Zm.: decyzja nr 2 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 września 2008 r. w sprawie powierzenia Departamentowi Pożytku Publicznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, realizacji projektu systemowego pt. "Zwiększenie poziomu wiedzy na temat funkcjonowania sektora pozarządowego, dialogu obywatelskiego oraz doskonalenia umiejętności zarządzania sferą pożytku publicznego", współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), Priorytet V Dobre Rządzenie, Działanie 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie 5.4.1 Wsparcie systemowe dla trzeciego sektora.
Dz.Urz.MPiPSp.2010.1.6
Akt jednorazowyDECYZJA Nr 2
MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ
z dnia 19 maja 2010 r.
zmieniająca decyzję nr 2 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 września 2008 r. w sprawie powierzenia Departamentowi Pożytku Publicznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, realizacji projektu systemowego pt. "Zwiększenie poziomu wiedzy na temat funkcjonowania sektora pozarządowego, dialogu obywatelskiego oraz doskonalenia umiejętności zarządzania sferą pożytku publicznego", współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), Priorytet V Dobre Rządzenie, Działanie 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie 5.4.1 Wsparcie systemowe dla trzeciego sektora.
"1. Powierzam Departamentowi do realizacji projekt pt. "Zwiększenie poziomu wiedzy na temat funkcjonowania sektora pozarządowego, dialogu obywatelskiego oraz doskonalenia umiejętności zarządzania sferą pożytku publicznego" zwany dalej "projektem", współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i przyznaję dofinansowanie na realizację projektu w wysokości nieprzekraczającej 100% kwoty całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu w kwocie 7.587.099,42 PLN z zastrzeżeniem, iż pozostałe do wydatkowania środki w ramach kwoty dofinansowania, o której mowa, od dnia 1 stycznia 2010 r. są wydatkowane w ramach:
a) płatności ze środków europejskich stanowiące 85% środków publicznych przeznaczonych na realizację projektu oraz
b) współfinansowania krajowego stanowiącego 15% środków publicznych przeznaczonych na realizację projektu.
Rozliczenia środków wydatkowanych do dnia 31 grudnia 2009 r. dokonuje się zgodnie z art. 111 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240).
2. Okres realizacji projektu jest zgodny z okresem wskazanym w aktualnym wniosku o dofinansowanie projektu.
3. Koszty pośrednie Projektu systemowego rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.
4. Zadania Beneficjenta systemowego w zakresie współpracy z Departamentem Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Priorytetu V Dobre rządzenie Działania 5.4 i 5.5 PO KL określa Zarządzenie Nr 17 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 sierpnia 2008 roku w sprawie ustalania zasad współpracy pomiędzy Departamentem Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego a pozostałymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Pracy Polityki Społecznej oraz Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013 z późniejszymi zmianami.
5. Zakres zadań związanych z realizacją projektu określa Załącznik nr 1 do decyzji.
6. Wydatki poniesione przez Beneficjenta systemowego przed dniem wydania niniejszej decyzji zostaną uznane za kwalifikowalne zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli zostały poniesione w okresie realizacji projektu, wymienionym we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej decyzji.
7. Decyzja może zostać uchylona przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej w przypadku wystąpienia okoliczności, które uniemożliwiają dalsze wykonywanie postanowień zawartych w decyzji.
8. Załącznikami do niniejszej decyzji są:
1) załącznik nr 1: Zakres zadań Departamentu pełniącego funkcję Beneficjenta systemowego związanych z realizacją projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;
2) załącznik nr 2: Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu;
3) załącznik nr 3: Harmonogram płatności;
4) załącznik nr 4: Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo-księgowego;
5) załącznik nr 5: Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT;
6) załącznik nr 6: Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych;
7) załącznik nr 7: Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania;
8) załącznik nr 8: Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na poziomie beneficjenta i podmiotów przez niego umocowanych,
9) załącznik nr 9: Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na poziomie beneficjenta i podmiotów przez niego umocowanych.
