Zm.: zarządzenie w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2011.6.49

Akt jednorazowy
Wersja od: 29 czerwca 2011 r.

ZARZĄDZENIE Nr 21
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1)
z dnia 29 czerwca 2011 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 6 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.2)) zarządza się co następuje:
§  1.
Załącznik do zarządzenia Nr 31 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 31 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw. Zagr. z 2010 r. Nr 1, poz. 2, z późn. zm.) otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.
§  2.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
______

1) Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej - sprawy zagraniczne oraz członkostwo Rzeczpospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220, poz. 1725).

2) Zmiana tekstu jednolitego wymienionej ustawy została ogłoszona w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166, poz. 1317 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 47, poz. 278 i Nr 182, poz. 1228.

ZAŁĄCZNIK 

Jednolity rzeczowy wykaz akt dla Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych

Wykaz Haseł Klasyfikacyjnych pierwszego i drugiego rzędu
0Zarządzanie
00Organy kolegialne
01Organizacja i zarządzanie
02Legislacja. Opinie i porady prawne
03Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka
04Informatyka/Informatyzacja. Bezpieczeństwo teleinformatyczne
05Obsługa prasowa. Zarządzanie informacją
06Wydawnictwa. Prace naukowo-badawcze
07Skargi i wnioski
08Kontrola
09Audyt
1Protokół dyplomatyczny
10Akredytowanie i odwoływanie przedstawicieli dyplomatycznych i konsularnych
11Uroczystości, przyjęcia, imprezy
12Ordery i odznaczenia
13Przywileje i immunitety dyplomatyczne i konsularne
14Ułatwienia dla zagranicznych i polskich przedstawicielstw dyplomatycznych
15Nieruchomości zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych w RP
16Opieka lekarska i ubezpieczenia pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych
17Sprawy policyjne
18Legitymacje pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych
2Polityka zagraniczna RP
20Założenia polityki zagranicznej
21Współpraca z krajowymi jednostki organizacyjnymi
22Konsultacje polityczne. Umowy międzynarodowe
23Współpraca transgraniczna i międzyregionalna
24Stosunki gospodarcze RP z zagranicą
25Polityka bezpieczeństwa
26Sprawy Polonii
3Służba Konsularna
30Organizacja służby konsularnej
31Pomoc prawna obywatelom polskim za granicą
32Obywatelstwo polskie. Paszporty
33Wizy. Cudzoziemcy
34Repatriacje
35Aresztowania, wydalenia, deportacje. Nieszczęśliwe wypadki i zgony
36Sprawy komunikacyjne i celne
37Opieka nad miejscami pamięci narodowej, cmentarzami, ekshumacje
38Opieka społeczna i zdrowotna obywateli polskich
39Pośrednictwo w przekazywaniu informacji o charakterze prywatnym. Depozyty
4Udział Polski w pracach instytucji i organizacji międzynarodowych
40Organizacje i instytucje międzynarodowe
41Organizacje i instytucje wyznaniowe
42Organizacja Narodów Zjednoczonych
43Współpraca z organizacjami pozarządowymi
44Prawa człowieka
45Pomoc humanitarna i rozwojowa
46Organizacje i stowarzyszenia dla popierania rozwoju stosunków między RP a innymi krajami
47Międzynarodowe kongresy, konferencje, sympozja i imprezy
5Dyplomacja kulturalna
50Organizacja dyplomacji kulturalnej
51Współpraca kulturalno-naukowa
52Pośrednictwo naukowe
53Promocja
54Działalność promocyjna
55Obchody, uroczystości
56Wydawnictwa
57Sport i turystyka
6Kadry
60Zasady pracy i płacy
61Zatrudnienie i wynagradzanie pracowników
62Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
63Wykorzystanie czasu pracy
64Sprawy socjalno-bytowe
65Emerytury, renty, ubezpieczenia
66Bezpieczeństwo i higiena pracy
67Ochrona danych osobowych
7Finanse
70Podstawowe zasady gospodarki finansowej
71Planowanie i wykonanie budżetu
72Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
73Świadczenia z tytułu ubezpieczeń społecznych
74Inwentaryzacja
75Zamówienia publiczne, przetargi, oferty
76Dyscyplina finansów publicznych
8Administracja
80Podstawowe zasady gospodarki nieruchomościami
81Administrowanie nieruchomości
82Utrzymanie lokali i pomieszczeń
83Bezpieczeństwo dyplomatyczne. Ochrona obiektów i mienia
84Transport i łączność
85Zaopatrzenie
86Inwestycje i remonty
87Ewidencja majątku
88Ubezpieczenia majątku
89Intendentura
9Unia Europejska
90Programy i koordynacja polityki integracyjnej
91Dokumentacja procesu integracyjnego
92Dostosowanie prawa polskiego do prawa UE
93Koordynacja współpracy z instytucjami i organami UE
94Polityki UE
95Relacje z państwami członkowskimi UE, inicjatywy europejskie o charakterze wewnętrznym
96Sprawy zagraniczne UE
97Wdrażanie programów i wykorzystanie środków finansowych z UE
98Działalność informacyjno-edukacyjna dotycząca UE
99Współpraca z Fundacją Fundusz Współpracy
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneKwalifikacja archiwalnaUwagiStatus

zagrożenia

w komórce

merytorycznej

w komórce

wspomagającej

na placówce
12345678910
0ZARZĄDZANIE
00Organy kolegialne
000Posiedzenia kierownictwa MSZABc-Materiały na posiedzenia, porządek obrad,

obecność, wystąpienia, uchwały, protokoły z posiedzeń, sprawozdania - Kat. A, korespondencja ws. organizacji, przebiegu i zamknięcia posiedzeń - Kat. B

E
001Zespoły koordynacyjne MSZABc-Jak przy klasie 000. Dokumentację każdego spotkania i zespołu gromadzi się w osobnych teczkachE
002Komisje i Zespoły własne (stałe lub doraźne)Jak przy klasie 000. Zarządzenia, decyzje, skład, protokoły posiedzeń, opracowania, sprawozdania, wnioski, postulaty. Placówki zagraniczne przechowują materiały własnych komisji przez 10 latE
0020Powoływanie komisji, zespołówABcBcZarządzenia, decyzje,

uchwały

E
0021Ewidencja komisji, zespołówABcBcRejestry, wykazyE
0022Ewidencja prowadzonych postępowańABcBcRejestry spraw Kat. A. Akta prowadzonych postępowań przez poszczególne komisje i zespoły oznacza się właściwym dla danego zagadnienia symbolem klasyfikacyjnymE
0023Komisja egzaminacyjna do oceny umiejętności praktycznego stosowania wiedzy zdobytej podczas służby przygotowawczej oraz oceny wniosków o zwolnienie z obycia służby przygotowawczej w służbie cywilnejBE5BcBcKopia zarządzenia ws.

powołania Komisji, imienna lista członków,

protokoły posiedzeń,

wnioski

Z
0024Komisja egzaminacyjna do oceny umiejętności praktycznego stosowania wiedzy zdobytej podczas służby przygotowawczej w służbie zagranicznejBE5BcBcDokumentacja jak w klasie 0023Z
003Pełnomocnicy Ministra Spraw ZagranicznychDla każdej instytucji pełnomocnika zakłada się odrębne teczki
0030Plany pracy pełnomocnikówABc-Z
0031Programy realizacji przedsięwzięć podejmowanych przez

pełnomocników

ABc-Z
0032Koordynacja prac dotyczących realizacji przedsięwzięć podejmowanych przez

pełnomocników

B5Bc-Z
0033Sprawozdania i analizy realizacji przedsięwzięć podejmowanych przez pełnomocnikówABc-E
004Komisje międzyresortoweABcBcDo kategorii A kwalifikuje się materiały jeśli sekretariat danej komisji działa przy MSZ. W innym wypadku tylko własne opracowania, teksty wystąpień na posiedzeniach oraz sprawozdania i relacje z przebiegu obrad. Inne dokumenty z prac zespołów Kat. B5Z
005Narady, konferencje
0050Plany, programy narad, konferencji organizowanych przez resort spraw zagranicznychABcBcProgramy, stenogramy

obrad, notatki, referaty, protokoły, sprawozdania, lista uczestników.

Obsługa organizacyjno-techniczna - Kat. B2

Z
0051Narady pracownicze, uczestnicyABcB5Protokoły, sprawozdania, wnioskiZ
0052Udział w naradach i konferencjach obcychB3BcB3Do Kat. A kwalifikuje się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania. Pozostała dokumentacja - Kat. B3Z
01Organizacja i zarządzanie
010Organizacja organów nadrzędnych i współdziałającychB5BcB5Ustawy, statuty, zakresy działania, wykazy imienne obsady stanowisk kierowniczychZ
011Organizacja resortu spraw zagranicznychE - w centrali

Z - na placówkach

0110Podstawy prawne działaniaABcBcAkty normatywne, dokumenty rejestracyjne MSZ tj., NIP, REGON
0111Struktura i zakres działania MinisterstwaABcB5Statut, regulamin organizacyjny MSZ (zarządzenia i decyzje Ministra Spraw Zagranicznych)
0112Struktura i zakres działania komórek organizacyjnychABcB5Wewnętrzne regulaminy organizacyjne (zarządzenia Dyrektora Generalnego oraz decyzje dyrektorów departamentów i biur)
0113Reorganizacja ministerstwa lub likwidacja komórek organizacyjnychABcB5Decyzja i korespondencja dot. przeprowadzenia reorganizacji lub likwidacji
0114Organizacja jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw ZagranicznychABcB5Regulaminy organizacyjne. Placówki jak przy klasie 0112
0115Reorganizacja lub likwidacja jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw ZagranicznychABcB10Jak w klasie 0113
0116Pełnomocnictwa i upoważnienia MinistraABcB10W tym do prowadzenia rokowań, negocjacji, reprezentacji, podpisywania umów oraz wszelkiej korespondencji wymagającej upoważnienia
0117Pełnomocnictwa i upoważnienia Dyrektora Generalnego

lub/i dyrektorów

BE10BcB10W tym rejestr upoważnień i pełnomocnictw.

Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pełnomocnictw lub upoważnień

012Organizacja biurowościZ
0120Zasady obiegu dokumentacjiABcB10Instrukcja kancelaryjna,

jednolity rzeczowy wykaz akt, rejestry spraw, instrukcja postępowania z informacjami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową - Kat. A. Instruktaże i opinie ws. stosowania instrukcji kancelaryjnej, RWA dla pracowników MSZ, placówek dyplomatycznych - Kat. B5

0121Formularze i drukiB5BcB5Gospodarka formularzami Kat. B3
0122Ewidencja pieczęci, pieczątek i stempli oraz ich odciskówABcARejestry pieczęci, pieczątek i stempli - Kat. A. Zamawianie pieczęci, pieczątek i stempli oraz ich likwidacja - Kat. B5
0123Ewidencja i kontrola obiegu dokumentacji MinisterstwaB5BcB5Dzienniki podawcze,

kontrolki wpływu i wysyłanej korespondencji, dowody doręczeń pocztowych, książki przesyłek

miejscowych, dzienniki

kancelaryjne, DEWD,

DEWMK. Dokumentacja niszczona jest protokólarnie w komórce organizacyjnej po upływie okresu przechowywania, który liczy się od daty ostatniego wpisu i/lub rozliczenia dzienników

0124Rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek dokumentówB25BcB25
0125Dzienniki korespondencyjneB10BcB10
0126Protokoły przekazania Kancelarii TajnejB20BcB20
0127Protokoły przekazania stanowisk pracyB10BcB10
0128Obsługa poczty dyplomatycznejB5BcB5Korespondencja ws.

przesyłek przekazywanych pocztą dyplomatyczną. Wykazy przesyłek

Notyfikacje kurierów - Kat. B2

013Zarządzanie Archiwum MSZ
0130Organizacja zarządzaniaABcBcRegulaminy, instrukcje,

wytyczne itp.

Z
0131Gromadzenie zasobu aktowegoAB5BcSpisy dokumentacji aktowej. Do Kat. A należą wykazy spisów zd.-odb., księgi nabytków i ubytkówE
0132Ewidencja i opracowywanie zasobu aktowegoABcBcProt. zd.-odb., akt i pamiątek historycznych

przekazywanych do Archiwum. Karty zespołów, inwentarze kartkowe i książkowe, wstępy do inwentarzy

E
0133Brakowanie akt jawnychABcB25Protokoły brakowania,

spisy akt wybrakowanych, protokoły Komisji Oceny Wartości Archiwalnej, protokoły zniszczenia. Dokumentację

brakowania wykonuje

się w 1 egz. i przechowuje wraz ze spisami spraw w kancelarii

Z
0134Brakowanie akt niejawnychABcAJak w klasie 0133. Protokoły brakowania

i zniszczenia szyfrogramów - Kat. B10

Z
0135Ewidencja udostępniania

i wypożyczenia. Odtajnianie dokumentów udostępnionych

B2BcBcDecyzje, zezwolenia.

Karty udostępniania dla akt tajnych dla użytkowników zewnętrznych - Kat. B20

Z
0136KwerendyB5BcBcP
0137Konserwacja zbiorów ArchiwumB25BcBcP
0138Zagubienie bądź utrata aktABcAProtokoły, wyjaśnieniaP
0139Współpraca z innymi archiwami i instytucjami gromadzącymi materiały źródłoweB5BcB5KorespondencjaP
014Biblioteka/MediatekaP
0140Ewidencja zbiorów bibliotecznychBE50BcB10Księgi inwentarzowe, katalogi, protokoły skontrum, protokoły skreślenia z ewidencji. Na placówce okres przechowywania liczy się od stycznia roku następnego po likwidacji biblioteki
0141Gromadzenie zbioru bibliotecznego dla resortuB5BcBcKorespondencja, zakupy, wymiana, dary
0142Gromadzenie zbioru bibliotecznego dla placówekB5BcB5
0143Udostępnianie zasobu biblioteki/ mediatekiB2BcB2Rejestr korzystającychZ
0144Wypożyczenia międzybiblioteczneB2BcB2Korespondencja
015Ochrona informacji niejawnychZ
0150Podstawowe zasady polityki ochronnejABcBcAkty wykonawcze Ministra Spraw Zagranicznych, szczegółowe wymagania pełnomocnika ochrony
0151Postępowanie sprawdzająceBE20BcBcAnkiety, oceny, poświadczenia bezpieczeństwa, decyzje o wydaniu, odmowie, cofnięciu, zawieszeniu postępowania
0152Szkolenie i profilaktyka w zakresie ochrony informacji niejawnychB10BcBc
0153Odmowa dostępu do informacji niejawnychB10BcBcDecyzje służb ochrony

państwa, pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych lub kierownika jednostki organizacyjnej

0154Udostępnianie informacji niejawnych osobom nie posiadającym poświadczeń bezpieczeństwaBE10BcB10Zgody kierownictwa resortu i dyrektorów komórek organizacyjnych
0155Zwolnienie od obowiązku

zachowania tajemnicy państwowej i służbowej

B10BcB10Decyzje Ministra Spraw Zagranicznych
0156Zmiana klauzuli tajności dokumentuB10BcB10
0157Stanowiska i funkcje związane

z dostępem do tajemnicy państwowej i służbowej

ABcBcWłasne wykazy stanowisk
0158Świadectwa bezpieczeństwa przemysłowegoB5BcBE5
016System Zarządzania JakościąZ
0160Dokumentacja systemu zarządzania jakościąABcBcPolityka Jakości, Misja,

