Zmiana zarządzenia w sprawie ustalenia regulaminu udzielania zamówień publicznych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GDDKiA.2019.26

Akt jednorazowy

Wersja od: 5 lipca 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 26

GENERALNEGO DYREKTORA DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD

z dnia 5 lipca 2019 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu udzielania zamówień publicznych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad

Na podstawie § 5 ust. 2 pkt 1 załącznika do zarządzenia Nr 36 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 4 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu Nr 14 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 12 sierpnia 2016 r. w sprawie ustalenia regulaminu udzielania zamówień publicznych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 2 pkt 2 otrzymuje brzmienie:

"2) realizacji, w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zamówień publicznych, współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej, wyłączonych spod stosowania przepisów Prawo zamówień publicznych.";

2) w załączniku do zarządzenia:

a) w § 2 w ust. 1:

– pkt 1 otrzymuje brzmienie:

"1) "Dyrektorze" - należy przez to rozumieć odpowiednio Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad, Dyrektora Generalnego GDDKiA lub Dyrektora Oddziału GDDKiA - działających na podstawie pełnomocnictw lub upoważnień a także inną osobę upoważnioną przez Zamawiającego;",

– po pkt 1 dodaje się pkt 1a w brzmieniu:

"1a) "Zastępcy Dyrektora" - należy przez to rozumieć odpowiednio Zastępcę Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad, w rozumieniu zarządzenia w sprawie podziału zadań w ramach Kierownictwa GDDKiA oraz Zastępcę Dyrektora Oddziału;",

– pkt 5 otrzymuje brzmienie:

"5) "Komórce organizacyjnej" - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, Oddziału lub Centrali GDDKiA";

– pkt 6 otrzymuje brzmienie:

"6) "Komórce ds. zamówień" - należy przez to rozumieć odpowiednio Departament Prawny i Zamówień Publicznych w Centrali lub komórkę do spraw zamówień publicznych w Oddziałach;";

– uchyla się pkt 11 i pkt 14,

– pkt 17 otrzymuje brzmienie:

"17) "Zarządzeniu w sprawie Centralnego Zamawiającego" - należy przez to rozumieć przepisy zarządzenia Nr 100 Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 sierpnia 2017 r. w sprawie wskazania centralnego zamawiającego dla jednostek administracji rządowej oraz wskazania jednostek administracji rządowej zobowiązanych do nabywania zamówień od centralnego zamawiającego (M.P. z 2019 r" poz. 334).",

b) § 3 otrzymuje brzmienie:

"§ 3. Zasada planowości

1. Zamawiający jest obowiązany do planowania zamówień publicznych na dany rok budżetowy według wzoru określonego w załączniku nr 7 do Regulaminu, który jest złożony z czterech następujących części - arkuszy:

1) "a" - Plan zamówień publicznych;

2) "b" - Plan zamówień publicznych po agregacji;

3) "c" - Plan postępowań;

4) "d" - Plan zamówień publicznych - korekta.

2. Kierownik komórki organizacyjnej, w terminie do dnia 15 grudnia danego roku budżetowego, przekaże Kierownikowi komórki ds. zamówień zatwierdzony przez siebie wstępny Plan zamówień publicznych na następny rok budżetowy złożony z arkusza, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, sporządzony na podstawie bieżących potrzeb i zaplanowanych środków budżetowych - na cały okres trwania zamówienia publicznego.

3. Niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni po ogłoszeniu ustawy budżetowej w dzienniku ustaw, Kierownik komórki organizacyjnej przekaże Kierownikowi komórki ds. zamówień podpisany przez siebie Plan zamówień publicznych złożony z arkusza, o którym mowa w ust. 1 pkt 1.

4. Kierownik komórki organizacyjnej niezwłocznie przekaże Kierownikowi ds. zamówień każdą zmianę i aktualizację Planu zamówień publicznych złożoną z arkusza, o którym mowa w ust. 1 pkt 4.

5. Do Planów zamówień publicznych, o których mowa w ust. 2 i 3, zgłaszane są wszystkie zamówienia publiczne, których wartość szacunkowa jest równa lub przekracza kwotę 1.500,00 PLN netto.

6. Komórka ds. zamówień w terminie do 30 dni od dnia ogłoszenia ustawy budżetowej w dzienniku ustaw sporządzi:

1) Plan zamówień publicznych po agregacji złożony z arkusza, o którym mowa w ust. 1 pkt 2. Plan uzgadniają Zastępcy Dyrektora według właściwości podległych im komórek merytorycznych i zatwierdza Dyrektor;

2) Plan postępowań złożony z arkusza, o którym mowa w ust. 1 pkt 3.

7. Zatwierdzony, przez Dyrektora Plan zamówień publicznych po agregacji, o którym mowa w ust. 6 pkt 1, jest zamieszczany przez Komórkę ds. zamówień - w Intranecie GDDKiA.

8. Plan postępowań, o którym mowa w ust. 6 pkt 2, jest zamieszczany przez Komórkę ds. zamówień na stronie internetowej GDDKiA.

9. Na etapie planowania zamówienia publicznego, kierujący Komórką organizacyjną obowiązany jest do przeprowadzenia analizy zasobów w zakresie realizacji zamówienia.

10. Przy opracowaniu Planu postępowań należy uwzględnić szacunkowy czas przygotowania oraz prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w § 6 ust. 5 i 6.

11. Komórka organizacyjna jest obowiązana każdorazowo na etapie planowania, a najpóźniej przed wszczęciem postępowania przeprowadzić analizę możliwości zastosowania Klauzul społecznych w danym postępowaniu. ", c) § 4 otrzymuje brzmienie:

"§ 4. Zamówienia realizowane we współpracy z Centralnym Zamawiającym

1. Centrala i Oddziały GDDKiA współpracują samodzielnie z Centralnym Zamawiającym na zasadach określonych w zarządzeniu w sprawie Centralnego Zamawiającego, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Centrala GDDKiA może zgłaszać do Centralnego Zamawiającego zapotrzebowania zbiorcze w imieniu Oddziałów GDDKiA. W takim przypadku poszczególne komórki organizacyjne Centrali GDDKiA, w zależności od zakresu zamówienia, ustalają z Oddziałami zakres zapotrzebowania.

3. Współpraca z Centralnym Zamawiającym odbywa się w szczególności za pośrednictwem elektronicznej platformy wymiany informacji w zakresie zamówień centralnych, która prowadzona jest przez Centralnego Zamawiającego.

