Zmiana zarządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MNiSW.2019.85

Akt obowiązujący
Wersja od: 24 grudnia 2019 r.

ZARZĄDZENIE
MINISTRA NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO 1
z dnia 20 grudnia 2019 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553, 730 i 2020) zarządza się, co następuje:
§  1. 
W zarządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego (Dz. Urz. MNiSW z 2019 r. poz. 1) załącznik nr 2 do zarządzenia otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.
§  2. 
Sprawy prowadzone w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia prowadzi się bez zmiany dotychczasowych znaków sprawy, aż do ich zakończenia.
§  3. 
Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia nie była kwalifikowana na podstawie jednolitych rzeczowych wykazów akt obowiązujących w czasie gdy dokumentacja ta powstawała i była gromadzona, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzonego niniejszym zarządzeniem.
§  4. 
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2020 r.

ZAŁĄCZNIK

Jednolity rzeczowy wykaz akt

Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Wykaz symboli i haseł kwalifikacyjnych

0Zarządzanie
00Kierownictwo Ministerstwa i organy kolegialne
01Organizacja Ministerstwa
02Legislacja i obsługa prawna
03Strategie, planowanie, programy, sprawozdawczość i analizy
04Informatyzacja
05Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje
06Reprezentacja i promocja
07Współpraca z podmiotami krajowymi
08Współpraca międzynarodowa
09Kontrole i audyt
1Sprawy kadrowe
10Regulacje, wyjaśnienia i opinie dotyczące spraw kadrowych
11Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia
12Ewidencja osobowa pracowników Ministerstwa
13Bezpieczeństwo i higiena pracy
14Dyscyplina i organizacja pracy
15Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
16Świadczenia socjalne
17Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna
2Administrowanie środkami rzeczowymi
20Regulacje, wyjaśnienia, opinie i interpretacje w sprawach administrowania mieniem i środkami rzeczowymi
21Inwestycje i remonty
22Administrowanie nieruchomościami
23Gospodarka materiałowo-eksploatacyjna
24Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
25Ochrona osób i mienia. Ochrona przeciwpożarowa. Obrona cywilna
26Obronność, planowanie operacyjne
27Zamówienia publiczne
3Finansowanie działalności Ministerstwa oraz jego obsługa finansowo-księgowa i obsługa budżetu
30Regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo-księgowych
31Planowanie, realizacja i sprawozdawczość w zakresie budżetu
32Finanse i księgowość
33Rozliczenia płac i wynagrodzeń
34Obsługa finansowo-księgowa budżetu, w tym jednostek nadzorowanych przez Ministra
35Inwentaryzacja
36Dyscyplina finansowa
4Polityka naukowa państwa
40Polityka naukowa państwa
41Wspomaganie procesów innowacyjnych
42Rozwój infrastruktury informatycznej, rozwój społeczeństwa informacyjnego
43Rozwój infrastruktury badawczej
44Bioetyka. Doświadczenia na zwierzętach
5Szkolnictwo wyższe
50Organizacja szkolnictwa wyższego
51Współpraca z Polską Komisją Akredytacyjną
52Współpraca w zakresie uczelni nadzorowanych przez innych ministrów
53Prowadzenie studiów
54Monitoring karier zawodowych studentów i absolwentów studiów
55Cudzoziemcy w systemie szkolnictwa wyższego i nauki
56Pracownicy uczelni
57Odpowiedzialność dyscyplinarna
58Systemy informatyczne szkolnictwa wyższego i nauki
6Finansowanie szkolnictwa wyższego i nauki
60Przyznawanie środków finansowych
61Inwestycje związane z działalnością naukową
62Programy i przedsięwzięcia ustanawiane przez Ministra
63Nagrody i stypendia
64Projekty systemowe oraz pozakonkursowe
65Infrastruktura badawcza wpisana na Polską Mapę Infrastruktury Badawczej
66Sprawy finansowe jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra innych niż uczelnie
67Sprawy związane z finansowaniem podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki
7Jednostki organizacyjne nadzorowane przez Ministra z wyłączeniem uczelni
70Jednostki organizacyjne nadzorowane przez Ministra inne niż fundacje
71Sprawy wynikające z nadzoru Ministra nad działalnością fundacji
72Polska Akademia Nauk

Jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneKategoria archiwalna aktUwagi
1234567
0ZARZĄDZANIE
00KIEROWNICTWO MINISTERSTWA I ORGANY KOLEGIALNE
000Posiedzenia i narady Kierownictwa MinisterstwaAw tym porządki obrad, listy uczestników, wnioski, protokoły ustaleń, sprawozdania
001Rady, komisje, komitety, zespoły, grupy robocze własneAw tym akty powołania, organizacja, skład, protokoły posiedzeń, wystąpienia, opracowania, sprawozdania, wnioski, listy obecności na posiedzeniach, uchwały; dla każdej komisji, komitetu, rady, zespołu, grupy roboczej zakłada się odrębną teczkę
002Rady, komisje, komitety, zespoły, grupy robocze resortowe i międzyresortowe powoływane z własnej inicjatywyAw tym akty powołania, organizacja, skład, protokoły posiedzeń, wystąpienia, opracowania, sprawozdania, wnioski, listy obecności na posiedzeniach, uchwały; dla każdej komisji, komitetu, rady, zespołu, grupy roboczej zakłada się odrębną teczkę
003Udział w innych radach, komisjach, komitetach, zespołach i grupach roboczych krajowychAw tym akty powołania, skład, protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski
004Komisje, komitety, zespoły i grupy robocze międzynarodowe
0040Udział w posiedzeniach Rady Europejskiej, komitetów, komisji i grup roboczych Rady Unii Europejskiej i Komisji EuropejskiejAw tym akty powołania, skład, protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski, notatki, instrukcje dla przedstawicieli Ministra
0041Udział w posiedzeniach innych komisji, komitetów, zespołów i grup roboczych międzynarodowychAw tym akty powołania, skład, protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski, notatki, instrukcje dla przedstawicieli Ministra
005Narady z przedstawicielami jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez MinistraAw tym porządki obrad, listy uczestników, wnioski, protokoły, sprawozdania
006Zjazdy, konferencje naukowe, seminaria organizowane przez MinisterstwoAw tym programy, referaty, wystąpienia, wnioski, listy uczestników, protokoły
007Udział w zewnętrznych zjazdach, konferencjach naukowych i seminariachAw tym własne referaty, wystąpienia, sprawozdania
008Narady i zebrania pracownikówAw tym protokoły, sprawozdania, wnioski, informacje o realizacji zadań
01ORGANIZACJA

