Zm.: zarządzenie w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Zakładzie Obsługi Gospodarczej Wyższego Urzędu Górniczego z siedzibą w Katowicach.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.WUG.2010.15.88

Akt jednorazowy
Wersja od: 20 sierpnia 2010 r.

ZARZĄDZENIE Nr 10
DYREKTORA GENERALNEGO WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO
z dnia 20 sierpnia 2010 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Zakładzie Obsługi Gospodarczej Wyższego Urzędu Górniczego z siedzibą w Katowicach

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.1)) oraz art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:
§  1.
W zarządzeniu nr 2 Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 3 marca 2010 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Zakładzie Obsługi Gospodarczej Wyższego Urzędu Górniczego z siedzibą w Katowicach (Dz. Urz. WUG Nr 4, poz. 31) wprowadza się następujące zmiany:
1)
w § 1 w pkt 7 dodaje się przecinek oraz dodaje się pkt 8 w brzmieniu:

"8) w załączniku nr 8 do zarządzenia - sposób weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych w Zakładzie Obsługi Gospodarczej";

2)
dodaje się załącznik nr 8 do zarządzenia w brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia.
§  2.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
______

1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 i Nr 165, poz. 1316 oraz z 2010 r. Nr 47, poz. 278.

2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835 i Nr 152, poz. 1020.