4. W przypadku udzielania zamówienia przez Centralnego Zamawiającego może obowiązywać inny tryb postępowania niż określony w niniejszym Regulaminie.", d) w § 6:

- ust. 6 otrzymuje brzmienie:

"6. Szacunkowy czas prowadzenia postępowania, jaki należy przyjąć przy opracowaniu planu postępowań wynosi do 6 miesięcy dla postępowań o wartości szacunkowej powyżej progów unijnych oraz do 3,5 miesiąca dla postępowań o wartości szacunkowej poniżej progów unijnych."

– po ust. 6 dodaje się ust. 7 w brzmieniu:

"7. W postępowaniach powyżej progów unijnych komunikacja między Zamawiającym a wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.",

e) w § 8 ust. 6 otrzymuje brzmienie:

"6. Komórka ds. zamówień prowadzi Rejestr, który zawiera w szczególności:

1) numer porządkowy Wniosku;

2) datę rejestracji Wniosku;

3) nazwę Komórki organizacyjnej;

4) rodzaj zamówienia (roboty budowlane, usługi, dostawy);

5) nazwę przedmiotu zamówienia ze wskazaniem kodów CPV;

6) kategorię usług;

7) tryb udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej;

8) uzasadnienie zastosowania trybu innego niż przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony;

9) szacunkową wartość zamówienia;

10) kraj pochodzenia wybranego wykonawcy lub wykonawców;

11) wartość zawartej umowy bez podatku od towarów i usług;

12) numeru ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.",

f) w § 10 ust. 2 pkt 2 otrzymuje brzmienie:

"2) na usługi lub roboty budowlane należy określić wymagania zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Komórkę organizacyjną czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności wymaga nawiązania stosunku pracy zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040).";

3) w załączniku nr 1 do Regulaminu,

a) w części II ust. 10 uchyla się pkt 1 i 2,

b) w części VI w tabeli uchyla się Ip. 14.

§ 2. Tekst ujednolicony zarządzenia, o którym mowa w § 1, stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

TEKST UJEDNOLICONY

ZARZĄDZENIE Nr 14

GENERALNEGO DYREKTORA DRÓG

KRAJOWYCH I AUTOSTRAD

z dnia 12 sierpnia 2016 r.

w sprawie ustalenia regulaminu udzielania zamówień publicznych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad

Na podstawie § 4 ust. 2 pkt 1 załącznika Nr 1 do zarządzenia Nr 16 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 16 czerwca 2008 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad (z późn. zm.) zarządza się co następuje:

§ 1. ustala się regulamin udzielania zamówień publicznych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, stanowiący załącznik do zarządzenia.

§ 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem, odpowiednie zastosowanie mają zarządzenia Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad dotyczące:

1) realizacji zamówień publicznych wyłączonych spod stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad;

2) realizacji, w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zamówień publicznych, współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej, wyłączonych spod stosowania przepisów Prawo zamówień publicznych.

§ 3. Do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 4. Traci moc zarządzenie:

1) nr 8 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 19 lutego 2010 r. w sprawie ustalenia regulaminu udzielania zamówień publicznych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad (z późn. zm.).

2) Nr 22 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 15 września 2006 r. w sprawie wprowadzenia rejestru postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych w Centrali Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

przez

Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady udzielania zamówień publicznych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad (zwanej dalej: "GDDKiA").

2. Regulamin ma zastosowanie do wszystkich Komórek organizacyjnych.

3. Regulamin stosuje się do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane realizowane w GDDKiA na podstawie Ustawy Pzp.

4. Zamówienie publiczne jest przygotowywane, przeprowadzane i udzielane zgodnie z przepisami Ustawy Pzp, a w przypadku zamówień współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej lub przewidzianych do współfinansowania dodatkowo z uwzględnieniem aktualnych Wytycznych.

5. Regulaminu nie stosuje się do zamówień wyłączonych spod stosowania Ustawy Pzp.

6. Regulaminu nie stosuje się do konkursu. W przypadku zastosowania konkursu ustala się regulamin konkursu.

§ 2. Definicje

1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) "Dyrektorze" - należy przez to rozumieć odpowiednio Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad, Dyrektora Generalnego GDDKiA lub Dyrektora Oddziału GDDKiA - działających na podstawie pełnomocnictw lub upoważnień a także inną osobę upoważnioną przez Zamawiającego;

1a) "Zastępcy Dyrektora" - należy przez to rozumieć odpowiednio Zastępcę Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad, w rozumieniu zarządzenia w sprawie podziału zadań w ramach Kierownictwa GDDKiA oraz Zastępcę Dyrektora Oddziału;",

2) "Kierowniku komórki organizacyjnej" - należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej, o której mowa w pkt 5;

3) "Klauzulach społecznych" - należy przez to rozumieć uregulowania prawne umożliwiające uwzględnienie dodatkowych celów społecznych w warunkach realizacji zamówienia;

4) "Komisji Przetargowej" - należy przez to rozumieć komisję przetargową powołaną przez Dyrektora do przeprowadzenia albo przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

5) "Komórce organizacyjnej" - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, Oddziału lub Centrali GDDKiA;

6) "Komórce ds. zamówień" - należy przez to rozumieć odpowiednio Departament Prawny i Zamówień Publicznych w Centrali lub komórkę do spraw zamówień publicznych w Oddziałach;

7) "Progach unijnych" - należy przez to rozumieć kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp;

8) "Regulaminie" - należy przez to rozumieć niniejszy regulamin;

9) "Rejestrze" - należy przez to rozumieć Rejestr postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzony przez Komórkę ds. zamówień;

10) "SIWZ" - należy przez to rozumieć Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia;

11) Uchylony"

12) "Ustawie Pzp" - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie;

13) "Wniosku" - należy przez to rozumieć wniosek o zamiarze udzielenia zamówienia publicznego;

14) Uchylony

15) "Zamawiającym" - należy przez to rozumieć Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad;

16) "Zespole" - należy przez to rozumieć osoby powołane do nadzoru nad realizacją jednego lub więcej powiązanych ze sobą udzielonych zamówień;

17) "Zarządzeniu w sprawie Centralnego Zamawiającego" - należy przez to rozumieć przepisy zarządzenia Nr 100 Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 sierpnia 2017 r. w sprawie wskazania centralnego zamawiającego dla jednostek administracji rządowej oraz wskazania jednostek administracji rządowej zobowiązanych do nabywania zamówień od centralnego zamawiającego (M.P. z 2019 r. poz. 334).

