Zmiana zarządzenia w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej izb administracji skarbowej, urzędów skarbowych i urzędów celno-skarbowych oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego izb administracji skarbowej.
Dz.Urz.MF.2022.93
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE
MINISTRA FINANSÓW 1
z dnia 23 sierpnia 2022 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej izb administracji skarbowej, urzędów skarbowych i urzędów celno-skarbowych oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego izb administracji skarbowej
ZAŁĄCZNIK
INSTRUKCJA KANCELARYJNA IZB ADMINISTRACJI SKARBOWEJ, URZĘDÓW SKARBOWYCH I URZĘDÓW CELNO-SKARBOWYCH
INSTRUKCJA KANCELARYJNA IZB ADMINISTRACJI SKARBOWEJ, URZĘDÓW SKARBOWYCH I URZĘDÓW CELNO-SKARBOWYCH
ROZDZIAŁ 1
PRZEPISY OGÓLNE
ROZDZIAŁ 2
PRZYJMOWANIE, OTWIERANIE, SPRAWDZANIE I REJESTROWANIE PRZESYŁEK
ROZDZIAŁ 3
POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W SKŁADACH CHRONOLOGICZNYCH I SKŁADACH INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH
ROZDZIAŁ 4
DEKRETOWANIE PRZESYŁEK
ROZDZIAŁ 5
REJESTRACJA SPRAW I SPOSÓB ICH DOKUMENTOWANIA
ROZDZIAŁ 6
ZAŁATWIANIE SPRAW
ROZDZIAŁ 7
AKCEPTACJA, PODPISYWANIE I WYSYŁANIE PISM
ROZDZIAŁ 8
PRZEKAZYWANIE DOKUMENTACJI DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
ROZDZIAŁ 9
POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU USTANIA DZIAŁALNOŚCI IZBY ALBO URZĘDU, ICH REORGANIZACJI, ZMIAN STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ ORAZ W ZWIĄZKU ZE ZMIANAMI O CHARAKTERZE KADROWYM
ROZDZIAŁ 10
POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU PRZERWY W DZIAŁANIU SYSTEMU EZD LUB NIEMOŻNOŚCI JEGO UŻYTKOWANIA
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
Rozdział 2
Przyjmowanie, otwieranie, sprawdzanie i rejestrowanie przesyłek
Przyjmowanie, otwieranie, sprawdzanie i rejestrowanie przesyłek
- określa załącznik nr 2 do instrukcji.
Rozdział 3
Postępowanie z dokumentacją w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych
Postępowanie z dokumentacją w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych
Rozdział 4
Dekretowanie przesyłek
Dekretowanie przesyłek
Rozdział 5
Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
Rozdział 6
Załatwianie spraw
Załatwianie spraw
Rozdział 7
Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism
Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism
Rozdział 8
Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
- umieszczonych na środku u góry okładki;
Rozdział 9
Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności izby albo urzędu, ich reorganizacji, zmian struktury organizacyjnej oraz w związku ze zmianami o charakterze kadrowym
Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności izby albo urzędu, ich reorganizacji, zmian struktury organizacyjnej oraz w związku ze zmianami o charakterze kadrowym
Rozdział 10
Postępowanie z dokumentacją w przypadku przerwy w działaniu systemu EZD lub niemożności jego użytkowania
Postępowanie z dokumentacją w przypadku przerwy w działaniu systemu EZD lub niemożności jego użytkowania
- podejmuje się działania zgodne z zasadami określonymi w wewnętrznych regulacjach określonych przez dyrektora izby.