MINISTERSTWA

010Organizacja oraz prace projektowe w zakresie organizacji i zarządzania Ministerstwem
0100Organizacja MinisterstwaAw tym akty założycielskie, statuty, podział pracy w Kierownictwie Ministerstwa, regulaminy organizacyjne, wnioski i decyzje dotyczące zmian organizacyjnych oraz sporów kompetencyjnych, ustalenia i wytyczne, schemat organizacyjny
0101Organizacja komórek organizacyjnych MinisterstwaAw tym regulaminy wewnętrzne, schematy organizacyjne, wytyczne
0102Organizacja innych podmiotów z wyłączeniem jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez MinistraBE5w tym informacje o zmianach zasad funkcjonowania, siedzib, danych teleadresowych
0103Prace projektowe w zakresie organizacji i zarządzania MinisterstwemAw tym harmonogramy projektów, materiały ze spotkań; dla każdego projektu zakłada się odrębną teczkę
0104Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczneBE10w tym ewidencja, egzemplarze aktowe, korespondencja; okres przechowywania liczy się od dnia wygaśnięcia upoważnienia lub pełnomocnictwa; dla upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przez Ministra, Dyrektora Generalnego i dyrektorów komórek organizacyjnych lub ich zastępców, zakłada się odrębne teczki
0105ZastępstwaBE10w tym dokumenty ustanawiające zastępstwa i korespondencja w tych sprawach; okres przechowywania liczy się od dnia ustania zastępstwa
011Ochrona informacji niejawnych
0110Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie ochrony informacji niejawnychBE10w tym plany, instrukcje, poziomy zagrożeń, ewidencje z zakresu ochrony informacji niejawnych, korespondencja z przedsiębiorcami, z którymi zawierane są umowy, których realizacja wiąże się z dostępem do informacji niejawnych
0111Ochrona informacji niejawnych w systemach teleinformatycznychBE10w tym dokumentacja bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, incydenty bezpieczeństwa teleinformatycznego
0112Zmiana klauzuli tajnościBE10w tym protokoły i korespondencja dotycząca przeklasyfikowania dokumentów
012Ochrona danych osobowych
0120Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie ochrony danych osobowychBE10
0121Bezpieczeństwo danych osobowychBE10w tym wnioski i pisma od osób fizycznych, których dane dotyczą oraz z instytucji zewnętrznych o udostępnienie danych osobowych, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych podlegających ochronie instytucjonalnej
013Udostępnianie informacji publicznejB10udostępnianie informacji publicznej na wniosek, ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego, udostępnianie informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej, decyzje wydawane na podstawie przepisów o dostępie do informacji publicznej i przepisów o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego
014Obsługa kancelaryjna
0140Przepisy kancelaryjne i archiwalneAw tym instrukcje, jednolity rzeczowy wykaz akt, wyjaśnienia, opinie
0141Przekazywanie dokumentacji między urzędami, komórkami organizacyjnymi Ministerstwa lub komórkami wewnętrznymi w komórkach organizacyjnych Ministerstwa w związku ze zmianami kompetencyjnymi i organizacyjnymiAprotokoły zdawczo-odbiorcze
0142Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacjiB5w tym rejestry przesyłek, teczek, dzienników i książek ewidencyjnych, książki pocztowe, książki doręczeń, korespondencja
0143Opracowanie i wdrażanie wzorów formularzyA
0144Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odciskówAprzy czym zamówienia i ich realizacja jest ujmowana w klasie 2300
0145Prenumerata czasopism i innych publikacjiB5
0146Ewidencja druków ścisłego zarachowaniaB10
015Obsługa archiwum zakładowego
0150Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowymAsposób prowadzenia ewidencji został określony w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa
0151Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowegoA
0152Brakowanie dokumentacji niearchiwalnejA
0153Udostępnianie, w tym wypożyczanie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowymB2w tym rejestry udostępniania akt
0154Kwerendy archiwalne dokumentacji w archiwum zakładowymBE10
0155Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowymAsprawdzanie zgodności dokumentacji ze spisami zdawczo-odbiorczymi
0156Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowymB5
0157Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz ustalanie terminów przejęcia dokumentacjiBE5
02LEGISLACJA I OBSŁUGA PRAWNA
020Zbiory aktów normatywnychAw tym rejestr wewnętrznych aktów prawnych wydanych przez Dyrektora Generalnego
021Legislacja
0210Projekty dokumentów rządowych należących do właściwości MinistraAw tym opracowywanie oraz uzgadnianie projektów ustaw, założeń projektów ustaw, rozporządzeń Ministra, rozporządzeń i zarządzeń Prezesa Rady Ministrów, rozporządzeń i uchwał Rady Ministrów, stanowisk Rządu
0211Projekty zewnętrznych aktów prawnychBE10w tym projekty rozporządzeń wydawanych w porozumieniu z Ministrem
0212Projekty wewnętrznych aktów prawnych wydawanych przez MinistraBE10w tym opracowywanie projektów zarządzeń, komunikatów, obwieszczeń; na każdy akt prawny zakłada się osobną teczkę
0213Projekty aktów prawnych wydawanych przez Dyrektora GeneralnegoBE10projekty zarządzeń
0214Teksty jednolite aktów prawnych należących do właściwości MinistraAw tym opiniowanie projektów obwieszczeń jednolitych tekstów ustaw, które kwalifikuje się do kat. B5
0215Wykaz prac legislacyjnych Ministra, Prezesa Rady Ministrów i Rady MinistrówAkorespondencja w sprawie wpisania projektu aktu prawnego do właściwego wykazu
022Opiniowanie projektów dokumentów rządowych i pozostałych dokumentów zewnętrznychB5w tym w ramach uzgodnień, Stałego Komitetu Rady Ministrów i Rady Ministrów
023Działalność lobbingowa w procesie stanowienia prawa prowadzona w MinisterstwieAprowadzenie ewidencji, informacje, raporty, sprawozdania
024Obsługa prawna
0240Opiniowanie projektów i wzorów decyzji administracyjnych, projektów i wzorów umów oraz innych dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnegoB5
0241Wyjaśnienia w sprawie obowiązującego stanu prawnegoBE5opinie o właściwym zastosowaniu przepisów prawa w konkretnym stanie faktycznym
0242Postępowania przed trybunałamiAw tym Trybunałem Konstytucyjnym i trybunałami europejskimi
0243Postępowania przygotowawcze oraz postępowania przed innymi organamiB10w tym zawiadamianie o możliwości popełnienia przestępstwa, reprezentowanie Ministra przed Krajową Izbą Odwoławczą, korespondencja z Urzędem Patentowym w celu zapewnienia ochrony prawnej Ministra i Ministerstwa
0244Sprawy sądowe przed sądami powszechnymiB10okres przechowywania liczy się od daty prawomocnego orzeczenia
0245Sprawy sądowe przed sądami administracyjnymiB10okres przechowywania liczy się od daty prawomocnego orzeczenia
03STRATEGIE, PLANOWANIE, PROGRAMY, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ANALIZY
030Metodyka planowania i sprawozdawczościAw tym założenia, wskaźniki, instrukcje, opinie i wyjaśnienia dotyczące sposobu opracowywania strategii, programów, planów, prognoz, analiz oraz sprawozdawczości opisowej i statystycznej
031Strategie, prognozy i programy własneAw tym sprawozdania, raporty z ich realizacji
032Planowanie na poziomie MinisterstwaAw tym plan działalności Ministra; jeżeli dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się, co do rodzaju danych, w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie opracowywania dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kat. B5
033Sprawozdania roczne i wieloletnie na poziomie MinisterstwaAw tym również sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra; sprawozdanie roczne do Urzędu Zamówień Publicznych; jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym przedziale czasowym, to akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej kwalifikuje się do kat. B5
034Analizy działalności własnejAw tym analizy tematyczne lub przekrojowe, ankiety, karty statystyczne, formularze; okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego obejmującego całość danych
035Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych jednostek organizacyjnychA
036Sprawozdawczość statystycznaAjeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kat. B5
04INFORMATYZACJAdotyczy informatyzacji Ministerstwa; sprawy dotyczące infrastruktury informatycznej szkolnictwa wyższego i nauki zob. klasa 58
040Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie informatyzacji MinisterstwaBE10
041Projektowanie i koordynacja budowy systemów informatycznych i teleinformatycznychBE10w tym plany, harmonogramy, dokumentacja analityczna, projekty wymagań i założeń do budowy systemów informatycznych i teleinformatycznych, korespondencja; dla każdego systemu informatycznego i teleinformatycznego zakłada się odrębną teczkę
042Eksploatacja infrastruktury i systemów informatycznych i teleinformatycznych
0420Użytkowanie i organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowaniaB5w tym dokumentacja w zakresie utrzymania i administrowania oprogramowaniem, regulamin użytkowania, formularze zgłoszeniowe kont użytkowników, oświadczenia pracowników, korespondencja
0421Dokumentacja eksploatacyjna systemów informatycznych i teleinformatycznychB2w tym instrukcja operacyjnej obsługi systemu teleinformatycznego, opis techniczny systemu (okres przechowywania liczy się od daty wycofania oprogramowania z użytkowania)
0422Utrzymywanie infrastruktury informatycznej i teleinformatycznejB10w tym dokumentacja związana z utrzymaniem sprzętu, sieci, łączy teletransmisyjnych, sieci Internet
0423Serwis techniczny sprzętu komputerowego oraz instalacji towarzyszącychB2w tym korespondencja w zakresie przeprowadzonych przeglądów
0424Instalacja, utrzymywanie i administrowanie oprogramowaniemB10w tym dokumentacja w zakresie utrzymania i administrowania oprogramowaniem, wnioski o instalacje oprogramowania
0425Modernizacja bazy sprzętowejB5w tym analizy stanu sprzętu, wykazy
043Bazy danychBE5analizy funkcjonalne baz danych Ministerstwa
044Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowychBE10
045Bezpieczeństwo informacji oraz systemów informatycznych i teleinformatycznychw tym dokumentacja dotycząca wdrażania, utrzymania i rozwoju Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji oraz dokumentacja dotycząca fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony systemów teleinformatycznych np. wytyczne, zalecenia konfiguracyjne, rekomendacje, polityki, regulaminy, procedury bezpieczeństwa teleinformatycznego
0450Monitorowanie poziomu bezpieczeństwa sieci teleinformatycznej MinisterstwaB5dotyczy spraw włamań do systemów i nieprawidłowego użytkowania (ekspertyzy, notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)
0451Udostępnianie baz danych i systemów teleinformatycznych MinisterstwaB5wnioski o udostępnienie, korespondencja
0452Nadzór nad ochroną danych osobowych przetwarzanych w sieci teleinformatycznej MinisterstwaBE10
0453Nadawanie praw dostępu do danych sprzętu informatycznego i teleinformatycznego oraz uprawnień do systemów informatycznych i teleinformatycznychB10
0454Zabezpieczenia kryptograficzne systemów informatycznych i teleinformatycznych oraz oprogramowaniaBE10
0455Zarządzanie bezpieczeństwem informacjiBE10polityki, standardy, strategie, procedury, regulaminy, procesy
05SKARGI, WNIOSKI, PETYCJE, POSTULATY, INICJATYWY I INTERPELACJE
050Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie załatwiania skarg, wniosków i petycjiBE10
051Skargi, wnioski, listy, postulaty, inicjatywy i inne wystąpienia rozpatrywane przez MinisterstwoAw tym skargi, wnioski, listy, postulaty i inne wystąpienia zgłaszane pisemnie i ustnie; każda skarga, wniosek lub inne wystąpienie stanowią osobną sprawę, w ramach której gromadzi się pełną dokumentację; rejestry
052Skargi, wnioski, postulaty i inne wystąpienia przekazywane według właściwościB5sprawy, które nie należą do właściwości Ministerstwa, a zostały do niego skierowane przez pomyłkę lub ze względu na brak wiedzy wnioskodawcy
053PetycjeA
054Petycje przekazywane do załatwienia według właściwościB5
055Interpelacje, zapytania, wystąpienia i interwencje poselskie, wystąpienia i oświadczenia senatorskieAw tym odpowiedzi na interpelacje, zapytania, wystąpienia, interwencje i oświadczenia
056Sprawy pozostawione bez rozpatrzeniaBE5skargi, wnioski, petycje, listy, postulaty i innych wystąpienia obywatelskie, niezawierające imienia i nazwiska, nazwy oraz adresu wnoszącego
06REPREZENTACJA I PROMOCJA
060Wyjaśnienia, opinie, regulacje w zakresie działalności informacyjnej, wydawniczej, promocyjnejBE10
061Patronaty nad przedsięwzięciami i udział Ministra w komitetach honorowychBE10
062Kontakty z przedstawicielami mediów
0620Udział w polityce informacyjnej Rady MinistrówBE5w tym współpraca z Centrum Informacyjnym Rządu
0621Konferencje prasowe, wywiady i publikacje w środkach masowego przekazu, informacje własne dla mediów, odpowiedzi na informacje medialneAdo kat. A zalicza się informacje własne dla środków masowego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje prasowe i wywiady, w tym sprostowania, artykuły i komunikaty prasowe oraz zamieszczane na stronie internetowej Ministerstwa
0622Redagowanie strony internetowej MinisterstwaB5wnioski o opublikowanie informacji na stronie internetowej, materiały zamieszczane na stronie internetowej Ministerstwa, korespondencja
0623Monitoring środków masowego przekazuAw tym tzw. "wycinki prasowe"
063Promocja działalności Ministra i MinisterstwaAw tym sprawy związane z prowadzeniem akcji promujących i popularyzujących działania podejmowane przez Ministerstwo, udział w akcjach promocyjnych prowadzonych przez inne podmioty, opracowywanie materiałów promocyjnych
064Wydawnictwa
0640Teki wydawnicze: wydawnictwa własne oraz udział w wydawnictwach obcychAdla każdego tytułu wydawnictw periodycznych (biuletynów) lub nieperiodycznych (informatorów i artykułów promocyjnych) prowadzi się odrębne teczki; do kat. A zalicza się dwa egzemplarze archiwalne publikacji oraz recenzje
0641Techniczne (redakcyjne i poligraficzne) przygotowanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianieB5w tym umowy, kopie rachunków, faktur, korespondencja
065ReprezentacjaB2w tym zaproszenia, zawiadomienia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja członków Kierownictwa Ministerstwa oraz dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa w tym zakresie - niezwiązane z załatwianiem określonej sprawy
07WSPÓŁPRACA Z PODMIOTAMI KRAJOWYMIudział w posiedzeniach komisji, zespołów i grup roboczych klasyfikuje się w klasie 003
070Wyjaśnienia, opinie, regulacje w zakresie współdziałania z innymi instytucjamiBE10w tym z jednostkami nadzorowanymi przez Ministra oraz jednostkami samorządu terytorialnego
071Umowy i porozumienia w sprawie prowadzenia niektórych zadań oraz współdziałania z podmiotami krajowymiAw tym ewidencja
072Kontakty i zakres współpracy z instytucjami krajowymiAopinie, opracowania, korespondencja, dezyderaty, materiały na posiedzenia, kontakt m.in. z Sejmem RP, Senatem RP, Kancelarią Prezydenta RP, Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, komisjami sejmowymi i senackimi, komitetami branżowymi Rady Ministrów, z urzędami centralnymi i pozostałymi organami państwowymi oraz organami kontroli państwowej i ochrony prawa, organizacjami politycznymi, społecznymi pozarządowymi oraz związkami zawodowymi
073Materiały dotyczące posiedzeń Rady MinistrówBE10porządki posiedzeń, dokumenty i protokoły posiedzeń, korespondencja, zastępstwa udzielane członkom Kierownictwa Ministerstwa do udziału w posiedzeniach Rady Ministrów
074Materiały dotyczące posiedzeń Stałego Komitetu Rady MinistrówBE10protokoły ustaleń posiedzeń, uwagi do projektów protokołów, porządki posiedzeń, korespondencja, zastępstwa udzielane członkom Kierownictwa Ministerstwa do udziału w posiedzeniach Stałego Komitetu Rady Ministrów
075Współpraca z podmiotami tworzącymi system szkolnictwa wyższego i naukiAumowy, porozumienia, listy intencyjne, korespondencja
076Przyjmowanie delegacji krajowychBE10w tym korespondencja, harmonogramy wizyt, notatki informacyjne i tezy spotkań
077Współpraca z podmiotami współtworzącymi Zintegrowany System Kwalifikacji
0771Organizacja procesu procedowania wniosków o włączenie kwalifikacji rynkowej do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji oraz nadawanie uprawnień instytucji certyfikującej, dla której Minister jest właściwyAw tym korespondencja dotycząca powoływania zespołów specjalistów do sporządzania opinii i zespołów ekspertów do przypisania poziomu Polskiej Ramy Kwalifikacji, obsługa zespołów, w tym ustalanie wysokości wynagrodzenia ich członków, opracowywanie projektów rozstrzygnięć i obwieszczeń w sprawie włączenia kwalifikacji do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji i nadawania uprawnień instytucji certyfikującej
0772Prowadzenie spraw związanych z Zintegrowanym Systemem Kwalifikacji, w tym włączaniem kwalifikacji rynkowych i zmianą ich statusuAw tym korespondencja: w sprawie przeprowadzania konsultacji środowiskowych, ze specjalistami i ekspertami; protokoły spotkań z wnioskodawcami; dokumentacja dotycząca posiedzeń zespołów doradczych i zespołów eksperckich; dokumentacja dotycząca opiniowania rekomendacji ekspertów przez Radę Interesariuszy
0773Nadawanie uprawnień instytucjom certyfikującym i wyznaczanie podmiotu zewnętrznego zapewnienia jakościAw tym dokumentacja dotycząca procedowania wniosków podmiotów zewnętrznych o nadanie uprawnień do walidowania i certyfikowania kwalifikacji włączonych do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji; umowy z podmiotami zewnętrznego zapewnienia jakości
0774Nadzór nad walidacją i certyfikowaniem kwalifikacji rynkowych, kontrola w instytucji certyfikującej i podmiocie zewnętrznego zapewniania jakości, który otrzymał środki finansowe na podstawie umowyAw tym kwartalne sprawozdania instytucji certyfikującej; raporty ewaluacji wewnętrznej instytucji certyfikującej, raporty ewaluacji zewnętrznej; dokumentacja pokontrolna
0775Opiniowanie wniosków o włączenie kwalifikacji rynkowych do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji skierowanych przez właściwych ministrówA
0776Współpraca z ministrem koordynatorem w zakresie Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji oraz współtworzenia Zintegrowanego Rejestru KwalifikacjiAw tym wnioski i propozycje zmian przepisów w zakresie Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji lub procedur obowiązujących w zakresie współtworzenia Zintegrowanego Rejestru Kwalifikacji; korespondencja dotycząca bieżącej współpracy w zakresie Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji
08WSPÓŁPRACA