9. Zmiana załączników wymienionych w pkt 5, 6 i 8 nie wymaga zmiany niniejszej decyzji.
10. Dyrektor Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego jest upoważniony do zatwierdzania zmian w załącznikach do decyzji, wymienionych w ust. 5, 6 i 8".
Decyzję wydano w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach; jeden otrzymuje Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego pełniący funkcję Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia), drugi otrzymuje Departament Pożytku Publicznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej.
ZAŁĄCZNIK Nr 1
Zakres zadań Departamentu pełniącego funkcję Beneficjenta systemowego związanych z realizacją projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL)
Zakres zadań Departamentu pełniącego funkcję Beneficjenta systemowego związanych z realizacją projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL)
1) realizuje projekt systemowy w oparciu o harmonogram realizacji projektu załączony do aktualnego wniosku o dofinansowanie, oraz na podstawie decyzji Ministra Pracy i Polityki Społecznej nr 2 z dnia 3 września 2008 r. oraz decyzji nr 2 z dnia 19 maja 2010 r. zmieniającej decyzję nr 2 z dnia 3 września 2008 r;
2) zobowiązuje się stosować zasady zawarte w Szczegółowym Opisie Priorytetów Programu, wydanym w trybie art. 35 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712), oraz aktualne zasady zawarte w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 10 września 2007 r. (z późn. zm.) dostępnym na stronie internetowej www.efs.gov.pl, wydanym na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 8 powołanej wyżej ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego, zwany dalej "DWF", zobowiązany jest powiadomić Beneficjenta systemowego o wszelkich zmianach wytycznych, o których mowa wyżej. Powiadomienie następuje w formie elektronicznej na wskazany we wniosku adres poczty elektronicznej. Za datę obowiązywania wytycznych uznaje się datę wejścia w życie wyznaczoną przez Instytucję Zarządzającą;
3) przygotowuje i składa wniosek o płatność do DWF zgodnie z Załącznikiem nr 3 do decyzji, o której mowa w pkt 1 oraz informacją o wszystkich uczestnikach Projektu, zgodnie z zakresem informacji określonym w Załączniku nr 7 do decyzji, w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego (kwartału), z zastrzeżeniem, że końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu. Harmonogram, o którym mowa w zdaniu pierwszym, może być aktualizowany. Wzór wniosku o płatność stanowi załącznik do Systemu Realizacji PO KL, o którym mowa w pkt 2, Zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;
4) zobowiązuje się do usunięcia błędów w złożonym wniosku o płatność lub złożenia pisemnych wyjaśnień, w szczególności do złożenia kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem dokumentów księgowych dotyczących Projektu w wyznaczonym przez DWF terminie;
5) rozlicza realizowany projekt systemowy zgodnie z aktualnymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dostępnymi na stronie internetowej www.efs.gov.pl oraz z zasadami określonymi przez Instytucję Zarządzającą PO KL, o których mowa w pkt 2;
6) zapewnia we współpracy z Biurem Budżetu i Finansów wyodrębnioną ewidencję księgową dotyczącą realizacji projektu w sposób przejrzysty tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji księgowych zgodnie z Załącznikiem nr 4 do decyzji, o której mowa w pkt 1;
7) zobowiązuje się ująć każdy wydatek kwalifikowalny we wniosku o płatność przekazywanym do DWF w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia;
8) zobowiązuje się do rozliczenia 100% kwalifikowanych wydatków poniesionych w ramach projektów systemowych w ramach złożonych wniosków o płatność;
9) monitoruje projekt zgodnie z aktualnymi Zasadami systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, stanowiącymi część Systemu Realizacji, o którym mowa w pkt 2;
10) informuje DWF w formie pisemnej o problemach, zmianach oraz nieprawidłowościach w realizacji projektu systemowego, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji;
11) weryfikuje, m. in. poprzez oświadczenia czy personel projektu Beneficjenta systemowego nie wykonuje innych funkcji/ zadań w ramach innych projektów, które mogą powodować uszczerbek dla wykonywania zadań związanych z projektem systemowym;
