Zmiana zarządzenia w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Polityki bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych.
Dz.Urz.PKRUS.2022.25
Akt jednorazowyZARZĄDZENIE Nr 22
PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO
z dnia 4 października 2022 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Polityki bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych
"2) plik zawierający dane osobowe powinien być zabezpieczony co najmniej hasłem, z wyłączeniem korespondencji wewnątrz Kasy;";
"f) przechowywania danych osobowych w folderze np. "Moje dokumenty",
"3) separację centralnego węzła sieci Internet od sieci WAN za pomocą specjalizowanych urządzeń typu firewall;
4) separację węzła dostępu do instytucji zewnętrznych od sieci WAN za pomocą specjalizowanych urządzeń typu firewall.";
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
WYKAZ ZBIORÓW DANYCH OSOBOWYCH WRAZ ZE WSKAZANIEM PROGRAMÓW ZASTOSOWANYCH DO PRZETWARZANIA TYCH DANYCH
WYKAZ ZBIORÓW DANYCH OSOBOWYCH WRAZ ZE WSKAZANIEM PROGRAMÓW ZASTOSOWANYCH DO PRZETWARZANIA TYCH DANYCH
L.p. | Zbiór danych osobowych | Rodzaj system/programu | Uwagi |
1. | KADRY | ||
1.1 | Bezpieczeństwo i Higiena Pracy, badania lekarskie, wypadki | Program kadrowo - płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel | |
1.2 | CRR - kandydaci | MS Word | |
1.3 | Kadry - akta osobowe | Program kadrowo - płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel | |
1.4 | Kadry - dane osobowe | Program kadrowo - płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel | |
1.5 | Kadry - kandydaci | MS Word, MS Excel | |
1.6 | Kadry - praktykanci | MS Word, MS Excel | |
1.7 | Reklamowanie | MS Word, MS Excel | |
1.8 | Socjalne | Program kadrowo - płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel | |
1.9 | Studia | MS Word. MS Excel | |
1.10 | Szkolenia | MS Word, MS Excel | |
1.11 | Ubezpieczenia podczas podróży zagranicznych dla pracowników KRUS | MS Word, MS Excel | |
1.12 | Użytkownicy bezpiecznych podpisów elektronicznych weryfikowanych certyfikatem kwalifikowanym | MS Excel | |
1.13 | Użytkownicy Zintegrowanego Systemu Informatycznego KRUS | ORACLE IDENTITY MANAGEMENT | |
2. | PŁACE | ||
2.1 | Bankowość elektroniczna | NBP - nowa bankowość elektroniczna, bgk24 i inne systemy bankowe, MS Word, MS Excel | |
2.2 | Płace | Program kadrowo - płacowy (Enova365), płatnik ZUS, MS Word, MS Excel | |
2.3 | Płatnik ZUS | Program kadrowo-płacowy | |
(Enova365), Płatnik ZUS, MS Word, MS Excel | |||
3. | KRUS - UBEZPIECZENI - ŚWIADCZENIOBIORCY | ||
3,1 | Dane jednostkowe dotyczące świadczeń i o biorców i ubezpieczonych | nSIU, Farmer, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel | |
3.2 | Dokumentacja pokontrolna | MS Word, MS Excel | |
3.3 | KRUS - kontrola | MS Word, MS Excel | |
3.4 | Krus-ubezpieczeni-świadczeniobiorcy | nSIU, Farmer, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel | |
3.5 | Orzecznictwo | Farmer, Workflow - Portal dla Pracowników MS Word, MS Excel | |
3.6 | Prewencja | nSIU, Workflow ~ Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel | |
3.7 | Rehabilitacja | Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel | |
3.8 | Rejestr nadpłat i niedopłat świadczeń emerytalno-rentowych i krótkoterminowych | Farmer, nSIU, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel | |
3.9 | Świadczenia emerytalno-rentowe | Farmer, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel | |
3.10 | Świadczenia krótkoterminowe | nSIU, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel | |
3.11 | Ubezpieczenia społeczne (CZDO) | nSIU, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel | |
3.12 | Ubezpieczenia zdrowotne (CZDO) | nSIU moduł czdo i cmad-n, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel | |
3.13 | Użytkownicy aplikacji Portal dla Rolników eKRUS | MS Word, Workflow - Portal dla Rolników, | |
3.14 | Zasiłki pogrzebowe | Farmer, nSIU, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel | |
4. | KORESPONDENCJA | ||
4.1 | Archiwum zakładowe | MS Word, MS Excel | |