MIĘDZYNARODOWA

080Obsługa Ministra i Ministerstwa w zakresie współpracy międzynarodowejAumowy i porozumienia, w tym ewidencja oraz dokumentacja merytoryczna negocjacji w sprawie ich zawarcia (założenia, instrukcje negocjacyjne, protokoły rozmów, sprawozdania), korespondencja
081Międzynarodowe programy współpracy w dziedzinie badań naukowych i szkolnictwa wyższegow tym współfinansowane ze źródeł zagranicznych, w tym środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej
0810Wyjaśnienia, rekomendacje dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze źródeł zagranicznychBE10
0811Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze źródeł zagranicznychA
0812Realizacja programów i projektów finansowanych ze źródeł zagranicznychA
0813Współpraca z instytucjami funkcjonującymi w ramach programów międzynarodowychA
0814Informacje na temat zasad udziału w programach międzynarodowychB5w tym korespondencja z podmiotami tworzącymi system szkolnictwa wyższego i nauki
0815Składki na rzecz instytucji lub organizacji międzynarodowychB10
082Współpraca z organizacjami międzynarodowymiAmateriały z prac organizacji międzynarodowych, sprawozdania z udziału w pracach tych organizacji, własne opracowania przygotowane dla tych organizacji, korespondencja
083Współpraca dwustronnaAspotkania oraz wymiana doświadczeń z partnerami zagranicznymi; protokoły i sprawozdania, notatki, własne opracowania przygotowane w ramach współpracy dwustronnej, korespondencja
084Koordynacja systemu uznawania kwalifikacji zawodowych w PolsceBE10w tym w regulowanych zawodach i działalnościach; instrukcje dla przedstawicieli Ministra, sprawozdania z prac, notatki, opracowania przygotowane dla tych organów, korespondencja
085Współpraca z instytucjami Unii Europejskiej w zakresie szkolnictwa wyższego i naukiA
086Zagraniczne podróże służbowe przedstawicieli Ministra lub MinisterstwaBE10organizacja zagranicznych podróży służbowych, w tym korespondencja z placówkami dyplomatycznymi i podmiotami współpracującymi, sprawozdania z zagranicznych podróży służbowych
087Przyjmowanie delegacji zagranicznychBE10w tym korespondencja, harmonogramy wizyt, notatki informacyjne i tezy spotkań
088Postępowania w sprawie nadania uprawnień do organizowania egzaminów z języka polskiego jako obcegoB10wnioski, decyzje, opinie, korespondencja
089Sprawy związane z systemem uznawalności wykształceniaB10
09KONTROLE I AUDYT
090Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie przeprowadzania kontroliBE10
091Kontrole
0910Kontrole zewnętrzne w MinisterstwieAw tym kontrole dotyczące środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej; książka kontroli
0911Kontrole zewnętrzne w jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra lub otrzymujących środki finansowe z części budżetowej, której dysponentem jest MinisterBE10
0912Kontrole własne jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra oraz podmiotów, których Minister jest współorganizatorem lub otrzymujących środki finansowe z części budżetowej, której dysponentem jest MinisterAw tym kontrole realizowane przez Ministerstwo, prowadzone na podstawie przepisów o kontroli w administracji rządowej
0913Kontrole wewnętrzne w MinisterstwieAw tym kontrole doraźne wewnętrzne
0914Wystąpienia organów kontroli do jednostek kontrolowanychBE5w tym wyniki kontroli przeprowadzonych przez Krajową Administrację Skarbową, Najwyższą Izbę Kontroli w jednostkach nadzorowanych przez Ministra
092Audyt wewnętrzny
0920Procedury i regulaminy audytu wewnętrznegoAregulaminy, instrukcje, wytyczne i standardy własne
0921Zadania audytoweAsprawozdania z audytu, upoważnienia do przeprowadzenia audytu, program audytu, notatki z czynności sprawdzających; dla każdego zadania audytowego zakłada się odrębną teczkę
0922Czynności doradczeAsprawozdania, raporty lub notatki z przeprowadzonych czynności
0923Koordynacja audytu w dzialeAraporty, notatki, protokoły narad, korespondencja
0924Komitet audytuAprotokoły posiedzeń, listy obecności, sprawozdania, uchwały komitetu audytu
093Audyt zewnętrznyAw tym dotyczący środków z budżetu Unii Europejskiej
094Zawiadomienia kierowane w związku z ustaleniami kontroli lub audytu wewnętrznego
0940Zawiadomienia kierowane do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o naruszeniu dyscypliny finansów publicznychBE5w tym rejestr zawiadomień
0941Zawiadomienia kierowane do innych organów lub instytucjiBE5
095Kontrola zarządcza
0950Szacowanie ryzyka na potrzeby kontroli zarządczejA
0951Samoocena kontroli zarządczejA
0952Oświadczenia o stanie kontroli zarządczejA
1SPRAWY KADROWE
10REGULACJE, WYJAŚNIENIA I OPINIE DOTYCZĄCE SPRAW KADROWYCH
100Wewnętrzne regulacje, wyjaśnienia, opinie, dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowychAregulamin pracy, zasady wynagradzania, w tym regulaminy premiowania i nagradzania
101Przepisy zewnętrzne w sprawie wynagrodzenia i premiowania pracownikówB10wytyczne, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, zbiory aktów prawnych dotyczących zagadnień z zakresu spraw kadrowych
102Opisy i wartościowanie stanowisk pracyB5oryginał przechowuje się w aktach osobowych pracownika
103Kontakty i wymiana informacji w sprawach kadrowych ze związkami zawodowymiA
104Równe traktowanie i przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowiBE10
105Oświadczenia majątkoweB*)*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów, w innym przypadku wynosi 6 lat; oświadczenia o stanie majątkowym, oświadczenia o działalności gospodarczej prowadzonej przez małżonka, oświadczenia o zamiarze podjęcia lub zmianie charakteru działalności gospodarczej prowadzonej przez małżonka
106Lustracja pracowników Ministerstwa oraz osób pełniących funkcje publiczne w systemie szkolnictwa wyższego i naukiB*)*) dotyczy zadań wynikających z ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów; w tym korespondencja, informacje o przesłanych oświadczeniach lustracyjnych; czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów, w innym przypadku wynosi 6 lat
11NAWIĄZYWANIE, PRZEBIEG I ROZWIĄZYWANIE STOSUNKU PRACY ORAZ INNYCH FORM ZATRUDNIENIA
110Zapotrzebowanie i nabór na wolne stanowiska pracyB2ogłoszenia do Biuletynu Informacji Publicznej, oferty kandydatów, dokumentacja naboru, korespondencja z kandydatami, dokumentacja dotycząca ogłoszeń o wolnych stanowiskach; okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
111Obsługa zatrudnienia
1110Komunikaty o zmianach personalnych kadry kierowniczejA
1111Zatrudnienie pracowników MinisterstwaB5dokumenty dotyczące zatrudnienia pracownika włącza się do akt osobowych pracownika
1112Awanse, wynagradzanie pracowników MinisterstwaB5wnioski, decyzje, oddelegowania, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki; kopie pism w tych sprawach włącza się do akt osobowych pracownika
1113Oceny okresowe pracowników MinisterstwaB5oceny włącza się do akt osobowych pracownika
1114Rozwiązywanie stosunku pracy pracowników MinisterstwaB5dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy pracownika włącza się do akt osobowych
112Dodatkowe zatrudnienie pracowników MinisterstwaB5
113Staże zawodowe, wolontariat, praktyki
1130Staże zawodoweB5dokumenty dotyczące przebiegu stażu pracownika włącza się do akt osobowych danego pracownika; okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
1131WolontariatB5okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
1132PraktykiB5w tym praktyki studenckie i absolwenckie; okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
114Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)
1140Dokumentacja z tytułu umów o dzieło oraz umów zlecenia nieobjętych ubezpieczeniem społecznymB50
1141Dokumentacja z tytułu umów o dzieło oraz umów zlecenia objętych ubezpieczeniem społecznymB10dokumentację wytworzoną przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kat. B50
115Nagrody, odznaczenia, ordery, kary
1150Nagrody i premieB10kopie pism o przyznaniu nagród włącza się do akt osobowych pracownika
1151Podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwałyB10
1152Ordery i odznaczeniaB5wnioski o nadanie odznaczeń i orderów, korespondencja; kopię pisma o przyznaniu odznaczenia lub orderu włącza się do akt osobowych pracownika
1153Kary dyscyplinarne i porządkoweB*)*) okres przechowywania jest uzależniony od obowiązujących przepisów prawa
1154Postępowanie dyscyplinarneB*)*) okres przechowywania jest uzależniony od obowiązujących przepisów; posiedzenia komisji dyscyplinarnej w Ministerstwie klasyfikuje się w klasie 001
116Sprawy wojskowe pracowników MinisterstwaBE10
117Postępowanie w sprawie dostępu do informacji niejawnych
1170Akta zwykłych postępowań sprawdzającychBE20
1171Wykaz osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnychBE20
1172Zwolnienie z obowiązku zachowania tajemnicyBE20
1173Dostęp do informacji niejawnych osób niebędących pracownikami MinisterstwaBE20
12EWIDENCJA OSOBOWA

