Zm.: zarządzenie w sprawie planowania i sprawozdawczości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, stałych przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych i instytucjach polskich.
Dz.Urz.MSZ.2005.4.73
Akt jednorazowyZARZĄDZENIE Nr 8
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH
z dnia 26 września 2005 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie planowania i sprawozdawczości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, stałych przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych i instytutach polskich.
1. § 2 otrzymuje brzmienie:
"§ 2. Podstawę opracowania planu pracy w ministerstwie i na placówkach stanowi dokument pod tytułem "Założenia Polskiej Polityki Zagranicznej", zatwierdzany przez Radę Ministrów na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych w terminie do dnia 31 grudnia każdego roku.".
2. § 3 otrzymuje brzmienie:
"§ 3. Dyrektor Departamentu Strategii i Planowania Polityki Zagranicznej:
1) opracowuje projekt dokumentu, o którym mowa w § 2, we współpracy z bezpośrednio zainteresowanymi departamentami i przedstawia ten dokument Ministrowi Spraw Zagranicznych do akceptacji w terminie do dnia 15 grudnia każdego roku, po uprzednim zaopiniowaniu go przez sekretarza stanu, podsekretarzy stanu i dyrektora generalnego służby zagranicznej;
2) koordynuje całość problematyki dotyczącej planowania i sprawuje nadzór nad tokiem prac w zakresie tej problematyki.".
3. W § 4 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
"§ 4. 1. Dyrektorzy departamentów:
1) Afryki i Bliskiego Wschodu;
2) Ameryki;
3) Azji i Pacyfiku;
4) Europy;
5) Konsularnego i Polonii;
6) Polityki Bezpieczeństwa;
7) Prawno-Traktatowego;
8) Promocji;
9) Strategii i Planowania Polityki Zagranicznej;
10) Systemu Informacji;
11) Systemu Narodów Zjednoczonych i Problemów Globalnych;
12) Unii Europejskiej;
13) Zagranicznej Polityki Ekonomicznej;
oraz wyznaczeni przez dyrektora Departamentu Strategii i Planowania Polityki Zagranicznej kierownicy placówek opracowują i przesyłają dyrektorowi Departamentu Strategii i Planowania Polityki Zagranicznej, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 października każdego roku, materiały stanowiące podstawę do sporządzenia dokumentu, o którym mowa w § 2.".
4. W § 5 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
"§ 5. 1. Dyrektorzy departamentów:
1) Afryki i Bliskiego Wschodu;
2) Ameryki;
3) Azji i Pacyfiku;
4) Europy;
5) Konsularnego i Polonii;
6) Polityki Bezpieczeństwa;
7) Prawno-Traktatowego;
8) Promocji;
9) Strategii i Planowania Polityki Zagranicznej;
10) Systemu Informacji;
11) Systemu Narodów Zjednoczonych i Problemów Globalnych;
12) Unii Europejskiej;
13) Zagranicznej Polityki Ekonomicznej;
opracowują plany pracy departamentów na podstawie zatwierdzonego przez Radę Ministrów dokumentu, o którym mowa w § 2, oraz wyznaczają, w porozumieniu z innymi zainteresowanymi departamentami, podstawowe zadania nadzorowanym placówkom, a także przesyłają je nadzorowanym placówkom, w terminie do dnia 15 lutego każdego roku, po uprzednim zatwierdzeniu przez dyrektora generalnego służby zagranicznej oraz sekretarza lub podsekretarza stanu nadzorującego problematykę należącą do ich właściwości.".
5. W § 6 ust. 2 otrzymuje brzmienie:
"2. Dyrektorzy instytutów polskich, a także kierownicy innych placówek występujących o środki na prowadzenie działalności kulturalno-naukowej powyżej kwoty przewidzianej na dany rok, określanej przez Departament Promocji, przesyłają do dnia 31 października do tego departamentu projekty rocznych planów pracy z wnioskiem o zatwierdzenie. Strukturę i objętość tych dokumentów określa dyrektor Departamentu Promocji.".
6. W § 6 ust. 3 otrzymuje brzmienie:
"3. Roczne plany pracy instytutów polskich, a także plany działalności kulturalno-naukowej innych placówek są przesyłane do Departamentu Promocji wraz z opinią właściwego terytorialnie kierownika przedstawicielstwa dyplomatycznego w państwie przyjmującym.".
7. Dodaje się § 6a w brzmieniu:
"§ 6a. Na podstawie rocznych planów pracy dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz kierownicy placówek zagranicznych aktualizują, w miarę potrzeb, zakresy obowiązków podległych im pracowników.".
8. W § 7 ust. 3 otrzymuje brzmienie:
"3. Roczne raporty polityczne, o których mowa w ust. 1 i 2, w zależności od ich treści sporządza się z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.".
"§ 8. 1. Kierownicy konsulatów generalnych, konsulatów, agencji konsularnych, wydziałów konsularnych ambasad i pracownicy na samodzielnych stanowiskach ds. konsularnych w przedstawicielstwach dyplomatycznych sporządzają roczne sprawozdania konsularne oraz wypełniają sprawozdawcze tabele konsularne i przesyłają je dyrektorowi Departamentu Konsularnego i Polonii w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku. Roczne sprawozdania konsularne kierowników wydziałów konsularnych i pracowników na samodzielnych stanowiskach ds. konsularnych akceptowane są przez kierownika przedstawicielstwa dyplomatycznego w państwie przyjmującym.
2. Schemat sprawozdania, o którym mowa w ust. 1, określa załącznik nr 3; wzory tabel wymienionych w ust. 1 określa załącznik nr 4 do zarządzenia.".
10. W § 10 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
"§ 10. 1. Dyrektorzy instytutów polskich, kierownicy wydziałów kulturalno-naukowych, pracownicy na samodzielnych stanowiskach do spraw kulturalno-naukowych i właściwi pracownicy innych placówek, które uzyskały na działalność kulturalno-naukową w danym roku środki powyżej kwoty ustalonej przez Departament Promocji, sporządzają sprawozdania z działalności kulturalno-naukowej, których schemat określa załącznik nr 6. Sprawozdania te stanowią załącznik "rocznego raportu politycznego" przedstawicielstwa dyplomatycznego.".
11. W § 11 uchyla się ust. 5.
"§ 12. 1. Dyrektorzy departamentów, na podstawie opinii właściwych komórek organizacyjnych ministerstwa, sporządzają, w terminie do dnia 31 marca każdego roku, roczne oceny działalności nadzorowanych placówek - za rok ubiegły.
2. Dyrektorzy departamentów sporządzający roczną ocenę, o której mowa w ust. 1, przedkładają tę ocenę właściwemu podsekretarzowi stanu lub sekretarzowi stanu do zatwierdzenia, a następnie do wiadomości: kierownikowi nadzorowanej placówki, dyrektorowi Departamentu Strategii i Planowania Polityki Zagranicznej i dyrektorowi Biura Dyrektora Generalnego.
3. Kierownicy placówek w terminie 30 dni od otrzymania oceny rocznej informują dyrektora departamentu, który sporządził roczną ocenę, o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków wynikających z oceny.
4. Dyrektor Departamentu Strategii i Planowania Polityki Zagranicznej w terminie do dnia 1 maja każdego roku przedstawia dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej syntetyczną informację w sprawie rocznych ocen działalności placówek zagranicznych.".
13. W § 13 ust. 3 otrzymuje brzmienie:
"3. Dyrektor departamentu nadzorującego placówkę w terminie 2 tygodni dokonuje oceny sprawozdania, o którym mowa w ust. 1, a następnie przesyła ją wraz ze sprawozdaniem do wiadomości dyrektora generalnego służby zagranicznej oraz sekretarza stanu lub właściwego podsekretarza stanu. Sprawozdanie i jego ocenę włącza się do akt personalnych pracownika.".
"§ 14. Sekretarz stanu, podsekretarze stanu, dyrektor generalny służby zagranicznej, dyrektorzy komórek organizacyjnych, członkowie służby zagranicznej oraz inni pracownicy ministerstwa i placówek zagranicznych delegowani służbowo sporządzają dla bezpośredniego przełożonego sprawozdania z wykonania powierzonych im zadań w terminie trzech dni roboczych od dnia powrotu z delegacji służbowej.".
"§ 15. Planowanie i sprawozdawczość finansową regulują odrębne przepisy.".
"§ 16. Planowanie i sprawozdawczość w sprawach z zakresu obronności regulują odrębne przepisy.".