Zm.: zarządzenie w sprawie systemu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2008.2.20

Akt jednorazowy

Wersja od: 31 maja 2008 r.

ZARZĄDZENIE Nr 9

MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH¹

z dnia 14 maja 2008 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie systemu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Spraw Zagranicznych

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 z późn. zm.²) oraz w związku z § 1 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 216, poz. 1605) zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu Nr 10 Ministra Spraw zagranicznych z dnia 18 października 2007 r. w sprawie systemu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. Nr 4, poz. 96) wprowadza się następujące zmiany:

1) § 2 otrzymuje brzmienie:

"§ 2. W skład systemu wchodzą:

1) Biuro Dyrektora Generalnego - jako koordynująca komórka organizacyjna;

2) Pozostałe komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Zarząd Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych;

3) Komitet ds. zarządzania ryzykiem w MSZ, zwany dalej "komitetem"."

2) § 5 otrzymuje brzmienie:

"§ 5. Dyrektorzy komórek organizacyjnych wymienionych w § 3 ust. 1. wyznaczają spośród pracowników kierowanych przez nich komórek organizacyjnych po jednej osobie odpowiedzialnej za kontakt z Biurem Dyrektora Generalnego w sprawach związanych z zarządzaniem ryzykiem."

3) § 6 otrzymuje brzmienie:

"§ 6. Biuro Dyrektora Generalnego wykonuje zadania związane z zarządzaniem ryzykiem w Ministerstwie Spraw Zagranicznych zlecone przez komitet, a w szczególności:

1) opracowuje i rozsyła do komórek organizacyjnych MSZ kwestionariusze analizy ryzyka;

2) prowadzi rejestr ryzyk i na bieżąco go aktualizuje;

3) przygotowuje i przedkłada komitetowi zbiorczy raport na temat ryzyk wraz z mapą ryzyk oraz projektami działań naprawczych i ograniczających ryzyko;

4) na podstawie sprawozdań komórek organizacyjnych MSZ z podjętych działań sporządza i przekazuje komitetowi zbiorcze sprawozdanie na temat zarządzania ryzykiem w MSZ oraz o podjętych działaniach naprawczych i ograniczających ryzyko."

4) § 7 otrzymuje brzmienie:

"§ 7. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Zarządu Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych:

1) monitorują ryzyko i uzupełniają na bieżąco rejestr ryzyk związanych z ich działalnością;

2) przekazują do Biura Dyrektora Generalnego wypełnione kwestionariusze analizy ryzyka;

3) w wyznaczonym przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej terminie wdrażają i realizują zalecenia dotyczące działań naprawczych i ograniczających ryzyko;

4) sporządzają i przekazują do Biura Dyrektora Generalnego sprawozdanie z podjętych działań naprawczych i ograniczających ryzyko."

5) w § 8:

a) ust. 1-3 otrzymują brzmienie:

"1. Cykl procesu analizy ryzyka rozpoczyna opracowanie i rozesłanie przez Biuro Dyrektora Generalnego do komórek organizacyjnych MSZ kwestionariuszy analizy ryzyka w terminie do 15 stycznia każdego roku.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Zarządu Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych przesyłają do Biura Dyrektora Generalnego wypełnione kwestionariusze analizy ryzyka w terminie do 15 lutego każdego roku.

3. Biuro Dyrektora Generalnego przygotowuje i przedkłada komitetowi w terminie do 15 marca każdego roku zbiorczy raport na temat ryzyk wraz z mapą ryzyk oraz projektami działań naprawczych i ograniczających ryzyko.",

b) ust. 8-9 otrzymują brzmienie:

"8. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Zarządu Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych w wyznaczonym przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej terminie wdrażają i realizują zalecenia dotyczące działań naprawczych i ograniczających ryzyko oraz przesyłają do biura Dyrektora Generalnego sprawozdanie z tych działań w terminie do 30 listopada każdego roku.

9. Biuro Dyrektora Generalnego na podstawie sprawozdań komórek organizacyjnych MSZ i Zarządu Obsługi MSZ z podjętych działań sporządza i przekazuje komitetowi zbiorcze sprawozdanie na temat zarządzania ryzykiem w MSZ oraz o podjętych działaniach naprawczych i ograniczających ryzyko w terminie do 15 grudnia każdego roku.".

§ 2. W 2009 roku ustala się następujące terminy procesu analizy ryzyka:

1) opracowanie przez Biuro Dyrektora Generalnego kwestionariuszy analizy ryzyka i przesłanie ich do komórek organizacyjnych MSZ i Zarządu Obsługi MSZ - do 15 maja;

2) przesłanie do Biura Dyrektora Generalnego wypełnionych kwestionariuszy przez dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Zarządu Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych - do 31 maja;

3) przygotowanie przez Biuro Dyrektora Generalnego i przedłożenie komitetowi zbiorczego raportu wraz z mapą ryzyk oraz projektami działań naprawczych i ograniczających ryzyko - do 15 czerwca;

4) analiza zbiorczego raportu wraz z mapą ryzyk przez komitet i przekazanie go do Biura Audytu do konsultacji - do 30 czerwca;

5) ocena zbiorczego raportu wraz z mapą ryzyk przez Biuro Audytu i przekazanie komitetowi opinii w tej sprawie - do 10 lipca;

6) przedstawienie przez komitet Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej zbiorczego raportu na temat ryzyk wraz z zaleceniami i rekomendacjami dotyczącymi działań naprawczych i ograniczających ryzyko - do 20 lipca;

7) przekazanie przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej do realizacji dyrektorom komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Zarządu Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych zbiorczego raportu wraz z zaleceniami i rekomendacjami dotyczącymi działań naprawczych - do 1 sierpnia;

8) przedstawienie przez dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Zarządu Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych do Biura Dyrektora Generalnego sprawozdań z realizacji zaleceń dotyczących działań naprawczych i ograniczających ryzyko - do 30 listopada;

9) sporządzenie i przekazanie komitetowi przez Biuro Dyrektora Generalnego zbiorczego sprawozdania na temat zarządzana ryzykiem w MSZ oraz o podjętych działaniach naprawczych i ograniczających ryzyko - do 15 grudnia;

10) analiza i zatwierdzenie przez komitet zbiorczego sprawozdania na temat ryzyk i przedstawienie go Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej - do 31 grudnia.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

______

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy zagraniczne na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz.U. Nr 216, poz. 1605).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego ogłoszono z 2003 r. Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600.