Księga Jakości, procedury, rejestr zmian ze zmianami - Kat. A. Korespondencja związana

z aktualizacjami dokumentacji SZJ Kat. B5

0161Audit wewnętrznyBE5BcBcPlany auditów, raporty

z auditów, meldunki z realizacji działań korygujących i zapobiegawczych

0162Elektroniczny zbiór dokumentów systemu zarządzania jakościąBE5BcBcBaza danych systemu

narzędzia udostępniania dokumentacji w środowisku sieciowym

0163Przegląd systemu zarządzania jakościąBE5BcBcKorespondencja z przeglądu SZJ, informacje dla kierownictwa z przeglądów, protokoły z przeglądów
0164Polityka informacyjna o systemie zarządzania jakościąB5BcBc
02Legislacja. Opinie i porady prawne
020Zbiór zewnętrznych aktów prawnychZ
0200Przepisy prawne Rady Ministrów (nie publikowane)BE10BcBcUchwały dot. resortu

kwalifikuje się do Kat. A

0201Inne zewnętrzne przepisy prawneB10BcB10Przechowuje się od momentu zniesienia danego aktu prawnego
021Akty prawne Ministra Spraw ZagranicznychDla każdego aktu prawnego zakłada się odrębne teczki zawierające

komplet oryginałów

podpisanych aktów

prawnych oraz ich projekty wraz z uwagami. Komórki organizacyjne klasyfikują akty prawne według tematu

E - w centrali

Z - na placówce

0210RozporządzeniaABcB10Placówki zagraniczne

przechowują od momentu zniesienia aktu

prawnego

0211ZarządzeniaABcB10j.w.
0212DecyzjeABcB10j.w.
0213WytyczneABcB10j.w.
022Zbiór aktów normatywnych Dyrektora Generalnego, dyrektorów departamentów i biurJak w klasie 021E - w centrali

Z - na placówce

0220ZarządzeniaABcB5
0221DecyzjeABcB5
023Opiniowanie projektów aktów prawnych organów administracji rządowej oraz innych inicjatywZ
0230Opiniowanie projektów aktów prawnych Sejmu, Senatu, Prezesa Rady MinistrówABc-
0231Opiniowanie projektów aktów prawnych ministrów i kierowników centralnych urzędów administracji rządowejABc-Oryginały opinii wraz

z kserokopią dokumentu opiniowanego - Kat. A. Inne materiały źródłowe niezbędne do opracowania opinii - Kat. B5

0232Opiniowanie projektów umów międzynarodowychABc-Jak w klasie 0231
0233Opiniowanie projektów umów zawieranych przez MinisterstwoB10Bc-Rejestry umów, opiniowanie projektów umów zawieranych przez MinisterstwoZ
024Interpretacja przepisów prawnych. Opinie i porady prawne
0240Interpretacja przepisów prawnych MSZABcB5
0241Interpretacja przepisów prawnych Ministrów i kierowników urzędów centralnychABcB5
0242Interpretacja przepisów prawnych osób prawnychB5BcB5
0243Porady prawneBE5BcB5
0244Analizy i ekspertyzy systemu prawnegoABc-Własne lub na zlecenie MSZ - Kat. A; zewnętrzne analizy, ekspertyzy Kat. B5
025Rejestry przepisów prawnych MSZABc-E
026Sprawy sądowe, w tym przed sądami administracyjnymiABcBcWyroki, apelacje, ugody, postanowienia, zażalenia oraz korespondencja z tym związana. Dla każdej sprawy prowadzi się odrębną teczkęE
03Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka
030Zasady planowania i sprawozdawczościABcBcWłasne ustalenia Kat. A, zewnętrzne - Kat. B5Z
031Prognozowanie i planowanie perspektywiczneZ
0310Projekty wstępne, opracowania roboczeB5BcBc
0311Wersje ostateczneABcBc
0312Opracowania jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanychABcB10
0313Opracowania innych resortówB5BcBc
032Plany i sprawozdania roczneWersje ostateczne planów i zmiany ustaleń - Kat. A. Wersje robocze, materiały pomocnicze, plany i sprawozdania dekadowe, półroczne i inne mają Kat. BE5Z
0320MinisterstwaABcBc
0321Komórek organizacyjnych ministerstwaABcBc
0322Placówek zagranicznychABcB5
0323Jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw ZagranicznychABcB5
0324Zbiorcze resortuABcB5
033Statystyka
0330Źródłowe materiały statystyczneBE5BcBcAnkiety, karty i inne formularze statystyczneZ
0331Statystyczne opracowania cząstkoweB5BcB5Z
0332Statystyczne opracowania końcoweABcB5E - w centrali

Z - na placówce

034Analizy kompleksowe i problemoweE - w centrali

Z - na placówce

0340WłasneABcB5
0341Jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw ZagranicznychABcB10
035Analizy wycinkoweBcBcBcAnalizy wycinkowe kwalifikuje się do Kat. A jeśli nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe - Kat. BcZ
04Informatyka/Informatyzacja. Bezpieczeństwo teleinformatyczne
040Projektowanie i wdrażanie systemów informatycznychABcBcOpracowania i akty wykonawczeZ
041Dokumentacja oprogramowania systemów informatycznychDokumentacja techniczna, instrukcje obsługi, dokumentacja wprowadzonych zmian w systemach umowa przeniesienia praw autorskich

systemów wytworzonych na potrzeby własne Ministerstwa. Projektowanie, wdrażanie i zmiany na etapie eksploatacji programów - Kat. A

E
0410Systemy biuroweABcBcj.w.
0411Systemy zarządzania zasobami ludzkimiABcBcj.w.
0412Systemy finansowo-księgoweABcBcj.w.
0413Systemy konsularneABcBcj.w.
0414Systemy do przetwarzania informacji niejawnychABcBcj.w.
0415Wdrażanie systemów informatycznychABcBcProtokoły, ocenyZ
0416Licencje na oprogramowanieB5BcBcEwidencja licencji i dokumentacja źródłowa systemów zakupionych na

potrzeby Ministerstwa.

Okres przechowywania

liczymy od daty wygaśnięcia licencji

E
042Koordynacja działalności sieci teleinformatycznych

i informatycznych w resorcie i na placówkach

B5BcBcZ
043Obsługa zapytań do systemów informatycznychB2BcBcP
044Zakup sprzętu komputerowego oraz usług informatycznychB5BcBcZ
045Administrowanie oprogramowania oraz sprzętu komputerowegoB5BcBcP
046Szkolenia w zakresie informatykiB3BcBcZ
047Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznychWłasne opracowania,

procedury. Materiały zewnętrzne - Kat. B5

0470Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach normalnych funkcjonowania państwaABcBcE
0471Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach zagrożenia państwaABcBcE
0472Zasady przetwarzania informacji niejawnych w sieciach i systemach teleinformatycznychABcBcE
0473Dokumentacja dotycząca kont i osóbB10BcB10Z
0474Certyfikaty kwalifikacyjne dla systemów i sieci teleinformatycznychABcBcZ
0475Kontrola systemów teleinformatycznychBE5BcBcZ
048Elektroniczne nośniki danychB5B5B5Bazy danych programu płac, ZUS i księgi rachunkowe - Kat. B10, bazy danych kadr w zakresie ewidencji danych pracowników - Kat. B50E
05Obsługa prasowa. Zarządzanie informacją
050Założenia polityki informacyjnej w resorcie spraw zagranicznychABcBcZ
051Informacje w środkach masowego przekazu. Ochrona i udostępnianie informacji publicznejOrganizacja i obsługa

spotkań i wystąpień,

oraz konferencji prasowych, zaproszenia, harmonogramy - Kat. B2

P
0510Informacje własne dla prasy, radia i telewizjiABcA
0511Monitoring środków publicznego przekazuABcAWycinki prasowe, kronika, informatory
0512Konferencje prasowe i wywiadyABcBcKomunikaty prasowe,

relacje z konferencji, karty wystąpień

0513Odpowiedzi na krytykę prasowąABcA
0514Współpraca z rzecznikami prasowymi innych urzędówBE5BcBc
0515Konferencje prasowe Ministra

i wystąpienia kierownictwa w tym na uczelniach, w instytucjach typu think-tank itp

ABcBc
0516Artykuły Ministra lub członków kierownictwa publikowane w prasie krajowej i zagranicznejABcBc
0517Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji PublicznejABcBc
0518Udostępnianie informacji publicznej (BIP)BE5BcBcWnioski i odpowiedzi

o udostępnianiu informacji publicznej

0519Bezpieczeństwo publiczne - potwierdzanie profilu zaufanego ePUAPB20BcB20
052Współpraca w dziedzinie zarządzania informacjąWłasne ustalenia, materiały analityczne - Kat. A, pozostałe materiały - Kat. B5Z
0520Współpraca z krajowymi

i zagranicznymi agencjami informacyjnymi.

ABcB5
0521Współpraca i kontakty

z departamentami i biurami informacji w innych krajach

ABcB5
0522Akredytacja zagranicznych dziennikarzy w PolsceB10BcBc
0523Akredytacja polskich dziennikarzy za granicąBcBcB10
053Serwisy informacyjne MSZ
0530Strony internetoweB10BcBcP
0531IntranetB2BcBcZ
0532Przeglądy informacyjneB2BcBcBiuletyn inf. publicznej.

Wnioski o udostępnienie informacji publicznej.

Z
0533Zewnętrzne bazy wiedzyB5BcBcKorespondencja z firma- mi dostawcami usług.

Umowy licencyjne Kat. B10. Okres przechowywania liczy się daty wygaśnięcia umowy

Z
054Raporty i oceny działalności informacyjnejZ
0540Raporty i oceny działalności informacyjnej placówek zagranicznych RPABcB10
0541Zbiorcze oceny i raporty z działalności informacyjno-prasowej w resorcie Spraw ZagranicznychABcBc
055Zarządzanie informacją krytyczną (Centrum operacyjne)
0550Zewnętrzna współpraca instytucjonalna COABcBcZ
0551Działalność operacyjna COABcB5E
06Wydawnictwa.

Prace naukowo-badawcze

060Wydawnictwa własne (teki wydawnicze)ABcADla każdego tytułu

(w tym glosariusze) prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne opinie, recenzje, projekty graficzne, opinie o wydanym tytule oraz 1 egz. wydawniczy

Z
061Oryginały aktów prawnych ogłoszonych w Dzienniku Urzędowym MSZABc-Jak przy klasie 060Z
062Prace naukowo-badawcze
0620Kierunki rozwoju działalności naukowo-badawczej resortu (polityka badawczo-rozwojowa)ABcBcWłasne wytyczneE
0621Programy badawczeABcBcE
0622Prace naukowo-badawczeABcBcAnalizy, prace studialne, ekspertyzy własne lub na zlecenie MSZE
0623Wykonanie poligraficzne wydawnictw i ich upowszechnienieB2BcBcP
07Skargi i wnioskiZ
070Procedury załatwiania skarg i wnioskówABcBcKat. A zarządzenia;

Kat. B2 sprawy proceduralne, szkolenia z zakresu procedury skargowo-wnioskowej

071Skargi i wnioski dotyczące działalności Ministerstwa i polskich placówek zagranicznych (załatwiane bezpośrednio)AB2B3Dokumentacja skargowa powinna być prowadzona jak sprawy osobowe; Kat. Bc w przypadku dokumentacji skarg rozpatrywanych przez placówki, otrzymanych z Ministerstwa, które są zarejestrowane w centralnym rejestrze skargowym prowadzonym w komórce organizacyjnej właściwej ds. skarg i wniosków. W razie masowości tego typu skarg, do kategorii A kwalifikuje się przykładowo 5-10%
072Skargi i wnioski dotyczące działalności innych polskich organów (przekazywane do załatwienia według właściwości)B2BcB2Skargi przekazywane do organów właściwych zgodnie z art. 231 kodeksy postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) lub § 10 Rozp. Rady Ministrów z dn. 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46)
073Skargi i wnioski dotyczące działalności organów państw obcychBcBcB2Skargi, których rozstrzygnięcie nie należy do kompetencji polskich organów, przekazywane przez placówki zagraniczne właściwym organom państw obcych
074Nadzór i kontrola prawidłowości rozpatrywania skarg i wnioskówB2BcBcPouczenia, monity, wezwania do uzupełnienia dokumentacji, dokumentacja wstępna do postanowień dyscyplinarnych związane z niewłaściwym załatwieniem skarg i wniosków
075Ewidencja skarg i wnioskówABcAProwadzi się w sposób określony Zarządzeniem Ministra SZ
076Sprawozdania roczne, analiza skarg i wnioskówABcB5Przygotowuje się w sposób określony Zarządzeniem Ministra SZ; Kat. Bc w przypadku sprawozdań rocznych placówek przesyłanych do komórki organizacyjnej właściwej ds. skarg i wniosków
08KontrolaZ
080Zasady i tryb przeprowadzania kontroliABcB5Do Kat. A zalicza się

opracowania własne,

procedury, instrukcje

przeprowadzania kontroli, wytyczne w zakresie metod przeprowadzania kontroli. Pozostała dokumentacja Kat. B5

081Kontrole zewnętrzne resortu spraw zagranicznych, realizacja zaleceń

i zarządzeń pokontrolnych

ABcBcProtokoły kontroli, wystąpienia pokontrolne,

umotywowane zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w protokołach kontroli lub co do ocen, uwag i wniosków w wystąpieniach pokontrolnych, informacje o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę

082Plany kontroli w resorcie spraw zagranicznych i ich realizacjaB10BcBcW tym plany kontroli informacji niejawnej
083Kontrole kompleksowe, problemowe komórek organizacyjnych MSZABcBcKontrole wycinkowe, doraźne - Kat. B5
084Kontrole kompleksowe, problemowe jednostek organizacyjnych podległych, nadzorowanych lub będących we właściwości Ministra Spraw ZagranicznychABcB5Kontrole wycinkowe, doraźne - Kat. B5
085Upoważnienia do przeprowadzenia kontroliB10BcBc
086Postępowania wyjaśniająceABcB5Plany, czynności, wyjaśnienia, notatki służbowe oraz sprawozdania
087Ewidencja kontroliB5BcB5
088Sprawozdania z planu kontroliABcBcW tym sprawozdania

z kontroli ochrony informacji niejawnej

09AudytZ
090Audyt wewnętrzny
0900Zasady i tryb przeprowadzania audytuABcB5Opracowania i ustalenia własne, procedury, instrukcje przeprowadzania audytu.
0901Akta bieżące prowadzone w ramach audytuB10BcB5Programy zadania audytowego, testy, kwestionariusze, protokoły, dokumenty i dowody z przeprowadzonego zadania audytowego, sprawozdania, audyt sprawdzający
0902Czynności doradcze audytuB10BcB5
0903AnalizyABc-
0904Plany roczne audytuABc-
0905Plany strategiczne audytuABc-
0906Sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznegoABc-
091Audyt zewnętrznyABc-Sprawozdanie z audytu, wnioski, zaleceniaZ
1PROTOKÓŁ DYPLOMATYCZNY
10Akredytowanie i odwołanie przedstawicieli dyplomatycznych i konsularnych
100Akredytowanie i odwołanie przedstawicieli dyplomatycznych i konsularnychABcBcSprawy udzielenia agrement, składanie listów uwierzytelniających, udzielanie exequatur, przyjmowanie listów komisyjnych, odwoływanie, uznanie za persona non grata itp.E
101Obsada personalna zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych w PolsceB3BcBcZmiany bieżące dot.

przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych w Polsce, nieobecność szefów misji, adresy i telefony przedstawicielstw w Polsce, dane personalne i teleadresowe do listy korpusu przedstawicielstw zagranicznych w Polsce

E
102Zatrudnienie polskich pracowników w zagranicznych przedstawicielstwach dyplomatycznych i konsularnych w PolsceB10BcBcE
103Umowy o zatrudnienie członków pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychABcBcE
1030Sprawy zatrudnienia członka rodziny pracownika dyplomatycznego

i konsularnego w Polsce

B5BcBcPodjęcie pracyZ
104Lista korpusu dyplomatycznegoABcBcE
105Skład rządów państw obcychB2BcBcZ
11Uroczystości, przyjęcia, imprezyPrzyjęcia oficjalne, święta narodowe, składanie wieńców itp.Z
110Życzenia, gratulacje, kondolencjeABcADo Kat. A zalicza się

księgi kondolencyjne. Pozostała dokumentacja Kat. B5

111Obsługa protokolarna wizyt członków korpusu dyplomatycznego u władz RPB3BcBcKorespondencja organizacyjno-techniczna
112Organizacja kontaktów członków korpusu dyplomatycznego z terenową administracją rządową i instytucjami samorządowymiB3BcBcKorespondencja dot.