12) gromadzi dane niezbędne do zarządzania finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i oceny projektu;
13) przedstawia, na pisemne wezwanie DWF, wszelkie informacje i wyjaśnienia związane z realizacją projektu systemowego, w terminie określonym w wezwaniu;
14) przechowuje wszelką dokumentację związaną z realizacją projektu systemowego do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, oraz informuje DWF o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem systemowym;
15) zobowiązuje się poddać kontroli, zarówno w swojej siedzibie, jak i w miejscu realizacji Projektu, dokonywanej przez DWF oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji Projektu. Zapewnia DWF oraz innym uprawnionym do kontroli podmiotom prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu, w tym: dokumentów elektronicznych oraz dokumentów związanych z częściami projektu realizowanymi bezpośrednio przez Partnerów i wykonawców Projektu, przez cały okres ich przechowywania;
16) zobowiązuje się do zachowania zasady trwałości projektu, o której mowa w art. 57 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999;
17) wypełnia zadania związane z prowadzeniem działań informacyjnych i promocyjnych kierowanych do opinii publicznej, informujących o finansowaniu realizacji projektu systemowego przez Unię Europejską zgodnie z wymogami zawartymi w aktualnych Wytycznych w zakresie informacji i promocji dostępnymi na stronie internetowej www.efs.gov.pl;
18) dokonuje niezbędnych zmian w Projekcie systemowym pod warunkiem ich zgłoszenia w formie pisemnej do DWF nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu. Przekazuje do DWF aktualny wniosek wraz z odpowiednim uzasadnieniem. Akceptacja DWF następuje w terminie 15 dni roboczych od dnia otrzymania, dokonywana jest w formie pisemnej i nie wymaga formy aneksu do niniejszej decyzji;
19) może dokonywać przesunięć w budżecie projektu określonym we wniosku do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego przesuwane są środki jak i do zadania, na które przesuwane są środki w stosunku do zatwierdzonego wniosku bez konieczności informowania DWF. W takim przypadku Beneficjent systemowy niezwłocznie przesyła aktualny wniosek do DWF. Powyższe przesunięcia nie mogą powodować zmian o więcej niż 10% środków alokowanych na zadania, których dotyczą przesunięcia i nie wpływają na zmianę wysokości środków przeznaczonych na wynagrodzenia personelu w ramach danego zadania oraz zwiększać łącznej wartości cross-financingu w ramach projektu;
20) zobowiązuje się, przy zlecaniu dostaw i usług koniecznych dla realizacji projektu, do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.);
21) w przypadku stwierdzenia naruszenia przez Beneficjenta systemowego przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) mogą być dokonywane korekty finansowe. Korekty finansowe ustala się zgodnie z aktualnym dokumentem pt. "Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE" zamieszczonym na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej: www.efs.gov.pl;
22) zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe w imieniu i na rzecz Instytucji Zarządzającej na warunkach opisanych w niniejszym punkcie. Na podstawie Porozumienia w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych w ramach realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartego pomiędzy Instytucją Zarządzającą i Instytucją Wdrażającą (Instytucją Pośredniczącą II stopnia) z dnia 20 sierpnia 2008 roku, nr KL\MPiPS-IP2\DO\2008\1 (wraz z późniejszymi aneksami) oraz w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Przetwarzając powierzone dane osobowe Beneficjent systemowy stosuje następujące zasady:
a) przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne jeżeli osoba, której dane dotyczą wyrazi zgodę na ich przetwarzanie. Niewyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest równoznaczne z brakiem możliwości udzielenia wsparcia w ramach Programu. Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych stanowi Załącznik nr 6 do decyzji. Oświadczenia przechowuje Beneficjent systemowy w swojej siedzibie,
b) dane osobowe mogą być przetwarzane przez Beneficjenta systemowego wyłącznie w celu udzielenia wsparcia, realizacji projektu, ewaluacji, kontroli, monitoringu i sprawozdawczości w ramach Programu w zakresie określonym w Załączniku nr 7 do decyzji,