Załącznik Nr 1
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych
Rodzaj skanowanego dokumentu | Minimalna rozdzielczość | Minimalna ilość bitów na piksel | Zalecany format | Kompresja |
teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia*), format A4 do A3 | 150 dpi | 1 bit (czarno-białe) | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | CCITT G4 lub inna bezstratna |
rękopisy, format A4 do A3 | 200 dpi | 8-bitowa skala szarości | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | LZW lub inna bezstratna |
fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno) | 2500 pikseli na dłuższym boku | 8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit | JPG | >50% |
teksty drukowane -czarno-białe, format mniej szy niż A4 | 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi - w zależności od tego, która zastosowana rozdzielczość da lepszą jakość | 1 bit | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | CCITT G4 lub inna bezstratna |
rękopisy, format mniejszy niż A4 | 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi - w zależności od tego, która zastosowana rozdzielczość da lepszą jakość | 8-bitowa skala szarości | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | LZW lub inna bezstratna |
materiały wielkoformatowe większe od A3 (na przykład plakaty, mapy) | 200 dpi | dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości | JPG DJVU | >50% |
teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie**) | 200 dpi | 8 bit - kolor | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | LZW lub inna bezstratna |
fotografia kolorowa | 2500 pikseli na dłuższym boku | 24 bit - kolor | JPG | >50% |
jedynie nagłówki, stopki, pieczątki lub podpisy są w innym kolorze.
**) Kolor ma znaczenie, w szczególności gdy fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem lub tekst zawiera kolorowe rysunki.
Załącznik Nr 2
A - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą
A - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą
Lp. | Nazwa elementu | Sposób zapisu | Wymagalność* | Powtarzalność |
1 | Oznaczenie nadawcy przesyłki, w tym: | tak | ||
1a | NIP | wartość liczbowa podlegająca walidacji | opcjonalne | nie |
1b | PESEL | wartość liczbowa podlegająca walidacji | opcjonalne | nie |
1c | nazwa nadawcy niebędącego osobą fizyczną | tekst | wymagane, jeżeli określono 1a, opcjonalnie, gdy 1a i 1b jest puste | nie |
1d | nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion | wymagane, jeżeli określono 1b opcjonalne, gdy 1a i 1b jest puste | nie |
2 | Adres nadawcy, o którym mowa w pkt 1, w tym: | nie | ||
2a | kod pocztowy | tekst | opcjonalne | nie |
2b | miejscowość (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) | tekst | wymagane | nie |
2c | ulica (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) | tekst | opcjonalne | nie |
2d | budynek (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) | tekst | opcjonalne | nie |
2e | lokal (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) | tekst | opcjonalne | nie |
2f | skrytka pocztowa (numer skrytki w urzędzie pocztowym) | tekst | opcjonalne | nie |
2g | kraj | tekst | wymagane | nie |
2h | adres poczty elektronicznej | tekst | opcjonalne | tak |
2i | adres środka komunikacji elektronicznej, z wyłączeniem adresu poczty elektronicznej | tekst | opcjonalne | nie |
3 | Data widniejąca na piśmie | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, a "DD" to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko "RRRR" albo "RRRR- MM", jeżeli dokładna data nie jest znana | wymagane | nie |
4 | Data nadania przesyłki | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, a "DD" to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko "RRRR" albo "RRRR- MM", jeżeli dokładna data nie jest znana | opcjonalne | nie |
5 | Data wpływu przesyłki | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, a "DD" to dwie cyfry dnia | wymagane | nie |
6 | Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie) | data i czas w formacie RRRR-MM- DDThh:mm:ss, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, "DD" to dwie cyfry dnia, "hh" to dwie cyfry godziny, "mm" to dwie cyfry minut, a "ss" to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30 | wymagane | nie |
7 | Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (w szczególności pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka) | tekst | opcjonalne | tak |
8 | Nadany automatycznie unikalny identyfikator dokumentu w całym systemie EZD (UNP) | tekst bez spacji i znaków specjalnych, takich jak: (\) - ukośnik lewy, (/) - ukośnik prawy, (*) - gwiazdka, (?) - znak zapytania, (:) - dwukropek, (=) - znak równości, (,) - przecinek, (;) - średnik | wymagane | nie |
9 | Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (w szczególności sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości) | tekst | wymagane | nie |
10 | Dostęp - określenie dostępu | możliwe wartości: | wymagane | nie |
"publiczny - dostępny w całości", "publiczny - dostępny częściowo", "niepubliczny" | ||||
