Zm.: decyzja w sprawie wprowadzenia do użytku w Ministerstwie Obrony Narodowej "Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Obrony Narodowej".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MON.2013.22

Akt jednorazowy

Wersja od: 11 lutego 2013 r.

DECYZJA Nr 12/MON

MINISTRA OBRONY NARODOWEJ

z dnia 6 lutego 2013 r.

zmieniająca decyzję w sprawie wprowadzenia do użytku w Ministerstwie Obrony Narodowej "Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Obrony Narodowej"

Departament Ochrony Informacji Niejawnych

Na podstawie § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426), w związku z art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) ustala się, co następuje:

1. W załączniku do decyzji Nr 378/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 12 października 2011 r. w sprawie wprowadzenia do użytku w Ministerstwie Obrony Narodowej "Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Obrony Narodowej" (Dz. Urz. MON Nr 21, poz. 316), wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 11 dodaje się ust. 3 w brzmieniu:

"3. W przypadku dodatkowych wymogów co do sposobu wysłania pisma wykonawca obowiązany jest do umieszczania informacji na ten temat na piśmie, pod adresem, w szczególności używając zwrotów: "za zwrotnym potwierdzeniem odbioru", "do rąk własnych", "pilne". Wzór pisma określa załącznik Nr 11 do instrukcji.";

2) w § 14 ust. 7 otrzymuje brzmienie:

"7. W przypadku korespondencji wchodzącej:

1) spoza resortu obrony narodowej;

2) na której nie umieszczono daty, nazwy i adresu nadawcy lub numeru ewidencyjnego z dziennika korespondencji nadawcy;

3) dotyczącej:

a) postępowania karnego, administracyjnego lub cywilnego,

b) skarg, odwołań i anonimów

– pracownik kancelarii obowiązany jest dołączyć do dokumentów opakowanie zewnętrzne, w którym nadesłano przesyłkę. Decyzję w zakresie zniszczenia lub przechowywania opakowania podejmuje wykonawca odpowiedzialny za realizację sprawy, dokonując odpowiedniego wpisu na dokumencie, potwierdzonego datą i czytelnym podpisem lub wpisem w systemie EOD.";

3) w § 15 po ust. 7 dodaje się ust. 7a w brzmieniu:

"7a. Osoba przygotowująca korespondencję do wysłania (w szczególności pakująca do kopert lub paczek) obowiązana jest pod adresem nanieść dodatkowe informacje, o których mowa w § 11 ust. 3. Wzór adresowania koperty określa załącznik Nr 12 do instrukcji.";

4) w § 32 dodaje się ust. 15, w brzmieniu:

"15. W adresie dokumentów przesyłanych za pośrednictwem systemu EOD należy używać nazw jednostek organizacyjnych zawartych w bazie wymiany elektronicznej systemu EOD.";

5) § 39 otrzymuje brzmienie:

"§ 39. 1. Czynności likwidacyjne komórki organizacyjnej w zakresie dokumentacji realizowane są z udziałem kierownika kancelarii zapewniającej obsługę dokumentów likwidowanej komórki organizacyjnej.

2. Z czynności likwidacyjnych komisja sporządza protokół, na którym kierownik kancelarii potwierdza swoim podpisem i pieczęcią do pakietów rozliczenie komórki organizacyjnej z dokumentacji.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, powinien zawierać w szczególności: imienny skład komisji oraz informacje dotyczące wykonania czynności likwidacyjnych, określonych w § 38 ust. 2.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 2, zatwierdza kierownik (likwidator) likwidowanej komórki organizacyjnej.

5. Kierownik (likwidator) likwidowanej komórki jeden egzemplarz protokołu, o którym mowa w ust. 2, kieruje do właściwej teczki akt, egzemplarz drugi przesyła do Departamentu Ochrony Informacji Niejawnych.";

6) Dodaje się załączniki Nr 11 i 12, stanowiące odpowiednio załączniki Nr 1 i 2 do niniejszej decyzji.

2. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. z upoważnienia

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Załącznik Nr 11

grafika

Miejscowość, dn. ... .

Nazwa komórki organizacyjnej

NAZWA STANOWISKA ADRESATA

ADRES

Ulica i nr domu,

nr kodu pocztowego i miejscowość

lub nr fax

lub SI ARCUS

lub pocztą elektroniczną (np. ePUAP)

Np.:

ZA ZWROTNYM POTWIERDZENIEM ODBIORU

DO RĄK WŁASNYCH

PILNE

Dotyczy: ....................................................................................................................

.......................................................... Treść pisma ................................................

.................................................................................................................................................

Załączniki: ... - na .... str. Nazwa stanowisko nadawcy

Zał.: nr ... na .... str.-

Zał.: nr ... na .... str.- Stopień wojskowy, imię i nazwisko nadawcy

oraz jego podpis

stopień wojskowy imię i nazwisko, numer telefonu wykonawcy,

data wykonania,

numer teczki akt i kategoria archiwalna lub np. "zwrot do wykonawcy" - lub inna informacja dotycząca postępowania z dokumentem,

elektroniczna ścieżka dostępu,

UWAGA:

- przed nazwą (numerem) jednostki organizacyjnej dopuszcza się wpisywanie nazwy stanowiska służbowego, stopnia wojskowego, tytułów naukowych, imię i nazwisko adresata oraz zwrotów grzecznościowych,

- z lewej strony dokumentu należy zachować margines szerokości ok. 3,5 cm, umożliwiający wszycie dokumentu do teczki akt, zapewniający pełną widoczność zapisów.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Załącznik Nr 12

Nadawca (Numer lub nazwa jednostki organizacyjnej nadającej przesyłkę, imię i nazwisko nadawcy) Adres nadawcy (ulica, nr domu, kod pocztowy i nazwa miejscowości) Numer ewidencyjny przesyłki (pieczęć wychodząca umieszczana przez kancelarię jednostki organizacyjnej)
	Adresat (Numer, nazwa jednostki organizacyjnej, imię i nazwisko adresata, do którego kierowana jest przesyłka) Adres (Ulica, nr domu, kod pocztowy i nazwa miejscowości, do której kierowana jest przesyłka) Dodatkowe informacje

Dodatkowe informacje

Na kopercie można umieszczać napisy, jak np.: PILNE, DO RĄK WŁASNYCH, OŚWIADCZENIE O STANIE MAJĄTKOWYM, ANKIETA BEZPIECZEŃSTWA itp., oraz inne elementy ułatwiające właściwe dostarczenie przesyłki.