PRACOWNIKÓW

MINISTERSTWA

120Akta osobowe pracownikówBE10dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumenty określone w odrębnych przepisach; okres przechowywania jest uzależniony od obowiązujących przepisów prawa - kat. BE50 - dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego; kat. BE10 - po złożeniu raportu oraz akta osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r.
121Pomoce ewidencyjne do akt osobowychBE10okres przechowywania jak w klasie 120; w tym dane z systemu teleinformatycznego do obsługi spraw kadrowych
122Legitymacje służboweB5
123Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniuB5w tym RP-7
13BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
130Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje dotyczące zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracyBE10
131Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracyAw tym protokoły z dokonanych przeglądów, sprawozdania dotyczące stanu BHP
132Ocena ryzyka zawodowego, działania w zakresie przeciwdziałania wypadkom i chorobom zawodowymB10ocena ryzyka zawodowego
133Wypadki
1330Wypadki przy pracyB10przy czym dokumentację wypadków zbiorowych, śmiertelnych i ciężkich kwalifikuje się do kat. A
1331Wypadki w drodze do pracy i z pracyB10przy czym dokumentację wypadków zbiorowych, śmiertelnych i ciężkich kwalifikuje się do kat. A
134Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
1340Warunki szkodliweBE10
1341Rejestr czynników szkodliwychB40
1342Choroby zawodoweBE10
135Działania i środki ochronne w zakresie BHPB10w tym obuwie i odzież ochronna oraz środki ochrony i higieny osobistej
14DYSCYPLINA I ORGANIZACJA PRACY
140Ewidencja czasu pracyB3w tym listy obecności, ewidencje wyjść służbowych i prywatnych, ewidencja podróży służbowych, karty pracy pracowników, ewidencja pracy w godzinach nadliczbowych, usprawiedliwienia nieobecności w pracy, zwolnienia od pracy, kontrola obecności w pracy, korespondencja w sprawie ewidencji
141Urlopy pracowniczeB5korespondencja w sprawach urlopów, w tym urlopów szkoleniowych
15SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW
150Indywidualne programy rozwoju zawodowego pracownikówBE10egzemplarz IPRZ przechowuje się w aktach osobowych pracownika
151Służba przygotowawczaB10
152Organizacja szkoleń dla pracowników
1520Organizacja szkoleń zamkniętych dla pracownikówB5
1521Organizacja pozostałych szkoleń dla pracownikówB5
153Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników w formach innych niż szkoleniaB5w tym studia, studia podyplomowe, szkoły doktorskie, praktyki zawodowe, aplikacje; kopie dokumentów potwierdzających ukończenie włącza się do akt osobowych pracownika
16ŚWIADCZENIA SOCJALNE
160Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zasad działalności socjalnejBE10w tym regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Ministerstwie
161Świadczenia socjalne w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Ministerstwie
1610Dofinansowanie wypoczynku pracowników oraz ich dzieciB5w tym wykaz wypłat
1611Pomoc na cele mieszkanioweB5w tym wykaz wypłat, rejestr umów dotyczących pożyczek
1612Bezzwrotne zapomogi pieniężneB5w tym wykaz wypłat
1613Dofinansowanie uczestnictwa pracowników w imprezach kulturalno-oświatowych i sportowo-rekreacyjnychB5w tym wykaz wypłat
1614Inne świadczenia socjalne w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w MinisterstwieB5
162Pomoc rzeczowa dla pracownikówB5
163Pomoc dla emerytów i rencistówB5dotyczy byłych pracowników Ministerstwa
17UBEZPIECZENIA OSOBOWE I OPIEKA ZDROWOTNA
170Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
1700Zgłoszenia i wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznychB5w tym wnioski w sprawie ubezpieczeń społecznych pracowników, członków rodzin, zmiany adresów
1701Dowody uprawnień do zasiłkówB5dotyczy zasiłków chorobowych, rodzinnych i pogrzebowych m.in. zaświadczenia lekarskie
1702Emerytury i rentyB10
1703Ubezpieczenia zbiorowe, pracowniczeB10okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia polisy ubezpieczeniowej
171Opieka zdrowotna
1710Organizowanie profilaktycznej opieki zdrowotnej i obsługa umów z podmiotami współpracującymiB10w tym sprawy dotyczące refundacji kosztów zakupu okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze
1711Badania lekarskie w zakresie medycyny pracyB10badania wstępne, okresowe, kontrolne oraz kontrolne badania okulistyczne pracowników; orzeczenie lekarskie włącza się do akt osobowych pracownika
2ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI
20REGULACJE, WYJAŚNIENIA, OPINIE I INTERPRETACJE W SPRAWACH ADMINISTROWANIA MIENIEM I ŚRODKAMI RZECZOWYMIBE10
21INWESTYCJE I REMONTYBE5dokumentacja dotycząca przygotowania, wykonawstwa i odbioru; okres przechowywania liczy się od daty rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest przez użytkownika przez cały czas eksploatacji oraz przez pięć lat od daty zakończenia eksploatacji obiektu; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kat. A
22ADMINISTROWANIE

NIERUCHOMOŚCIAMI

220Stan prawny obiektów MinisterstwaAw tym nabywanie i zbywanie
221Najem budynków i lokaliB5udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym podmiotom; umowy najmu lub użyczenia, dowody opłat za wynajem, korespondencja (okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy)
222Najem lokali od innych podmiotów na potrzeby własneB5
223Eksploatacja budynków i lokali przez MinisterstwoB5umowy dotyczące zaopatrzenia w energię elektryczną i cieplną, wodę, gaz, utrzymania czystości, dozom mienia, dowody opłat związane z eksploatacją budynków i lokali, korespondencja; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
224Podatki i opłaty publiczneB10w tym deklaracje podatkowe
23GOSPODARKA