przygotowania oraz obsługi organizacyjno-technicznej

113Organizacja przyjęć, uroczystości i innych imprez dla korpusu dyplomatycznegoB3BcB3Obsługa konsultacji,

uroczystości i innych imprez dla gości i delegacji krajowych

1130TłumaczeniaB2BcB2
114Nazwy państw, hymny, godła, flagi i inne symbole państw obcychABcBc
12Ordery i odznaczeniaZ
120Ordery i odznaczenia polskie nadawane obywatelom państw obcychABcB2
121Ordery i odznaczenia państw obcych nadawane obywatelom polskimABcB2
13Przywileje i immunitety dyplomatyczne i konsularneZ
130Status i zakres przywilejów

i immunitetów dyplomatycznych i konsularnych

ABcBc
131Status instytutów kultury państw obcych w PolsceABcBc
14Ułatwienia dla zagranicznych i polskich przedstawicielstw dyplomatycznych
140Użytkowanie samochodów przez zagraniczne i polskie przedstawicielstwa dyplomatyczneZ
1400Porozumienia i uzgodnienia dotyczące ułatwień w użytkowaniu samochodówABcB5Placówki przechowują

przez okres 5 lat od daty wygaśnięcia lub zmiany aktów prawnych

1401Ułatwienia w użytkowaniu samochodówB5BcB5Ułatwienia w zakupie

i sprzedaży samochodów, zwalnianie od cła, rejestracja, prawa jazdy

141Ułatwienia celne dla zagranicznych i polskich przedstawicielstw dyplomatycznychZ
1410Porozumienia i uzgodnienia w sprawach ułatwień celnychABcB5Jak w klasie 1400
1411Ułatwienia celneB3BcB3Sprawy wywozów i przywozów mienia przesiedleńczego
142Ułatwienia dotyczące podatków

i opłat dla zagranicznych i polskich przedstawicielstw dyplomatycznych

Z
1420Porozumienia i uzgodnienia w sprawach podatków i opłatABcB5Jak w klasie 1400
1421Ułatwienia w sprawach podatkowych i opłatachB5BcB5
143Ułatwienia dotyczące spraw lotniskowych i broniZ
1430Ustalenia w sprawach przepustek na lotnisko, pozwoleń na brońABcB5
1431Ułatwienia w sprawach przepustek na lotnisko i pozwolenia na brońB5BcB5
144Inne ułatwienia i zwolnienia dla zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych w RPB5BcBcTelefony, parkingi, sprawy porządkowe, posiadanie broni itp.Z
15Nieruchomości zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych w RP
150Ewidencja nieruchomości zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych

i konsularnych w Polsce

ABcBcE
151Ułatwienia w nabywaniu

i użytkowaniu nieruchomości przez obce przedstawicielstwa dyplomatyczne i konsularne w Polsce

ABcBcZ
16Opieka lekarska i ubezpieczenia pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychZ
160Porozumienia i uzgodnienia w sprawach opieki zdrowotnej i ubezpieczeń pracowników

przedstawicielstw dyplomatycznych

i konsularnych

ABcB5
161Opieka lekarska i ubezpieczenia pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychB5BcB5
17Sprawy policyjne
170Ochrona przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychB10BcB10Z
171Sprawy wykroczeń i przestępstwB5BcB5Sprawy wypadów i kolizji drogowych, napady, włamania, kradzieże i rozboje
172Ochrona policyjna wydarzeńB3BcB3Demonstracje, przyjęcia
18Legitymacje pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychZ
180Porozumienia i uzgodnienia w sprawie legitymacji pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychABcBc
181Wystawianie, notyfikacja, zwroty legitymacji pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychB5BcB5
2POLITYKA ZAGRANICZNA RP
20Założenia polityki zagranicznejE
200Strategia i planowanie polityki zagranicznejABcBcWłasne opracowania,

analizy. Pozostała dokumentacja Kat. B5

201Opracowanie dokumentu założeń PPZABcBc
21Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi
210Z Kancelarią Prezydenta RPABcBcE
211Z Sejmem i Senatem RP
2110Expose Ministra Spraw ZagranicznychABcBcE
2111Dokumentacja posiedzeń Sejmu i SenatuB5BcBcZ
2112Uchwały Sejmu i Senatu RPBcBcBcDo Kat. A kwalifikuje się uchwały niepublikowane dot. MSZ i resortu, pozostałe - Kat. BcZ
2113Interpelacje, zapytania poselskieABcBcMateriały własne, odpowiedzi na zapytania i interpelacje na nie - Kat. A, pozostałe materiały - Kat. B5E
2114Wystąpienia poselskie i wystąpienia senatorów dotyczące spraw zagranicznych i działalności resortuABcBcZ
2115Udział członków kierownictwa MSZ w posiedzeniach Komisji SZ Sejmu i SenatuABcBcZ
2116Dezyderaty komisji sejmowychABcBcJak w klasie 2113Z
2117Opracowania i informacje resortu dla Sejmu RP, Senatu RP i ich komisjiABcBcOpracowania własne

przygotowane na potrzeby komisji, analizy, raporty, wystąpienia - Kat. A, pozostałe materiały - Kat. B5

E
212Współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, Radą Ministrów oraz Komitetami RM
2120Przygotowanie i obsługa organizacyjno-techniczna posiedzeń Rady Ministrów oraz Komitetów Rady MinistrówB2BcBcKorespondencja, pisma

przekazujące informacje porządkowe, uzupełniające itp.

Z
2121Karty informacyjne zadań przewidzianych dla Ministra Spraw Zagranicznych i resortu zgodnie z protokołami ustaleń Rady MinistrówABcBcE
2122Opracowania i informacje MSZ dla Rady Ministrów dot. PPZABcBcE
2123Opracowania i informacje innych resortów dla Rady Ministrów i Prezesa Rady Ministrów, które dotyczą MSZBE5BcBcZ
2124Porządki posiedzeń Rady Ministrów i Komitetów Rady MinistrówBcBcBcZ
213Współpraca z ministerstwami

i urzędami centralnymi. Opiniowanie strategii współpracy zagranicznej

BE5BcBcKorespondencja Kat. B5. Do Kat. A zaliczamy opracowania dot. założeń PPZ. Dla każdej instytucji zakłada się oddzielną teczkęZ
214Kontakty z partiami politycznymi, organizacjami społecznymi i gospodarczymiBE5BcBcKorespondencja Kat. B5. Do Kat. A zaliczamy odpowiedzi na memoriały i wnioskiZ
215Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymiBez kat. archiwalnejZ
216Współpraca ze społecznymi ciałami doradczymi przy Ministrze SZABCBCZ
217Sprawy instytucji nadzorowanych przez Ministra Spraw ZagranicznychBE5BcBcZ
22Konsultacje polityczne. Umowy międzynarodowe
220Nawiązywanie stosunków dyplomatycznychABcBcKorespondencja dyplomatyczna, noty notatki informacyjneE
221Reprezentowanie państw przez inne państwaABcBcj.w.E
222WizytyWizyty państwowe, rządowe, ministerialne,

parlamentarne, partii

politycznych, związków

zawodowych, konsultacje polityczne. Każda wizyta stanowi odrębną sprawę, w ramach której gromadzi się całość dokumentacji

2220Materiały na wizytyABcBcTezy do rozmów, program wizyty, notatki z rozmów, wystąpienia, oświadczenia oficjalne i komunikaty, korespondencja dyplomatycznaE
2221Przygotowanie i obsługa organizacyjna wizytB3BcBcKorespondencja organizacyjno-techniczna, sugestie do rozmówZ
2222Przebieg spotkań i rozmów

z przedstawicielami rządów, korpusu dyplomatycznego

ABcB5Notatki z rozmów, teksty wystąpień, protokoły - Kat. A, pozostałe materiały - Kat. B5, zaproszenia, harmonogramy, recepcja wizyt gości - Kat. B2E
223Stosunki polityczne z poszczególnymi państwamiRaport polityczne, notatki, analizy opracowane w centrali i na placówkachE - w centrali

Z - na placówce

2230Informacje o międzynarodowej sytuacji politycznejABcBc
2231Sytuacja wewnętrzna państw obcychB10BcB5
2232Stosunki zewnętrzne państw obcychB10BcB5Opracowania opisujące

stosunki polityczne, ekonomiczne poszczególnych państw z zagranicą - Kat. B10; z Polską mają Kat. A

2233Raporty polityczneABcB5
2234Ocena działalności placówek przez Ministerstwo Spraw ZagranicznychABcB5
224Umowy międzynarodoweE
2240Ewidencja umów międzynarodowych zawartych przez RPABcBc
2241Umowy polityczneABcBcTraktaty pokoju; o przyjaźni i sojuszu; deklaracje i oświadczenia o wzajemnych stosunkach ogłaszane podczas wizyt oficjalnych
2242Umowy ekonomiczneABcBcUmowy handlowe; finansowe; odszkodowawcze; naukowo-techniczne; rybołówstwie; o unikaniu podwójnego opodatkowania
2243Umowy społeczneABcBcKonwencje Międzynarodowej Organizacji Pracy; umowy o zabezpieczeniu socjalnym; emerytalno-rentowe
2244Umowy w sprawach prawnych i konsularnychABcBcUmowy o obrocie prawnym; konwencje konsularne; o procedurze cywilnej; o pomocy prawnej; o obywatelstwie,

o ekstradycji, przestępczości zorganizowanej, ochrona inf. niejawnych

2245Umowy graniczne, celne, paszportowe, turystyczneABcBcUmowy o wytyczeniu

demarkacji i delimitacji granic. Umowy o oznaczeniu i ochronie granic i porządku pranym na granicach

2246Umowy dotyczące komunikacji, łącznościABcBcUmowy kolejowe; żeglugowe; morskie, lotnicze, drogowe; pocztowe, telekomunikacyjne
2247Umowy dotyczące ochrony zdrowia i środowiskaABcBcUmowy o ochronie zdrowia; weterynaryjne; o ochronie roślin przed szkodnikami
2248Umowy w sprawach nauki, kultury i informacjiABcBcUmowy o współpracy naukowej, kulturalnej; o ochronie dóbr kultury; umowy w ramach UNESCO
2249Umowy w sprawach wojskowych i likwidacji skutków konfliktów zbrojnychABcBc
225Negocjowanie umów międzynarodowych
2250Instrukcje negocjacyjneABcBcE
2251Materiały do sesji negocjacyjnychBE5BcBcProjekty umów, opinie, korespondencjaZ
2252Przebieg sesji negocjacyjnychABcBcProtokoły posiedzeń; raporty z przebiegu sesji; notatki ze spotkań uzgodnieniowychE
2253Przygotowanie i obsługa sesji negocjacyjnychBE3BcBcZ
226Analizy i prace studialne dotyczące stosunków traktatowych RP

z zagranicą

ABcBcDo Kat. A należą własne

opracowania lub wykonane na zlecenie MSZ. Inne opracowania Kat. B5

E
23Współpraca transgraniczna i międzyregionalna
230Współpraca z państwami sąsiedzkimiOpracowania własne

analityczne, notatki problemowe - Kat. A. materiały niemerytoryczne - Kat. B10

E
2300Republika BiałoruśABcBc
2301Republika CzeskaABcBc
2302Republika LitewskaABcBc
2303Republika Federalna NiemiecABcBc
2304Republika RosyjskaABcBc
2305Republika SłowackaABcBc
2306UkrainaABcBcW tym pomoc techniczna dla Ukrainy i przygotowanie projektów umów międzynarodowych z Ukrainą - Kat. B10
231Komisje Międzyrządowe do spraw Współpracy Regionalnej

i Przygranicznej

ABcBcDla każdej Komisji prowadzi się odrębną teczkęZ
232Współpraca międzyregionalna z partnerami innych państwABcBcE
233Jednostki samorządu terytorialnego w międzynarodowych zrzeszeniach społeczności lokalnych

i regionalnych

ABcBcZ
234Inicjatywy wielostronneOpracowania własne,

analizy, notatki, raporty - Kat. A, pozostałe materiały - Kat. B5

E
2340Grupa WyszehradzkaABcB5
2341Trójkąt WeimarskiABcB5
2342Inicjatywa Środkowo-Europejska - ISEABcB5
2343Współpraca państw bałtyckich - RPMBABcB5
2344Euro-Arktyczna Rada Morza Barentsa - BEARABcB5
2345Organizacja Współpracy

Gospodarczej Państw Morza Czarnego - BSEC

ABcB5
2346Inne inicjatywyABcBc
235EuroregionyABcB5Dla każdego Euroregionu prowadzi się odrębną teczkęE
236Europejskie Ugrupowania Współpracy Terytorialnej - EUWTABcB5Dla każdego EUWT prowadzi się odrębną teczkęE
237Wzajemne roszczenia i odszkodowaniaABcB5Protesty polityczne, polemiki w sprawach politycznych, konflikty regionalne. Akty terrorystyczne. Odszkodowania z tytułu nacjonalizacji, sprawy o zajęte obiekty, ruchomości, itp. należą do spraw konsularnych - hasło 315 i 316E
24Stosunki gospodarcze RP z zagranicą
240Uzgodnienia dokumentów rządowych w sprawie polityki gospodarczej RPWyłącznie własne opracowania, analizy, notatki, materiały analityczne - Kat. A, opinie i inne materiały przesyłane w ramach uzgodnień Kat. B5Z
2400Współpraca naukowo-technicznaB5BcB5
2401Prywatyzacja sektora publicznegoB5BcB5
2402Restrukturyzacja sektora publicznegoB5BcB5
2403Współpraca z przedsiębiorstwami o znaczeniu strategicznymB5BcB5
2404PrzemysłB5BcB5
2405Infrastruktura i transportB5BcB5
2406TurystykaB5BcB5
2407Konkurencyjność gospodarki polskiejABcB5
2408Korporacja Ubezpieczeń Kredytów Eksportowych - KUKEB10BcB5
241Współpraca gospodarcza z zagranicąAnalizy makroekonomiczne, notatki, raporty własne i przesłane przez placówki - Kat. A, pozostałe materiały - Kat. B5E
2410Współpraca z krajami Europy i UEABcB5Dokumentacja j.w.
2411Współpraca z krajami WNPABcB5Dokumentacja j.w.
2412Współpraca z krajami Azji i OceaniiABcB5Dokumentacja j.w.
2413Współpraca z krajami Afryki i Bliskiego WschoduABcB5Dokumentacja j.w.
2414Współpraca z krajami Ameryki Północnej i PołudniowejABcB5Dokumentacja j.w.
2415Organizacja na rzecz rozwoju

i demokracji - GUUAM (Gruzja, Ukraina, Uzbekistan, Azerbejdżan, Mołdawia)

