Zm.: zarządzenie w sprawie wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości oraz procedury obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych w Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GDOŚ.2011.1.10

Akt jednorazowy

Wersja od: 8 kwietnia 2011 r.

ZARZĄDZENIE Nr 14

GENERALNEGO DYREKTORA OCHRONY ŚRODOWISKA

z dnia 8 kwietnia 2011 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości oraz procedury obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych w Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. W Zarządzeniu Nr 24 Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska z dnia 17 sierpnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości oraz procedury obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych w Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska, zmienionym Zarządzeniem Nr 3 Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska z dnia 24 stycznia 2011 r. wprowadza się następujące zmiany:

1) w rozdziale I "Zasady (polityka) rachunkowości oraz procedury obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych w Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska":

a) w podrozdziale 3 "Rejestracja i kontrola dokumentów finansowo-księgowych" ust. 4 otrzymuje brzmienie:

"4. Kontrola merytoryczna polega na ocenie wydatku pod względem legalności, celowości oraz zgodności z prawem. Osoby uprawnione do kontroli merytorycznej dokumentów odpowiedzialne są za prawidłowe udokumentowanie operacji i działań oraz sporządzenie wyczerpującego opisu operacji gospodarczych. Faktury zostają opisane i potwierdzane przez pracowników Biur/Departamentów i przekazywane są niezwłocznie do Zespołu finansowo-księgowego dysponenta III stopnia, nie później niż 3 dni robocze przed terminem płatności.",

b) w podrozdziale 5 "Zasady rachunkowości i prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej" ust. 5 otrzymuje brzmienie:

"5. Opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych zawiera załącznik Nr 11. Wersja aktualnie użytkowanego oprogramowania jest wskazywana w protokole potwierdzającym przyjęcie programu księgowego Quorum F-K do użytkowania. Protokół podpisany przez użytkowników i pracownika Wydziału Informatyki BDG zatwierdza Dyrektor Generalny GDOŚ. Protokół jest przechowywany w Wydziale Informatyki BDG. Wzór protokołu potwierdzającego przyjęcie programu księgowego Quorum F-K do użytkowania zawiera załącznik Nr 12.";

c) tytuł podrozdziału 8 "Gospodarka pieniężna" otrzymuje brzmienie:

"Gospodarka pieniężna i obrót bezgotówkowy",

d) podrozdział 8 "Gospodarka pieniężna i obrót bezgotówkowy" otrzymuje brzmienie:

"1. Gospodarka pieniężna jednostki w aspekcie gospodarowania środkami pieniężnymi, obejmuje obrót gotówkowy i obrót bezgotówkowy.

2. Gotówkę i papiery wartościowe oraz druki ścisłego zarachowania (czeki gotówkowe, KP) należy przechowywać w kasie ogniotrwałej lub w szafach metalowych, które po zakończeniu pracy osoba wyznaczona przez Dyrektora Generalnego Urzędu zamyka na klucze.

3. Przechowywanie w kasie gotówki lub innych walorów nienależących do GDOŚ jest zabronione, z wyjątkiem dokumentów, które mogą być przechowywane w formie depozytu, będącego niepieniężną formą zabezpieczenia umów, zabezpieczenia innych roszczeń oraz wadium wnoszonego przez oferentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Przyjęcie i wydanie depozytu jest rejestrowane w księdze depozytów zawierającej następujące dane: numer kolejny, określenie przedmiotu deponowanego (np. gwarancja bankowa, ubezpieczeniowa), datę i godzinę przyjęcia lub wydania, podpisy osoby składającej i podejmującej depozyt.

4. Wszelkie decyzje związane z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych powinny zmierzać do stosowania obrotu bezgotówkowego. Podstawowym dokumentem wzajemnych rozliczeń jest faktura lub rachunek.

5. Faktura bądź rachunek wystawione przez dostawcę materiałów lub usług po dokonaniu kontroli wstępnej, sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzeniu do wypłaty stanowią podstawę wystawienia polecenia przelewu.

