dyplomatycznych RP za granicą i w organizacjach międzynarodowych | A | ||||
076 | Partnerstwo publiczno-prywatne | A | ||||
08 | KONTROLA I AUDYT WEWNĘTRZNY | |||||
080 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zagadnień kontroli i audytu wewnętrznego | BE10 | Regulacje własne w zakresie zagadnień kontroli i audytu wewnętrznego - kat. A | |||
081 | Kontrole | |||||
0810 | Kontrole zewnętrzne w Ministerstwie | A | Dla każdej kontroli zakłada się odrębną teczkę | |||
0811 | Kontrole wewnętrzne w Ministerstwie | A | Jak przy klasie 0810 | |||
0812 | Kontrole organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra | A | Jak przy klasie 0810. Klasa ta obejmuje kontrole resortowe prowadzone na podstawie przepisów ustawy o kontroli w administracji rządowej | |||
0813 | Wystąpienia organów kontroli do jednostek niekontrolowanych | B5 | Nie związane z klasami 0810-0812 | |||
0814 | Książki kontroli | B10 | ||||
082 | Audyt wewnętrzny | |||||
0820 | Akta bieżące audytu | A | W tym dokumentacja zadania audytowego, monitorowania i czynności sprawdzających | |||
0821 | Akta stałe audytu | A | W tym opisy procedur audytu, dokumentacja sprawozdawczości i planowania w zakresie audytu oraz, inne informacje mające wpływ na przeprowadzane audyty i analizę ryzyka | |||
0822 | Obsługa Komitetu Audytu | A | W tym dokumentacja dotycząca obsługi organizacyjnej Komitetu Audytu, protokoły posiedzeń, uchwały Komitetu Audytu, dokumentacja współpracy Komitetu Audytu z jednostkami w działach i z audytorami w jednostkach w działach | |||
083 | Kontrola zarządcza | A | W tym oświadczenie Ministra, komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra o stanie kontroli zarządczej, dokumentacja samooceny. Dokumentacja identyfikacji i oceny ryzyka oraz koordynacji zarządzania ryzykiem, informacje o ryzykach kluczowych, zestawienia wniosków i zadań wynikających z oceny | |||
1 | KADRY | |||||
10 | REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE SPRAW KADROWYCH | |||||
100 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje własne w zakresie spraw kadrowych | A | Regulamin pracy, zasady wynagradzania, w tym regulaminy premiowania i nagradzania | |||
101 | Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych | BE10 | ||||
102 | Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych | A | ||||
11 | NAWIĄZYWANIE, PRZEBIEG I ROZWIĄZYWANIE STOSUNKU PRACY | |||||
110 | Nabór pracowników | |||||
1100 | Nabór na stanowiska w korpusie służby cywilnej | B5 | Ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy w służbie cywilnej, w tym na wyższe stanowiska w służbie cywilnej. Okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów. Dokumenty osób przyjętych odkłada się do akt osobowych | |||
1101 | Nabór na stanowiska niebędące w korpusie służby cywilnej: pomocnicze, robotnicze i obsługi | B5 | Jak przy klasie 1100 | |||
111 | Przebieg zatrudnienia pracowników Ministerstwa | |||||
1110 | Ocenianie pracowników | B5 | Korespondencja dotycząca ocen okresowych. Oceny poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych - | |||
kat. BE50 | ||||||
1111 | Awansowanie i wynagradzanie pracowników | B5 | Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50 | |||
1112 | Opisy stanowisk pracy | B5 | 1 egz. oryginału przechowuje się w aktach osobowych pracownika - kat. BE50 | |||
1113 | Wartościowanie stanowisk pracy | B10 | ||||
1114 | Dodatkowe zatrudnienie i zajęcia zarobkowe | B5 | Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych - kat. BE50 | |||
112 | Rozwiązanie stosunku pracy | B5 | Dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy odkłada się do akt osobowych | |||
113 | Sprawy ze stosunku pracy kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra | |||||
1130 | Powołania, jako nawiązanie stosunku pracy | B10 | ||||
1131 | Odwołania, jako rozwiązanie stosunku pracy | B10 | ||||
1132 | Ustalone wynagrodzenia | B10 | ||||
1133 | Nagrody i premie | B10 | ||||
1134 | Świadczenia wynikające z zawartego stosunku pracy | B10 | ||||
114 | Staże, wolontariat, praktyki | |||||
1140 | Staże | B5 | ||||
1141 | Wolontariat | B5 | ||||
1142 | Praktyki | B5 | ||||
115 | Prace zlecone (umowy cywilnoprawne) | |||||
1150 | Prace zlecone ze składką na ZUS | B50 | ||||
1151 | Prace zlecone bez składki na ZUS | B10 | W tym rejestr umów zleceń i umów o dzieło | |||
116 | Nagradzanie, odznaczanie i karanie | |||||
1160 | Nagrody i premie dla pracowników Ministerstwa | BE10 | ||||
1161 | Podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy | B5 | Przy czym niektóre dokumenty poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych | |||
1162 | Odznaczenia państwowe | BE10 | Kopie pism dotyczących konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych | |||
1163 | Odznaki resortowe | BE10 | Dokumenty dotyczące nadania odznak resortowych | |||
1164 | Karanie | B*) | *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa | |||
117 | Odpowiedzialność dyscyplinarna | |||||
1170 | Postępowanie dyscyplinarne | B*) | *) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa | |||
1171 | Postępowanie wyjaśniające | B*) | Jak przy klasie 1170 | |||
118 | Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin | |||||
1180 | Oświadczenia majątkowe | B*) | Okres przechowywania określają odrębne przepisy prawa, w innym przypadku wynosi 6 lat. Dotyczy także korespondencji w sprawie oświadczeń | |||
1181 | Oświadczenia lustracyjne i inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin | B*) | Jak przy klasie 1180 | |||
119 | Restrukturyzacja zatrudnienia | BE10 | ||||
12 | EWIDENCJA OSOBOWA | |||||
120 | Akta osobowe pracowników Ministerstwa | BE50 | Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą: w cz. A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w cz. B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w cz. C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia | |||