ZAŁĄCZNIK  Nr 8

SPOSÓB WERYFIKACJI OPERACJI FINANSOWYCH I GOSPODARCZYCH W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

1.
Weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych, zwana dalej "kontrolą", jest dokonywana w sposób zapewniający przestrzeganie następujących podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej:
1)
legalności;
2)
rzetelności;
3)
celowości;
4)
gospodarności;
5)
przejrzystości.
1.1.
Zasady wymienione w pkt 1 stanowią jednocześnie kryteria kontroli.
1.2.
W celu przestrzegania zasady legalności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi, umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania.
1.3.
W celu przestrzegania zasady rzetelności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do wykonywania zadań z należytą starannością, sumiennie i terminowo, a także dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością oraz w wymaganych terminach.
1.4.
Kryterium celowości pozwala na ocenę, czy działalność Zakładu Obsługi Gospodarczej jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności.
1.5.
W celu przestrzegania zasady celowości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia:
1)
zgodności prowadzonej działalności z celami i zadaniami Zakładu Obsługi Gospodarczej;
2)
optymalizacji stosowanych metod i środków oraz ich adekwatności do założonych celów.
1.6.
Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania Zakładu Obsługi Gospodarczej są realizowane oszczędnie, wydajnie i efektywnie.
1.7.
W celu przestrzegania zasady gospodarności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia:
1)
wykorzystywania dostępnych środków w sposób oszczędny i efektywny;
2)
działań zapobiegających wystąpieniu szkód, a w przypadku ich wystąpienia - do ograniczenia skutków tych szkód.
1.8.
W celu przestrzegania zasady przejrzystości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do:
1)
klasyfikowania dochodów i wydatków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
2)
sporządzania sprawozdawczości zgodnie z właściwymi przepisami;
3)
stosowania procedur wewnętrznych w zakresie gospodarki finansowej.
2.
Kontrola jest sprawowana przez:
1)
kontrolę wstępną operacji gospodarczych wraz ze wstępną oceną celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych;
2)
kontrolę zgodności z planem finansowym wraz z kontrolą zgodności z prawem;
3)
kontrolę bieżącą operacji gospodarczych, badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;
4)
pogłębioną kontrolę następczą stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w ppkt 3 przez poszczególne stanowiska pracy.
3.
Kontrola wstępna operacji gospodarczych ma na celu:
1)
zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających od procedur dotyczących procesów wymienionych w pkt 2 ppkt 3;
2)
przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych dla Zakładu Obsługi Gospodarczej;
3)
zabezpieczenie Zakładu Obsługi Gospodarczej przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub nadużyć.
3.1.
Kontrola wstępna operacji gospodarczych jest sprawowana przed rozpoczęciem danego procesu, zanim zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe.
4.
Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych polega na badaniu i porównywaniu stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, a także prowadzenia gospodarki finansowej oraz stosowania procedur kontroli.
4.1.
Procedury przeprowadzania oceny, o której mowa w pkt 4, obejmują:
1)
obowiązki w zakresie planowania wydatków budżetowych na etapie prac nad planem finansowym;
2)
obowiązki w zakresie sprawdzania zamówień publicznych;
3)
obowiązki w zakresie sprawdzania projektów umów;
4)
obowiązki w zakresie sprawdzania innych dokumentów stanowiących podstawę zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych.
4.2.
Ocena, o której mowa w pkt 4, ma na celu wstępne zbadanie, czy zamierzone działania, angażujące środki publiczne, odpowiadają kryteriom, o których mowa w pkt 1 i 1.1, oraz czy zapewniają one całkowitą realizację zadań Zakładu Obsługi Gospodarczej w granicach kwot określonych w planie finansowym i w określonych terminach.
4.3.
Przeprowadzenie oceny, o której mowa w pkt 4, następuje przed podjęciem decyzji o zaplanowaniu wydatków ze środków publicznych, w pracach nad projektem planu finansowego, oraz przed podjęciem decyzji o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub innym zaangażowaniu środków publicznych; jako kontrola merytoryczna jest ona realizowana przez:
1)
analizę faktycznych potrzeb;
2)
analizę projektów umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych.
4.4.
Ocenę, o której mowa w pkt 4, przeprowadza i jest za nią odpowiedzialny kierujący Zakładem Obsługi Gospodarczej, występujący z wnioskiem o uwzględnienie wydatku w planie finansowym lub z wnioskiem o zaciągnięcie zobowiązania finansowego albo z wnioskiem o dokonanie wydatku ze środków publicznych, stosownie do szczegółowego zakresu działania Zakładu Obsługi Gospodarczej, określonego w zarządzeniu nr 32 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 grudnia 2009 r. w sprawie ustalenia przedmiotu działalności Zakładu Obsługi Gospodarczej Wyższego Urzędu Górniczego z siedzibą w Katowicach (Dz. Urz. WUG Nr 16, poz. 94).
5.
W przypadku umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych, kontrolę projektów tych umów:
1)
w zakresie zgodności z planem finansowym przeprowadza Główny Księgowy Wyższego Urzędu Górniczego, zwany dalej "głównym księgowym";
2)
w zakresie zgodności z prawem:
a)
jeżeli projekt został opracowany w Departamencie Prawnym Wyższego Urzędu Górniczego - przeprowadza dyrektor albo zastępca dyrektora tego departamentu,
b)
jeżeli projekt został opracowany poza Wyższym Urzędem Górniczym - przeprowadza pracownik Departamentu Prawnego Wyższego Urzędu Górniczego odpowiedzialny za prowadzenie spraw związanych z tymi projektami, a następnie dyrektor albo zastępca dyrektora tego departamentu.
5.1.
Osoby przeprowadzające kontrolę projektów umów, o których mowa w pkt 5, są obowiązane do potwierdzenia przeprowadzenia kontroli przez złożenie czytelnego podpisu wraz z datą na ostatniej stronie dokumentu oraz parafowanie każdej strony dokumentu.
6.
Kontrola bieżąca operacji gospodarczych jest sprawowana na każdym etapie danego procesu, w celu wyeliminowania, przed zakończeniem tego etapu, zjawisk mogących negatywnie wpłynąć na wynik końcowy procesu.
6.1.
Kontrola bieżąca operacji gospodarczych polega na:
1)
sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie księgowym, pod względem legalności i gospodarności oraz pod względem merytorycznym;
2)
sprawdzeniu dokumentu księgowego wraz z załącznikami pod względem merytorycznym;
3)
sprawdzeniu dokumentu księgowego pod względem terminowości dostaw i usług;
4)
opisaniu dokumentu księgowego.
6.2.
Kierujący Zakładem Obsługi Gospodarczej jest obowiązany do powiadomienia Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego o powstałych opóźnieniach w celu obciążenia dostawcy karami umownymi.
6.3.
Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez kierującego Zakładem Obsługi Gospodarczej oznacza, że dokonał on kontroli bieżącej operacji gospodarczej przedstawionej w dokumencie księgowym pod względem legalności, gospodarności oraz pod względem merytorycznym.
6.4.
Kontrola bieżąca operacji gospodarczych sprawowana przez głównego księgowego polega w szczególności na:
1)
wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi;
2)
przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków ze środków publicznych.
6.5.
Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez głównego księgowego oznacza, że:
1)
nie zgłasza on zastrzeżeń wobec przedstawionej oceny prawidłowości merytorycznej operacji gospodarczej objętej dokumentem księgowym i zgodności tej operacji z prawem;
2)
nie zgłasza on zastrzeżeń wobec kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów księgowych;
3)
zobowiązania finansowe wynikające z operacji gospodarczej mieszczą się w planie finansowym i że Zakład Obsługi Gospodarczej posiada środki finansowe na ich pokrycie.
6.6.
W przypadku ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument kierującemu Zakładem Obsługi Gospodarczej, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.
7.
Kontrola bieżąca operacji gospodarczych w zakresie prawidłowości gromadzenia środków publicznych jest ponadto sprawowana przez:
1)
porównywanie wpływów uzyskanych z planowanymi;
2)
ocenę terminowości ustalania należności dochodów i prawidłowości ich ewidencjonowania;
3)
analizę przebiegu windykacji należności;
4)
sprawdzanie terminowości odprowadzania dochodów do budżetu państwa.
7.1.
Czynności wymienione w pkt 7 są dokonywane przez głównego księgowego.
8.
Pogłębiona kontrola następcza stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w pkt 2 ppkt 3 przez poszczególne stanowiska pracy polega na:
1)
analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich z założonymi celami;
2)
sprawdzaniu, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności, a także, czy został objęty kontrolą wstępną i bieżącą oraz czy była ona skuteczna.
8.1.
Pogłębiona kontrola następcza powinna dostarczać także informacji o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań operacyjnych należy zmienić, aby osiągnąć założone cele.
8.2.
Pogłębiona kontrola następcza jest sprawowana po zakończeniu danego procesu.
9.
Główny księgowy lub osoba przez niego wyznaczona sporządzają i przedkładają, za pośrednictwem Dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego, w terminie 25 dni od dnia zakończenia danego kwartału, do akceptacji Prezesowi Wyższego Urzędu Górniczego kwartalne sprawozdania, dotyczące w szczególności:
1)
prawidłowości i terminowości pobierania dochodów;
2)
zgodności wydatków z planowanym przeznaczeniem;
3)
prawidłowości wykorzystania środków finansowych, w tym zakresu zrealizowanych zadań;
4)
wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu państwa;
5)
przebiegu realizowania zobowiązań finansowych oraz występowania zobowiązań wymagalnych;
6)
przebiegu realizowania należności budżetowych oraz występowania należności po terminie płatności.