2. Pozostałe określenia, nie wskazane w ust. 1, a użyte w Regulaminie należy interpretować zgodnie z ich definicją zawartą w Ustawie Pzp.

3. W zakresie nieuregulowanym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Ustawy Pzp.

§ 3. Zasada planowości

1. Zamawiający jest obowiązany do planowania zamówień publicznych, na dany rok budżetowy, według wzoru określonego w załączniku nr 7 do Regulaminu, który jest złożony z czterech następujących części - arkuszy:

1) "a" - Plan zamówień publicznych;

2) "b" - Plan zamówień publicznych po agregacji;

3) "c" - Plan postępowań;

4) "d" - Plan zamówień publicznych - korekta.

2. Kierownik komórki organizacyjnej, w terminie do dnia 15 grudnia danego roku budżetowego, przekaże Kierownikowi komórki ds. zamówień zatwierdzony przez siebie wstępny Plan zamówień publicznych na następny rok budżetowy złożony z arkusza, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, sporządzony na podstawie bieżących potrzeb i zaplanowanych środków budżetowych - na cały okres trwania zamówienia publicznego.

3. Niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni po ogłoszeniu ustawy budżetowej w dzienniku ustaw, Kierownik komórki organizacyjnej przekaże Kierownikowi komórki ds. zamówień podpisany przez siebie Plan zamówień publicznych złożony z arkusza, o którym mowa w ust. 1 pkt 1.

4. Kierownik komórki organizacyjnej niezwłocznie przekaże Kierownikowi ds. zamówień każdą zmianę i aktualizację Planu zamówień publicznych złożoną z arkusza, o którym mowa w ust. 1 pkt 4.

5. Do Planów zamówień publicznych, o których mowa w ust. 2 i 3, zgłaszane są wszystkie zamówienia publiczne, których wartość szacunkowa jest równa lub przekracza kwotę 1.500,00 PLN netto.

6. Komórka ds. zamówień, w terminie do 30 dni od dnia ogłoszenia ustawy budżetowej w dzienniku ustaw, sporządzi:

1) Plan zamówień publicznych po agregacji złożony z arkusza, o którym mowa w ust. 1 pkt 2. Plan uzgadniają Zastępcy Dyrektora według właściwości podległych im komórek merytorycznych i zatwierdza Dyrektor;

2) Plan postępowań złożony z arkusza, o którym mowa w ust. 1 pkt 3.

7. Zatwierdzony, przez Dyrektora Plan zamówień publicznych po agregacji, o którym mowa w ust. 6 pkt 1, jest zamieszczany przez Komórkę ds. zamówień

- w Intranecie GDDKiA.

8. Plan postępowań, o którym mowa w ust. 6 pkt 2, jest zamieszczany przez Komórkę ds. zamówień na stronie internetowej GDDKiA.

9. Na etapie planowania zamówienia publicznego, kierujący Komórką organizacyjną obowiązany jest do przeprowadzenia analizy zasobów w zakresie realizacji zamówienia.

10. Przy opracowaniu Planu postępowań należy uwzględnić szacunkowy czas przygotowania oraz prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w § 6 ust. 5 i 6.

11. Komórka organizacyjna jest obowiązana każdorazowo na etapie planowania, a najpóźniej przed wszczęciem postępowania przeprowadzić analizę możliwości zastosowania klauzul społecznych w danym postępowaniu.

§ 4. Zamówienie realizowane we współpracy z Centralnym Zamawiającym

1. Centrala i Oddziały GDDKiA współpracują samodzielnie z Centralnym Zamawiającym na zasadach określonych w Zarządzeniu w sprawie Centralnego Zamawiającego, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Centrala GDDKiA może zgłaszać do Centralnego Zamawiającego zapotrzebowania zbiorcze w imieniu Oddziałów GDDKiA. W takim przypadku poszczególne komórki organizacyjne Centrali GDDKiA, w zależności od zakresu zamówienia, ustalają z Oddziałami zakres zapotrzebowania.

3. Współpraca z Centralnym Zamawiającym odbywa się w szczególności za pośrednictwem elektronicznej platformy wymiany informacji w zakresie zamówień centralnych, która prowadzona jest przez Centralnego Zamawiającego.

4. W przypadku udzielania zamówienia przez Centralnego Zamawiającego może obowiązywać inny tryb postępowania niż określony w niniejszym Regulaminie.

§ 5. Szacowanie wartości zamówienia

1. Wartość zamówień związanych z działalnością Oddziału GDDKiA określa się w ramach każdego Oddziału odrębnie.

2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością.

3. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy Pzp:

1) łączyć zamówień, które odrębnie udzielane wymagają zastosowania różnych przepisów Ustawy Pzp,

2) dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, w celu uniknięcia łącznego szacowania ich wartości;

4. Zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy Pzp zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczenia wartości zamówienia.

5. W przypadku, gdy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 Ustawy Pzp, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość tych zamówień.

6. Jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy przewiduje prawo opcji, przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem prawa opcji.

7. Wartość zamówienia ustala się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.

8. Za prawidłowość ustalenia wartości szacunkowej zamówienia odpowiada Kierownik komórki organizacyjnej.

§ 6. Zasady dotyczące przygotowania i prowadzenia postępowania

1. Podstawowymi trybami udzielenia zamówienia publicznego są przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. Zamówienie może być udzielone w innym trybie tylko w przypadkach określonych w Ustawie Pzp.

2. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada Dyrektor a także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania.

3. Identyfikacja potrzeby udzielenia zamówienia publicznego należy do obowiązków Kierownika komórki organizacyjnej.

4. Kierownik komórki organizacyjnej dokonuje oceny celowości udzielenia zamówienia z punktu widzenia potrzeb Zamawiającego i realizowanych przez niego zadań a w przypadku zamówień współfinansowanych lub przewidzianych do współfinansowania ze środków UE dokonuje także analizy kosztów i korzyści związanych z wyborem metody zakupu centralnej lub zdecentralizowanej.

5. Szacunkowy czas trwania przygotowania postępowania (bez ryzyk np. kilkukrotnej weryfikacji i poprawy Wniosku lub SIWZ) wynosi minimum 2 miesiące - zarówno dla postępowań o wartości szacunkowej powyżej jak i poniżej progów unijnych. Późniejsze przekazanie projektu Wniosku stanowi ryzyko niedotrzymania planu postępowań.