4.2 | Korespondencja | MS Word, MS Excel | |
4.3 | Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami | ARC-EZD, MS Word, MS Excel | |
5. | FINANSE | ||
5.1 | Dane Finansowo-Księgowe | Centralny System Finansowo - Księgowy | |
5.2 | Dane Finansowe | Centralny System Finansowo - Księgowy, MS Word, MS Excel | |
6. | Aplikacja wspomagająca Zintegrowanego Systemu Zarządzania | program zewnętrzny | |
7. | Identyfikatory | Unikd, pcklucz 3.0, MS Word, MS Excel | |
8. | Komputerowa ewidencja osób przebywających w obiekcie KRUS | MS Word, MS Excel | |
9. | Monitoring | Raiden, NoVus v 6.1.020150630 | |
10. | Pisma z zakresu spraw sądowych i komorniczych | MS Word, MS Excel | |
11. | Skargi i wnioski | MS Word, MS Excel | |
12. | Umowy cywilno-prawne | MS Word, MS Excel | |
13. | Upoważnienia i pełnomocnictwa | Rejestr UP, MS Word, MS Excel | |
14. | Uszkodzone nośniki danych | Brak | |
15. | Środki trwałe i magazyn | Centralny System Finansowo - Księgowy, MS Word, MS Excel | |
16. | Zamówienia publiczne | MS Word, MS Excel | |
17. | Zbiór oświadczeń dotyczących danych kontaktowych (osobowych) Członków Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników | MS Word, MS Excel |
SYSTEMY I APLIKACJE - OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA
System | Zakres funkcjonalny |
nSIU | Obsługa ubezpieczenia społecznego rolników oraz członków ich rodzin, Obsługa świadczeń krótkoterminowych, Obsługa postępowań wypadkowych rolników, Sprawozdawczość z ww. obszarów, Centralny Zasób Danych Osobowych, Agregacja danych dlaNFZ, Udostępnianie danych dla instytucji zewnętrznych: ARiMR, PFRON, NFZ, MRPiPS, Przetwarzanie danych pobieranych z instytucji zewnętrznych: MSW PESEL i ZUS eZLA. |
FARMER | Obsługa świadczeń długoterminowych emerytury i renty. Obsługa orzecznictwa lekarskiego, Sprawozdawczość z ww. obszarów, Udostępnianie danych dla instytucji zewnętrznych: MF Deklaracje PIT, ZUS dane dot. OFE, Przetwarzanie danych pobieranych z ZUS w zakresie świadczeń zbiegowych. |
WORKFLOW - Portal dla Pracowników (P4E) | Usługi zintegrowanych systemów dziedzinowych udostępniane pracownikom KRUS, Obsługa wniosków na rehabilitację leczniczą. |
WORKFLOW - Portal dla Rolników (eKRUS) | Usługi zintegrowanych systemów dziedzinowych udostępniane osobom ubezpieczonym w KRUS w sieci Internet. |
WORKFLOW - Portal dla CRR (eCRR) | Wymiana danych z CRR w zakresie skierowań na rehabilitację leczniczą oraz wyników. |
ORACLE IDENTITY MANAGEMENT | Usługi zintegrowanego zarządzania ' tożsamością użytkowników, zintegrowane z systemem zredukowanego logowania. |
ARC - EZD | Obsługa archiwum dokumentów elektronicznych i elektroniczne zarządzanie dokumentami. |
Centralny System Finansowo-Księgowy | Obsługa finansowo - księgowa KRUS, Obsługa gospodarki majątkiem - środki trwałe i pozostałe, Sprawozdawczość z ww. obszarów, Planowanie. |
Enova365 | Obsługa kadrowo - płacowa KRUS, Sprawozdawczość z ww. obszaru. |
ZAŁĄCZNIK Nr 2
NAZWA ZBIORU |
BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY, BADANIA LEKARSKIE, WYPADKI |
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU |
Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy oraz innych aktów prawnych dotyczących osób zatrudnionych w Kasie w zakresie ustalania okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. |
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE |
1. Nazwisko i imię/imiona |
2. Data urodzenia |
3. Dane teleadresowe |
4. Adres zamieszkania lub pobytu |
5. Numer PESEL |
6. Kwalifikacje zawodowe |
7. Wykształcenie |
8. Seria, numer i rodzaj dokumentu tożsamości |
9. Dane dotyczące zatrudnienia |
10. Okresowe badania lekarskie, wypadki przy pracy |
11. Dane dotyczące zdrowia |
12. Dane dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego i emerytalno-rentowego |
13. Stopień niepełne sprawno ści |
14. Dane przyjęcia, zawieszenia umowy, zakres czynności, miejsca pracy |
Uwagi: |
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU |
MS Word, MS Excel, program kadrowo-płacowy (Enova365) |
ZAŁĄCZNIK Nr 3
NAZWA ZBIORU |
BANKOWOŚĆ ELEKTRONICZNA |
