Zmiana decyzji w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w Straży Granicznej

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2015.22

Akt jednorazowy

Wersja od: 9 kwietnia 2015 r.

DECYZJA Nr 63

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 9 kwietnia 2015 r.

zmieniająca decyzję w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w Straży Granicznej

Na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r. poz. 822) i § 3 ust. 1 zarządzenia nr 66 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. z 2013 r. poz. 80) zarządza się, co następuje:

§ 1. W decyzji nr 59 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 25 lutego 2010 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG Nr 3, poz. 15 oraz z 2014 r. poz. 75) w załączniku wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 9 ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Dopuszcza się wykonywanie czynności kancelaryjnych przez osoby nie będące pracownikami kancelarii, na podstawie pisemnego upoważnienia, którego wzór określa załącznik nr 1 do instrukcji, z zastrzeżeniem § 37 ust. 19.";

2) § 17 otrzymuje brzmienie:

"1. Dokumenty wytworzone w jednostkach lub komórkach organizacyjnych albo otrzymane przez te jednostki lub komórki podlegają rejestracji w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych przez kancelarię lub w urządzeniach ewidencyjnych wydanych przez kancelarię właściwym osobom, niezależnie od formy, sposobu, miejsca ich wykonania, z zastrzeżeniem § 18.

2. Funkcjonariuszowi i pracownikowi zabrania się wynoszenia poza siedzibę jednostki organizacyjnej, placówki lub dywizjonu, jakichkolwiek dokumentów bez zezwolenia przełożonego.";

3) w § 37:

a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Dziennik ewidencji informatycznych nośników danych podlega rejestracji w rejestrze dokumentacji właściwej kancelarii i służy do rejestracji informatycznych nośników danych użytkowanych w jednostkach lub komórkach organizacyjnych, z zastrzeżeniem ust. 13.",

b) ust. 3 otrzymuje brzmienie:

"3. Nośniki, o których mowa w ust. 1, oznacza się numerem ewidencyjnym bezpośrednio na nośniku w sposób widoczny, za pomocą środka uniemożliwiającego usunięcie zapisu i zapewniającego trwałość wykonanego oznaczenia lub przez ostemplowanie, nadrukowanie, wpisanie odręczne, a jeśli konstrukcja nośnika uniemożliwia takie oznaczenie to numer ewidencyjny umieszcza się przez trwałe dołączenie metki, nalepki, kalkomanii lub w inny widoczny sposób na jego obudowie lub opakowaniu, za wyjątkiem informatycznych nośników danych, o których mowa w ust. 13.",

c) ust. 5 otrzymuje brzmienie:

"5. Informatyczne nośniki danych wydaje się funkcjonariuszowi lub pracownikowi za pokwitowaniem w karcie RWD lub karcie użytkownika. Kartę użytkownika sporządza się w 2 egzemplarzach, z których jeden otrzymuje użytkownik sprzętu, a drugi pozostaje w komórce organizacyjnej właściwej w sprawach łączności i informatyki.",

d) ust. 10 otrzymuje brzmienie:

"10. Jeśli skasowanie zapisu, o którym mowa w ust. 9, jest niemożliwe funkcjonariusz lub pracownik przed przekazaniem nośnika do zniszczenia zobowiązany jest do fizycznego uszkodzenia nośnika, za wyjątkiem informatycznych nośników danych, o których mowa w ust. 13.",

e) dodaje się ust. 13 - 19 w brzmieniu:

"13. Informatyczne nośniki danych wydawane bezpośrednio przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw łączności i informatyki, podlegają rejestracji w kartach użytkownika, prowadzonych przez tą komórkę.

14. Karty użytkownika rejestruje się w rejestrze kart użytkownika, który prowadzony jest przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach łączności i informatyki.

15. Rejestr, o którym mowa w ust. 14, podlega rejestracji w rejestrze dokumentacji właściwej kancelarii. Natomiast, nie podlega on rejestracji w przypadku prowadzenia w formie elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego.

16. Wzór "Rejestru kart użytkownika" oraz "Karty użytkownika" regulują przepisy w sprawie określenia zasad gospodarowania mieniem będącym w zarządzie Straży Granicznej.

17. Numer ewidencyjny karty użytkownika składa się z oznaczenia literowego jednostki organizacyjnej, oddzielonego myślnikiem od 6-cio cyfrowego kodu (ID użytkownika w systemie MAXIMO oraz innych systemach Straży Granicznej), łamanego na dwie ostatnie cyfry roku, łamanego na 3-cyfrowy identyfikator określający kolejną kartę użytkownika (kolejna karta do karty podstawowej) wydaną dla danego użytkownika np. "KGSG-012173/15/001".

18. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach łączności i informatyki ponosi odpowiedzialność za właściwe rejestrowanie, obieg i wydawanie uprawnionym osobom informatycznych nośników danych rejestrowanych w karcie użytkownika.

19. Nie jest wymagane posiadanie przez osobę prowadzącą rejestr kart użytkownika upoważnienia do wykonywania czynności kancelaryjnych.".

§ 2. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.