Zmiana zarządzenia w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2022.41

Akt jednorazowy

Wersja od: 20 lipca 2022 r.

ZARZĄDZENIE Nr 3 0

MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH ¹

z dnia 18 lipca 2022 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 oraz art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 oraz z 2021 r. poz. 398 i 2020) zarządza się co następuje:

§ 1. W instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 20 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 1 lipca 2015 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji archiwalnej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. poz. 22 i 69, z 2016 r. poz. 28, z 2017 r. poz. 24 i 74 oraz z 2019 r. poz. 27), wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 2:

a) po pkt 17 dodaje się pkt 17a w brzmieniu:

"17a) placówka zagraniczna objęta pilotażowym wdrożeniem systemu EOD, zwana dalej "placówką objętą pilotażem" - placówka zagraniczna wskazana w wykazie placówek zagranicznych objętych pilotażowym wdrożeniem systemu EOD prowadzonym przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach archiwum i zarządzania informacją; ",

b) po pkt 25 dodaje się pkt 25a w brzmieniu:

"25a) składnica akt - rozumie się przez to składnicę akt, o której mowa w art. 36 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach";

2) w § 4:

a) w ust. 1 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

"Podstawowym systemem do wykonywania czynności kancelaryjnych w MSZ i w placówkach objętych pilotażem jest system EOD, w którym:",

b) ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Podstawowymi systemami do wykonywania czynności kancelaryjnych w placówkach nieobjętych pilotażem jest system tradycyjny oraz systemy teleinformatyczne dedykowane do załatwiania określonych rodzajów spraw, w szczególności systemy konsularne.";

3) w § 5 w ust. 3 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

"Przy załatwianiu i rozstrzyganiu spraw w systemie tradycyjnym w MSZ oraz w placówkach objętych pilotażem system EOD może być wykorzystywany w celu:";

4) w § 38 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Dokumenty w postaci elektronicznej przekazywane są w systemie EOD do komórek organizacyjnych MSZ i placówek objętych pilotażem.";

5) § 39 otrzymuje brzmienie:

"§ 39. Dokumenty przeznaczone dla placówek nieobjętych pilotażem przekazywane są w postaci elektronicznej z systemu EOD poprzez wybór adresata e-mail.";

6) w § 52:

a) ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. W przypadku awarii systemu EOD wszystkie przesyłki przychodzące, w tym faksy odbierane w sekretariatach członków kierownictwa MSZ, komórek organizacyjnych MSZ i placówkach objętych pilotażem podlegają rejestracji wyłącznie w kancelarii. W takim przypadku:

1) przesyłki rejestruje się w rejestrze prowadzonym w formie tradycyjnej, zachowując ciągłość numeracji w danym roku i stosując oznaczenie literowe pozwalające uniknąć podwójnej rejestracji:

a) dla przesyłek przychodzących: Ap, np. MSZ. Ap.1.2019,

b) dla przesyłek wychodzących: Aw, np. MSZ. Aw. 1.2019;

2) przesyłka przychodząca jest skanowana, a odwzorowanie cyfrowe jest wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres instytucjonalny komórki organizacyjnej MSZ, sekretariatów członków kierownictwa MSZ lub placówki objętej pilotażem;

3) przesyłki określone w § 16 ust. 4 po zarejestrowaniu przekazuje się do właściwych komórek organizacyjnych MSZ, sekretariatów członków kierownictwa MSZ lub placówek objętych pilotażem;

4) osoba obsługująca konto instytucjonalne przesyła odwzorowanie cyfrowe członkom kierownictwa MSZ, dyrektorowi komórki organizacyjnej MSZ lub kierującemu placówką objętą pilotażem w celu dokonania dekretacji.",

b) w ust. 5 pkt 4 otrzymuje brzmienie:

"4) podpis właściwego członka kierownictwa MSZ, dyrektora komórki organizacyjnej MSZ lub kierującego placówką objętą pilotażem, w której zatrudniony jest pracownik upoważniony do wypożyczenia dokumentu;";

7) w § 53 dotychczasową treść oznacza się jako ust. 1 i dodaje się ust. 2 i 3 w brzmieniu:

"2. Dla spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym stosuje się zasady określone w niniejszym rozdziale.

3. Dla spraw prowadzonych w systemie EOD stosuje się zasady określone w rozdziale 2 działu I niniejszej Instrukcji.";

8) w § 77 uchyla się ust. 4-6;

9) po § 78 dodaje się § 78a w brzmieniu:

"§ 78a. Zakończone sprawy prowadzone w systemie EOD są przekazywane przez referentów do archiwum w systemie EOD.";

10) § 79 otrzymuje brzmienie:

"§ 79. W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska, dotychczasowy przełożony obowiązany jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt spraw prowadzonych w formie tradycyjnej i w systemie EOD dla placówki objętej pilotażem przed podpisaniem karty obiegowej.";

11) w § 80 w ust. 1 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

"Likwidator placówki zagranicznej powołuje komisję, której zadaniem jest wydzielenie dokumentów i dokumentacji spraw prowadzonych w formie tradycyjnej i elektronicznej oraz przekazanie ich na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych:";

12) § 81 otrzymuje brzmienie:

"§ 81. 1. Prowadzenie elektronicznej korespondencji służbowej, podlegającej akceptacji, odbywa się pomiędzy kontami instytucjonalnymi poczty elektronicznej placówek zagranicznych i komórek organizacyjnych MSZ, o ile nie istnieje możliwość wykorzystania systemu EOD.

2. Akceptant wewnętrznego dokumentu elektronicznego, obowiązany jest podpisać go resortowym podpisem elektronicznym.".

§ 2. Do spraw wszczętych i niezakończonych przed wejściem w życie zarządzenia stosuje się przepisy w brzmieniu nadanym niniejszym zarządzeniem.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

¹ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy zagraniczne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 sierpnia 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 1469).