121 | Pomoce ewidencyjne do akt osobowych | BE50 | W tym dane z systemów teleinformatycznych do obsługi spraw kadrowych | |||
122 | Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu | B5 | W tym rejestr wydanych zaświadczeń | |||
13 | BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY | |||||
130 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje dotyczące zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracy | BE10 | Regulacje własne w zakresie zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracy - kat. A | |||
131 | Kontrola warunków i bezpieczeństwa pracy | A | W tym protokoły z dokonanych kontroli | |||
132 | Ocena ryzyka zawodowego, działania w zakresie przeciwdziałania wypadkom i chorobom zawodowym | BE10 | W tym programy BHP, karty oceny ryzyka zawodowego | |||
133 | Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy | BE10 | Dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich - kat. A | |||
134 | Warunki szkodliwe i choroby zawodowe | BE10 | W tym charakterystyki stanowisk pracy. Rejestr chorób zawodowych - kat. B40 | |||
14 | DYSCYPLINA PRACY | |||||
140 | Ewidencja obecności | B3 | W tym kartoteka graficzna obecności pracownika, rejestr nieobecności, listy obecności, ewidencje wyjść służbowych i prywatnych, tym kontrola obecności w pracy | |||
141 | Zwolnienia lekarskie | B5 | W tym kontrola zwolnień lekarskich. Zwolnienia lekarskie przechowuje się wraz z dokumentacją płacową pracownika | |||
142 | Urlopy pracownicze | B5 | Plany urlopów oraz korespondencja w sprawach urlopów | |||
143 | Postępowania w sprawach mobbingu | BE10 | Postępowania wewnętrzne | |||
144 | Etyka członków korpusu służby cywilnej | BE10 | Sprawy związane z etyką pracowników w przypadkach innych niż postępowania dyscyplinarne, w tym wytyczne, regulacje własne, korespondencja w tych sprawach | |||
15 | SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW | |||||
150 | Służba przygotowawcza | B10 | ||||
151 | Indywidualne programy rozwoju zawodowego | B5 | ||||
152 | Szkolenia | W tym przy pomocy osób i jednostek zewnętrznych | ||||
1520 | Szkolenia indywidualne | B5 | ||||
1521 | Szkolenia językowe | B5 | ||||
1522 | Szkolenia grupowe | B5 | ||||
153 | Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w formach innych niż szkolenia | |||||
1530 | Studia, aplikacje | B5 | W tym studia wyższe, studia podyplomowe, studia doktoranckie, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych. Kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych poszczególnych pracowników | |||
1531 | Staże zagraniczne, stypendia, eksperci narodowi | B5 | W tym wyjazdy organizowane w formie praktyki zawodowej. | |||
16 | SPRAWY SOCJALNE | |||||
160 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zasad działalności socjalnej | BE10 | W tym Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Regulacje własne w zakresie zasad działalności socjalnej - kat. A | |||
161 | Sprawy działalności socjalnej | B5 | W tym protokoły z działalności socjalnej, plany rzeczowo-finansowe Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych | |||
162 | Formy działalności socjalnej | |||||
1620 | Dofinansowanie wypoczynku, częściowa refundacja zajęć sportowo-rekreacyjnych, wydarzeń kulturalnych | B3 | W tym wykazy dopłat | |||
1621 | Pożyczki na cele mieszkaniowe | B3 | W tym wykaz wypłat, rejestr umów dotyczących pożyczek | |||
1622 | Pomoc finansowa i rzeczowa oraz organizacja i finansowanie imprez okolicznościowych | B3 | W tym wykazy wypłat | |||
1623 | Organizacja i wyposażenie pomieszczeń związanych z prowadzeniem działalności socjalnej oraz grupowych form działalności sportowej i rekreacyjnej | B5 | ||||
17 | UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I OPIEKA ZDROWOTNA | |||||
170 | Ubezpieczenia społeczne | |||||
1700 | Zgłoszenia i wyrejestrowania ubezpieczeń społecznych | B10 | W tym zgłoszenia członków rodzin, zmiany adresów itd. Dokumenty poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych - kat. BE50 | |||
1701 | Dowody uprawnień do zasiłków | B5 | Dotyczy zasiłków chorobowych, rodzinnych i pogrzebowych | |||
1702 | Emerytury i renty | B10 | W tym zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (Rp-7), korespondencja w sprawie odpraw emerytalnych/rentowych itp. | |||
171 | Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp. | B10 | Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy | |||
172 | Opieka zdrowotna | |||||
1720 | Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej | B10 | ||||
1721 | Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy | B10 | W tym badania wstępne, okresowe, kontrolne oraz kontrolne badania okulistyczne pracowników, w tym także refundacja wydatku na zakup okularów lub soczewek korygujących wzrok dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe | |||
2 | GOSPODAROWANIE MIENIEM, BEZPIECZEŃSTWO NARODOWE | |||||
20 | ADMINISTROWANIE I EKSPLOATACJA NIERUCHOMOŚCI | |||||
200 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie spraw gospodarowania mieniem | BE10 | Regulacje własne w zakresie spraw gospodarowania mieniem - kat. A | |||
201 | Stan prawny nieruchomości | A | W tym decyzje o ustanowieniu trwałego zarządu i ich zmiany, wypisy z ksiąg wieczystych, wypisy i odpisy z ewidencji gruntów i budynków, protokoły zdawczo-odbiorcze nieruchomości z odpowiednich rejestrów i inne dokumenty dotyczące stanu prawnego nieruchomości | |||
202 | Podatki i opłaty publiczno-prawne od nieruchomości | B10 | ||||
