Zm.: zarządzenie w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Spraw Zagranicznych.
Dz.Urz.MSZ.2014.6
Akt jednorazowyZARZĄDZENIE Nr 8
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH 1
z dnia 27 lutego 2014 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Spraw Zagranicznych
1. "Komórki organizacyjne i placówki zagraniczne, w zakresie swojej właściwości, uczestniczą w realizacji zadań Ministra Spraw Zagranicznych zgodnie z jego wytycznymi i poleceniami.
2. Do zadań ogólnych komórek organizacyjnych i odpowiednio placówek zagranicznych, wykonywanych w zakresie właściwości komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej, należy w szczególności:
1) aktywne uczestniczenie w procesie formułowania i realizowania zadań Ministra Spraw Zagranicznych oraz zadań ministerstwa, w szczególności wypracowywanie koncepcji, proponowanie rozwiązań i zgłaszanie inicjatyw;
2) inicjowanie zmian i udział w procesach tworzenia, oceny i doskonalenia systemu kontroli zarządczej;
3) przygotowywanie projektów programów, planów, analiz, opinii, wniosków, sprawozdań, materiałów i informacji;
4) merytoryczny nadzór nad placówkami zagranicznymi, a w szczególności inspirowanie, koordynowanie, nadzorowanie wymiany informacji oraz roboczej współpracy między placówkami zagranicznymi, a także programowanie i ocena pracy placówek zagranicznych;
5) utrzymywanie kontaktów z przedstawicielstwami dyplomatycznymi, urzędami konsularnymi, ośrodkami kultury i promocji państw obcych, przedstawicielstwami organizacji międzynarodowych w Rzeczypospolitej Polskiej, ministerstwami innych państw oraz sekretariatami organizacji międzynarodowych;
6) przygotowywanie dokumentów, materiałów tezowo-informacyjnych i materiałów informacyjnych na potrzeby kontaktów międzynarodowych Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Marszałków Sejmu i Senatu, Prezesa Rady Ministrów, Ministra Spraw Zagranicznych i innych ministrów konstytucyjnych; przekazywanie materiałów informacyjnych dla Posłów, Senatorów, przedstawicieli ministerstw oraz na potrzeby innych reprezentantów administracji publicznej;
7) współpraca z polskimi i zagranicznymi ośrodkami naukowymi, eksperckimi, partnerami społecznymi i organizacjami pozarządowymi;
8) opracowywanie, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi ministerstwa, materiałów informacyjnych do wykorzystania w systemie stron intranetowej i internetowych ministerstwa;
9) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi i placówkami zagranicznymi w drodze uzgodnień i konsultacji, opiniowania, udostępniania informacji oraz prowadzenia wspólnych prac nad określonymi zadaniami;
10) udział w pracach grup roboczych organów Unii Europejskiej oraz innych organizacji międzynarodowych;
11) prowadzenie działań w zakresie promocji zatrudnienia obywateli polskich w instytucjach i organizacjach międzynarodowych;
12) występowanie z inicjatywami legislacyjnymi, opracowywanie założeń aktów prawnych, opracowywanie ocen stosowania obowiązujących aktów prawnych oraz współdziałanie w tym zakresie z komórką organizacyjną właściwą w sprawach obsługi prawnej oraz przy przygotowywaniu wykładni przepisów prawnych z zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych;
13) opracowywanie i opiniowanie projektów dokumentów rządowych, w tym aktów prawnych;
14) przekazywanie informacji do programu prac legislacyjnych Rady Ministrów i Ministra Spraw Zagranicznych;
15) opracowywanie materiałów i informacji na posiedzenia Rady Ministrów i jej komitetów oraz Komitetu do Spraw Europejskich;
16) planowanie i sprawozdawczość na zasadach określonych w odrębnych przepisach;
17) opracowywanie materiałów do projektu budżetu państwa, w tym budżetu zadaniowego oraz sprawozdań z wykonania budżetu państwa, w tym budżetu zadaniowego, w części, której dysponentem jest Minister Spraw Zagranicznych;
18) udzielanie niezbędnych wyjaśnień i informacji oraz udostępnianie materiałów Rzecznikowi Prasowemu MSZ oraz komórce organizacyjnej właściwej w sprawach dyplomacji publicznej;
19) przygotowywanie projektów odpowiedzi na zapytania i interpelacje poselskie, oświadczenia senatorskie oraz skargi i wnioski;
20) udział w pracach związanych z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
21) realizowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych Najwyższej Izby Kontroli i innych organów kontroli;
22) badanie prawidłowości sprawozdań merytorycznych z wykonania dotacji celowych udzielanych przez ministerstwo;
23) przygotowywanie zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych i przekazywanie do Ministra Spraw Zagranicznych lub osoby upoważnionej do podpisywania zawiadomień za pośrednictwem komórki właściwej w sprawach finansowych.
