Zmiana zarządzenia w sprawie realizacji przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad, zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130.000,00 PLN (netto) oraz wyłączonych spod stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GDDKiA.2022.2

Akt jednorazowy

Wersja od: 4 lutego 2022 r.

ZARZĄDZENIE Nr 2

GENERALNEGO DYREKTORA DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD

z dnia 3 lutego 2022 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie realizacji przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad, zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130.000,00 PLN (netto) oraz wyłączonych spod stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych

Na podstawie § 5 ust. 2 pkt 1 załącznika do zarządzenia Nr 36 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 4 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu Nr 51 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie realizacji przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad, zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130.000,00 PLN (netto) oraz wyłączonych spod stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych zmienionym zarządzeniem Nr 3 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 17 lutego 2021 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie realizacji, przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad, zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130.000,00 PLN (netto) oraz wyłączonych spod stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 1 po pkt 9 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 10 i 11 w brzmieniu:

"10) "EZD" - należy przez to rozumieć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;

11) "Procedurze w EZD - Obieg wniosku" - należy przez to rozumieć proces przekazywania wniosku w sprawie realizacji zamówienia publicznego o wartości mniejszej niż 130.000,00 PLN (netto) lub wyłączonego spod stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych publicznego wraz z wymaganymi załącznikami przez kierownika komórki organizacyjnej za pośrednictwem innych komórek organizacyjnych właściwych dla procesu i Głównego Księgowego do zatwierdzenia przez Dyrektora. Procedura w EZD - Obieg wniosku przedstawiona jest w załączniku nr 7 do zarządzenia i zawiera kluczowe akceptacje i zatwierdzenia w procesie.";

2) w § 2 ust. 5 otrzymuje brzmienie:

"5. Wniosek stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia oraz dokumenty stanowiące załączniki nr 2 i 5 do zarządzenia prowadzi się i zatwierdza w EZD. Pozostałe dokumenty, o których mowa w zarządzeniu, niezbędne do przeprowadzenia procedury prowadzi się w formie dokumentowej ograniczonej do postaci elektronicznej lub papierowej i przechowuje się zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Dokumenty te również zamieszcza się w EZD i wraz z załącznikami wymienionymi w ust. 5 stanowią one całość dokumentacji postępowania.";

3) w § 5 ust. 3 otrzymuje brzmienie:

"3. Szacowanie wartości zamówienia jest dokumentowane.";

4) w § 7 w ust. 6 pkt 1 otrzymuje brzmienie:

"1) dokumenty można przekazać za pomocą: poczty elektronicznej, korespondencją pocztową, lub przy pomocy faksu;";

5) w § 8:

a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Tworzy się rejestr postępowań prowadzonych na podstawie wniosku, o którym mowa w § 2 ust. 4, pod tytułem "Rejestr zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130.000,00 PLN (netto) lub wyłączonych spod stosowania ustawy Pzp".",

b) ust. 4 i ust. 5 otrzymują brzmienie:

"4. Wniosek po wprowadzeniu do rejestru, o którym mowa w ust. 1, opisuje się w następujący sposób:

5. Wniosek, o którym mowa w § 2 ust. 4:

1) w Centrali GDDKiA - akceptuje - Główny Księgowy i zatwierdza - Dyrektor;

2) w oddziałach GDDKiA - akceptuje - Z-ca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych lub osoba upoważniona i zatwierdza Dyrektor Oddziału lub osoba upoważniona.";

"Wpisano do rejestru zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130.000,00 PLN (netto) lub wyłączonych spod stosowania przepisów ustawy Pzp, nr ....., dnia ....., imię i nazwisko osoby rejestrującej ....."

6) w załączniku nr 1 do zarządzenia:

a) ust. 3 otrzymuje brzmienie:

"3. Szacunkowa wartość zamówienia ..... PLN (netto), ..... euro¹⁾, ..... PLN (brutto).

Osoba/osoby ustalające wartość zamówienia: .................................................................

(osoba/y prowadząca sprawę)

Data dokonania ustalenia wartości zamówienia .............................................................

Osoba/osoby weryfikujące/akceptujące szacunkową wartość zamówienia

.........................................................................................................................................

(Kierownik komórki organizacyjnej lub inna osoba wskazana przez Kierownika)

Wartość szacunkowa niniejszego zamówienia została określona na podstawie:

.........................................................................................................................................