203 | Gospodarowanie nieruchomościami Skarbu Państwa przejętymi po likwidacji jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra | BE5 | W tym dokumentacja przekazania nieruchomości do zasobu nieruchomości Skarbu Państwa, protokół, dokumentacja zagospodarowania lub sprzedaży | |||
204 | Wykorzystywanie nieruchomości na potrzeby własne | B10 | Zagospodarowanie nieruchomości pozostających w trwałym zarządzie Ministerstwa na potrzeby własne | |||
205 | Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych nieruchomości na potrzeby innych osób/jednostek | |||||
2050 | Wynajem lokali mieszkalnych | B10 | W tym korespondencja, wystąpienia do Ministra o udzielenie zgody na wynajem, umowy i aneksy do umów. Okres przechowywania liczy się od zakończenia obowiązywania umowy najmu | |||
2051 | Użyczanie, wynajem, dzierżawa lub udostępnianie nieruchomości własnych na podstawie innego tytułu prawnego | B10 | Jak przy klasie 2050 | |||
206 | Eksploatacja nieruchomości | |||||
2060 | Eksploatacja nieruchomości własnych | B10 | W tym korespondencja i umowy z dostawcami energii elektrycznej, energii cieplnej, zimniej i ciepłej wody, rozliczenia zużycia, utrzymanie stanu technicznego nieruchomości | |||
2061 | Eksploatacja innych nieruchomości na potrzeby własne | B10 | W tym korespondencja, umowy i porozumienia, rozliczenia z podmiotami użyczającymi powierzchnię na potrzeby Ministerstwa lub udostępniającymi nieruchomości na podstawie innego tytułu prawnego | |||
21 | INWESTYCJE I REMONTY NIERUCHOMOŚCI | BE5 | W tym dokumentacja dotycząca przygotowania, wykonawstwa i odbioru, w tym uzgodnienia z konserwatorem zabytków, projekty budowlane, kosztorysy, pozwolenia na budowę lub zgłoszenia robót budowlanych, odbiory, rozliczenia, w tym finansowe, zgłoszenia do użytkowania, pozwolenia na użytkowanie. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jej utraty. Dokumentacja dotycząca obiektów zabytkowych i nietypowych -kat. A. Dla każdego obiektu zakłada się odrębną teczkę | |||
22 | GOSPODAROWANIE RZECZOWYMI SKŁADNIKAMI MIENIA | |||||
220 | Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych | B10 | W tym księgi inwentarzowe | |||
221 | Gospodarowanie własnymi składnikami mienia | |||||
2210 | Dokumentowanie przyjęcia, wydania mienia | B5 | W tym umowy użyczenia, protokoły zdawczo-odbiorcze od dostawców | |||
2211 | Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna sprzętu, maszyn i urządzeń | B5 | W tym opisy techniczne, karty gwarancyjne, instrukcje obsługi | |||
2212 | Konserwacja i naprawy składników mienia ruchomego | B5 | ||||
222 | Prowadzenie gospodarki magazynowej | B5 | W tym wnioski komórek organizacyjnych Ministerstwa o wydanie materiałów z magazynu | |||
223 | Gospodarowanie mieniem ruchomym obcym | B5 | W tym dokumentowanie przyjęcia, wydania mienia, umowy użyczenia. Okres przechowywania liczy się od momentu zwrotu mienia | |||
224 | Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników | B10 | W tym karty osobistego wyposażenia, protokoły wydania do użytkowania na stanowisku pracy | |||
225 | Wycofanie z użytkowania składników mienia ruchomego | |||||
2250 | Ocena przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego do dalszego wykorzystania w Ministerstwie | B10 | W tym wnioski o ocenę, protokoły Komisji do oceny przydatności składników rzeczowych majątku ruchomego | |||
2251 | Sprzedaż składników mienia | B10 | W tym dokumentacja przetargowa | |||
2252 | Przekazanie składników mienia innej jednostce, w tym darowizna składników mienia | B10 | W tym protokoły zdawczo-odbiorcze i umowy darowizny | |||
2253 | Likwidacja składników mienia | B10 | W tym protokoły Komisji likwidacyjnej | |||
226 | Gospodarowanie odpadami i surowcami wtórnymi | |||||
2260 | Gospodarowanie odpadami w jednostce | B5 | W tym informacje o wytwarzanych odpadach, wnioski i pozwolenia na wytwarzanie odpadów. Sprawozdania roczne - kat. A | |||
2261 | Unieszkodliwianie odpadów | B5 | W tym dokumentacja unieszkodliwienia odpadów, karty odpadów | |||
2262 | Gospodarowanie surowcami wtórnymi | B5 | ||||
23 | ŚRODKI TRANSPORTU I ŁĄCZNOŚCI | |||||
230 | Eksploatacja środków transportowych | |||||
2300 | Eksploatacja własnych środków transportowych | B5 | W tym karty drogowe samochodów, przeglądy techniczne, naprawy, umowy udostępniania samochodów pracownikom | |||
2301 | Użytkowanie obcych środków transportowych | B5 | W tym zlecenia, porozumienia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów do celów służbowych, karty drogowe samochodów | |||
231 | Zapotrzebowanie na usługi łączności i usługi telekomunikacyjne, usługi pocztowe i kurierskie | B5 | ||||
24 | OCHRONA OSÓB I MIENIA | |||||
240 | Zabezpieczenie obiektów | |||||
2400 | Bezpieczeństwo obiektów i mienia ruchomego | BE10 | W tym plany ochrony obiektów, umowy z firmami ochroniarskimi. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej instrukcji ochrony | |||
2401 | Kontrola ruchu osobowego | B10 | W tym przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia | |||
2402 | Ochrona obiektów | B10 | ||||
2403 | Ochrona obowiązkowa obiektów | BE10 | W tym decyzje, wyciągi, wnioski, wykazy w sprawie obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie | |||
241 | Ochrona przeciwpożarowa i bezpieczeństwo pożarowe | BE10 | W tym dokumentacja projektowa, protokoły z przeglądów serwisowych i konserwacji, umowy | |||
242 | Ubezpieczenie mienia | B10 | W tym umowy ubezpieczenia mienia, w tym umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej OC i ubezpieczenia autocasco AC, likwidacja szkód. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy | |||
25 | ZAMÓWIENIA PUBLICZNE | |||||
250 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zamówień publicznych | BE10 | Regulacje własne w zakresie zamówień publicznych - kat. A | |||
251 | Postępowania o udzielenie zamówień publicznych | Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia realizacji zamówienia | ||||