11 | Liczba załączników | liczba naturalna | opcjonalne | nie |
12 | Format | tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu | wymagane dla dokumentów elektronicznych | nie |
13 | Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej (w szczególności skan tylko 1 strona - razem ponad 500 stron, załącznik - kalendarz w formacie większym niż A3, załączona płyta CD zapisane 500 MB, załączony film na płycie DVD) | tekst | opcjonalne | tak |
14 | Typ (według Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi- type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej | możliwe wartości: "Collection" - nieuporządkowany zbiór danych, "Dataset" - uporządkowany zbiór danych, "Movingimage" - obraz ruchomy, "PhysicalObject" - obiekt fizyczny, "Software" - oprogramowanie, "Sound" - dźwięk, "Stillimage" - obraz nieruchomy, "Text" - tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitka fotograficzna tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text | wymagane | nie |
15 | Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza) | tekst | opcjonalne | nie |
16 | Znak nadany przesyłce przez nadawcę | tekst | wymagane, jeżeli jest | nie |
B - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą
(zestaw minimalny)
Lp. | Nazwa elementu | Sposób zapisu | Wymagalność* | Powtarzalność |
1 | Oznaczenie odpowiedzialności za treść przesyłki, w tym: | tak | ||
1a | imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD, w szczególności przygotowania projektu pisma, o którym mowa w § 46 ust. 1, lub akceptacji pisma, o której mowa w § 48 | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane | nie |
1b | stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w pkt 1a | tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane | nie |
2 | Oznaczenie adresata, w tym: | tak | ||
2a | NIP | wartość liczbowa podlegająca walidacji | opcjonalne | nie |
2b | PESEL | wartość liczbowa podlegająca walidacji | opcjonalne | nie |
2c | nazwa adresata niebędącego osobą fizyczną | tekst | wymagane, jeżeli określono 2a, opcjonalne, gdy 2a i 2b jest puste | nie |
2d | nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion | wymagane, jeżeli określono 2b, opcjonalne, gdy 2a i 2b jest puste | nie |
3 | Adres adresata, o którym mowa w pkt 2, w tym: | nie | ||
3a | kod pocztowy | tekst | opcjonalne | nie |
3b | miejscowość (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) | tekst | wymagane | nie |
3c | ulica (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) | tekst | opcjonalne | nie |
3d | budynek (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) | tekst | opcjonalne | nie |
3e | lokal (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne) | tekst | opcjonalne | nie |
3f | skrytka pocztowa (numer skrytki w urzędzie pocztowym) | tekst | opcjonalne | nie |
3g | kraj | tekst | wymagane | nie |
3h | adres poczty elektronicznej | tekst | opcjonalne | tak |
3i | adres środka komunikacji elektronicznej, z wyłączeniem adresu poczty elektronicznej | tekst | opcjonalne | nie |
4 | Data widniejąca na piśmie | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, a "DD" to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko "RRRR" albo "RRRR- MM", jeżeli dokładna data nie jest znana | wymagane | nie |
5 | Data nadania przesyłki | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, a "DD" to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko "RRRR" albo "RRRR- MM", jeżeli dokładna data nie jest znana | opcjonalne | nie |
6 | Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (w szczególności pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka) | tekst | opcjonalne | tak |
7 | Nadany automatycznie unikalny identyfikator dokumentu w całym systemie EZD (UNP) | tekst bez spacji i znaków specjalnych, takich jak: (\) - ukośnik lewy, (/) - ukośnik prawy, (*) - gwiazdka, (?) - znak zapytania, (:) - dwukropek, (=) - znak równości, (,) - przecinek, (;) - średnik | wymagane | nie |
8 | Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (w szczególności sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości) | tekst | wymagane | nie |
9 | Dostęp - określenie dostępu | możliwe wartości: "publiczny - dostępny w całości", "publiczny - dostępny częściowo", "niepubliczny" | wymagane | nie |
10 | Liczba załączników | liczba naturalna | opcjonalne | nie |
11 | Format | tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu | wymagane dla dokumentów elektronicznych | nie |
12 | Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki | tekst | opcjonalne | tak |
13 | Typ (według Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi- type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej | możliwe wartości: "Collection" - nieuporządkowany zbiór danych, "Dataset" - uporządkowany zbiór danych, "Movingimage" - obraz ruchomy, "PhysicalObject" - obiekt fizyczny, "Software" - oprogramowanie, "Sound" - dźwięk, "Stillimage" - obraz nieruchomy, "Text" - tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitka fotograficzna tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text | wymagane | nie |
