Zm.: zarządzenie w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej i obiegu informacji niejawnych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MS.2004.4.11

Akt jednorazowy

Wersja od: 29 kwietnia 2004 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 29 kwietnia 2004 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej i obiegu informacji niejawnych

Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95, z późn. zm.¹) zarządza się, co następuje:

§ 1. Załącznik do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 sierpnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej i obiegu informacji niejawnych (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 3, poz. 20) otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

________

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2000 r. Nr 12, poz. 136 i Nr 39, poz. 462, z 2001 r. Nr 22, poz. 247, Nr 27, poz. 298, Nr 56, poz. 580, Nr 110, poz. 1189, Nr 123, poz. 1353 i Nr 154, poz. 1800, z 2002 r. Nr 74, poz. 676, Nr 89, poz. 804 i Nr 153, poz. 1271 oraz z 2003 r. Nr 17, poz. 155.

ZAŁĄCZNIK

Szczególne zasady

organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości

SPIS TREŚCI

1. Postanowienia ogólne

2. Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnej

2. 1. Ustalenia ogólne

2. 2. Kierownik i pracownicy kancelarii tajnej

3. Środki ochrony fizycznej

3. 1. Lokalizacja kancelarii tajnej i jej zabezpieczenia

3. 2. Wyposażenie kancelarii tajnej

3. 3. Środki profilaktyczno-ochronne

4. Obieg dokumentów i nośników niejawnych w kancelarii tajnej

4. 1. Opracowywanie i wytwarzanie dokumentów niejawnych

4. 2. Przetwarzanie dokumentów niejawnych z wykorzystaniem systemu lub sieci teleinformatycznej

4. 3. Klasyfikowanie dokumentów niejawnych

4. 4. Zasady oznaczania dokumentów niejawnych

4. 5. Wykonywanie, klasyfikacja i oznaczanie nośników niejawnych

4. 6. Przyjmowanie dokumentów niejawnych

4. 7. Ewidencja dokumentów niejawnych

4. 8. Szczegółowe zasady prowadzenia rejestrów dokumentacji kancelaryjnej

4. 9. Ewidencja nośników niejawnych

4. 10. Udostępnianie i ekspedycja dokumentów niejawnych

4. 11. Przechowywanie dokumentów i nośników niejawnych

4. 12. Archiwizowanie i niszczenie dokumentów i nośników niejawnych

5. Kontrola funkcjonowania kancelarii tajnej

6. Wykaz załączników

1.

Postanowienia ogólne

1. 1. W celu zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa informacji niejawnych oraz uzyskania optymalnej sprawności w zakresie funkcjonowania kancelarii tajnej określa się szczególne zasady w sprawie organizacji kancelarii tajnej, środków ochrony fizycznej, obiegu dokumentów i nośników niejawnych, a także sposobu kontrolowania kancelarii tajnej w jednostce organizacyjnej resortu sprawiedliwości, zwane dalej "szczególnymi zasadami".

1. 2. Szczególne zasady obejmują:

1) ogólne zadania kancelarii tajnej, w tym:

a) szczegółowe zasady oznaczania dokumentów i nośników niejawnych,

b) szczegółowe zasady prowadzenia rejestrów kancelaryjnych,

c) przetwarzanie dokumentów niejawnych z wykorzystaniem bezpiecznego systemu informatycznego,

2) środki ochrony fizycznej:

a) lokalizacja kancelarii tajnej i jej zabezpieczenia,

b) wyposażenie kancelarii tajnej,

c) środki profilaktyczno-ochronne,

3) obowiązki kierownika i pracowników kancelarii tajnej,

4) obieg dokumentów niejawnych w kancelarii tajnej, w tym:

a) przyjmowanie dokumentów niejawnych,

b) ewidencjonowanie dokumentów niejawnych,

c) udostępnianie i ekspediowanie dokumentów niejawnych,

d) przechowywanie dokumentów i nośników niejawnych,

e) archiwizowanie i niszczenie dokumentów i nośników niejawnych,

5) kontrolę funkcjonowania kancelarii tajnej,

6) wzory podstawowych dokumentów i rejestrów prowadzonych w kancelarii tajnej.

1. 3. Zastosowane skróty oznaczają:

1) ustawa - ustawę z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.),

2) rozporządzenie w sprawie sposobu oznaczania materiałów - rozporządzenie Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiałach (Dz. U. Nr 211, poz. 2071),

3) rozporządzenie w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów - rozporządzenie Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów (Dz. U. Nr 18, poz. 168),

4) pion ochrony - wyodrębnioną, wyspecjalizowaną komórkę organizacyjną do spraw ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej resortu sprawiedliwości,

5) pełnomocnik ochrony - pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej resortu sprawiedliwości,

6) kancelaria - kancelarię tajną lub oddział kancelarii tajnej w jednostce organizacyjnej resortu sprawiedliwości,

7) kierownik kancelarii - osobę, która organizuje i koordynuje pracę osób zatrudnionych w kancelarii, zgodnie z określonym zakresem zadań i obowiązków,

8) pracownik kancelarii - osobę zatrudnioną w kancelarii tajnej lub osobę wyznaczoną do prowadzenia oddziału kancelarii tajnej,

9) system lub sieć teleinformatyczna - system lub sieć posiadające certyfikat upoważniający do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "ściśle tajne", "tajne" lub "poufne" oraz Szczególne Wymagania Bezpieczeństwa i Procedury Bezpiecznej Eksploatacji zatwierdzone przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego,

10) administrator systemu - osobę odpowiedzialną za funkcjonowanie oraz przestrzeganie zasad i wymagań bezpieczeństwa systemu lub sieci teleinformatycznej,

11) inspektor bezpieczeństwa teleinformatycznego - pracownika odpowiedzialnego za bieżącą kontrolę zgodności funkcjonowania sieci lub systemu teleinformatycznego ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa,

12) wykonawca - pracownika upoważnionego do wykonania dokumentu niejawnego poprzez napisanie odręcznie, mechaniczną maszyną do pisania, kserowanie, kreślenie itp.,

13) operator systemu - wykonawcę, który wykonuje dokument niejawny z wykorzystaniem systemu lub sieci teleinformatycznej,

14) pracownik upoważniony - pracownika przeszkolonego i posiadającego odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, upoważniające go do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych odpowiednią klauzulą tajności,

15) sporządzający - upoważnionego pracownika, opracowującego dokument niejawny,

16) informacja przetwarzana - informację niejawną o klauzuli "ściśle tajne", "tajne" lub "poufne" wytwarzaną, przekazywaną lub przechowywaną,

17) dokument niejawny - dokument zawierający informacje niejawne o klauzuli "ściśle tajne", "tajne" lub "poufne",

18) nośnik niejawny - dyskietkę, CD-ROM, dysk magnetyczny lub inny nośnik zapisów informacji w postaci cyfrowej, zawierający informacje niejawne o klauzuli "ściśle tajne", "tajne" lub "poufne",

19) strefa bezpieczeństwa - wydzielone pomieszczenia chronione fizycznie, w których przetwarzane są informacje niejawne o klauzuli co najmniej "poufne", posiadające system kontroli wejścia i wyjścia, odpowiednie zabezpieczenia techniczne oraz stały monitoring przy zastosowaniu kamer telewizji przemysłowej.

2.

Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnej

2. 1. Ustalenia ogólne

2. 1. 1. Kancelaria stanowi wyodrębnioną komórkę organizacyjną, podległą bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony.

2. 1. 2. Kancelaria jest odpowiedzialna za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie dokumentów niejawnych uprawnionym osobom.

2. 1. 3. Do zadań realizowanych w kancelarii należy w szczególności:

1) prowadzenie ewidencji dokumentów niejawnych otrzymanych, wysyłanych lub wydawanych,

2) powiadamianie adresata o otrzymaniu dokumentu niejawnego,

3) przekazywanie korespondencji i egzekwowanie zwrotu,

4) wysyłanie korespondencji,

5) zapewnienie należytej ochrony dokumentów niejawnych znajdujących się w kancelarii i w upoważnionych do ich przechowywania komórkach organizacyjnych,

6) kompletowanie dokumentacji oraz przygotowywanie i przekazywanie akt do archiwum,

7) wykonywanie prac techniczno-ewidencyjnych związanych z rejestrowaniem lub powielaniem dokumentów,

8) sprawowanie nadzoru nad dokumentami znajdującymi się poza kancelarią, u wykonawców i adresatów.

2. 2. Kierownik i pracownicy kancelarii tajnej

2. 2. 1. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony. Kierownik kancelarii w jednostce organizacyjnej szczebla okręgowego koordynuje pracę oddziałów kancelarii, jeśli takie zostaną powołane.

2. 2. 2. Na stanowisko kierownika kancelarii oraz pracowników kancelarii wyznacza się osoby, które posiadają poświadczenie bezpieczeństwa odpowiednie dla najwyższej klauzuli tajności informacji przetwarzanych w kancelarii i odbyły specjalistyczne przeszkolenie w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych.

