Zm.: zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Zdrowia.
Dz.Urz.MZ.2014.65
Akt jednorazowyZARZĄDZENIE
MINISTRA ZDROWIA 1
z dnia 21 sierpnia 2014 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Zdrowia
ZAŁĄCZNIK
INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA ZDROWIA
INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA ZDROWIA
Władysław Stępniak
na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.)
dnia 4 sierpnia 2014 r.
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
1) | akceptacja | - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną na sposób załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma; | |
2) | akta sprawy | - całą dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania lub rozstrzygania; | |
3) | archiwista | - pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego; | |
4) | dekretacja | - adnotację, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy; | |
5) | dekretacja zastępcza | - adnotację umieszczaną na piśmie w postaci nieelektronicznej odzwierciedlającą treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją i potwierdzoną podpisem odręcznym osoby przenoszącej treść dekretacji na pismo; | |
6) | dyrektor komórki organizacyjnej | - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań, także osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy; | |
7) | elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) | - elektroniczną skrzynkę podawczą, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235 oraz Dz. U. z 2014 r. poz. 183), zwanej dalej "ustawą o informatyzacji"; | |
8) | elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) | - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, tworzenia i gromadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r. poz. 822), zwanej dalej "ustawą archiwalną"; | |
9) | informatyczny nośnik danych | - informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej; | |
10) | komórka merytoryczna | - komórkę organizacyjną, do której zadań należy prowadzenie i załatwienie danej sprawy i która w związku z tym zakłada sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nie tworzącą akt sprawy; | |
11) | komórka organizacyjna | - wydzieloną organizacyjnie część Ministerstwa, wymienioną w Regulaminie organizacyjnym Ministerstwa; | |
12) | metadane | - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie; | |
13) | naturalny dokument elektroniczny | - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem danych zapisanym w postaci elektronicznej, możliwy do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej; | |
14) | odwzorowanie cyfrowe | - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z treścią oraz jego zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru; | |
15) | pieczęć wpływu | - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę Ministerstwa, nazwę komórki organizacyjnej, w której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informacji o liczbie załączników; | |
16) | pismo | - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową niezależnie od sposobu jej utrwalenia; | |
17) | prowadzący sprawę | - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne; | |
18) | przesyłka | - dokumentację otrzymaną lub wysłaną przez Ministerstwo, w szczególności za pomocą listu, paczki, telefaksu, środków komunikacji elektronicznej, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP,a także żądania złożone przez petenta w formie ustnej do protokołu; | |
19) | punkt kancelaryjny | - komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, kancelarię główną lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek, także osobę wykonującą określone czynności kancelaryjne; | |
20) | rejestr | - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju (na przykład rejestr przesyłek wpływających, rejestr pism wychodzących, rejestr pism wewnętrznych), które w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją są raportami automatycznie generowanymi na podstawie metadanych przyporządkowanych do tych pism i przesyłek; | |
21) | rejestr pism wewnętrznych | - raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny Ministerstwa; | |
22) | rejestr przesyłek wpływających | - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Ministerstwo, prowadzony jako jeden rejestr dla całego Ministerstwa; | |
23) | rejestr przesyłek wychodzących | - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez Ministerstwo, prowadzony jako jeden rejestr dla całego Ministerstwa; | |
24) | skład chronologiczny | - uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją; | |
25) | skład informatycznych nośników danych | - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których zapisano dokumentację w postaci elektronicznej napływająca i powstająca w związku z załatwianiem spraw przez Ministerstwo; | |
26) | spis spraw | - narzędzie w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją do rejestrowania spraw w obrębie klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej; | |
27) | sprawa | - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości; | |
28) | system EZD | - system teleinformatyczny, w ramach którego realizowane jest Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją; | |
29) | teczka aktowa | - materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej, | |
30) | urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) | - urzędowe poświadczenie odbioru, w rozumieniu ustawy o informatyzacji. |
Rozdział 2
Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek
Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek
Rozdział 3
Przeglądanie i przydzielanie przesyłek
Przeglądanie i przydzielanie przesyłek
Rozdział 4
Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
1) dowolnie wybranych okresów chronologicznych;
2) dowolnie wybranej klasy z wykazu akt obowiązującego aktualnie w Ministerstwie, niezależnie od tego jakiego rzędu jest to klasa.