ABcB5Dokumentacja j.w.
2416Pomoc w nawiązywaniu kontaktów gospodarczych z zagranicąB10BcB5
242Współpraca z organami i komisjami organizacji międzynarodowych w zakresie spraw gospodarczychABcB5Raporty, analizy dot. sytuacji i stanu gospodarki PolskiE
243EnergetykaWłasne opracowania,

analizy - Kat. A, pozostałe materiały - Kat. B5

E
2430Polska polityka energetycznaABcB5
2431Europejska polityka energetycznaB5BcB5
2432Energetyka nuklearnaB5BcB5
2433Odnawialne źródła energiiB5BcB5
2434Ropa i gazB5BcB5
2435CzarnobylB10BcB5
244Ochrona środowiskaWłasne, opracowania,

raporty, analizy - Kat. A, pozostałe materiały - Kat. B5

E
2440Zmiana klimatu i europejska polityka klimatycznaABcB5
2441Realizacja postanowień Konwencji klimatycznychB5BcB5
2442Programy ochrony środowiska i ich realizacjaB5BcB5
245Sprawy weterynaryjne i fitosanitarneZ
2450Bezpieczeństwo żywnościB5BcB5
2451Aspekty weterynaryjne i fitosanitarne w produkcji żywnościB5BcB5
2452Rośliny zmodyfikowane genetycznie - GMOB5BcB5
246Rynki pracyABcB5Własne opracowania,

analizy, prognozy, raporty - Kat. A, korespondencja niemerytoryczna - Kat. B5

E
2460Migracja zarobkowa Polaków do krajów UEABcB5
2461Powroty migrantów zarobkowych do krajuABcB5
247Międzynarodowa współpraca finansowaE
2470Międzynarodowe rynki finansoweB10BcB5
2471Zadłużenie RPABcB10
2472Zobowiązania finansowe wobec RPABcB10
248Inwestycje zagraniczne w PolsceB10BcB5Analizy i informacje

opracowywane na potrzeby innych jednostek

Z
249Inwestycje RP za granicąB10BcB5Analizy i informacje

opracowywane na potrzeby innych jednostek

Z
25Polityka bezpieczeństwa
250Uzgodnienia dokumentów rządowych w sprawie polityki bezpieczeństwaE
2500Spotkania uzgodnienioweBE10BcBcNotatki, sprawozdania
2501Udział w posiedzeniach komitetów i komisji rządowych dot. polityki bezpieczeństwa państwaABcBcWłasne sprawozdania,

referaty, materiały przygotowane na posiedzenia. Pozostałe materiały - Kat. B5

2502Opiniowanie projektów dokumentów rządowych dotyczących polityki bezpieczeństwaBE5Bcbc
2503Konsultacje, seminaria, szkolenia w sprawach bezpieczeństwaABcB5Własne materiały, referaty, wystąpienia - Kat. A. Pozostała dokumentacja - Kat. B2Z
251Zagrożenia dla bezpieczeństwa międzynarodowego i konflikty międzynarodoweE
2510Spory międzynarodoweABcB10
2511Konflikty zbrojneABcB10
2512Naruszenia bezpieczeństwa cybernetycznegoABcB10
2513Inne zagrożenia dla bezpieczeństwa międzynarodowego, w tym piractwoBE10BcB10
2514Międzynarodowe komisje i misje pokojoweABcB10
2515Ekstremizm, radykalizm, terroryzm - sprawy ogólnopolityczneB10BcB10
2516Działalność instytucji krajowych RP w zakresie przeciwdziałania

i zwalczania terroryzmu

ABcB10Własne opracowania,

opinie. Pozostałe materiały Kat. B10

2517Współpraca bilateralna RP

w dziedzinie zwalczania terroryzmu

ABcB10
2518Walka z terroryzmem w ramach ONZ, UE, NATO, OBWE Rada Europy oraz koalicji antyterrorystycznych i udział RPABcB10
2519Pozaeuropejskie organizacje

i inicjatywy regionalne: Organizacja Państw Amerykańskich (OSA), Stowarzyszenie Państw Azji Południowo-Wschodniej (ASEAN), Forum Regionalne StowarzyszeniaNarodów Azji Południowo-Wschodniej (ARF), Forum Współpracy Gospodarczej Azji Pacyfiku (APEC), Unia Afrykańska itp.

ABcB10
252NATOE
2520Rada PółnocnoatlantyckaABcB10
2521Planowanie strategiczne operacyjne, dokumenty strategiczneABcB10
2522Zgromadzenie Parlamentarne NATOABcB10
2523Rada Partnerstwa Euroatlantyckiego, Partnerstwo dla PokojuABcB10
2524Rozszerzenie NATO, Plan Działań na Rzecz Członkostwa - MAPABcB10
2525Stosunki NATO - Rosja, Stosunki NATO - Ukraina, Stosunki NATO - GruzjaABcB10
2526Stosunki NATO z państwami pozaeuropejskimi, w tym Dialog Śródziemnomorski, Stambulska Inicjatywa WspółpracyABcB10
2527Aspekty obronne i wojskowe transformacji NATOB5BcB5
2528Sprawy administracyjno-finansowe, sprawy promocji

i nauki

B5BcB5
253Operacje i ćwiczenia NATO

i UE

Z
2530Operacje NATOB5BcB5
2531Operacje UEB5BcB5
2532Zarządzanie kryzysowe i planowanie cywilne NATOB5BcB5
2533Zarządzanie kryzysowe i planowanie cywilne UEB5BcB5
2534Ćwiczenia NATOB5BcB5
2535Ćwiczenia UEB5BcB5
254Europejska Polityka Bezpieczeństwa i ObronyE
2540Komitet Polityczny i BezpieczeństwaABcB10
2541Rozwój cywilnych zdolności

w zakresie zarządzania kryzysowego UE

ABcB10
2542Rozwój wojskowych zdolności

w zakresie zarządzania kryzysowego UE

ABcB10
2543Usprawnienie mechanizmów planowania i prowadzenia operacji zarządzania kryzysowego UEB5BcB5
2544Programy szkolenia w zakresie cywilnych zdolności zarządzania kryzysowego UEB5BcB5
2545Programy szkoleniowe w zakresie wojskowych zdolności zarządzania kryzysowego UEB5BcB5
2546Finansowe aspekty cywilnych operacji zarządzania kryzysowego UE. Budżet Wspólnej Polityki Zagranicznej i Bezpieczeństwa - CFSPB5BcB5
2547Finansowe aspekty wojskowych operacji zarządzania kryzysowego - mechanizm ATHENAB5BcB5
2548Instytut Studiów nad Bezpieczeństwem UE w ParyżuABcB10
2549Zgromadzenie Parlamentarne UZEABcB10
255Wymiar bezpieczeństwa Narodów ZjednoczonychE
2550Rada BezpieczeństwaABcB10
2551Operacje pokojowe ONZABcB10Dokumentacja dot. Operacji pokojowych na forum IV komitetu, Komitet specjalny ds. operacji pokojowych C-34
2552Komisja budowania pokojuABcB10
2553Bezpieczeństwo humanitarneABcB10Odpowiedzialność za

ochronę, ochrona ludności cywilnej, bezpieczeństwo ludzkie

256OBWEE
2560Sprawy ogólnopolityczne, reforma organizacjiB10BcB10
2561Wymiar ekonomiczny OBWEABcB10
2562Biuro Instytucji Demokratycznych i Praw Człowieka w WarszawieABcB5
2563Przewodnictwo OBWE. Stała RadaABcB10
2564Forum Bezpieczeństwa OBWE - FSCABcB10
2565Misje OBWE w terenieABcB10
2566Konflikty regionalneABcB10
2567Obserwacje wyborówABcB10
257Kontrola zbrojeń konwencjonalnychE
2570Traktat o konwencjonalnych siłach zbrojnych w Europie - CFEABcBc
2571Traktat o otwartych przestworzach - Open SkiesABcBc
2572Środki Budowy Zaufania

i Bezpieczeństwa - CSBMs:

Dokument Wiedeński 1999 r., Kodeks Postępowania w sferze Polityczno-Wojskowych Aspektów

Bezpieczeństwa

ABcBc
2573Wymiar regionalny polityki bezpieczeństwaABcB10
2574Broń biologiczna i chemiczna - BTWC, CWC, OPCW, Grupa AustralijskaABcB10
2575Broń jądrowa - MAEA, CTBT, Grupa Dostawców Jądrowych, Globalna Inicjatywa Zwalczania Terroryzmu Jądrowego, kwestie regionalneABcB10
258Nieproliferacja i rozbrojenie globalneE
2580Nieproliferacja środków przenoszenia broni masowego rażenia: Reżim Kontrolny Technologii Rakietowych (MTCR), Haski Kodeks Postępowania przeciw proliferacji rakiet

balistycznych (HCOC), bezpieczeństwo w przestrzeni kosmicznej

ABcB10
2581Nieproliferacja i rozbrojenie globalne na forum ONZ - (I Komitet, Konferencja Rozbrojeniowa), UE, globalne Partnerstwo G8 przeciw proliferacji broni masowego RażeniaABcB10
2582Obrona przeciwrakietowa (MD). Współpraca strategiczna z USA. Umowa SOFA SupplementalABcB10
2583Inicjatywa Krakowska (PSI), Międzyresortowy Zespół

ds. zapobiegania proliferacji i implementacji PSI

ABcB10
259Rozbrojenie konwencjonalne i obrót dobrami o znaczeniu strategicznymE
2590Kontrola eksportu uzbrojeniaABcB10
2591Miny przeciwpiechotne, Konwencja Ottawska, Amunicja Kasetowa, CCWABcB10
2592Porozumienie z WassenaarABcB10
2593Kontrola eksportu - outreachABcB10
2594Broń strzelecka i lekka (ATT, PoA)B5BcB5
2595Współpraca przemysłów obronnychABcB10
2596Rezolucje ws. nałożenia sankcjiABcB10
2597Europejska Agencja Obrony - współpraca przemysłowaB10BcB10
2598OffsetB10BcB10
26Sprawy Polonii
260Prawodawstwo emigracyjne polskie i obceABcB10Z
261Uzgodnienia dokumentów w ramach współpracy Międzyresortowego Zespołu ds. Polonii i Polaków za GranicąABcB10E - w centrali

Z - na placówce

262Współpraca z urzędami

i organizacjami społecznymi zaangażowanymi w sprawy Polonii i Polaków za granicą

B5BcB5Z
263Organizacja współdziałania emigracji z krajemABcB5Własne ustalenia, instrukcje, programy, analizy - Kat. A. pozostałe materiały, korespondencja - Kat. B5E
2630Współpraca z organizacjami polonijnymi i polskimi za granicąABcB5Opracowania własne,

analizy, notatki, sprawozdania - Kat. A, pozostałe materiały - Kat. B5

Z
2631Szkolnictwo polonijne i polskie za granicąABcB5Własne ustalenia, wytyczne, notatki - Kat. A, pozostałe materiały - Kat. B5Z
2632Media polonijne i polskie za granicąABcB5Opinie, analizy, notatki

- Kat. A. Egzemplarze wydawnicze i prasę polonijną przesyła się do Biblioteki Narodowej

Z
264Kreowanie pozytywnego wizerunku Polski i Polaków w świecie: reakcja na wystąpienia antypolskieABcB5Z
265Diaspora żydowska polskiego pochodzeniaABcB5E
266Analizy, sprawozdania i opinie dotyczące środowisk polonijnych i polskich za granicąABcB5E
3SŁUŻBA KONSULARNA
30Organizacja służby konsularnejE - w centrali

Z - na placówce

300Upoważnienia do czynności konsularnychB20BcB10Upoważnienia do czynności notarialnych, sądowych, do podpisywania wiz i paszportów, do legalizacji dokumentów
301Ewidencja czynności konsularnychABcARejestr, w którym odnotowywane są wszystkie dokonane zgodnie z prawem czynności konsularne m.in. udzielenie ślubu, uzyskanie polskiego obywatelstwa, ewidencja opłat konsularnych itp.
302Raporty konsularne

i sprawozdania

ABcB5Raporty konsularne

przesyłane przez Konsulaty Generalne otrzymują w MSZ komórce ds. konsularnych - Kat. A, pozostałe - Kat. B10

303Opłaty konsularneB5BcB3Z
304Wykaz urzędów konsularnychABcB10Dla każdego urzędu prowadzi się odrębną teczkę i sprawy dot. Konsulów Honorowych
31Pomoc prawna obywatelom polskim za granicą
310Rekwizycje sądowe i administracyjneZ
3100Obywateli polskichB5BcB5
3101Obywateli państw obcychB5BcB5
311Pomoc prawna obywatelom polskim za granicąB5BcB5Z
312Sprawy wojskowe obywateli polskichB10BcB10m.in. sprawy kombatanckieZ
313Wydobycie dokumentów i ich legalizacjaZ
3130Wydobycie dokumentów z PolskiB2BcB2Okres przechowywania

liczy się od momentu zakończenia sprawy

3131Wydobycie dokumentów z zagranicyB2BcB2Okres przechowywania

liczy się od momentu zakończenia sprawy

3132Legalizacja i uwierzytelnieniaB2BcB2Tylko korespondencja,

księgi Kat. A

314Sprawy stanu cywilnegoZ
3140Małżeństwa i rozwody-BcB10Okres przechowywania

liczy się od przesłania dokumentów do Urzędu Stanu Cywilnego, od stycznia następnego roku. Zaświadczenia wydawane obywatelom polskim informujące, że zgodnie z prawem polskim mogą zawrzeć małżeństwo za granicą - Kat. B5

3141Alimenty, uznania, adopcje-BcB10Okres przechowywania

liczy się od momentu założenia teczki

3142Ubezwłasnowolnienie, opieka, kuratela-BcB10Okres przechowywania

liczy się od momentu założenia teczki

3143Zmiana nazwiska-BcB10Okres przechowywania

liczy się od przesłania dokumentów do Urzędu

Stanu Cywilnego, od stycznia następnego roku

3144Uznanie osób za zaginione lub zmarłe-BcB10
3145Narodziny, zgony-BcB10Okres przechowywania

liczy się od przesłania dokumentów do Urzędu Stanu Cywilnego, od stycznia następnego roku

3146Spadki, zapisyABcAPlacówka przechowuje

dokumenty, protokoły

przez okres 20 lat. Następnie dokumentacja sprawy przesyłana jest do departamentu właściwego ws. konsularnych

E
3147DarowiznyABcAPlacówka przechowuje

dokumenty, protokoły

przez okres 20 lat. Następnie dokumentacja sprawy przesyłana jest do departamentu właściwego ws. konsularnych

E
315OdszkodowaniaABcBcE
316Roszczenia władz i obywateliE
3160Roszczenia władz i obywateli polskich do władz i obywateli państw obcychB10BcB10
3161Roszczenia władz i obywateli państw obcych do władz i obywateli polskichB10BcB10
317Karta Polaka
3170Przepisy regulujące przyznawanie Karty PolakaB10BcB10Okres przechowywania

jak przy klasie 3200

Z
3171Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w kraju ws. Karty PolakaB5BcB5Korespondencje w sprawach bieżących z Radą ds. Polaków na WschodzieZ
3172Przyznawanie Karty Polaka-BcB60E
3173Unieważnianie Karty Polaka-BcB60E
3174Zgłoszenia utraty, zniszczenia, odnalezienia Karty Polaka-BcB2Z
3175Rejestr Kart Polaka-BcASposób prowadzenia

określony przez rozporządzenie rady Ministrów z dnia 21 marca 2008 r. w sprawie Rejestrów Kart Polaka (Dz. U. Nr 53, poz. 314)