MATERIAŁOWO-

EKSPLOATACYJNA

230Zaopatrzenie
2300Zapotrzebowanie Ministerstwa na sprzęt elektroniczny, meble, materiały i pomoce biurowe, pieczęcie, pieczątki, stemple, artykuły spożywcze oraz inne zakupyB5zapytania, zamówienia, potwierdzenia, korespondencja towarzysząca, reklamacje, umowy, korespondencja handlowa; dla każdego zlecenia może być prowadzona odrębna teczka
2301Ewidencja materiałowaB5
231Gospodarka środkami rzeczowymi
2310Dokumentowanie przyjęcia i wydania mieniaB5dowody przychodu i rozchodu, w tym wnioski komórek organizacyjnych Ministerstwa o wydanie materiałów z magazynu, zestawienia ilościowo-wartościowe, zestawienia wyposażenia, w tym umowy użyczenia, protokoły zdawczo-odbiorcze
2311Ewidencja, eksploatacja i likwidacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnychB10w tym księgi inwentarzowe, dowody przyjęcia do eksploatacji środka trwałego, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, dowody przekazania i likwidacji środka trwałego, kontrole techniczne; okres przechowywania liczy się od daty wycofania środka trwałego z eksploatacji
2312Konserwacja, naprawy i remonty środków trwałychB5zlecenia, umowy, zamówienia, książki konserwacji, korespondencja
2313Dokumentacja techniczno- eksploatacyjna sprzętu i urządzeńB5opisy techniczne, instrukcje obsługi, karty gwarancyjne; okres przechowywania liczy się od daty wycofania sprzętu z eksploatacji; dokumentacja techniczno-eksploatacyjna samochodów służbowych - zob. klasa 240
232Ewidencja osobistego wyposażenia pracownikówB5kartoteki imienne, dowody zmiany miejsc użytkowania środka trwałego, wykazy
233Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymiB5
24TRANSPORT, ŁĄCZNOŚĆ, INFRASTRUKTURA INFORMATYCZNA I TELEKOMUNIKACYJNA
240Eksploatacja własnych środków transportuB5dla każdego pojazdu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą umowę w sprawie zakupu pojazdu, kartę rejestracji, dokumentację eksploatacyjną (przeglądy, naprawy, myjnia), karty drogowe
241Użytkowanie obcych środków transportuB5
242Eksploatacja środków łącznościB5eksploatacja telefonów stacjonarnych, telefaksów, modemów, łączy internetowych, w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności
243Usługi pocztowe i kurierskie, informacje adresowe przesłane do wiadomościB5w tym informacje przesłane do wiadomości w zakresie zmian w organizacji wymiany międzyresortowej, zmiany adresu, zmiany w strukturze organizacyjnej lub zakresie wykonywanych zadań w innych podmiotach
25OCHRONA OSÓB I MIENIA. OCHRONA

PRZECIWPOŻAROWA. OBRONA CYWILNA

250Zabezpieczenie obiektów
2500Organizacja systemu dostępu do stref ochronnych w MinisterstwieB10umowy z firmami ochroniarskimi i dokumenty dotyczące systemu ochrony fizycznej
2501Ewidencja ruchu osobowego w MinisterstwieB5przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia
251Ochrona przeciwpożarowa w MinisterstwieB5
252Obrona cywilna
2520Planowanie i sprawozdawczość w zakresie obrony cywilnejA
2521Realizacja zadań z zakresu obrony cywilnejB10
253Obowiązkowa ochrona obszarów, obiektów i urządzeńB10w tym szczegółowy wykaz obszarów, obiektów i urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie; okres przechowywania liczy się od daty wykreślenia obszaru, obiektu lub urządzenia z wykazu
254Ubezpieczenia mieniaB10w tym umowy ubezpieczenia od pożaru, kradzieży ruchomości, środków transportu, likwidacja szkód; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej
26OBRONNOŚĆ, PLANOWANIE OPERACYJNE
260Planowanie operacyjne
2600Przepisy dotyczące planowania operacyjnegoAwytyczne, wyciągi i wypisy
2601Plany operacyjne funkcjonowania działu administracji rządowej szkolnictwo wyższe i naukaAplany, projekty planów, propozycje i korespondencja w sprawach uzgodnień projektów z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa; okres przechowywania liczy się od daty wprowadzenia do użytku służbowego nowych planów operacyjnych w celu zastąpienia planów zdezaktualizowanych
2602Plany operacyjne funkcjonowania jednostek nadzorowanych przez MinistraBE10okres przechowywania liczy się od daty wprowadzenia do użytku służbowego nowych planów operacyjnych w celu zastąpienia planów zdezaktualizowanych
261Programowanie i realizacja zadań obronnych
2610Przepisy dotyczące programowania zadań obronnychBE10wytyczne, wyciągi
2611Program pozamilitarnych przygotowań obronnychAprogramowanie, planowanie i sprawozdawczość w zakresie obronności
2612Programowanie zadań obronnychBE10projekty programów, propozycje i korespondencja w sprawach uzgodnień projektów z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa; okres przechowywania liczy się od daty wprowadzenia do użytku służbowego nowych programów
2613Szczególna ochrona obiektówBE10
2614System kierowania bezpieczeństwem narodowymBE10
2615Realizacja pozostałych zadań z zakresu obronnościBE10w tym reklamowanie od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej, realizacja celów NATO
262Zarządzanie kryzysoweBE10
27ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
270Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie zamówień publicznychBE10w tym dotyczące zamówień publicznych udzielanych w związku z realizacją zadań finansowanych na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce
271Postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych
2710Postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznychB5w tym wnioski o udzielenie zamówień publicznych, ogłoszenia, specyfikacje istotnych warunków zamówienia, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oferty, protokoły komisji przetargowych, umowy o udzielenie zamówień publicznych, korespondencja dotycząca postępowań, w tym odwołań i skarg, zawiadomienia; każde zamówienie stanowi osobną sprawę, w ramach której gromadzi się całość dokumentacji; okres przechowywania liczy się od daty zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
2711Postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, z udziałem środków europejskichB20w tym wnioski o udzielenie zamówień publicznych, ogłoszenia, specyfikacje istotnych warunków zamówienia, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oferty, protokoły komisji przetargowych, umowy o udzielenie zamówień publicznych, korespondencja dotycząca postępowań, w tym odwołań i skarg, zawiadomienia; każde zamówienie stanowi osobną sprawę, w ramach której gromadzi się całość dokumentacji, okres przechowywania liczy się od daty zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jest uzależniony od zaciągniętych zobowiązań
272Postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych
2720Postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznychB5w tym wnioski wraz z załącznikami, decyzje, pisma, notatki, zamówienia, umowy
2721Postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, z udziałem środków europejskichB20w tym wnioski wraz z załącznikami, decyzje, pisma, notatki, zamówienia, umowy
273Rejestr zamówień publicznychB5w tym notatki, raporty, korespondencja
274Zamówienia centralneB5
3FINANSOWANIE DZIAŁALNOŚCI MINISTERSTWA ORAZ JEGO OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA I OBSŁUGA BUDŻETU
30REGULACJE I WYJAŚNIENIA DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU SPRAW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH
300System rachunkowości i plany kont Ministerstwa oraz obieg dokumentów finansowych
3000System rachunkowości i plany kont MinisterstwaA
3001Obieg dokumentów finansowychAzasady obiegu dokumentów i dokumentowania operacji gospodarczych
301Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie dotyczącym finansów publicznych, rachunkowości, księgowości i obsługi kasowejBE10
31PLANOWANIE, REALIZACJA I SPRAWOZDAWCZOŚĆ W ZAKRESIE BUDŻETU
310Planowanie budżetu
3100Planowanie budżetu na poziomie MinisterstwaAw tym Wieloletni Plan Finansowy Państwa, materiały robocze z zakresu finansowania szkolnictwa wyższego i nauki - współudział w pracach nad budżetem w układzie tradycyjnym i zadaniowym, projekty, korespondencja, uzgodnienia
3101Planowanie budżetu na poziomie jednostek nadzorowanych przez MinistraAw tym uzgodnienia
3102Planowanie budżetu Polskiej Akademii NaukA
3103Planowanie wydatków na programy finansowane lub współfinansowane z budżetu środków europejskichAw tym uzgodnienia na poziomie Ministerstwa
311Plany finansowe
3110Plan finansowyAw tym Polskiej Akademii Nauk
3111Zmiany w planie finansowymAw tym zmiany w planach finansowych Polskiej Akademii Nauk
3112HarmonogramyB5
312Realizacja budżetu państwa i budżetu środków europejskich w danym roku budżetowym
3120Realizacja budżetu państwa i budżetu środków europejskich, w tym w zakresie wydatków majątkowychB5korespondencja w tym zakresie z podmiotami, w tym z Polską Akademią Nauk
3121Realizacja budżetu państwa w zakresie wydatków realizowanych w ramach projektów z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub innychB20w tym Polskiej Akademii Nauk
313Sprawozdania finansowe, budżetowe oraz sprawozdania w zakresie ogółu operacji finansowychw tym Polskiej Akademii Nauk
3130Roczne sprawozdania finansoweAwnioski, opinie, raporty, w tym materiały pomocnicze, w tym Polskiej Akademii Nauk
3131Sprawozdania z wykonania budżetuAw tym sprawozdania z wykonania budżetu dla ministra właściwego do spraw finansów publicznych, w tym Polskiej Akademii Nauk
314Analizy finansoweBE10informacje, opracowania statystyczne
315Egzekucja i windykacja należności wynikających z rozliczeń finansowych w zakresie części budżetowych
3150Egzekucja należności pieniężnychB10
3151Egzekucja administracyjnaB10
3152Windykacja pozostałych należnościB10
32FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ
320Obrót gotówkowy i bezgotówkowy
3200Obrót gotówkowyB5raporty kasowe (w tym niestanowiące dowodów kasowych) złotówkowe i walutowe, dowody wpłat i wypłat gotówki (także zastępcze dowody rozchodów gotówkowych), zaliczki i rozliczenia zaliczek, zlecenie skupu zagranicznych środków walutowych (wpłata waluty do banku) wraz z wydrukami dziennika obrotów, rozliczenia krajowych podróży służbowych, rozliczenia zagranicznych podróży służbowych
3201Obrót bezgotówkowyB10w tym wyciągi bankowe wraz z dokumentacją, informacje o zleceniach płatności, przelewy, dowody przelewów krajowych, dowody przelewów transgranicznych, dyspozycje wystawienia polecenia wypłaty za granicę, dokumentacja zleceń płatniczych
321Depozyty kasowe, obsługa wadium, poręczenia bankowe i weksleB5
322Dowody i dokumentacja księgowaB10w tym zapisy na kontach, zestawienia obrotów i sald
323Rozliczenia podatkówz wyjątkiem podatku dochodowego od osób fizycznych; podatek dochodowy od osób fizycznych - zob. klasa 333
3230Rozliczenia podatku od towarów i usługB10deklaracje podatkowe
3231Rozliczenia podatku od osiągniętego dochodu od osób prawnychB10deklaracje podatkowe
3232Rozliczenia wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób NiepełnosprawnychB5deklaracje o wpłatach
324Dokumentacja bankowaBE10karty wzorów podpisów, karty uprawnień użytkowników, korespondencja z bankami
33ROZLICZENIA PŁAC I WYNAGRODZEŃ
330Dokumentacja płac i potrąceń z płacB5materiały do obliczania wysokości wynagrodzeń, w tym potrącenia, zaliczki, składki z tytułu ubezpieczeń, podatki, nagrody, zajęcia komornicze wynagrodzeń, oświadczenia pracowników o przekazywaniu wynagrodzeń na rachunek bankowy, zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia, wnioski o obniżenie progu podatkowego i zwiększenie kosztu uzyskania przychodu
331Listy wynagrodzeńB10listy wynagrodzeń dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kat. B50
332Karty zasiłkowe i wynagrodzeńB10karty zasiłkowe i wynagrodzeń dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kat. B50
333Deklaracje podatkoweB5deklaracje i informacje podatkowe (PIT- 2, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11), oświadczenia pracowników
o zwiększonych kosztach uzyskania przychodu, inne oświadczenia pracowników
334Rozliczanie należności za okres niezdolności do pracyB5zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy, asygnaty zastępcze do wyliczenia wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy
335Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne - zwrotyB10rozliczenie składek dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kat. B50
34OBSŁUGA

