Zatwierdzanie do realizacji oraz zarządzania projektami, programami i portfelem projektów w resorcie cyfryzacji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MC.2019.6

| Akt obowiązujący
Wersja od: 26 lutego 2020 r.

ZARZĄDZENIE Nr 5
MINISTRA CYFRYZACJI
z dnia 27 lutego 2019 r.
w sprawie zatwierdzania do realizacji oraz zarządzania projektami, programami i portfelem projektów w resorcie cyfryzacji

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392, z 2015 r. poz. 1064 oraz z 2018 r. poz. 1669) zarządza się, co następuje:
§  1. 
1. 
Zarządzenie określa:
1)
zadania i zasady funkcjonowania Rady Portfela Ministerstwa Cyfryzacji;
2)
zasady zatwierdzania do realizacji projektów przygotowywanych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Cyfryzacji, zwanego dalej "Ministerstwem" oraz w jednostkach podległych Ministrowi Cyfryzacji, zwanemu dalej "Ministrem", lub przez niego nadzorowanych;
3)
metodykę zarządzania projektami w resorcie cyfryzacji;
4)
wymagania dotyczące sposobu zarządzania projektami realizowanymi przez Ministerstwo, na rzecz Ministerstwa oraz przez jednostki podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane
2. 
Metodyka zarządzania projektami w resorcie cyfryzacji, o której mowa w ust. 1 w pkt 3, stanowi załącznik do zarządzenia.
§  2. 
1. 
Projektem w rozumieniu niniejszego zarządzenia jest przedsięwzięcie spełniające łącznie następujące warunki:
1)
stanowi sekwencję powiązanych ze sobą zadań mających wspólny cel;
2)
dotyczy realizacji zadań w określonym czasie i z ustalonym budżetem;
3)
zakłada dostarczenie konkretnych produktów i rezultatów;
4)
wymaga współpracy różnych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub współpracy Ministerstwa z innymi podmiotami;
5)
nie jest ograniczone do realizacji bieżących zadań komórki organizacyjnej Ministerstwa.
2. 
Programem w rozumieniu niniejszego zarządzenia jest zbiór projektów powiązanych ze sobą w celu osiągnięcia rezultatów i korzyści związanych z celami Ministerstwa.
§  3. 
1. 
Tworzy się Radę Portfela Ministerstwa, zwaną dalej "Radą".
2. 
Rada jest organem odpowiedzialnym za strategiczne zarządzanie portfelem projektów Ministerstwa.
3. 
Do zadań Rady należy w szczególności:
1)
zapewnienie, że portfel projektów Ministerstwa jest zgodny z celami strategicznymi Ministerstwa;
2)
decydowanie o tworzeniu i zamykaniu programów;
3)
wskazywanie Właścicieli Programów;
4)
zapewnienie koordynacji i spójności inicjowanych i realizowanych projektów, w tym decydowanie o przynależności projektu do programu;
5)
ustalanie priorytetów dla projektów;
6)
monitorowanie statusu realizacji portfela projektów i programów;
7)
opiniowanie i zatwierdzanie Dokumentów Wizji Biznesowej projektu, zwanych dalej "wizją";
8)
powoływanie składu Komitetu Sterującego dla projektu oraz zatwierdzanie zmian w jego składzie;
9)
wydawanie wytycznych Komitetom Sterującym;
10)
ustalanie zasad współpracy w projekcie między Ministerstwem a jednostkami podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi w przypadku wspólnej lub partnerskiej realizacji projektu;
11)
dbanie o unikalność i niedublowanie się zakresów projektów;
12)
rekomendowanie zmian w metodyce zarządzania projektami.
4.  1
 W skład Rady wchodzą:
1)
Przewodniczący Rady - Minister;
2)
członkowie Rady:
a)
Dyrektor Departamentu Zarządzania Systemami,
b)
Dyrektor Departamentu Rozwoju Usług,
c)
Dyrektor Departamentu Rozwiązań Innowacyjnych,
d)
Dyrektor Departamentu Społeczeństwa Informacyjnego,
e)
Dyrektor Departamentu Zarządzania Danymi,
f)
Dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki,
g)
Dyrektor Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej - Państwowego Instytutu Badawczego,
h)
Dyrektor Instytutu Łączności - Państwowego Instytutu Badawczego,
i)
Sekretarz Rady - Dyrektor Departamentu Architektury Informacyjnej Państwa.
5. 
Przewodniczący Rady:
1)
kieruje pracami Rady;
2)
zwołuje posiedzenia Rady i im przewodniczy;
3)
zatwierdza do realizacji wizje projektów, zawierających główne założenia merytoryczne projektów, w szczególności wydaje decyzje, o których mowa w § 5.
6.  2
 (uchylony).
7.  3
 Sekretarz Rady, przy pomocy Departamentu Architektury Informacyjnej Państwa, zapewnia obsługę posiedzeń Rady, a w szczególności:
1)
uzgadnia agendę posiedzenia Rady;
2)
informuje o terminach posiedzeń,
3)
przekazuje materiały na posiedzenie;
4)
sporządza protokół z posiedzenia Rady i przekazuje go do zatwierdzenia Przewodniczącemu Rady;
5)
prowadzi repozytorium decyzji Rady.
8. 
Przewodniczący Rady z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Rady może zapraszać do udziału w pracach Rady z głosem doradczym inne osoby, jeżeli ich udział jest uzasadniony zakresem tematycznym prac Rady.
9. 