E
3176Ewidencja wydanych

i unieważnionych Kart Polaka; przekazywanie danych do ewidencji centralnej

-BcBE20Ewidencja centralna prowadzona jest przez Radę ds. Polaków na WschodzieZ
32Obywatelstwo polskie. Paszporty
320Obywatelstwo polskie
3200Przepisy prawne w sprawach obywatelstwaB10BcB10Okres przechowywania

liczy się od zniesienia aktu prawnego

Z
3201Ustalanie, stwierdzanie obywatelstwa polskiego-BcBE25Korespondencja z organami i instytucjami,

udzielanie informacji - Kat. B5

Z
3202Nabywanie, nadanie, wybór

i odzyskanie obywatelstwa polskiego

-BcBE25Korespondencja z organami opiniującymi udzielanie informacji, zapytania w sprawach o nadanie obywatelstwa polskiego - Kat. B5E
3203Utrata, pozbawienie obywatelstwa polskiego-BcBE25Jak w klasie 3201E
3204Obywatelstwo innych państw-BcB25Z
3205Korespondencja z organami zewnętrznymi w spawach bieżącychB5BcB5Z
321Paszporty
3210Podstawowe zasady polityki paszportowejB10BcB10Okres przechowywania

liczy się od zniesienia aktu prawnego

Z
3211Teczki osobowe (kartoteka)B60BcB60Okres przechowywania

liczy się od momentu założenia teczki

E
3212Ewidencja przyjętych wniosków paszportowychB10BcB10Z
3213Rejestry wykonanych paszportówB50BcB50Z
3214Blankiety paszportoweB10BcB10Asygnaty, korespondencjaZ
3215Paszporty dyplomatyczne i służboweB5Bc-Z
3216Paszporty odnalezione po utracie przez właścicielaB2BcB2Z
3217Decyzje o odmowie wydania i decyzje o unieważnieniu paszportuB10BcB10Z
322Inne sprawy paszportowe
3220Utrata paszportówB10BcB10Z
3221Ustalenia tożsamości osób

i potwierdzenia wydania paszportów

B3BcB3Odpowiedzi na zapytania jednostek upoważnionychZ
3222Paszporty tymczasowe-BcB5Z
3223Paszporty wadliwie spersonalizowaneB5bcB5Paszporty wykonane

z błędem, wykonane po utracie obywatelstwa lub zgonu

Z
3224Remanent paszportów i paszportów tymczasowychB5BcB5Z
3225Protokoły brakowania i zniszczenia paszportówABcAZ
33Wizy. Cudzoziemcy
330WizyZ
3300Wizy jednolite SchengenB5BcB5Wnioski wizowe rozpatrzone pozytywnie Kat. B2, odmowa Kat. B5
3301Współpraca wizowa Schengen, w tym Lokalna Współpraca Konsularna (LCC)B5BcB5
3302Wizy krajoweB5BcB5
3303Wizy repatriacyjne-BcB10
3304Remanenty wizoweB5BcB5
331Ruch osobowy: Polska-kraj urzędowaniaB5BcBc
332Ruch granicznyB5BcB5
333CudzoziemcyZ
3330Polityka migracyjna państw obcychB10BcB10Przepisy prawne. Okres przechowywania liczy

się od zniesienia aktu prawnego

3331Zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczonyB5BcB5
3332Zezwolenie na pobyt stały

w Polsce

B5BcB5
3333Uchodźcy i azylanciB5BcB5
34RepatriacjeObejmuje problematykę repatriacji osób narodowości i pochodzenia polskiego z Kazachstanu i innych państw b. ZSRR
340Repatriacja obywateli polskich-BcB25Dokumentacja osobowa i postępowanie w sprawie wydanie wizy repatriacyjnej. Udzielanie informacji, zapytania, zgłoszenia, oraz skargi i wnioski ws. z zakresu repatriacji - Kat. B5E
341PrzesiedleńcyB10BcB10Z
35Aresztowania, wydalenia, deportacje. Nieszczęśliwe wypadki i zgonyZ
350Aresztowania
3500Aresztowania obywateli polskich za granicąB5BcB5
3501Aresztowania obywateli państw obcych w PolsceB5BcBc
351Wydalenia i deportacjeZ
3510Wydalenia i deportacje obywateli polskichB5BcB5
3511Wydalenia i deportacje obywateli państw obcych z PolskiB5BcBc
352EkstradycjeB5BcB5Z
353Nielegalne przekraczanie granicyB5BcB5Z
354Nieszczęśliwe wypadkiB5BcB5Z
355Zgony nienaturalneB5BcB5Z
36Sprawy komunikacyjne i celneZ
360Sprawy komunikacyjne
3600Sprawy lotniczeABcBcZgody na przeloty samolotów
3601Sprawy kolejoweB2BcB2
3602Sprawy morskie (meldunki statków)B2BcB2
3603Statki i porty morskieB2BcB2
3604Dokumenty żeglarskieB2BcB2
3605Opieka nad marynarzamiB2BcB2
3606TranzytB5BcB5
361Sprawy celneZ
3610Przepisy celneB10BcB10
3611Sprawy celne indywidualneB2BcB2
3612Przewóz broni do PolskiB5BcB5
3613Wywóz broni z PolskiB5BcB5
37Opieka nad miejscami pamięci narodowej, cmentarzami, ekshumacjeZ
370Groby polskie za granicąABcB20
371Groby zagraniczne w PolsceB10BcBc
372Przewóz zwłok, ekshumacjeB2BcB2
373Miejsca pamięci narodowej, tablice pamiątkoweABcB5
38Opieka społeczna i zdrowotna obywateli polskichZ
380Emerytury i rentyB5BcB2
381ZapomogiB5BcB5
382Leczenie obywateli polskich za granicąB5BcB5
383Pożyczki konsularneB10BcB10
39Pośrednictwo w przekazywaniu informacji o charakterze prywatnym. DepozytyZ
390Poszukiwanie osób i instytucji, ustalanie adresów osób i instytucjiB5BcB5
391Przesłanie korespondencji zgodnie z kompetencją-Bc-
392Poszukiwanie osób w PolsceB5B5
393Depozyty. Rzeczy znalezioneABcA
4UDZIAŁ POLSKI W PRACACH INSTYTUCJI I ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH
40Organizacje i instytucje międzynarodowe
400Współpraca z przedstawicielami organizacji i instytucji międzynarodowych w PolsceABcBcWłasne raporty i analizy, opracowania przygotowane dla przedstawicielstw tych organizacji

oraz korespondencję

merytoryczną. Pozostałe dokumenty Kat. B2

E
401Rada EuropyE - w centrali

Z - na placówce

4010Komitet MinistrówABcB10
4011Zgromadzenie ParlamentarneABcB10
4012Sekretarz Generalny Rady EuropyABcB10
4013Kongres Władz Lokalnych i Regionalnych EuropyABcB10
4014KomisarzABcB10
4015Instytucje działające w ramach Rady EuropyBE10BcB10
402Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju - OECDE - w centrali

Z - na placówce

4020Rozszerzenie OECDBE10BcB5
4021Komitet Stosunków Zewnętrznych OECDB5BcB5
4022Sesje Komitetu Wykonawczego/ECSS i Ministerialne Rady /MCMB5BcB5
4023Finansowanie i budżet OECDB3BcB3
403Światowa Organizacja Handlu - WTOBE10BcB10E - w centrali

Z - na placówce

404Międzynarodowe organizacje finansoweE - w centrali

Z - na placówce

4040Grupa Banku ŚwiatowegoABcB10
4041Międzynarodowy Fundusz Walutowy - MFWABcB10
4042Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju - EBORABcB10
4043Inne międzynarodowe organizacje finansoweBE5BcB5Dot. organizacji działających poza ONZ
405Organizacje państw Afrykańskich, Arabskich i niezaangażowanychABcB5E - w centrali

Z - na placówce

41Organizacje i instytucje wyznanioweE
410Kościół katolickiABcBc
411Kościoły innych wyznańABcBc
412Organizacje wyznanioweABcBc
42Organizacja Narodów ZjednoczonychE - w centrali

Z - na placówce

420Zgromadzenie Ogólne ONZABcB10
4200Rada Praw CzłowiekaABcB10
4201Reforma systemu NZABcB10Zagadnienia dot. Systemu Wide Coherence, reforma: RB, problematyki praw człowieka, ECOSOC
421Współpraca z organizacjami i grupami międzynarodowymi i regionalnymiABcB10Współpraca z UA, UE, OPA, G77, NAM, CARICOM, JUNSCANZ, etc.
422Rada Gospodarcza i Społeczna ONZ ECOSOCB10BcB5
423ECOSOC - Komisje FunkcjonalneWłasne notatki, analizy, sprawozdania - Kat. A. Opracowania z zewnątrz, korespondencja Kat. B10
4230Komisja ds. NarkotykówABcB10
4231Komisja ds. Zapobiegania PrzestępczościABcB10
4232Komisja ds. Nauki i technologii na rzecz RozwojuABcB10
4233Komisja ds. Zrównoważonego RozwojuABcB10
4234Komisja ds. Statusu KobietABcB10
4235Komisja ds. Ludności i RozwojuABcB10
4236Komisja ds. Społecznego RozwojuABcB10
4237Komisja ds. StatystykiABcB10
424ECOSOC - Komisje RegionalneABcB10m.in. EKG
425Agendy wyspecjalizowane ONZDla każdej organizacji zakłada się odrębną teczkę
4250Agendy społeczneB10BcBb5ILO, UNWTO, IMO
4251Agendy kulturalne, naukowe, oświatoweB10BcB5UNESCO, WIPO, WMO, CERN, COPUOS, UNSCEAR
4252Agendy w zakresie transportu i telekomunikacjiB10BcB5ICAO, ITU, UPU
4253Agendy rozwojoweB10BcB5FAO, IFAP, UNIDO
426Programy i fundusze ONZProgramy, w których Polska bierze udział, założenia, sprawozdania oraz rozliczenia Kat. A. Korespondencja niemerytoryczna - Kat. B10
4260UNEPABcB10
4261UNICEFABcB10
4262UNDPABcB10
4263UNFPAABcB10
4264UNHCRABcB10
4265WFPABcB10
4266UN-HabitatABcB10
427Naukowe instytuty ONZBE10BcB10UNITAR, UNIDIR, Uniwersytet PokojuZ
428Wybory do wszystkich organizacjiB10BcB5Uzyskiwanie i udzielanie poparćZ
43Współpraca z organizacjami pozarządowymiB10BcB5Z
44Prawa człowiekaZ
440Programy na rzecz rozwoju demokracjiABcB5Własne opracowania,

analizy, instrukcje Kat. A. Korespondencja niemerytoryczna Kat. B5

441Prawa obywatelskie i polityczneBE10BcB5
442Prawa ekonomiczne, społeczne i kulturalneBE10BcB5
443OBWE - wymiar ludzki
4430Wysoki Komisarz ds. Mniejszości Narodowych i Przedstawiciel OBWE ds. Wolnych MediówABcB5
4431Biuro Instytucji Demokratycznych i Praw Człowieka - ODHIRABcB5
444Grupa Robocza ds. Praw Człowieka UE-COHOMABcB5
445Wspólnota DemokracjiB10BcB5
45Pomoc humanitarna i rozwojowaZ
450Sprawy ogólne
4500Przepisy prawne krajoweABcB10
4501Przepisy prawne państw obcychABcB10
4502Informacja i promocja w zakresie pomocy humanitarnej i współpracy rozwojowejABcB5
4503Sprawy budżetowo-finansowe. Środki z rezerwy budżetowejB5BcB5
4504Edukacja rozwojowaB10BcB5
451Projekty dwustronne pomocy rozwojowejZ
4510Ogólna pomoc budżetowaBE10BcB5
4511Pomoc sektorowaBE10BcB5
452Pomoc rozwojowa kanałami wielostronnymiZ
4520Pomoc udzielana za pośrednictwem instytucji Systemu NZBE10BcB5
4521Pomoc za pośrednictwem wielostronnych banków rozwoju i funduszy globalnychBE10BcB5
4522Pomoc żywnościowaB10BcB5
453Systemy pomocowe organizacji międzynarodowych, UE i państw członkowskichZ
4530Komitet pomocy rozwojowej - DAC/ OECDBE10BcB5
4531Systemy pomocowego UEBE10BcB5
4532Sprawy komitetów współpracujących z Komisją EuropejskąB10BcB5
4533Grupa Robocza ds. Współpracy Rozwojowej - CODEVB10BcB5
4534Grypa Państw Afryki, Karaibów i Pacyfiku - AKP-UEB10BcB5
4535Systemy pomocowe państw członkowskichABcB5
454Pomoc bilateralna i pomoc organizacji międzynarodowychZ
4540Podstawy prawne przyznawania pomocyABcB10Umowy i memoranda

międzynarodowe

4541Komisje. Porozumienia dwustronneABcB5Regulaminy prac, protokoły z posiedzeń, porozumienia - Kat. A Korespondencja ws. ustaleń dot. komisji, projekty regulaminów ws. pomocy, porozumień - Kat. B5
4542Opinie dotyczące charakteru pomocy oraz poszczególnych projektówB10BcB5Korespondencja, opinie
4543Koordynacja projektów z różnych źródeł pomocy bilateralnejB5Bc-Korespondencja
4544Kontakty z jednostkami rządowymi i organizacjami pozarządowymiB10Bc-Umowy, korespondencja. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
4545Pozyskiwanie dofinansowania z budżetuB5Bc-Korespondencja
455WolontariatB10Bc-Z
456Pomoc humanitarnaZ
4560Międzynarodowe organizacje humanitarneABcB5
4561Pomoc udzielana za pośrednictwem instytucji Systemu NZBE10BcB5
4562Pomoc udzielana za pośrednictwem polskich organizacji pozarządowychABcB5
46Organizacje i stowarzyszenia dla popierania rozwoju stosunków między RP a innymi krajamiZ
460Stowarzyszenia zagraniczneB5BcB5Bieżąca korespondencja. Umowy o współpracy, sprawozdania - Kat. A
461Stowarzyszenia z siedzibą w PolsceABcB3
47Międzynarodowe kongresy, konferencje, sympozja i imprezyABcB5Własne sprawozdania,

notatki, wystąpienia. Zewnętrzne materiały - Kat. B2

Z
5DYPLOMACJA KULTURALNA
50Organizacja dyplomacji kulturalnej
500Uzgodnienia dokumentów rządowych w sprawie zagranicznej polityki kulturalno-naukowejB5Bc-Z
501Programy międzyrządowe

i porozumienia międzyresortowe w dziedzinie kultury nauki i oświaty

ABcB5Własne materiały, wytyczne, umowy - Kat. A, pozostałe materiały - Kat. B5E
502Plany i sprawozdania z działalności

kulturalno-naukowej i promocyjnej

E - w centrali

Z - na placówce

5020Plany resortuABc-
5021Plany placówek zagranicznychABcB5
5022Sprawozdania resortuABc-
5023Sprawozdania placówek zagranicznychABcB5
503Rozwój polskiej dyplomacji kulturalnej na tle organizacji zagranicznej polityki kulturalnej innych państwABcB5Analizy, notatki, własne opracowania - Kat. A, pozostałe materiały - Kat. B5Z
504Finansowanie działalności kulturalno- naukowej, promocyjnej resortu

i placówek zagranicznych

Z
5040Umowy w sprawach realizacji projektów z dziedziny promocji kultury, naukiB5B5B5
5041Dotacje w zakresie realizacji projektów promocyjnych, kulturalno-naukowychB5BcB5
5042Rozliczenia finansowe z udzielonych dotacjiB10BcB5
505Szkolenie pracowników MSZ pod kątem wymogów dyplomacji kulturalnejB5Bc-Programy, ewidencja

szkoleń

Z
51Współpraca kulturalno-naukowa
510Instytuty naukoweProgramy, własne opracowania dotyczące działalności - Kat. A. Korespondencja niemerytoryczna - Kat. B5Z
5100Polskie za granicąABcB5
5101Państw obcych w PolsceABc-
511Współpraca i stosunki z krajowymi i zagranicznymi instytucjami kulturalno-naukowymiZ
5110Współpraca z instytucjami krajowego zaplecza dyplomacji kulturalnejB10BcB10
5111Współpraca z instytucjami krajowymi na rzecz rozwoju współpracy naukowej z zagranicąB10BcB10
5112Współpraca z zagranicznymi instytucjami i środowiskami działającymi na rzecz popularyzacji polskiej kultury i naukiB10BcB10
512Konkursy, nagrody oraz patronaty Ministra SZABcB5Wykazy nagrodzonych,

programy konkursów,

nagrodzone prace

Z
513Dary dla instytucji kulturalnych i naukowychB5BcB5Korespondencja ws. pośrednictwaZ
514Odzyskiwanie dóbr kulturyABcB10Korespondencja, protokołyE
515Analizy i raporty dotyczące

stosunków kulturalno-naukowych i oświatowych z zagranicą

ABcB5E - w centrali

Z - na placówce

52Pośrednictwo naukoweZ
520Wymiana międzypaństwowa zbiorów bibliotecznych, naukowych, muzealiów, archiwaliówB10BcB5
521StypendiaZ
5210RP dla cudzoziemcówB10BcB10
5211Państw obcych dla obywateli polskichB10BcB10
5212RP dla Polaków z zagranicyB10BcB10
522Wymiana naukowaB10BcB10
523Nagrody i odznaczenia obywateli państw obcych za zasługi dla kultury i nauki polskiejB5BcB5
53Promocja
530Organizacja działań promocyjnych
5300Tworzenie wieloletnich i rocznych rządowych priorytetów promocji RP za granicąABcB5Własne opracowania,

lub opracowania przygotowane na zlecenie Ministerstwa, także własne uwagi i opinie

