Zmiana zarządzenia w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MAP.2023.27

Akt jednorazowy

Wersja od: 3 listopada 2023 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA AKTYWÓW PAŃSTWOWYCH ¹

z dnia 25 października 2023 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu Ministra Aktywów Państwowych z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. Min. Akt. Państw. poz. 32, z 2021 r. poz. 33 oraz z 2023 r. poz. 22) w załączniku nr 1 wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 2:

a) po pkt 16 dodaje się pkt 16a i 16b w brzmieniu:

"16a) publiczna usługa hybrydowa - usługę, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych;

16b) publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego - usługę, o której mowa w art. 2 pkt 8 ustawy o doręczeniach elektronicznych;",

b) po pkt 23 dodaje się pkt 23a w brzmieniu:

"23a) skrzynka doręczeń - narzędzie, o którym mowa w art. 2 pkt 9 ustawy o doręczeniach elektronicznych;",

c) po pkt 29 dodaje się pkt 29a w brzmieniu:

"29a) ustawa o doręczeniach elektronicznych - ustawę z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285 i 1860);";

2) w § 14 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera kwalifikowany podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach odrębnych, punkt kancelaryjny weryfikuje w systemie EZD ważność podpisu elektronicznego i integralność podpisanego dokumentu przesłanego poprzez ePUAP lub skrzynkę doręczeń, a jeśli nie ma możliwości zweryfikowania podpisu w systemie EZD - weryfikuje go za pomocą oprogramowania do weryfikacji podpisu, a następnie dołącza do przesyłki wygenerowany raport z przeprowadzonej weryfikacji.";

3) § 19 otrzymuje brzmienie:

"§ 19. 1. Przesyłki, doręczone na ESP lub skrzynkę doręczeń, punkt kancelaryjny rejestruje poprzez dołączenie do nich metadanych je opisujących oraz odpowiednio UPO lub dowodu otrzymania.

2. Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1, stanowią część akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, to po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem, drukuje się je odpowiednio wraz z UPO albo dowodem otrzymania, a następnie nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i włącza do akt sprawy.";

4) w § 20 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera kwalifikowany podpis elektroniczny identyfikujący podpisującego w sposób określony w przepisach odrębnych, prowadzący sprawę/punkt kancelaryjny weryfikuje w systemie EZD ważność podpisu elektronicznego i integralność podpisanego dokumentu przesłanego poprzez ePUAP lub skrzynkę doręczeń, a jeśli nie ma możliwości zweryfikowania podpisu w systemie EZD - weryfikuje go za pomocą oprogramowania do weryfikacji podpisu, a następnie dołącza do przesyłki wygenerowany raport z przeprowadzonej weryfikacji.";

5) w § 36 po ust. 3 dodaje się ust. 3a w brzmieniu:

"3a. Prowadzący sprawę dokonuje wyboru sposobu wysyłki korespondencji poza Ministerstwo, z uwzględnieniem przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych.";

6) § 38 otrzymuje brzmienie:

"§ 38. W przypadku gdy na podstawie odrębnych przepisów skuteczność doręczenia jest uzależniona od potwierdzenia przez adresata UPO lub dowodu otrzymania, a system teleinformatyczny go nie wytworzył albo wytworzył informację o niepotwierdzeniu go przez

adresata w wymaganym terminie, prowadzący sprawę wysyła przesyłkę ponownie, w postaci nieelektronicznej, w sposób określony w § 36 ust. 4.";

7) w § 40 w ust. 1 pkt 5 otrzymuje brzmienie:

"5) sposób doręczenia przesyłki - np.: list zwykły, list polecony, faks, ESP, publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, publiczna usługa hybrydowa, poczta elektroniczna.".

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 10 grudnia 2023 r.

¹ Minister Aktywów Państwowych kieruje działami administracji rządowej - aktywa państwowe, gospodarka złożami kopalin oraz łączność na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 lipca 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Aktywów Państwowych (Dz. U. poz. 1263).