c) przy przetwarzaniu danych osobowych Beneficjent systemowy przestrzega zasad wskazanych w niniejszym punkcie, w ustawie o ochronie danych osobowych powołanej wyżej oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024),
d) Beneficjent systemowy nie decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych,
e) Beneficjent systemowy, w przypadku przetwarzania powierzonych danych osobowych w systemie informatycznym, zobowiązuje się do przetwarzania ich wyłącznie w systemie informatycznym Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007, który Instytucja Wdrażająca (Instytucja Pośrednicząca II Stopnia) przekazuje Beneficjentowi systemowemu,
f) w stosunkach pomiędzy Instytucją Wdrażającą (Instytucją Pośredniczącą II Stopnia), w tym w celu ustalenia zakresu ewentualnych roszczeń regresowych, wszelką odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II Stopnia), za szkody wynikające z wykorzystania przez Beneficjenta systemowego systemu informatycznego innego niż Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007, a które nie powstałyby w przypadku wykorzystania systemu informatycznego Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007, ponosi w całości Beneficjent systemowy,
g) Instytucja Wdrażająca (Instytucja Pośrednicząca II Stopnia) w imieniu Instytucji Zarządzającej umocowuje Beneficjenta systemowego do powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonującym zadania związane z udzielaniem wsparcia i realizacją Projektu, w tym w szczególności realizującym badania ewaluacyjne, jak również podmiotom realizującym zadania związane z kontrolą, monitoringiem i sprawozdawczością prowadzone w ramach Programu, jedynie wyjątkowo, pod warunkiem, że Beneficjent systemowy zawrze z podmiotem, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w kształcie zasadniczo zgodnym z postanowieniami niniejszego punktu,
h) Beneficjent systemowy przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych podejmie środki zabezpieczające zbiór danych, o których mowa w art. 36-39 ustawy o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu wykonawczym,
i) do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczeni jedynie pracownicy Beneficjenta systemowego oraz pracownicy podmiotów, którym Beneficjent systemowy powierzył przetwarzanie danych osobowych, posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych; wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 8 do decyzji, o której mowa w pkt 1,
j) imienne upoważnienia, o których mowa pod lit. i) są ważne do dnia odwołania, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2015 r. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania zatrudnienia upoważnionego pracownika,
k) Beneficjent systemowy w imieniu Instytucji Zarządzającej wydaje i odwołuje swoim pracownikom imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Upoważnienia przechowuje w swojej siedzibie; wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zostały określone odpowiednio w Załączniku nr 8 i 9 do decyzji, o której mowa w pkt 1,
l) Instytucja Wdrażająca (Instytucja Pośrednicząca II Stopnia) w imieniu Instytucji Zarządzającej umocowuje Beneficjenta systemowego do dalszego umocowywania podmiotów, o których mowa pod lit. g), do wydawania oraz odwoływania ich pracownikom upoważnień do przetwarzania danych osobowych. W takim wypadku stosuje się odpowiednie postanowienia dotyczące Beneficjenta systemowego w tym zakresie,
m) Beneficjent systemowy prowadzi ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem decyzji, o której mowa w pkt 1,
n) Beneficjent systemowy jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu przez pracowników mających dostęp do powierzonych danych osobowych, danych osobowych w poufności,
o) Beneficjent systemowy niezwłocznie informuje DWF o:
- wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu,
- wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem,
p) Beneficjent systemowy zobowiązuje się do udzielenia DWF lub Instytucji Zarządzającej na każde żądanie, informacji na temat przetwarzania wszystkich danych osobowych, o których mowa w niniejszym punkcie, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia przez niego i jego pracowników obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych,