2. 2. 3. Kierownik kancelarii podlega bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony.

2. 2. 4. Zakres obowiązków kierownika kancelarii i pracowników kancelarii ustala pełnomocnik ochrony, a zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej.

2. 2. 5. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki przejmuje upoważniony pracownik kancelarii, a w razie braku stałego pracownika kancelarię przejmuje protokolarnie, posiadający stosowne poświadczenie bezpieczeństwa i przeszkolony w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych, inny pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony.

2. 2. 6. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii sporządza się, w dwóch egzemplarzach, protokół zdawczo-odbiorczy w obecności: pełnomocnika ochrony, kierownika zdającego obowiązki oraz osoby przejmującej obowiązki kierownika. Protokół przechowywany jest w kancelarii, a drugi egzemplarz posiada pełnomocnik ochrony.

2. 2. 7. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać:

1) dane dotyczące zgodności ze stanem ewidencyjnym faktycznego stanu dokumentów niejawnych znajdujących się w kancelarii,

2) ewentualne uwagi lub wnioski osoby przejmującej obowiązki kierownika kancelarii, dotyczące nieprawidłowości ujawnionych w zakresie ewidencjonowania i obiegu dokumentów.

Wzór protokołu określa załącznik nr 1.

3.

Środki ochrony fizycznej

3. 1. Lokalizacja kancelarii tajnej i jej zabezpieczenia

3. 1. 1. Kancelarię lokalizuje się w strefie bezpieczeństwa w miarę możliwości na piętrze, z wyłączeniem poddaszy i piwnic.

3. 1. 2. Pomieszczenia kancelarii powinny być oddzielone od pozostałych pomieszczeń trwałymi ścianami i stropami o dużej wytrzymałości.

3. 1. 3. Drzwi kancelarii powinny być metalowe lub obite blachą stalową o grubości minimum 2 mm, z zabezpieczeniem antywłamaniowym oraz wyposażone w dwa zamki o skomplikowanym mechanizmie otwierania.

3. 1. 4. Okna kancelarii powinny być zabezpieczone przed włamaniem oraz obserwacją z zewnątrz.

3. 1. 5. W kancelarii wydziela się pomieszczenie lub stanowisko umożliwiające zapoznanie się i pracę z dokumentami niejawnymi.

3. 2. Wyposażenie kancelarii tajnej

3. 2. 1. W kancelarii stosuje się wyposażenie i urządzenia służące ochronie informacji niejawnych, którym na podstawie odrębnych przepisów przyznano certyfikaty lub świadectwa kwalifikacyjne.

3. 2. 2. Wyposażenie kancelarii powinny stanowić szafy pancerne z zamkami o skomplikowanym mechanizmie.

3. 2. 3. Pomieszczenia kancelarii powinny być wyposażone w barierkę oddzielającą od interesantów oraz system nadzoru wizyjnego wyłącznie w celu kontroli dostępu do pomieszczeń.

3. 2. 4. W kancelarii powinien zostać zainstalowany przeciwpożarowy system ochrony, systemy sygnalizujące próby siłowego otwarcia drzwi wejściowych i wewnętrznych, ruch w pomieszczeniach kancelarii oraz system sygnalizacji napadu. Zaleca się instalowanie telewizyjnych systemów nadzoru do prowadzenia ciągłej obserwacji zewnętrznych drzwi wejściowych i okien.

3. 2. 5. Oddziały kancelarii zabezpiecza się analogicznie jak w pkt 3. 1. i 3. 2.

3. 3. Środki profilaktyczno-ochronne

3. 3. 1. Po zakończeniu pracy sprawdza się prawidłowość zamknięcia szaf pancernych, a następnie zamyka i odpowiednio zabezpiecza, np. przez włączenie elektronicznego systemu zabezpieczeń lub przez oplombowanie pomieszczenia kancelarii. Klucze od szaf i pomieszczeń kancelarii przekazuje się za pokwitowaniem w zaplombowanym pojemniku dyżurnemu ochrony obiektu lub innej osobie określonej przez kierownika jednostki organizacyjnej.

3. 3. 2. Klucze, o których mowa w pkt 3. 3. 1., pobierają za pokwitowaniem upoważnieni pracownicy kancelarii.

3. 3. 3. Przed otwarciem pomieszczeń kancelarii należy sprawdzić, czy drzwi, zamki i plomby nie noszą śladów uszkodzeń.

3. 3. 4. W przypadku stosowania systemów wykorzystujących zabezpieczenia kodowe i szyfrowe kierownik kancelarii określa, w zależności od potrzeb, obowiązujące hasła i szyfry.

3. 3. 5. Hasła i szyfry oraz duplikaty kluczy do szaf i pomieszczeń kancelarii przechowuje odpowiednio zabezpieczone pełnomocnik ochrony lub zabezpiecza się je w inny sposób, określony przez kierownika jednostki organizacyjnej.

3. 3. 6. Nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad, o których mowa w pkt 3. 3. 1., 3. 3. 2. oraz 3. 3. 3., niezwłocznie zgłasza się pełnomocnikowi ochrony.

4.

Obieg dokumentów i nośników niejawnych w kancelarii tajnej

4. 1. Opracowywanie i wytwarzanie dokumentów niejawnych

4. 1. 1. Dokumenty niejawne w wersji roboczej opracowywane są przez sporządzającego w zarejestrowanym brudnopisie lub na luźnych arkuszach, w pokoju pracy znajdującym się w strefie bezpieczeństwa.

4. 1. 2. Po wykonaniu dokumentu w wersji roboczej sporządzający przekazuje go do wykonania wykonawcy lub operatorowi systemu.

4. 1. 3. Wykonywanie dokumentów niejawnych odbywa się z wykorzystaniem mechanicznej maszyny do pisania przez wykonawcę bądź w systemie lub sieci teleinformatycznej przez operatora systemu.

4. 1. 4. Dokumenty niejawne, wymagające podpisu kierownika jednostki organizacyjnej, po opracowaniu i wykonaniu oraz parafowaniu przez sporządzającego, przekazywane są pracownikowi kancelarii celem nadania dalszego biegu sprawie.

4. 1. 5. Luźne arkusze są niszczone przez pracownika kancelarii w obecności sporządzającego, zaraz po podpisaniu lub parafowaniu przez niego dokumentu niejawnego.

4. 1. 6. Wykonywanie kopii, odpisów, wypisów, wyciągów lub tłumaczeń dokumentów niejawnych odbywa się za pisemną zgodą kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej, którą umieszcza się na oryginale dokumentu.

4. 1. 7. Sposób oznaczania dokumentów wymienionych w pkt 4. 1. 6. określa § 9 rozporządzenia w sprawie sposobu oznaczania materiałów.

Sposób oznaczania kopii dokumentów niejawnych określa załącznik nr 23.

4. 2. Przetwarzanie informacji niejawnych z wykorzystaniem systemu lub sieci teleinformatycznej

4. 2. 1. System lub sieć teleinformatyczna wykorzystywane są wyłącznie do przetwarzania informacji niejawnych, tj. wykonywania wersji ostatecznej dokumentów niejawnych na podstawie wersji roboczej, modyfikacji lub aktualizacji informacji niejawnych w nich przechowywanych oraz wykonywania kopii dokumentów niejawnych.

4. 2. 2. Do przetwarzania informacji niejawnych z wykorzystaniem systemu lub sieci teleinformatycznej uprawnieni są operatorzy systemu, a w przypadku ich nieobecności upoważnieni pracownicy wyznaczeni pisemnie przez kierownika jednostki organizacyjnej, na wniosek pełnomocnika ochrony.

4. 2. 3. Operator systemu lub sieci teleinformatycznej samodzielnie uruchamia system lub sieć teleinformatyczną, przetwarza informacje niejawne z jego wykorzystaniem oraz wyłącza go po zakończeniu przetwarzania. Wszelkie inne czynności związane z pracą systemu lub sieci teleinformatycznej, tj. konfigurowanie systemu operacyjnego, archiwizowanie zbiorów, obsługa zdarzeń awaryjnych itp., wykonuje upoważniony do tego pracownik - administrator systemu.

4. 2. 4. Każdy dokument niejawny wydrukowany w systemie lub sieci teleinformatycznej jest przekazywany pracownikowi kancelarii celem zaewidencjonowania w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, a następnie po podpisaniu dokumentu przez osobę upoważnioną i zarejestrowaniu w odpowiednim dzienniku korespondencji, wysyłany do adresata.

4. 2. 5. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu lub sieci teleinformatycznej operator systemu niezwłocznie powiadamia pełnomocnika ochrony.

4. 3. Klasyfikowanie dokumentów niejawnych

4. 3. 1. Dokument niejawny klasyfikuje do odpowiedniej klauzuli tajności sporządzający. Ostateczna decyzja w tym zakresie należy do osoby podpisującej dokument.