2510 | Postępowania o udzielenie zamówień publicznych do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych | B5 | Z wyłączeniem postępowań w klasie 2511 | |||
2511 | Postępowania o udzielenie zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych | B*) | *) okres przechowywania uzależniony jest od zawartych zobowiązań | |||
2512 | Postępowania o udzielenie zamówień publicznych do których nie stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych | B5 | Z wyłączeniem postępowań w klasie 2513 | |||
2513 | Postępowania o udzielenie zamówień publicznych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej do których nie stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych | B*) | *) okres przechowywania uzależniony jest od zawartych zobowiązań | |||
252 | Rejestr zamówień publicznych | B5 | ||||
253 | Nadzór nad realizacją zamówień publicznych | BE5 | W tym notatki, raporty, sprawozdania, plany, korespondencja bieżąca. Roczne sprawozdania z wykonania zamówień publicznych przekazywane do Urzędu Zamówień Publicznych - kat. A | |||
26 | SPRAWY OBRONNE, ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE, OBRONA CYWILNA | |||||
260 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie spraw obronnych | BE10 | Regulacje własne w zakresie spraw obronnych - kat. A | |||
261 | Przygotowania obronne | Dotyczy również organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra | ||||
2610 | Planowanie operacyjne | A | W tym dokumentacja planowania operacyjnego, przeglądów obronnych oraz plany osłony technicznej | |||
2611 | Programowanie obronne | A | W tym dokumentacja programowania obronnego (Program Pozamilitarnych Przygotowań Obronnych), decyzje, umowy | |||
2612 | Militaryzacja | BE10 | W tym koncepcje, harmonogramy, plany, regulaminy, zestawienia, wykazy, reklamowanie od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej (na wniosek i z urzędu) | |||
2613 | Mobilizacja gospodarki | BE10 | W tym wykazy, programy | |||
2614 | System Kierowania Bezpieczeństwem Narodowym (SKBN) | A | W tym koncepcje, harmonogramy, plany, przygotowania elementów SKBN | |||
2615 | Szczególna ochrona obiektów ważnych dla bezpieczeństwa i obronności państwa | BE10 | W tym dokumentacja szczególnej ochrony obiektów, plany, wykazy | |||
262 | Zarządzanie kryzysowe | |||||
2620 | Struktury zarządzania kryzysowego | A | W tym dokumenty dotyczące zarządzania kryzysowego, dokumentacja Zespołu Zarządzania Kryzysowego, ćwiczenia | |||
2621 | Organizacja monitorowania zagrożeń | BE10 | W tym raporty dzienne, sprawozdania miesięczne i kwartalne, informacje wytwarzane przez struktury monitorujące zagrożenia | |||
2622 | Infrastruktura krytyczna | A | W tym sprawozdania roczne, koncepcje, informacje w obszarze infrastruktury krytycznej | |||
263 | Obrona cywilna | A | W tym dokumentacja formacji obrony cywilnej | |||
3 | FINANSE ORAZ OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA | |||||
30 | PODSTAWOWE ZASADY EKONOMICZNO-FINANSOWE | A | W tym własne zasady ekonomiczno-finansowe | |||
31 | PLANOWANIE, REALIZACJA i SPRAWOZDAWCZOŚĆ W ZAKRESIE BUDŻETU | |||||
310 | Planowanie budżetu | W tym wieloletni plan finansowy, zbiorczy projekt budżetu resortu oraz dysponentów realizujących programy, plany/projekty planów finansowych resortu | ||||
3100 | Planowanie budżetu dysponenta części | A | W tym materiały do projektu ustawy budżetowej w zakresie części, materiały planistyczne jednostek i komórek organizacyjnych do projektu ustawy budżetowej, korespondencja z jednostkami i komórkami organizacyjnymi oraz Ministrem Finansów i innymi resortami | |||
3101 | Planowanie wydatków na programy | A | W tym materiały do projektu ustawy budżetowej przygotowywane przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w zakresie wydatków na programy, materiały planistyczne dysponentów, korespondencja z dysponentami i Ministrem Finansów | |||
311 | Realizacja budżetu | |||||
3110 | Decyzje w sprawie zmian w budżecie części | A | W tym wnioski o zmiany w budżecie części, korespondencja z jednostkami resortu i komórkami organizacyjnymi, decyzje w sprawie zmian w budżecie części | |||
3111 | Zmiany w wydatkach na programy między rozdziałami i paragrafami | A | W tym wnioski dysponentów innych części budżetowych do ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego o dokonanie zmian w ich budżecie między rozdziałami i paragrafami, korespondencja z dysponentami i komórkami organizacyjnymi | |||
3112 | Zmiany w wydatkach na programy między częściami i działami | A | W tym wnioski dysponentów innych części budżetowych do ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego o dokonanie zmian w ich budżecie między częściami i działami, korespondencja z dysponentami i komórkami organizacyjnymi, decyzje Ministra Finansów | |||
3113 | Wnioski dysponenta części do rezerwy celowej | B10 | W tym wnioski do rezerwy celowej dysponenta części i wnioski o zapewnienie finansowania, korespondencja z komórkami organizacyjnymi i jednostkami resortu, Ministrem Finansów, decyzje Ministra Finansów | |||
3114 | Wnioski dysponentów do rezerwy celowej | B10 | W tym wnioski do rezerwy celowej i wnioski o zapewnienie finansowania dysponentów innych części budżetowych, korespondencja z komórkami organizacyjnymi, Ministrem Finansów, decyzje Ministra Finansów | |||
3115 | Realizacja projektów/ programów/grantów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej, EFTA | BE10 | W tym korespondencja z komórkami organizacyjnymi i dysponentami w sprawie akceptacji wniosków o dofinansowanie projektów/ programów/ grantów, rocznych planów działań, zmian harmonogramów wydatków, korespondencja w sprawie realizacji projektów/programów/grantów | |||