W załączeniu udokumentowany sposób szacowania wartości zamówienia.",

b) ust. 10 otrzymuje brzmienie:

"10. Wydatek ma pokrycie w planie finansowo-rzeczowym GDDKiA:

- pozycja planu ..................................;

- źródło finansowania .................................. § ..................................;

- rodzaj wydatku:

a) bieżące;

b) inwestycyjne;

- nr wstępnej rejestracji w SAP .................................. .",

c) część zamieszczona po ust. 17 otrzymuje brzmienie:

Akceptuję wniosek /................/ data /.............................../ imię i nazwisko kierującego komórką organizacyjną

Wpisano do rejestru zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130 tys. PLN (netto) lub wyłączonych spod stosowania ustawy PZP nr /..................../ dnia /................/ /.............................../ imię i nazwisko osoby rejestrującej

Wniosek nr/.............................../ zarejestrowano w systemie SAP /................/ data /.............................../ imię i nazwisko osoby rejestrującej

Akceptuję wniosek /................/ data /.............................../ imię i nazwisko Głównego Księgowego lub osoby upoważnionej (w Oddziałach Zastępcy Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych lub osoby upoważnionej)

ZATWIERDZAM WNIOSEK /................/ data /.............................../ imię i nazwisko Dyrektora lub osoby upoważnionej)

7) w załączniku nr 2 do zarządzenia:

a) ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. *Rozeznania rynku dokonano zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 2 poprzez zebranie publikowanych na stronach internetowych ofert następujących wykonawców:

..................................................... cena brutto

..................................................... cena brutto

..................................................... cena brutto.",

b) część zamieszczona po ust. 5 otrzymuje brzmienie:

"AKCEPTUJĘ

.....................................................

(imię i nazwisko osoby dokonującej rozeznania rynku)";

9) w załączniku nr 3 do zarządzenia zwrot: "Nr sprawy: GDDKiA - " otrzymuje brzmienie:

"Znak sprawy";

10) w załączniku nr 5 do zarządzenia:

a) zwrot: "Wartość szacunkowa zamówienia wynosi ........ PLN (netto), .......... €."; otrzymuje brzmienie:

"Wartość szacunkowa zamówienia wynosi PLN .......... (netto), .......... euro.",

b) część zamieszczona po zwrocie: "Wartość szacunkowa zamówienia wynosi .......... PLN (netto), .......... €." otrzymuje brzmienie:

"Wniosek zatwierdzam:";

11) w załącznikach nr 1, 2 i 5 do zarządzenia przed zwrotem: "komórka organizacyjna" dodaje się zwrot: "Znak sprawy".

§ 2. Do zarządzenia, o którym mowa w § 1, dodaje się załącznik nr 7 "PROCEDURA w EZD - OBIEG WNIOSKU" stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

Załącznik nr 7

PROCEDURA w EZD - OBIEG WNIOSKU

Wnioski dla zamówień publicznych poniżej 130 tys. PLN (netto) oraz wyłączonych spod stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych

Poniższa procedura przedstawia niezbędne kluczowe akceptacje i zatwierdzenia w procesie mającym na celu uzyskanie zgody Dyrektora na udzielenie zamówienia publicznego i nie precyzuje kolejności działań/czynności podejmowanych w poszczególnych komórkach, w szczególności komórkach właściwych ds. finansowych i ds. rejestracji wniosków.

OBIEG WNIOSKU i INNYCH DOKUMENTÓW W EZD

Pracownik komórki organizacyjnej:

1. pobiera w EZD szablon (plik edytowalny "Word") wniosku w sprawie realizacji zamówienia publicznego o wartości mniejszej niż 130.000,00 PLN (netto) lub wyłączonego spod stosowania przepisów ustawy - prawo zamówień publicznych;

2. zakłada sprawę w EZD - nazwa koszulki odpowiednio: "Zamówienie o wartości mniejszej niż 130 tys. PLN netto dotyczące .........................." albo "Zamówienie wyłączone dotyczące .........................."; nadaje nr JRWA właściwy dla zamówień publicznych; wypełnia wniosek w zakresie pkt 1, 2 i 3 oraz jeśli wynika to z odrębnych regulacji w zakresie pkt 9 i 10;

2.1. opcja - przekazuje wniosek do akceptacji w zakresie szacunkowej wartości zamówienia kierownikowi komórki organizacyjnej i Dyrektorowi (akceptacji wniosku należy dokonać poprzez wpis w sprawie np.: "akceptuję wartość szacunkową zamówienia i kieruję postępowanie do dalszej procedury".), po akceptacji wniosek zachowuje wersję edytowalną - Word.