3. Jednostki organizacyjne nadzorowane przez Ministra Spraw Zagranicznych na podstawie przepisów odrębnych współdziałają z właściwymi komórkami organizacyjnymi i placówkami zagranicznymi w realizacji ich zadań w sposób określony w ust. 2 pkt 9. Pozostałe zadania tych jednostek określają przepisy odrębne."
"Departament Konsularny (DK)
1) nadzoruje wykonywanie funkcji i czynności konsularnych przez konsulów w rozumieniu ustawy, o której mowa w § 3;
2) uczestniczy w opracowywaniu założeń i kierunków współpracy z zagranicą w zakresie spraw konsularnych, w szczególności w dziedzinie ruchu osobowego, polityki wizowej, migracyjnej oraz warunków pobytu obywateli polskich za granicą;
3) analizuje politykę wizową i migracyjną państw obcych, inicjuje i prowadzi negocjacje umów o ułatwieniach w podróży obywateli polskich oraz o małym ruchu granicznym, reprezentacji wizowej i innych form współpracy przewidzianej przez Wspólnotowy Kodeks Wizowy;
4) koordynuje proces wypracowywania stanowiska polskiego w zakresie europejskiej współpracy konsularnej i stanowionego w tym obszarze prawa UE;
5) uczestniczy w realizacji wspólnotowej polityki wizowej UE;
6) formułuje wymogi funkcjonalne informatycznych systemów konsularnych;
7) opracowuje i negocjuje umowy międzynarodowe dotyczące realizacji funkcji konsularnych;
8) na wniosek sądów i innych właściwych organów polskich i zagranicznych pośredniczy w wykonywaniu przez konsulów Rzeczypospolitej Polskiej wniosków o pomoc prawną w sprawach cywilnych, karnych, rodzinnych i administracyjnych;
9) koordynuje wykonywanie opieki konsularnej, w tym w szczególności w sytuacjach nadzwyczajnych;
10) prowadzi problematykę konsulów honorowych;
11) legalizuje polskie dokumenty urzędowe przeznaczone do obrotu prawnego za granicą, wydaje Apostille;
12) uczestniczy w szkoleniach kandydatów na stanowiska konsularne, prowadzi szkolenia w zakresie informatycznych systemów konsularnych;
13) prowadzi wykaz osób upoważnionych do dostępu do systemów konsularnych oraz do SIS i VIS;
14) udziela urzędom konsularnym merytorycznego i technicznego wsparcia w zakresie informatycznych systemów konsularnych;
15) organizuje egzaminy konsularne oraz prowadzi sprawy związane z nadawaniem uprawnień do wykonywania czynności konsularnych;
16) planuje podział środków na opiekę konsularną i sprawuje nadzór nad ich wykorzystaniem;
17) sprawuje nadzór nad organizacją wyborów za granicą;
18) nadzoruje urzędy konsularne;
19) wykonuje zadania w zakresie realizacji ustawy o Karcie Polaka."