3116 | Plany finansowe i projekty planów finansowych | A | W tym plany i projekty planów finansowych i rzeczowo-finansowych oraz ich aktualizacje, korespondencja z komórkami organizacyjnymi i jednostkami resortu w sprawie projektów/planów | |||
3117 | Dotacja celowa i zwroty | B10 | W tym dokumenty związane z przekazaniem i rozliczaniem dotacji celowej, rozliczenia, umowy dotacji, aneksy, polecenia płatności, pisma w sprawie zwrotów | |||
312 | Sprawozdawczość budżetowa | W tym sprawozdania budżetowe i finansowe jednostek resortu | ||||
3120 | Sprawozdania jednostkowe | A | W tym roczne sprawozdania finansowe i analizy z wykonania budżetu. Sprawozdania jednostkowe dysponenta części oraz dysponenta III stopnia zapewniającego obsługę Ministra. Sprawozdania kwartalne, półroczne - kat. B10 | |||
3121 | Sprawozdania łączne | A | Łączne sprawozdania budżetowe i finansowe resortu | |||
313 | Finanse i księgowość | |||||
3130 | Obrót gotówkowy | B5 | W tym plany, raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych, depozyty kasowe. *Okres przechowywania dla wydatków w ramach perspektywy 2007-2013 liczy się od daty wskazanej w art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w odniesieniu do niektórych projektów generujących dochody oraz art. 38 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z 21 czerwca 1999 r. wprowadzającego ogólne postanowienia odnośnie Funduszy Strukturalnych. Okres przechowywania dla wydatków w ramach perspektywy 2014-2020 liczy się od daty wskazanej w art. 140 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 | |||
3131 | Współpraca z bankami | B5 | Okres przechowywania liczy się jak przy klasie 3130. Umowy z bankami na założenie rachunków bankowych dla Ministerstwa - kat. B10 | |||
3132 | Gospodarka pozabudżetowa | B5 | ||||
314 | Egzekucja należności pieniężnych | |||||
3140 | Egzekucja sądowa | B5 | ||||
3141 | Egzekucja administracyjna | B5 | ||||
32 | KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWA, OBSŁUGA KASOWA | |||||
320 | Dowody i dokumentacja księgowa | B5 | Dla poszczególnych projektów/programów/rejestrów zakłada się odrębne teczki. Okres przechowywania liczy się jak przy klasie 3130 | |||
321 | Rozliczenia | B5 | W tym rozliczenia z pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp., a także rozliczenia delegacji służbowych pracowników. Okres przechowywania liczy się jak przy klasie 3130 | |||
322 | Uzgadnianie sald | B2 | Korespondencja | |||
33 | ROZLICZANIE WYNAGRODZEŃ | |||||
330 | Dokumentacja wynagrodzeń | B5 | ||||
331 | Deklaracje podatkowe | B5 | ||||
332 | Deklaracje rozliczeniowe ZUS | B5 | ||||
333 | Listy zaliczek na wynagrodzenia | B3 | ||||
334 | Listy wynagrodzeń z umów o pracę i umów cywilnoprawnych | B50 | ||||
335 | Kartoteka imienna wynagrodzeń | B50 | ||||
336 | Dowody i dokumentacja księgowa | B5 | ||||
337 | Deklaracje PEFRON | B5 | ||||
338 | Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne | B50 | ||||
34 | KSIĘGOWOŚĆ MATERIAŁOWO-TOWAROWA | |||||
340 | Dowody księgowe | B5 | Faktury | |||
341 | Dokumentacja księgowa | B5 | W tym karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne | |||
35 | FUNDUSZE SPECJALNE. ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH | B5 | W tym sprawy finansowe i księgowe funduszu | |||
36 | INWENTARYZACJA | |||||
360 | Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie inwentaryzacji | BE10 | Regulacje własne w zakresie inwentaryzacji - kat. A | |||
361 | Spisy z natury i protokoły | B5 | ||||
362 | Dokumentacja z przebiegu inwentaryzacji | B5 | ||||
363 | Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych | B5 | ||||
364 | Wycena i przecena | B10 | ||||
4 | TRANSPORT | |||||
40 | STRATEGIE, POLITYKI I PROGRAMY W DZIALE ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ TRANSPORT | A | W tym Strategia rozwoju transportu Dla każdej strategii, polityki i programu zakłada się odrębną teczkę | |||
41 | OCHRONA ŚRODOWISKA W TRANSPORCIE | BE10 | ||||
42 | BEZPIECZEŃSTWO W TRANSPORCIE | A | ||||
43 | NOWOCZESNE TECHNOLOGIE, ROZWIĄZANIA W TRANSPORCIE, NORMALIZACJA I HARMONIZACJA TECHNICZNA W TRANSPORCIE TRANSPORT INTERMODALNY | |||||
430 | Inteligentne systemy transportowe | BE5 | W tym stanowiska rządu, opracowania własne, notatki | |||
431 | Przewóz osób i towarów środkami transportu | |||||
4310 | Przewozy osób środkami transportu | BE10 | W tym wyjaśnienia, opinie, interpretacje, udostępnianie danych oraz dokumentacja dotycząca przewozu osób o ograniczonej możliwości poruszania się | |||
4311 | Przewozy towarowe środkami transportu | BE10 | W tym wyjaśnienia, opinie, interpretacje, udostępnianie danych oraz dokumentacja dotycząca przewozów towarów niebezpiecznych i szybko psujących się | |||
432 | Mobilność miejska | BE10 | W tym stanowiska rządu, opracowania własne, notatki | |||
433 | Działalność normalizacyjna w transporcie | BE5 | W tym korespondencja, opinie do projektów norm, zgłaszanie reprezentantów do Komitetów Technicznych | |||
434 | Harmonizacja techniczna w transporcie | BE5 | W tym korespondencja, opinie, opracowania | |||
435 | Autoryzacja i notyfikacja jednostek | BE50 | W tym wnioski o autoryzację, opinie oceny i decyzje dotyczące autoryzacji i notyfikacji, korespondencja | |||
436 | Transport intermodalny | BE5 | W tym własne opracowania, wydruki statystyczne | |||
44 | TRANSPORT DROGOWY | |||||
440 | Ruch drogowy | |||||
4400 | Dopuszczenie pojazdów do ruchu drogowego | BE10 | W tym korespondencja dotycząca rejestracji pojazdów (potwierdzenia do wydawania karty pojazdów), warunków technicznych pojazdów, stacji kontroli pojazdów, badania technicznego pojazdów, homologacji i procedur alternatywnych, dopuszczania pojazdów do ruchu drogowego. Postępowanie administracyine - kat. BE50 | |||
