Zm.: zarządzenie w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.WUG.2010.15.84

Akt jednorazowy

Wersja od: 20 sierpnia 2010 r.

ZARZĄDZENIE Nr 33

PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 20 sierpnia 2010 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.¹⁾) oraz art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. W zarządzeniu nr 14 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 3 marca 2010 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym (Dz. Urz. WUG Nr 4, poz. 29) wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 1 w pkt 7 dodaje się przecinek oraz dodaje się pkt 8 w brzmieniu:

"8) w załączniku nr 8 do zarządzenia - sposób weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych w Wyższym Urzędzie Górniczym";

2) dodaje się załącznik nr 8 do zarządzenia w brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 i Nr 165, poz. 1316 oraz z 2010 r. Nr 47, poz. 278.

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835 i Nr 152, poz. 1020.

ZAŁĄCZNIK  Nr 8

SPOSÓB WERYFIKACJI OPERACJI FINANSOWYCH I GOSPODARCZYCH W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

1. Weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych, zwana dalej "kontrolą", jest dokonywana w sposób zapewniający przestrzeganie następujących podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej:

1) legalności;

2) rzetelności;

3) celowości;

4) gospodarności;

5) przejrzystości.

1.1. Zasady wymienione w pkt 1 stanowią jednocześnie kryteria kontroli.

1.2. W celu przestrzegania zasady legalności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi, umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania.

1.3. W celu przestrzegania zasady rzetelności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do wykonywania zadań z należytą starannością, sumiennie i terminowo, a także dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością oraz w wymaganych terminach.

1.4. Kryterium celowości pozwala na ocenę, czy działalność Wyższego Urzędu Górniczego, jego komórek organizacyjnych, okręgowego urzędu górniczego oraz specjalistycznego urzędu górniczego, zwanych dalej "jednostkami", jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności.

1.5. W celu przestrzegania zasady celowości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia:

1) zgodności prowadzonej działalności z celami i zadaniami jednostki;

2) optymalizacji stosowanych metod i środków oraz ich adekwatności do założonych celów.

1.6. Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania jednostki są realizowane oszczędnie, wydajnie i efektywnie.

1.7. W celu przestrzegania zasady gospodarności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia:

1) wykorzystywania dostępnych środków w sposób oszczędny i efektywny;

2) działań zapobiegających wystąpieniu szkód, a w przypadku ich wystąpienia - do ograniczenia skutków tych szkód.

1.8. W celu przestrzegania zasady przejrzystości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do:

1) klasyfikowania dochodów i wydatków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;

2) sporządzania sprawozdawczości zgodnie z właściwymi przepisami;

3) stosowania procedur wewnętrznych w zakresie gospodarki finansowej.

2. Kontrola jest sprawowana przez:

1) kontrolę wstępną operacji gospodarczych wraz ze wstępną oceną celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych;

2) kontrolę zgodności z planem finansowym wraz z kontrolą zgodności z prawem;

3) kontrolę bieżącą operacji gospodarczych, badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;

4) pogłębioną kontrolę następczą stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w ppkt 3 przez poszczególne jednostki i poszczególne stanowiska pracy.

3. Kontrola wstępna operacji gospodarczych ma na celu:

1) zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających od procedur dotyczących procesów wymienionych w pkt 2 ppkt 3;

2) przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych dla jednostki;

3) zabezpieczenie jednostki przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub nadużyć.

3.1. Kontrola wstępna operacji gospodarczych jest sprawowana przed rozpoczęciem danego procesu, zanim zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe.

4. Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych polega na badaniu i porównywaniu stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, a także prowadzenia gospodarki finansowej oraz stosowania procedur kontroli.

4.1. Procedury przeprowadzania oceny, o której mowa w pkt 4, obejmują:

1) obowiązki w zakresie planowania wydatków budżetowych na etapie prac nad planem finansowym;

2) obowiązki w zakresie sprawdzania zamówień publicznych;

3) obowiązki w zakresie sprawdzania projektów umów;

4) obowiązki w zakresie sprawdzania innych dokumentów stanowiących podstawę zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych.

4.1. Ocena, o której mowa w pkt 4, ma na celu wstępne zbadanie, czy zamierzone działania, angażujące środki publiczne, odpowiadają kryteriom, o których mowa w pkt 1 i 1.1, oraz czy zapewniają one całkowitą realizację zadań jednostki w granicach kwot określonych w planie finansowym i w określonych terminach.

4.3. Przeprowadzenie oceny, o której mowa w pkt 4, następuje przed podjęciem decyzji o zaplanowaniu wydatków ze środków publicznych, w pracach nad projektem planu finansowego, oraz przed podjęciem decyzji o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub innym zaangażowaniu środków publicznych; jako kontrola merytoryczna jest ona realizowana przez:

1) analizę faktycznych potrzeb;

2) analizę projektów umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych.

4.4. Ocenę, o której mowa w pkt 4, przeprowadza i jest za nią odpowiedzialny dyrektor jednostki, występujący z wnioskiem o uwzględnienie wydatku w planie finansowym lub z wnioskiem o zaciągnięcie zobowiązania finansowego albo z wnioskiem o dokonanie wydatku ze środków publicznych, stosownie do szczegółowego zakresu działania jednostki, określonego:

1) w przypadku Wyższego Urzędu Górniczego - w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 20 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 21 czerwca 2010 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego (Dz. Urz. WUG Nr 10, poz. 57);

2) w przypadku okręgowych urzędów górniczych oraz specjalistycznego urzędu górniczego - w regulaminie organizacyjnym okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 18 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 9 listopada 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych (Dz. Urz. WUG z 2010 r. Nr 12, poz. 72).

5. W przypadku umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych, kontrolę projektów tych umów:

1) w zakresie zgodności z planem finansowym przeprowadza Główny Księgowy Wyższego Urzędu Górniczego, zwany dalej "głównym księgowym";

2) w zakresie zgodności z prawem:

a) w przypadku Wyższego Urzędu Górniczego:

– jeżeli projekt został opracowany w Departamencie Prawnym - przeprowadza dyrektor albo zastępca dyrektora tego departamentu,

– jeżeli projekt został opracowany poza Wyższym Urzędem Górniczym - przeprowadza pracownik Departamentu Prawnego odpowiedzialny za prowadzenie spraw związanych z tymi projektami, a następnie dyrektor albo zastępca dyrektora tego departamentu,

b) w przypadku okręgowych urzędów górniczych oraz specjalistycznego urzędu górniczego - przeprowadza radca prawny albo upoważniony przez dyrektora tej jednostki prawnik nieposiadający uprawnień do wykonywania zawodu radcy prawnego.

5.1. Osoby przeprowadzające kontrolę projektów umów, o których mowa w pkt 5, są obowiązane do potwierdzenia przeprowadzenia kontroli przez złożenie czytelnego podpisu wraz z datą na ostatniej stronie dokumentu oraz parafowanie każdej strony dokumentu.

6. Kontrola bieżąca operacji gospodarczych jest sprawowana na każdym etapie danego procesu, w celu wyeliminowania, przed zakończeniem tego etapu, zjawisk mogących negatywnie wpłynąć na wynik końcowy procesu.

6.1. Kontrola bieżąca operacji gospodarczych polega na:

1) sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie księgowym, pod względem legalności i gospodarności oraz pod względem merytorycznym;

2) sprawdzeniu dokumentu księgowego wraz z załącznikami pod względem merytorycznym;

3) sprawdzeniu dokumentu księgowego pod względem terminowości dostaw i usług;

4) opisaniu dokumentu księgowego.

6.2. Dyrektor jednostki jest obowiązany do powiadomienia Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego o powstałych opóźnieniach w celu obciążenia dostawcy karami umownymi.

6.3. Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez dyrektora jednostki oznacza, że dokonał on kontroli bieżącej operacji gospodarczej przedstawionej w dokumencie księgowym pod względem legalności, gospodarności oraz pod względem merytorycznym.

6.4. Kontrola bieżąca operacji gospodarczych sprawowana przez głównego księgowego polega w szczególności na:

1) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi;

2) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków ze środków publicznych.

6.5. Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez głównego księgowego oznacza, że:

1) nie zgłasza on zastrzeżeń wobec przedstawionej oceny prawidłowości merytorycznej operacji gospodarczej objętej dokumentem księgowym i zgodności tej operacji z prawem;

2) nie zgłasza on zastrzeżeń wobec kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów księgowych;

3) zobowiązania finansowe wynikające z operacji gospodarczej mieszczą się w planie finansowym i że Wyższy Urząd Górniczy posiada środki finansowe na ich pokrycie.

6.6. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument właściwej jednostce, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.

7. Kontrola bieżąca operacji gospodarczych w zakresie prawidłowości gromadzenia środków publicznych jest ponadto sprawowana przez:

1) porównywanie wpływów uzyskanych z planowanymi;

2) ocenę terminowości ustalania należności dochodów i prawidłowości ich ewidencjonowania;

3) analizę przebiegu windykacji należności;

4) sprawdzanie terminowości odprowadzania dochodów do budżetu państwa;

5) ustalanie prawidłowości realizacji zawartych umów najmu nieruchomości będących własnością Skarbu Państwa, przekazanych jednostce.

7.1. Czynności wymienione w:

1) pkt 7 ppkt 1-4 - są dokonywane przez głównego księgowego;

2) pkt 7 ppkt 5 - są dokonywane przez pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem i administrowaniem nieruchomościami będącymi własnością Skarbu Państwa, przekazanymi jednostce.

8. Pogłębiona kontrola następcza stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w pkt 2 ppkt 3 przez poszczególne jednostki i poszczególne stanowiska pracy polega na:

1) analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich z założonymi celami;

2) sprawdzaniu, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności, a także, czy został objęty kontrolą wstępną i bieżącą oraz czy była ona skuteczna.

8.1. Pogłębiona kontrola następcza powinna dostarczać także informacji o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań operacyjnych należy zmienić, aby osiągnąć założone cele.

8.2. Pogłębiona kontrola następcza jest sprawowana po zakończeniu danego procesu.

9. Główny księgowy lub osoba przez niego wyznaczona sporządzają i przedkładają, za pośrednictwem Dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego, w terminie 25 dni od dnia zakończenia danego kwartału, do akceptacji Prezesowi Wyższego Urzędu Górniczego kwartalne sprawozdania, dotyczące w szczególności:

1) prawidłowości i terminowości pobierania dochodów;

2) zgodności wydatków z planowanym przeznaczeniem;

3) prawidłowości wykorzystania środków finansowych, w tym zakresu zrealizowanych zadań;

4) wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu państwa;

5) przebiegu realizowania zobowiązań finansowych oraz występowania zobowiązań wymagalnych;

6) przebiegu realizowania należności budżetowych oraz występowania należności po terminie płatności.