4. 3. 2. Nadawanie klauzuli tajności dokumentowi niejawnemu dokonuje się poprzez klasyfikowanie informacji zawartych w tym dokumencie, stosownie do ustaleń określonych w ustawie, z uwzględnieniem:

1) wykazu rodzajów informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową (określonych w załączniku nr 1 do ustawy),

2) wykazu rodzajów informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową, wprowadzonego do użytku wewnętrznego przez kierownika jednostki organizacyjnej.

4. 3. 3. W przypadku niewłaściwego zaklasyfikowania dokumentu zmiana klauzuli tajności dokonywana jest na zasadach określonych w art. 21 ustawy. Sposób zmiany klauzuli tajności określa załącznik nr 24.

4. 3. 4. Nie dopuszcza się klasyfikowania i oznaczania klauzulą tajności dokumentów niejawnych oraz zmiany ich klauzuli tajności przez wykonawcę lub operatora systemu.

4. 3. 5. Kwalifikowanie dokumentów niejawnych do odpowiednich grup rzeczowych (teczek tematycznych) oraz do właściwej kategorii archiwalnej prowadzi się zgodnie z rzeczowym wykazem akt jednostki organizacyjnej.

4. 4. Zasady oznaczania dokumentów niejawnych

4. 4. 1. Zasady oznaczania dokumentów niejawnych zostały określone w rozporządzeniu w sprawie sposobu oznaczania materiałów.

4. 4. 2. Sposób oznaczania dokumentów niejawnych określają załączniki od nr. 2 do nr. 4.

4. 5. Wykonywanie, klasyfikacja i oznaczanie nośników niejawnych

4. 5. 1. Kopie informacji niejawnych z systemu lub sieci teleinformatycznej na nośnik niejawny wykonuje administrator systemu w obecności kierownika kancelarii oraz inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego.

4. 5. 2. Nośniki niejawne klasyfikuje i oznacza kierownik kancelarii klauzulą odpowiadającą najwyższej klauzuli tajności informacji niejawnych zawartych na nośniku.

Sposób oznaczania nośników niejawnych określa załącznik nr 5.

4. 6. Przyjmowanie dokumentów niejawnych

4. 6. 1. Przesyłki lub dokumenty zawierające informacje niejawne, stanowiące tajemnicę państwową lub tajemnicę służbową o klauzuli "poufne", przyjmuje się do kancelarii za pokwitowaniem i odciska na nich pieczęć oraz datę wpływu do jednostki organizacyjnej.

4. 6. 2. Przy przyjmowaniu przesyłki sprawdza się:

1) prawidłowość adresu,

2) całość pieczęci i opakowania,

3) zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy,

4) zgodność numerów na przesyłce z numerami w wykazie przesyłek nadanych lub w książce doręczeń.

4. 6. 3. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania pracownik kancelarii kwitujący odbiór przesyłki sporządza wraz z doręczającym protokół uszkodzenia, przekazując go nadawcy, kierownikowi jednostki organizacyjnej i przewoźnikowi, jeżeli pośredniczył w obiegu przesyłek.

4. 6. 4. Po otwarciu przesyłki:

1) sprawdza się, czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym,

2) ustala się, czy liczba załączników i stron jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych pismach.

4. 6. 5. W razie stwierdzenia nieprawidłowości, o których mowa w pkt 4. 6. 3. lub 4. 6. 4., kierownik kancelarii odmawia przyjęcia przesyłki.

4. 6. 6. Dokumenty oznaczone klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "poufne" kierownik kancelarii udostępnia lub przekazuje upoważnionym pracownikom jednostki organizacyjnej, czyniąc odpowiednią adnotację w dzienniku korespondencji i karcie zapoznania się z dokumentem (tylko dla dokumentów o klauzuli "ściśle tajne" i "tajne").

4. 6. 7. Dokumenty oznaczone klauzulą "ściśle tajne" lub "tajne", które są niezbędne do wykorzystania w celach określonych w art. 49 ustawy, mogą być wydane poza kancelarię osobie spoza jednostki organizacyjnej posiadającej odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa. Dokument wydaje kierownik kancelarii na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej lub osoby przez niego upoważnionej za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji oraz ze stosowną adnotacją w karcie zapoznania się z dokumentem.

4. 6. 8. Kancelaria nie otwiera przesyłek oznaczonych "do rąk własnych", wpisując do dziennika korespondencji z opakowania nadawcę, numer i datę wpływu pisma. W rubryce "Uwagi" odnotowuje się, że przesyłka była oznaczona "do rąk własnych".

4. 6. 9. Na opakowaniu przesyłek, o których mowa w pkt 4. 6. 8., wpisuje się datę wpływu, pozycję i numer, pod którym zarejestrowano przesyłkę w dzienniku korespondencji. Przesyłkę przekazuje się bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności, osobie przez niego upoważnionej do odbioru - za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji.

4. 6. 10. Zatrzymanie przez kierownika jednostki organizacyjnej dokumentu, adresowanego "do rąk własnych", odnotowuje się w dzienniku korespondencji w rubryce "Uwagi".

4. 6. 11. Przesyłki oznaczone "do rąk własnych" po wykorzystaniu zwraca się do kancelarii w stanie otwartym bądź zamkniętym.

4. 6. 12. Przesyłki pilne, telegramy i szyfrogramy doręcza się adresatom bezzwłocznie. Przy kwitowaniu tych przesyłek w książce doręczeń przesyłek miejscowych odnotowuje się oprócz daty godzinę doręczenia.

4. 6. 13. Każdą otrzymaną i wysyłaną przesyłkę wpisuje się do kolejnej pozycji właściwego dziennika korespondencji.

4. 7. Ewidencja dokumentów niejawnych

4. 7. 1. Kancelaria prowadzi następujące urządzenia ewidencyjne dokumentów niejawnych:

1) rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych,

2) dzienniki korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "poufne",

3) karty zapoznania się z dokumentami i teczkami oznaczonymi klauzulami "ściśle tajne" i "tajne",

4) książka doręczeń przesyłek miejscowych,

5) dzienniki ewidencji wykonanych dokumentów,

6) wykaz przesyłek nadanych.

4. 7. 2. W zależności od potrzeb jednostki organizacyjnej dopuszcza się prowadzenie innych urządzeń ewidencyjnych, niż określone w pkt 4. 7. 1., np.:

1) rejestru wydanych dokumentów,

2) skorowidza rejestru wydanych dokumentów,

3) książki ewidencji wydawnictw dokumentacji technicznej.

4. 7. 3. Dodatkowo, niezależnie od ewidencji określonej w pkt 4. 7. 1., kancelaria prowadzi ewidencję dotyczącą czynności związanych z kontrolą działań operacyjno-rozpoznawczych organów ścigania, wynikającą z ustaw: o Policji, o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, o Wojskowych Służbach Informacyjnych, o Straży Granicznej, o kontroli skarbowej i Kodeks celny.

4. 7. 4. Po zakończeniu roku kalendarzowego w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się adnotacji, na jakiej pozycji zakończono ewidencję dokumentów, potwierdzając ją datą i podpisem kierownika kancelarii.

4. 8. Szczegółowe zasady prowadzenia rejestrów dokumentacji kancelaryjnej

4. 8. 1. Rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych:

1) rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych jest nadrzędnym urządzeniem ewidencyjnym w stosunku do innych rejestrów i jako dokument nie podlega ewidencji; w rejestrze ewidencjonuje się:

a) dzienniki korespondencji,

b) dzienniki ewidencji wydawnictw dokumentacji technicznej oraz materiałów filmowych,

c) teczki z dokumentacją (przedmiotowe) - każdy tom pod oddzielną pozycją,

d) akta postępowań karnych oraz akta nadzoru nad tymi postępowaniami, a także akta postępowań dyscyplinarnych - każdy tom pod oddzielną pozycją,

e) rejestr teczek dokumentów niejawnych z oddziału kancelarii,

f) rejestry kontrolne,

2) na kartach rejestru teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych umieszcza się kolejne numery, wpisując na ostatniej karcie adnotację o ilości kart dokumentu, poświadczoną podpisem pełnomocnika ochrony,

3) w rejestrze teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych nie rejestruje się powtórnie teczek przedmiotowych oraz dokumentów rejestrowanych w latach poprzednich, jeżeli są one nadal prowadzone i zostały zarejestrowane w tym rejestrze,

4) rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych podlega przekazaniu do archiwum jedynie w przypadku likwidacji kancelarii.

Sposób dokonywania wpisów w rejestrze teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych określa załącznik nr 8.