FINANSOWO-KSIĘGOWA BUDŻETU, W TYM JEDNOSTEK

NADZOROWANYCH PRZEZ MINISTRA

340Obsługa finansowo-księgowawyciągi bankowe, zlecenia płatności z komórek organizacyjnych Ministerstwa, faktury, noty, rachunki, umowy, listy płac, informacje podatkowe, rozliczenia roczne
3400Obsługa finansowo-księgowa środków finansowych przeznaczonych na utrzymanie i rozwój potencjału badawczego oraz dydaktycznegoB10
3401Obsługa finansowo-księgowa środków finansowych przeznaczonych na utrzymanie aparatury naukowo-badawczej lub stanowiska badawczego, unikatowych w skali kraju oraz specjalnej infrastruktury informatycznej, mających istotne znaczenie dla realizacji polityki naukowej państwaB10
3402Obsługa finansowo-księgowa środków finansowych przeznaczonych na współpracę naukową z zagranicą, w tym, granty i programy międzynarodoweB10
3403Obsługa finansowo-księgowa w zakresie finansowania zadań projakościowychB10
3404Obsługa finansowo-księgowa środków finansowych przeznaczonych na dotacje celowe udzielane na finansowanie inwestycjiB10w tym finansowanych w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych i Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej
3405Obsługa finansowo-księgowa środków finansowych przeznaczonych na programy lub przedsięwzięcia MinistraB10
3406Obsługa finansowo-księgowa środków finansowych przeznaczonych na działalność dydaktycznąB10zadania związane ze stwarzaniem studentom i doktorantom, będącym osobami niepełnosprawnymi warunków do pełnego udziału w procesie kształcenia
3407Obsługa finansowo-księgowa środków finansowych przeznaczonych na stypendia i nagrody MinistraB10
3408Obsługa finansowo-księgowa środków finansowych przeznaczonych na świadczenia dla studentów i doktorantówB10
3409Potwierdzanie uprawnień uczelni do zakupu sprzętu komputerowego na preferencyjnych warunkachB5
341Obsługa finansowo-księgowa środków finansowych przeznaczonych na działania Ministra wspierające kształcenie Polaków i Polonii za granicą oraz cudzoziemców w polskich i zagranicznych ośrodkach dydaktycznychB10dokumentacja finansowa dotycząca stypendiów, ryczałtów oraz wsparcia finansowego w ramach programów pomocowych
342Obsługa finansowo-księgowa jednostek nadzorowanych przez MinistraB10dekretacja i księgowanie informacji z Bankiem Gospodarstwa Krajowego dotyczących wypłat środków finansowych; zatwierdzanie środków budżetowych i zatwierdzanie wypłat środków dysponenta trzeciego stopnia
343Dowody księgowe Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w MinisterstwieB5
344Dokumentacja Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej przy MinisterstwieB5
35INWENTARYZACJA
350Inwentaryzacja składników majątkowych Ministerstwa
3500Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, regulacje w zakresie inwentaryzacjiBE10
3501Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, wyjaśnienia i różniceB10arkusze i protokoły spisu inwentaryzacyjnego, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych, wycena inwentaryzowanych składników majątkowych
36DYSCYPLINA FINANSOWABE5w tym interwencje głównego księgowego
4POLITYKA NAUKOWA PAŃSTWA
40POLITYKA NAUKOWA PAŃSTWA
400Prace nad założeniami polityki naukowej państwa, strategii rozwojowej, prognozami badań naukowych lub prac rozwojowychAdokumenty dotyczące strategii rozwoju badań naukowych, prognoz i kierunków rozwoju badań naukowych lub prac rozwojowych, systemów organizacyjno-prawnych i ekonomiczno-finansowych
401Prace nad założeniami systemów organizacyjno-prawnych i ekonomiczno-finansowych badań naukowych lub prac rozwojowychA
402Ewaluacja jakości działalności naukowejB10dokumentacja, wnioski o przeprowadzenie ewaluacji, wnioski
o zmianę wykazu osiągnięć, wnioski o ekspercką ocenę monografii, inne wnioski dotyczące ewaluacji, oceny, opinie i wykazy, wnioski o ponowne rozpatrzenie sprawy; decyzje w sprawie przyznania kategorii naukowych
403Statystyka nauki i technikiB5
404Informacja naukowa/otwarty dostęp do treści naukowychB5
405Komercjalizacja wyników badań naukowych, prac rozwojowych oraz know-how związanego z tymi wynikamiB20dokumentacja związana z opiniami Ministra w przypadku tworzenia spółek kapitałowych przez instytuty badawcze, w tym wniosek, projekt umowy spółki, uzasadnienie, dodatkowe analizy, opinia Ministra
406Ustanawianie programów i przedsięwzięć w celu realizacji polityki naukowejAw tym dokumentacja metodyczna, założenia programowe
407Prowadzenie spraw związanych z Funduszem Polskiej NaukiBE10w tym dokumentacja dotycząca umów o zarządzanie wirtualnym instytutem badawczym i nadzoru Ministra nad realizacją zadań przez podmiot zarządzający
41WSPOMAGANIE PROCESÓW INNOWACYJNYCH
410Prace nad systemami organizacyjno-prawnymi i ekonomiczno-finansowymi wspomagającymi procesy innowacyjne
4100Prace nad założeniami systemów organizacyjno-prawnych i ekonomiczno-finansowych wspomagających procesy innowacyjneA
4101Udział w pracach nad systemami organizacyjno-prawnymi i ekonomiczno-finansowymi wspomagającymi procesy innowacyjneB5
411Opiniowanie projektów programów lub przedsięwzięć Ministra w dziedzinie badań naukowych lub prac rozwojowychBE5
412Analizy realizacji projektów badawczych zakwalifikowanych jako działalność innowacyjnaBE5
413Analizy funkcjonowania instytutów badawczych w zakresie realizacji polityki innowacyjnej państwaA
414Promocja programów i przedsięwzięć sprzyjających procesom innowacji w gospodarceBE5
415Współpraca w sprawach realizacji polityki innowacyjnej państwaBE5
42ROZWÓJ INFRASTRUKTURY INFORMATYCZNEJ, ROZWÓJ SPOŁECZEŃSTWA INFORMACYJNEGO
420Prace nad programami rozwoju infrastruktury informatycznejA
421Prace związane z udziałem nauki w rozwoju społeczeństwa informacyjnego
4210Współpraca międzynarodowa (z organizacjami i sieciami międzynarodowymi) w zakresie udziału nauki w rozwoju społeczeństwa informacyjnegoBE10umowy, raporty
4211Współpraca z Komisją Europejską w zakresie udziału nauki w rozwoju społeczeństwa informacyjnegoBE10projekty strategii i programów
4212Współpraca z innymi instytucjami w zakresie udziału nauki w rozwoju społeczeństwa informacyjnegoBE10protokoły, korespondencja merytoryczna
422Współpraca w zakresie rozwoju infrastruktury informatycznejBE10programy współpracy, umowy o współpracy, protokoły, raporty z realizacji programów, korespondencja
43ROZWÓJ INFRASTRUKTURY BADAWCZEJ
430Strategiczna infrastruktura badawcza
4300Prace związane z aktualizacją Polskiej Mapy Infrastruktury BadawczejAw tym wnioski, wykaz przedsięwzięć w zakresie infrastruktury, strategie, notatki dla członków Kierownictwa; współpraca z recenzentami w ramach aktualizacji Polskiej Mapy Infrastruktury Badawczej; dokumentacja wynagrodzeń z tytułu sporządzenia recenzji wniosków o wpisanie strategicznej infrastruktury badawczej na Polską Mapę Infrastruktury Badawczej
4301Działania wspierające realizację projektów w zakresie infrastruktury wpisanej na Polską Mapę Infrastruktury BadawczejApisma, notatki, umowy międzynarodowe, statuty, porozumienia, memoranda, listy intencyjne, raporty
431Wspieranie rozwoju krajowych i zagranicznych projektów w zakresie infrastruktury spoza Polskiej Mapy Infrastruktury BadawczejApisma, notatki, umowy międzynarodowe, statuty, porozumienia, memoranda, listy intencyjne, raporty
44BIOETYKA. DOŚWIADCZENIA NA ZWIERZĘTACH
440Standardy prowadzenia badań naukowych z wykorzystaniem ludzkiego materiału genetycznegoA
441Sprawy związane z zagadnieniami etycznymi w biologii i medycynieBE5
442Krajowa Komisja Etyczna do Spraw Doświadczeń na Zwierzętach
4420Posiedzenia Krajowej Komisji Etycznej do Spraw Doświadczeń na ZwierzętachAw tym regulamin pracy, protokoły posiedzeń, materiały na posiedzenia, sprawozdania z działalności, finansowanie
4421Postępowania administracyjne prowadzone przez Krajową Komisję Etyczną do Spraw Doświadczeń na ZwierzętachB10w tym odwołania, stwierdzenia nieważności uchwał lokalnych komisji etycznych do spraw doświadczeń na zwierzętach, postępowania wyjaśniające, udzielanie informacji publicznej
4422Współpraca w zakresie wykorzystywania zwierząt do celów naukowych lub edukacyjnychBE10w tym sieć metod alternatywnych, korespondencja z Głównym Inspektoratem Weterynarii/powiatowym lekarzem weterynarii, Komisją Europejską i państwami członkowskimi Unii Europejskiej (w tym delegacje Krajowej Komisji Etycznej do Spraw Doświadczeń na Zwierzętach i jej ekspertów)
4423Sprawozdania z działalności lokalnych komisji etycznych do spraw doświadczeń na zwierzętach oraz użytkowników wykorzystujących zwierzęta do celów naukowych lub edukacyjnychBE10w tym lokalnej komisji etycznej do spraw doświadczeń na zwierzętach i zespołów do spraw dobrostanu
4424Pozostałe sprawy związane z działalnością lokalnych komisji etycznych do spraw doświadczeń na zwierzętachB10w tym nabór, powołania członków, finansowanie działalności, rozliczanie działalności, wyjaśnienia, korespondencja
4425Pozostałe sprawy z zakresu ochrony zwierząt wykorzystywanych do celów naukowych lub edukacyjnychB10w tym szkolenia, konferencje, publikacje, łącznie z procedurą zamówień publicznych
443Sprawy z zakresu ochrony zwierząt wykorzystywanych do celów naukowych lub edukacyjnych pozostające w kompetencjach Ministra
4430Powoływanie członków Krajowej Komisji Etycznej do Spraw Doświadczeń na ZwierzętachBE10w tym nabór, powołania
4431Sprawozdawczość w zakresie ochrony zwierząt wykorzystywanych do celów naukowych lub edukacyjnychBE10w tym dotyczące użytkowników, dostawców, hodowców sporządzane dla Komisji Europejskiej
4432Rejestry hodowców, dostawców i użytkowników prowadzących działalność w zakresie hodowli, dostarczania zwierząt lub wykonywania procedur na zwierzętachB10w tym sprawy związane z prowadzeniem rejestru, wnioski o wpis do rejestru, wykreślenie, zmianę wpisu
4433Kary administracyjneB10
4434Lista ekspertów biorących udział w przeprowadzaniu kontroli w zakresie ochrony zwierząt wykorzystywanych do celów naukowych lub edukacyjnychB10w tym sprawy związane z prowadzeniem listy, wnioski o wpis na listę, przekazywanie informacji powiatowemu lekarzowi weterynarii, refundacja kosztów
4435Sprawy związane z działalnością krajowego punktu kontaktowego w zakresie ochrony zwierząt wykorzystywanych do celów naukowych lub edukacyjnychB10w tym współpraca z Komisją Europejską
4436Pozostałe sprawy z zakresu ochrony zwierząt wykorzystywanych do celów naukowych lub edukacyjnychBE10w tym współpraca z Krajową Komisją Etyczną do Spraw Doświadczeń na Zwierzętach (przedstawiciel Ministra przy tej Komisji)
5SZKOLNICTWO WYŻSZE
50ORGANIZACJA SZKOLNICTWA WYŻSZEGO
500Rozwój szkolnictwa wyższego
5000Prace nad systemem organizacyjno-prawnym szkolnictwa wyższegoA
5001Prace analityczne dotyczące szkolnictwa wyższegoA
5002Materiały i opracowania epizodyczne w zakresie bieżącego funkcjonowania szkolnictwa wyższegoB5w tym dokumenty przygotowywane w związku z realizacją bieżących zadań w ramach szkolnictwa wyższego
501Organizacja i funkcjonowanie uczelni
5010Tworzenie, przekształcanie uczelniA
5011Ewidencja uczelni niepublicznychAwpis uczelni niepublicznej do ewidencji, przedłużenie ważności wpisu do ewidencji i wykreślenie z ewidencji, w tym:

- decyzje o wpisie i załączniki, decyzje o odmowie, umorzeniu, pozostawienie wniosku bez rozpoznania i załączniki,

- decyzje o zmianie wpisu i załączniki, decyzje o odmowie, umorzeniu, pozostawienie wniosku bez rozpoznania; korespondencja

5012Likwidacja uczelniA
5013Opinie i wyjaśnienia w zakresie funkcjonowania uczelniB5
5014Postępowania administracyjne w sprawach związanych z organizacją i funkcjonowaniem uczelniAzałączniki do wniosków, decyzje o umorzeniu, odmowie, skargi na bezczynność
502Organizacja i funkcjonowanie federacji podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki
5020Tworzenie, likwidacja i przekształcanie federacjiA
5021Funkcjonowanie federacjiB5
503Organizacja i funkcjonowanie uczelni zagranicznych i ich filii
5030Tworzenie, likwidacja uczelni zagranicznych i ich filiiA
5031Funkcjonowanie uczelni zagranicznych i ich filiiB5
504Funkcjonowanie uczelni kościelnychB5
505Nadzór nad uczelniami
5050Rozstrzygnięcia nadzorczeBE10wezwania do złożenia wyjaśnień lub usunięcia naruszenia przepisów prawa, stwierdzenie nieważności aktu wydanego w uczelni
5051Administracyjne kary pieniężneB10
5052Nakaz likwidacji uczelni niepublicznejA
5053Egzekucja administracyjnaB20
5054Zasady prowadzenia gospodarki finansowej uczelniB10korespondencja w zakresie pozyskiwania informacji o działalności uczelni
5055Wystąpienia w sprawach dotyczących rozporządzania nieruchomościami stanowiącymi majątek uczelni publicznychBE5korespondencja w sprawach wydania opinii dotyczących rozporządzania nieruchomościami stanowiącymi majątek uczelni publicznych
51WSPÓŁPRACA Z POLSKĄ KOMISJĄ AKREDYTACYJNĄ
510Powoływanie i odwoływanie członków Polskiej Komisji AkredytacyjnejAzgłoszenia kandydatów, rozstrzygnięcia Ministra; korespondencja
511Oceny Polskiej Komisji AkredytacyjnejB10
512Opinie Polskiej Komisji AkredytacyjnejB5
52WSPÓŁPRACA W ZAKRESIE UCZELNI NADZOROWANYCH PRZEZ INNYCH MINISTRÓWB5
53PROWADZENIE STUDIÓW
530Kierunki studiówB5
531Dokumentacja przebiegu studiów
5310Wzory uczelnianych dyplomów ukończenia studiów oraz świadectw ukończenia studiów podyplomowychA
5311Wzory podpisów i pieczęciA
5312Opinie i wyjaśnienia w zakresie dokumentacji przebiegu studiówB2korespondencja w sprawie dokumentacji przebiegu studiów
532Udzielanie wyjaśnień w sprawie uwierzytelniania dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicąB50w tym korespondencja dotycząca zasad uwierzytelniania dokumentów, opłat, właściwości instytucji
533Studia podyplomoweB5w tym wyjaśnienia, opinie
534Inne formy kształceniaB5w tym wyjaśnienia, opinie
535Kształcenie doktorantów
5350Studia doktoranckieB5uchwały senatu uczelni w sprawach rekrutacji na studia doktoranckie, korespondencja
5351Szkoły doktorskieAw tym akty w sprawie utworzenia szkół doktorskich, regulaminy szkół doktorskich
5352Ewaluacja szkół doktorskichB10w tym ocena szkół doktorskich
536Kształcenie na odległośćB5opinie, stanowiska dotyczące spełnienia warunków prowadzenia kształcenia
54MONITORING KARIER ZAWODOWYCH STUDENTÓW I ABSOLWENTÓW STUDIÓWBE5
55CUDZOZIEMCY W SYSTEMIE SZKOLNICTWA WYŻSZEGO I NAUKI
550Podejmowanie i odbywanie kształcenia przez cudzoziemcówB5decyzje, umowy
551Prowadzenie działalności naukowejB20decyzje, opinie, komunikaty
56PRACOWNICY UCZELNI
560Zatrudnienie i wynagrodzenia rektorów uczelni publicznych
5600Zatrudnienie rektorów uczelni publicznychB10zawiadomienia
5601Wynagrodzenia rektorów uczelni publicznychB50
561Stopnie i tytuły w systemie szkolnictwa wyższego i nauki
5610Postępowania w sprawie nadania stopnia doktoraB3
5611Postępowania w sprawie nadania stopnia doktora habilitowanegoB3
5612Postępowania w sprawie nadania tytułu profesoraB3
562Ordery i odznaczenia pracowników uczelniB50w tym wnioski, stanowiska Ministra
563Odpowiedzi na pytania uczelni dotyczące stosunku pracy jej pracownikówB5
57ODPOWIEDZIALNOŚĆ