E - w centrali
5301Celowe programy promocyjne angażujące różne instytucje, organizacje i stowarzyszeniaABcB5Materiały merytoryczne. Pozostałe materiały i korespondencja niemerytoryczna - Kat. B5Z
5302Koordynacja międzyresortowej promocji RP za granicąB5Bc-Z
5303Informacje na temat systemów promocyjnych innych państwB5BcB5Z
531Współpraca i finansowanie projektów TV i RadiaB5BcB5Z
54Działalność promocyjnaZ
540Wizyty studyjneB5BcB5
541Pozyskiwanie materiałów informacyjnych i promocyjnychB2BcB2
542Zamawianie materiałów służących promocji RPB2BcB2
543Promocja kulturyZ
5430Promocja w dziedzinie nauki i technikiB5BcB5
5431Promocja w dziedzinie literaturyB5BcB5
5432Promocja w dziedzinie muzykiB5BcB5
5433Promocja w dziedzinie plastykiB5BcB5
5434Promocja w dziedzinie teatru, opery, baletuB5BcB5
5435Promocja w dziedzinie filmu, fotografiiB5BcB5
5436Promocja w dziedzinie historii i wiedzy o PolsceB5BcB5
5437Spotkania z wybitnymi osobistościami z PolskiB5BcB5
544Wystawy w kraju i zagranicąWłasne scenariusze wystaw i ich realizacja, dokumentacja wystaw

(zdjęcia, wycinki prasowe itp.) - Kat. A, pośrednictwo, korespondencja - Kat. B5

Z
5440Wystawy artystyczneB5BcB5
5441Wystawy gospodarcze, targiB5BcB5
5442InneB5BcB5
55Obchody i uroczystościB10BcB5Z
56WydawnictwaZ
560Polskie o zagranicyB5BcB5
561Zagraniczne o PolsceB5BcB5
57Sport i turystykaZ
570Programy współpracy w dziedzinie sportu i turystykiABcB5Własne opracowania,

wytyczne, korespondencja nie merytoryczna - Kat. B5

571Raporty i analizy ze współpracy w dziedzinie sportu i turystykiABcB5
6KADRY
60Zasady pracy i płacy
600Zbiór przepisów prawnych

dotyczących pracy, płac oraz spraw osobowych

BE10BcBcDo Kat. A zalicza się

własne ustalenia w tym zakresie. Dotyczy także korpusu służby cywilnej

E - w centrali
601Regulaminy pracy, czas pracyABcAWłasne, zewnętrzne Kat. B5Z
602Zasady wynagradzania, nagradzania i premiowaniaABcBcWłasne, zewnętrzne Kat. B5Z
603Ewidencja osobowa
6030Akta osobowe pracownikówBE50BcB50Prowadzi się w sposób określony w rozporządzeniu MPiPS z dnia 28.05.96 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 286)E
6031Pomoce ewidencyjne do akt osobowychB50BcB50Z
6032Kadra kierownicza MSZABcBcKomunikaty o zmianach personalnychZ
6033Świadectwa pracy, zaświadczenia itp.B5BcBcZ
6034Oświadczenia majątkowe pracownikówBE6BcBcZ
6035Oświadczenia lustracyjneBE50--Z
6036Legitymacje służbowe i karty identyfikacyjne pracowników własnej jednostkiB5BcBcZ
61Zatrudnienie i wynagradzanie pracownikówZ
610Zatrudnienie
6100Normy zatrudnienia i obsady stanowiskABcBcWłasne ustalenia Kat. A, wytyczne zewnętrzne - Kat. B10
6101Kandydaci do pracy w MSZB10BcBcWnioski uruchamiające

postępowanie, protokoły z postępowania - Kat. B10, oferty kandydatów - Kat. Bc (z uwagi na ustawę o ochronie danych osobowych)

6102Przeniesienia pracowników między komórkami organizacyjnymiB2BcBc
6103Konkurs na aplikację dyplomatyczno- konsularnaB5BcB5
6104Klasyfikacja i opis stanowisk pracy, wartościowanie stanowisk pracy, plany rozmieszczenia pracownikówBE10BcBcDla planów rozmieszczeń pracowników - Kat. A
6105Przeglądy i oceny kadroweBE5BcBc
6106Współpraca z Krajową Szkołą Administracji Publicznej ws. zatrudnienia absolwentów szkołyB5Bc-
6107Urzędnicy służby cywilnejBE5Bc-
6108Analizy i oceny dotyczące zatrudnienia i wynagrodzeń pracownikówABcBc
611Wynagradzanie, nagradzanie, awansowanie i ocenianie pracownikówZ
6110WynagradzanieB2BcB2
6111Nagradzanie pracowników z funduszu nagródB2BcB2Kopie decyzji o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych
6112Dodatkowe wynagrodzenie roczneB2BcB2
6113Awanse, podwyżki, dodatki za wysługę latB10BcB2
6114Nagrody jubileuszoweB10BcB2
6115Dyplomy, listy, podziękowaniaB2BcB2Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 6030
6116Opinie okresowe pracownikówB5BcB2
612Prace zleconeB10BcB10Umowy, zezwoleniaZ
6120Ze składką ZUSB50BcB50
6121Bez składki ZUSB5BcB5
6122Umowy o dziełoB10BcB10
613Nagrody, kary, odznaczeniaZ
6130NagrodyB10BcB10Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych (klasa 6030)
6131OdznaczeniaB5BcBcWnioski
6132KaryB5BcB5
6133Komisja dyscyplinarnaB10BcB5Protokoły posiedzeń. Kopie pism z kwalifikacją kary odkłada się do akt osobowych
62Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracownikówZ
620Organizacja szkolenia

i doskonalenia zawodowego

Do Kat. A kwalifikuje się własne programy i plany, formy i metody, obce do Kat. B5
6200Akty wewnętrzne dotyczące szkolenia i rozwoju zawodowegoABc-
6201Plany i programy szkoleniaABcBc
6202Analizy i oceny form szkoleniowychABcBc
6203Egzamin dyplomatyczno-konsularnyB3BcB3
621SzkoleniaZ
6210Szkolenia ustawiczneB5Bc-
6211Służba przygotowawczaB5Bc-
6212Szkolenia zagraniczneB5Bc-
6213Szkolenia w ramach aplikacji dyplomatyczno-konsularnejB5Bc-
6214Ewidencja osób szkolonych, protokoły egzaminacyjne i świadectwa naukiB50Bc-
6215Organizacja egzaminów resortowych z języków obcychB5Bc-
6216Zaświadczenia językoweB5BcBc
622Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomoweB5BcBcUmowy, korespondencjaZ
6220Praktyki studenckie i stażeB5BcB5
6221Staże zagraniczneB5Bc-
6222Współpraca zagraniczna w zakresie szkoleń, wymiana dyplomatówB10Bc-
63Wykorzystanie czasu pracyZ
630Dokumentacja obecności w pracyB3BcB3Listy obecności, książki

wyjść w godzinach pracy

631Absencja chorobowaB3BcB3Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności - Kat. Bc
632Urlopy pracowniczeZ
6320Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowychB3BcB3
6321Urlopy okolicznościoweB3BcB3
6322Urlopy macierzyńskie

i wychowawcze

B3BcB3
6323Urlopy bezpłatneB3BcB3
6324Urlopy zdrowotneB3BcB3
633Ewidencja delegacji służbowychB3BcB3Rejestr delegacji krajowych i zagranicznych. Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych - Kat. B5Z
64Sprawy socjalno-bytoweZ
640Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowychBE10BcBcRegulamin ZFŚS. Jak

w klasie 600

641Pożyczki mieszkanioweB5BcBcWnioski, umowy
642Zaopatrzenie rzeczowe pracownikówB3BcBc
643Ogródki działkoweB5BcBcPodania, przydziały
644Opieka zdrowotna
6440AmbulatoriumABcBcPodstawowe zasady

funkcjonowania w resorcie służby zdrowia. Dokumentacja dot. np.: gospodarki lekami, sprzętem Kat. B10

6441Sanatoria, wczasy leczniczeB3BcBcDecyzje o dofinansowaniu, kopie faktur. Oryginały faktur stanowią dowody księgowe
6442Zasiłki choroboweB5BcBcDokumentacja stanowiąca podstawę przyznania
6443Zasiłki połogowe, pogrzebowe, losowe i inneB3BcB3Jak w klasie 641
6444Opieka nad inwalidamiB3BcBc
6445Opieka nad emerytami i rencistamiB3BcBc
645Wypoczynek pracowników i ich rodzin
6450Wczasy pracownicze i rodzinneB5BcBcJak w klasie 6441
6451Obozy, kolonie dla dzieci

i młodzieży

B5BcBc
646Imprezy sportowe, oświatowe

i kulturalne

B2BcBc
647Akcje socjalneABcBcSprawozdania, analizy,

wnioski z realizacji akcji socjalno-bytowych

65Emerytury, renty, ubezpieczeniaZ
650Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczenioweB5BcBcPrzepisy ZUS i PZU
651Emerytury i renty
6510Ewidencja emerytów i rencistówB10BcBc
6511Wnioski o emerytury i rentyB3BcBc
6512Wnioski o renty inwalidzkie i specjalneB3BcBc
6513Dodatki do rent i emeryturB3BcBc
652Ubezpieczenia społeczne
6520Składki ubezpieczenia społecznegoB5BcBcPodstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych, korespondencja
6521Ubezpieczenia grupoweB10BcBcOkres przechowywania

liczy się od daty upływu terminu umowy ubezpieczeniowej

6522Legitymacje ubezpieczenioweB5BcBcRejestry wydanych legitymacji lub duplikatów, skorowidze, legitymacje zwrócone
6523Dowody uprawnień do zasiłkówB5BcBcChorobowych, pogrzebowych, rodzinnych
66Bezpieczeństwo i higiena pracyZ
660Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracyBE5BcBcWłasne przepisy - Kat. A
661Stan bezpieczeństwa i higieny pracy
6610Przegląd i kontrola stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w MSZB3Bc-
6611Przegląd i kontrola stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w placówkachB3BcB3
6612Analizy i oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracyABcBc
662Środki ochronneZ
6620Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistejB3BcB3
6621Urządzenia ochronne i sanitarneB3BcB3
6622Środki utrzymania czystościB3BcB3
663Wypadki przy pracy, zdrowieZ
6630Wypadki zbiorowe, śmiertelne i inwalidzkieABcB10
6631Inne wypadkiB10BcB5
6632Analizy i oceny wypadkowości i chorób zawodowychABcBc
6633Badania okresowe pracownikówB*--* Okres przechowywania zgodny z wymaganiami na danym stanowisku pracy
664Szkolenia w sprawach bezpieczeństwa i higieny pracyB5BcB5Z
67Ochrona danych osobowychABcB5Kat. A - przepisy własne, wykazy zbiorów danych osobowych. Korespondencja niemerytoryczna - Kat. B5Z
7FINANSE
70Podstawowe zasady gospodarki finansowejABcBcWłasne ustalenia. Pozostałe przepisy Kat. B10Z
71Planowanie i wykonanie budżetu
710Przepisy prawne dotyczące planowania budżetowegoBE10BcBcZ
711Budżet resortu spraw zagranicznych
7110Opracowania i materiały dotyczące projektowania budżetuB5BcBcZ
7111Budżet zbiorczy: zmiany i realizacjaABcBcE - w centrali

Z - na placówce

7112Plany finansowe i sprawozdania z ich realizacji komórek organizacyjnych resortu spraw zagranicznychABcBcZ
7113Plany finansowe i sprawozdania z ich realizacji placówek zagranicznychABcB101 egz. przekazywany jest do MSZ gdzie podlega trwałemu przechowywaniu. Placówka przechowuje przez okres 10 lat

2 egz.

Z
7114Zarządzanie finansowe w ujęciu zadaniowymB25BcB10Z
7115Dotacje budżetoweB5BcBcZ
712Nadzorowanie prawidłowości wykorzystania finansów sektora publicznegoZ
7120Fundusze celoweB5BcBc
7121Fundusze specjalneB5BcB5
713Plany finansowe inwestycji

i remontów

Z
7130Plany finansowania inwestycji własnych i ich realizacjaB5BcBc
7131Plany finansowania inwestycji placówek zagranicznychB5BcB5
7132Finansowanie remontów własnychB5BcBc
7133Finansowanie remontów placówek zagranicznychB5BcB5
72Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowaZ
720Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowejB10BcBc
721Dokumentacja księgowaZ
7210Zakładowy plan kontB10BcB10Dotyczy realizacji budżetu, księgowości
7211Dowody księgoweB5BcB10
7212Wydruki księgoweB5BcB5
7213Dokumentacja księgowa inwestycjiB5BcB5Okres przechowywania

całości dowodów dotyczący danej inwestycji liczy się od następnego roku po jej rozliczeniu

7214Dowody księgowe inwestycjiB5BcB5
7215Dokumentacja bankowaB10BcB10Karty wzorów podpisów, upoważnienia, umowy

z bankami, korespondencja bankowa

722Dowody księgoweZ
7220Dokumentacja kasowaB5BcB5
7221Raporty kasowe-oryginałyB5BcB5Kopie Kat. B2
7222Uzgodnienia saldB3BcB3
7223Noty memoriałowe i faktury
7224Depozyty kasoweB5BcB5
7225Rewizje i lustracje kasoweB5BcB5
7226Windykacja należnościB10BcB10
723Płace, delegacje służbowe
7230Dokumentacja płacB10BcB10Z
7231Listy płac z osobowego funduszu płac pracownikówB50BcB50E
7232Listy nagród i innych świadczeń pracowniczychB50BcB50E
7233Karty wynagrodzeń i świadczeń pracowniczychB50BcB50E
7234Listy płac z tytułu realizacji umów zleceń i umów o dzieło z opłaconymi składkami ZUSB50BcB50Kopie list łącznie z dokumentacją do ich sporządzeniaE
7235Listy płac z tytułu realizacji umów zleceń i umów o dzieło bez opłaconych składek ZUS oraz wynagrodzeń ryczałtowychB10BcB10Kopie list łącznie z dokumentacją do ich sporządzeniaZ
7236Deklaracje podatkowe PITB10BcB10Informacja o dochodach z tytułu płac, deklaracje na zaliczki podatku dochodowego potrącone z wypłat pracownikówZ
7237Deklaracje RMUAB3BcB3Z
7238Rozliczenie delegacji służbowychB5BcB5
7239Zaświadczenia o płacachB5BcB5Druki Rp7 - zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniuZ
Z
73Świadczenia z tytułu ubezpieczeń społecznychZ
730Listy płatnicze z tytułu świadczeń z ubezpieczenia społecznegoB10BcB10
731Deklaracje rozliczeniowe z tytułu świadczeń z ubezpieczenia społecznegoB10BcB10
732Obsługa finansowo-księgowa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i innych funduszyB5Bc-Oryginały umów ZFŚS
733Dokumentacja kasy zapomogowo- pożyczkowejB10Bc-Bilans kasy zapomogowo-pożyczkowej Kat. B25
734Dokumentacja środków specjalnychB10BcB10
735Dokumentacja bankowaB10BcB10Jak w klasie 7215
74InwentaryzacjaZ
740Inwentaryzacja w Ministerstwie
7400Komisje inwentaryzacyjneB5BcBc
7401Realizacja zaleceń poinwentaryzacyjnychB5BcBc
7402Spisy z natury oraz protokoły komisji i zespołów spisowych

z przeprowadzonych inwentaryzacji

B5BcBc
741Inwentaryzacja w jednostkach podległych lub nadzorowanychZ
7410Spisy z natury majątku użyczonegoB5BcB5Dokumentacja dotycząca przeprowadzonych

inwentaryzacji w jednostkach użytkujących składniki mienia będące własnością MSZ

742Uzgodnienia stanów ewidencyjnych rzeczowych składników mieniaB5BcB5
743Sprawozdania komisji inwentaryzacyjnejB5BcB5
744Wycena i przecena, amortyzacjaB10BcB10
75Zamówienia publiczne, przetargi, ofertyZ
750Przepisy prawne dotyczące zamówień i przetargówBE10BcBE10Przepisy własne - Kat. A
751Kryteria oceny ofertBE5BcBE5
752Zamówienia publiczneZ
7520Powoływanie komisjiB5BcB5
7521Wybór ofertB10BcB5Dla każdego zamówienia prowadzi się odrębną teczkę zawierającą materiały kontrahentów, opinie komisji i decyzje.