Rozdział 5
Załatwianie spraw
Załatwianie spraw
Rozdział 6
Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism
Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism
Rozdział 7
Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Rozdział 8
Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Ministerstwa, jego komórki organizacyjnej lub ich reorganizacji
Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Ministerstwa, jego komórki organizacyjnej lub ich reorganizacji
Załącznik Nr 1
A - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą
(zestaw minimalny)
A - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą
(zestaw minimalny)
Lp. | Nazwa elementu | Sposób zapisu | Wymagalność* | Powtarzalność |
1 | Oznaczenie nadawcy przesyłki, w tym: | tak | ||
1a | Nazwa nadawcy niebędącego osobą fizyczną | tekst | wymagane, jeżeli nie określono 1b | nie |
1b | Nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion | wymagane, jeżeli nie określono 1a | nie |
2 | Adres nadawcy, o którym mowa w pkt 1, a w tym: | nie | ||
2a | Kod pocztowy | tekst | opcjonalne | nie |
2b | Miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | wymagane | nie |
2c | Ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | opcjonalne | nie |
2d | Budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | opcjonalne | nie |
2e | Lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | opcjonalne | nie |
2f | Skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym) | tekst | opcjonalne | nie |
2g | Kraj | tekst | wymagane | nie |
2h | E-mail (adres poczty elektronicznej) | tekst | opcjonalne | tak |
3 | Data widniejąca na piśmie | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana | wymagane | nie |
4 | Data nadania przesyłki | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana | opcjonalne | nie |
5 | Data wpływu przesyłki | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia | wymagane | nie |
6 | Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie) | Data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30 | wymagane | nie |
7 | Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.) | tekst | opcjonalne | tak |
8 | Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu | tekst bez spacji i znaków: (\) - ukośnik lewy (/) - ukośnik prawy (*) - gwiazdka (?) - znak zapytania (:) - dwukropek (=) - znak równości (,) - przecinek (;) - średnik | wymagane | nie |
9 | Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości) | tekst | wymagane | nie |
10 | Dostęp - określenie dostępu | możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny | wymagane | nie |
11 | Liczba załączników | liczba naturalna | opcjonalne | nie |
12 | Format | tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu | wymagane dla dokumentów elektronicznych | nie |
Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej (na przykład skan tylko 1 strona - razem ponad 500 stron, załącznik - kalendarz w formacie większym niż A3, załączona płyta CD zapisane 500 MB, załączony film na płycie DVD) | tekst | opcjonalne | tak | |
14 | Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http: //dublincore. org/documents/dcm i-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy | możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), Movinglmage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text | wymagane | nie |
15 | Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.) | tekst | opcjonalne | nie |
16 | Znak nadany przesyłce przez nadawcę | tekst | wymagane, jeżeli jest | nie |
B - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą
(zestaw minimalny)
B - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą
(zestaw minimalny)
Lp. | Nazwa elementu | Sposób zapisu | Wymagalność* | Powtarzalność |
1 | Oznaczenie odpowiedzialności - za treść przesyłki, w tym | tak | ||
1a | Imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane | nie |
1b | Stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a | tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane | nie |
2 | Oznaczenie adresata, w tym: | tak | ||
2a | Nazwa adresata niebędącego osobą fizyczną | tekst | wymagane, jeżeli nie określono 2b | nie |
2b | Nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion | wymagane, jeżeli nie określono 2a | nie |
3 | Adres adresata, o którym mowa w pkt 1, a w tym: | nie | ||
3a | Kod pocztowy | tekst | opcjonalne | nie |
3b | Miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | wymagane | nie |
3c | Ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | opcjonalne | nie |
3d | Budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | opcjonalne | nie |
3e | Lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji) | tekst | opcjonalne | nie |
3f | Skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym) | tekst | opcjonalne | nie |
3g | Kraj | tekst | wymagane | nie |
3h | E-mail (adres poczty elektronicznej) | tekst | opcjonalne | tak |
4 | Data widniejąca na piśmie | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana | wymagane | nie |
5 | Data nadania przesyłki | data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana | opcjonalne | nie |
6 | Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.) | tekst | opcjonalne | tak |
7 | Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu | tekst bez spacji i znaków: (\) - ukośnik lewy (/) - ukośnik prawy (*) - gwiazdka (?) - znak zapytania (:) - dwukropek (=) - znak równości (,) - przecinek (;) - średnik | wymagane | nie |
8 | Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości) | tekst | wymagane | nie |
9 | Dostęp - określenie dostępu | możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny | wymagane | nie |
10 | Liczba załączników | liczba naturalna | opcjonalne | nie |