4401 | Zarządzanie ruchem drogowym | BE10 | W tym korespondencja dotycząca zarządzania ruchem na drogach publicznych i wewnętrznych oraz kontroli ruchu drogowego | |||
4402 | Rzeczoznawcy samochodowi | BE10 | W tym wezwania do uzupełnienia dokumentów, pisma informujące o skreśleniu z listy rzeczoznawców, korespondencja z jednostkami certyfikującymi. Postępowania administracyine - kat. BE50 | |||
4403 | Uznawanie kwalifikacji zawodowych nabytych w państwach członkowskich Unii Europejskiej | BE50 | W tym zawiadomienia, wezwania do usunięcia braków, postanowienia w sprawie określenia programu i okresu trwania stażu adaptacyjnego oraz zakresu wiedzy objętego testem umiejętności; decyzje w sprawie uznania kwalifikacji zawodowych | |||
441 | Kierowcy | |||||
4410 | Czas pracy kierowców i tachografy | BE10 | W tym wyjaśnienia, opinie, interpretacje dotyczące czasu pracy kierowców, czasu prowadzenia pojazdów, obowiązkowych odpoczynków i przerw w pracy, stosowania tachografów w pojazdach | |||
4411 | Uprawnienia kierowców | BE10 | W tym wyjaśnienia, opinie, interpretacje, korespondencja dotycząca kwalifikacji wstępnej, wstępnej przyśpieszonej, szkoleń, doskonalenia techniki jazdy, egzaminowania i wydawania uprawnienia do kierowania pojazdami, uprawnienia instruktora, wykładowcy, egzaminatora, kierowcy pojazdu uprzywilejowanego lub pojazdu przewożącego wartości pieniężne, instruktora techniki jazdy oraz kierowcy wykonującego przewóz drogowy, wymagań do prowadzenia i nadzoru ośrodka szkolenia kierowców, ośrodka szkolenia i ośrodka doskonalenia techniki jazdy, badań lekarskich i psychologicznych. Postępowania administracyjne - kat. BE50 | |||
4412 | Komisja egzaminacyjna i weryfikacyjna | A | Komisja egzaminacyjna do sprawdzania kwalifikacji kandydatów na instruktorów techniki jazdy i instruktorów techniki jazdy, komisja weryfikacyjna do sprawdzania kwalifikacji kandydatów na egzaminatorów i egzaminatorów osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami silnikowymi oraz komisja do spraw weryfikacji i rekomendacji pytań egzaminacyjnych | |||
45 | INFRASTRUKTURA DROGOWA | |||||
450 | Drogi publiczne | BE50 | ||||
451 | Sieć drogowa | |||||
4510 | Kategorie i przebiegi dróg | A | W tym opracowania własne, wnioski, opinie, wyjaśnienia, korespondencja w sprawie kategorii dróg, przebiegu dróg, dopuszczalnych nacisków na osie | |||
4511 | Trwały zarząd nieruchomości drogowych | BE10 | W tym opracowania własne, wnioski, opinie, wyjaśnienia, korespondencja w sprawie wygaszenia trwałego zarządu | |||
4512 | Numeracja i ewidencja dróg oraz gromadzenie danych o sieci drogowej | A | W tym opracowania własne, opinie, wyjaśnienia, korespondencja w sprawie numeracji i ewidencji dróg oraz gromadzenia danych | |||
4513 | Certyfikaty Audytora Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego (CABRD) | BE50 | W tym korespondencja w sprawie Certyfikatów Audytora Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego, wnioski o wydanie Certyfikatów | |||
Audytora Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego, certyfikaty | ||||||
452 | Finansowanie infrastruktury drogowej | |||||
4520 | Finansowanie dróg samorządowych | BE10 | W tym wnioski o rezerwę subwencji ogólnej, korespondencja z Ministerstwem Finansów, jednostkami samorządu terytorialnego, Komisją Wspólną Rządu i Samorządu Terytorialnego | |||
4521 | Finansowanie dróg krajowych z Krajowego Funduszu Drogowego | BE10 | W tym uzgadnianie Planu Finansowego Krajowego Funduszu Drogowego (KFD), sprawozdania z wykonania KFD miesięczne, kwartalne i roczne, przepływy finansowe, korespondencja merytoryczna z Ministerstwem Finansów, Bankiem Gospodarstwa Krajowego i Generalną Dyrekcją Dróg Krajowych i Autostrad, porozumienia i zmiany porozumień w sprawie obsługi Krajowego Funduszu Drogowego. Sprawozdania roczne - kat. A | |||
4522 | Finansowanie dróg krajowych z budżetu państwa | BE10 | W tym uzgadnianie programów inwestycji oraz aneksów do nich, zadań finansowanych z budżetu państwa, akceptacja wartości kosztorysowych dla tych zadań, rozliczanie zadań zakończonych, opiniowanie wstrzymania bądź zaniechania zadań, sprawozdania z wykonania budżetu miesięczne, kwartalne i roczne. Dla każdej inwestycji zakłada się odrębną teczkę. Sprawozdania roczne - kat. A | |||
4523 | Opłaty drogowe | BE10 | W tym elektroniczny system poboru opłat za przejazd drogami krajowymi (ViaTOLL), opłaty manualne, korespondencja z operatorem systemu poboru opłat, poborcami opłaty oraz podmiotami świadczącymi usługi poboru opłat | |||
4524 | Międzynarodowe Instytucje Finansowe | BE10 | W tym umowy kredytowe, opiniowanie programów, dokumentów strategicznych oraz wniosków o dofinansowanie i płatności z Ministerstwa Finansów i środków Unii Europejskiej | |||
453 | Inwestycje drogowe | BE10 | W tym korespondencja merytoryczna związana z realizacją inwestycji ujętych w programie drogowym, sprawozdania miesięczne i roczne. Sprawozdania roczne - kat. A | |||
454 | Upoważnienia w sprawie odstępstw od przepisów techniczno-budowlanych | B5 | W tym korespondencja w sprawie udzielenia upoważnienia do wyrażenia zgody na odstępstwo przepisów techniczno-budowlanych w zakresie infrastruktury drogowej | |||
455 | Autostrady płatne | |||||
4550 | Realizacja umów o budowę i eksploatację lub wyłącznie eksploatację autostrad płatnych | BE10 | W tym korespondencja merytoryczna z koncesjonariuszami, wyjaśnienia | |||
4551 | Przygotowanie i realizacja inwestycji Partnerstwa Publiczno- Prywatnego | BE10 | W tym raporty miesięczne, kwartalne, roczne, opinie, uzgodnienia projektów umów z koncesjonariuszami. Raporty roczne - kat. A. | |||
456 | Drogowe spółki specjalnego przeznaczenia | A | W tym proces rejestracji, przygotowania, uzgadniania umów | |||