6. Szacunkowy czas prowadzenia postępowania, jaki należy przyjąć przy opracowaniu planu postępowań wynosi do 6 miesięcy dla postępowań o wartości szacunkowej powyżej progów unijnych oraz do 3,5 miesiąca dla postępowań o wartości szacunkowej poniżej progów unijnych.

7. W postępowaniach powyżej progów unijnych komunikacja między Zamawiającym a wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

§ 7. Aspekty społeczne w zamówieniach publicznych

1. W celu lepszego wykorzystania zamówień publicznych dla wsparcia wspólnych celów społecznych komórka organizacyjna jest zobowiązana do brania pod uwagę aspektów społecznych na etapie przygotowania zamówienia.

2. Komórka organizacyjna zobowiązana jest do przeprowadzenia analizy możliwości zastosowania aspektów społecznych w danym postępowaniu biorąc pod uwagę specyfikę przedmiotu zamówienia, wartość zamówienia, czas realizacji oraz warunki wykonania zamówienia.

3. W przypadku zastosowania klauzul społecznych, umowy w sprawach zamówień publicznych, powinny zawierać postanowienia uprawniające do skutecznego egzekwowania realizacji klauzul społecznych.

§ 8. Przygotowanie Wniosku

1. Wniosek należy sporządzić na wzorze stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu.

2. Komórka organizacyjna przekazuje wypełniony Wniosek do Kierownika Komórki ds. zamówień w formie projektu dokumentu.

3. Komórka ds. zamówień weryfikuje projekt Wniosku pod względem zgodności z ustawą Pzp oraz zgłasza ewentualne uwagi i wątpliwości do Komórki organizacyjnej.

4. Kierownik Komórki ds. zamówień uzgadnia ostateczną treść Wniosku pod względem zgodności z ustawą Pzp.

5. Komórka organizacyjna:

1) uzyskuje potwierdzenie posiadania środków finansowych na realizację zamówienia;

2) uzyskuje zatwierdzenie Dyrektora;

3) rejestruje Wniosek w Rejestrze.

6. Komórka ds. zamówień prowadzi Rejestr, który zawiera w szczególności:

1) numer porządkowy Wniosku;

2) datę rejestracji Wniosku;

3) nazwę Komórki organizacyjnej;

4) rodzaj zamówienia (roboty budowlane, usługi, dostawy);

5) nazwę przedmiotu zamówienia ze wskazaniem kodów CPV;

6) kategorię usług;

7) tryb udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej;

8) uzasadnienie zastosowania trybu innego niż przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony;

9) szacunkową wartość zamówienia;

10) kraj pochodzenia wybranego wykonawcy lub wykonawców;

11) wartość zawartej umowy bez podatku od towarów i usług;

12) numeru ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.

§ 9. Osoby uczestniczące w postępowaniu

1. Zatwierdzając Wniosek Dyrektor powierza przygotowanie lub przeprowadzenie albo przygotowanie i przeprowadzenie postępowania Kierownikowi komórki organizacyjnej lub Komisji Przetargowej.

2. Dyrektor może także powierzyć Komisji Przetargowej dokonanie innych czynności, niż ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz badanie i ocena ofert oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia.

3. Komisja Przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań.

4. Stałą Komisję Przetargową powołuje i odwołuje Dyrektor w drodze zarządzenia.

5. W przypadku, gdy nie została powołana stała Komisja Przetargowa Kierownik komórki organizacyjnej wnioskuje o powołanie Komisji Przetargowej. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.

6. Tryb pracy Komisji Przetargowej określa Regulamin pracy Komisji Przetargowej stanowiący załącznik nr 4 do Regulaminu.

7. Dla zamówień, których wartość jest niższa niż Progi unijne, powołanie Komisji Przetargowej nie jest obowiązkowe. W takim przypadku Kierownik komórki organizacyjnej wyznacza osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie albo przygotowanie i przeprowadzenie postępowania.

8. Kierownik komórki organizacyjnej jest obowiązany wskazać osoby bezstronne, co do których nie zachodzą podstawy do wyłączenia się z postępowania.

9. Osoby, o których mowa w ust. 7, 8 i 10, a także inne osoby, które uczestniczą w postępowaniu na kolejnych etapach, obowiązane są zachować poufność i bezstronność w toku całego postępowania, składając w tym celu oświadczenie o poufności i bezstronności, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu.

10. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, w formie pisemnej oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 Ustawy Pzp. Przed odebraniem oświadczenia, Dyrektor lub osoba, której powierzył czynności w postępowaniu, uprzedza osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

11. Dyrektor lub osoba, której powierzył czynności w postępowaniu, w razie uzasadnionego podejrzenia, że pomiędzy pracownikami zamawiającego lub innymi osobami zatrudnionymi przez zamawiającego, które mają bezpośredni lub pośredni wpływ na wynik postępowania, a wykonawcami zachodzi relacja określona w art. 17 ust. 1 pkt 24 Ustawy Pzp, odbiera od tych osób, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, oświadczenie w formie pisemnej w przedmiocie okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 Ustawy Pzp. Przed odebraniem oświadczenia, Dyrektor lub osoba, której powierzył czynności w postępowaniu, uprzedza osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

12. Na każdym etapie procedury osoba, która uzna, że podlega wyłączeniu jest zobowiązana wyłączyć się z postępowania składając oświadczenie, o którym mowa w ust. 10.

13. W przypadku, gdy przygotowanie lub przeprowadzenie lub przygotowanie i przeprowadzenie postępowania wymaga wiadomości specjalnych Dyrektor może z własnej inicjatywy lub na wniosek Kierownika komórki organizacyjnej lub Komisji Przetargowej, powołać biegłego do wykonania określonych czynności.

14. Osoby uczestniczące w postępowaniu o udzielenie zamówienia zobowiązane są zwracać uwagę na zaniechania i zachowania wykonawców, których konsekwencje mają wpływ na wynik postępowania przetargowego oraz mogą stanowić symptomy zmów przetargowych w szczególności na etapie badania i oceny ofert. W przypadku zidentyfikowania symptomu zmowy przetargowej należy niezwłocznie poinformować Przewodniczącego Komisji Przetargowej lub Kierownika Komórki organizacyjnej lub Dyrektora.

§ 10. Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

1. Komórka organizacyjna uzyskuje uzgodnienie istotnych postanowień umowy lub wzoru umowy pod względem formalno-prawnym.

2. Komórka organizacyjna sporządza opis przedmiotu zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w ustawie Pzp. W opisie przedmiotu zamówienia:

1) nie można wskazywać znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy "lub równoważny",

2) na usługi lub roboty budowlane należy określić wymagania zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Komórkę organizacyjną czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności wymaga nawiązania stosunku pracy zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040).