DYSCYPLINARNA

570Odpowiedzialność dyscyplinarna nauczycieli akademickichB10w tym dokumentacja postępowania wyjaśniającego, postanowienia rzecznika, wnioski o ukaranie, orzeczenia komisji dyscyplinarnych
571Odpowiedzialność dyscyplinarna studentówB5
572Odpowiedzialność dyscyplinarna doktorantówB5
58SYSTEMY INFORMATYCZNE SZKOLNICTWA WYŻSZEGO I NAUKI
580Zintegrowany System Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on
5800System POL-onBE10w tym plany, harmonogramy, dokumentacja analityczna, projekty wymagań i założeń do systemu, dokumentacja wykonawcza, dokumentacja powierzenia administrowania systemem
5801Zasady zamieszczania danych w systemie POL-on, zakres danych, tryb i terminy ich wprowadzania, aktualizacji, archiwizacji i usuwania oraz tryb i sposób udostępniania danychA
5802Funkcjonowanie systemu POL-onB10korespondencja z uczelniami i innymi podmiotami systemu szkolnictwa wyższego i nauki w zakresie systemu POL-on, w tym zamieszczania danych w systemie
581Jednolity System AntyplagiatowyBE10w tym plany, harmonogramy, dokumentacja analityczna, projekty wymagań i założeń do systemu, dokumentacja wykonawcza, dokumentacja powierzenia administrowania
6FINANSOWANIE SZKOLNICTWA WYŻSZEGO I NAUKI
60PRZYZNAWANIE ŚRODKÓW FINANSOWYCH
600Przyznawanie środków finansowych na utrzymanie aparatury naukowo-badawczej lub stanowiska badawczego, unikatowych w skali kraju, mających istotne znaczenie dla realizacji polityki naukowej państwa i rozliczanie przyznanych środków finansowychB5wnioski, oceny, fiszki, decyzje, odwołania, raporty, rozliczenia, korespondencja
601Przyznawanie środków finansowych na utrzymanie specjalnej infrastruktury informatycznej, mającej istotne znaczenie dla realizacji polityki naukowej państwa i rozliczanie przyznanych środków finansowychB5wnioski, oceny, fiszki, decyzje, odwołania, raporty, rozliczenia, korespondencja
602Finansowanie działań związanych z zapewnieniem dostępu do informacji naukowejB5w tym wnioski, oceny, umowy, raporty, rozliczenia dotacji, notatki, korespondencja
603Rozliczanie środków finansowych przyznanych na finansowanie działalności statutowej
6030Prawidłowość wydatkowania środków z dotacji na działalność statutowąB10w tym decyzje, postanowienia, odwołania, pisma, fiszki, korespondencja dotycząca wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem albo pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości
6031Rozliczanie środków finansowych przyznanych na dotacjeB10w tym dotacje na: działalność związaną z rozwojem młodych naukowców, restrukturyzację, utrzymanie potencjału badawczego oraz specjalnego urządzenia badawczego (w tym zmiany dotyczące wymienionych dotacji); w tym decyzje, informacje, postanowienia, odwołania, raporty, rozliczenia dotacji, pisma, fiszki, korespondencja
604Przyznawanie środków finansowych na świadczenia dla studentów i doktorantówB10
605Subwencje dla instytutów działających w ramach Sieci Badawczej ŁukasiewiczB10
61INWESTYCJE ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ NAUKOWĄ
610Inwestycje budowlane oraz w zakresie zakupu nieruchomościB5w tym wnioski, oceny, odwołania, umowy, harmonogramy płatności, raporty, rozliczenia dotacji, korespondencja
611Inwestycje w zakresie aparatury naukowo-badawczejB5w tym wnioski, oceny, odwołania, umowy, harmonogramy płatności, raporty, rozliczenia dotacji, korespondencja
612Inwestycje w zakresie infrastruktury informatycznejB5w tym wnioski, oceny, odwołania, umowy, harmonogramy płatności, rozliczenia dotacji, korespondencja
613Informacje dotyczące inwestycji związanych z działalnością naukowąB5
62PROGRAMY I PRZEDSIĘWZIĘCIA USTANAWIANE PRZEZ MINISTRAB10pełna dokumentacja przyznawania i rozliczania przyznanych środków finansowych: wnioski, oceny, decyzje, pisemne informacje o wysokości przyznanych środków finansowych, odwołania/zastrzeżenia, umowy, raporty, rozliczenia przyznanych środków finansowych, korespondencja
63NAGRODY I STYPENDIA
630Zatwierdzanie przez Ministra zasad przyznawania studentom stypendiów za wyniki w nauce lub w sporcieA
631Nagrody za znaczące osiągnięcia w zakresie działalności naukowej, dydaktycznej, wdrożeniowej lub organizacyjnej albo za całokształt dorobkuAwnioski, protokoły posiedzeń zespołu do spraw nagród
632Stypendia dla wybitnych młodych naukowców za znaczące osiągnięcia w działalności naukowejB5wnioski oceny, decyzje, odwołania umowy, informacje, korespondencja
633Stypendia dla studentów za znaczące osiągnięcia naukowe, artystyczne lub sportoweB5wnioski, zestawienia zbiorcze, decyzje, umowy, rozliczenia
634Materialne warunki kształcenia
6340Zasady przyznawania stypendiów i zapomóg dla studentów oraz doktorantówB5korespondencja dotycząca funkcjonowania systemu świadczeń
6341Kredyty studenckieB5w tym plan finansowy Funduszu Kredytów Studenckich, sprawozdania z wykonania planu, raporty, komunikaty, wnioski, postanowienia, decyzje
6342Opieka zdrowotna nad studentami i doktorantamiB3refundacja składek na ubezpieczenie zdrowotne studentów i doktorantów
64PROJEKTY SYSTEMOWE ORAZ POZAKONKURSOWE
640Projekty współfinansowane z funduszy strukturalnychBE10dokumentacja przyznawania i rozliczania środków finansowych: wnioski, oferty, recenzje, decyzje, zlecenia, umowy/porozumienia i aneksy do umów/porozumień, sprawozdania, korespondencja, listy rankingowe projektów, zestawienia statystyczne, oceny, rozliczenia, raporty, notatki, fiszki
641Dokumenty strategiczne i programowe z zakresu polityki spójnościBE10
65INFRASTRUKTURA BADAWCZA WPISANA NA POLSKĄ MAPĘ INFRASTRUKTURY BADAWCZEJBE10w tym wnioski, oceny, umowy, harmonogramy płatności, informacje z przeglądu, rozliczenia, raporty z wykorzystania środków finansowych, korespondencja
66SPRAWY FINANSOWE JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH NADZOROWANYCH PRZEZ MINISTRA INNYCH NIŻ UCZELNIE
660Plany finansowe i ich zmianyBE10w tym dotyczące budżetu państwa
661Sprawozdania finansowe roczne i inneBE10w tym dotyczące budżetu państwa; wybór firmy audytorskiej
662Porozumienia, umowy, decyzje, upoważnieniaBE10
663Rozliczenia dotacjiB10
664Umarzanie należnościB10
67SPRAWY ZWIĄZANE Z FINANSOWANIEM PODMIOTÓW SYSTEMU SZKOLNICWA WYŻSZEGO I NAUKI
670Finansowanie działalności bieżącej podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki
6701Przyznawanie środków finansowych na utrzymanieB10w tym decyzje o przyznaniu i odmowie przyznania zwiększeń subwencji,
i rozwój potencjału badawczego oraz dydaktycznegodokumenty dotyczące podziału środków na subwencje dla podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki
6702Sprawy związane z przyznawaniem środków finansowych na utrzymanie i rozwój potencjału badawczego oraz dydaktycznegoB10w tym wszelkie informacje i odpowiedzi na pisma przekazywane podmiotom systemu szkolnictwa wyższego i nauki dotyczące algorytmu podziału środków na subwencje, analiz dokonywanych w tym zakresie
6703Sprawy związane z przyznawaniem środków finansowych uczelniom na realizację pozostałych zadańB10w tym dotacje na realizację zadań projakościowych i zapewnienie osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie kształcenia i prowadzenia działalności naukowej
671Prowadzenie gospodarki finansowej w podmiotach systemu szkolnictwa wyższego i naukiB10w tym wyjaśnienia przekazywane jednostkom innym niż podmioty systemu szkolnictwa wyższego i nauki, korespondencja z uczelniami dotycząca spraw finansowych niezwiązanych z przyznawaniem środków
672Finansowanie lub dofinansowanie inwestycji uczelni związanych z kształceniem
6720Planowanie wydatków budżetowych w zakresie finansowania lub dofinansowania inwestycji uczelniB5w tym wnioski o przekwalifikowanie środków finansowych na realizację inwestycji
6721Wnioski uczelni o finansowanie lub dofinansowanie inwestycji uczelni z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznychB5pełna dokumentacja przyznawania i rozliczania dotacji na inwestycje: wnioski, oceny, sprawozdania, raporty roczne, raporty końcowe, korespondencja
6722Wystąpienia w sprawach dotyczących rozporządzania nieruchomościami stanowiącymi majątek uczelniB5korespondencja w sprawach wydania opinii dotyczących rozporządzania nieruchomościami stanowiącymi majątek uczelni
6723Wnioski o uruchomienie rezerw celowych budżetu państwa na finansowanie lub dofinansowanie inwestycji uczelniB5
673Finansowanie zadań współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych Unii Europejskiej albo z niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie EFTAB10
674Pomoc publiczna lub pomoc de minimis udzielana w ramach programów lub przedsięwzięć MinistraB10
675Finansowanie zadań zleconych przez Ministra innym podmiotomB5
676Finansowanie Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej oraz Krajowej Reprezentacji DoktorantówBE5w tym preliminarz wydatków, sprawozdanie
7JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE NADZOROWANE PRZEZ MINISTRA Z WYŁĄCZENIEM UCZELNI
70JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE NADZOROWANE PRZEZ MINISTRA INNE NIŻ FUNDACJE
700Sprawy osobowe dyrektorów i zastępców dyrektorów jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra innych niż fundacjeBE10w tym postępowania konkursowe, powołania i odwołania, wynagradzanie, umowy o zakazie konkurencji, dodatkowe świadczenia, dodatkowe zatrudnienie lub prowadzenie działalności gospodarczej
701Sprawy osobowe członków organów jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra innych niż fundacje, z wyłączeniem dyrektorów i zastępców dyrektorówBE10nabór kandydatów, powołania i odwołania
702Powołania i odwołania członków zespołówB10w tym Zespołu Identyfikującego Członków Rady Narodowego Centrum Nauki
703Wyznaczanie przedstawicieli Ministra do gremiów jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra innych niż fundacjeBE10
704Plany działalności jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra innych niż fundacje, i jego zmiany oraz plany ewaluacji przeprowadzanych przez te jednostkiBE10
705Sprawozdania z działalności jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra innych niż fundacje oraz informacje o wynikach ewaluacji przeprowadzanych przez te jednostkiBE10w tym sprawozdania roczne i okresowe, z wyłączeniem sprawozdań finansowych
706Inne sprawy wynikające z nadzoru Ministra nad jednostkami organizacyjnymi nadzorowanymi przez Ministra innymi niż fundacjeBE10w tym audyty działalności
707Nieruchomości jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra innych niż fundacjeBE10w tym środki na utrzymanie siedziby, eksploatację
71SPRAWY WYNIKAJĄCE Z NADZORU MINISTRA NAD DZIAŁALNOŚCIĄ FUNDACJIAw tym statuty, sprawozdania roczne z działalności fundacji, wyznaczanie przedstawicieli Ministra do gremiów fundacji; dla każdej fundacji zakłada się odrębną teczkę
72POLSKA AKADEMIA NAUK
720Współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów w zakresie wynikającym z przepisów ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii NaukA
721Sprawy jednostek naukowych i pomocniczych jednostek naukowych Polskiej Akademii NaukBE10w tym reorganizacja, połączenie, podział lub ich likwidacja oraz tworzenie spółek i nabywanie udziałów lub akcji
722Inne sprawy wynikające z nadzoru Ministra nad gospodarką finansową Polskiej Akademii NaukB10w tym nabycie i zbycie nieruchomości Polskiej Akademii Nauk
1 Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego kieruje działem administracji rządowej - szkolnictwo wyższe i nauka, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego (Dz. U. poz. 2255).