q) Beneficjent systemowy umożliwi DWF oraz Instytucji Zarządzającej lub podmiotom przez nie upoważnionym, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli zgodności z ustawą o ochronie danych osobowych i rozporządzeniem wykonawczym oraz z decyzją, o której mowa w pkt 1; zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli,
r) w przypadku powzięcia przez DWF lub Instytucję Zarządzającą wiadomości o rażącym naruszeniu przez Beneficjenta systemowego zobowiązań wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych i rozporządzenia wykonawczego lub decyzją, o której mowa w pkt 1, Beneficjent systemowy umożliwi DWF lub Instytucji Zarządzającej lub podmiotom przez nie upoważnionym dokonanie niezapowiedzianej kontroli, w celu, o którym mowa pod literą q),
s) kontrolerzy DWF, Instytucji Zarządzającej, lub podmiotów przez nie upoważnionych, mają w szczególności prawo:
- wstępu, w godzinach pracy Beneficjenta systemowego, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe poza zbiorem danych osobowych, i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z ustawą, rozporządzeniem oraz decyzją, o której mowa w pkt 1,
- żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz wzywać i przesłuchiwać pracowników w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego,
- wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii,
- przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych,
t) Beneficjent systemowy jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzonych w wyniku przeprowadzonych przez DWF, Instytucję Zarządzającą lub przez podmioty przez nie upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów,
23) przekazuje wszelkie informacje niezbędne do nadzorowania realizacji projektu przez DWF;
24) zobowiązuje się wszelkie wątpliwości związane z realizacją projektu wyjaśniać w formie pisemnej;
25) Beneficjent systemowy zobowiązuje się do zastrzeżenia w umowie z wykonawcą prawa wglądu do dokumentów wykonawcy związanych z realizowanym Projektem, w tym dokumentów finansowych w przypadku zlecania wykonawcy części zadań w ramach Projektu;
28) zobowiązuje się do zastrzeżenia w umowie z wykonawcą, w przypadku zlecania części zadań w ramach Projektu, że autorskie prawa majątkowe do utworu będącego wynikiem zlecenia przysługują Ministerstwu Pracy i Polityki Społecznej z jednoczesnym udzieleniem licencji na rzecz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej na korzystanie z ww. utworów;
29) DWF nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją Projektu;
30) prawa i obowiązki Beneficjenta systemowego wynikające z umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie. Powyższy przepis nie obejmuje przenoszenia praw w ramach partnerstwa.
2. Wydatki w ramach Projektu systemowego mogą obejmować koszt podatku od towarów i usług, zgodnie ze złożonym przez Beneficjenta systemowego i/lub Partnera oświadczeniem stanowiącym Załącznik nr 5 do decyzji;
3. Kwota dofinansowania pochodząca ze środków europejskich niewydatkowana z końcem roku budżetowego, pozostaje do dyspozycji Beneficjenta systemowego w następnym roku budżetowym;
4. DWF dokonuje weryfikacji formalno - rachunkowej i merytorycznej wniosku o płatność, w terminie do 20 dni roboczych od daty jego otrzymania, przy czym termin ten dotyczy każdej złożonej przez Beneficjenta systemowego wersji wniosku o płatność. W przypadku gdy:
1) w ramach projektu jest dokonywana kontrola i złożony został końcowy wniosek o płatność,
2) DWF zlecił kontrolę doraźną w związku ze złożonym wnioskiem o płatność,
Termin weryfikacji ulega wstrzymaniu do dnia przekazania do DWF informacji o wykonaniu/zaniechaniu wykonania zaleceń pokontrolnych;
5. Jeżeli na podstawie wniosków o płatność lub czynności kontrolnych uprawnionych organów zostanie stwierdzone, że środki na finansowanie Projektu systemowego są przez Beneficjenta systemowego:
1) wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,
2) wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2009 Nr 157 poz. 1240),
3) pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości,
- DWF informuje o wystąpieniu nieprawidłowości właściwą komórkę organizacyjną Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, która zawiadamia o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych rzecznika dyscypliny;
- DWF rozlicza nieprawidłowość poprzez zarejestrowanie kwoty w rejestrze obciążeń na projekcie.