457 | Decyzje i postanowienia w zakresie dróg publicznych | BE10 | ||||
46 | TRANSPORT KOLEJOWY | |||||
460 | Funkcjonowanie kolei | |||||
4600 | Interoperacyjność systemu kolei | A | ||||
4601 | Uznawanie kwalifikacji zawodowych nabytych w państwach członkowskich Unii Europejskiej | BE50 | W tym zawiadomienia, wezwania do usunięcia braków, postanowienia w sprawie określenia programu i okresu trwania stażu adaptacyjnego oraz zakresu wiedzy objętego testem umiejętności; decyzje w sprawie uznania kwalifikacji zawodowych | |||
4602 | Funkcjonowanie rynku kolejowego | BE10 | W tym ocena funkcjonowania rynku kolejowego, ekspertyzy i opracowania dotyczące transportu kolejowego, rozkłady jazdy pociągów oraz regulaminy przydzielania tras pociągów | |||
4603 | Ustalenie terenów zamkniętych, przez które przebiegają linie kolejowe | BE50 | Decyzje dotyczące ustalenia terenów zamkniętych, zgody Ministra na wykonywanie prac geodezyjnych w terenach zamkniętych | |||
4604 | Finansowanie działalności operacyjnej zarządców infrastruktury kolejowej z budżetu państwa | BE10 | W tym korespondencja merytoryczna w sprawie finansowania działalności operacyjnej, umowy Ministra z zarządcami, wnioski o środki z budżetu państwa | |||
4605 | Sprawy ogólne dotyczące transportu kolejowego | BE5 | Sprawy nie kwalifikujące się do pozostałych kategorii, np. horyzontalne związane z transportem pasażerskim/towarowym czy funkcjonowania PKP PLK SA | |||
461 | Inwestycje kolejowe | |||||
4610 | Finansowanie inwestycji kolejowych z budżetu państwa | BE10 | W tym korespondencja merytoryczna w sprawie finansowania inwestycji, w tym umowy Ministra z beneficjentami, wnioski o środki z budżetu państwa | |||
4611 | Fundusz Kolejowy | BE10 | W tym planowanie Funduszu Kolejowego (podział środków, prace nad opracowaniem i zmianą Planu Finansowego Funduszu), umowy zawierane zgodnie z ustawą o Funduszu Kolejowym, wnioski | |||
4612 | Finansowanie działalności inwestycyjnej | BE10 | W tym korespondencja merytoryczna w sprawie finansowania inwestycji z Ministerstwem Finansów, Europejskim Bankiem Inwestycyjnym, Bankiem Światowym, umowy, wnioski | |||
4613 | Monitoring i sprawozdawczość w zakresie realizacji inwestycji | A | Roczna sprawozdawczość rzeczowa i finansowa | |||
4614 | Wieloletnie programy inwestycyjne | BE5 | Programy Inwestycyjne przygotowywane przez PKP PLK SA | |||
4615 | Monitorowanie postępu realizacji inwestycji | B5 | ||||
462 | Technika transportu kolejowego | |||||
4620 | Upoważnienia w sprawie odstępstw od przepisów techniczno-budowlanych | BE10 | W tym korespondencja w sprawie udzielenia upoważnienia do wyrażenia zgody na odstępstwo przepisów techniczno-budowlanych w zakresie techniki transportu kolejowego | |||
4621 | Odstępstwa od warunków technicznych eksploatacji pojazdów kolejowych oraz prowadzenia ruchu kolejowego i sygnalizacji | BE50 | Postępowania administracyjne | |||
4622 | Dopuszczanie do eksploatacji podsystemów strukturalnych | B10 | ||||
4623 | Systemy elektronicznej wymiany informacji w transporcie kolejowym | B5 | ||||
463 | Badanie wypadków kolejowych | |||||
4630 | Posiedzenia Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych (PKBWK) | A | Materiały z posiedzeń | |||
4631 | Dokumentacja z badania zdarzeń kolejowych prowadzonych przez Państwową Komisję Badania Wypadków Kolejowych | A | Raporty PKBWK wraz z dokumentacją źródłową | |||
4632 | Dokumentacja z badania zdarzeń kolejowych prowadzonych przez komisje kolejowe | BE10 | Protokoły Ustaleń Końcowych, zawiadomienia oraz inne dokumenty związane z dochodzeniem, sporządzone przez komisje kolejowe | |||
4633 | Udostępnianie informacji zebranych przez Państwową Komisję Badania Wypadków Kolejowych | A | W tym korespondencja dotycząca udostępniania danych, stanowiska, opinie | |||
4634 | Procedury działania Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych | A | ||||
47 | TRANSPORT LOTNICZY | |||||
470 | Funkcjonowanie transportu lotniczego | A | W tym opinie, interpretacje, udostępnianie danych, decyzje i postanowienia z zakresu wykonywania funkcji wynikających ze zwierzchnictwa Rzeczypospolitej Polskiej w przestrzeni powietrznej, w zakresie niezwiązanym z umacnianiem obronności państwa. Decyzje i postanowienia - kat. BE50 | |||
471 | Żegluga powietrzna | A | W tym opinie, interpretacje i udostępnianie danych, decyzje i postanowienia z zakresu realizacji uprawnień, strategii i programów związanych z żeglugą powietrzną w wymiarze krajowym i międzynarodowym. Decyzje i postanowienia - kat. BE50 | |||
472 | Badanie wypadków lotniczych | |||||
4720 | Posiedzenia Państwowej Komisji Badania Wypadków Lotniczych | A | Materiały z posiedzeń | |||
4721 | Dokumentacja z badania zdarzeń lotniczych | A | W tym dokumentacja i informacje źródłowe, raporty i opracowania dotyczące badania zdarzeń lotniczych | |||
4722 | Zalecenia z zakresu bezpieczeństwa ruchu lotniczego | A | ||||
4723 | Udostępnianie informacji zebranych przez Państwową Komisję Badania Wypadków Lotniczych | A | W tym korespondencja dotycząca udostępniania danych, stanowiska, opinie | |||
4724 | Procedury działania Państwowej Komisji Badania Wypadków Lotniczych | A | ||||
473 | Centralny Port Komunikacyjny | |||||
4731 | Program wieloletni obejmujący CPK i Inwestycje Towarzyszące | A | W tym opiniowanie rządowych dokumentów strategicznych w zakresie infrastruktury transportowej, w szczególności Krajowego Programu Kolejowego i Programu Budowy Dróg w zakresie objętym Programem. | |||
4732 | Dokument Wdrażający | A | ||||
4733 | Zasady Zarządzania - tworzenie, zmiana, nadzór nad ich przestrzeganiem | A | W tym wniosek Pełnomocnika o zmianę Wytycznych, o których mowa w art. 5 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020. | |||
