Zmiana zarządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym funkcjonariuszy Straży Granicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2016.82

Akt jednorazowy

Wersja od: 29 lipca 2016 r.

ZARZĄDZENIE Nr 85

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 29 lipca 2016 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym funkcjonariuszy Straży Granicznej

Na podstawie art. 50a ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1402, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu nr 55 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 14 maja 2007 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem służbowym funkcjonariuszy Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG poz. 51, z późn. zm.) wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 3 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Dla każdego z funkcjonariuszy zakłada się i prowadzi jedne akta osobowe, bez względu na ilość i długość ewentualnych przerw pomiędzy okresami pozostawania przez nich poza służbą w Straży Granicznej. Akta osobowe jednego funkcjonariusza mogą zostać podzielone na tomy w przypadku, gdy objętość dotychczas prowadzonych akt utrudnia dalsze jego prowadzenie. Ta zasada dotyczy również tworzenia kolejnych tomów akt osobowych.";

2) w § 4 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Akta osobowe prowadzi się w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej kierowanej przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych funkcjonariusza. W przypadku przeniesienia funkcjonariusza do dalszego pełnienia służby w innej jednostce organizacyjnej Straży Granicznej, jego akta osobowe niezwłocznie przekazuje się do komórki kadrowej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej właściwej ze względu na miejsce pełnienia służby.";

3) w § 7 dotychczasową treść oznacza się jako ust. 1 i dodaje się ust. 2 w brzmieniu:

"2. Akta osobowe, w przypadku podzielenia ich na tomy, składają się z:

1) pierwszego tomu obejmującego całość akt osobowych prowadzonych do momentu założenia tomu drugiego;

2) kolejnego tomu, który składa się z:

a) okładki,

b) kontynuacji części drugiej i trzeciej akt osobowych,

c) części dyscyplinarnej, o której mowa w ust. 1 pkt 3, dla spraw zakończonych w okresie prowadzenia danego tomu akt osobowych.";

4) po § 7 dodaje się § 7a w brzmieniu:

"7a. 1. Zakładając kolejny tom akt osobowych:

1) zamyka się prowadzenie części drugiej i trzeciej poprzedniego tomu akt osobowych poprzez:

a) dokonanie w spisie dokumentów włączonych do danej części akt osobowych adnotacji o następującej treści: "W dniu ........ założono ..... tom akt osobowych rozpoczynający się od pozycji ......" wpisując właściwą datę, numer tomu i pozycję,

b) podkreślenie trwałym środkiem piszącym koloru czerwonego pozycji w spisie dokumentów, o którym mowa w lit. a, pod którą wpisano ostatni dokument włączony do poprzedniego tomu akt osobowych i dokonanie adnotacji o następującej treści: "Prowadzenie ..... części zakończono na pozycji ....";

2) na pierwszej stronie zeszytu ewidencyjnego wpisuje się adnotację o następującej treści: "W dniu ..... założono ..... tom akt osobowych";

3) zachowuje się ciągłość numeracji pozycji w spisie dokumentów, o którym mowa w pkt 1 lit. a.

2. Osoba dokonująca adnotacji, o których mowa w ust. 1, składa pod nimi podpis z podaniem stopnia, imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.";

5) w § 8 po ust. 3 dodaje się ust. 3a w brzmieniu:

"3a. W przypadku podzielenia akt osobowych na tomy:

1) każdy tom oznacza się w prawym górnym rogu przedniej zewnętrznej strony okładki oraz w górnej części grzbietu akt cyfrą rzymską oznaczającą numer danego tomu;

2) na przedniej zewnętrznej stronie okładki pierwszego tomu pod oznaczeniem numeru tomu zamieszcza się informację o łącznej liczbie tomów, wpisując adnotację następującej treści: "I z .....". W przypadku podzielenia akt osobowych na kolejne tomy zmianę informacji o łącznej liczbie tomów nanosi się kolorem czerwonym poprzez:

a) skreślenie pierwotnego wpisu o łącznej liczbie tomów jedną poziomą linią w sposób umożliwiający jego odczytanie,

b) wpisanie nowej liczby tomów pod skreślonym zapisem,

c) potwierdzenie skreślenia czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności;

3) na przedniej wewnętrznej stronie okładki tomu drugiego i następnych w lewym górnym rogu dokonuje się adnotacji o następującej treści: "W dniu ..... założono ..... tom akt osobowych";

4) do okładek tomu drugiego i następnych przepisy ust. 1, ust. 2 pkt 2 i 3 oraz ust. 3 stosuje się odpowiednio.";

6) w § 20 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Prawo wglądu do akt osobowych mają ponadto przedstawiciele Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, organów nadzoru i kontroli, sądów i prokuratury oraz innych organów na zasadach określonych odrębnymi przepisami.";

7) w § 21 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Zeszyt ewidencyjny sporządzony dla funkcjonariusza przyjętego do służby przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia nie podlega wymianie. Przepis § 10 ust. 6 stosuje się odpowiednio.";

8) w załączniku nr 8:

a) pkt 4 otrzymuje brzmienie:

"4. E - Śląski Oddział Straży Granicznej",

b) uchyla się pkt 18.

§  2.

1. Akta osobowe, które przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia były prowadzone w formie więcej niż jednej teczki akt osobowych, dzieli się na tomy w sposób określony przepisami zarządzenia zmienianego w § 1 w brzmieniu nadanym niniejszym zarządzeniem.

2. Kierownicy komórek kadrowych zapewnią dokonanie podziału akt osobowych na tomy, o którym mowa w ust. 1, w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia z wyjątkiem:

1) § 1 pkt 8 lit. a, który wchodzi w życie z dniem 1 września 2016 r.;

2) § 1 pkt 8 lit. b, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2017 r.