3. przeprowadza procedurę rozeznania rynku zgodnie z zarządzeniem (jeżeli dotyczy);

4. po przeprowadzeniu procedury rozeznania rynku wypełnia pozostałą część wniosku oraz zamieszcza wszystkie dokumenty w EZD (podstawy szacowania, ogłoszenie o zamówieniu, potwierdzenie zamieszczenia ogłoszenia w BIP, e-maile potwierdzające przekazanie do co najmniej trzech wybranych wykonawców zapytania w zakresie rozeznania rynku, oferty, dokumentację z przeprowadzonego rozeznania rynku - załącznik nr 2 do Zarządzenia oraz inne dokumenty, które były niezbędne do przeprowadzenia postępowania) oraz dokonuje wstępnej rejestracji w SAP (lub jeśli wynika to z odrębnych regulacji przekazuje do komórki właściwej ds. wstępnej rejestracji w SAP);

5. akceptuje wniosek i dołączoną dokumentację i przekazuje do akceptacji kierownikowi komórki organizacyjnej, której wniosek dotyczy; po akceptacjach wniosek pozostaje w wersji edytowalnej - Word;

Pozostałe osoby biorące udział w procesie obiegu dokumentów:

6. Kierownik Komórki organizacyjnej dokonuje akceptacji wniosku i przekazuje sprawę do właściwej komórki merytorycznej wyznaczonej ds. rejestracji wniosków;

7. Pracownik komórki właściwej ds. rejestracji wniosków dokonuje rejestracji wniosku albo zwraca sprawę do komórki merytorycznej w celu uzupełnienia lub poprawienia wniosku jeżeli jest on niewłaściwie wypełniony; po rejestracji komórka właściwa ds. rejestracji przekazuje sprawę do komórki właściwej ds. finansowych w celu rejestracji wniosku w SAP; po akceptacjach wniosek pozostaje w wersji edytowalnej - Word;

8. pracownik komórki właściwej ds. finansowych, po zarejestrowaniu wniosku w systemie SAP przekazuje wniosek do akceptacji przez Głównego Księgowego (dot. Centrali) lub Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych (dot. Oddziałów) albo osoby upoważnione; po akceptacji przez ww. osoby wniosek zachowuje wersję edytowalną - Word;

9. GK w Centrali lub Zastępca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych w Oddziale akceptuje wniosek i przekazuje do zatwierdzenia przez Dyrektora; albo zwraca sprawę do komórki merytorycznej w celu uzupełnienia lub poprawienia wniosku; po akceptacji wniosek zachowuje wersję edytowalną - Word;

10. Dyrektor zatwierdza wniosek składając kwalifikowany podpis elektroniczny - wniosek zostaje przekonwertowany do wersji nieedytowalnej programu AdobeAcrobat w formacie pdf;

11. Dyrektor zwraca sprawę z zatwierdzonym wnioskiem do właściwej/wnioskującej merytorycznej komórki organizacyjnej; albo zwraca sprawę do komórki merytorycznej w celu uzupełnienia lub poprawienia wniosku;

12. Komórka organizacyjna przechowuje wniosek ze wszystkimi załącznikami w EZD.

UWAGA:

Zaleca się, aby do sprawy w EZD dołączyć:

a) po zatwierdzeniu wniosku przez Dyrektora:

- uzgodnienie umowy z radcą prawnym (jeżeli dotyczy);

- uzgodnienie umowy w zakresie ochrony danych osobowych (jeżeli dotyczy);

b) po udzieleniu zamówienia:

- umowę (jeżeli dotyczy);

- ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczonego w BIP (jeżeli dotyczy).

Przeprowadzone postępowanie (sprawę) przechowuje się w zasobach EZD.

PROCEDURA w EZD - OBIEG WNIOSKU (Schemat)

Wnioski dla zamówień publicznych poniżej 130 tys. PLN (netto) oraz wyłączonych spod stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych

grafika