14 | Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (w szczególności list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza) | tekst | wymagane | nie |
C - Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami
(zestaw minimalny)
Lp. | Nazwa elementu | Sposób zapisu | Wymagalność* | Powtarzalność |
1 | Oznaczenie odpowiedzialności za treść: | tak | ||
1a | imię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD, w szczególności przygotowania projektu pisma, o którym mowa w § 46 ust. 1, przygotowania notatki, opinii lub stanowiska, o których mowa w § 8 ust. 2, lub akceptacji pisma, o której mowa w § 48 | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane | nie |
1b | stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w pkt 1a | tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane | nie |
2 | Data i czas włączenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie) | data i czas w formacie RRRR-MM- DDThh:mm:ss, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, "DD" to dwie cyfry dnia, "hh" to dwie cyfry godziny, "mm" to dwie cyfry minut, a "ss" to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30 | wymagane | nie |
3 | Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (w szczególności pismo, notatka, opinia, prezentacja) | tekst | opcjonalne | tak |
4 | Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu (UNP) | tekst bez spacji i znaków specjalnych, takich jak: (\) - ukośnik lewy, (/) - ukośnik prawy, (*) - gwiazdka, (?) - znak zapytania, (:) - dwukropek, (=) - znak równości, (,) - przecinek, (;) - średnik | wymagane | nie |
5 | Opis pisma - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (w szczególności sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości) | tekst | wymagane | nie |
6 | Dostęp - określenie dostępu | możliwe wartości: | wymagane | nie |
"publiczny - dostępny w całości", "publiczny - dostępny częściowo", "niepubliczny" | ||||
7 | Format | tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu | wymagane dla dokumentów elektronicznych | nie |
8 | Typ (według Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi- type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej | możliwe wartości: "Collection" - nieuporządkowany zbiór danych, "Dataset" - uporządkowany zbiór danych, "Movingimage" - obraz ruchomy, "PhysicalObject" - obiekt fizyczny, "Software" - oprogramowanie, "Sound" - dźwięk, "Stillimage" - obraz nieruchomy, "Text" - tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitka fotograficzna tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text | wymagane | nie |
D - Struktura metadanych opisujących sprawę
(zestaw minimalny)
Lp. | Nazwa elementu | Sposób zapisu | Wymagalność* | Powtarzalność |
1 | Oznaczenie odpowiedzialności za treść: | tak | ||
1a | imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane, jeżeli nie określono 1b | nie |
1b | imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane, jeżeli nie określono 1a | tak |
2 | Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie) | data i czas w formacie RRRR-MM- DDThh:mm:ss, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, "DD" to dwie cyfry dnia, "hh" to dwie cyfry godziny, "mm" to dwie cyfry minut, a "ss" to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30 | wymagane | nie |
3 | Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika) | data i czas w formacie RRRR-MM-DD, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, a "DD" to dwie cyfry dnia, na przykład 1997-07-16 | wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej | nie |
4 | Znak sprawy (zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt) | zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji | wymagane | nie |
5 | Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy (w szczególności przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, wyjazd do Brukseli na..., przygotowanie umowy na wywóz nieczystości) | tekst | wymagane | nie |
6 | Dostęp - określenie dostępu (automatyczne przyporządkowanie odpowiedniej wartości na podstawie metadanych dokumentów elektronicznych znajdujących się w aktach sprawy) | możliwe wartości: "publiczny - dostępny w całości", "publiczny - dostępny częściowo", "niepubliczny" | wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej | nie |
7 | Format | ustalona wartość: | wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której | nie |
"Multipart/Header-Set" | mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej | |||
8 | Typ (według Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type- vocabulary/ zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej | ustalona wartość: "Collection" - nieuporządkowany zbiór danych | wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej | nie |
9 | Opis | Tekst | opcjonalny | nie |
* Wymagalność elementu metadanych oznacza obowiązek jego określenia, jeżeli to określenie jest możliwe.