Zmiana zarządzenia w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Polityki bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2019.41

Akt jednorazowy

Wersja od: 16 grudnia 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 38

PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

z dnia 16 grudnia 2019 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Polityki bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych

Na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz. U. z 2019 r. poz. 299 i 303) zarządza się, co następuje:

§ 1. W Polityce bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 17 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 24 maja 2018 r. w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Polityki bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych (Dz. Urz. KRUS poz. 18 oraz z 2019 r. poz. 7), wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 10 dodaje się ust. 8-10 w brzmieniu:

"8. Komórki organizacyjne w jednostkach organizacyjnych Kasy właściwe w sprawach skarg i wniosków przekazują informacje, o których mowa w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia RODO skarżącemu lub wnioskodawcy przy pierwszej czynności skierowanej do tych osób. Wzór informacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych w ramach rozpatrywania skarg/wniosków stanowi załącznik nr 14d do Polityki bezpieczeństwa.

9. W przypadku połączenia telefonicznego z jednostką organizacyjną Kasy, przed nawiązaniem połączenia, słyszalny jest komunikat informujący o możliwości zapoznania się z informacjami na temat ochrony danych osobowych przetwarzanych w Kasie, a znajdujących się na stronie internetowej www.krus.gov.pl.

10. W przypadku wysyłania wiadomości przy wykorzystaniu poczty elektronicznej serwer automatycznie dodaje komunikat o treści: "Szanowni Państwo Informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w Warszawie, Aleja Niepodległości 190. Informacje o zakresie i sposobie przetwarzania Państwa danych osobowych znajdują się pod adresem strony internetowej www.kms.gov.pl w zakładce RODO w KRUS."";

2) po § 10 dodaje się § 10a w brzmieniu:

"§ 10a. 1. W przypadku uznania, że dla zapewnienia w jednostce organizacyjnej Kasy bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, możliwe jest wprowadzenie środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu w formie monitoringu wizyjnego. Cele, zakres oraz sposób zastosowania w Kasie monitoringu wizyjnego ustala się w Regulaminie pracy danej jednostki organizacyjnej Kasy.

2. Jednostka organizacyjna Kasy poinformuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego, nie później niż na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Wzór informacji stanowi załącznik nr 24 do Polityki bezpieczeństwa.

3. Decyzję o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego w obiektach Centrali Kasy podejmuje Prezes Kasy, a w przypadku obiektów należących do oddziałów regionalnych i podległych im placówek terenowych dyrektor oddziału regionalnego.";

3) załącznik nr 10 do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący wzór Klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych w przypadku ich pozyskania od osoby, której dane dotyczą, otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia;

4) załącznik nr 13 do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący wzór Klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych dla pracownika, otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia;

5) załącznik nr 14 do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący wzór Klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych dla kandydatów do pracy w Centrali Kasy, otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia;

6) dodaje się załącznik nr 14a do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący wzór Klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych dla kandydatów do pracy w oddziałach regionalnych Kasy określony w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia;

7) dodaje się załącznik nr 14b do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący wzór Klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie na podstawie powołania, określony w załączniku nr 5 do niniejszego zarządzenia;

8) dodaje się załącznik nr 14c do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący wzór Klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie w oddziałach regionalnych Kasy na podstawie powołania, określony w załączniku nr 6 do niniejszego zarządzenia;

9) dodaje się załącznik nr 14d do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący wzór Informacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych w ramach rozpatrywania skarg/wniosków, określony w załączniku nr 7 do niniejszego zarządzenia;

10) załącznik nr 18a do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego Zintegrowanego Systemu Zarządzania, otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 8 do niniejszego zarządzenia;

11) załącznik nr 20 do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący Wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych, otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 9 do niniejszego zarządzenia;

12) załącznik nr 21 do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiazania między nimi, otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 10 do niniejszego zarządzenia;

13) dodaje się załącznik nr 24 do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący wzór Klauzuli informacyjnej o celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu wizyjnego u pracodawcy, określony w załączniku nr 11 do niniejszego zarządzenia;

14) dodaje się załącznik nr 25 do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący wzór Klauzuli informacyjnej dla uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, określony w załączniku nr 12 do niniejszego zarządzenia;

15) dodaje się załącznik nr 26 do Polityki bezpieczeństwa, stanowiący wzór Klauzuli informacyjnej dla pomocnika rolnika dotyczącej przetwarzania danych osobowych (pozyskanych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą), określony w załączniku nr 13 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, z wyjątkiem zmiany, określonej w § 1 pkt 1 w zakresie dodawanych w § 10 ust. 9-10, która wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2020 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w przypadku ich pozyskania od osoby, której dane dotyczą (dotyczy klientów)

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla pracownika

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla kandydatów do pracy w Centrali Kasy

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  4

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla kandydatów do pracy w oddziałach regionalnych Kasy

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  5

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie na podstawie powołania:

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  6

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie w oddziałach regionalnych Kasy na podstawie powołania

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  7

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w ramach rozpatrywania skarg/wniosków

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  8

UPOWAŻNIENIE NR /2.....

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  9

WYKAZ ZBIORÓW DANYCH OSOBOWYCH WRAZ ZE WSKAZANIEM PROGRAMÓW ZASTOSOWANYCH DO PRZETWARZANIA TYCH DANYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  10

OPIS STRUKTURY ZBIORÓW DANYCH WSKAZUJĄCY ZAWARTOŚĆ POSZCZEGÓLNYCH PÓL INFORMACYJNYCH I POWIĄZANIA MIĘDZY NIMI

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  11

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  12

Klauzula informacyjna dla uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  13

Klauzula informacyjna dla pomocnika rolnika dotycząca przetwarzania danych osobowych (pozyskanych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą)

grafika