4. 8. 2. Dzienniki korespondencji:

1) w dziennikach korespondencji rejestruje się wszystkie dokumenty niejawne przetwarzane w jednostce organizacyjnej,

2) kierownik lub pracownik kancelarii rejestruje dokumenty niejawne w dziennikach korespondencji założonych oddzielnie dla dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "poufne",

3) dziennik korespondencji prowadzi się, aż do całkowitego wykorzystania wszystkich kart,

4) zarejestrowanie dokumentu niejawnego w dzienniku korespondencji otrzymanej polega na:

a) opatrzeniu otrzymanego dokumentu niejawnego pieczęcią wpływu na jego pierwszej stronie oraz odciśnięciu pieczęci "Załącznik" na pierwszej stronie załącznika,

b) wpisaniu w kolejnych pozycjach dziennika korespondencji:

– numeru porządkowego, który jest jednocześnie numerem ewidencyjnym,

– danych ewidencyjnych dokumentu niejawnego (numeru i daty),

– ilości kart dokumentu niejawnego wraz z załącznikami,

– ilości załączników i ilości kart lub stron załączników,

c) wpisaniu danych wymienionych w lit. b na dokumencie niejawnym w odpowiednich polach odcisków pieczęci.

Sposób dokonywania wpisów w dziennikach korespondencji określają załączniki od nr. 9 do nr. 11.

4. 8. 3. Dzienniki korespondencji Kn-2:

1) w przypadku dużej liczby dokumentów niejawnych przetwarzanych w jednostce organizacyjnej dopuszcza się prowadzenie innych dzienników korespondencji, np. Kn-2, ułatwiających lokalizację dokumentu dotyczącego danej sprawy dzięki rejestracji w dziennikach między innymi numerów teczek tematycznych,

2) dzienniki korespondencji Kn-2 prowadzi się z zachowaniem zasad wymienionych w pkt 4. 8. 2.

Sposób dokonywania wpisów w dziennikach korespondencji Kn-2 określają załączniki od nr. 11a do nr. 11c.

4. 8. 4. Karta zapoznania się z dokumentem lub teczką zawierającymi informacje niejawne, stanowiące tajemnicę państwową:

1) w karcie zapoznania się z dokumentem niejawnym rejestruje się każdorazowo fakt udostępnienia dokumentów zawierających informacje niejawne, stanowiące tajemnicę państwową,

2) kartę zapoznania się z dokumentem dołącza się do tego dokumentu i przechowuje wraz z nim w teczce tematycznej; w razie odesłania dokumentu lub jego części, np. załączników lub pisma przewodniego, kartę zapoznania się z dokumentem pozostawia się w teczce tematycznej,

3) do akt nadzoru prokuratorskiego i teczek tematycznych dotyczących tzw. ustaw policyjnych zakładana jest karta zapoznania się z teczką, a nie z poszczególnymi dokumentami; przechowywanie karty odbywa się na zasadach określonych w ppkt 2,

4) karty zapoznania się z dokumentem lub teczką archiwizuje się wraz z dokumentem albo pismem przewodnim, pozostającym w aktach lub w teczce tematycznej po odesłaniu całego dokumentu.

Wzór dokonywania wpisów w karcie zapoznania się z dokumentem lub teczką określa załącznik nr 12.

4. 8. 5. Książka doręczeń przesyłek miejscowych:

1) w książce doręczeń rejestruje się przekazywanie dokumentów niejawnych przez pracowników kancelarii,

2) książkę rejestruje się w rejestrze wydanych dokumentów, o którym mowa w pkt 4. 8. 8,

3) książkę wykorzystuje się, aż do zapisania wszystkich pozycji i niszczy po upływie 2 lat od daty zakończenia.

Wzór dokonywania wpisów w książce doręczeń określa załącznik nr 13.

4. 8. 6. Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów niejawnych:

1) w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów ewidencjonuje się dokumenty zawierające informacje niejawne, wytworzone techniką maszynopisania, komputerową, kreślenia, kserowania, naświetlania itp.,

2) dodatkowo wytworzony dokument zawierający informacje niejawne, w szczególności: odpis, kopię lub reprodukcję, rejestruje się każdorazowo pod oddzielną pozycją dziennika ewidencji,

3) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów rejestruje się w rejestrze teczek dokumentów niejawnych.

Wzór dokonywania wpisów w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów określa załącznik nr 14.

4. 8. 7. Wykaz przesyłek nadanych:

1) w wykazie przesyłek nadanych rejestruje się w szczególności przesyłki przekazywane w relacji nadawca-poczta specjalna - adresat (obieg zewnętrzny),

2) szczegółowe zasady stosowania wykazu przesyłek nadanych w obiegu zewnętrznym określa rozporządzenie w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów,

3) kancelaria tajna przekazuje wykazy przesyłek nadanych do archiwum w teczce oznaczonej zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

Wzór dokonywania wpisów w wykazie przesyłek nadanych określa załącznik nr 15.

4. 8. 8. Rejestr wydanych dokumentów

4. 8. 8. 1. Rejestr wydanych dokumentów zakłada się dla wykonawcy dokumentu lub komórki organizacyjnej. W rejestrze wydanych dokumentów rejestruje się:

1) dokumenty służące do utrwalania informacji niejawnych:

a) zeszyty pracy, notatniki, mapy, brudnopisy do wykonywania czystopisów,

b) kalki oraz taśmy maszynowe i taśmy karbonizowane (jednorazowego użytku),

c) nośniki magnetyczne, magnetooptyczne, optyczne i inne oraz ich metryki,

2) urządzenia ewidencyjne - zbroszurowane - dokumentów niejawnych niepodlegające przekazaniu do archiwum, a prowadzone przez kancelarię, np. książki doręczeń przesyłek miejscowych,

3) załączniki odłączone od pism przewodnich, niepodlegające ewidencji w innych urządzeniach, np. nośniki niejawne.

4. 8. 8. 2. W rejestrze wydanych dokumentów rejestruje się również udostępnienie wykonawcom (obieg) dokumentów niejawnych:

1) zarejestrowanych w innych urządzeniach ewidencyjnych, jeżeli:

a) rubryka tego urządzenia ewidencyjnego, przeznaczona do pokwitowania dokumentu niejawnego, została całkowicie wykorzystana,

b) rodzaj dokumentu albo dekretacja na nim wskazują, że będzie on udostępniony większej liczbie osób,

2) wydawnictw, dokumentacji technicznej, map, teczek i innych dokumentów niejawnych, w których nie przewiduje się możliwości pokwitowania, pobrania i zwrotu dokumentu niejawnego.

4. 8. 8. 3. Na dokumentach zarejestrowanych w rejestrze wydanych dokumentów niejawnych nanosi się i poświadcza pieczęcią kancelarii tajnej "do pakietów" numer ewidencyjny, który składa się z numeru, o którym mowa w pkt 4. 8. 9. ppkt 2, łamanego przez liczbę porządkową pozycji, poprzedzony symbolem klauzuli tajności, np. RWD 5/0-17.

4. 8. 8. 4. Karty rejestru wydanych dokumentów niszczy się komisyjnie po upływie jednego roku od daty zwrotu wszystkich zarejestrowanych w nich dokumentów niejawnych, dokonując adnotacji o zniszczeniu w skorowidzu rejestru wydanych dokumentów.

Wzór prowadzenia rejestru wydanych dokumentów określa załącznik nr 16.

4. 8. 9. Skorowidz rejestru wydanych dokumentów niejawnych:

1) w skorowidzu rejestru wydanych dokumentów niejawnych rejestruje się rejestr wydanych dokumentów imiennie dla wykonawców, komórek organizacyjnych lub poszczególnych dokumentów,

2) numerem ewidencyjnym karty rejestru wydanych dokumentów niejawnych jest numer porządkowy, pod którym została ona zarejestrowana w skorowidzu rejestru wydanych dokumentów niejawnych.

Wzór prowadzenia skorowidza rejestru wydanych dokumentów niejawnych określa załącznik nr 17.

4. 8. 10. Książka ewidencji wydawnictw - dokumentacji technicznej:

1) w książce ewidencji wydawnictw - dokumentacji technicznej rejestruje się dokumenty niejawne wytwarzane na potrzeby jednostki organizacyjnej lub otrzymane, które są:

a) wydawnictwami fachowymi,

b) materiałami szkoleniowymi i informacyjnymi,

c) dokumentacją techniczną (rysunki, mapy, schematy),

d) gotowymi materiałami filmowymi,

2) kancelaria rejestruje dokumenty, o których mowa w ppkt 1, wpisując:

a) numer porządkowy, nazwę lub tytuł dokumentu otrzymanego lub wytwarzanego na potrzeby jednostki organizacyjnej wg kolejności ich wpływu,

b) ilość dokumentów i numery egzemplarzy,

c) numer i datę pisma przewodniego, faktury lub asygnaty, za którym zostało przesłane,

3) numer porządkowy, o którym mowa w ppkt 2 lit. a, jest jednocześnie numerem ewidencyjnym egzemplarzy danego tytułu,

4) asygnaty, faktury, pisma przewodnie, za którymi przesłano dokumenty, o których mowa w ppkt 1, opatruje się numerem, pod którym zarejestrowano pierwszy z wymienionych w nich materiałów,

5) książka ewidencji wydawnictw - dokumentacji technicznej zachowuje ciągłość numeracji bez względu na lata rejestracji.