Okres przechowywania liczy się od daty realizacji przedsięwzięcia

753PrzetargiZ
7530Powoływanie komisjiB5BcB5
7531Wybór ofertyB5BcB5Jak w klasie 7421
754Konkurs ofertB5BcB5
755Rejestr zamówień publicznych, odwołań i protestówABcB5
756SprawozdaniaBE10BcBE10Dot. funkcjonowania systemu zamówień publicznych i dla potrzeb kontroliZ
76Dyscyplina finansów publicznychZ
760Akta postępowań prowadzonych przez rzecznika dyscypliny finansów publicznychB5BcB5Zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, postanowienia rzecznika dyscypliny finansów publicznych, wnioski o ukaranie, wystąpienia, inne materiały w sprawie. Akta jednej sprawy typowej z jednego roku zalicza się do kategorii A
761Akta postępowań prowadzonych przez komisję orzekającą w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznychB5BcB5Wnioski o ukaranie, zarządzenia przewodniczącego komisji, odwołania, zażalenia, korespondencja. Akta jednej sprawy typowej z jednego roku zalicza się do kategorii A
8ADMINISTRACJA
80Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościamiZ
800Przepisy własneA-Bc
801Przepisy zewnętrzneB5-BcOkres przechowywania

liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu

81Administrowanie nieruchomościE
810Dokumentacja techniczno- eksploatacyjna nieruchomości MSZBE50-BE5Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą komplet oryginałów dokumentacji lub książki obiektów nieruchomości będących własnością lub we władaniu resortu. Dokumentacja obiektów zabytkowych, dokumentacja projektowa biura projektów - Kat. A
811Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń użytkowanych przez ministerstwoA-Bc
812Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń użytkowanych przez placówki zagraniczneA-Bc
813Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości, lokali i pomieszczeńDokumentacja prawna

i techniczna. Okres przechowywania liczy się od utraty lub przekazania

obiektu. Dla każdego obiektu zakłada się oddzielną teczkę

8130na potrzeby ministerstwaA-Bc
8131na potrzeby placówekA-Bc
814Najem, dzierżawa nieruchomościBE25-Bc
815Podatki, opłaty i czynsze za lokale, pomieszczenia i nieruchomościB10BcB10Oryginały faktur stanowią dowody księgoweZ
82Utrzymanie lokali i pomieszczeńP
820Eksploatacja nieruchomości, lokali i pomieszczeńB2-B2
821Eksploatacja urządzeń techniczno- instalacyjnychB2-B2
822Utrzymanie czystościB2-B2
823Ogrzewanie lokali i pomieszczeńB2-B2
824OświetlenieB2-B2
825Woda, kanalizacja (ścieki)B2-B2
826Dekoracja, flagowanie, estetykaB2-B2
827Gospodarka energetycznaP
8270Ogólne zasady gospodarki energetycznej, cieplnej i paliwamiABcBcWłasne przepisy. Pozostała dokumentacja - Kat. B10
8271Limitowanie paliw i energiiB3BcB3
83Bezpieczeństwo dyplomatyczne. Ochrona obiektów i mienia
830Podstawy prawne dotyczące zagrożeń i sytuacji kryzysowychA-B10Opracowania własne.

Przepisy zewnętrzne - Kat. B2

E
831Stan bezpieczeństwa i zagrożenia dla ministerstwa, placówek i personeluE
8310Analizy, opinie i opracowania własneA-Bc
8311Analizy, opinie i opracowania komórek organizacyjnychA-Bc
8312Analizy, opinie i opracowania placówek - Europa Zach. i Płd.-Wsch.A-Bc
8313Analizy, oceny i opracowania placówek - Afryka i Bliski Wsch.A-Bc
8314Analizy, oceny i opracowania

placówek - Europa Wsch., Zakaukazie i Azja Centralna

A-Bc
8315Analizy, oceny i opracowania placówek - Azja i OceaniaA-Bc
8316Analizy, oceny i opracowania placówek - AmerykaA-Bc
8317Analizy, oceny i opracowania służb ochrony państwaA-Bc
8318Analizy, oceny i opracowania innych podmiotówA-Bc
832Polityka bezpieczeństwa osobowegoZ
8320Plany i materiały szkolenioweA-Bc
8321Osobowe karty szkoleńB50-Bc
8322Oceny pracowników krajowychB50-Bc
8323Oceny pracowników miejscowychB50-Bc
8324Ewidencja naruszeń przepisów i standardów bezpieczeństwa osobowegoB5-Bc
833Ochrona fizyczna obiektówZ
8330Służby BORB10-B10
8331Służby MONB10-B10
8332Inne formy ochrony fizycznejB10-B10
834Ochrona przeciwpożarowaZ
8340Szkolenia przeciwpożaroweB5-B5
8341Kontrola stanu zabezpieczeń przeciwpożarowychB5-B5
8342Sprzęt i instalacje przeciwpożaroweB5-B5
8343Komisje, opinie, odbioryB5-B5
835Techniczne aspekty bezpieczeństwa obiektówOkres przechowywania

dokumentacji rozpoczyna się z chwilą wymiany systemów bezpieczeństwa i ochrony

E
8350Dokumentacja i materiały dotyczące elektronicznych systemów ochrony placówekB25BcB25
8351Dokumentacja i materiały dotyczące mechanicznych systemów ochrony placówekBE50BcB10
8352Dokumentacja i materiały dotyczące systemów bezpieczeństwa ministerstwaABcBc
8353Nadawanie uprawnień w systemach technicznego zabezpieczeniaB10BcB10
836Kategoryzacja standaryzacja zabezpieczeńZ
8360Wykazy placówek pod kątem kategoryzacjiB10BcBc
8361Specyfikacje standardów zabezpieczeń dla odpowiednich kategoriiB10BcBcPodlegają bieżącej aktualizacji adekwatnie do zmieniających się uwarunkowań
837Gotowość obronna i zarządzanie kryzysowe
8370Plan operacyjny funkcjonowania działu administracji rządowej - sprawy zagraniczne w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojnyABcB5E - w centrali

Z - na placówce

8371Plany i sprawozdania obronne placówekABcB5Dla każdej placówki prowadzi się odrębną teczkęE - w centrali

Z - na placówce

8372Współpraca z MON i innymi jednostki organizacyjnymi w zakresie spraw obronnychABcBcMateriały analityczne,

opracowania własne. Pozostała korespondencja - Kat. B5

Z
8373Uczestnictwo MSZ w narodowych programach obronnychABcBcJak w klasie 8382Z
8374Zarządzanie kryzysoweABcBcOpracowania własne. Pozostała korespondencja - Kat. B10E
8375Ewidencja przydziałów mobilizacyjnychABcBcE
8376Ewidencja pracowników reklamowanychB10BcBcE
8377Planowanie obrony cywilnejB10BcBcE
8378Ćwiczenia obrony cywilnejB3BcBcZ
84Transport i Łączność
840Gospodarka samochodowaZ
8400Zasady gospodarowania sprzętem samochodowymB10BcB10
8401Eksploatacja własnych środków transportuB5BcB5W tym gospodarka paliwem
8402Dokumentacja techniczno- eksploatacyjna samochodówB5BcB5Okres przechowywania

liczy się od momentu

wycofania samochodu z eksploatacji

8403Wypadki i uszkodzenia samochodów. OdszkodowaniaB10BcB10
8404Samochody prywatne używane do celów służbowychB2BcB2Arkusze ewidencyjne wykorzystania przyznanych limitów, korespondencja
8405Kierowcy - ewidencja pracyB2BcB2
841Łączność
8410Organizacja i funkcjonowanie systemów kryptografiiB5BcBcE
8411Organizacja i funkcjonowanie łączności rządowejB5BcBcE
8412Opisy organizacyjne i schematy działania różnych rodzajów i systemów łącznościB20BcBcE
842Zabezpieczenie łączności

w sytuacjach kryzysowych i dużych operacji

B10BcBcE
843Ewidencja sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnychB10BcB10E - w centrali

Z - na placówce

844Eksploatacja środków łącznościZ
8440Świadectwa homologacyjne urządzeń telekomunikacyjnychB10BcB10
8441Eksploatacja środków bezprzewodowychB5BcBc
8442Eksploatacja środków przewodowychB5BcBc
85ZaopatrzenieZ
850Zaopatrzenie w materiały biurowe, techniczne i inneB5BcB5M.in. umowy z dostawcami - Kat. B5. Oferty, katalogi - Kat. Bc
851Zaopatrzenie w środki trwałeB5BcB5
852Zaopatrzenie w środki nietrwałe/ niskocenneB5BcB5
853Zaopatrzenie w artykuły spożywcze do celów reprezentacyjnychBcBcBcW tym przydział art. spożywczych dla Biur/Departamentów, zabezpieczenie recepcyjne spotkań służbowych w obiektach Ministerstwa
854Zakupy i magazyn upominkówB5BcB5
855Magazynowanie i użytkowanieB5BcB5
856Konserwacja i remonty środków trwałych i nietrwałychB3BcB3Renowacja
857Dokumentacja techniczna

i eksploatacji maszyn i urządzeń

B5BcB5
858Analizy, oceny i wyceny wyposażenia - okresoweABcBcW tym środków trwałych np. samochody
86Inwestycje i remontyZ
860Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontówABcBcWłasne wytyczne, analizy, potrzeby. Pozostałe przepisy - Kat. B10
861Przygotowanie inwestycji i remontówB5BcB5Wnioski, opinie, zezwolenia
862Realizacja inwestycji i remontówB5BcB5Umowy z wykonawcami, harmonogram robót, rozliczenia. Dla każdej inwestycji zakłada się odrębną teczkę
863Odbiór i rozliczenie inwestycji oraz remontówB5BcB5
864Zaopatrzenie materiałowe i wyposażenioweB3BcB3
865Ewidencja inwestycji i remontówABcBc
866Nadzór techniczno-budowlanyB5BcB5
87Ewidencja majątku
870Zasady gospodarowania środkami rzeczowymiABcBcWłasne wytyczne. Przepisy zewnętrzne Kat. B5Z
871Wartości środków trwałychB10-B10Kartoteki analityczneZ
8710Dowody księgowe środków trwałychB10-B10
8711Dowody księgowe wyposażenia pozabilansowegoB10-B10
8712Dowody księgowe wewnętrzneB10-Bc
8713Przeceny i wyceny majątkuB10-B10
8714Protokoły zniszczenia - zagubieniaB10-B10
8715Gospodarka środkami rzeczowymiB5-B5Upłynnianie środków

trwałych i nietrwałych,

protokoły: zdawczo-odbiorcze, sprzedaży, przekazania, likwidacji,

873Ewidencja środków trwałychE
8730Księgi inwentarzoweB10-B10Okres przechowywania

liczy się od momentu wycofania środka trwałego z eksploatacji

8731Pozostała ewidencjaB5-B5Kartoteki, rejestry podstawowe i pomocnicze
8732Ewidencja osobistego wyposażenia pracownikówB5-B5
8733Dzieła sztuki (depozyty)BE10-BE10Ewidencja dzieł sztuki

wypożyczonych, wynajętych oraz będących własnością MSZ i/lub placówki.

874Dokumentacja inwentaryzacyjnaB5BcB5Arkusze spisowe, protokoły, sprawozdaniaZ
88Ubezpieczenia majątkuB5BcB5Ruchomości i nieruchomościE
89IntendenturaZ
890Recepcja obiektów MSZB2--
891Sprawy wypożyczenia salB2-B2
892Prace porządkoweB2-B2
893Gospodarka odpadami i surowcamiB3-B3
9UNIA EUROPEJSKAE - podlega cała dokumentacja w centrali i na placówce
90Programowanie i koordynacja polityki integracyjnej
900Posiedzenia dyrektorów komórek ds. europejskich ministerstw i urzędów centralnychB2Bc-Materiały informacyjne

do uzgodnień, listy obecności

901Komitetu ds. EuropejskichKERM
9010Organizacja prac Komitetu ds. EuropejskichABcB5Regulaminy, plany i harmonogramy prac, uchwały raporty dla Premiera wraz z pismem przekazującym - Kat. A, korespondencja, uwagi - Kat. B5
9011Posiedzenia Komitetu ds. EuropejskichABcB2Materiały na posiedzenia wraz z pismami przekazującymi z resortów, porządek obrad wraz z rozdzielnikiem, uwagi do materiałów na posiedzenie, teksty ostateczne dokumentów po posiedzeniach, stenogramy, protokoły z listą obecności, komunikaty prasowe - Kat. A.

Uwagi do materiałów - Kat. B

9012Dokumenty uzgadniane w ramach obiegowego trybu Komitetu ds. EuropejskichAB5B2Dokumenty przekazane

do uzgodnień wraz z pismami przekazującymi

z resortów, ostateczne teksty dokumentów wraz z pismami przekazującymi z resortów, komunikaty dotyczące przyjęcia dokumentów - Kat. A. Uwagi do dokumentów - Kat. B5

9013Dokumenty przekazywane Członkom Komitetu ds. Europejskich do wiadomościBE5BcBc
9014Obsługa organizacyjno-techniczna posiedzeń Komitetu ds. EuropejskichB2BcBcKorespondencja dotycząca dokonanych ustaleń i aktów legislacyjnych i pozalegislacyjnych UE, zgłoszenia obecności, wystąpienia dla Przewodniczącego

Komitetu, korespondencja organizacyjna przed i po posiedzeniach

9015Monitorowanie realizacji ustaleń Komitetu ds. EuropejskichB5B2BcKorespondencja, uwagi, karty realizacji zobowiązań
902Współpraca z Sejmem i Senatem ws związanych z członkostwem RP w UEW tym ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o współpracy Rady Ministrów z Sejmem i Senatem
9020Współpraca z ministerstwami

w sprawie opracowywania projektów stanowisk Rządu dotyczących projektów aktów prawnych UE

ABcB5Dokumentacja ws. opracowań projektów stanowisk RP - Kat. B5
9021Współpraca z ministerstwami

w sprawie opracowania projektów stanowisk Rządu dotyczących projektów poza legislacyjnych UE

ABcB5Jak w klasie 9020
9022Projekty stanowisk rządu oraz informacje Rządu dla Sejmu i Senatu w odniesieniu do projektów UEABcB5Jak w klasie 9020
9023Opinie Sejmu i Senatu odnoszące się do projektów aktów prawnych UE oraz stanowisk RząduABcB5Jak w klasie 9020
9024Informacje Rządu dla Sejmu i Senatu o udziale RP w pracach UEABcB5Jak w klasie 9020
9025Udział Przedstawiciela MSZ

w Posiedzeniach Komisji ds. UE i Komisji Spraw Zagranicznych Sejmu RP i Senatu RP

ABcB5Jak w klasie 9020
91Dokumentowanie procesu integracyjnego
910Baza danych zawierająca akty prawne UEBE5BcB5
911Tłumaczenia aktów prawnych UEB2BcB2Udostępnianie tłumaczeń aktów prawa wspólnotowego, spisów aktów prawnych
912Gromadzenie aktów prawnych UEB5BcB5Akty prawne nadsyłane w ramach realizacji Harmonogramu tłumaczeń
913Tłumaczenie i weryfikacja aktów prawnych UEB5Bc-Tłumaczenie i weryfikacja aktów prawnych UE na prośbę zainteresowanych resortów
914Sprostowania do polskich wersji językowych aktów prawa UE przyjętych przed 1 maja 2004 r.B10BcB5
92Dostosowanie prawa polskiego do prawa UE
920Opiniowanie projektów aktów prawnych co do ich zgodności z prawem UEABcB5Korespondencja merytoryczna, projekty aktów prawnych, opinie
921Współpraca resortowa w zakresie uzgadniania treści projektów aktów prawnychABcB5Korespondencja merytoryczna, materiały własne, protokoły, sprawozdania. Zawiadomienia o spotkaniach - Kat. B2
922Wsparcie eksperckie dla procesu dostosowania prawa polskiego do prawa UE
9220Współpraca z ekspertami dla procesu dostosowania prawa polskiego do prawa UEABcB10Ekspertyzy własne lub

zlecone przez Ministerstwo

9221Współpraca z ośrodkami szkoleniowymi lub naukowymi dla procesu dostosowania prawa polskiego do prawa UEABcB10Jak w klasie 9220
923Koordynacja transpozycji wspólnotowych aktów prawnych
9230Procedura transpozycji wspólnotowych aktów prawnychABcB5Korespondencja ws.

