Zmiana zarządzenia w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Polityki bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2022.25

Akt jednorazowy
Wersja od: 4 października 2022 r.

ZARZĄDZENIE Nr 22
PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO
z dnia 4 października 2022 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Polityki bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych

Na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz. U. z 2022 r. poz. 933 i 1155) zarządza się, co następuje:
§  1. 
W Polityce bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwanej dalej "Polityką bezpieczeństwa", stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 17 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 24 maja 2018 r. w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Polityki bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych, (Dz. Urz. KRUS poz. 18, z 2019 r. poz. 7 i 41 oraz z 2021 r. poz. 19), wprowadza się następujące zmiany:
1)
w § 9 w ust. 7 pkt 2 otrzymuje brzmienie:

"2) plik zawierający dane osobowe powinien być zabezpieczony co najmniej hasłem, z wyłączeniem korespondencji wewnątrz Kasy;";

2)
w § 20:
a)
w ust. 3 w pkt 2 lit. f otrzymuje brzmienie:

"f) przechowywania danych osobowych w folderze np. "Moje dokumenty",

b)
ust. 5 skreśla się;
3)
w § 33 w ust. 2 pkt 3 i 4 otrzymują brzmienie:

"3) separację centralnego węzła sieci Internet od sieci WAN za pomocą specjalizowanych urządzeń typu firewall;

4) separację węzła dostępu do instytucji zewnętrznych od sieci WAN za pomocą specjalizowanych urządzeń typu firewall.";

4)
załącznik nr 20 do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący Wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych, otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia;
5)
w załączniku nr 21 do Polityki bezpieczeństwa, stanowiącym opis struktury zbioru danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi:
a)
zbiór "Bezpieczeństwo i higiena pracy, badania lekarskie, wypadki" otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia,
b)
zbiór "Bankowość elektroniczna" otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia,
c)
zbiór "Kadry - akta osobowe" otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia,
d)
zbiór "Kadry - dane osobowe" otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 5 do niniejszego zarządzenia,
e)
zbiór "Place" otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 6 do niniejszego zarządzenia,
f)
zbiór "Płatnik ZUS" otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 7 do niniejszego zarządzenia,
g)
zbiór "Socjalne" otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 8 do niniejszego zarządzenia,
h)
zbiór "Upoważnienia i pełnomocnictwa" otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 9 do niniejszego zarządzenia.
§  2. 
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WYKAZ ZBIORÓW DANYCH OSOBOWYCH WRAZ ZE WSKAZANIEM PROGRAMÓW ZASTOSOWANYCH DO PRZETWARZANIA TYCH DANYCH

L.p.Zbiór danych osobowychRodzaj system/programuUwagi
1.KADRY
1.1Bezpieczeństwo i Higiena Pracy, badania lekarskie, wypadkiProgram kadrowo - płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel
1.2CRR - kandydaciMS Word
1.3Kadry - akta osoboweProgram kadrowo - płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel
1.4Kadry - dane osoboweProgram kadrowo - płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel
1.5Kadry - kandydaciMS Word, MS Excel
1.6Kadry - praktykanciMS Word, MS Excel
1.7ReklamowanieMS Word, MS Excel
1.8SocjalneProgram kadrowo - płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel
1.9StudiaMS Word. MS Excel
1.10SzkoleniaMS Word, MS Excel
1.11Ubezpieczenia podczas podróży zagranicznych dla pracowników KRUSMS Word, MS Excel
1.12Użytkownicy bezpiecznych podpisów elektronicznych weryfikowanych certyfikatem kwalifikowanymMS Excel
1.13Użytkownicy Zintegrowanego Systemu

Informatycznego KRUS

ORACLE IDENTITY MANAGEMENT
2.PŁACE
2.1Bankowość elektronicznaNBP - nowa bankowość elektroniczna, bgk24 i inne systemy bankowe, MS Word, MS Excel
2.2PłaceProgram kadrowo - płacowy (Enova365), płatnik ZUS, MS Word, MS Excel
2.3Płatnik ZUSProgram kadrowo-płacowy
(Enova365), Płatnik ZUS, MS Word, MS Excel
3.KRUS - UBEZPIECZENI - ŚWIADCZENIOBIORCY
3,1Dane jednostkowe dotyczące świadczeń i o biorców i ubezpieczonychnSIU, Farmer, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel
3.2Dokumentacja pokontrolnaMS Word, MS Excel
3.3KRUS - kontrolaMS Word, MS Excel
3.4Krus-ubezpieczeni-świadczeniobiorcynSIU, Farmer, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel
3.5OrzecznictwoFarmer, Workflow - Portal dla Pracowników MS Word, MS Excel
3.6PrewencjanSIU, Workflow ~ Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel
3.7RehabilitacjaWorkflow - Portal dla