Posiedzenia Rady odbywają się nie rzadziej niż raz w miesiącu. Członek Rady może wystąpić do Przewodniczącego Rady z wnioskiem o zwołanie dodatkowego posiedzenia.
10. 
Posiedzenia Rady odbywają się przy obecności Przewodniczącego Rady albo jego Zastępcy oraz co najmniej 1/3 członków Rady.
11. 
Rozstrzygnięcia Rady zapadają w drodze uzgodnienia.
12. 
W przypadkach gdy osiągnięcie uzgodnienia nie jest możliwe, projekt rozstrzygnięcia może być, z inicjatywy Przewodniczącego Rady, poddany głosowaniu. Rozstrzygnięcia, w drodze głosowania, zapadają zwykłą większością głosów obecnych członków Rady, a w razie równej liczby głosów - rozstrzyga głos Przewodniczącego Rady.
13. 
Członek Rady może zgłosić do protokołu odrębne stanowisko w stosunku do rozstrzygnięcia podjętego na tym posiedzeniu Rady.
14. 
Osoby zaproszone na posiedzenie, które nie są członkami Rady, nie mają prawa głosu.
§  4. 
1. 
Dyrektor właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Ministerstwa, jednostka podległa Ministrowi lub przez Ministra nadzorowana opracowuje wizje zgodnie z Metodyką, która zawiera główne założenia merytoryczne.
2. 
Wizja podlega konsultacji:
1) 4
 z Departamentem Architektury Informacyjnej Państwa w zakresie:
a)
zgodności ze strategicznymi dokumentami rządowymi i programami,
b)
sposobu realizacji,
c)
oceny ryzyk,
d)
powiązania planowanych produktów i rezultatów z innymi już realizowanymi w Ministerstwie projektami,
e)
zapewnienia źródeł finansowania i racjonalności kosztów;
2)
z Departamentem Prawnym w zakresie:
a)
zgodności z obowiązującymi i planowanymi do przyjęcia przepisami prawa,
b)
konieczności wprowadzenia zmian legislacyjnych niezbędnych do realizacji projektu.
3.  5
 Dyrektor Departamentu Architektury Informacyjnej Państwa koordynuje przygotowanie wizji oraz wprowadza do agendy Rady jej prezentację.
§  5.  6
 Przewodniczący Rady, po zapoznaniu się ze stanowiskiem członków Rady oraz z opinią Departamentu Architektury Informacyjnej Państwa i Departamentu Prawnego wydaje decyzję o:
1)
zatwierdzeniu Wizji i udzieleniu zgody na realizację fazy przygotowania projektu, ustalając wysokość budżetu dla tej fazy;
2)
odmowie zatwierdzenia wizji;
3)
zakresie koniecznych do wprowadzenia zmian i uzupełnień w Wizji oraz terminie ponownego przedstawienia Wizji do zatwierdzenia.
§  6. 
Projekty, w których nie został powołany Komitet Sterujący, są realizowane zgodnie z uproszczonym trybem nadzoru wskazanym w rozdziale 1.1. pkt 7 Metodyki.
§  7. 
Do projektów realizowanych w Ministerstwie w dniu wejścia w życie niniejszego zarządzenia, przepisy zarządzenia stosuje się odpowiednio.
§  8. 
Tracą moc:
1)
zarządzenie Nr 39 Ministra Cyfryzacji z dnia 24 października 2016 r. w sprawie zatwierdzania projektów do realizacji oraz sposobu organizacji zarządzania projektami (Dz. Urz. Min. Cyf. poz. 46);
2)
zarządzenie Nr 5 Ministra Cyfryzacji z dnia 10 marca 2017 r. w sprawie "Metodyki zarządzania projektami w resorcie cyfryzacji" (Dz. Urz. Min. Cyf. poz. 6).
§  9. 
Decyzje o powołaniu Komitetów Sterujących wydane na podstawie § 6 ust. 1 Zarządzenia Nr 39 Ministra Cyfryzacji z dnia 24 października 2016 r. w sprawie zatwierdzania projektów do realizacji oraz sposobu organizacji zarządzania projektami (Dz. Urz. Min. Cyf. poz. 46), zachowują moc.
§  10. 
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK 7  

Metodyka zarządzania projektami w resorcie cyfryzacji

1 § 3 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 4 z dnia 26 lutego 2020 r. (Dz.Urz.MC.2020.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 26 lutego 2020 r.
2 § 3 ust. 6 uchylony przez § 1 pkt 1 lit. b zarządzenia nr 4 z dnia 26 lutego 2020 r. (Dz.Urz.MC.2020.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 26 lutego 2020 r.
3 § 3 ust. 7 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. c zarządzenia nr 4 z dnia 26 lutego 2020 r. (Dz.Urz.MC.2020.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 26 lutego 2020 r.
4 § 4 ust. 2 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. a zarządzenia nr 4 z dnia 26 lutego 2020 r. (Dz.Urz.MC.2020.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 26 lutego 2020 r.
5 § 4 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. b zarządzenia nr 4 z dnia 26 lutego 2020 r. (Dz.Urz.MC.2020.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 26 lutego 2020 r.
6 § 5 zdanie wstępne zmienione przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 4 z dnia 26 lutego 2020 r. (Dz.Urz.MC.2020.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 26 lutego 2020 r.
7 Załącznik zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia nr 4 z dnia 26 lutego 2020 r. (Dz.Urz.MC.2020.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 26 lutego 2020 r. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.