Dziennik resortowy

Dz.Urz.WUG.2019.48

| Akt jednorazowy
Wersja od: 7 czerwca 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 21
PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO
z dnia 7 czerwca 2019 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351) oraz art. 53 ust. 1 i art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869) zarządza się, co następuje:
§  1.  W zarządzeniu nr 28 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 13 lutego 2018 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym (Dz. Urz. WUG poz. 45 oraz z 2019 r. poz. 27) wprowadza się następujące zmiany:
1) w załączniku nr 2 do zarządzenia w pkt 11 pkt 6.2.1.2 otrzymuje brzmienie:

"6.2.1.2. Do rozliczenia kosztów podróży służbowej zagranicznej w walucie polskiej stosuje się średni kurs Narodowego Banku Polskiego z dnia przedłożenia przez pracownika rozliczenia tych kosztów.";

2) w załączniku nr 4 do zarządzenia:
a) w pkt 11:
w pkt 6 ppkt 1 i 2 otrzymują brzmienie:

"1) dla dokumentów:

a) zewnętrznych obcych,

b) wewnętrznych, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w ppkt 2

- datę dokumentu, która jest równoznaczna z datą wpływu dokumentu do Biura Budżetowo-Finansowego w WUG, zwanego dalej "BBF";

2) dla dokumentów wewnętrznych, stanowiących podstawę wypłaty w kasie WUG, z których nie wynikają zobowiązania na koniec okresu sprawozdawczego - datę dokumentu, która jest równoznaczna z datą wypłaty;",

pkt 6.2 otrzymuje brzmienie:

"6.2. W przypadku zamknięcia roku obrotowego okres wymieniony w pkt 6.1 wydłuża się do 12 stycznia roku następnego. Dowody księgowe, które wpłynęły do tego terminu i dotyczą okresu poprzedniego, ujmuje się w księgach rachunkowych pod datą 31 grudnia roku poprzedniego.",

b) w pkt IV pkt 3 otrzymuje brzmienie:

"3. W przypadku:

1) umów bezterminowych,

2) umów najmu

- o znanej stawce miesięcznej - wymiar kwotowy umowy jest ograniczony do planu bieżącego roku, czyli 12 miesięcy.";

3) w załączniku nr 5 do zarządzenia:
a) w pkt 1 pkt 6 otrzymuje brzmienie:

"6. Niedozwolone jest dokonywanie wymazywania i przeróbek w:

1) dowodach księgowych;

2) dokumentach stanowiących podstawę wypłaty należności.",

b) w pkt 11:
w pkt 1 ppkt 2 otrzymuje brzmienie:

"2) listy płac;",

po pkt 2 dodaje się pkt 2.1 w brzmieniu:

"2.1. Ustrukturyzowane faktury elektroniczne dostarczane przez dostawców towarów lub usług za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania, funkcjonującej na podstawie przepisów ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. poz. 2191), są:

1) odbierane przez osoby zatrudnione w Biurze Budżetowo-Finansowym w WUG, zwanym dalej "BBF", zgodnie z ich zakresami czynności;

2) drukowane w celu dokonania:

a) czynności wymaganych przez obowiązującą w urzędach górniczych instrukcję kancelaryjną,

b) opisu i kontroli, o których mowa w niniejszym załączniku w pkt 11I;

3) przechowywane na dysku komputera użytkowanego przez osobę, o której mowa w pkt 1;

4) corocznie archiwizowane na zewnętrznym informatycznym nośniku danych.",

pkt 3 otrzymuje brzmienie:

"3. Listy płac ujmują łączne wynagrodzenia pracowników za okres obrachunkowy - miesiąc, i są sporządzane na podstawie angaży pracowników i innej dokumentacji pracowniczej.",

użyte w pkt 4 w zdaniu trzecim we wprowadzeniu do wyliczenia wyrazy "płac do umowy" zastępuje się wyrazami "wypłat z tytułu umowy",
pkt 12 otrzymuje brzmienie:

"12. Polecenie przelewu oraz polecenie wypłaty są to dokumenty zastępcze, zobowiązujące do zapłaty za towary lub usługi w przypadku braku faktury VAT lub rachunku, a związane z podpisanymi przez WUG umowami lub otrzymanymi decyzjami. Polecenie przelewu oraz polecenie wypłaty zawierają co najmniej:

1) określenie wystawcy i odbiorcy;

2) numery kont bankowych wystawcy i odbiorcy - w przypadku polecenia przelewu;

3) określenie rodzaju transakcji, na podstawie której mają być dokonane przelew lub wypłata;

4) kwotę przelewu lub wypłaty, wyrażoną liczbowo i słownie;

5) zatwierdzenie dowodu księgowego.",

dodaje się pkt 15 i 16 w brzmieniu:

"15. Do ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, innych niż ustrukturyzowana faktura elektroniczna, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, stosuje się odpowiednio pkt 2.1.

