Zmiana zarządzenia w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Sprawiedliwości i jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Sprawiedliwości.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MS.2018.344

Akt jednorazowy

Wersja od: 18 grudnia 2018 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 17 grudnia 2018 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Sprawiedliwości i jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Sprawiedliwości

Na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217, 357, 398 i 650) zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu nr 232/10/BDG Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Sprawiedliwości i jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. z 2011 r. poz. 10, z późn. zm.) wprowadza się następujące zmiany:

1) w załączniku nr 1:

a) w § 6 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Sekretariat komórki organizacyjnej jest jednocześnie sekretariatem kierownika komórki organizacyjnej, z wyłączeniem Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego, w którym odrębne zadania sekretariatu komórki organizacyjnej wykonuje wewnętrzna komórka organizacyjna właściwa w sprawach obsługi kancelaryjnej tego Biura.",

b) rozdział 5 otrzymuje brzmienie:

"Rozdział 5

Szczególne zasady i tryb postępowania z korespondencją w sprawach skarg, wniosków i petycji oraz udostępniania informacji publicznej

§ 40. 1. Wpływające do Ministerstwa skargi, wnioski i petycje Kancelaria Główna przekazuje zgodnie z § 19 ust. 1, a w przypadku gdy zaadresowanie i treść skargi, wniosku lub petycji nie pozwalają na zastosowanie tego przepisu - komórce organizacyjnej właściwej w sprawach koordynowania załatwiania skarg, wniosków i petycji.

2. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynowania załatwiania skarg, wniosków i petycji prowadzi rejestr wszystkich skarg, wniosków i petycji wpływających do Ministerstwa.

3. Komórka organizacyjna, której Kancelaria Główna przekazała lub która przyjęła w sposób określony w § 16 ust. 1 lub § 17 ust. 1 korespondencję stanowiącą podstawę wszczęcia sprawy załatwianej w trybie właściwym dla skarg, wniosków i petycji:

1) jeżeli załatwienie danej sprawy należy do zadań tej komórki organizacyjnej - niezwłocznie informuje komórkę organizacyjną właściwą w sprawach koordynowania załatwiania skarg, wniosków i petycji o wpływie skargi, wniosku lub petycji i załatwia daną sprawę;

2) jeżeli korespondencja została błędnie przekazana - niezwłocznie przekazuje ją komórce organizacyjnej właściwej w sprawach koordynowania załatwiania skarg, wniosków i petycji.

4. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynowania załatwiania skarg, wniosków i petycji, w rejestrze, o którym mowa w ust. 2, odnotowuje skargi, wnioski i petycje otrzymane oraz te, o których informacje przekazano w trybie ust. 3 pkt 1.

5. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynowania załatwiania skarg, wniosków i petycji załatwia sprawę, której podstawę wszczęcia stanowi otrzymana skarga, wniosek lub petycja, lub niezwłocznie przekazuje tę skargę, wniosek lub petycję komórce organizacyjnej, do której zadań należy załatwienie danej sprawy.

6. Komórki organizacyjne załatwiające sprawy skarg, wniosków i petycji przekazują komórce organizacyjnej właściwej w sprawach koordynowania załatwiania skarg, wniosków i petycji informację o sposobie załatwienia sprawy, a na żądanie tej komórki - również kopię odpowiedzi udzielonej skarżącemu, wnioskodawcy lub podmiotowi wnoszącemu petycję.

7. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynowania załatwiania skarg, wniosków i petycji, w rejestrze, o którym mowa w ust. 2, odnotowuje załatwienie przez nią skarg, wniosków i petycji oraz załatwienie skarg, wniosków i petycji, o których informacje przekazano w trybie ust. 6.

§ 41. Szczegółowe zasady i tryb postępowania z korespondencją w sprawach związanych z udostępnianiem informacji publicznej określa odrębne zarządzenie Ministra.

§ 42. Przepisy niniejszego rozdziału nie wyłączają stosowania pozostałych przepisów instrukcji, w szczególności prowadzenie rejestru, o którym mowa w § 40 ust. 2 oraz rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej określonego w przepisach, o których mowa w § 41, nie wyłącza stosowania przepisów dotyczących rejestrowania spraw i dokumentów, z tym że wyciągi z tych rejestrów obejmujące sprawy załatwiane odpowiednio przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach koordynowania załatwiania skarg, wniosków i petycji oraz komórkę organizacyjną właściwą w sprawach koordynowania udostępniania informacji publicznej pełnią rolę odpowiednich spisów spraw prowadzonych w sekretariatach tych komórek.",

c) w § 51 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. W zakresie wysyłania korespondencji Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego oraz egzemplarzy "Monitora Sądowego i Gospodarczego" przepisy niniejszego rozdziału dotyczące Kancelarii Głównej, z wyłączeniem ust. 2, stosuje się odpowiednio do wewnętrznej komórki organizacyjnej właściwej w sprawach obsługi kancelaryjnej Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego oraz wewnętrznej komórki organizacyjnej właściwej w sprawach rozpowszechniania "Monitora Sądowego i Gospodarczego", z zastrzeżeniem § 1 ust. 5 i 6.";

2) w załączniku nr 2:

a) hasło klasyfikacyjne klasy 69 otrzymuje brzmienie:

69

Nieodpłatna pomoc prawna, nieodpłatne poradnictwo obywatelskie oraz edukacja prawna

b) w klasie 0812 w uwagach wyraz "GIODO" zastępuje się wyrazami "Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych",

c) klasa 0910 otrzymuje brzmienie:

0910

Kontrole i audyty przeprowadzane w Ministerstwie Sprawiedliwości przez podmioty zewnętrzne