"Departament Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą (DWPPG)
1) uczestniczy w kształtowaniu i realizuje politykę wobec Polonii i Polaków za granicą, z uwzględnieniem koordynacyjnej roli ministerstwa;
2) programuje działania w zakresie stymulowania Polonii i Polaków za granicą do aktywnego udziału w życiu państwa zamieszkania, a także do utrzymywania bliskich kontaktów z Polską i działania na rzecz promocji interesów Rzeczypospolitej Polskiej;
3) prowadzi sprawy związane z ochroną praw mniejszości polskich i Polonii za granicą;
4) prowadzi konsultacje i negocjacje z partnerami zagranicznymi w zakresie spraw dotyczących sytuacji i praw Polonii i Polaków za granicą;
5) opracowuje i wdraża założenia współpracy oraz projekty dotyczące propolskich środowisk za granicą (organizacje pozarządowe, władze różnego szczebla, absolwenci polskich uczelni);
6) koordynuje realizację przez urzędy centralne oraz placówki za granicą Rządowego Programu Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą;
7) zapewnia realizację zadań finansowanych z rezerwy celowej przeznaczonej na współpracę z Polonią i Polakami za granicą;
8) zapewnia obsługę merytoryczną i organizacyjną Międzyresortowego Zespołu ds. Polonii i Polaków za Granicą;
9) współpracuje w zakresie realizacji agendy demokratyzacyjnej w polityce zagranicznej Rzeczypospolitej Polskiej."
"Biuro Dyrektora Politycznego (BDP)
1) prowadzi sprawy związane z wypracowaniem strategii aktywnego członkostwa Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej w odniesieniu do politycznych aspektów stosunków zewnętrznych Unii Europejskiej oraz w odniesieniu do Wspólnej Polityki Zagranicznej i Bezpieczeństwa (WPZiB);
2) współdziała w zapewnieniu merytorycznej obsługi przedstawicieli Rzeczypospolitej Polskiej biorących udział w posiedzeniach Rady Europejskiej;
3) koordynuje przygotowania i przygotowuje projekt instrukcji dla przedstawiciela Polski na posiedzenia Rady do Spraw Zagranicznych oraz zapewnia merytoryczną obsługę przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej na posiedzeniach tej Rady;
4) opracowuje zapisy do instrukcji na COREPER II w części dotyczącej stosunków zewnętrznych oraz Komitetu Politycznego i Bezpieczeństwa (PSC) we współdziałaniu z Dyrektorem Politycznym i nadzoruje pracę przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej przy PSC;
5) wypracowuje w porozumieniu z właściwymi departamentami stanowisko Rzeczypospolitej Polskiej w sprawach z zakresu Wspólnej Polityki Zagranicznej i Bezpieczeństwa Unii Europejskiej, w tym Wspólnej Polityki Bezpieczeństwa i Obrony jako jej części, kierunków działań politycznych Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, strategii UE wobec państw trzecich i regionów oraz zapewnia obsługę Dyrektora Politycznego i Korespondenta Europejskiego;
6) uczestniczy w przygotowaniu stanowiska Rzeczypospolitej Polskiej w odniesieniu do planów prac Komisji Europejskiej i sześciomiesięcznych programów prac rotacyjnych prezydencji;
7) współpracuje w zakresie realizacji agendy demokratyzacyjnej w polityce zagranicznej Rzeczypospolitej Polskiej;
8) prowadzi prace analityczne mające na celu przygotowanie projektów stanowisk wobec reform podejmowanych w Unii Europejskiej, w zakresie WPZiB oraz stosunków zewnętrznych;
9) koordynuje sprawy związane z wypracowaniem i wdrożeniem strategii politycznej obecności obywateli Polski w organizacjach i instytucjach międzynarodowych, w tym w Europejskiej Służbie Działań Zewnętrznych oraz sprawuje nadzór nad jej realizacją;
10) planuje i organizuje procedury naboru oraz przygotowania kandydatów na stanowiska w instytucjach i organizacjach międzynarodowych, koordynuje działania promocyjne na rzecz polskich kandydatów oraz monitoruje stan zatrudnienia obywateli polskich w organizacjach i instytucjach międzynarodowych;
11) koordynuje i organizuje procedury związane z naborem i delegowaniem pracowników ministerstwa oraz innych ministerstw i urzędów centralnej administracji rządowej do organizacji i instytucji międzynarodowych w charakterze ekspertów narodowych, w tym uczestniczy w procesie rekrutacji na stanowiska w tych organizacjach i instytucjach;
12) prowadzi nabór kandydatów na misje obserwacyjne organizowane przez UE oraz nabór na szkolenia dla obserwatorów;
13) prowadzi sprawy w zakresie strategicznych kierunków rozwoju polityki sąsiedztwa UE."
