Zmiana zarządzenia w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GDDKiA.2024.15

Akt jednorazowy

Wersja od: 24 czerwca 2024 r.

ZARZĄDZENIE Nr 15

GENERALNEGO DYREKTORA DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD

z dnia 24 czerwca 2024 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), zarządza się, co następuje:

§ 1. W załączniku nr 1 do zarządzenia Nr 30 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 15 grudnia 2021 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 2:

a) po pkt 8 dodaje się pkt 8a w brzmieniu:

"8a) ESD - elektroniczna skrzynka doręczeń, to jest narzędzie umożliwiające wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2024 r. poz. 422), w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a także w ramach publicznej usługi hybrydowej;",

b) po pkt 34 dodaje się pkt 34a i 34b w brzmieniu:

"34a) UPP - urzędowe poświadczenie przedłożenia, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

34b) UPD - urzędowe poświadczenie doręczenia, w rozumieniu przepisów ustawy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne";

2) § 19 otrzymuje brzmienie:

"§ 19. 1. Przesyłki doręczone na ESP oraz za pośrednictwem ESD rejestrowane są automatycznie poprzez dołączenie do nich metadanych je opisujących odpowiednio UPP albo UPD oraz potwierdzenie otrzymania.

2. Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1, stanowią część akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, prowadzący sprawę drukuje je odpowiednio wraz z UPP albo UPD lub potwierdzeniem otrzymania i nanosi, na pierwszej stronie wydruku, numer z rejestru przesyłek wpływających, po czym włącza je do akt sprawy po naniesieniu w górnej części znaku sprawy, jeżeli przesyłka go nie zawiera.";

3) § 20 otrzymuje brzmienie:

"§ 20. 1. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach odrębnych, wtedy punkt kancelaryjny weryfikuje w systemie EZD ważność podpisu elektronicznego i integralność podpisanego dokumentu przesłanego poprzez ePUAP lub ESD, a jeśli nie ma możliwości zweryfikowania podpisu w systemie EZD - weryfikuje go za pomocą oprogramowania do weryfikacji podpisu, a następnie dołącza do przesyłki wygenerowany raport z przeprowadzonej weryfikacji.";

4) w § 36:

a) w ust. 6 pkt 1 otrzymuje brzmienie:

"1) identyfikator oddziału Generalnej Dyrekcji:

a) OBI - oddział Generalnej Dyrekcji w Białymstoku,

b) OBY - oddział Generalnej Dyrekcji w Bydgoszczy,

c) OGD - oddział Generalnej Dyrekcji w Gdańsku,

d) OKA - oddział Generalnej Dyrekcji w Katowicach,

e) OKI - oddział Generalnej Dyrekcji w Kielcach,

f) OKR - oddział Generalnej Dyrekcji w Krakowie,

g) OLU - oddział Generalnej Dyrekcji w Lublinie,

h) OŁO - oddział Generalnej Dyrekcji w Łodzi,

i) 00L - oddział Generalnej Dyrekcji w Olsztynie,

j) 00P - oddział Generalnej Dyrekcji w Opolu,

k) OPO - oddział Generalnej Dyrekcji w Poznaniu,

l) ORZ - oddział Generalnej Dyrekcji w Rzeszowie,

m) OSZ - oddział Generalnej Dyrekcji w Szczecinie,

n) OWA - oddział Generalnej Dyrekcji w Warszawie,

o) OWR - oddział Generalnej Dyrekcji we Wrocławiu,

p) OZG - oddział Generalnej Dyrekcji w Zielonej Górze;",

b) w ust. 7:

– wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

"Elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 6, i oddziela kropkami, z wyjątkiem elementów oznaczenia komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej, które oddziela się myślnikiem, np. w następujący sposób: [OBI].[F-2].[405].[3].[2021], gdzie:",

– pkt 1 otrzymuje brzmienie:

"1) [OBI] to identyfikator właściwego oddziału Generalnej Dyrekcji;",

c) w ust. 11:

– wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

"Elementy znaku sprawy, o których mowa w ust. 9, oddziela się kropkami, z wyjątkiem elementów oznaczenia komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej, które oddziela się myślnikiem, np. w następujący sposób: [OBI]-[F-2].[405].[3].[2].[2021], gdzie:",

– pkt 1 otrzymuje brzmienie:

"1) [OBI] to identyfikator właściwego oddziału Generalnej Dyrekcji;";

5) w § 47 w ust. 1 pkt 5 otrzymuje brzmienie:

"5) sposób doręczenia przesyłki - np. list zwykły, list polecony, faks, ESP, poczta elektroniczna, ESD.".

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2024 r.