przeniesienia aktów

wspólnotowy na grunt prawa polskiego, instrukcje, harmonogramy realizacji

9231Projekt PL 0013 realizowany w ramach Norweskiego Mechanizmu FinansowegoABcB5Jak w klasie 9230
924Harmonogram przyjmowania aktów prawnych
9240Harmonogram przyjmowania ustawB10Bc-
9241Harmonogram przyjmowania aktów wykonawczych do ustawB10Bc-
925Koordynacja spraw dotyczących naruszeń prawa wspólnotowego prowadzonego przez Komisję Europejską
9250Koordynacja działań związanych z formalnymi postępowaniami prowadzonymi przez Komisję Europejską na podst. art. 226 TWEABcB5Korespondencja w sprawach zarzutów formalnych i uzasadnionych opinii z Komisją Europejską - Kat. A. Korespondencja z resortami nie merytoryczna - Kat. B5
9251Koordynacja działań związanych z nieformalnymi postępowaniami naruszenia przez Polskę prawa wspólnotowegoABcB5TS WE, EFTA, SPI, Sąd do służby publicznej, projekt PL0013
93Koordynacja współpracy

z instytucjami i organami UE

930Reforma traktatowaABcB10Stanowisko Polski, dokumentacja merytoryczna
931Organizacja prac Rady UE
9310COREPER IIABcB5Porządek obrad, instrukcje, sprawozdania, materiały merytoryczne - Kat. A. Pozostałe materiały - Kat. B5
9311COREPER IABcB5Jak w klasie 9310
9312Komitet Polityczny i BezpieczeństwaABcB5
932Instytucje UE
9320Rada EuropejskaABcB10Materiały przekazywane euro parlamentarzystom, analizy
9321Parlament Europejski
9322Komisja EuropejskaABcB10Dokumentacja merytoryczna w tym analizy, sprawozdania, stanowiska prawne i polityczne
9323Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot EuropejskichABcB10W tym sprawy Sądu

i Sądu ds. Służby Publicznej z wyłączeniem

spraw gromadzonych w klasie 925

9324Europejski Trybunał ObrachunkowyABcB10
9325Pozostałe instytucje UEABcB10
9326Zatrudnienie obywateli polskich w instytucjach UE oraz delegowanie ekspertów narodowychBE10BcB10Informacje na KERM, listy pracowników, dossier kandydatów, wykaz przedstawicieli Polski

w grupach roboczych i Komitetach Rady Komisji Europejskiej oraz Radach Zarządzających i Komitetach agencji

9327Przedstawiciele Polski w grupach roboczych i komitetach Rady Komisji Europejskiej oraz radach zarządzających i komitetach agencjiB5BcB5Zgłoszenia instytucjonalne, życiorysy kandydatów, wykazy przedstawicieli w tych organach pomocniczych
9328Mechanizm wymiany poparćABcB10
9329Tłumaczenia podczas posiedzeń grup roboczychB5BcB5
933Udział w pracach Rady UE
9330Rada do Spraw OgólnychABcB5
9331Rada do Spraw ZagranicznychABcB5
9332Rada ds. Gospodarczych i FinansowychABcB5
9333Rada ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw WewnętrznychABcB5
9334Rada ds. Zatrudnieni, Polityki Społecznej, Zdrowia i Polityki dotyczącej KonsumentówABcB5
9335Rada ds. Konkurencyjności (rynek wewnętrzny, przemysł, badania)ABcB5
9336Rada ds. Transportu, Telekomunikacji i EnergiiABcB5
9337Rada ds. Rolnictwa i RybołówstwaABcB5
9338Rada ds. ŚrodowiskaABcB5
9339Rada ds. Edukacji, Młodzieży i KulturyABcB5
934Organy doradcze
9340Komitet RegionówABcB10
9341Europejski Komitet Ekonomiczno-SpołecznyABcB10
935Organy wspierające Radę UEABcB5W tym organy wspierające Radę UE w zakresie Wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa tj.: EUMC, EUMS
936Prezydencja innych państw w Radzie UEABcB10Założenia programowe,

własne analizy, sprawozdania, notatki. Pozostała korespondencja - Kat. B5

937Prezydencja Polski w Radzie UE
9370Programy rządoweABcB10Akty prawne wydane

przez Premiera, Ministra SZ i inne instytucje rządowe

9371Budżet i sprawy finansoweABcB10Budżet prezydencji,

sprawozdania finansowe, wzory umów, ofert, opinie

9372Zarządzanie zasobami ludzkimiABcB10Decyzje personalne
9373Organizacja, logistyka, bezpieczeństwoABcB10Dokumenty decyzyjne - Kat. A, korespondencja nie merytoryczna - Kat. B10
9374Promocja i informacjaABcB10Promocyjne i informacyjne dokumenty programowe. Pozostała dokumentacja m.in. obsługa konferencji, broszury, ulotki - Kat. B5
9375Program i kalendarz prezydencjiABcB10Programy, notatki, sprawozdania, analizy, zestawienia, tabele - własne oraz zlecona przez MSZ
9376Konsultacje w ramach TrioABcB10Notatki, sprawozdania,

instrukcje, tezy do rozmów. Korespondencja

niemerytoryczna Kat. B10

9377Konsultacje z innymi państwami UEABcB10
9378Konsultacje z partnerami społecznymiB5Bc-Korespondencja, zaproszenia, opinie, materiały informacyjne
94Polityki UEStanowiska ostateczne

MSZ i materiały źródłowe z placówek niezbędne do opracowania stanowiska RP - kat. A. Pozostałe dokumenty gromadzone w tej klasie Kat. BE10

940Sprawy ogólne w ramach obszarów działalności UEABcB10W tym polityka rozszerzenia. Programy działań integracyjnych, harmonogramy, realizacja - Kat. A. Pozostała korespondencja Kat. B5
941Polityki sektorowe
9410Sprawy Gospodarcze, Finansowe i PodatkiABcB10W tym polityka budżetowa
9411Stosunki zewnętrzne i Spraw zagraniczneABcB10
9412Zatrudnienie, Polityka Społeczna, Zdrowie i Polityka dotycząca KonsumentówABcB10
9413KonkurencyjnośćABcB10
9414Transport, Telekomunikacja i Energia i Zasoby naturalneABcB10
9415Rolnictwo, Rybołówstwo i ŻywnośćABcB10
9416ŚrodowiskoABcB10
9417Edukacja, Młodzież i KulturaABcB10
9418Nauka, Badania i RozwójABcB10
9419Wymiar Sprawiedliwości, Sprawy Wewnętrzne i Prawa ObywateliABcB10
942Polityki horyzontalneB10BcB10
943Nowa perspektywa finansowaB10BcB10
944Strategia LizbońskaB10BcB10
95Relacje z państwami członkowskimi UE, inicjatywy europejskie o charakterze wewnętrznym
950Podstawy prawne uczestnictwaABcB10Decyzje Rady Stowarzyszenia
951Stosunki bilateralne państw członkowskich UEABcB10Dokumentacja merytoryczna, w tym analizy

stosunków z krajami członkowskimi UE. Dalszy podział według krajów

952Inicjatywy regionalne i ogólnoeuropejskieB10BcB10Korespondencja nie merytoryczna
96Sprawy Zagraniczne UE
960Wspólna Polityka Zagraniczna i BezpieczeństwaABcB10Własne opracowania
961Europejska Polityka Bezpieczeństwa i ObronyABcB10Własne opracowania dotyczące spraw ogólnych. Szczegółowe zagadnienia w klasie 253
962Instrumenty StabilnościABcB10Jak w klasie 960
9620Posiedzenia Komitetu Zarządzającego ds. Instrumentu StabilnościABcB10Jak w klasie 960
963UE - organizacje międzynarodoweABcB10
964Stosunki UE z krajami trzecimiABcB10Korespondencja merytoryczna, w tym analizy stosunków z poszczególnymi krajami. Dla każdego państwa lub programu prowadzi się odrębną teczkę
97Wdrażanie programów

i wykorzystanie środków finansowych z UE

Materiały analityczne, finansowe i raporty - Kat. A
970Udział Polski w programach wspólnotowych UEBE10BcB10
971Współpraca z jednostkami wdrażającymi i ministerstwamiB5BcBc
972Wydatkowanie środków finansowych z UEBE10BcB10
973Monitorowanie programów pomocowych
9730Bazy danych programów pomocowychBE10BcB10Raporty końcowe
9731Raporty i sprawozdania dotyczące realizacji programówBE10BcB10
9732Komitety MonitorująceABcB10Kat. A - regulaminy organizacyjne Komitetów. Kat. B10 - raporty monitorujące, notatki ze spotkań
9733Nominacje Pełnomocników ds. Realizacji Projektów (PAO), sektorowych Pełnomocników ds. realizacji projektów (SAO) i ich zastępcówABcB5Procedury dotyczące powołania Pełnomocników, nominacje - Kat. A. Korespondencja merytoryczna - Kat. B5
9734Nominacje Narodowego Koordynatora Pomocy (NAC) i jego zastępcyABcB10Jak w klasie 9733
974Ewaluacja
9740Raporty i sprawozdania dotyczące programówABcB10Ostateczne wersje raportów i sprawozdań - Kat. A, korespondencja w sprawie sporządzania raportów i sprawozdań, materiały źródłowe - Kat. B10
9741Współpraca z jednostkami wdrażającymi, ministerstwami, Komisją Europejską i in.ABcB10Jak w klasie 9740
9742Oceny programówABcB10Jak w klasie 9740
975Rezerwa celowa
9750Wnioski o uruchomienie rezerwy celowej zgłaszane przez województwaB5Bc-Korespondencja, formularze
9751Wnioski o uruchomienie rezerwy celowej zgłaszane przez resortyB5Bc-Jak w klasie 9750
9752Wnioski o zapewnienie dofinansowaniaB5Bc-Jak w klasie 9750. Materiały dot. uzgodnienia tekstu procedury rezerwy celowej. Informacje dot. pozyskiwania środków z rezerwy celowej
9753Zlecenie realizacji programów jednostkom niepaństwowymB5Bc-Umowy, korespondencja
9754Nadzór i ocena realizacji projektów oraz wydatkowania środków budżetowychABc-Raporty, korespondencja - Kat. A. Materiały niemerytoryczne - Kat. B5
976Program rozwoju instytucjonalnego
9760Inicjowanie i programowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków z funduszu PHAREABc-Programowanie pomocy we współpracy z Komisją Europejską. Krajowe programy operacyjne, memoranda finansowe, harmonogramy realizacji - Kat. A. Pozostała dokumentacja - Kat. B5
9761Koordynacja i nadzór nad wdrażaniem programów współpracy bliźniaczej oraz instrumentem TAIEXB10Bc-Kontrakty współpracy

bliźniaczej oraz instrumenty TAIEX, agenda

i side letters do ww. kontaktów. Korespondencja bieżąca dot. ww. kontaktów, raporty kwartalne. Współpraca twinningowa - Polska jako beneficjent pomocy/współpraca twinningowa oraz instrument TAIEX - Polska jako dawca pomocy

9762Nadzór i ocena realizacji programów pomocowych oraz pozyskiwania

i wydatkowania środków finansowych

ABc-Materiały analityczne,

zmiany fiszek projektowych, przedłużenia okresów kontraktacji i wydatkowania. Korespondencja dot. sporów oraz zgód zawieranych przed sądami powszechnymi

oraz arbitrażowymi - Kat. A. Korespondencja ws. realizacji projektów,

dokumenty finansowe,

harmonogramy płatności, raporty skrócone

o współfinansowaniu, zasilania kont i płatności - Kat. B10

977Ułatwienia podatkowe dla środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej. Monitoring programów pomocowych
9770Wnioski i projekty o dofinansowanie i realizacja umów. PHAREB5Bc-Formularze wniosków,

korespondencja ws. Wniosków i projektów o dofinansowanie

9771InneB5Bc-
9772ZaświadczeniaB5Bc-
9773Decyzje odmowneB5Bc-
9774Wyjaśnienia dotyczące ułatwień podatkowychB5Bc-
98Działalność informacyjno-edukacyjna dotycząca UE
980Założenia polityki informacyjnejABcBcWłasne opracowania
981Seminaria i sympozja organizowane przez ministerstwo w zakresie polityki informacyjnejABc-Programy, wystąpienia, referaty
982Współpraca z ośrodkami badania opinii publicznejB5Bc-
983Współpraca z mediami, organizacjami pozarządowymi i samorządowymi w zakresie polityki informacyjnej
9830Umowy z przedstawicielami mediów, organizacji pozarządowych i samorządówB10Bc-Okres przechowywania

liczy się od daty wygaśnięcia umowy

9831Spotkania z przedstawicielami

mediów, organizacji pozarządowych i samorządów

ABc-Dokumentacja merytoryczna
9832Udział w pracach zespołów doradczych, grup roboczych i rad konsultacyjnych w zakresie polityki informacyjnejABc-Materiały własne, protokoły, sprawozdania. Pozostałe materiały - Kat. B5
984Sprawy kształcenia europejskiego
9840Współpraca z krajowymi instytucjami w zakresie kształcenia europejskiegoABcKorespondencja merytoryczna, własne programy szkoleń, listy uczestników, materiały konferencyjne - Kat. A. Pozostałe - Kat. B5. Dalszy podział klas wg instytucjiB5
9841Współpraca z instytucjami UE

w zakresie kształcenia europejskiego

ABcB5Jak w klasie 9840
9842Współpraca z państwami członkowskimi UE w zakresie kształcenia europejskiegoABcB5Jak w klasie 9840
9843Współpraca z państwami stowarzyszonymi UE w zakresie kształcenia europejskiegoABcB5Jak w klasie 9840
9844Programy wielostronne dotyczące kształcenia europejskiegoABcB5
9845Curricula programoweABcB5
9846Wnioski o dofinansowanieB5Bc-
9847WykładowcyB5Bc-
9848Studia europeistyczneB2Bc-Materiały informacyjne,

rekrutacja, podstawy

współpracy

B
9849Strategie i analizy dotyczące kształcenia europejskiegoABc-Własne materiały analityczne, pozostałe - Kat. B5
985Realizacja umowy o delegację

z Komisją Europejską - projekt Europe Direct

B10Bc-Korespondencja, sprawozdania finansowe, raporty, umowy z ośrodkami Europa Direct
986Współpraca z krajowymi

i zagranicznymi instytucjami

i partnerami społecznymi, placówkami oświatowymi oraz osobami fizycznymi w zakresie informacji europejskiej

i promocji

B3Bc-Przekazywanie materiałów informacyjnych

i promocyjnych. Organizacja spotkań, wykładów, lekcji europejskich, stoisk informacyjnych

i promocyjnych. Udział w konferencjach, seminariach. Udzielanie odpowiedzi na pytania merytoryczne

987Bezzwrotna pomoc zagraniczna
9870Współpraca z jednostkami wdrażającymi i ministerstwamiB5Bc-Dokumentacja przetargowa, wnioski o dofinansowanie, kontrakty, opinie. Okres przechowywania liczy się od zakończenia programu
9871Inicjowanie, programowanie działań, wdrażanie projektów oraz pozyskiwanie i wydatkowanie

środków finansowych

ABc-Materiały analityczne

i finansowe, raporty

9872Ocena i nadzór nad wdrażaniem projektów oraz pozyskiwaniem

i wydatkowaniem środków finansowych

ABc-Modyfikacja fiszek, przedłużenia okresów kontraktacji i wydatkowania środków, relokacje środków
9873Koordynacja wdrażania programówABc-Korespondencja merytoryczna dot. wdrażania programów oraz kwestii proceduralnych. Współpraca z ministerstwami i jednostkami wdrażającymi. Korespondencja

nie merytoryczna - Kat. B5

9874Informacje o programachB2Bc-
99Współpraca z Fundacją Fundusz Współpracy
990Umowy zlecenia oraz umowy o dziełoB5Bc-
991Umowy darowiznyB5Bc-