ZAŁĄCZNIK Nr 3
Wzór harmonogramu płatności1)
Wzór harmonogramu płatności1)
| Nr transzy | Kwota transzy dofinansowania | Okres za jaki składany będzie wniosek o płatność (od ... do ...)2) | Kwota planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia |
| Transza 1 | |||
| Transza 2 | |||
| ... | |||
| Transza n |
1) Harmonogram powinien zostać sporządzony w ujęciu maksymalnie kwartalnym.
2) W przypadku pierwszej transzy w miejsce okresu za jaki składany będzie wniosek o płatność należy podać datę wypłaty pierwszej transzy.
ZAŁĄCZNIK Nr 4
Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo-księgowego
Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo-księgowego
* potrzeby informacyjne związane ze sprawozdawczością w zakresie wydatków kwalifikowalnych w projektach w ramach PO KL (podział kosztów na odpowiednie kategorie zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu),
* obowiązujące przepisy,
* techniczne możliwości posiadanego przez siebie systemu księgowego.
Może to wymagać od beneficjenta wydzielenia w swojej ewidencji odrębnych kont - syntetycznych, analitycznych lub pozabilansowych, na których prowadzona będzie ewidencja wydatków kwalifikowalnych w podziale na zadania związane z realizacją projektów PO KL.
2. Wymagana jest odrębna ewidencja zarówno dla kont kosztów, VAT, przychodów (jeżeli występują przychody związane z realizacją projektu), rachunku bankowego, jak i rozrachunków.
3. Prowadząc ewidencję księgową beneficjent opisuje w swojej polityce rachunkowości wyraźnie sposób powiązania dokumentu zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg z dokumentem źródłowym znajdującym się w archiwum papierowych dokumentów, tj. zapewnia ścieżkę audytu.
4. System finansowo-księgowy beneficjenta pozwala uzyskać z ewidencji księgowej zestawienie (raport) zawierające co najmniej następujące dane, tj:
* zewnętrzny numer faktury VAT lub innego dokumentu związanego z wydatkami,
* wewnętrzny (systemowy) numer dokumentu księgowego (ewidencyjny nr notowany przez operatorów na źródłowych dokumentach w celu identyfikacji zasobów komputerowych z archiwum źródłowych dokumentów),
* datę wystawienia dokumentu księgowego,
* określenie zakupionego towaru/usługi (rodzaj wydatku kwalifikowanego),
* kwotę wydatków kwalifikowalnych (wydatki brutto kwalifikowane i VAT kwalifikowalny),
* datę zapłaty,
* informację na temat poniesienia wydatku w ramach cross-financingu.
5. Zestawienie (raport) sporządzane jest dla żądanego zakresu dat oraz ze wskazaną szczegółowością (syntetyka/analityka).
6. Zestawienie przekazywane jest wraz z wnioskiem o płatność w formacie PDF.
7. Wydrukowane zestawienie jest podpisywane przez odpowiednią osobę uwiarygodniającą zawartość danych w zestawieniu.
8. W przypadku, jeżeli instytucja rozliczająca projekt uzna dany wydatek za niekwalifikowalny, beneficjent dokonuje wyksięgowania tej pozycji z wyodrębnionej ewidencji dotyczącej wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu PO KL.
ZAŁĄCZNIK Nr 5
Oświadczenie o kwalifikowalności vat3)
W związku z przyznaniem ...................................................... dofinansowania ze środków
(nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny)
Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na realizację projektu .............................
.................................................................... .................................................................................
(nazwa i nr projektu) (nazwa i nr projektu)
.................................................................................. oświadcza, iż realizując powyższy projekt
(nazwa beneficjenta)
nie może odzyskać w żaden sposób poniesionego kosztu podatku VAT, którego wysokość została zawarta w budżecie Projektu.