A

Kontrole przeprowadzane przez Najwyższą Izbę Kontroli, Kancelarię Prezesa Rady Ministrów, inspekcje itp. Sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji oraz audyty przeprowadzane w Ministerstwie Sprawiedliwości przez podmioty zewnętrzne.

d) klasy 0920-0922 otrzymują brzmienie:

			0920	Plany audytu wewnętrznego, analizy i sprawozdania okresowe	A	Roczne i strategiczne plany audytu, roczne sprawozdania z prowadzenia audytu wewnętrznego oraz informacje o realizacji zadań z zakresu audytu, inne analizy i sprawozdania dotyczące działania komórki audytu w Ministerstwie Sprawiedliwości, samoocena audytu wewnętrznego i ocena zewnętrzna.
			0921	Audyt wewnętrzny w Ministerstwie Sprawiedliwości	A	Realizacja poszczególnych zadań audytowych, monitoring realizacji zaleceń i czynności sprawdzające.
			0922	Audyt wewnętrzny w dziale administracji rządowej sprawiedliwość	A	Plany audytu wewnętrznego jednostek podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych i sprawozdania z ich wykonania, zbiorcze informacje dotyczące audytu wewnętrznego w dziale administracji rządowej sprawiedliwość, wnioski o rozwiązanie stosunku pracy z kierownikiem komórki audytu lub o zmianę warunków pracy i płacy (dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę aktową), opinie do wniosków o wyrażenie zgody na zatrudnienie usługodawcy zewnętrznego, inne pisma służące koordynacji audytu w dziale, organizacja szkoleń dla audytorów wewnętrznych w dziale.

e) po klasie 0922 dodaje się klasę 0923 w brzmieniu:

0923

Komitet Audytu

A

Powołanie i odwoływanie członków Komitetu Audytu, jego regulamin, dokumentacja dotycząca jego prac, sprawozdania z realizacji jego zadań (dla każdego posiedzenia zakłada się odrębną teczkę aktową), wynagrodzenia jego członków.

f) klasa 110 otrzymuje brzmienie:

110

Akta osobowe pracowników

BE10

Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę. Jeśli akta osobowe prowadzone są w formie elektronicznej, to ich archiwizacja odbywa się również w formie elektronicznej, przy czym dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii BE50.

g) klasy 331-332 otrzymują brzmienie:

		331		Listy płac	B10	Listy płac dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50.
		332		Karty wynagrodzeń	B10	Kartoteki wynagrodzeń dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50.

h) w klasie 564 w haśle klasyfikacyjnym skreśla się wyrazy "i pełnienia funkcji komisarza wyborczego",

i) po klasie 6243 dodaje się klasę 6244 w brzmieniu:

6244

Pieczęcie urzędowe dla notariuszy

B10

j) klasa 634 otrzymuje brzmienie:

		634		Sprawy osobowe komorników sądowych i asesorów komorniczych
			6340	Powołania, odwołania i przeniesienia komorników sądowych oraz powołania i odwołania asesorów komorniczych	BE50	Prowadzenie postępowań dotyczących powołania, odwołania lub przeniesienia komornika sądowego oraz rozpatrywanie odwołań od decyzji prezesów sądów apelacyjnych w sprawie powołania lub odwołania asesora komorniczego. Dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę aktową.
			6341	Pieczęcie urzędowe dla komorników sądowych	BE10

k) klasy 69 i 690 otrzymują brzmienie:

	69			Nieodpłatna pomoc prawna, nieodpłatne poradnictwo obywatelskie oraz edukacja prawna
		690		Nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie	BE10	Dane przekazywane Ministrowi Sprawiedliwości przez starostów o wykonaniu zadania polegającego na udzielaniu nieodpłatnej pomocy prawnej i świadczeniu nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego na obszarze powiatu, analizy uzyskanych danych.

l) klasy 692-694 otrzymują brzmienie:

		692		Ocena wykonywania zadań z zakresu nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej za dany rok	BE10	Analizy i opinie dotyczące funkcjonowania systemu nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego oraz edukacji prawnej, coroczne oceny wykonywania zadań z tego zakresu, informacje o ocenach, wnioski i sprawozdania z realizacji wniosków.
		693		Organizacja Rady Nieodpłatnej Pomocy Prawnej, Nieodpłatnego Poradnictwa Obywatelskiego oraz Edukacji Prawnej	A	Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości o powołaniu Rady, powołaniu członków, regulamin trybu pracy Rady i zarządzenia Ministra Sprawiedliwości w przedmiocie jego zatwierdzenia, inne regulacje wewnętrzne Rady, ustalenia i wytyczne w sferze organizacyjnej.
		694		Obsługa Rady Nieodpłatnej Pomocy Prawnej, Nieodpłatnego Poradnictwa Obywatelskiego oraz Edukacji Prawnej	A	Ewidencja, zbiory aktów, protokoły posiedzeń, uchwały, opracowania, sprawozdania i wnioski, informacje o realizowaniu wniosków. Dla każdego posiedzenia zakłada się odrębną teczkę aktową.

m) po klasie 694 dodaje się klasy 695-696 w brzmieniu:

		695		Uznawanie za podmiot uprawniony do prowadzenia szkolenia oraz kursu doszkalającego	BE10	Dokumentacja postępowań administracyjnych oraz sądowo-administracyjnych.
		696		Odwołania od decyzji wojewodów o wpisie na listę organizacji pozarządowych, uprawnionych do prowadzenia punktów, w których udzielana jest nieodpłatna pomoc prawna lub świadczone nieodpłatne poradnictwo obywatelskie	BE10

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, z wyjątkiem § 1 pkt 2 lit. a, c-g i i-m, które wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.