4734 | Tworzenie i funkcjonowanie Spółki Celowej | A | W tym: 1. wykonywanie uprawnień z udziałów lub akcji 2. zadania Pełnomocnika jako Prezesa Spółki Celowej, 3. zadania Pełnomocnika jako Przewodniczącego Rady Nadzorczej 4. raporty Spółki Celowej o postępie realizacji Programu i ryzykach związanych z wdrażaniem Programu oraz odwołanie członka zarządu Spółki Celowej odpowiedzialnego za nieterminowe złożenie raportu. | |||
4735 | Gospodarowanie nieruchomościami w celu realizacji Centralnego Portu Komunikacyjnego i Inwestycji Towarzyszących | A | W tym: 1. wykazy nieruchomości, 2. Zasób Nieruchomości Spółki Celowej, aporty, nieodpłatne przejęcie na rzecz Skarbu Państwa prawa do nieruchomości państwowej osoby prawnej, która nie jest spółką tworzenie i gospodarowanie 3. zamiany nieruchomości, scalenia i podziały, utrzymanie prowadzenia produkcji rolnej lub leśnej 4. działania związane z objęciem własnością Spółki Celowej wszystkich nieruchomości znajdujących się na obszarze objętym decyzją o ustaleniu lokalizacji inwestycji w zakresie CPK, 5. wnioski o emerytury, renty rolnicze z tytułu niezdolności do pracy lub renty rodzinnej 6. wyrażanie zgody na: a), zlecanie zadań przez Spółkę Celową, b). ustanowienie ograniczonych praw rzeczowych, zawarcie umów dzierżawy i najmu nieruchomości gruntowych Skarbu Państwa oraz umów, które pozwalają na realizację inwestycji na tych nieruchomościach, również inwestycji o charakterze innym niż budowlanym | |||
4736 | Lokalizacja i realizacja CPK i Inwestycji Towarzyszących | A | W tym opiniowanie zgody na zwolnienie z zakazów określonych w planie rezerwacji | |||
4737 | Pozostała współpraca Pełnomocnika i Spółki Celowej | A | W tym wyrażanie zgody na pokrycie kosztów sporządzenia albo zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego | |||
48 | KWALIFIKACJE RYNKOWE | |||||
480 | Włączenie kwalifikacji rynkowych do Zintegrowanego Rejestru Kwalifikacji (ZRK) | BE50 | W tym korespondencja z Wnioskodawcami, opinie z konsultacji publicznych, opinie specjalistów, oceny wniosków o włączenie kwalifikacji rynkowej do ZRK, dokumentacja z powoływania specjalistów i zespołów ekspertów, rekomendacje zespołów ekspertów, decyzje w sprawie włączenia kwalifikacji rynkowej do ZRK, obwieszczenia o włączeniu kwalifikacji rynkowych do ZRK | |||
481 | Nadawanie uprawnień do certyfikowania kwalifikacji rynkowej | BE50 | W tym korespondencja z Wnioskodawcami, oceny wniosków o nadanie uprawnień do certyfikowania kwalifikacji rynkowej, decyzje w sprawie nadania uprawnień do certyfikowania | |||
5 | ŁĄCZNOŚĆ | |||||
50 | SPRAWY POCZTY | |||||
500 | Regulowanie i nadzorowanie rynku usług pocztowych | |||||
5001 | Mechanizacja i informatyzacja Poczty Polskiej | A | W tym analizy | |||
5002 | Funkcjonowanie rynku usług pocztowych | A | W tym analizy oraz oceny z UKE | |||
5003 | Udział w tworzeniu norm i standardów dotyczących zagadnień pocztowych | A | ||||
501 | Wystąpienia podmiotów zewnętrznych dotyczące konieczności opracowania bądź zmiany przepisów prawnych w sprawach poczty | A | ||||
502 | Pomoc publiczna dla operatorów pocztowych | BE10 | ||||
503 | Emisja znaczków pocztowych | |||||
5030 | Planowanie emisji znaczków pocztowych | A | Przygotowanie, uzgodnienia, materiał ostateczny W tym plan tematyczny emisji, wnioski do planu | |||
5031 | Zbiory znaczków wprowadzonych do obiegu | A | ||||
504 | Sprawy dotyczące obronności w zakresie spraw pocztowych w tym nadzór nad realizowaniem na rzecz obronności, bezpieczeństwa państwa i porządku publicznego działań operatorów | BE10 | ||||
505 | System pocztowych numerów adresowych | A | ||||
506 | Postępowanie administracyjne w sprawach dotyczących opłat abonamentowych | BE10 | Decyzje i postanowienia wydawane przez Ministra w postępowaniu administracyjnym w sprawie rejestracji odbiorników RTV. | |||
507 | Współpraca z międzynarodowymi organizacjami pocztowymi w zakresie funkcjonowania rynku pocztowego | A | Prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem rynku pocztowego w ramach prac Światowego Związku Pocztowego (UPU), Europejskiej Konferencji Administracji Poczty i Telekomunikacji (CERP - Comité européen de Réglementation Postale) | |||
508 | Szkolnictwo w zakresie łączności | BE50 | ||||
6 | PROGRAMY OPERACYJNE I PROGRAMY POMOCOWE | |||||
60 | PROGRAMY OPERACYJNE | |||||
600 | Zamykanie programów na okres 2004-2006 związane z funduszami strukturalnymi i Funduszem Spójności | BE10 | W tym dokumentacja dotycząca prowadzenia spraw związanych z zamknięciem: Sektorowego Programu Operacyjnego Transport (SPO Transport), Funduszu Spójności, w tym m.in. raporty o nieprawidłowościach, decyzje o zwrocie środków. Dla każdego programu zakłada się odrębną teczkę | |||
601 | Programy operacyjne na lata 2007-2013: Rozwój Polski Wschodniej (PO RPW); Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ); Pomoc Techniczna (PO PT); | BE10 | Dla każdego programu zakłada się odrębną teczkę Okres przechowywania liczy się od dnia zakończenia programu. | |||
602 | Programy operacyjne na lata 2014-2020: Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ); Wiedza, Edukacja, Rozwój (PO WER); Polska Cyfrowa (PO PC); Polska Wschodnia (PO PW); Pomoc Techniczna (PO PT); | Dla programów zakłada się odrębne teczki Okres przechowywania liczy się od dnia zakończenia programu | ||||
6020 | Wdrażanie i zarządzanie, obsługa projektów | BE10 | Dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę Okres przechowywania liczy się od dnia zakończenia programu | |||
6021 | Monitorowanie i sprawozdawczość | BE10 | ||||
6022 | Audyt, kontrola, nieprawidłowości | BE10 | ||||
6023 | Pomoc techniczna | BE10 | ||||
603 | Przygotowanie perspektywy finansowej programów operacyjnych 2021-2027 | BE10 | ||||
61 | PROGRAMY POMOCOWE | BE10 |