Zmiana zarządzenia w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Sprawiedliwości i jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Sprawiedliwości.
Dz.Urz.MS.2016.166
Akt jednorazowyZARZĄDZENIE
MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI
z dnia 16 sierpnia 2016 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Sprawiedliwości i jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Sprawiedliwości
"6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt w osobny zbiór, to dla numeru sprawy będącej podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy składa się z:
1) symbolu literowego komórki organizacyjnej ustalonego w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa;
2) oddzielonej łącznikiem "-" liczby, zapisanej cyframi rzymskimi, oznaczającej wewnętrzną komórkę organizacyjną zgodnie z kolejnością ustaloną w wewnętrznym regulaminie organizacyjnym komórki organizacyjnej;
3) oddzielonego łącznikiem "-" symbolu klasyfikacyjnego oznaczającego odpowiednią klasę z jednolitego rzeczowego wykazu akt;
4) oddzielonego łącznikiem "-" numeru porządkowego, pod którym sprawa będąca podstawą wydzielenia grupy spraw została zarejestrowana w spisie spraw;
5) oddzielonego łącznikiem "-" numeru porządkowego, pod którym sprawa została zarejestrowana w wydzielonej grupie spraw;
6) oddzielonych znakiem łamania "/" dwóch ostatnich cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została zarejestrowana.";
"1. Dokument inny niż dokument elektroniczny sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest oryginałem dokumentu, a drugi jest egzemplarzem ad acta, chyba że odrębne przepisy wymagają większej liczby egzemplarzy.";
"§ 49. Akta spraw sądowych wysyła się przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru za pośrednictwem operatora pocztowego wyznaczonego lub doręcza się bezpośrednio adresatowi lub osobie przez niego upoważnionej.";
"3a. Odrębną teczkę aktową zakłada się dla spraw, których akta podlegają przechowywaniu przez okres dłuższy niż wynikający z kategorii archiwalnej określonej w jednolitym rzeczowym wykazie akt na podstawie odrębnych przepisów lub zaciągniętego zobowiązania.",
"2) poniżej elementu określonego w pkt 1 po lewej stronie - znak teczki aktowej, który stanowi:
a) znak sprawy - gdy w teczce aktowej umieszczono akta jednej sprawy,
b) symbol literowy określony w § 25 ust. 2 pkt 1, ust. 3 pkt 1 i ust. 4 oraz oddzielony łącznikiem "-" symbol klasyfikacyjny oznaczający odpowiednią klasę z jednolitego rzeczowego wykazu akt - gdy w teczce aktowej umieszczono akta wielu spraw,
c) znak sprawy będącej podstawą wydzielenia grupy spraw - gdy w teczce aktowej umieszczono akta spraw wydzielonych z danej klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt w osobny zbiór;",
"5) pod hasłem klasyfikacyjnym - uszczegółowienie zawartości dokumentów znajdujących się w teczce aktowej i, w razie potrzeby, określenie rodzaju dokumentacji oraz opis specjalnych warunków przechowywania;";
"5a) poniżej elementu określonego w pkt 5 - rok założenia teczki aktowej;";
"2. Uporządkowanie akt spraw polega na:
1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:
a) ułożeniu wewnątrz teczek aktowych spraw w kolejności wynikającej ze spisu spraw, a w ramach sprawy chronologicznie, począwszy od pierwszego pisma w pierwszej sprawie na górze teczki aktowej, odzwierciedlając przebieg rozstrzygania i załatwiania spraw, przy czym poszczególne sprawy mogą być umieszczone w papierowych obwolutach,
b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism,
c) odłożeniu do teczek aktowych wydruków spisów spraw,
d) usunięciu z dokumentacji części metalowych, np. zszywek, spinaczy oraz koszulek i skoroszytów plastikowych,
e) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych wykonanych z tektury bezkwasowej,
f) ponumerowaniu wszystkich zapisanych stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w teczce aktowej podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: "Niniejsza teczka zawiera ... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data oraz podpis osoby porządkującej i paginującej akta]",
g) trwałym złączeniu akt klipsem archiwalnym lub tasiemką,
h) złożeniu arkuszy o wymiarach większych od formatu A4 do tego formatu,
i) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 54 ust. 6,
j) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z jednolitego rzeczowego wykazu akt odrębnie w ramach materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;
2) w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:
a) ułożeniu wewnątrz teczek aktowych spraw w kolejności wynikającej ze spisu spraw, a w ramach sprawy chronologicznie, odzwierciedlając przebieg rozstrzygania i załatwiania spraw, przy czym poszczególne sprawy mogą być umieszczone w tekturowych obwolutach,
b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism,
c) odłożeniu do teczek aktowych wydruków spisów spraw,
d) złożeniu arkuszy o wymiarach większych od formatu A4 do tego formatu,
e) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych,
f) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 54 ust. 6,
g) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z jednolitego rzeczowego wykazu akt.";
"§ 58. 1. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.
2. Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji sporządza, w postaci papierowej i elektronicznej, sekretariat komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację.
3. Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji sporządza się w postaci papierowej odrębnie dla:
1) materiałów archiwalnych (dokumentacji kategorii A) w czterech egzemplarzach,
2) dokumentacji niearchiwalnej (dokumentacji kategorii B) w trzech egzemplarzach.
4. Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji powinien zawierać co najmniej następujące elementy:
1) dla całego spisu:
a) pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
b) pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację,
c) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
d) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
e) imię, nazwisko i podpis pracownika archiwum zakładowego przyjmującego dokumentację,
f) datę przekazania spisu;
2) dla każdej pozycji spisu:
a) liczbę porządkową,
b) znak teczki aktowej,
c) tytuł teczki aktowej złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z jednolitego wykazu akt wraz z uszczegółowieniem zawartości dokumentów znajdujących się w teczce aktowej, a w razie potrzeby opis specjalnych warunków przechowywania,
d) rok założenia teczki aktowej,
e) daty roczne najwcześniej i najpóźniej datowanego dokumentu znajdującego się w teczce aktowej,
f) oznaczenie kategorii archiwalnej,
g) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,
h) miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym,
i) datę zniszczenia lub przekazania dokumentacji do właściwego archiwum państwowego,
j) uwagi.
5. Elementy spisu zdawczo-odbiorczego, o których mowa w ust. 4 pkt 1 lit. e i f oraz pkt 2 lit. h-j, uzupełnia pracownik archiwum zakładowego po przyjęciu akt.
6. Archiwum zakładowe zwraca komórce organizacyjnej przekazującej dokumentację jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji.
7. Uwzględniając odrębność, o której mowa w ust. 3, sporządza się oddzielne spisy zdawczo-odbiorcze określonych rodzajów dokumentacji (na przykład dokumentacji aktowej, technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb Ministerstwa Sprawiedliwości lub zaleceń dyrektora właściwego archiwum państwowego, lub dane wymienione w ust. 4 pkt 2 nie wystarczają do opisania tych rodzajów dokumentacji.";
"§ 58a. 1. Komórki organizacyjne przekazują informatyczne nośniki danych trwale oznakowane w sposób pozwalający na ich identyfikację do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.
2. Do spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych § 58 ust. 2, 3 i 4 pkt 1 stosuje się odpowiednio.
3. Spis zdawczo-odbiorczy informatycznych nośników danych powinien zawierać co najmniej następujące elementy dla każdej pozycji spisu:
1) liczbę porządkową;
2) określenie rodzaju informatycznego nośnika danych;
3) odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt, z którym powiązany jest informatyczny nośnik danych;
4) tytuł teczki aktowej, w której przechowywana jest sprawa, z którą powiązany jest nośnik;
5) numer seryjny nośnika - jeśli występuje;
6) daty roczne najwcześniej i najpóźniej datowanego dokumentu zapisanego na nośniku;
7) oznaczenie kategorii archiwalnej;
8) liczbę nośników;
9) numer spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji i pozycje w tym spisie dokumentów, z którymi powiązany jest nośnik;
10) miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym;
11) datę zniszczenia lub przekazania dokumentacji do właściwego archiwum państwowego;
12) uwagi.
§ 58b. Elementy spisu zdawczo-odbiorczego, o których mowa w § 58 ust. 4 pkt 1 lit. e i f oraz § 58a ust. 3 pkt 9, 10 i 11, uzupełnia pracownik archiwum zakładowego po przyjęciu informatycznych nośników danych.
§ 58c. Do dokumentacji i informatycznych nośników danych przekazywanych do archiwum zakładowego dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne, w szczególności:
1) rejestry;
2) ewidencje;
3) kartoteki;
4) skorowidze.".