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU |
Sporządzanie i przesyłanie przelewów elektronicznych |
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE |
1. Nazwisko i imię/imiona |
2. Adres zamieszkania lub pobytu |
3. Numer konta bankowego do rozliczeń |
4. Kwota wypłaty |
5. Dane upoważnionej osoby na podstawie udzielonego pełnomocnictwa do odbioru wynagrodzenia pracownika |
Uwagi: |
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU |
NBP- nowa bankowość elektroniczna, BGK24 i inne systemy bankowe, MS Word, MS Excel _____ |
ZAŁĄCZNIK Nr 4
NAZWA ZBIORU |
KADRY-AKTA OSOBOWE |
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU |
Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy oraz innych aktów prawnych dotyczących osób zatrudnionych w Kasie. |
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE |
1. Nazwisko i imię/imiona |
2. Nazwisko rodowe |
3. Nazwisko rodowe matki |
4. Imiona rodziców |
5. Data urodzenia |
6. Miejsce urodzenia |
7. Obywatelstwo |
8. Adres zamieszkania/zameldowania/do korespondencji |
9. Dodatkowe zatrudnienie |
10. PESEL |
11. Numer identyfikacji podatkowej dla osób prowadzących działalność gospodarczą |
12. Dane kontaktowe |
13. Wykształcenie |
14. Kwalifikacje zawodowe |
15. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia |
16. Dane dotyczące zatrudnienia |
17. Numer rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego |
18. Oświadczenie majątkowe |
19. Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych |
20. Dokumenty potwierdzające okresy podlegające wliczeniu do okresu pracy, od którego |
zależą uprawnienia pracownicze |
21. Informacja dotycząca zakazu pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi |
22. Informacja dotycząca spraw publicznych i zdolności do czynności prawnych 23. Informacja dotycząca zakazu zajmowania stanowisk kierowniczych |
24. Informacja o niekaralności, w tym za przewinienia zawodowe |
25. Informacja o niekaralności za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe |
26. Informacje, o których mowa w art. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne 27. Informacja dotycząca prawomocnego skazania za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe |
28. Zapytanie o karalność (informacja z Krajowego Rejestru Karnego) |
29. Skierowanie na badanie lekarskie, orzeczenie lekarskie - badania wstępne, okresowe i kontrolne |
30. Dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny oraz osób wskazanych do kontaktu.. |
31. Stopień niepełnosprawności |
32. Reklamowanie pracowników |
33. Data zgonu |
34. Seria, numer i rodzaj dokumentu tożsamości |
35. Dane dla programu Płatnik ZUS, urząd skarbowy |
36. Wizerunek foto, |
37. Dodatkowe dane osobowe z oferty pracy zatrudnionego kandydata |
38. Dane dotyczące zdrowia _ |
Uwagi: |
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU |
Program kadrowo-płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel |
ZAŁĄCZNIK Nr 5
NAZWA ZBIORU |
KADRY-DANE OSOBOWE |
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU |
Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy |
oraz innych aktów prawnych dotyczących osób fizycznych zatrudnionych w Kasie. |
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE |
1. Nazwisko i imię/imiona |
2. Nazwisko rodowe |
3. Nazwisko rodowe matki |
4. Imiona rodziców |
5. Data urodzenia |
6. Miejsce urodzenia |
7. Obywatelstwo |
8. Adres zamieszkania/zameldowania/do korespondencji |
9. Płeć |
10. Status emeryt/ rencista |
11. Określenie głównego miejsca pracy |
12. PESEL |
13. Numer identyfikacji podatkowej dla osób prowadzących działalność gospodarczą |
14. Dane kontaktowe |
15. Wykształcenie |
16. Kwalifikacje zawodowe |
17. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia |
18. Dane dotyczące zatrudnienia |
19. Dokumenty potwierdzające okresy podlegające wliczeniu do okresu pracy, od którego |
zależą uprawnienia pracownicze |
20. Informacja dotycząca zakazu pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami |
publicznymi |
21. Skierowanie na badanie lekarskie, orzeczenie lekarskie - badania wstępne, okresowe i kontrolne |
22. Dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny |
23. Stopień niepełnosprawności |
24. Reklamowanie pracowników |
25. Data zgonu |
26. Seria, numer i rodzaj dokumentu tożsamości |
27. Dane dla programu Płatnik ZUS, urząd skarbowy |
Uwagi: |
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU |
Program kadrowo-płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel |
ZAŁĄCZNIK Nr 6
NAZWA ZBIORU |
PŁACE |
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU |
Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy |
oraz innych aktów prawnych z zakresu wynagradzania pracowników i zleceniobiorców. |
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE |
1. Nazwisko i imię/imiona |
2. Nazwisko rodowe |
3. Imiona rodziców |
4. Data i miejsce urodzenia |
5. Płeć |
6. Narodowość, obywatelstwo |
7. Adres zamieszkania lub pobytu |
8. Numer PESEL |
9. Numer ewidencji podatkowej NIP/dla osób prowadzących działalność gospodarczą/ |
10. Dane dotyczące zatrudnienia |
11. Dane dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego i emerytalno-rentowego |
12. Numer konta bankowego do rozliczeń |
14. Data zgonu |
15. Zadłużenia komornicze i inne |
16. Dochody pracownika |
17. Absencja pracownika |
18. Urzędy Skarbowe |
Uwagi: |
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU |
Program kadrowo-płacowy (Enova365), Płatnik ZUS, MS Word, MS Excel |
ZAŁĄCZNIK Nr 7
NAZWA ZBIORU |
PŁATNIK ZUS |
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU |
Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy oraz innych aktów prawnych z zakresu ubezpieczenia pracowników i zleceniobiorców (ustawa z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników) POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE |
1. Nazwisko i imię/imiona |
2. Nazwisko rodowe |
3. Data urodzenia |
4. Płeć |
5. Obywatelstwo |
6. Adres zamieszkania, zameldowania, do korespondencji |
7. Numer PESEL |
8. Dane dotyczące zatrudnienia |
9. Dane dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego i emerytalno-rentowego _ |
10. Dane osobowe zgłoszonego do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny |
11. Absencje |
12. Wynagrodzenia brutto (podstawa składek ZUS) |
13. Stopnie niepełnosprawności |
14. Uprawnienia do renty/emerytury |
15. Data zgonu |
Uwagi: |
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU _ |
Program kadrowo-płacowy (Enova365), Płatnik ZUS, MS Word, MS Excel, |
ZAŁĄCZNIK Nr 8
NAZWA ZBIORU |
SOCJALNE |
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU |
Pożyczki mieszkaniowe, dofinansowanie do różnych form wypoczynku, imprezy kulturalne i sportowe, wyprawki szkolne, pomoc przedszkolna, zapomogi, wnioski o przydział pokoi gościnnych oraz wczasów |
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE |
1. Nazwisko i imię/imiona |
2. Data urodzenia |
3. Stan rodzinny, stopień pokrewieństwa |
4. Adres zamieszkania lub pobytu, dane teleadresowe |
5, Numer PESEL |
6. Numer ewidencji podatkowej NIP |
7. Seria, numer i rodzaj dokumentu tożsamości |
8. Data urodzenia dzieci |
9. Dane dotyczące zatrudnienia 10. Numer konta bankowego do rozliczeń |
11. Dochód członka rodziny |
12. Zaświadczenia, oświadczenia dotyczące zdrowia |
13. Zaświadczenia dotyczące nauki dziecka, uczęszczania do przedszkola itp. |
14, Księgi wieczyste |
15. Zaświadczenia ze spółdzielni i gminy dotyczące własności mieszkania, podatku |
16. Stan cywilny |
Uwagi: |
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU |
Program kadrowo-płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel |
ZAŁĄCZNIK Nr 9
NAZWA ZBIORU |
UPOWAŻNIENIA I PEŁNOMOCNICTWA |
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU |
Realizacja obowiązków wynikających z art. 36 ust. 2 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników oraz Regulaminu Organizacyjnego Kasy |
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE |
1. Nazwisko i imię/imiona |
2. Seria i numer dokumentu tożsamości |
3. Miejsce pracy |
Uwagi: |
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU |
Rejestr UP, MS Word, MS Excel |