3) na roboty budowlane należy określić wymagane cechy materiału, produktu lub usługi, odpowiadające zamierzonemu przeznaczeniu, w szczególności adekwatnie do przedmiotu zamówienia, należy wymagać dostosowania projektu do potrzeb wszystkich użytkowników, w tym zapewnienia dostępności dla osób niepełnosprawnych,

4) na dostawy lub usługi należy określić wymagane cechy produktu lub usługi, w szczególności, adekwatnie do przedmiotu zamówienia, należy wymagać dostosowania projektu do potrzeb wszystkich użytkowników, w tym zapewnienia dostępności dla osób niepełnosprawnych,

5) można określić wymagania związane z realizacją zamówienia, które mogą obejmować aspekty gospodarcze, środowiskowe, społeczne, związane z innowacyjnością lub zatrudnieniem - zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy Pzp, po przeprowadzeniu analizy, o której mowa w § 3 ust. 5 Regulaminu,

6) można określić konieczność przeniesienia praw własności intelektualnej lub udzielenia licencji,

7) należy określić standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz uwzględnić koszty cyklu życia, jeżeli cena stanowi jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%.

3. Komórka organizacyjna przed wszczęciem postępowania może przeprowadzić dialog techniczny zwracając się do ekspertów organów władzy publicznej lub wykonawców o doradztwo lub udzielenie informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy.

4. W celu wszczęcia postępowania Kierownik Komórki organizacyjnej przekazuje do Kierownika Komórki ds. zamówień odpowiednio: zaakceptowane przez właściwe służby lub podpisane przez siebie następujące dokumenty i informacje:

1) istotne postanowienia umowy lub wzór umowy, a jeżeli projekt jest finansowany/ współfinansowany przez Unię Europejską, na pierwszej stronie musi dodatkowo znaleźć się zapis dotyczący finansowania/ współfinansowania z odpowiednim oznakowaniem (oflagowanie) zgodnie z zasadami wizualizacji;

2) opis przedmiotu zamówienia sporządzony z uwzględnieniem zasad określonych w ust. 2 a także uzasadnienie, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 7;

3) warunki udziału w postępowaniu, kryteria selekcji, jeżeli są ustalone;

4) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert, a jeżeli przypisanie wagi nie jest możliwe z obiektywnych przyczyn, wskazanie kryteriów w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego;

5) oświadczenia dotyczące warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny ofert oraz opisu przedmiotu zamówienia, złożone na wzorze stanowiącym załącznik nr 6 do Regulaminu;

6) informacje stanowiące rozszerzenie informacji zawartych we Wniosku;

7) skorygowany Wniosek w zakresie wartości zamówienia o ile uległa zmianie na skutek ustalenia ostatecznej treści opisu przedmiotu zamówienia lub innych okoliczności;

8) informację na temat proponowanych terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i/albo ofert;

9) listę potencjalnych (co najmniej 3) wykonawców, którzy mogliby ubiegać się o udzielenie zamówienia;

10) informację na temat wysokości wymaganego wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

11) informację na temat liczby wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert, jeżeli dotyczy;

12) uchylony;

13) obiektywne i niedyskryminacyjne kryteria lub zasady, które będą miały zastosowanie w celu wyboru, w których częściach zostanie wykonawcy udzielone zamówienie, w przypadku decyzji o ograniczeniu liczby części, jaka może być udzielona jednemu wykonawcy;

14) informację o przeprowadzeniu dialogu technicznego.

5. Komórka ds. zamówień opracowuje ogłoszenie o zamówieniu i instrukcję dla wykonawców, przy udziale Komórki organizacyjnej w zakresie merytorycznym i w szczególności w oparciu o dostarczone przez nią informacje i dokumenty wskazane w ust. 4.

6. Komórka ds. zamówień przedkłada do akceptacji Dyrektora kompletną SIWZ i ogłoszenie o zamówieniu.

§ 11. Przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia publicznego

1. W procesie przeprowadzenia postępowania Komórka ds. zamówień lub Komisja Przetargowa w przypadku, o którym mowa § 9 ust. 2 odpowiada za:

1) wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

2) przygotowanie pisma z proponowanymi przez Komórkę organizacyjną wyjaśnieniami/ zmianami treści SIWZ lub ogłoszenia o zamówieniu oraz przekazanie wykonawcom/ upublicznienie tych wyjaśnień i zmian;

2. W procesie przeprowadzenia postępowania Komórka organizacyjna odpowiada za:

1) przygotowanie projektu wyjaśnień/ zmian treści SIWZ lub ogłoszenia o zamówieniu;

2) przekazanie do Komórki ds. zamówień informacji na temat wysokości kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia;

3) uzyskanie decyzji Dyrektora odnośnie dalszego toku postępowania w przypadku, gdy oferta najkorzystniejsza przewyższa kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

3. W procesie przeprowadzenia postępowania Komisja Przetargowa odpowiada, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie pracy Komisji Przetargowej, za przygotowanie do zatwierdzenia Dyrektora propozycji dokonania czynności w postępowaniu, w zgodzie z przepisami ustawy Pzp.

4. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego kończy się wyborem najkorzystniejszej oferty albo unieważnieniem postępowania.

5. Komórka ds. zamówień, przy wsparciu Komórki organizacyjnej i komórki ds. prawnych organizuje proces przygotowania i przedłożenia umowy do podpisu Dyrektora i innych osób reprezentujących zamawiającego a także do podpisu osób reprezentujących wykonawcę.

§ 12. Realizacja zamówienia publicznego

1. Nadzór nad prawidłową realizacją zamówienia prowadzony jest przez Komórkę organizacyjną.

2. Komórka organizacyjna jest odpowiedzialna za zachowanie ciągłości oraz zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy zgodnie z Ustawą Pzp.

3. W przypadku konieczności sporządzenia aneksu do umowy, Komórka organizacyjna jest odpowiedzialna za uzgodnienie pod względem formalno-prawnym treści aneksu z komórką ds. prawnych i zawarcie aneksu z wykonawcą.

4. Niezwłocznie po zawarciu aneksu Komórka organizacyjna przekazuje do Komórki ds. zamówień wszelkie informacje niezbędne do zamieszczenia lub przekazania do publikacji ogłoszenia o zmianie umowy, w przypadkach o których mowa w art. 144 ust. 1c Ustawy Pzp.