Wzór dokonywania wpisów w książce ewidencji wydawnictw - dokumentacji technicznej określa załącznik nr 18.

4. 9. Ewidencja nośników niejawnych

4. 9. 1. Nośniki niejawne rejestruje się w rejestrze wydanych dokumentów.

4. 9. 2. Dla każdego nośnika niejawnego zakłada się metrykę.

Wzór dokonywania wpisów w metryce nośnika niejawnego określa załącznik nr 19.

4.10. Udostępnianie i ekspedycja dokumentów niejawnych

4. 10. 1. Pracownik kancelarii o fakcie otrzymania dokumentu niejawnego powiadamia niezwłocznie adresata, który z danym dokumentem zapoznaje się w pokoju pracy lub - po wyrażeniu zgody przez kierownika jednostki organizacyjnej na przechowywanie dokumentu niejawnego poza kancelarią, pod warunkiem spełnienia wymogów bezpieczeństwa odpowiednich do klauzuli tajności dokumentu - kwituje jego odbiór.

4. 10. 2. Dokumenty niejawne wymagające decyzji kierownika jednostki organizacyjnej dostarczane są wymienionemu osobiście przez kierownika lub pracownika kancelarii. Zapoznanie się z dokumentami i ich dekretacja odbywa się w obecności kierownika lub pracownika kancelarii.

4. 10. 3. Ekspedycja dokumentów niejawnych odbywa się na zasadach określonych w rozporządzeniu w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów. W kancelarii pozostawia się kartę zapoznania się z dokumentem lub teczką.

4. 10. 4. Przygotowanie do ekspedycji teczek lub akt niejawnych do innej jednostki organizacyjnej wymaga:

1) zarejestrowania w rejestrze teczek dokumentów niejawnych,

2) dołączenia opisu spraw lub dokumentów zawartych w teczce,

3) ponumerowania wszystkich kart,

4) przesznurowania, opieczętowania i opisania, ile kart zawiera teczka.

4. 10. 5. Przesyłki zawierające dokumenty niejawne adresuje się pismem czytelnym z zachowaniem wymogów określonych w § 5 rozporządzenia, o którym mowa w pkt 4. 10. 3.

4. 10. 6. Przed zakopertowaniem lub zapakowaniem przesyłki należy sprawdzić prawidłowość oznakowania dokumentu oraz zgodność liczby wysyłanych egzemplarzy i arkuszy załączników z liczbą określoną w dokumencie.

4. 11. Przechowywanie dokumentów i nośników niejawnych

4. 11. 1. Zasady kompletowania dokumentów niejawnych:

1) dokumenty układa się chronologicznie według spraw w teczkach założonych zgodnie z hasłami rzeczowego wykazu akt,

2) teczkom nadaje się klauzule tajności odpowiednio do najwyższych klauzul znajdujących się w nich dokumentów,

3) zarządzenia i wytyczne można kompletować w jednej teczce przez kilka lat przy zachowaniu wymogów określonych w ppkt 6; praktykę tę można stosować również do innych dokumentów,

4) w teczkach nie gromadzi się brudnopisów i kopert (opakowań) korespondencji wchodzącej, chyba że stanowią dowód zachowania terminu nadania przesyłki bądź jej otwarcia przez osobę nieupoważnioną,

5) dokumenty, które nie mogą być włączone do teczek w danym roku kalendarzowym, można przerejestrować do dziennika korespondencji roku następnego, dokonując odpowiedniej adnotacji w ewidencji i na dokumencie,

6) karty każdej teczki numeruje się, na oddzielnym arkuszu wpisuje liczbę kart i datę zszycia, opieczętowuje i potwierdza podpisem kierownika kancelarii,

7) prace związane z kompletowaniem teczek kończy się w terminie do 31 grudnia każdego roku,

8) w razie konieczności dopięcia lub wypięcia dokumentu z zakończonej teczki tematycznej lub akt sprawy dokonuje się opisu wykonanych czynności na ostatniej stronie teczki, podając:

- z czyjego polecenia dokonuje się zmiany,

- stanowisko, imię i nazwisko osoby dokonującej zmiany,

- datę podjęcia czynności oraz gdzie dokument został przeniesiony (numer teczki, strony),

- w przypadku wypięcia dokumentu wykreśla się go z opisu spraw i wpisuje w rubryce "Uwagi" adnotację "odłączony",

- w przypadku dopięcia dokumentu dopisuje się jego numer do opisu spraw,

9) na zewnętrznej stronie teczki z dokumentami zawierającymi informacje niejawne umieszcza się:

- pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej, w której powstały akta niejawne,

- na górze i dole teczki, po prawej stronie - klauzulę tajności,

- bezpośrednio pod klauzulą tajności na górnej stronie tytułowej - oznaczenie kwalifikacji materiałów zawartych w teczce do kategorii A lub B (zgodnie z rzeczowym wykazem akt),

- z lewej strony na górze symbol klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt,

- po środku teczki - tytuł, tzn. słowną nazwę hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt właściwego dla spraw złożonych w teczce, uzupełnioną o bliższe wyjaśnienie, co jest w danej teczce,

- z lewej strony od dołu numer rejestru teczki, pod którym została ona zarejestrowana w kancelarii,

- z prawej strony u dołu daty skrajne, tj. roczną datę założenia pierwszej i ostatniej sprawy, której akta znajdują się w danej teczce, i liczbę kart dokumentów lub w przypadku teczki zawierającej jedną sprawę - analogicznie roczną datę wpięcia do teczki pierwszego i ostatniego dokumentu i liczbę kart dokumentów.

4. 11. 2. Dokumenty niejawne przechowuje się w kancelarii w szafach pancernych stanowiących wyposażenie kancelarii. Jeżeli nie jest możliwe zapewnienie oddzielnej szafy dla każdej z klauzul, należy w jednej szafie zachować odpowiedni podział na klauzule.

4. 11. 3. Nośniki niejawne przechowuje się w specjalnie do tego przeznaczonej szafie pancernej.

4. 11. 4. Administrator systemu przekazuje nośniki niejawne do przechowywania pracownikowi kancelarii.

4. 12. Archiwizowanie i niszczenie dokumentów i nośników niejawnych

4. 12. 1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w kancelarii przez okres 2 lat. Po upływie tego okresu dokumenty niejawne przekazuje się w stanie uporządkowanym, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, do archiwum zakładowego jednostki organizacyjnej i przechowuje się w wydzielonej jego części spełniającej wymagania w zakresie przechowywania dokumentów niejawnych.

Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 6.

4. 12. 2. W przypadku braku możliwości zapewnienia warunków odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów niejawnych w archiwum kierownik jednostki organizacyjnej podejmuje decyzję o dalszym przechowywaniu akt spraw zakończonych w kancelarii.

4. 12. 3. Ustalenia pkt 4. 12. 1. nie dotyczą niejawnych akt sądowych lub wyłączonych z nich niejawnych protokołów zeznań, dla których czas przechowywania w kancelarii określają inne przepisy.

4. 12. 4. Dokumenty niejawne zakwalifikowane do kat. Bc, nieposiadające wartości archiwalnej i użytkowej, mogą zostać zniszczone po uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego.

4. 12. 5. W przypadku dokumentów niejawnych kat. Bc wykorzystywanych do użytku wewnętrznego, takich jak luźne arkusze brudnopisów, zbędne kopie pojedynczych dokumentów itp., można wystąpić do właściwego archiwum państwowego o uzyskanie generalnej zgody na brakowanie. Wówczas wymienione dokumenty mogą być niszczone, po stwierdzeniu ich nieprzydatności do bieżącej pracy, przez komisję powołaną przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony. Protokół dokumentów zakwalifikowanych do zniszczenia sporządza kierownik kancelarii, a zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej.

Wzór protokołu określa załącznik nr 7.

4. 12. 6. W celu zniszczenia dokumentów określonych w pkt 4. 12. 4. kierownik jednostki organizacyjnej powołuje komisję na wniosek pełnomocnika ochrony, która sporządza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 20) oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia (załącznik nr 21).

4. 12. 7. Zadania określone w pkt 4. 12. 6. może wykonywać również komisja wyznaczona do przeprowadzenia rocznej kontroli kancelarii, o której mowa w pkt 5. 2. 2.

4. 12. 8. Na wniosek komisji, o której mowa w pkt 4. 12. 6., kierownik jednostki organizacyjnej występuje do właściwego archiwum państwowego o uzyskanie zezwolenia na zniszczenie zakwalifikowanych dokumentów niejawnych.

Wzór wystąpienia określa załącznik nr 22.

4. 12. 9. Do czasu ostatecznego zniszczenia dokumenty zabezpiecza się, przechowując je w kancelarii.