Jednocześnie ...................... zobowiązuję się do zwrotu zrefundowanej w ramach Projektu
(nazwa Beneficjenta)
........................................ części poniesionego VAT, jeżeli zaistnieją przesłanki umożliwiające
(nazwa i nr projektu)
odzyskanie tego podatku* przez ..................................................................................................
(nazwa Beneficjenta)
Zobowiązuję się również do udostępniania dokumentacji finansowo-księgowej oraz udzielania uprawnionym organom kontrolnym informacji umożliwiających weryfikację kwalifikowalności podatku VAT.
...........................................
(podpis i pieczęć)
______
3) Oświadczenie może być modyfikowane w przypadku gdy beneficjent kwalifikuje VAT wyłącznie w odniesieniu do poszczególnych kategorii wydatków. W przypadku realizacji projektu w ramach partnerstwa, oświadczenie składa każdy z partnerów, który w ramach ponoszonych przez niego wydatków będzie kwalifikował VAT.
* Por. z art. 91 ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.).
ZAŁĄCZNIK Nr 64
Oświadczenie uczestnika projektu
Oświadczenie uczestnika projektu
W związku z przystąpieniem do Projektu ...............................................................................
(tytuł projektu)
realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych.
Oświadczam, iż przyjmuję do wiadomości, że:
(pełny adres)
......................................................... ..................................................................
Miejscowość i data Czytelny podpis uczestnika projektu
______
4) W przypadku deklaracji uczestnictwa osoby nieletniej oświadczenie powinno zostać podpisane zarówno przez daną osobę, jak również przez jej prawnego opiekuna.
ZAŁĄCZNIK Nr 7
Zakres danych osobowych uczestników biorących udział w projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Zakres danych osobowych uczestników biorących udział w projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Dane instytucji objętych wsparciem, w tym ich pracowników
Dane wspólne
| Lp. | Nazwa |
| 1 | Tytuł projektu |
| 2 | Nr projektu |
| 3 | Priorytet, w ramach którego jest realizowany projekt |
| 4 | Działanie, w ramach którego jest realizowany projekt |
| 5 | Poddziałanie, w ramach którego jest realizowany projekt |
Dane instytucji, które otrzymują wsparcie w ramach EFS
| Lp. | Nazwa | |
| Dane podstawowe | 1 | Nazwa instytucji |
| 2 | NIP | |
| 3 | REGON | |
| 4 | Typ instytucji | |
| 5 | Polska Klasyfikacja Działalności (PKD) | |
| 6 | Wielkość instytucji | |
| Dane teleadresowe | 7 | Ulica |
| 8 | Nr budynku | |
| 9 | Nr lokalu | |
| 10 | Miejscowość | |
| 11 | Obszar | |
| 12 | Kod pocztowy | |
| 13 | Województwo | |
| 14 | Powiat | |
| 15 | Telefon kontaktowy | |
| 16 | Adres poczty elektronicznej (e-mail) | |
| Szczegóły wsparcia | 17 | Rodzaj przyznanego wsparcia |
| 18 | Data rozpoczęcia udziału w projekcie | |
| 19 | Data zakończenia udziału w projekcie | |
| 20 | Czy wsparciem zostali objęci pracownicy instytucji | |
| 21 | Liczba osób objętych wsparciem w ramach instytucji |
Dane uczestników projektów (pracowników instytucji), którzy otrzymują wsparcie w ramach EFS
| Lp. | Nazwa | |
| Dane uczestnika | 1 | Imię (imiona) |
| 2 | Nazwisko | |
| 3 | Płeć | |
| 4 | Wiek w chwili przystępowania do projektu | |
| 5 | Pesel | |
| 6 | Nazwa instytucji | |
| 7 | Wykształcenie | |
| 8 | Opieka nad dziećmi do lat 7 lub opieka nad osobą zależną | |
| Dane teleadresowe | 9 | Ulica |
| 10 | Nr domu | |
| 11 | Nr lokalu | |
| 12 | Miejscowość | |
| 13 | Obszar | |
| 14 | Kod pocztowy | |
| 15 | Województwo | |
| 16 | Powiat | |
| 17 | Telefon stacjonarny | |
| 18 | Telefon komórkowy | |
| 19 | Adres poczty elektronicznej (e-mail) | |
| Szczegóły wsparcia | 20 | Zatrudniony w |
| 21 | Rodzaj przyznanego wsprcia | |
| 22 | Wykorzystanie we wsparciu technik: e-learning/blended learning | |
| 23 | Dara rozpoczęcia udziału w projekcie | |