5. W przypadku zamówienia na roboty budowlane lub usługi, którego wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 1 000 000 euro, do nadzoru nad realizacją udzielonego zamówienia Dyrektor powołuje zespół osób, zwany "Zespołem".

6. Zespół powoływany jest dla jednego lub więcej powiązanych ze sobą zamówień.

7. Zespołu nie powołuje się, jeżeli Zamawiający w inny sposób zapewnia udział co najmniej dwóch członków Komisji Przetargowej w nadzorze nad realizacją udzielonego zamówienia.

8. W przypadku zamówień na roboty budowlane lub usługi, których wartość nie przekracza progów unijnych Dyrektor może powołać Zespół.

9. Komórka organizacyjna sporządza wniosek o powołanie Zespołu albo odstąpienie od powołania Zespołu, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu. Komórka organizacyjna uzyskuje zatwierdzenie wniosku.

§ 13. Zamówienia wspólne

1. Zamawiający może przeprowadzić postępowanie i udzielić zamówienia wspólnie z innymi zamawiającymi na podstawie zawartego między nimi porozumienia.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Zamawiający wyznaczą spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz.

3. Komórka organizacyjna w porozumieniu z komórką ds. prawnych oraz Komórką ds. zamówień określa wszelkie kwestie związane z udziałem w takim postępowaniu i udzieleniem zamówienia, w tym również z rozliczeniem finansowym pomiędzy stronami. Komórka organizacyjna określa kwestie, który powinny znaleźć się w umowie lub porozumieniu w szczególności wymagania dotyczące samego zamówienia, zasady, jakie będą obowiązywały w ramach prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w szczególności powołanie członków i sposób działania komisji przetargowej, kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej, warunki udziału w postępowaniu, ewentualne wynagrodzenie dla podmiotu przeprowadzającego w imieniu pozostałych postępowanie.

4. W przypadku przeprowadzenia postępowania i realizacji zamówienia wspólnie z innymi zamawiającymi może obowiązywać inny tok postępowania niż opisany w niniejszym Regulaminie.

§ 14. Środki ochrony prawnej

1. W przypadku wniesienia środków ochrony prawnej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Dyrektor zapewnia udział osób o odpowiednich kwalifikacjach w charakterze pełnomocników Zamawiającego, przed Krajową Izbą Odwoławczą lub sądem powszechnym.

2. Kierownik Komórki ds. zamówień przekazuje niezwłocznie Kierownikowi Komórki organizacyjnej kopię informacji dotyczącej wniesionych środków ochrony prawnej.

3. Komórka organizacyjna ustala przy wsparciu Komórki ds. zamówień a w razie potrzeby również komórki ds. prawnych stanowisko dotyczące wniesionych środków ochrony prawnej.

4. W przypadku wniesienia odwołania Zamawiający może wnieść pisemną odpowiedź na odwołanie. W przypadku wniesienia skargi do sądu Zamawiający może wystosować pismo procesowe.

5. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej Zamawiający może wnieść skargę. Skargę wnosi się w terminie 7 dni od dnia doręczenia orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej. Komórka organizacyjna a w razie potrzeby również komórka ds. prawnych analizuje orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej pod kątem możliwości i zasadności wniesienia skargi w oparciu o indywidualne okoliczności danej sprawy.

6. Pełnomocnicy przygotowują na rozprawę argumentację i dowody na poparcie swoich twierdzeń lub odparcie twierdzeń strony przeciwnej.

§ 15. Dokumentowanie postępowań

1. W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia sporządza się pisemny protokół będący dokumentem potwierdzającym przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Protokół przechowywany jest zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy Pzp i zarządzenia w sprawie ustalenia wykazu akt i wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

§ 16. Kontrola postępowań

W przypadku kontroli postępowania, w razie potrzeby Kierownik Komórki organizacyjnej wyznacza osobę odpowiedzialną za kwestie dotyczące merytorycznej części prowadzonej kontroli.

Załącznik Nr  1

Wniosek o zamiarze udzielenia zamówienia publicznego

grafika

Załącznik Nr  2

Wniosek o powołanie Komisji Przetargowej

grafika

Załącznik Nr  3

Wniosek o powołanie Zespołu

grafika

Załącznik Nr  4

REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§  1. 

1. Niniejszy Regulamin pracy Komisji Przetargowej (dalej: "Regulamin") określa tryb działania Komisji Przetargowej powoływanej przez Dyrektora, na podstawie § 9 Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

2. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Ustawy Pzp.

§  2. 

1. Komisję Przetargową powołuje i odwołuje Dyrektor.

2. W skład Komisji Przetargowej wchodzą następujący jej członkowie:

1) Przewodniczący Komisji Przetargowej - pracownik lub Kierownik Komórki organizacyjnej;

2) Sekretarz Komisji Przetargowej - pracownik lub Kierownik komórki ds. zamówień;

3) Członkowie zwyczajni Komisji Przetargowej;

- zwani dalej członkami Komisji Przetargowej

3. Przewodniczący Komisji Przetargowej kieruje pracą Komisji Przetargowej oraz ustala szczegółowy zakres obowiązków jej członków.

4. W skład Komisji Przetargowej muszą wchodzić osoby posiadające wiedzę z dziedziny związanej z przedmiotem zamówienia (wiedza techniczna) umożliwiającą dokonanie oceny ofert. Członkowie Komisji Przetargowej muszą ponadto znać przedmiot zamówienia oraz zasady udzielania zamówień publicznych.

Rozdział  II

Prawa i obowiązki członków Komisji Przetargowej

§  3. 

1. Członkowie Komisji Przetargowej rzetelnie, bezstronnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności kierując się przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.

2. Członkowie Komisji Przetargowej ponoszą odpowiedzialność za czynności podejmowane w ramach pracy w Komisji Przetargowej.

3. Do obowiązków członków Komisji Przetargowej należy w szczególności:

1) zapoznanie się z treścią Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad oraz z treścią niniejszego Regulaminu;

2) zapoznanie się z dokumentami dotyczącymi postępowania;

3) zapoznanie się z aktualnymi wytycznymi GDDKiA dotyczącymi wystąpienia zmowy przetargowej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz z aktualnymi publikacjami Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów w zakresie wykrywania zmów przetargowych;

4) czynny udział w pracach Komisji Przetargowej;

5) wykonywanie poleceń Przewodniczącego Komisji Przetargowej dotyczących prac Komisji Przetargowej;

6) niezwłoczne poinformowanie Przewodniczącego Komisji Przetargowej o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka Komisji Przetargowej;

4. Członkowie Komisji Przetargowej nie mogą ujawniać żadnych informacji związanych z pracami Komisji Przetargowej - w tym w szczególności informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert nieujawnianych w protokole postępowania i załącznikach do niego lub przed momentem ich udostępnienia.