4. 12. 10. Przed zniszczeniem dokumentów niejawnych sprawdza się zgodność stanu faktycznego dokumentów ze stanem ewidencyjnym.

4. 12. 11. Fakt zniszczenia dokumentów niejawnych poświadcza się podpisami odpowiednio:

a) w urządzeniach ewidencyjnych,

b) na piśmie przewodnim w razie zniszczenia jedynie załączników tego pisma,

c) w dzienniku korespondencji w razie zniszczenia pisma przewodniego, od którego odłączono załączniki,

d) na pierwszym egzemplarzu dokumentu niejawnego w razie zniszczenia pozostałych egzemplarzy,

e) na wewnętrznej stronie okładki zeszytu pracy (brudnopisu, notatnika itp.) w razie sukcesywnego niszczenia wykorzystywanych kart.

4. 12. 12. Dokumenty niejawne niszczy fizycznie kierownik kancelarii w obecności komisji, o której mowa w pkt 4. 12. 6., w sposób uniemożliwiający osobom nieuprawnionym wgląd do tych dokumentów lub ich zabór. Niszczenie dokumentów niejawnych odbywa się poprzez pocięcie w maszynce krajarce na paski o maksymalnych rozmiarach 1,5 x 25 mm lub 1,5 x 19 mm albo ich spalenie.

4. 12. 13. Informacje zapisane na nośnikach niejawnych kierownik kancelarii kasuje poprzez fizyczne zniszczenie nośnika w obecności członków komisji, o której mowa w pkt 4. 12. 6.

5.

Kontrola funkcjonowania kancelarii tajnej

5. 1. Kontrolę kancelarii przeprowadza się w celu sprawdzenia zgodności jej funkcjonowania z wymogami ustawy oraz wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi.

5. 2. Kontrole dzieli się na zewnętrzne i wewnętrzne.

5. 2. 1. Kontrole zewnętrzne przeprowadzają służby ochrony państwa, zgodnie z wymogami określonymi w obowiązujących przepisach.

5. 2. 2. Kontrolę wewnętrzną przeprowadza pełnomocnik ochrony lub komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej. Kontrole kancelarii mogą być: doraźne, problemowe i roczne.

5. 2. 3. Kontrolę wewnętrzną kończy opracowanie protokołu pokontrolnego, stanowiącego sprawozdanie z przebiegu kontroli oraz zawierającego wnioski pokontrolne. Protokół pokontrolny zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej.

6.

Wykaz Załączników

Załącznik nr 1 - wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

Załącznik nr 2 - wzór pisma o klauzuli "ściśle tajne".

Załącznik nr 3 - wzór pisma o klauzuli "tajne".

Załącznik nr 4 - wzór pisma o klauzuli "poufne".

Załącznik nr 5 - wzór sposobu oznaczania nośników niejawnych.

Załącznik nr 6 - wzór spisu zdawczo-odbiorczego.

Załącznik nr 7 - wzór protokołu zniszczenia.

Załącznik nr 8 - wzór dokonywania wpisów w rejestrze teczek dokumentów niejawnych.

Załącznik nr 9 - wzór dokonywania wpisów w dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne".

Załącznik nr 10 - wzór dokonywania wpisów w dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "tajne".

Załącznik nr 11 - wzór dokonywania wpisów w dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "poufne".

Załącznik nr 11a - wzór dokonywania wpisów w dzienniku korespondencji Kn-2 dokumentów oznaczonych klauzulą "tajne".

Załącznik nr 11b - wzór dokonywania wpisów w dzienniku korespondencji Kn-2 dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne".

Załącznik nr 11c - wzór dokonywania wpisów w dzienniku korespondencji Kn-2 dokumentów oznaczonych klauzulą "poufne".

Załącznik nr 12 - wzór dokonywania wpisów w karcie zapoznania się z dokumentami lub teczką.

Załącznik nr 13 - wzór dokonywania wpisów w książce doręczeń przesyłek miejscowych.

Załącznik nr 14 - wzór dokonywania wpisów w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "poufne".

Załącznik nr 15 - wzór dokonywania wpisów w wykazie przesyłek nadanych.

Załącznik nr 16 - wzór dokonywania wpisów w rejestrze wydanych dokumentów niejawnych.

Załącznik nr 17 - wzór dokonywania wpisów w skorowidzu rejestru wydanych dokumentów niejawnych.

Załącznik nr 18 - wzór dokonywania wpisów w książce ewidencji wydawnictw dokumentacji technicznej.

Załącznik nr 19 - wzór dokonywania wpisów w metryce nośnika niejawnego.

Załącznik nr 20 - wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej.

Załącznik nr 21 - wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.

Załącznik nr 22 - wzór wystąpienia kierownika jednostki organizacyjnej do archiwum państwowego o uzyskanie zezwolenia na zniszczenie dokumentów niejawnych.

Załącznik nr 23 - wzór oznaczania kopii dokumentu niejawnego.

Załącznik nr 24 - wzór dokonywania zmiany klauzuli tajności.

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Załącznik nr 1

wzór

PROTOKÓŁ

ZDAWCZO-ODBIORCZY OBOWIĄZKÓW KIEROWNIKA KANCELARII SPISANY W DNIU .........

W obecności ..................................................

(imię i nazwisko Pełnomocnika Ochrony)

PRZYJMUJĄCY ..................................................

(imię i nazwisko)

ZDAJĄCY ......................................................

(imię i nazwisko)

Na podstawie osobistych sprawdzeń stwierdzam, że stan

faktyczny dokumentów znajdujących się w kancelarii zgodny jest

ze stanem ewidencyjnym dokumentów ujętych w urządzeniach

ewidencyjnych kancelarii.

W czasie przyjmowania obowiązków stwierdziłem następujące

niedociągnięcia:

1. ........................................

2. ........................................

Wnioski:

1. ........................................

2. ........................................

Obowiązki kierownika kancelarii:

zdał przyjął

............ .............

(podpis) (podpis)

w obecności

...................................

(podpis Pełnomocnika Ochrony)

Załącznik nr 2

wzór

grafika

Załącznik nr 3

wzór

grafika

Załącznik nr 4

wzór

grafika

Załącznik nr 5

wzór

Sposób oznaczania nośników niejawnych

Ministerstwo Sprawiedliwości Klauzula tajności

Biuro Ochrony Informacji Niejawnych RWD 33/0-25

Załącznik nr 6

wzór

BIURO MINISTRA

KANCELARIA TAJNA

SPIS

ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT NR

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki lub tomu	Daty skrajne	Kat. akt	Liczba teczek
1.	0140	Korespondencja z MSZ oraz notatka Misji Wojskowej PRL w Berlinie w sprawie badania materiałów dotyczących byłych sędziów hitlerowskich sądów specjalnych	1960	A	1
2.	165	Notatki w sprawie pozytywnego ustosunkowania się do decyzji przekazania organom wymiaru sprawiedliwości RFN i NRD not. dot. Z. H. w Polsce	1960	A	1
3.	3211	Materiały w sprawie ekstradycji z USA Józefa Gazdowicza	1961	A	1
4.	065	Notatka w sprawie udostępnienia przedstawicielom Centrali w Ludwigsburgu materiałów dot. zbrodni hitlerowskich	1965	A	1
5.		Zarządzenie Nr 61 Prezesa Rady Ministrów z dn. 9.08.1972 r. w sprawie powołania komisji do opracowania projektu zasad i trybu wypłaty odszkodowań dla ofiar hitlerowskich eksperymentów pseudomedycznych	1972	B-10	1

Załącznik nr 7

wzór

Warszawa ..................

ZATWIERDZAM

Kierownik jednostki organizacyjnej

i zezwalam na zniszczenie

dokumentów

wyszczególnionych w protokole

PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA DOKUMENTÓW

Na podstawie zarządzenia (kierownika jednostki organizacyjnej)

z dnia ...................

Komisja w składzie:

Przewodniczący ...........................

(imię i nazwisko)

Członkowie: ...........................

(imię i nazwisko)

...........................

(imię i nazwisko)

...........................

(imię i nazwisko)

zakwalifikowała do zniszczenia niżej wymienione dokumenty

kategorii Bc nieprzedstawiające wartości archiwalnej.

1. Nr dok. z dziennika korespondencji (lub nr z DEWD) - liczba

arkuszy.

2.

3.

4.

Dokumenty wymienione od poz. 1 do poz. ........... po

zatwierdzeniu przez ............................ zostały

zniszczone przez pokrojenie w dniu ...........................

Przewodniczący: .......................

Członkowie: .......................

.......................

.......................

Załącznik nr 8

wzór

REJESTR TECZEK DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH, DZIENNIKÓW I KSIĄŻEK EWIDENCYJNYCH

Lp.	Nazwa teczki, dziennika, książki itp.	Klauzula tajności	Data rozpoczęcia	Data zakończenia	Liczba arkuszy (pozycji)	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7
0-1	Teczka nr 0156 Asygnaty i pisma dot. zaopatrzenia w wydawnictwa	Tajne	1.02.2000 r.	30.12.2000 r.	198
0-2	Teczka nr 036 Projekty ustaw i dekretów	Tajne	2.02.1999 r.