"Biuro Infrastruktury (BI)
1) opracowuje i przedkłada do zatwierdzenia projekty rocznych i wieloletnich planów rzeczowo finansowych w zakresie zarządzania i administrowania nieruchomościami i majątkiem ruchomym w placówkach zagranicznych;
2) opracowuje i przedkłada do zatwierdzenia projekty rocznych i wieloletnich planów rzeczowo finansowych w zakresie inwestycji i remontów nieruchomości w kraju oraz inwestycji, remontów i bieżącego utrzymania nieruchomości w placówkach zagranicznych;
3) opracowuje i przedkłada do zatwierdzenia projekty rocznych i wieloletnich planów obrotu nieruchomościami w kraju i za granicą oraz nadzoruje sprawy z zakresu obrotu tymi nieruchomościami;
4) prowadzi sprawy związane z kupnem i najmem nieruchomości krajowych, trwałym zarządem, podatkiem od nieruchomości, prawem do korzystania z miejsc postojowych oraz zawiera umowy z dostawcami mediów, w tym rozlicza wydatki wynikające z powyższych tytułów;
5) prowadzi sprawy z zakresu inwestycji i remontów nieruchomości krajowych;
6) prowadzi sprawy w zakresie bieżącego utrzymania nieruchomości w kraju w celu zapewnienia należytego stanu technicznego, w tym nadzoruje prace konserwatorów wewnętrznych oraz zawiera umowy z partnerami zewnętrznymi;
7) zapewnia wsparcie eksperckie przygotowania i prowadzenia projektów remontowych i budowlanych w placówkach zagranicznych oraz nadzoruje przygotowanie i prowadzenie projektów remontowych i budowlanych przez kierowników placówek zagranicznych i inne podmioty;
8) określa standardy w zakresie funkcjonalności, infrastruktury oraz estetyki wewnętrznej i zewnętrznej obiektów budowlanych w kraju i w placówkach zagranicznych;
9) prowadzi sprawy dotyczące gospodarowania i obrotu nieruchomościami za granicą;
10) określa standardy i nadzoruje administrowanie majątkiem ruchomym użytkowanym przez placówki zagraniczne;
11) zapewnia projektowanie, nadzór techniczny, konserwację i modernizację systemów ochrony i kontroli dostępu w nieruchomościach w kraju i w placówkach zagranicznych;
12) gromadzi, aktualizuje i udostępnia w ramach systemowych baz danych dokumentację wszystkich spraw własnościowych i technicznych ministerstwa i placówek zagranicznych;
13) sprawuje nadzór nad wdrożeniem jednolitego systemu sterowania nadrzędnego instalacjami, urządzeniami i systemami przy budowie nowych obiektów budowlanych, modernizacji istniejących i adaptacji obiektów wynajmowanych;
14) analizuje i wdraża nowe metody, techniki oraz technologie zarządzania infrastrukturą techniczną w stosunku do nieruchomości w kraju i w placówkach zagranicznych;
15) weryfikuje plany finansowe placówek zagranicznych w zakresie środków w dyspozycji biura oraz sprawuje nadzór merytoryczny nad realizacją wydatków;
16) współdziała z Protokołem Dyplomatycznym w zakresie spraw związanych z nieruchomościami przedstawicielstw dyplomatycznych, urzędów konsularnych i organizacji międzynarodowych akredytowanych w Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli mają one związek z zadaniami biura;
17) inicjuje działania w zakresie racjonalizacji zatrudnienia w placówkach zagranicznych na stanowiskach realizujących zadania w zakresie infrastruktury;
18) odpowiada za utrzymanie i użytkowanie obiektów budowlanych zgodnie z ich przeznaczeniem, utrzymuje je w należytym stanie technicznym, w szczególności zapewnia spełnianie w obiektach budowlanych wymagań podstawowych, dotyczących: bezpieczeństwa konstrukcji, bezpieczeństwa pożarowego, bezpieczeństwa użytkowania, odpowiednich warunków higienicznych i zdrowotnych, ochrony środowiska oraz warunków bezpieczeństwa i higieny pracy;
19) przechowuje dokumentację budowy obiektów budowlanych, dokumentację powykonawczą oraz inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektów, instrukcje eksploatacji obiektów, instalacji i urządzeń związanych z obiektami;
20) prowadzi oraz udostępnia zasób geodezyjno - kartograficzny dla terenów zamkniętych będących w trwałym zarządzie ministerstwa."