Pracowników, MS Word, MS

Excel

3.8Rejestr nadpłat i niedopłat świadczeń emerytalno-rentowych i krótkoterminowychFarmer, nSIU, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel
3.9Świadczenia emerytalno-rentoweFarmer, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel
3.10Świadczenia krótkoterminowenSIU, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel
3.11Ubezpieczenia społeczne (CZDO)nSIU, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel
3.12Ubezpieczenia zdrowotne (CZDO)nSIU moduł czdo i cmad-n, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel
3.13Użytkownicy aplikacji Portal dla Rolników eKRUSMS Word, Workflow - Portal dla Rolników,
3.14Zasiłki pogrzeboweFarmer, nSIU, Workflow - Portal dla Pracowników, MS Word, MS Excel
4.KORESPONDENCJA
4.1Archiwum zakładoweMS Word, MS Excel
4.2KorespondencjaMS Word, MS Excel
4.3Elektroniczne Zarządzanie DokumentamiARC-EZD, MS Word, MS Excel
5.FINANSE
5.1Dane Finansowo-KsięgoweCentralny System Finansowo - Księgowy
5.2Dane FinansoweCentralny System Finansowo - Księgowy, MS Word, MS Excel
6.Aplikacja wspomagająca Zintegrowanego Systemu Zarządzaniaprogram zewnętrzny
7.IdentyfikatoryUnikd, pcklucz 3.0, MS Word, MS Excel
8.Komputerowa ewidencja osób przebywających w obiekcie KRUSMS Word, MS Excel
9.MonitoringRaiden, NoVus v 6.1.020150630
10.Pisma z zakresu spraw sądowych i komorniczychMS Word, MS Excel
11.Skargi i wnioskiMS Word, MS Excel
12.Umowy cywilno-prawneMS Word, MS Excel
13.Upoważnienia i pełnomocnictwaRejestr UP, MS Word, MS Excel
14.Uszkodzone nośniki danychBrak
15.Środki trwałe i magazynCentralny System Finansowo - Księgowy, MS Word, MS Excel
16.Zamówienia publiczneMS Word, MS Excel
17.Zbiór oświadczeń dotyczących danych kontaktowych (osobowych) Członków Rady Ubezpieczenia Społecznego RolnikówMS Word, MS Excel
UWAGA: Dane osobowe mogą być przetwarzane w innych zbiorach po wcześniejszym ich zgłoszeniu do IOD

SYSTEMY I APLIKACJE - OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA

SystemZakres funkcjonalny
nSIUObsługa ubezpieczenia społecznego rolników oraz członków ich rodzin,

Obsługa świadczeń krótkoterminowych,

Obsługa postępowań wypadkowych rolników, Sprawozdawczość z ww. obszarów, Centralny Zasób Danych Osobowych, Agregacja danych dlaNFZ, Udostępnianie danych dla instytucji zewnętrznych: ARiMR, PFRON, NFZ, MRPiPS, Przetwarzanie danych pobieranych z instytucji zewnętrznych: MSW PESEL i ZUS eZLA.

FARMERObsługa świadczeń długoterminowych emerytury i renty.

Obsługa orzecznictwa lekarskiego, Sprawozdawczość z ww. obszarów, Udostępnianie danych dla instytucji zewnętrznych: MF Deklaracje PIT, ZUS dane dot. OFE,

Przetwarzanie danych pobieranych z ZUS w zakresie świadczeń zbiegowych.

WORKFLOW - Portal dla Pracowników (P4E)Usługi zintegrowanych systemów dziedzinowych udostępniane pracownikom KRUS, Obsługa wniosków na rehabilitację leczniczą.
WORKFLOW - Portal dla

Rolników (eKRUS)

Usługi zintegrowanych systemów dziedzinowych udostępniane osobom ubezpieczonym w KRUS w sieci Internet.
WORKFLOW - Portal dla CRR (eCRR)Wymiana danych z CRR w zakresie skierowań na rehabilitację leczniczą oraz wyników.
ORACLE IDENTITY

MANAGEMENT

Usługi zintegrowanego zarządzania ' tożsamością użytkowników, zintegrowane z systemem zredukowanego logowania.
ARC - EZDObsługa archiwum dokumentów elektronicznych i elektroniczne zarządzanie dokumentami.
Centralny System Finansowo-KsięgowyObsługa finansowo - księgowa KRUS,

Obsługa gospodarki majątkiem - środki trwałe i pozostałe, Sprawozdawczość z ww. obszarów, Planowanie.