6. Polecenie przelewu w systemie "enbepe" w celu realizacji, musi być podpisane przez pracowników upełnomocnionych w karcie wzorów podpisów.",

e) uchyla się podrozdział 8 "Obrót bezgotówkowy",

f) podrozdział 10 "Sprawozdawczość" otrzymuje brzmienie:

"10. Kierownik jednostki sporządza sprawozdania zgodnie z obowiązującymi przepisami. W Zespole finansowo-księgowym dysponenta II stopnia dokonuje się sprawdzenia jednostkowych sprawozdań pod względem formalno-rachunkowym. Na dowód dokonania kontroli formalno-rachunkowej pracownik odpowiedzialny za sprawdzenie składa swój podpis na sprawozdaniu zbiorczym.",

g) w podrozdziale 13 "Procedura w zakresie bezpieczeństwa informatycznego systemu finansowo-księgowego" dodaje się ust. 11 w brzmieniu:

"11. System ochrony danych i zbiorów:

1) fizycznemu zabezpieczeniu, które zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych, niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem podlegają następujące elementy systemu informatycznego QNT Quorum:

a) sprzęt komputerowy wspomagający księgowość,

b) system finansowo-księgowy,

c) zapasowe kopie zapisów księgowych;

2) serwery obsługujące QNT Quorum umieszczone są w pomieszczeniu serwerowni Wydziału Informatyki BDG, chronionej przez system kontroli dostępu do pomieszczeń Wydziału Informatyki BDG;

3) dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się:

a) zasady tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania,

b) harmonogram sporządzania kopii zapasowych ustalony przez Administratora systemu informatycznego QNT Quorum, który obowiązuje przez cały czas trwania eksploatacji systemu,

c) archiwizację baz danych na dyskach twardych serwerów w cyklu codziennym. Kopia cykliczna dzienna przechowywana jest przez czas nieograniczony. Dodatkowo codziennie wykonywane są skompresowane kopie baz danych z plików na serwerze, które umieszczane są na zewnętrznych macierzach dyskowych. Dostęp do dysków twardych z kopiami mają tylko wyznaczeni pracownicy Wydziału Informatyki BDG. Kopie przechowywane są w serwerowni Wydziału Informatyki BDG, do której dostęp mają tylko osoby posiadające stosowne upoważnienia,

d) dodatkową archiwizację danych księgowych na płytach CD, które umożliwiają każdorazowo ich odczyt oraz wydruk w systemie informatycznym QNT Quorum. Archiwizowania na płyty dokonuje wyznaczony pracownik Wydziału Informatyki BDG w cyklu cotygodniowym. Sporządzane są dwie kopie, z których jedna przechowywana jest w podręcznej szafie metalowej Wydziału Informatyki BDG, druga natomiast w ognioodpornej szafie pancernej znajdującej się w GDOŚ. Dostęp do ognioodpornej szafy pancernej mają osoby posiadające stosowne upoważnienia. Dane umieszczone na płytach CD przechowywane są minimum 5 lat,

e) sporządzanie kopii bazy danych przed każdą zmianą wersji systemu informatycznego QNT Quorum, a także przed każdą złożoną operacją związaną z ryzykiem utraty lub zakłócenia zawartości zbiorów,

f) przekazywanie do przechowywania w ognioodpornej szafie pancernej GDOŚ kopii zbiorów sporządzonej po zamknięciu każdego roku,

g) systemy podtrzymywania zasilania (UPS) w razie awarii sieci energetycznej. W przypadku awarii zasilania, serwer może pracować nie mniej niż 15 minut, co pozwala na jego bezpieczne wyłączenie,

h) zorganizowanie komunikacji za pomocą relacji klient - serwer, wykluczającej bezpośredni dostęp użytkowników do zasobów serwera.";

2) dodaje się załącznik Nr 12 "Protokół potwierdzający przyjęcie programu księgowego Quorum F-K do użytkowania" w brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.