| 24 | Data zakończenia udziału w projekcie | |
| 25 | Zakończenie udziału osoby we wsparciu zgodnie z zaplanowaną dla niej ścieżką uczestnictwa |
CZĘŚĆ DRUGA:
Dane osób objętych wsparciem jako niepracujące oraz pracujące, które uczestniczą we wsparciu z własnej inicjatywy
Dane wspólne
| Lp. | Nazwa |
| 1 | Tytuł projektu |
| 2 | Nr projektu |
| 3 | Priorytet, w ramach którego jest realizowany projekt |
| 4 | Działanie, w ramach którego jest realizowany projekt |
| 5 | Poddziałanie, w ramach którego jest realizowany projekt |
Dane uczestników projektów, którzy otrzymują wsparcie w ramach EFS
| Lp. | Nazwa | |
| Dane uczestnika | 1 | Imię (imiona) |
| 2 | Nazwisko | |
| 3 | Płeć | |
| 4 | Wiek w chwili przystępowania do projektu | |
| 5 | PESEL | |
| 6 | Wykształcenie | |
| 7 | Opieka nad dziećmi do lat 7 lub opieka nad osobą zależną | |
| Dane kontaktowe | 8 | Ulica |
| 9 | Nr domu | |
| 10 | Nr lokalu | |
| 11 | Miejscowość | |
| 12 | Obszar | |
| 13 | Kod pocztowy | |
| 14 | Województwo | |
| 15 | Powiat | |
| 16 | Telefon stacjonarny | |
| 17 | Telefon komórkowy | |
| 18 | Adres poczty elektronicznej (e-mail) | |
| Dane dodatkowe | 19 | Status osoby na rynku pracy w chwili przystąpienia do projektu |
| 20 | Rodzaj przyznanego wsparcia | |
| 21 | Wykorzystanie we wsparciu technik: e-learning/blended learning | |
| 22 | Data rozpoczęcia udziału w projekcie | |
| 23 | Data zakończenia udziału w projekcie | |
| 24 | Zakończenie udziału osoby we wsparciu zgodnie z zaplanowaną dla niej ścieżką uczestnictwa | |
| 25 | Powód wycofania się z proponowanej formy wsparcia |
ZAŁĄCZNIK Nr 8
Upoważnienie Nr .....
Upoważnienie Nr .....
..........................................................................................................
(nazwa projektu)
w ramach realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Z dniem (..........................................) r., na podstawie art. 37 w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), upoważniam (.......................................................................................................) do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu ............................................ w ramach
(nazwa projektu)
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Upoważnienie obowiązuje do dnia odwołania, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2015 r. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani* zatrudnienia w .......................................................................................................................................................
.............................................................................................................
Czytelny podpis osoby reprezentującej Beneficjenta
lub podmiotu który został do tego przez Beneficjenta umocowany,
upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień
* niepotrzebne skreślić.
ZAŁĄCZNIK Nr 9
Odwołanie upoważnienia Nr .......
Odwołanie upoważnienia Nr .......
.......................................................................................................
(nazwa projektu)
w ramach realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Z dniem (................................) r., na podstawie art. 37 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), odwołuję upoważnienie (................................................................................................) do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu .................................................. w ramach Programu
(nazwa projektu)
Operacyjnego Kapitał Ludzki.
...............................................................................................................
Czytelny podpis osoby reprezentującej Beneficjenta
lub podmiotu, który został do tego przez Beneficjenta umocowany,
upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień