Zm.: zarządzenie w sprawie określenia zasad obiegu informacji jawnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.
Dz.Urz.CBA.2009.1.2
Akt jednorazowyZARZĄDZENIE Nr 2/09
SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO
z dnia 13 maja 2009 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie określenia zasad obiegu informacji jawnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym
"3a. Zasady postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają przepisy odrębne.";
"§ 1a. Korespondencja jawna wpływająca do siedziby CBA w Warszawie podlega kontroli pirotechnicznej, z zastrzeżeniem § 1 ust. 2.";
"2. Do podstawowych czynności kancelarii ogólnej w zakresie obiegu korespondencji zewnętrznej należą:
1) przyjmowanie, rozdzielanie i doręczanie jednostkom organizacyjnym korespondencji wpływającej;
2) przyjmowanie korespondencji wpływającej drogą elektroniczną i przetwarzanie jej w formę korespondencji papierowej, o ile dyrektor Gabinetu Szefa CBA nie określi inaczej;
3) prowadzenie ewidencji korespondencji w dzienniku korespondencyjnym;
4) wysyłanie korespondencji (ekspedycja) pod wskazany adres.",
"3. Do zakresu czynności kancelaryjnych sekretariatów należy:
1) odbiór korespondencji z kancelarii ogólnej i innych komórek organizacyjnych;
2) przyjmowanie korespondencji wpływającej do jednostki lub komórki organizacyjnej drogą elektroniczną i przetwarzanie jej w formę korespondencji papierowej, o ile kierownik jednostki organizacyjnej nie określi inaczej;
3) rejestrowanie korespondencji w dziennikach korespondencyjnych i przechowywanie akt spraw zakończonych do czasu przekazania tych akt do archiwum;
4) przekazywanie korespondencji wytworzonej w jednostce lub komórce organizacyjnej do kancelarii ogólnej celem jej wysłania oraz przekazywanie tej korespondencji do innych jednostek lub komórek organizacyjnych CBA.";
"3. Obieg akt wewnątrz danej komórki organizacyjnej odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym lub w przypadku prowadzenia ewidencji elektronicznej w przeznaczonej wyłącznie do tego książce doręczeń miejscowych.";
"§ 6. 1. Korespondencję wpływającą do CBA odbiera kancelaria ogólna. Przesyłki przyjmowane są przez upoważnionych funkcjonariuszy CBA, z wyjątkiem korespondencji, o której mowa w § 1 ust. 2.
2. W odniesieniu do delegatur Zarządu Operacji Regionalnych CBA wyznaczeni przez dyrektora delegatury funkcjonariusze wykonują określone w niniejszej instrukcji obowiązki kancelarii ogólnej.
3. Korespondencję doręczaną bezpośrednio przez interesantów przyjmuje w punkcie podawczym wyznaczony do tej czynności funkcjonariusz CBA oraz potwierdza jej odbiór na kopii.
4. W przypadku przekazywania lub odbioru przesyłek zewnętrznych w dni wolne od służby oraz po godzinach służby, fakt ich przekazania lub odbioru jest odnotowywany w dzienniku podawczym przez szefa zmiany służby ochrony CBA.
5. Wyjątkowo dopuszcza się możliwość przekazywania i odbioru przesyłek zewnętrznych bezpośrednio przez pracowników jednostek organizacyjnych. Przesyłki muszą być bez zbędnej zwłoki zarejestrowane w dzienniku korespondencyjnym komórki organizacyjnej, z wyjątkiem korespondencji, o której mowa w § 1 ust. 2.
6. Przy odbiorze przesyłki należy sprawdzić stan i prawidłowość jej opakowania. W razie stwierdzenia jej naruszenia należy sporządzić w obecności doręczającego notatkę, w której podaje się rzeczywistą zawartość przesyłki.";
"§ 8. 1. Kancelaria ogólna przekazuje korespondencję niezwłocznie po jej otrzymaniu i po dokonaniu rejestracji w dzienniku korespondencyjnym. Sekretariaty odbierające korespondencję kwitują jej odbiór w książce doręczeń przesyłek miejscowych.
2. Przesyłki mylnie skierowane kancelaria ogólna niezwłocznie zwraca za pośrednictwem poczty.";
"7. Zarejestrowaną korespondencję sekretariaty przekazują do dekretacji kierownikom jednostek lub komórek organizacyjnych, a następnie rozdzielają zgodnie z dekretacją, za pokwitowaniem odbioru w dzienniku korespondencyjnym.";
"2) publikacje, np. gazety, czasopisma, książki, materiały reklamowe oraz inne niewymagające merytorycznego załatwienia;";
"§ 11. 1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej proste i celowe formy. Sprawy należy załatwiać według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku.
2. W celu ograniczenia korespondencji wewnętrznej w CBA sprawy należy załatwiać w miarę możliwości w sposób skrócony - poprzez osobiste porozumiewanie się (wyjaśnienia i uzgodnienia) lub za pomocą technicznych środków łączności. Formę pisemną należy stosować w przypadkach istotnej praktycznej lub formalnej potrzeby dokumentowania czynności.
3. Przy skróconym sposobie załatwienia sprawy referent może bezpośrednio na otrzymanym piśmie sporządzić na nie odpowiedź lub notatkę wskazującą sposób załatwienia sprawy.
4. Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej.
5. Przy ustnym załatwieniu sprawy, w razie konieczności, referent sprawy dokonuje adnotacji na piśmie o sposobie załatwienia sprawy, umieszcza datę i czytelny podpis lub sporządza odrębną notatkę zawierającą taką informację.
6. Forma pisemna polega na sporządzeniu przez referenta sprawy projektu pisma załatwiającego sprawę i przedłożeniu go do akceptacji przełożonego. W sprawach, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie do podpisania w 2 egzemplarzach. Egzemplarz nr 1 wysyła się do adresata, zaś egzemplarz nr 2 (kopia) pozostaje u osoby sporządzającej pismo.
7. Do każdej sprawy załatwianej pisemnie należy przygotować osobne pismo, które powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową;
2) znak pisma;
3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy;
4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną;
5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem;
6) treść pisma;
7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe w obrębie pieczątki imiennej);
8) liczbę załączników oraz ich wykaz.
8. Kopia pisma powinna ponadto zawierać:
1) czytelną parafę referenta sprawy i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma) oraz aprobatę uprawnionego przełożonego;
2) ewentualne dodatkowe ważne uwagi w razie wznowienia sprawy w lewej dolnej części arkusza.
9. Jeżeli treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, pod treścią pisma po zwrocie: "otrzymują" albo "do wiadomości", wymienia się adresatów.
10. W dacie pisma należy umieścić jedynie rok i miesiąc. Dzień miesiąca wpisuje podpisujący.
11. Pisma (czystopisy) składane do podpisu przez Szefa CBA lub jego zastępców, nie wymagające formy zastrzeżonej w przepisach szczególnych, przedkłada się na blankiecie ze wskazaniem odpowiedniego nagłówka (Szefa CBA lub zastępcy Szefa CBA).
12. Pisma, o których mowa w ust. 11, przedstawia się w formie wydruku jednostronnego. W uzasadnionych przypadkach, dyrektor Gabinetu Szefa CBA może wyrazić zgodę na przedstawienie pisma w formie wydruku dwustronnego.
13. Uprawnienia do podpisywania pism określają regulaminy organizacyjne jednostek organizacyjnych CBA i upoważnienia podpisane przez Szefa CBA.".
1) Zmiany niniejszej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 158, poz. 1122 i Nr 218, poz. 1592, z 2008 r. Nr 117, poz. 1056 oraz z 2009 r. Nr 18, poz. 97.