Załącznik nr 9

wzór

DZIENNIK KORESPONDENCJI

DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ "ŚCIŚLE TAJNE"

Strona lewa

Wpływ spraw
Numer kolejny sprawy	Data wpływu dokumentu	Nazwa instytucji nadawcy dokumentu	Numer i data dokumentu otrzymanego	Jakiej sprawy dokument dotyczy	Liczba stron dokumentu	Liczba załączników i liczba arkuszy załączników	Komu przekazano dokument (imię i nazwisko)	Podpis pobierającego dokument i data
1	2	3	4	5	6	7	8	9
001	5.10.1999 r.	MSWiA	Me 005/99 3.10.1999 r.	"DWA"	5	2/3	Wyrzykowski
002				Czynności operacyjno-rozpoznawcze

Strona prawa

Korespondencja uzupełniająca (numer, data, nadawca dokumentu)	Załatwienie sprawy
	Data i potwierdzenie wysłania dokumentu	Adresat	Liczba stron dokumentu	Liczba załączników i liczba arkuszy załączników	Uwagi
10	11	12	13	14	15
00-7/99 ------- 1-5
DEWD: 00-3/99 00-3/99 -------- 7-8	6.10.1999 r. W 7/99 p. 3	Urząd Ochrony Państwa Warszawa	2	1/1

Załącznik nr 10

wzór

DZIENNIK KORESPONDENCJI DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ "TAJNE"

Strona lewa

Wpływ dokumentu	Przekazanie dokumentu
Numer kolejny sprawy	Data wpływu dokumentu	Nazwa instytucji nadawcy dokumentu	Numer i data dokumentu otrzymanego	Jakiej sprawy dokument dotyczy	Liczba stron dokumentu	Liczba załączników i liczba arkuszy załączników	Komu przekazano dokument (imię i nazwisko)	Podpis pobierającego dokument i data
1	2	3	4	5	6	7	8	9
0-1	1.09.1999 r.	CZSW	MO 0-7/99 28.08.1999 r.	Przegląd zasobów archiwalnych	3	1/2	Wacław Szot	1.09.1999 r.
0-2				Dokonanego przeglądu archiwalnego				1.09.1999 r.

Strona prawa

Informacje uzupełniające	Sposób załatwienia
	Data potwierdzenia zwrotu dokumentu	Data wysłania dokumentu	Adresat	Liczba stron dokumentu	Liczba załączników i liczba arkuszy załączników	Uwagi
10	11	12	13	14	15	16
00-73/99 -------- 24-26	1.09.1999 r.
DEWD: 00-3/99 00-73/99 --------- 27	1.09.1999 r.	1.09.1999 r.	Rzecznik Interesu Publicznego	1	-/-

Załącznik nr 11

wzór

DZIENNIK KORESPONDENCJI

DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ "POUFNE"

Strona lewa

Wpływ dokumentu	Przekazanie dokumentu
Numer kolejny sprawy	Data wpływu dokumentu	Nazwa instytucji nadawcy dokumentu	Numer i data dokumentu otrzymanego	Jakiej sprawy dokument dotyczy	Liczba stron dokumentu	Liczba załączników i liczba arkuszy załączników	Komu przekazano dokument (imię i nazwisko)	Podpis pobierającego dokument i data
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Pf-1	1.09.1999 r.	CZSW	MO Pf-7/99 28.08.1999 r.	Przegląd zasobów archiwalnych	3	1/2	Wacław Szot	1.09.1999 r.
Pf-2				Dokonanego przeglądu archiwalnego				1.09.1999 r.

Strona prawa

Informacje uzupełniające	Sposób załatwienia
	Data potwierdzenia zwrotu dokumentu	Data wysłania dokumentu	Adresat	Liczba stron dokumentu	Liczba załączników i liczba arkuszy załączników	Uwagi
10	11	12	13	14	15	16
0-73/99 ------- 24-26	1.09.1999 r.
DEWD: Pf-3/99 0-73/99 -------- 27	1.09.1999 r.	1.09.1999 r.	Rzecznik Interesu Publicznego	1	-/-

Załącznik nr 11a

wzór

DZIENNIK KORESPONDENCJI Kn-2

Strona lewa

Numer	Nr i data	Nazwa instytucji	Jakiej sprawy dotyczy	Liczba
kolejny zapisu	dokumentu otrzymanego	nadawcy (przy odbiorze) - adresat (przy wysyłce)		kart dokumentu wraz z załącznikami	załączników	arkuszy (kart załączników)
1	2	3	4	5	6	7
0-1	0-2/2000 16.01.2000 r. 17.01.2000 r.	Prokuratura Okręgowa w Warszawie	Informacja do sprawy PR III DSN 72/99	3	1	2
0-2	- 19.01.2000 r.	Prokuratura Okręgowa w Łodzi	Monit do sprawy PR III Dsn 5/99	1	-	-

Strona prawa

Nr DEWD	Kto wykonał dokument	Pokwitowanie i data	Numer (symbol) akt,	Uwagi
		wykonawcy (pobierającego dokument do załatwienia)	pracownika kancelarii (zwrot dokumentu)		w których jest dokument przechowywany lub jego kopia
8	9	10	11	12	13
-	prok. Bąk	Bąk 17.01.2000 r.	Śliwa 17.01.2000 r.	0-3/99 ------ 6-8
0-4/2000	prok. Kobuz	Kobuz 19.01.2000 r.	Śliwa 19.01.2000 r.	0-17/99 -------- 25

Załącznik nr 11b

wzór

DZIENNIK KORESPONDENCJI Kn-2

Strona lewa

Numer	Nr i data	Nazwa instytucji	Jakiej sprawy dotyczy	Liczba
kolejny zapisu	dokumentu otrzymanego	nadawcy (przy odbiorze) - adresat (przy wysyłce)		kart dokumentu wraz z załącznikami	załączników	arkuszy (kart załączników)
1	2	3	4	5	6	7
00-1	00-2/2000 16.01.2000 r. 17.01.2000 r.	Prokuratura Okręgowa w Warszawie	Informacja do sprawy PR III DSN 72/99	3	1	2
00-2	- 19.01.2000 r.	Prokuratura Okręgowa w Łodzi	Monit do sprawy PR III Dsn 5/99	1	-	-

Strona prawa

Nr DEWD	Kto wykonał dokument	Pokwitowanie i data		Numer (symbol)	Uwagi
		wykonawcy (pobierającego dokument do załatwienia)	pracownika kancelarii (zwrot dokumentu)	akt, w których jest dokument przechowywany lub jego kopia
8	9	10	11	12	13
-	prok. Bąk	Bąk 17.01.2000 r.	Śliwa 17.01.2000 r.	00-3/99 ------- 6-8
00-4/2000	prok. Kobuz	Kobuz 19.01.2000 r.	Śliwa 19.01.2000 r.	00-17/99 -------- 25

Załącznik nr 11c

wzór

DZIENNIK KORESPONDENCJI Kn-2

Strona lewa

Numer	Nr i data	Nazwa instytucji	Jakiej sprawy dotyczy	Liczba
kolejny zapisu	dokumentu otrzymanego	nadawcy (przy odbiorze) - adresat (przy wysyłce)		kart dokumentu wraz z załącznikami	załączników	arkuszy (kart załączników)
1	2	3	4	5	6	7
PF-1	PF-2/2000 16.01.2000 r. 17.01.2000 r.	Prokuratura Okręgowa w Warszawie	Informacja do sprawy PR III DSN 72/99	3	1	2
PF-2	- 19.01.2000 r.	Prokuratura Okręgowa w Łodzi	Monit do sprawy PR III Dsn 5/99	1	-	-

Strona prawa

Nr DEWD	Kto wykonał dokument	Pokwitowanie i data	Numer (symbol) akt,	Uwagi
		wykonawcy (pobierającego dokument do załatwienia)	pracownika kancelarii (zwrot dokumentu)		w których jest dokument przechowywany lub jego kopia
8	9	10	11	12	13
-	prok. Bąk	Bąk 17.01.2000 r.	Śliwa 17.01.2000 r.	0-3/99 ------ 6-8
PF-4/2000	prok. Kobuz	Kobuz 19.01.2000 r.	Śliwa 19.01.2000 r.	PF-17/99 -------- 25

Załącznik nr 12

wzór

KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM/TECZKĄ

OZNACZONYMI KLAUZULĄ

"ŚCIŚLE TAJNE" / "TAJNE"

nr .........

Lp.	Udostępnienie dokumentu					Zwrot dokumentu
	Numer i nazwa dokumentu	Klauzula	Imię i nazwisko	Data	Podpis	Imię i nazwisko	Data	Podpis	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
	00-23/2000	Tajne	Jan Kot	16.10.2000 r.		Adam Szeląg	16.10.2000 r.
	00-17/2000	Ściśle tajne	Adam Bąk	17.10.2000 r.		Adam Szeląg	17.10.2000 r.