5. Jeżeli w związku z pracą Komisji Przetargowej członek Komisji Przetargowej otrzymuje polecenie, które w jego przekonaniu jest niezgodne z prawem, godzi w interes Zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki, powinien przedstawić na piśmie swoje zastrzeżenia Przewodniczącemu. Członek Komisji Przetargowej powinien również przedstawić Przewodniczącemu swoje zastrzeżenia, jeżeli projekt dokumentu lub decyzji, będący przedmiotem prac Komisji Przetargowej, w jego przekonaniu jest niezgodny z prawem, godzi w interes Zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki.

6. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 5 przez Przewodniczącego Komisji Przetargowej, członek Komisji Przetargowej przedstawia je bezpośrednio Dyrektorowi.

7. Członkowi Komisji Przetargowej nie wolno wykonywać poleceń, ani czynności, których wykonanie stanowiłoby przestępstwo lub groziłoby niepowetowaną stratą, nawet jeżeli otrzymał takie polecenie na piśmie.

§  4. 

1. Członek Komisji Przetargowej ma prawo do uczestnictwa we wszystkich pracach Komisji.

2. Członek Komisji Przetargowej ma prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komisji Przetargowej, w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych.

3. Członek Komisji Przetargowej ma prawo do zgłoszenia w każdym czasie pisemnych zastrzeżeń co do pracy Komisji Przetargowej - do Przewodniczącego Komisji Przetargowej lub Dyrektora.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach członek Komisji Przetargowej ma prawo, w trybie pisemnego wniosku złożonego Dyrektorowi, odmówić udziału w podejmowaniu konkretnej decyzji, jeśli brak mu wiedzy i doświadczenia niezbędnych do pełnienia obowiązków członka Komisji Przetargowej, zgodnie z § 3 Regulaminu.

5. Członkowie Komisji Przetargowej będący pracownikami Zamawiającego wykonują swoje obowiązki związane z udziałem w pracach Komisji Przetargowej w ramach obowiązków służbowych. Obowiązkiem bezpośredniego przełożonego członka Komisji Przetargowej jest umożliwienie mu udziału w pracach Komisji Przetargowej.

6. Członek Komisji Przetargowej jest zobowiązany, najwcześniej jak to jest możliwe, powiadomić Przewodniczącego Komisji Przetargowej o swojej nieobecności na posiedzeniu Komisji Przetargowej, podając przyczyny nieobecności.

§  5. 

1. Najpóźniej po zapoznaniu się Komisji Przetargowej z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców, członkowie Komisji Przetargowej składają pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy Pzp.

2. W przypadku złożenia przez członka Komisji Przetargowej oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1, niezłożenia przez niego oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, o czym powzięto wiadomość, Przewodniczący niezwłocznie wyłącza członka Komisji Przetargowej z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Wobec Przewodniczącego czynności wyłączenia dokonuje bezpośrednio Dyrektor.

3. Członek Komisji Przetargowej, z zastrzeżeniem ust. 1, jest obowiązany w każdym czasie wyłączyć się z udziału w pracach Komisji Przetargowej, niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1, powiadamiając Przewodniczącego. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.

4. Czynności podjęte w postępowaniu przez członka Komisji Przetargowej, po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1, są nieważne. Czynności Komisji Przetargowej, jeśli dokonane zostały z udziałem takiego członka, z zastrzeżeniem ust. 5, powtarza się, chyba, że postępowanie zostaje unieważnione. Przepis stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek Komisji Przetargowej zostanie wyłączony z powodu niezłożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą.

5. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.

§  6. 

1. Przewodniczący Komisji Przetargowej wnioskuje do Dyrektora o odwołanie członka Komisji Przetargowej w razie:

1) wyłączenia się członka Komisji Przetargowej z jej prac;

2) naruszenia przez członka Komisji Przetargowej obowiązków, o których mowa w § 3 ust. 1 Regulaminu;

3) zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej jego udział w pracach Komisji Przetargowej;

2. Dyrektor w miejsce odwołanego członka Komisji Przetargowej może powołać nowego członka Komisji Przetargowej, z uwzględnieniem zasad, o których mowa w § 2.

§  7. 

1. Pracami Komisji Przetargowej kieruje jej Przewodniczący Komisji Przetargowej, a w razie jego nieobecności - wskazana przez Przewodniczącego Komisji Przetargowej osoba wchodząca w skład Komisji Przetargowej.

2. Do zadań Przewodniczącego Komisji Przetargowej należy w szczególności:

1) poinformowanie członków Komisji Przetargowej o odpowiedzialności w przypadku naruszenia przepisów ustawy lub niniejszego Regulaminu;

2) odebranie od członków Komisji Przetargowej oświadczeń, o których mowa w § 5;

3) wyznaczanie miejsc i terminów posiedzeń Komisji Przetargowej;

4) prowadzenie posiedzeń Komisji Przetargowej;

5) podział prac pomiędzy członków Komisji Przetargowej, wyznaczanie terminów ich wykonania oraz zapewnienie ich należytej realizacji;

6) nadzór nad prawidłowym i terminowym dokonywaniem czynności w postępowaniu;

7) przedkładanie Dyrektorowi do zatwierdzenia projektów dokumentów przygotowanych przez Komisję przetargową;

8) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

9) informowanie Dyrektora o problemach związanych z pracami Komisji Przetargowej w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

10) nadzór nad przechowywaniem protokołu, ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, w trakcie jego trwania;

11) reprezentowanie Komisji Przetargowej wobec osób trzecich;

§ 8. Do obowiązków Sekretarza Komisji Przetargowej należy w szczególności:

1) prawidłowe dokumentowanie czynności podejmowanych przez Komisję Przetargową;

2) organizowanie - w uzgodnieniu z Przewodniczącym - posiedzeń Komisji Przetargowej;

3) opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez Komisję Przetargową, w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Komisji Przetargowej;

4) obsługa techniczno-organizacyjna i sekretarska Komisji Przetargowej;

5) prowadzenie korespondencji związanej z postępowaniem;

6) opracowywanie i publikowanie ogłoszeń, w tym ogłoszeń o zamówieniu oraz ogłoszeń o udzieleniu zamówienia;

7) prowadzenie protokołu postępowania oraz piecza nad protokołem, ofertami oraz wszelkimi innymi dokumentami związanymi z postępowaniem, w trakcie jego trwania;

8) przygotowanie dokumentacji postępowania w celu:

a) udostępnienia jej wykonawcom oraz biegłym,

b) przekazania właściwym organom prowadzącym postępowania wyjaśniające lub kontrole,

c) dokonania jej archiwizacji.