Enova365Obsługa kadrowo - płacowa KRUS, Sprawozdawczość z ww. obszaru.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

NAZWA ZBIORU
BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY, BADANIA LEKARSKIE, WYPADKI
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU
Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy oraz innych aktów prawnych dotyczących osób zatrudnionych w Kasie w zakresie ustalania okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy.
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE
1. Nazwisko i imię/imiona
2. Data urodzenia
3. Dane teleadresowe
4. Adres zamieszkania lub pobytu
5. Numer PESEL
6. Kwalifikacje zawodowe
7. Wykształcenie
8. Seria, numer i rodzaj dokumentu tożsamości
9. Dane dotyczące zatrudnienia
10. Okresowe badania lekarskie, wypadki przy pracy
11. Dane dotyczące zdrowia
12. Dane dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego i emerytalno-rentowego
13. Stopień niepełne sprawno ści
14. Dane przyjęcia, zawieszenia umowy, zakres czynności, miejsca pracy
Uwagi:
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU
MS Word, MS Excel, program kadrowo-płacowy (Enova365)

ZAŁĄCZNIK Nr  3

NAZWA ZBIORU
BANKOWOŚĆ ELEKTRONICZNA
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU
Sporządzanie i przesyłanie przelewów elektronicznych
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE
1. Nazwisko i imię/imiona
2. Adres zamieszkania lub pobytu
3. Numer konta bankowego do rozliczeń
4. Kwota wypłaty
5. Dane upoważnionej osoby na podstawie udzielonego pełnomocnictwa do odbioru wynagrodzenia pracownika
Uwagi:
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU
NBP- nowa bankowość elektroniczna, BGK24 i inne systemy bankowe, MS Word, MS

Excel _____

ZAŁĄCZNIK Nr  4

NAZWA ZBIORU
KADRY-AKTA OSOBOWE
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU
Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy oraz innych aktów prawnych dotyczących osób zatrudnionych w Kasie.
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE
1. Nazwisko i imię/imiona
2. Nazwisko rodowe
3. Nazwisko rodowe matki
4. Imiona rodziców
5. Data urodzenia
6. Miejsce urodzenia
7. Obywatelstwo
8. Adres zamieszkania/zameldowania/do korespondencji
9. Dodatkowe zatrudnienie
10. PESEL
11. Numer identyfikacji podatkowej dla osób prowadzących działalność gospodarczą
12. Dane kontaktowe
13. Wykształcenie
14. Kwalifikacje zawodowe
15. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia
16. Dane dotyczące zatrudnienia
17. Numer rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego
18. Oświadczenie majątkowe
19. Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych
20. Dokumenty potwierdzające okresy podlegające wliczeniu do okresu pracy, od którego
zależą uprawnienia pracownicze
21. Informacja dotycząca zakazu pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi
22. Informacja dotycząca spraw publicznych i zdolności do czynności prawnych

23. Informacja dotycząca zakazu zajmowania stanowisk kierowniczych

24. Informacja o niekaralności, w tym za przewinienia zawodowe
25. Informacja o niekaralności za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
26. Informacje, o których mowa w art. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne

27. Informacja dotycząca prawomocnego skazania za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe

28. Zapytanie o karalność (informacja z Krajowego Rejestru Karnego)
29. Skierowanie na badanie lekarskie, orzeczenie lekarskie - badania wstępne, okresowe i kontrolne
30. Dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny oraz osób wskazanych do kontaktu..
31. Stopień niepełnosprawności
32. Reklamowanie pracowników
33. Data zgonu
34. Seria, numer i rodzaj dokumentu tożsamości
35. Dane dla programu Płatnik ZUS, urząd skarbowy
36. Wizerunek foto,
37. Dodatkowe dane osobowe z oferty pracy zatrudnionego kandydata
38. Dane dotyczące zdrowia _
Uwagi:
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU
Program kadrowo-płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel

ZAŁĄCZNIK Nr  5

NAZWA ZBIORU
KADRY-DANE OSOBOWE
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU
Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy
oraz innych aktów prawnych dotyczących osób fizycznych zatrudnionych w Kasie.
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE
1. Nazwisko i imię/imiona
2. Nazwisko rodowe
3. Nazwisko rodowe matki
4. Imiona rodziców
5. Data urodzenia
6. Miejsce urodzenia
7. Obywatelstwo
8. Adres zamieszkania/zameldowania/do korespondencji
9. Płeć
10. Status emeryt/ rencista
11. Określenie głównego miejsca pracy
12. PESEL
13. Numer identyfikacji podatkowej dla osób prowadzących działalność gospodarczą
14. Dane kontaktowe
15. Wykształcenie
16. Kwalifikacje zawodowe
17. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia
18. Dane dotyczące zatrudnienia
19. Dokumenty potwierdzające okresy podlegające wliczeniu do okresu pracy, od którego
zależą uprawnienia pracownicze
20. Informacja dotycząca zakazu pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami
publicznymi
21. Skierowanie na badanie lekarskie, orzeczenie lekarskie - badania wstępne, okresowe