Załącznik nr 13

wzór

Książka doręczeń przesyłek miejscowych

Data	Odbiorca i jego adres	Znak pisma (rodzaj przesyłki)	Potwierdzenie odbioru (data, pieczęć, podpis)
12.09.2000 r.	Rzecznik Interesu Publicznego	KD Pf-234/2000	12.09.2000 r. Kot
17.10.2000 r.	Prok. Okręgowy w Warszawie	PR 0-65/2000	17.10.2000 r. Wilk

Załącznik nr 14

wzór

DZIENNIK EWIDENCJI WYKONANYCH DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ "ŚCIŚLE TAJNE", "TAJNE" i "POUFNE"

(techniką maszynopisania, kopiowania, powielania, fotografowania itp.)

Strona lewa

Lp.	Pokwitowanie dokumentu oddanego do wykonania
	Data oddania brudnopisu do przepisania - dokumentu do reprodukcji	Adresat bądź nazwa dokumentu	Nazwisko pracownika lub komórki organiz. oddającej dokument do reprodukcji	Nr dokumentu z dziennika korespondencji, klauzula tajności i liczba stron	Nazwisko wykonującego dokument
1	2	3	4	5	6
00-1	1.08.2000 r.	Prok. Okręg. Łódź	Nowak	PR 00-3/00-ściśle tajne-1	Szeląg
0-2	2.09.2000 r.	CZSW	Kot	BIN 0-4/00-tajne-2	Raba
Pf-3	2.09.2000 r.	MON	Mirosz	BIN Pf-22/00-poufne-3	Szeląg

Strona prawa

Liczba wykonanych		Pokwitowanie odbioru wykonanego dokumentu			Adnotacje		Uwagi
Egz.	Arkuszy	Imię i nazwisko	Data	Podpis	O wysłaniu (nr wychodzący)	O zniszczeniu
7	8	9	10	11	12	13	14
2	2	Jan Nowak	1.08.2000 r.		PR 00-76/00
2	2	Zenon Kot	2.09.2000 r.		BIN 0-13/00
2	8	Ryszard Mirosz	2.09.2000 r.		BIN Pf-27/00

Załącznik nr 15

wzór

Warszawa, dnia ........... 2001 r.

.............................................

(pieczęć nagłówkowa jednostki organizacyjnej)

WYKAZ PRZESYŁEK NADANYCH NR 54

przekazanych przez MINISTERSTWO SPRAWIEDLIWOŚCI

do wysłania .......... Poczta Specjalna KGP ..................

..............................................................

(nazwa przewoźnika lub nazwisko doręczyciela)

Lp.	Numer przesyłki	Rodzaj przesyłki	Do kogo adresowana	Uwagi
1	2	3	4	5
1	Wyk. nr 54 poz. nr 1	K	Prokuratura Okręgowa we Wrocławiu

..........................

(podpis sporządzającego

wykaz) 1

Ogółem przesyłek ...............

..........................

(podpis doręczającego)

m.p.

(pieczęć przewoźnika)

..........................

(podpis przyjmującego)

..........................

(data i godzina) Słownie: .................

Załącznik nr 16

wzór

REJESTR WYDANYCH DOKUMENTÓW NR ...8 ....

Stefan Kot BOIN

............................ ..........................

(imię i nazwisko lub nazwa (komórka organizacyjna)

dokumentu/komórki org.)

Lp.	Nr ewidencyjny dokumentu	Nazwa dokumentu i nazwisko wykonawcy	Liczba ark. lub nr egz.	Data i pokwitowanie wykonawcy	Data i pokwitowanie kancelarii	Adnotacja o zniszczeniu i data
1	2	3	4	5	6	7
1	0-22/00	Plan ochrony Ministerstwa Sprawiedliwości	Egz. nr 2 kart 52	12.04.2001 r.	12.04.2001 r.

Załącznik nr 17

wzór

SKOROWIDZ RWD

Lp.	Imię i nazwisko lub nazwa komórki organizacyjnej	Data założenia	Data zakończenia	Adnotacja o zniszczeniu	Uwagi
1
8	Stefan Kot	12.01.1999 r.

Załącznik nr 18

wzór

KSIĄŻKA EWIDENCJI

Wydawnictw - dokumentacji technicznej

Lp.	Nr i data		Informacja o pojedynczym egzemplarzu	Liczba egz.	Nr egz.		Adnotacje o	Uwagi
	asygnaty, pisma, przy	Od kogo	Nazwa			Klauzula tajności	Liczba		Nr teczki, pojemnika,	wysłaniu lub zniszczeniu. Nr i data
	którym otrzymano przesyłkę	otrzymano	wydawnictwa -dokumentacji technicznej				Karta razem z zał.		Zał.	Arkuszy (kart) zał.	do którego złożono	pisma lub protokołu zniszczenia
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
01	02 01.02.1997 r.	MON	Spis telefonów	tajne	56	-	-	2	104 105	016
02	-	własne	Regulamin organizacyjny	tajne	29	2	9	1	5	016

OBJAŚNIENIA WZORU Wkt-107

1. W rubryce 1 - wpisuje się kolejny nr porządkowy dokonanego zapisu, jeżeli jest to dokumentacja lub wydawnictwo własne, numer ten stanowi jego liczbę dziennika,

2. W rubryce 2 - wpisuje się nr rejestracyjny asygnaty, pisma przewodniego, pod którym je zarejestrowano w dzienniku korespondencji,

3. W rubryce 3 - przy ewidencjonowaniu wydawnictw i dokumentacji wykonanych we własnym zakresie wpisuje się: "własne",

4. W rubryce 4 - wpisuje się nazwę dokumentu, np.: "instrukcja o postępowaniu w sprawach tajnych", "mapa terenu.....", "szkice terenu",

5. W rubryce 5 - wpisuje się klauzulę tajności, jaką oznaczone są ewidencjonowane dokumenty,

6. W rubryce 6 - wpisuje się liczbę wszystkich kart pojedynczego egzemplarza,

7. W rubryce 7 - wpisuje się liczbę załączników, jakie zawiera ewidencjonowany egzemplarz,

8. W rubryce 8 - wpisuje się liczbę kart załączników do pojedynczego egzemplarza,

9. W rubryce 9 - wpisuje się liczbę egzemplarzy dokumentów,

10. W rubryce 10 - wpisuje się numery egzemplarzy dokumentu, nadane przez wydawcę, np.: "1-10",

11. W rubryce 11 - wpisuje się nr teczki lub pojemnika, do którego dokumenty zostały złożone,

12. w rubryce 12 - po wysłaniu wpisuje się nr rozdzielnika lub pisma, przy którym dokumenty zostały wysłane; przy zniszczeniu nieaktualnych dokumentów wpisuje się nr protokołu zniszczenia, nadany z dziennika korespondencji.

Załącznik nr 19

wzór

Metryka

nośnika niejawnego nr RWD .........

Lp.	Rodzaj informacji	Dane
1	Rodzaj nośnika
2	Data zaewidencjonowania
3	Podpis kierownika kancelarii
4	Podstawa zniszczenia nośnika
5	Sposób zniszczenia	Zniszczenie fizyczne
6	Podpisy kierownika kancelarii i osób uczestniczących w zniszczeniu

Dane dotyczące odtwarzania

Data	Lp. odtwarzanych pozycji	Miejsce odtwarzania	Dla kogo	Imię i nazwisko operatora (administratora) podpis

wzór

Strona wewnętrzna

Dane dotyczące odtwarzania

Data	Lp. odtwarzanych pozycji	Miejsce odtwarzania	Dla kogo	Imię i nazwisko operatora (administratora) podpis

Załącznik nr 20

wzór

........................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

Protokół oceny

dokumentacji niearchiwalnej

Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków

komisji)

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na

zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ....... m.b.

i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną,

nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej

oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w

jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze

dokumentacji technicznej.

Przewodniczący Komisji: ...................

Członkowie Komisji: ...................

...................

...................

Załączniki:

......... kart spisu

......... pozycji spisu

Załącznik nr 21

wzór

........................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej)

przeznaczonej do zniszczenia

Lp.	Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego	Tytuł teczki	Daty skrajne	Liczba tomów	Uwagi

Załącznik nr 22

wzór

.......................... Warszawa, dnia ................

(nazwa i adres

jednostki organizacyjnej)

Adres właściwego

archiwum państwowego

W załączeniu uprzejmie przesyłam protokół oceny dokumentacji

niearchiwalnej z kancelarii tajnej (nazwa jednostki

organizacyjnej), z prośbą o zezwolenie na zniszczenie

zakwalifikowanych dokumentów niejawnych.

Załączniki:

1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do

zniszczenia

Załącznik nr 23

wzór

grafika

Załącznik nr 24

wzór

grafika