11 | Format | tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu | wymagane dla dokumentów elektronicznych | nie |
12 | Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki | tekst | opcjonalne | tak |
13 | Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcm i-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej | możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text | wymagane | nie |
14 | Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.) | tekst | wymagane | nie |
C - Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami (zestaw minimalny)
C - Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami (zestaw minimalny)
Lp. | Nazwa elementu | Sposób zapisu | Wymagalność* | Powtarzalność |
1 | Oznaczenie odpowiedzialności za treść | tak | ||
1a | Imię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane | nie |
1b | Stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a | tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane | nie |
2 | Data i czas włączenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie) | data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30 | wymagane | nie |
3 | Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, notatka, opinia, prezentacja itd.) | tekst | opcjonalne | tak |
4 | Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu | tekst bez spacji i znaków: (\) - ukośnik lewy (/) - ukośnik prawy (*) - gwiazdka (?) - znak zapytania (:) - dwukropek (=) - znak równości (,) - przecinek (;) - średnik | wymagane | nie |
5 | Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości) | tekst | wymagane | nie |
6 | Dostęp - określenie dostępu | możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny | wymagane | nie |
7 | Format | tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu | wymagane dla dokumentów elektronicznych | nie |
8 | Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http: //dublincore. org/documents/dcm i-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej | możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony ze słów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text | wymagane | nie |
D - Struktura metadanych opisujących sprawę
(zestaw minimalny)
D - Struktura metadanych opisujących sprawę
(zestaw minimalny)
Lp. | Nazwa elementu | Sposób zapisu | Wymagalność* | Powtarzalność |
1 | Oznaczenie odpowiedzialności za treść | tak | ||
1a | Imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane, jeżeli nie określono 1b | nie |
1b | Imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę | tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika) | wymagane, jeżeli nie określono 1a | tak |
2 | Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie) | data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm: ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30 | wymagane | nie |
3 | Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika) | data i czas w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, na przykład 1997-07-16 | wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej | nie |
4 | Znak sprawy (zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt) | zgodnie z zasadami określonymi w § 11 | wymagane | nie |
5 | Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy (na przykład przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, wyjazd do Brukseli na ..., przygotowanie umowy na wywóz nieczystości) | tekst | wymagane | nie |
6 | Dostęp - określenie dostępu (automatyczne przyporządkowanie odpowiedniej wartości na podstawie metadanych dokumentów elektronicznych znajdujących się w aktach sprawy) | możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny | wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej | nie |
7 | Format | ustalona wartość "Multipart/Header-Set" | wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej | nie |
8 | Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/d cmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej | ustalona wartość: Collection (nieuporządkowany zbiór danych) | wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej | nie |
9 | Opis | Tekst | opcjonalny | Nie |
Załącznik Nr 2
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych
Rodzaj skanowanego dokumentu | Minimalna rozdzielczość | Minimalna ilość bitów na piksel | Zalecany format | Kompresja |
teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia*), format A4 do A3 | 150 dpi | 1 bit (czarno-białe) | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | CCITT G4 lub inna bezstratna |
rękopisy A4 do A3 | 200 dpi | 8-bitowa skala szarości | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | LZW lub inna bezstratna |
fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno) | 2500 pikseli na dłuższym boku | 8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit | JPG | ≥ 50% |
teksty drukowane -czarno-białe, mniejsze niż A4 | 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość) | 1 bit | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | CCITT G4 lub inna bezstratna |
rękopisy mniejsze niż A4 | 1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość) | 8-bitowa skala szarości | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | LZW lub inna bezstratna |
materiały wielkoformatowe większe od A3 (na przykład plakaty, mapy) | 200 dpi | Dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości | JPG DJVU | ≥ 50% |
teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie**) | 200 dpi | 8 bit - kolor | wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF | LZW lub inna bezstratna |
fotografia kolorowa | 2500 pikseli na dłuższym boku | 24 bit - kolor | JPG | ≥ 50% |
**) Na przykład fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem, tekst zawiera kolorowe rysunki itp.