i kontrolne

22. Dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny
23. Stopień niepełnosprawności
24. Reklamowanie pracowników
25. Data zgonu
26. Seria, numer i rodzaj dokumentu tożsamości
27. Dane dla programu Płatnik ZUS, urząd skarbowy
Uwagi:
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU
Program kadrowo-płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel

ZAŁĄCZNIK Nr  6

NAZWA ZBIORU
PŁACE
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU
Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy
oraz innych aktów prawnych z zakresu wynagradzania pracowników i zleceniobiorców.
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE
1. Nazwisko i imię/imiona
2. Nazwisko rodowe
3. Imiona rodziców
4. Data i miejsce urodzenia
5. Płeć
6. Narodowość, obywatelstwo
7. Adres zamieszkania lub pobytu
8. Numer PESEL
9. Numer ewidencji podatkowej NIP/dla osób prowadzących działalność gospodarczą/
10. Dane dotyczące zatrudnienia
11. Dane dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego i emerytalno-rentowego
12. Numer konta bankowego do rozliczeń
14. Data zgonu
15. Zadłużenia komornicze i inne
16. Dochody pracownika
17. Absencja pracownika
18. Urzędy Skarbowe
Uwagi:
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU
Program kadrowo-płacowy (Enova365), Płatnik ZUS, MS Word, MS Excel

ZAŁĄCZNIK Nr  7

NAZWA ZBIORU
PŁATNIK ZUS
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU
Realizacja obowiązków wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy oraz innych aktów prawnych z zakresu ubezpieczenia pracowników i zleceniobiorców (ustawa z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników) POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE
1. Nazwisko i imię/imiona
2. Nazwisko rodowe
3. Data urodzenia
4. Płeć
5. Obywatelstwo
6. Adres zamieszkania, zameldowania, do korespondencji
7. Numer PESEL
8. Dane dotyczące zatrudnienia
9. Dane dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego i emerytalno-rentowego _
10. Dane osobowe zgłoszonego do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny
11. Absencje
12. Wynagrodzenia brutto (podstawa składek ZUS)
13. Stopnie niepełnosprawności
14. Uprawnienia do renty/emerytury
15. Data zgonu
Uwagi:
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU _
Program kadrowo-płacowy (Enova365), Płatnik ZUS, MS Word, MS Excel,

ZAŁĄCZNIK Nr  8

NAZWA ZBIORU
SOCJALNE
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU
Pożyczki mieszkaniowe, dofinansowanie do różnych form wypoczynku, imprezy kulturalne i sportowe, wyprawki szkolne, pomoc przedszkolna, zapomogi, wnioski o przydział pokoi gościnnych oraz wczasów
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE
1. Nazwisko i imię/imiona
2. Data urodzenia
3. Stan rodzinny, stopień pokrewieństwa
4. Adres zamieszkania lub pobytu, dane teleadresowe
5, Numer PESEL
6. Numer ewidencji podatkowej NIP
7. Seria, numer i rodzaj dokumentu tożsamości
8. Data urodzenia dzieci
9. Dane dotyczące zatrudnienia

10. Numer konta bankowego do rozliczeń

11. Dochód członka rodziny
12. Zaświadczenia, oświadczenia dotyczące zdrowia
13. Zaświadczenia dotyczące nauki dziecka, uczęszczania do przedszkola itp.
14, Księgi wieczyste
15. Zaświadczenia ze spółdzielni i gminy dotyczące własności mieszkania, podatku
16. Stan cywilny
Uwagi:
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU
Program kadrowo-płacowy (Enova365), MS Word, MS Excel

ZAŁĄCZNIK Nr  9

NAZWA ZBIORU
UPOWAŻNIENIA I PEŁNOMOCNICTWA
CEL PRZETWARZANIA ZBIORU
Realizacja obowiązków wynikających z art. 36 ust. 2 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników oraz Regulaminu Organizacyjnego Kasy
POLA INFORMACYJNE PRZETWARZANE W ZBIORZE
1. Nazwisko i imię/imiona
2. Seria i numer dokumentu tożsamości
3. Miejsce pracy
Uwagi:
PROGRAMY INFORMATYCZNE SŁUŻĄCE DO PRZETWARZANIA ZBIORU
Rejestr UP, MS Word, MS Excel