§  9. 

1. Jeśli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Przewodniczący Komisji Przetargowej zwraca się do Dyrektora z pisemnym wnioskiem o zasięgnięcie opinii biegłego. Wniosek powinien zawierać przedmiot opinii (zestaw pytań do biegłego) oraz, jeżeli to możliwe, wskazanie odpowiedniej kandydatury na biegłego.

2. Jeżeli opinia biegłego jest w sposób oczywisty niezasadna lub niejasna Przewodniczący może wystąpić za pośrednictwem Dyrektora o jej wyjaśnienie lub o sporządzenie opinii przez innego biegłego. Jeśli opinia nie zawiera jednoznacznego rozstrzygnięcia co do sposobu postępowania Przewodniczący może poddać dane rozstrzygnięcie pod głosowanie członków Komisji Przetargowej.

3. Przepisy dotyczące praw i obowiązków, o których mowa w § 3 i § 5 niniejszego Regulaminu, dotyczące członków Komisji Przetargowej stosuje się odpowiednio do biegłych.

Rozdział  III

Tryb pracy Komisji Przetargowej

§  10. 

1. Komisja Przetargowa rozpoczyna pracę z dniem jej powołania.

2. Komisja Przetargowa kończy działanie z chwilą wykonania ostatniej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, co stanowi podstawę do zatwierdzenia protokołu postępowania przez Dyrektora.

3. Komisja Przetargowa w szczególności:

1) prowadzi negocjacje albo dialog z wykonawcami w przypadku, gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo dialogu;

2) dokonuje otwarcia ofert;

3) przedstawia Dyrektorowi propozycje:

a) wezwania wykonawców do złożenia wyjaśnień lub złożenia, uzupełnienia, poprawienia oświadczeń lub dokumentów lub pełnomocnictw,

b) poprawienia omyłek w ofertach wykonawców,

c) wezwania wykonawców do udzielenia wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny,

d) wykluczenia wykonawców z postępowania,

e) odrzucenia ofert wykonawców,

f) wyboru oferty najkorzystniejszej,

g) unieważnienia postępowania;

§  11. 

1. Członkowie Komisji Przetargowej nie mają prawa składać oświadczeń woli w imieniu Zamawiającego.

2. Komisja Przetargowa podejmuje decyzje w obecności większości jej członków. W przypadku braku quorum posiedzenie odracza się.

3. Decyzje o możliwości obecności podczas posiedzeń Komisji Przetargowej osób niebędących jej członkami ani biegłymi podejmuje Przewodniczący Komisji Przetargowej lub Dyrektor.

§  12. 

1. Podstawą podejmowania decyzji przez Komisję Przetargową jest ustawa Pzp oraz oświadczenia i dokumenty składane przez wykonawców.

2. Przy podejmowaniu wszelkich decyzji członkowie Komisji Przetargowej, a zwłaszcza jej Przewodniczący, winni dążyć do osiągnięcia konsensusu.

§  13. 

1. W przypadku wniesienia odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej Przewodniczący Komisji Przetargowej niezwłocznie informuje Dyrektora i zwołuje posiedzenie Komisji Przetargowej.

2. Wszystkie osoby biorące udział w przygotowaniu postępowania lub postępowaniu w imieniu zamawiającego zobowiązane są, na wezwanie Przewodniczącego Komisji Przetargowej, udzielić pisemnych lub ustnych wyjaśnień, niezbędnych dla opracowania stanowiska Komisji Przetargowej w sprawie odpowiedzi na odwołanie oraz wskazać dowody stwierdzenia faktów.

3. Komisja Przetargowa przedstawia Dyrektorowi rekomendację dotyczącą odpowiedzi na odwołanie.

4. Przewodniczący Komisji Przetargowej rekomenduje Dyrektorowi minimum jednego Członka Komisji Przetargowej do reprezentowania Zamawiającego przed Krajową Izbą Odwoławczą lub inną osobę o odpowiednich kwalifikacjach.

5. Przewodniczący Komisji Przetargowej odpowiada za przekazanie kopii dokumentacji postępowania Krajowej Izbie Odwoławczej w związku z odwołaniem.

§  14. 

1. W przypadku kontroli uprzedniej zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej lub kontroli doraźnej wszczętej przed zawarciem umowy, Przewodniczący Komisji Przetargowej odpowiada za przekazanie kopii dokumentacji postępowania, potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Dyrektora w celu przeprowadzenia kontroli.

2. W przypadku zawarcia w informacji o wyniku kontroli zaleceń pokontrolnych Komisja Przetargowa dokonuje czynności w celu usunięcia stwierdzonych naruszeń.

3. Komisja Przetargowa przedstawia Dyrektorowi propozycję zgłoszenia zastrzeżeń do wyniku kontroli.

§  15. 

1. Protokół postępowania jest podpisywany przez wszystkich członków Komisji Przetargowej.

2. Brak podpisu któregokolwiek z członków Komisji Przetargowej powinien zostać odnotowany wraz z podaniem przyczyny.

3. Jeżeli powodem braku podpisu są zastrzeżenia członka Komisji Przetargowej, co do prawidłowości postępowania, do protokołu załącza się również pisemne zastrzeżenia członka Komisji Przetargowej.

4. Przewodniczący Komisji Przetargowej przekłada do zatwierdzenia Dyrektorowi protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Rozdział  IV

Nadzorowanie prac Komisji Przetargowej

§  16. 

1. Dyrektor ma prawo do kontroli pracy Komisji Przetargowej.

2. Dyrektor stwierdza nieważność czynności podjętej z naruszeniem Regulaminu.

3. Komisja Przetargowa - na polecenie Dyrektora - powtarza unieważnioną czynność, podjętą z naruszeniem Regulaminu.

Załącznik Nr  5

Oświadczenie o poufności i bezstronności

grafika

Załącznik Nr  6

Oświadczenia dotyczące warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny ofert oraz opisu przedmiotu zamówienia

grafika

Załącznik Nr  7

grafika