Zm.: zarządzenie w sprawie planowania i sprawozdawczości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, stałych przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych i instytutach polskich.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2008.6.202

Akt jednorazowy

Wersja od: 15 grudnia 2008 r.

ZARZĄDZENIE Nr 19

MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH¹

z dnia 15 grudnia 2008 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie planowania i sprawozdawczości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, stałych przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych i instytutach polskich.

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.²) oraz w związku z § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 216, poz. 1605) zarządza się, co następuje:

______

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy zagraniczne na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 216, poz. 1605).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. Nr 80 poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273 poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600.

§ 1. W zarządzeniu Nr 47 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 22 grudnia 1998 roku w sprawie planowania i sprawozdawczości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, stałych przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych i instytutach polskich (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2007 r. Nr 5, poz. 178) wprowadza się następujące zmiany:

1) po § 17 dodaje się § 17a w brzmieniu:

"§ 17a. Zasady planowania zadań komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych na 2009 rok.

1. Do planowania zadań komórek organizacyjnych na 2009 rok nie stosuje się Rozdziału II zarządzenia.

2. Do dnia 19 grudnia 2008 r., zgodnie z zasadami określonymi poniżej, dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych, przygotowują plany pracy podległych im departamentów i biur na 2009 rok.

3. Plany pracy, o których mowa w ust. 2, akceptują: Dyrektor Departamentu Strategii i Planowania Polityki Zagranicznej, Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej oraz właściwy Sekretarz lub Podsekretarz Stanu.

4. Zasady opracowania planu pracy komórek organizacyjnych na 2009 rok:

1) plan pracy nie powinien zawierać stałych, rutynowych obowiązków określonych w Regulaminie organizacyjnym Ministerstwa oraz regulaminach wewnętrznych komórek organizacyjnych;

2) plan pracy o objętości tekstu do 3 stron formatu A-4 powinien być napisany językiem zwięzłym, z użyciem równoważników zdań i skrótów, ze szczególnym uwzględnieniem:

a) strategicznego opisu wyzwań na 2009 rok w danym obszarze działania oraz interesów RP (do 1 strony),

b) działów zadań o charakterze:

- analitycznym,

- koncepcyjnym i prawnym,

- organizacyjnym (z uwzględnieniem spraw dotyczących zarówno przygotowania międzynarodowych wizyt i konferencji oraz współpracy międzyresortowej, a także spraw dotyczących Ministerstwa i placówek zagranicznych w tym: narad, ewaluacji pracy, lokalizacji, struktury, etatyzacji placówek i innych),

c) roli komórki organizacyjnej w danym zadaniu: realizator główny, jedyny lub udział w części zadania;

3) w zależności od zawartych w planie treści dopuszcza się nadanie całości planu bądź jego części odpowiedniej klauzuli tajności;

4) w każdym przypadku kopia planu musi zostać przekazana do Departamentu Strategii i Planowania Polityki Zagranicznej oraz Archiwum;

5. Dyrektorzy komórek organizacyjnych przedstawiają zaakceptowane, jak w ust. 3, plany pracy wszystkim podległym sobie pracownikom merytorycznym, którzy fakt zapoznania się z planem potwierdzają podpisem;

6. Dyrektorzy komórek organizacyjnych podają do wiadomości zaakceptowane plany pracy podległym im i współpracującym placówkom zagranicznym;

7. Plany pracy mogą zostać udostępnione innym osobom na ich wniosek;

8. Udostępnienie osobom wskazanym w ust. 5-7 planu pracy, o którym mowa w ust. 4 pkt 3 może nastąpić z zachowaniem zasad wynikających z przepisów ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.¹)

9. Załączniki Nr 3, 4 i 5 do zarządzenia otrzymują brzmienie określone odpowiednio w załącznikach 1, 2 i 3 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 104, poz. 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592, Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056.

ZAŁĄCZNIK  

Schemat rocznego sprawozdania konsularnego

(jednolity dla wszystkich rodzajów zawodowych urzędów konsularnych¹)

I. Zewnętrzne warunki funkcjonowania urzędu.

1.1. Analiza najistotniejszych elementów sytuacji wewnętrznej i zjawisk na terenie okręgu konsularnego, wpływających na działalność urzędu;

1.2. a) Ocena infrastruktury prawnej stosunków konsularnych z krajem urzędowania oraz respektowania przez miejscowe władze konwencji konsularnych i umów wiążących Polskę z państwem przyjmującym;

b) Ocena funkcjonowania uregulowań unijnych, na obszarze państw trzecich (opieka konsularna, reprezentacja wizowa, świadczenie pomocy finansowej itp.);

1.3. Kontakty urzędu z władzami i instytucjami miejscowymi, wykorzystywanie kontaktów w pracy konsularnej;

1.4. Inne uwarunkowania określające specyfikę funkcjonowania urzędu;

1.5. Najistotniejsze nowe zjawiska, tendencje i problemy konsularne, które zaobserwowano w roku sprawozdawczym.

II. Wykonanie zadań merytorycznych urzędu.

2.1. Stan ruchu osobowego, tendencje, ocena zmian w stosunku do okresu poprzedniego;

2.2. Problematyka wizowa;

2.3. Sprawy paszportowe, w tym ocena współpracy z instytucjami polskimi;

2.4. Sprawy obywatelstwa, w tym ocena jw.;

2.5. Problematyka prawna w tym sprawy: realizacji wniosków organów sprawiedliwości oraz organów administracji państwowej w zakresie doręczeń dokumentów, przesłuchań, wydobywania dokumentów, legalizacji, uwierzytelniania, wydawania zaświadczeń i zezwoleń, stanu cywilnego;

2.6. Sprawy spadkowe;

III. Opieka konsularna nad obywatelami polskimi.

3.1. Zgony obywateli polskich;

3.2. Wypadki nadzwyczajne i działania urzędu przy likwidacji ich skutków;

3.3. Zatrzymania i aresztowania obywateli polskich, opieka nad aresztowanymi i odbywającymi kary pozbawienia wolności;

3.4. Pomoc finansowa i materialna obywatelom polskim;

3.5. Pomoc urzędu w sprawach alimentacyjnych, rentowych i odszkodowawczych oraz ocena współpracy z krajowymi i miejscowymi instytucjami odpowiedzialnymi za tę problematykę;

3.6. Inne problemy opieki konsularnej realizowane w roku sprawozdawczym.

IV. Problematyka polonijna.

4.1. Kontakty urzędu ze środowiskiem polonijnym;

4.2. Stan realizacji praw osób pochodzenia polskiego oraz obywateli RP stale zamieszkałych za granicą;

4.3. Działania urzędu na rzecz współpracy z Polonią i Polakami za granicą, w tym:

- wspieranie oświaty polonijnej,

- współpraca z młodzieżą polonijną (w tym rekrutacja na imprezy w kraju),

- promocja Polski i polskiej kultury wobec Polonii i poprzez Polonię,

- wspieranie inicjatyw kulturalnych Polonii,

- wspieranie działań gospodarczych Polonii.

4.4. Świadczenia pomocowe - zapomogi, dary przekazywane przez urząd bądź za jego pośrednictwem, współpraca z podmiotami krajowymi zaangażowanymi w działania wobec Polonii;

4.5. Współpraca z duchowieństwem polonijnym;

4.6. Opieka nad kombatantami i miejscami pamięci narodowej.

______

¹ Objętość do 15 stron; jeżeli w urzędzie nie występuje dana problematyka, lub występuje w marginalnym zakresie, urząd wpisuje tylko numer punktu (bez jego nazwy) i dopisuje "nie dotyczy".

V. Opieka nad polską migracją zarobkową.

(dotyczy wyłącznie urzędów w państwach, w których zjawisko migracji zarobkowej występuje; głownie UE oraz EOG; wskazane jest wykorzystywanie danych podanych w części tabelarycznej)

5.1. Charakterystyka migracji napływowej:

- dane liczbowe, rozmieszczenie geograficzne, sezonowość,

- skala zjawiska na tle innych grup migracji zarobkowej w okręgu konsularnym,

- charakterystyka zawodowa, społeczna i rodzinna,

- organizacje, zrzeszenia oraz inne formy zorganizowania "nowej Polonii",

- współpraca z urzędem konsularnym.

5.2. Działania informacyjne na rzecz migracji zarobkowej:

- prowadzone przez urząd,

- prowadzone przez inne instytucje i organizacje, także komercyjne.

5.3. Działania pomocowe urzędu:

- związane z dyskryminacją zawodową i nieprzestrzeganiem prawa pracy,

- świadczenia pomocowe (powrót do kraju, pomoc finansowa, organizacje charytatywne),

- współpraca urzędu z miejscowymi instytucjami działającymi w ww. zakresach.

5.4. Zagrożenia, problemy oraz propozycje ich rozwiązania.

VI. Ocena działalności konsulów honorowych, ich współpracy z urzędem zawodowym, ewentualnego projektu zmian w sieci placówek kierowanych przez konsulów honorowych.

VII. Sprawy organizacyjne.

7.1. Ocena struktury organizacyjnej urzędu na tle jego obciążenia zadaniami merytorycznymi i organizacyjnymi, ewentualnych zmian w okresie sprawozdawczym;

7.2. Sposób organizacji obsługi interesantów, w tym szacunkowy okres oczekiwania na załatwienie spraw paszportowych, wizowych, prawnych, obywatelskich, sposób zorganizowania i ocena (własna i interesantów) funkcjonowania informacji telefonicznej, e mailowej, internetowej, faksowej i innych;

7.3. Wyposażenie urzędu i warunki pracy, z uwzględnieniem zmian zaszłych w roku sprawozdawczym;

7.4. Ocena aktywności zawodowej pracowników; stosunki międzyludzkie;

7.5. Załatwianie skarg i wniosków;

7.6. Współpraca i koordynacja działań polskiej służby dyplomatyczno-konsularnej w kraju urzędowania (jeśli istnieje więcej niż jeden okręg konsularny) oraz współpraca z pozostałymi wydziałami Ambasady (w przypadku WK).

VIII. Wnioski i postulaty.

8.1. Pod adresem własnym, wynikające z analizy całorocznej pracy;

8.2. Pod adresem Centrali.

IX. Uwagi do przepisów prawa polskiego oraz przepisów resortowych dotyczących sfery konsularnej.

Załączniki:

1. Wykaz notatek problemowych przesłanych do Centrali w roku sprawozdawczym;

2. Notatka nt. Polonii w okręgu urzędowania wg podanego niżej schematu:

- Pochodzenie, struktura, sytuacja społeczna i liczebność,

- Status prawny w kraju zamieszkania,

- Polityka władz miejscowych wobec społeczności polskiej,

- Struktury organizacyjne,

- Oświata polonijna,

- Kultura i środki masowego przekazu,

- Rola duchowieństwa i życia religijnego,

- Aktualne problemy i najważniejsze wydarzenia w roku sprawozdawczym.

3. Wykaz obowiązujących umów i porozumień dwustronnych pomiędzy Polską a krajem urzędowania (w następnych latach tylko aktualizacja).

4. Wykaz państw, z którymi kraj urzędowania utrzymuje ruch wizowy.¹

______

¹ Jeżeli w danym państwie znajduje się więcej niż jeden polski urząd konsularny, załączniki określone w punktach 3 i 4 sporządza tylko urząd konsularny w stolicy państwa.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Nazwa urzędu ........, dnia........

CZYNNOŚCI REJESTROWANE WEDŁUG TOK ZA ROK .....

TABELA NR 1

L.p.	Treść	Liczba
1	Czynności paszportowe ogółem
1.1	Wydano paszportów personalizowanych centralnie (łącznie)
1.2	w tym: 10-letnich
1.3	ważnych na 5 lat
1.4	wydanych na żądanie rodziców dzieciom do lat 5
1.5	Wydano paszportów tymczasowych
1.6	w tym na okres oczekiwania na paszport biometryczny
2	Czynności wizowe ogółem
3	Czynności prawne i inne ogółem
3.1	- Wykonano czynności z zakresu obywatelstwa polskiego - ogółem
3.2	- przyjęto i opracowano wniosków o wyrażenie zgody na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego
3.3	- przyjęto i opracowano wniosków o nadanie obywatelstwa polskiego
3.4	- przyjęto i opracowano wniosków o stwierdzenie obywatelstwa polskiego
3.5	Wykonano czynności z zakresu stanu cywilnego
3.6	- w tym przyjęto oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński
3.7	Dokonano legalizacji, uwierzytelnień podpisów i tłumaczeń
3.8	Wykonano czynności notarialnych
3.9	Wydano zaświadczeń na przewóz zwłok lub szczątków ludzkich
3.10	Wydano zaświadczeń na przewóz broni
3.11	Wydano zaświadczeń innych niż w pkt. 3.9 i 3.10
3.12	Wykonano czynności z zakresu żeglugi morskiej i śródlądowej
4	Ogółem czynności rejestrowane wg TO
4.1	- bezpłatnych na podstawie przepisów prawa
4.2	- bezpłatnych na podstawie decyzji konsula

Uwaga:

1. Liczba podana w punkcie 4 (czynności ogółem) musi być równa sumie liczb podanych w punktach 1 (czynności paszportowe), 2 (czynności wizowe) i 3 (czynności prawne i inne).

Sporządził: Kierownik urzędu - konsul

(imię, nazwisko, stanowisko służbowe, podpis) (podpis)

Nazwa urzędu ........, dnia........

LICZBA WYDANYCH WIZ

(wg przynależności państwowej aplikujących)

w roku ....

TABELA NR 2

L.p.	Państwo	Liczba wydanych wiz
	Razem

Sporządził:

(imię, nazwisko, stanowisko służbowe, podpis)

Nazwa urzędu ........, dnia........

LICZBA WYDANYCH ODMOWNYCH DECYZJI WIZOWYCH

(wg przynależności państwowej aplikujących)

w roku .....

TABELA NR 2 A

L.p.	Państwo	Liczba wydanych decyzji
	Razem

Nazwa urzędu ........, dnia........

RODZAJE WYDANYCH WIZ

w roku......

TABELA NR 3

L.p.	Treść			Liczba
1.	Łączna liczba wydanych wiz (A, B, C, D,)
2.	w tym: wizy jednolite o symbolu C
2 a.	w celu:	-	prowadzenia działalności gospodarczej
2b.		-	wykonywania pracy
2c.		-	odbycia studiów pierwszego stopnia, studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich albo studiów trzeciego stopnia
3.			wizy krajowe o symbolu D
3 a.	w celu	-	prowadzenia działalności gospodarczej
3 b.		-	wykonywania pracy
3 c.		-	odbycia studiów pierwszego stopnia, studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich albo studiów trzeciego stopnia
3d.		-	korzystania z uprawnień wynikających z posiadania Karty Polaka
4.			wizy tranzytowe o symbolu B
5.	Łączna liczba wydanych wiz jednolitych LTV o symbolu C
6.	Łączna liczba wiz wydanych w reprezentacji^1

Sporządził:

(imię, nazwisko, stanowisko służbowe, podpis)

______

¹ Tylko urzędy wydające wizy w reprezentacji.

Nazwa urzędu ........, dnia........

STATYSTYKA WIZOWA

wg wymogów Komisji Europejskiej

za okres od 1 stycznia do 31 grudnia

TABELA NR 3 A

L.p.	Treść		Liczba
1.	A visas issued
		- liczba wydanych lotniskowych wiz tranzytowych
2.	B visas issued
		- liczba wydanych wiz tranzytowych
3.	C visas issued (ADS - Approved Destination System included)
		- liczba wydanych wiz jednolitych, włączając wizy ADS *
4.	C visas appliedfor
		- liczba złożonych wniosków o wydanie wizy jednolitej (decyzje wizowe pozytywne i odmowne)
5.	ADS visas issued
		- liczba wydanych wiz obywatelom Chin
6.	Total A, B, C visas applied for
		- liczba złożonych wniosków o wydanie wizy A, B i C (decyzje wizowe pozytywne i odmowne)
7.	Total A, B, C visas not issued
		- liczba decyzji odmownych, co do wydania wizy A, B i C
8.	Total LTV (Limited Territorial Validity) visas issued
		- liczba wydanych wiz o ograniczonej ważności terytorialnej
9.	D visas issued
		- liczba wydanych wiz krajowych
10	D+C visas issued
		- liczba wydanych wiz krajowych ważnych tak samo, jak wizy jednolite
11.	Łączna liczba wiz wydanych w reprezentacji

* wizy ADS - wizy wydawane w celu turystycznym na podstawie Protokołu ustaleń między Wspólnotą Europejską a Narodowym Urzędem Turystyki Chińskiej Republiki Ludowej w sprawie wiz i innych zagadnień związanych z grupami turystycznymi z Chińskiej Republiki Ludowej, sporządzonego 12.02.2004 r. w Pekinie.

Sporządził:

(imię, nazwisko, stanowisko służbowe, podpis)

Nazwa urzędu ........, dnia........

CZYNNOŚCI NIEREJESTROWANE ZA ROK.......

TABELA NR 4

L.p.	Treść		Liczba
1.	Liczba znanych urzędowi przypadków zatrzymań i aresztowań obywateli polskich, w tym
1.1	w wyniku powiadomienia przez władze miejscowe
1.2	z innych źródeł
1.3	Liczba osób odbywających kary pozbawienia wolności (dane na koniec okresu sprawozdawczego)
1.4	Liczba wizyt konsularnych w aresztach i zakładach karnych
1.5	Liczba osób, które odwiedził konsul w czasie wizyt podanych w punkcie 1.4.
2.	Liczba wizyt konsula w zakładach opieki zdrowotnej w rezultacie zdarzeń losowych
3.	Wydano decyzji w sprawie udzielenia pomocy finansowej osobom indywidualnym, w tym
3.1	w sprawie pomocy finansowej bez poręczenia majątkowego za zobowiązaniem spłaty
	na łączną kwotę (w PLN)
3.2	w sprawie pomocy finansowej bez poręczenia majątkowego bez zobowiązania spłaty*
	na łączną kwotę (w PLN)
3.3	w sprawie pomocy finansowej za poręczeniem majątkowym (wpłata gwarancyjna na konto MSZ)
	na łączną kwotę (w PLN)
3.4	w sprawie bezzwrotnych zapomóg
	na łączną kwotę (w EURO) **
4.	Pomoc udzielana miejscowym domom opieki lub organizacjom charytatywnym świadczącym usługi na rzecz obywateli polskich -liczba przypadków
4.1	Łączna wysokość w EURO
5.	Wypadki nadzwyczajne (komunikacyjne, akty terrorystyczne oraz inne zdarzenia losowe, w których poszkodowani zostali obywatele polscy)
6.	Zgony obywateli polskich przebywających czasowo za granicą (wszystkie znane urzędowi)
7.	Liczba interwencji w obronie praw i interesów obywateli polskich w tym udokumentowanych w aktach urzędu
8.	Liczba wykonanych wniosków organów wymiaru sprawiedliwości oraz organów administracji w zakresie:
	-	doręczeń dokumentów,
	-	liczby przeprowadzonych przesłuchań
	-	liczby dokumentów wydobytych z miejscowych urzędów
	-	liczby zrealizowanych wniosków w zakresie wydobycia informacji o osobie z KRK
9.	Wnioski o pomoc w sprawach emerytalnych, rentowych lub odszkodowawczych
10.	Podjęte interwencje w sprawach alimentacyjnych

* Dotyczy bezzwrotnych, jednorazowych zapomóg udzielanych obywatelom polskim np. na powrót do kraju (w punkcie 3.4. ujmować należy jedynie zapomogi o charakterze socjalnym udzielane osobom przebywającym na stałe w okręgu konsularnym)

** Urzędy udzielające zapomóg w innych walutach niż EURO powinny przeliczyć łączną ich wartość na EURO wg kursu miejscowego z 31 grudnia roku sprawozdawczego.

Sporządził: Kierownik urzędu - konsul

(imię, nazwisko, stanowisko służbowe, podpis) (podpis)

Nazwa urzędu ........, dnia........

WPŁYWY Z TYTUŁU OPŁAT KONSULARNYCH ZA ROK.......

TABELA NR 5

L.p.	Treść	Waluta dotacji .......... (nazwa)	EURO
A	b	C	d
1.	Wpływy brutto z opłat konsularnych razem, w tym:
1.1	Zaksięgowano na dochody budżetowe
1.2	Zaksięgowano na wznowienie kredytów budżetowych
1.3	Odpisano na dochody własne

Uwagi:

1. Placówki rozliczające dochody w EURO wypełniają tylko kolumnę "d". Pozostałe placówki w kolumnie "c" wpisują wartości podane w walucie dotacji (wpisując w miejscu wykropkowanym nazwę tej waluty), a w kolumnie "d" ich przeliczenie na EURO wg kursu miejscowego z 31 grudnia roku sprawozdawczego.

2. Powyższe dane służyć będą jedynie do celów porównawczych, a nie rozliczeń finansowych i mogą się nieznacznie różnić od liczb podawanych do B AF.

Sporządził: Kierownik urzędu - konsul

(imię, nazwisko, stanowisko służbowe, podpis) (podpis)

Nazwa urzędu ........, dnia........

SPRAWY SPADKOWE ZA ROK.......

TABELA NR 6

L.p.	Treść	Liczba	Wartość
1.	Stan zarejestrowanych spraw spadkowych na dzień 01.01 roku sprawozdawczego		x
2.	Stan spraw spadkowych zarejestrowanych na dzień 31.12 roku sprawozdawczego		x
3.	Sprawy spadkowe zakończone rozliczeniem spadku w roku sprawozdawczym		x
4.	Sprawy zakończone w roku sprawozdawczym negatywnie		x
5.	Suma kwot wpłaconych do kasy urzędu z tytułu rozliczonych spadków (przed potrąceniem honorarium adwokackiego, opłat konsularnych, kosztów rzeczywistych)	x
6.	Suma kwot przekazanych spadkobiercom	x
7.	Suma kwot opłat konsularnych uzyskanych z tytułu rozliczonych spadków	x
8.	Pisemne informacje o procedurze załatwiania spraw spadkowych, wysłane przez urząd konsularny, w związku z wnioskami obywateli polskich o udzielenie pomocy w realizacji spadków, otwartych w kraju urzędowania		x
9.	Interwencje urzędu konsularnego, w związku ze skargami obywateli polskich na sposób załatwiania spraw spadkowych przez miejscowe sądy, urzędy, adwokatów w kraju urzędowania, załatwianych bez udziału urzędu konsularnego		x

Sporządził: Kierownik urzędu - konsul

(imię, nazwisko, stanowisko służbowe, podpis) (podpis)

Nazwa urzędu ........, dnia........

DANE DOTYCZĄCE POLONII ZA ROK.......

TABELA NR 7

L.p.	Treść	Dane liczbowe
1.	Polacy i osoby pochodzenia polskiego (tzw. stara Polonia) - ogółem
Ia.	Migracja zarobkowa (szacunki urzędu)
Ib.	Migracja zarobkowa (oficjalne dane kraju urzędowania)
2.	Organizacje polonijne "starej Polonii"
2a.	Organizacje polskie założone prze migrację zarobkową
3.	Szkolne punkty konsultacyjne lub Szkoły Polskie (podległe MEN)
4.	Szkoły polonijne, szkółki sobotnio-niedzielne
5.	Punkty, szkoły (i inne) nauczania języka polskiego jako ojczystego: realizacja dyrektywy Rady 77/486/EWG z 25.07.1977 r.
6.	Dzieci polskie i polonijne uczące się języka polskiego jako ojczystego (kraje EOG)
7.	Dzieci polskie i polonijne uczące się języka polskiego lub w języku polskim
8.	Nauczyciele delegowani z Polski prowadzący nauczanie języka polskiego lub w języku polskim w szkołach publicznych, polskich i polonijnych (kraje na Wschodzie)
8a.	Nauczyciele delegowani z Polski prowadzący nauczanie języka polskiego lub w języku polskim w szkołach publicznych, polskich i polonijnych (kraje EOG))
9.	Stypendyści Rządu Polskiego studiujący w Polsce
10.	Studenci polskiego pochodzenia studiujący w kraju urzędowania - otrzymujący stypendia z RP
11.	Odznaczenia wręczone obywatelom polskim i pochodzenia polskiego
12.	Liczba księży + osób zakonnych z Polski
13.	Dzieci i młodzież biorąca udział w akcji letniej w Polsce
13a.	Dzieci i młodzież biorąca udział w akcji letniej w kraju urzędowania
14.	Cmentarze, na których znajdują się groby polskich żołnierzy

Sporządził: Kierownik urzędu - konsul

(imię, nazwisko, stanowisko służbowe, podpis) (podpis)

Nazwa urzędu ........, dnia........

POLACY W OKRĘGU KONSULARNYM

(dane za rok )

TABELA NR 8

I. STATYSTYKA OGÓLNA

L.p.	Treść	Dane ze źródeł oficjalnych^1	Dane szacunkowe^2
1.	Łączna liczba wszystkich Polaków oraz osób pochodzenia polskiego w okręgu konsularnym, w tym:
2.	Migracji ustabilizowanej posiadającej podstawowe miejsce zamieszkania w kraju urzędowania 1 okręgu konsularnym^3 (stocks)
3.	Migracji napływowej (w skali roku) utrzymującej podstawowe miejsce zamieszkania w Polsce: a przebywającej czasowo w kraju urzędowania 1 okręgu konsularnym (flows)
4.	Liczba osób posiadających polskie obywatelstwo zamieszkujących kraj urzędowania / okręg konsularny

II. CHARAKTERYSTYKA LICZBOWA MIGRACJI NAPŁYWOWEJ

L.p.	Treść	Dane ze źródeł oficjalnych	Dane szacunkowe
1.	Liczba osób o uregulowanym statusie prawnym (pobyt + praca) w tym:
2.	liczba pracowników sezonowych (kontrakty nie dłuższe niż 90 dni)
3.	liczba pracowników najemnych
4.	liczba osób pracujących na własny rachunek, lub prowadzących działalność gospodarczą
5.	liczba osób delegowanych do pracy^4
6.	liczba polskich studentów na miejscowych uczelniach
7.	Liczba osób o nieuregulowanym statusie prawnym (np. pracujących nielegalnie, choć posiadających prawo pobytu) w tym:
8.	liczba pracowników sezonowych (kontrakty nie dłuższe niż 90 dni)
9.	liczba pracowników najemnych
10.	liczba osób pracujących na własny rachunek, lub prowadzących działalność gospodarczą

______

¹ Za źródła oficjalne można uznać instytucje kraju urzędowania prowadzące rejestrację cudzoziemców (np. służby migracyjne, urzędy samorządowe rejestrujące zameldowanie, urzędy pracy rejestrujące pracowników, instytucje ubezpieczenia społecznego etc; przy przytoczonej liczbie prosimy podać źródło informacji oraz sposób rejestracji np. Urząd Migracyjny / numer identyfikacyjny cudzoziemca, Urząd Statystyczny/ zameldowanie): w razie braku danych prosimy wpisywać "BRAK DANYCH".

² W przypadku danych szacunkowych należy także podać źródło oraz, jeśli to możliwe, sposób kalkulacji np. badania sondażowe Agencji X / badania sondażowe, placówka / kalkulacja w oparciu o mechanizmy innych badań sondażowych etc.

³ Wydziały konsularne Ambasad powinny podawać dane dotyczące wyłącznie perspektywy całego kraju, konsulaty generalne powinny podawać dane dotyczące wyłącznie okręgu konsularnego.

⁴ Poprzez pracowników delegowanych rozumiemy osoby pracujące w polskich przedstawicielstwach, kontyngenty pracownicze w oparciu o umowy o przepływie pracowników, a także wykonawców kontraktów kierowanych na podstawie swobodnego świadczenia usług.

III. CHARAKTERYSTYKA ZATRUDNIENIA MIGRACJI NAPŁYWOWEJ

Sektory zatrudniające Polaków^1	Szacunkowa liczba zatrudnionych	Średni okres oraz charakter kontraktu^2	Miejsce^3	Okres roku^4

IV. CHARAKTERYSTYKA DZIAŁAŃ URZĘDU NA RZECZ MIGRACJI ZAROBKOWEJ

L.p.	Typ i sposób działania	Dane udokumentowane	Dane szacunkowe
1.	Ogólna liczba interwencji podejmowanych przez placówkę na rzecz polskich pracowników w tym:
2.	bezpośrednio
3.	pośrednio (np. poprzez związki zawodowe)
4.	telefonicznie
5.	pisemnie
6.	e-mailowo
7.	Ogólna liczba interwencji związanych z handlem ludźmi oraz pracą przymusową^5 w tym:
8.	przeprowadzonych samodzielnie przez placówkę
9.	przeprowadzonych z udziałem instytucji miejscowych^6
10.	Sektory zatrudnienia szczególnie zagrożone nadużyciami
11.	Miejsca oraz regiony, w których wystąpiły szczególne zagrożenia

Sporządził: ........................ Kierownik urzędu - konsul

(imię, nazwisko, stanowisko (podpis)

służbowe, podpis)

______

¹ Wymienić podstawowe, powszechnie znane sektory jak: rolnictwo, usługi, turystyka etc.

² Np. 3 miesiące / praca sezonowa; 1 miesiąc / praca najemna etc.

³ W wypadku prac rolnych można wpisać nazwę regionu czy prowincji, w turystyce np. miasta, albo w budownictwie np. cały kraj.

⁴ Podać okres największego natężenia np.: okres wakacyjny: styczeń-marzec itp.

⁵ Należy podać liczbę interwencji wyłącznie udokumentowanych przez placówkę.

⁶ W przypadku udziału instytucji miejscowych należy podać wyłącznie jej charakter np. policja, NGO, władze lokalne, związki zawodowe.

Nazwa urzędu ........, dnia........

I. DANE ZBIORCZE

TABELA NR 9

L.p.	Treść	Liczba
1.	Pracownicy krajowi - razem
1.1	Pracownicy etatowi (stanowiska merytoryczne)
1.2	- w tym osoby posiadające uprawnienia konsularne
1.3	Pracownicy ryczałtowi
2.	Pracownicy miejscowi - razem
3.	Statyści (osobomiesiące)
4.	Pomoc okresowa (osobomiesiące) - razem, w tym:
4.1	przysłana z kraju
4.2	miejscowa
4.3	Pozostałe osoby delegowane do pomocy

II. WYKAZ PRACOWNIKÓW ETATOWYCH

L.p.	Imię i nazwisko	Stanowisko	Mnożnik	Data zatrudnienia	Zakres obowiązków
1.
2.
3.

III. WYKAZ PRACOWNIKÓW RYCZAŁTOWYCH I STAŻYSTÓW

L.p.	Imię i nazwisko	Stanowisko	Mnożnik	Data zatrudnienia	Zakres obowiązków
1.
2.
3.

IV. WYKAZ PRACOWNIKÓW MIEJSCOWYCH

L.p.	Imię i nazwisko	Stanowisko	Mnożnik	Data zatrudnienia	Zakres obowiązków
1.
2.
3.

Sporządził: ........................ Kierownik urzędu - konsul

(imię, nazwisko, stanowisko służbowe, podpis) (podpis)

Nazwa urzędu ........, dnia........

ARKUSZ EWIDENCYJNY URZĘDU

- DANE ZA ROK .....

TABELA NR 10

L.p.	Treść	Dane placówki
1.	Pełna nazwa urzędu
2.	Nazwisko kierownika urzędu
3.	Zakres terytorialny okręgu konsularnego
4.	Pełny adres urzędu (łącznie z kodem literowym właściwym dla nazwy kraju w obrocie pocztowym - np. dla Polski "PL")
5.	Numer centrali telefonicznej
6.	Pozostałe numery telefoniczne urzędu (z wyszczególnieniem działów - tam gdzie istnieją)
7.	Numery telefonów komórkowych pracowników (z wyszczególnieniem działów pracy)
8.	Numer telefonu dyżurnego
9.	Numery faksów (z wyszczególnieniem działów jakie obsługują)
10.	Adres poczty elektronicznej urzędu
11.	Strona internetowa urzędu i data ostatniej aktualizacji
12.	Dni i godziny przyjęć interesantów

Uwaga: Podając numery telefonów stacjonarnych oraz komórkowych należy uwzględnić również numery kierunkowe, umożliwiające nawiązanie kontaktu telefonicznego spoza terytorium kraju urzędowania.

Sporządził:

(imię, nazwisko, stanowisko służbowe, podpis)

Nazwa urzędu ........, dnia........

ARKUSZ EWIDENCYJNY KONSULATU KIEROWANEGO PRZEZ KONSULA HONOROWEGO DANE ZA ROK ......

TABELA NR 11

L.p.	Treść	Dane placówki
1.	Pełna nazwa urzędu
2.	Imię i nazwisko konsula honorowego oraz języki, którymi się posługuje
3.	Zakres terytorialny okręgu konsularnego
4.	Pełny adres konsulatu
5.	Numery telefonów stacjonarnych i komórkowych
6.	Imiona, nazwiska i numery telefonów zatrudnionych pracowników (poza konsulem honorowym) oraz języki, którymi się posługują
7.	Numer faksu
8.	Adres poczty elektronicznej Ew. strona internetowa

Uwaga: Podając numery telefonów stacjonarnych oraz komórkowych należy uwzględnić również numery kierunkowe, umożliwiające nawiązanie kontaktu telefonicznego spoza terytorium kraju urzędowania.

Sporządził:

(imię, nazwisko, stanowisko służbowe, podpis)

Nazwa urzędu ........, dnia........

DANE DO ZBIORCZEJ OCENY OBCIĄŻENIA URZĘDU ZA ROK .......

TABELA NR 12

L.p.	Treść	Liczba
1.	Łączna liczba wykonanych czynności ujętych w TOK
2.	Łączna liczba wydanych paszportów i paszportów tymczasowych
3.	Liczba wykonanych czynności wizowych
4.	Liczba wydanych wiz
5.	Łączna liczba wykonanych czynności prawnych i pozostałych
6.	Łączna liczba wykonanych czynności w sprawach obywatelstwa
7.	Liczba przypadków udzielenia pomocy finansowej obywatelom polskim
8.	Liczba wydanych zezwoleń na przewóz zwłok lub szczątków ludzkich
9.	Łączna szacunkowa liczba interwencji podjętych na rzecz obywateli polskich
10.	Liczba prowadzonych spraw emerytalnych, rentowych i odszkodowawczych
11.	Liczba podjętych interwencji w sprawach alimentacyjnych
12.	Liczba małżeństw zawartych przed konsulem
13.	Liczba przyjętych wniosków o uzyskanie zezwolenia na zamieszkanie na terenie Polski na czas oznaczony
14.	Liczba prowadzonych spraw o repatriację do Polski
15.	Liczba prowadzonych spraw spadkowych
16.	Liczba wypadków drogowych, kolejowych, lotniczych, morskich i innych, w których uczestniczyli obywatele polscy
17.	Liczba zmarłych obywateli polskich, przebywających czasowo na terenie okręgu konsularnego
18.	Liczba obywateli polskich, aresztowanych na terenie okręgu konsularnego
19.	Liczba obywateli polskich odbywających karę pozbawienia wolności
20.	Liczba organizacji polonijnych, działających na terenie okręgu konsularnego
21.	Szacunkowa liczba spotkań konsula z organizacjami polonijnymi lub ich członkami
22.	Liczba polonijnych zespołów artystycznych, szkółek polonijnych, kół przyjaźni z Polską
23.	Liczba wydawanych tytułów czasopism polonijnych na terenie okręgu konsularnego
24.	Liczba dzieci i młodzieży wysłanej na obozy i kolonie do Polski za pośrednictwem placówki
25.	Liczba młodzieży wysłanej na studia do Polski za pośrednictwem placówki
26.	Liczba cmentarzy, na których znajdują się groby polskich żołnierzy
27.	Liczba wizyt konsula na cmentarzach i w miejscach pamięci narodowej
28.	Liczba konwojów humanitarnych, które udały się do kraju lub z niego przybyły
29.	Liczba dni opieki merytorycznej i logistycznej nad delegacjami z kraju
30.	Liczba polskich żołnierzy, policjantów i pracowników cywilnych w misjach pokojowych i międzynarodowych organizacjach, przebywających na terenie okręgu konsularnego
31.	Liczba odpowiedzi na zapytania przekazane drogą elektroniczną
32.	Częstotliwość uaktualniania strony internetowej
33.	Łączna liczba pracowników merytorycznych
34.	w tym posiadających uprawnienia konsularne

Uwagi:

1. Punkt 28 dotyczy przypadków, w których urząd udzielał pomocy organizacyjnej.

2. W punkcie 33 należy podać łączną liczbę pracowników etatowych, ryczałtowych -krajowych i miejscowych, zatrudnionych bezpośrednio przy realizacji czynności konsularnych.

Sporządził:

(imię, nazwisko, stanowisko służbowe, podpis)

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

Schemat

OCENY PRACY URZĘDU KONSULARNEGO KIEROWANEGO PRZEZ KONSULA HONOROWEGO

(objętość 1-2 strony)

1. Wykaz ważniejszych przedsięwzięć zrealizowanych przez konsula honorowego.

2. Ocena działań podejmowanych przez konsula honorowego z inicjatywy własnej oraz inspirowanych przez przedstawicielstwo dyplomatyczne w obszarze promocji szeroko rozumianego obrazu naszego kraju w okręgu konsularnym, współpracy kulturalno-naukowej oraz handlowo-gospodarczej.

3. Ocena współpracy przedstawicielstwa dyplomatycznego z konsulem honorowym.

4. Wskazanie perspektyw odnośnie wykorzystania konsula honorowego w pracy przedstawicielstwa dyplomatycznego.

5. Wnioski dla pracy placówki, Centrali oraz instytucji krajowych.