16. Okres przechowywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, zarchiwizowanych na zewnętrznym informatycznym nośniku danych, jest określony w załączniku nr 7 do zarządzenia nr 28 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 13 lutego 2018 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym (Dz. Urz. WUG poz. 45 oraz z 2019 r. poz. 27 i 38).",

c) w pkt 11I w pkt 7.1 tabela otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszego zarządzenia;
4) w załączniku nr 6 do zarządzenia w części C w pkt 1 uchyla się pkt 2.2.3;
5) w załączniku nr 9 do zarządzenia:
a) w pkt 1 w ppkt 4 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się ppkt 5 w brzmieniu:

"5) pracownicy wyznaczeni przez Dyrektora Generalnego WUG.",

b) w pkt 2.2 ppkt 2 otrzymuje brzmienie:

"2) wskazanie miesięcznego lub dziennego limitu wydatków;",

c) uchyla się pkt 3.
§  2.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

SZCZEGÓŁOWY SCHEMAT OBIEGU NIEKTÓRYCH DOWODÓW KSIĘGOWYCH

Lp.Nazwa dowodu księgowegoDowód księgowy sporządzaKontrola dowodu księgowegoZatwierdzenie dowodu księgowegoPrzeznaczenie dowodu księgowego
komórka lub podmiotliczba egzemplarzydata sporządzeniamerytorycznaformalno-rachunkowakomórka lub podmiotnumer egzemplarza*)
1.Dowód zakupudostawca1zgodnie z umową lub zamówieniemjednostki organizacyjne w WUG, OUG albo SUGzgodnie z niniejszym załącznikiemzgodnie z niniejszym załącznikiemBBF1
2.Lista płacBBF2przynajmniej 1 dzień przed planowanym terminem wypłatyWKSBBFzgodnie z niniejszym załącznikiemBBF1, 2
3.Umowa zlecenia albo o dziełojednostki organizacyjne

w WUG, OUG albo SUG

2najpóźniej w dniu rozpoczęcia obowiązywania umowy--zgodnie z niniejszym załącznikiemwykonawca

BBF

1

1

4.Rachunek za wykonaną umowę zlecenia albo o dziełowykonawca1po wykonaniu umowyjednostki organizacyjne w WUG, OUG albo SUGBBFzgodnie z niniejszym załącznikiemBBF1
5.Lista wypłat z tytułu umowy zlecenia albo o dziełoBBF1po otrzymaniu rachunkujednostki organizacyjne w WUG, OUG albo SUGBBFzgodnie z niniejszym załącznikiemBBF1
6.Rachunek kosztów podróży służbowejjednostki organizacyjne

w WUG, OUG albo SUG

1przynajmniej 1 dzień przed planowanym wyjazdem służbowymjednostki organizacyjne w WUG, OUG albo SUGzgodnie z niniejszym załącznikiemzgodnie z niniejszym załącznikiemBBF1
7.Polecenie księgowaniaBBF1w dniu stwierdzenia konieczności dokonania przeksięgowania-zgodnie z niniejszym załącznikiemGłówny Księgowy WUGBBF1
8.Nota odsetkowaBBF2w dniu stwierdzenia przekroczenia terminu zapłaty albo wykonania umowy-zgodnie z niniejszym załącznikiemzgodnie z niniejszym załącznikiemodbiorca

BBF

1

2

9.Rachunek sprzedaży (faktura VAT)BBF2do 7 dni od daty sprzedaży lub na wezwanie nabywcy--zgodnie z niniejszym załącznikiemodbiorca

BBF

1

2

10.Nota księgowaBBF albo właściwa jednostka organizacyjna

w WUG

2najpóźniej w dniu powstania obowiązku wystawienia--zgodnie z niniejszym załącznikiemodbiorca

BBF

1

2

11.Dokument LTBBF1po przekazaniu protokołu likwidacji środka trwałegoDyrektor BBF-Dyrektor BBFBBF1
12.Dokument OTBBF2po przekazaniu protokołu odbioru do użytkowania---BBF

OUG, SUG albo osoba gospodarująca mieniem w WUG

1

2

13.Dokument OTP/IBBF2po przekazaniu do użytkowania---BBF

OUG, SUG albo osoba gospodarująca mieniem w WUG

1

2

14.Dokument MTBBF2po przekazaniu protokołu zmiany miejsca użytkowania---BBF

OUG, SUG albo osoba gospodarująca mieniem w WUG

1

2

15.Dokument OTPBBF2po przekazaniu do użytkowania---BBF

OUG, SUG albo osoba gospodarująca mieniem w WUG

1

2

16.Dokument RW / Dokument WZBKS2w dniu wydania z magazynu-BKSDyrektor BKSBBF

BKS

1

2

17.Dokument PZBKS2w dniu przyjęcia do magazynu-BKS

(łącznie z fakturą zakupu)

Dyrektor BKSBBF

BKS

1

2

18.Polecenie przelewujednostki organizacyjne

w WUG, OUG albo SUG

1przed dokonaniem przelewujednostki organizacyjne w WUG, OUG albo SUGzgodnie z niniejszym załącznikiemzgodnie z niniejszym załącznikiemBBF1
19.Polecenie wypłatyjednostki organizacyjne

w WUG, OUG albo SUG

1przed dokonaniem wypłatyjednostki organizacyjne w WUG, OUG albo SUGzgodnie z niniejszym załącznikiemzgodnie z niniejszym załącznikiemBBF1
Objaśnienia: (A) W przypadku numerów egzemplarzy (*)) 1 - oryginał; 2 - kopia; (B) jednostki organizacyjne w WUG - komórki organizacyjne, samodzielne wydziały oraz samodzielne stanowiska, wymienione w obowiązującym statucie WUG; (C) WKS - Samodzielny Wydział Kadr i Szkolenia; (D) BKS - Biuro Komunikacji Społecznej.